Fallbeispiel

Für ein gemischt genutztes Mietobjekt soll eine Jahresabrechnung für die Abrechnungsarten BK-VZ und HK-VZ erstellt werden. Dabei werden nur die Buchungen im Leistungszeitraum sowie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt.

• Eine Rechnung für die Wasserversorgung (Konto 800200) wurde für den Zeitraum 01.12.2017 bis 31.01.2018 gebucht.
• Die Straßenreinigungskosten (Konto 800501) werden zusammen mit dem Nachbarobjekt getragen.
• Die Kosten für die Müllabfuhr (Konto 800600) werden nach Gewerbeeinheiten und Wohnungen aufgeteilt.
• Für die anteilige Miete der Telefonanlage (Konto 801710) gibt es je Einheit einen Festbetrag vom Betreiber der Anlage.
• Da eine Gewerbeeinheit einige Feuerlöscher verwendet, wurde vertraglich vereinbart, dass diese Einheit nicht an die Wartungskosten für Feuerlöscher (Konto 801701) beteiligt ist.

Abrechnung anlegen

Damit RELion eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellen kann, müssen die erforderlichen Daten, die im Abrechnungszeitraum verarbeitet wurden, entsprechend der vorgegebenen Einstellungen zusammengestellt und aufbereitet werden. Um diese umfangreichen Arbeiten möglichst einfach durchführen zu können, wurden Stapelverarbeitungen eingebaut, die die Arbeit abnehmen und den Arbeitsaufwand geringhalten.

Ausgangspunkt der kompletten Abrechnungserstellung, sowie der neuen Vorauszahlungen, ist das Fenster Abrechnungen, hier werden sämtliche bereits erstellten Abrechnungen dargestellt. Dazu wird über die Suche die Liste Abrechnungen geöffnet und der Bericht Abrechnungen anlegen gestartet.

Im Inforegister Vorbelegen aus besteht im Feld Quelle die Wahl, ob die Einstellungen wie Buchungsmethode, Druckoptionen etc. aus einer Abrechnung Objekt Vorlage Karte oder aus der letzten Abrechnung übernommen werden sollen. In diesem Fall wird hier Vorlage ausgewählt. Sofern Letzte Abrechnung (wenn nicht vorhanden dann Vorlage) verwendet wird, wird im Feld Letzte Abrechnung der Abrechnungscode der entsprechenden früheren Abrechnung angegeben. Im Feld Vorlage ist immer die entsprechende Vorlagennummer einzutragen.

Im Inforegister Abrechnung anlegen wird im Feld Abrechnungscode der zuvor angelegte Code für den Abrechnungszeitraum ausgewählt. Dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt. Diese können bei Bedarf manuell geändert werden. Im Feld Zahlungsdatum wird das Zahlungsziel eingetragen, dieses kann auf der Abrechnung angedruckt werden und wird als Fälligkeitsdatum für die Abrechnungsergebnisse verwendet.

Für eine einfache Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist es sinnvoll, die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Es besteht jedoch die Möglichkeit, alle Einstellungen einzeln zu starten. Im Inforegister RE Objekt wird auf das entsprechende Objekt gefiltert. Mit OK wird die Stapelverarbeitung gestartet.

Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, erfolgt eine Information darüber, dass Aktionsprotokollzeilen erstellt wurden. Diese können über die Infobox Aktionsprotokolleinträge eingesehen werden.

Abrechnung Objekt Karte

Auf der Übersicht Abrechnung wird die zu bearbeitende Zeile ausgewählt und die zugehörige Abrechnung Objekt Karte geöffnet.

Im Inforegister Allgemein wird eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen der ausgewählten Abrechnung angezeigt. Bei Bedarf können hier noch Änderungen vorgenommen werden. Da in diesem Fall die Kosten für die Wasserversorgung nur anteilig für die Abrechnungsperiode angerechnet werden sollen, wird hier kontrolliert, ob der Haken im Feld Leistungszeitraum berücksichtigen gesetzt ist. Wenn Abrechnungsdatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, besteht die Möglichkeit, im Feld Druckdatum (falls nicht Abrechnungsdatum) ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, kann im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollzogen werden. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, indem erneut auf das Feld Status in der jeweiligen Zeile geklickt wird.

