Fallbeispiel
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Für ein gemischt genutztes Mietobjekt soll eine Jahresabrechnung für die Abrechnungsarten BK-VZ und HK-VZ erstellt werden. Dabei werden nur die Buchungen im Leistungszeitraum sowie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt.
- Eine Rechnung für die Wasserversorgung (Konto 800200) wurde für den Zeitraum 01.12.2017 bis 31.01.2018 gebucht.
- Die Straßenreinigungskosten (Konto 800501) werden zusammen mit dem Nachbarobjekt getragen.
- Die Kosten für die Müllabfuhr (Konto 800600) werden nach Gewerbeeinheiten und Wohnungen aufgeteilt.
- Für die anteilige Miete der Telefonanlage (Konto 801710) gibt es je Einheit einen Festbetrag vom Betreiber der Anlage.
- Da eine Gewerbeeinheit einige Feuerlöscher verwendet, wurde vertraglich vereinbart, dass diese Einheit nicht an die Wartungskosten für Feuerlöscher (Konto 801701) beteiligt ist.
Abrechnung anlegen
Damit RELion eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellen kann, müssen die erforderlichen Daten, die im Abrechnungszeitraum verarbeitet wurden, entsprechend der vorgegebenen Einstellungen zusammengestellt und aufbereitet werden. Um diese umfangreichen Arbeiten möglichst einfach durchführen zu können, wurden Stapelverarbeitungen eingebaut, die Ihnen die Arbeit abnehmen und den Arbeitsaufwand geringhalten.
Ausgangspunkt der kompletten Abrechnungserstellung, sowie der neuen Vorauszahlungen, ist das Fenster Abrechnungen, hier werden sämtliche bereits erstellten Abrechnungen dargestellt. Dazu öffnen Sie über die Suche die Liste Abrechnungen und starten den Bericht Abrechnungen anlegen.
Im Inforegister Vorbelegen aus haben Sie im Feld Quelle die Wahl ob Sie die Einstellungen wie Buchungsmethode, Druckoptionen etc. aus einer Abrechnung Objekt Vorlage Karte oder aus der letzten Abrechnung übernehmen wollen. In unserem Fall wählen Sie hier Vorlage aus. Sofern Sie Letzte Abrechnung (wenn nicht vorhanden dann Vorlage) verwenden, geben Sie im Feld Letzte Abrechnung den Abrechnungscode der entsprechenden früheren Abrechnung an. Im Feld Vorlage ist immer die entsprechende Vorlagennummer einzutragen.
Wählen Sie im Inforegister Abrechnung anlegen im Feld Abrechnungscode den zuvor angelegten Code für den Abrechnungszeitraum aus. Dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt. Diese können Sie bei Bedarf manuell ändern. Tragen Sie im Feld Zahlungsdatum das Zahlungsziel ein, dieses kann auf der Abrechnung angedruckt werden und wird als Fälligkeitsdatum für die Abrechnungsergebnisse verwendet.
Für eine einfache Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist es sinnvoll die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Es besteht jedoch die Möglichkeit alle Einstellungen einzeln zu starten. Im Inforegister RE Objekt filtern Sie auf das entsprechende Objekt. Mit OK starten Sie die Stapelverarbeitung.
Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, werden Sie darüber informiert, dass Aktionsprotokollzeilen erstellt wurden. Diese können Sie über die Infobox Aktionsprotokolleinträge einsehen.
Abrechnung Objekt Karte
Auf der Übersicht Abrechnung wählen Sie die Zeile, die Sie bearbeiten möchten und öffnen die zugehörige Abrechnung Objekt Karte.
Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen der ausgewählten Abrechnung. Bei Bedarf können Sie hier noch Änderungen vornehmen. Da in unserem Fall die Kosten für die Wasserversorgung nur anteilig für die Abrechnungsperiode angerechnet werden soll, kontrollieren Sie hier ob der Haken im Feld Leistungszeitraum berücksicht. gesetzt ist. Wenn Abrechnungsdatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum (falls nicht Abrechnungsdatum) ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.
Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, können Sie im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollziehen. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn Sie erneut auf das Feld Status in der jeweiligen Zeile klicken.
Beteiligte Einheiten prüfen
Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten geholt. Sie können diese über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt im Fenster Einheit Abrechnung überprüfen.
Abrechnungszeilen
Die Abrechnungszeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für die Abrechnung dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen werden die gebuchten Posten der Objektkonten, bei denen in den Objekt Konten die Verwendung Abrechnung oder Alles ausgewählt wurde, in die Abrechnungszeilen eingetragen. In der Liste Abrechnungen öffnen Sie die Abrechnung Zeilen.
In der Spalte Kontonr. können Sie über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitern bzw. reduzieren. Im den Beispiel wurden die Hausmeisterkosten objektübergreifend aufgeteilt. In der Abrechnung werden die Gesamtkosten für das Objektkonto dargestellt. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Objekt die Kosten gebucht wurden. Auf den Abrechnungskreis OBJEKT wurden keine Kosten direkt gebucht.