Beteiligte Einheiten prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten geholt. Diese können über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt im Fenster Einheit Abrechnung überprüft werden.

Abrechnungszeilen

Die Abrechnungszeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für die Abrechnung dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen werden die gebuchten Posten der Objektkonten, bei denen in den Objekt Konten die Verwendung Abrechnung oder Alles ausgewählt wurde, in die Abrechnungszeilen eingetragen. In der Liste Abrechnungen wird die Abrechnung Zeilen geöffnet.

In der Spalte Kontonr. können über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitert bzw. reduziert werden. Im Beispiel wurden die Hausmeisterkosten objektübergreifend aufgeteilt. In der Abrechnung werden die Gesamtkosten für das Objektkonto dargestellt. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Objekt die Kosten gebucht wurden. Auf den Abrechnungskreis OBJEKT wurden keine Kosten direkt gebucht.

Diese Kosten werden mithilfe der Werte im Feld 100 % Faktor auf die entsprechenden Einheiten umgelegt. Im Feld 100 % Faktor Objekt ist dabei erkenntlich, welchen Anteil der Kosten in diesem Objekt zum Tragen kommen.

Mit dem Holen der Abrechnungszeilen werden automatisch die Kostenbuchungen zu den jeweiligen Konten geholt. Bei Heizkosten werden die erforderlichen D-Sätze aus dem Modul Heizkosten-Datenaustausch, bei Darlehensbuchungen die Werte aus dem Datenpool geholt und auf Einheitenebene zugeordnet. Es sollte daher sichergestellt sein, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung alle Buchungen in RELion vorliegen. Die geholten Buchungen können über den Drilldown in der Spalte „Anzahl Detailzeilen“ geprüft werden.

Festwerte erfassen

In diesem Fallbeispiel wird die „Miete Telefonanlage“ als Festbeträge direkt zugeordnet. In den Abrechnung Zeilen können die gebuchten Posten zu diesem Konto über die Sachposten eingesehen werden. Zum Erfassen der Festbeträge wird die Zeile Miete Telefonanlage angeklickt und über Vorgang Festwerte erfassen das Fenster Abrechnung Zeilen Festwerte geöffnet.

Hinweis

Zu beachten ist, dass die eingetragene Verteilungsart im Objektkontenplan in diesem Fall entweder Festbetrag, Heizung oder Wasser sein muss und die Abrechnung noch nicht berechnet worden ist.

Hier werden alle in der Abrechnungsperiode aktiven Einheiten des Objektes aufgeführt. Im Feld Betrag Netto oder Betrag Brutto werden die entsprechenden Werte eingetragen.

Hinweis

Sofern es sich um Kosten im Sinne des § 35a EStG handelt, können die dementsprechenden Werte in den dafür vorgesehenen Feldern eingetragen werden. Diese Felder können dafür eingeblendet werden.

Das Fenster wird geschlossen, damit die Beträge auch in den Abrechnung Zeilen angezeigt werden.

Aufteilungsregeln anwenden

Beim Objekt wurde für die Aufteilung der Müllkosten Abrechnungskreise mit folgenden Aufteilungsregeln erstellt.

Zum Anwenden der Aufteilungsregeln stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Wahl:

1. Das entsprechende Konto wird markiert und Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln angeklickt. Damit wird die Aufteilungsregel des ausgewählten Kontos angewendet.
2. Um alle Aufteilungsregeln in den Abrechnungszeilen anzuwenden, wird Aufteil.regel anwenden Gesamt verwendet.
3. Beim Berechnen der Abrechnung werden automatisch alle Aufteilungsregeln angewendet, sofern die Option Aufteilungsregeln anwenden im Bericht Abrechnung berechnen nicht deaktiviert wird.

Hinweis

Solange diese Funktion nicht ausgeführt worden ist, finden die Aufteilungsregeln in der Abrechnung keine Anwendung. Die Aufteilungsregeln der einzelnen Konten können nur über Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln wieder zurückgesetzt werden und dann auch immer nur Konto für Konto.

Vorauszahlungen prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die Vorauszahlungen (Sollstellungen und dazugehörigen Zahlungen) geholt. In der Abrechnung Objekt Karte können über Details oder über die Suche die Vorauszahlungen geöffnet werden.

In der Spalte Ebene können über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitert bzw. reduziert werden. Hier besteht die Möglichkeit, alle Vorauszahlungen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden, zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.

Abrechnung berechnen

Nachdem überprüft wurde, dass die Kosten und Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmen, werden die angefallenen Kosten auf die einzelnen Debitoren umgelegt, indem die Abrechnung berechnet wird. In der Abrechnung Objekt Karte kann über Abrechnung berechnen die Stapelverarbeitung geöffnet werden.

Im Inforegister Abrechnung Objekt ist dabei bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen. Zusätzlich kann hier noch bestimmt werden, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden sollen. Der Vorgang wird mit OK gestartet.

Anschließend sind die Gesamtfaktoren für die jeweiligen Abrechnungskreise und Verteilungscodes berechnet. Sofern eine Hochrechnung aktiv ist, werden zusätzlich die Hochrechnungszeilen gefüllt. Die Kosten werden auf die einzelnen Einheiten umgelegt und die Liste Abrechnungsposten gefüllt. Wurde die Berechnung durchgeführt, steht der Status im Inforegister Bearbeitungsstatus in der Zeile Abrechnung berechnet auf der Abrechnung Objekt Karte auf Ja. Für eine schnellere Berechnung kann beim Abrechnung berechnen die Option Ausnahmen anwenden gleich mitberücksichtigt werden.

Abstimmarbeiten

Bei den Abstimmarbeiten können nach Erstellung der Abrechnung abschließende Kontrollen, ob alle Einheiten und Konten erfasst, alle Verteilungen eingetragen und die Beträge richtig gebucht wurden, durchgeführt werden.

Einige der Berichte werden verwendet, bevor die Abrechnung berechnet wird, andere sind für die Ergebniskontrolle gedacht. Alle diese Berichte werden in der Abrechnung Objekt Karte über Drucken gestartet. Im Fenster RE Berichtsauswahl werden diese in der Rubrik Prüfungen ausgewählt.

Nachfolgende Prüfberichte sind im Standard eingetragen:

• Prüfe Vorauszahlungskonten
• Kosten Detailliert
• Kontrollliste Einheiten
• Objekt Abrechnungsübersicht Miete (bzw. WEG)
• Abstimmprotokoll Abrechnung
• RELion Objektbuchungen LZ/35a

Die Vorgehensweise ist bei allen Berichten identisch. Der gewünschte Bericht wird markiert und über OK geöffnet.

Prüfe Vorauszahlungskonten

Mithilfe des Berichts Prüfe Vorauszahlungskonten kann vorab geprüft werden, ob bei den ausgewählten Objekten für jede verwendete MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe ein Sollstellungskonto pro verwendete Abrechnungsart vorhanden ist.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Kontrollliste Einheiten

Dieser Bericht listet nach der Berechnung der Abrechnung die Einheiten auf, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden mit den auf die einzelnen Einheiten umgelegten Werten.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Objekt Abrechnungsübersicht Miete

Mit dem Bericht Objekt Abrechnungsübersicht Miete wird nach dem Berechnen der Abrechnung eine Aufstellung der Kostenpositionen zur Abrechnung bereitgestellt.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Hinweis

Da bei den Aufteilungsregeln die entstandenen Kosten „mehrfach“ aufgeteilt werden, werden in diesem Bericht Differenzen ausgewiesen. Diese ergeben sich aus den Bewegungen im Abrechnungszeitraum und den verteilten Gesamtkosten pro Abrechnungszeile. In der Spalte verteilte Kosten kann man erkennen, welche Kosten wirklich insgesamt verteilt wurden. In der Spalte Gesamtkosten sieht man, welchen Anteil der Kosten die jeweilige Aufteilungsregel an den Gesamtkosten hat.

Abstimmprotokoll Abrechnung

Über dieses Protokoll können nach dem Berechnen der Abrechnung die Beträge, die in den Abrechnungszeilen stehen, mit den tatsächlich umgelegten Werten abgestimmt werden. Dabei sind eventuell vorhandene Differenzen, die oftmals durch die Verteilung entstehen, erkennbar.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden.

Außerdem kann im Inforegister Abrechnung Zeile auf einzelne Konten gefiltert werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Objektkonten Leistungszeitraum

Dieser Bericht druckt eine Liste aller Buchungen auf Objektkonten, die im vorgegebenen Zeitraum vorgenommen worden sind, gruppiert pro Objekt. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob alle Buchungen, die den Leistungszeitraum betreffen, oder Buchungen mit § 35 Dimensionen ausgegeben werden sollen.

Über die Filtermöglichkeiten in den Inforegistern Objekt Konto und Sachposten kann die Ausgabe eingeschränkt werden, um z. B. nur die Konten zu prüfen, die in der Abrechnung eine Rolle spielen. Dazu wird auf die Verwendung Alles und Abrechnung gefiltert. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Ausnahmen anwenden

Gerade im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken. Dabei kann für einzelne Einheiten bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt.

In der Abrechnung Objekt Karte wird die Funktion Ausnahmen ausgewählt. Beim Ermitteln der beteiligten Einheiten werden bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt. Bei Bedarf können hier über Ausnahmen holen Ausnahmen eingespielt werden, die erst nach dem Ermitteln der Einheiten bei den Mietverträgen angelegt wurden.

Die Abrechnung Ausnahmen Karte ist ähnlich aufgebaut wie Vertrag Ausnahmen Karte. Lediglich das Feld Aktiv im Inforegister Allgemein gibt es in der Vertrag Ausnahmen Karte nicht.

In diesem wird, wie auch in der Übersicht, angezeigt, ob und wann die Ausnahme angewendet worden ist. In der Liste Abrechnung Ausnahmen wird über Vorgang Alle Ausnahmen prüfen bzw. Aktuelle Ausnahme prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt eingespielt worden sind, können diese in der Abrechnung Objekt Karte mit Ausnahmen anwenden aktiviert werden. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen.

Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Sollen diese trotzdem noch geändert werden, wird der Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein gesetzt. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewendeten Ausnahmen können dann in den Abrechnungsposten geprüft werden.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine prozentuale Beteiligung von 80 % vereinbart. Im Feld Ausnahme Betrag ist der Differenzbetrag ersichtlich. Im Feld Betrag vor Ausnahme der ursprüngliche Betrag. Nur die im Feld Betrag anteilig ausgewiesenen Kosten kommen in der Abrechnung zum Tragen.

Individuelle Texte anlegen

Normalerweise verwendet die Abrechnung den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einer Abrechnung individuelle Informationen zu verwenden. RELion bietet die Möglichkeit, auf Wunsch für jedes Objekt bzw. für jede Einheit einen individuellen Ausdruck zu erstellen. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Abrechnung Objekt Karte über Texte vorgenommen werden. Sofern der Abrechnung noch kein Berichtstext zugeordnet wurde, öffnet sich beim erstmaligen Starten folgende Abfrage:

Mit Ja wird das Fenster RE Berichtstexte Übersicht geöffnet.

Hier werden alle Berichtstexte angezeigt, die mit Vorlage gekennzeichnet sind und für dieses Objekt und diese Abrechnung zur Verfügung stehen. Es kann ein vorhandener Text ausgewählt und mit OK in die neue Textvorlage kopiert werden. Anschließend kann dieser individuell bearbeitet werden.

Hinweis

Wenn kein Berichtstext mit Vorlage gekennzeichnet ist oder die Vorlagen für die Abrechnung nicht verwendet werden können (z. B. wegen der Objektnr. oder des Geschäftsvorfallcodes), dann werden nach einer Abfrage alle Berichtstexte angezeigt, aus denen der gewünschte Text ausgewählt werden kann.

Wenn bereits ein Text kopiert wurde, ist das in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennbar. In diesem Fall führt die Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.

Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Felder Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden oder die Zuordnung über die Felder Objektnr. und Geschäftsvorfallcode entfernt werden.

Neue Vorauszahlungen ermitteln

Nach der Erstellung und Prüfung der Abrechnung können im nächsten Schritt die neuen Vorauszahlungen ermittelt werden. Damit werden den Eigentümern/Mietern die neuen monatlichen Hausgeld- bzw. Betriebskostenvorauszahlungen auf Basis der erstellten Abrechnung vorgelegt. Hierzu werden im Hintergrund die Funktionen des Wirtschaftsplans verwendet.

Hinweis

Wenn die zukünftigen Vorauszahlungen im Rahmen der Abrechnung nicht angepasst werden sollen, können die folgenden Schritte zum Wirtschaftsplan übersprungen werden; weiter geht es dann beim Kapitel Belege erzeugen.

Wirtschaftsplan anlegen

In der Abrechnung Objekt Karte können die erforderlichen Menüpunkte zur Erstellung der neuen Vorauszahlungen aufgerufen werden. Als Erstes wird der Menüpunkt Wirtschaftsplan anlegen gestartet. Dabei wird ein Wirtschaftsplan auf Basis der Abrechnung erstellt. Die Abrechnungszeilen werden hierfür in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen.

Im Bericht Wirtschaftsplan anlegen sind bereits im Inforegister Vorbelegen aus die Felder Quelle und Code (Abrech./Wirtsch.Plan) mit den Werten aus der Abrechnung gefüllt.

Im Feld Multiplikator kann der Faktor geändert werden, wenn die bestehenden Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese z. B. um 10 % erhöht werden, wird der Multiplikator 1,1 eingegeben. Sollen die Beträge verringert werden, z. B. um 5 %, wird der Faktor 0,95 gewählt. Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wird im Feld Wirtschaftsplan Code ein passender Code ausgewählt. Dadurch werden die Felder Von Datum, Bis Datum und Wirtschaftsplan Datum gefüllt, sofern bei dem ausgewählten Wirtschaftsplancode diese Angaben hinterlegt wurden. Im Feld Datum 1. Sollstellung wird das Datum eingetragen, ab dem der neue Vorauszahlungsbetrag für die Sollstellung verwendet werden soll.

Bei Bedarf wird das Feld Vorhandene WP überschreiben aktiviert, dadurch werden eventuell vorhandene Wirtschaftspläne mit gleichem Wirtschaftsplancode überschrieben, sofern dort folgende Schritte noch nicht ausgeführt wurden: Belege erzeugt, Sollstellungszeilen erstellt, Nachberechnung gebucht und/oder gesperrt. Im Inforegister Weitere Schritte (optional) wird bestimmt, ob die Beteiligten Einheiten bereits beim Anlegen des Wirtschaftsplans geholt werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiv. Im Inforegister RE Objekt ist bereits über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. das Objekt ausgewählt. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.

Hinweis

Sollte beim Anlegen des Wirtschaftsplans Aktionsprotokollzeilen angelegt werden, können diese angezeigt werden, indem in der Abrechnung Objekt Karte auf Wirtschaftsplan zeigen gegangen wird. Dadurch öffnet sich die gefilterte Übersicht Wirtschaftspläne. Hier können diese in der Infobox Aktionsprotokolleinträge mit einem Mausklick auf die entsprechende Zahl geprüft werden. Sollte in der Übersicht kein Eintrag angezeigt werden, wird der Filter auf das Feld Wirtschaftsplancode entfernt.

Wirtschaftsplan berechnen

Nachdem die Gesamtkosten aus der aktuellen Abrechnung übertragen wurden, werden diese im nächsten Schritt für die einzelnen Einheiten berechnet. Dazu wird über Wirtschaftsplan berechnen der gleichlautende Bericht gestartet.

In der Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan berechnen sind im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits die Filterdaten aus der Abrechnung übernommen worden. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen.

Zusätzlich kann hier noch bestimmt werden, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden. Der Vorgang wird mit OK gestartet.

Ausschlussbedingungen für die neuen Vorauszahlungen

Nicht immer ist es gewünscht, die neuen Vorauszahlungen anzupassen. Wenn z. B. ein Mieter neu eingezogen ist, sollen die vertraglich vereinbarten Nebenkosten nicht geändert werden. Auch kann es vorkommen, dass die Vorauszahlungen erst angepasst werden sollen, wenn sie sich um mindestens 5 EUR erhöhen. Dafür können in RELion Ausschlussbedingungen angewendet werden.

Dieser Funktionsaufruf berücksichtigt die Ausschlussgründe aus dem verbundenen Wirtschaftsplan. Um die aktuell eingestellten Ausschlussgründe zu überprüfen, wird zu Zugehörig gewechselt und Neue Vorauszahlungen ausgewählt. Anschließend wird auf Wirtschaftsplan zeigen geklickt, um den verbundenen Wirtschaftsplan in der Kartenansicht anzuzeigen.

Nach dem Anwenden der Ausschlussgründe sind die entsprechenden Ausschlussgrund Codes auf den Wirtschaftsplan Summenposten gesetzt. Alle Zeilen auf Ebene 3 (Abrechnungsart) und mit Ausschlussgrund Code werden automatisch beim Erstellen der neuen Sollstellungszeilen ignoriert:

Sollstellungszeilen erstellen

Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dies kann über Sollstellungszeilen erstellen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Aktionen im Bereich Neue Vorauszahlung ausgeführt werden.

In dem sich öffnenden Fenster Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen ist im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert. Die Option Änderung speichern wird gesetzt, wenn die Sollstellungszeilen direkt erstellt werden sollen. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.

Wirtschaftsplan zeigen

Als abschließender Punkt wird über die Funktion Wirtschaftsplan zeigen in der Abrechnung Objekt Karte das Fenster Wirtschaftspläne geöffnet. Hier sind die Ergebnisse der vorher gestarteten Funktionen eingetragen und können überprüft werden.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Hinweis

Vor dem Aufruf Belege erzeugen sollte in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen geprüft werden, ob alle gewünschten Optionen aktiviert sind!

Die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Abrechnung Objekt Karte entweder der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird oder über Belege erzeugen.

Es ist bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

Hinweis

Für das Erzeugen der Belege sollte der Filter nicht erweitert werden. Bei Bedarf kann der Filter aufgelöst werden, sodass die Belege, z. B. für alle Objekte, erzeugt werden.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt geöffnet wird.

Über Drucken kann jeder einzelne Beleg entweder ausgedruckt oder in der Seitenansicht geöffnet werden. Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, wird in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja umgestellt. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen.

Abrechnung drucken

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. Über Bericht im Fenster Abrechnung Objekt Karte wird die RE Berichtsauswahl geöffnet, in welcher der PDF Stapeldruck Abrechnung, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK geöffnet wird. Für einen Schnellaufruf steht der Stapeldruck auch direkt als Aktion zur Verfügung.

Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf die Abrechnung gefiltert.

Im Feld Auswahl für Druckausgabe kann Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten ausgewählt werden; das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben wird. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner entsteht als Ergebnis ein komprimierter ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können z. B. verwendet werden, wenn ein externer Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragt werden soll.

Anschließend wird der Druck mit OK gestartet. Nach Beendigung der Verarbeitung öffnet sich ein PDF-Sammeldruck. Dieser kann entweder normal ausgedruckt oder gespeichert werden.

Abrechnung buchen

Im nächsten Schritt wird das Abrechnungsergebnis in ein oder mehrere Buchblätter übertragen und gegenüber dem Debitor gebucht. Vorher wird in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus das Feld Freigabe zum Buchen auf Ja gestellt.

Über Abrechnung buchen wird die Stapelverarbeitung Abrechnung in BuchBlatt gestartet.

Grundsätzlich können die Abrechnungsbuchblätter für mehrere Objekte gleichzeitig erstellt werden. Abrechnungen, die nicht zum Buchen freigegeben wurden oder bereits gebucht worden sind, werden dabei übersprungen. Nach den Eingaben wird die Verarbeitung mit OK gestartet. Im Anschluss erscheint eine Hinweismeldung mit dem Ergebnis, die ebenfalls mit OK bestätigt wird. Im entsprechenden Buchblatt können die Buchungen überprüft und anschließend gebucht werden.

Hinweis

Beim Buchen der Abrechnung werden mehrere Buchungssätze pro Einheit in das Buchblatt eingestellt (z. B. Buchung des Abrechnungsergebnisses, Bestandsveränderungen bei bilanzieller Methode). Dies ermöglicht es, die Debitorenbuchungen durchgängig mit Belegart Gutschrift oder Rechnung zu buchen.

Beim Einstellen ins Buchblatt wird pro Buchungssatz ein aufsteigendes Suffix an die Abrechnungsnummer angehängt. Je Vertrag wird eine Belegnummer erstellt, diese wird beim Holen der Einheiten in die Abrechnung bereits vergeben.

Abrechnung sperren

Als abschließender Schritt kann in der Abrechnung Objekt Karte über das Feld Gesperrt verhindert werden, dass Änderungen an der Abrechnung vorgenommen werden können. Diese Sperre kann auch für noch nicht fertiggestellte Abrechnungen gesetzt werden, um Änderungen durch andere Mitarbeiter vorübergehend zu verhindern.