Diese Kosten werden mithilfe der Werte im Feld 100 % Faktor auf die entsprechenden Einheiten umgelegt. Im Feld 100 % Faktor Objekt ist dabei erkenntlich, welchen Anteil der Kosten in diesem Objekt zum Tragen kommen.
Mit dem Holen der Abrechnungszeilen werden automatisch die Kostenbuchungen zu den jeweiligen Konten geholt. Bei Heizkosten werden die erforderlichen D-Sätze aus dem Modul Heizkosten-Datenaustausch, bei Darlehensbuchungen die Werte aus dem Datenpool geholt und auf Einheitenebene zugeordnet. Sorgen Sie also dafür, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung alle Buchungen in RELion vorliegen. Die geholten Buchungen können Sie über den Drilldown in der Spalte „Anzahl Detailzeilen“ prüfen.
Festwerte erfassen
In unserem Fallbeispiel wird die „Miete Telefonanlage“ als Festbeträge direkt zugeordnet. In den Abrechnung Zeilen können die gebuchten Posten zu diesem Konto über die Sachposten eingesehen werden. Zum Erfassen der Festbeträge klicken Sie die Zeile Miete Telefonanlage und öffnen Sie über Vorgang Festwerte erfassen das Fenster Abrechnung Zeilen Festwerte.
Hinweis
Beachten Sie bitte, dass die eingetragene Verteilungsart im Objektkontenplan in diesem Fall entweder Festbetrag, Heizung oder Wasser sein muss und die Abrechnung noch nicht berechnet worden ist.
Hier werden Ihnen alle in der Abrechnungsperiode aktiven Einheiten des Objektes aufgeführt. Tragen Sie im Feld Betrag Netto oder Betrag Brutto die entsprechenden Werte ein.
Hinweis
Sofern es sich um Kosten im Sinne des § 35a EStG handelt, können Sie die dementsprechenden Werte in den dafür vorgesehenen Feldern eintragen. Blenden Sie sich diese dafür ein.
Schließen Sie das Fenster damit die Beträge auch in den Abrechnung Zeilen angezeigt werden.
Aufteilungsregeln anwenden
Beim Objekt wurde für die Aufteilung der Müllkosten Abrechnungskreise mit folgenden Aufteilungsregeln erstellt.
Zum Anwenden der Aufteilungsregeln können Sie unter drei verschiedenen Möglichkeiten wählen:
- Markieren Sie das entsprechende Konto und klicken Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln. Damit wird die Aufteilungsregel des ausgewählten Kontos angewendet.
- Um alle Aufteilungsregeln in den Abrechnungszeilen anzuwenden, verwenden Sie Aufteil.regel anwenden Gesamt.
- Beim Berechnen der Abrechnung werden automatisch alle Aufteilungsregeln angewendet, sofern die Option Aufteilungsregeln anwenden im Bericht Abrechnung berechnen nicht deaktiviert wird.
Hinweis
Solange diese Funktion nicht ausgeführt worden ist, finden die Aufteilungsregeln in der Abrechnung keine Anwendung. Die Aufteilungsregeln der einzelnen Konten können nur über Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln wieder zurückgesetzt werden und dann auch immer nur Konto für Konto.
Vorauszahlungen prüfen
Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die Vorauszahlungen (Sollstellungen und dazugehörigen Zahlungen) geholt. In der Abrechnung Objekt Karte können Sie über Details oder über die Suche die Vorauszahlungen öffnen.
In der Spalte Ebene können Sie über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitern bzw. reduzieren. Hier haben Sie die Möglichkeit alle Vorauszahlungen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.
Abrechnung berechnen
Nachdem Sie überprüft haben, dass die Kosten und Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmen, legen Sie die angefallenen Kosten auf die einzelnen Debitoren um, indem Sie die Abrechnung berechnen. In der Abrechnung Objekt Karte können Sie über Abrechnung berechnen die Stapelverarbeitung öffnen.
Im Inforegister Abrechnung Objekt ist dabei bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen. Zusätzlich können Sie hier noch bestimmen, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden sollen. Starten Sie den Vorgang mit OK.
Anschließend sind die Gesamtfaktoren für die jeweiligen Abrechnungskreise und Verteilungscodes berechnet. Sofern eine Hochrechnung aktiv ist, werden zusätzlich die Hochrechnungszeilen gefüllt. Die Kosten werden auf die einzelnen Einheiten umgelegt und die Liste Abrechnungsposten gefüllt. Wurde die Berechnung durchgeführt, steht der Status im Inforegister Bearbeitungsstatus in der Zeile Abrechnung berechnet auf der Abrechnung Objekt Karte auf Ja. Für eine schnellere Berechnung kann beim Abrechnung berechnen die Option Ausnahmen anwenden gleich mitberücksichtigt werden.
Abstimmarbeiten
Bei den Abstimmarbeiten können nach Erstellung der Abrechnung abschließende Kontrollen, ob alle Einheiten und Konten erfasst, alle Verteilungen eingetragen und die Beträge richtig gebucht wurden, durchgeführt werden.
Einige der Berichte verwenden Sie bevor die Abrechnung berechnet wird, andere sind für die Ergebniskontrolle gedacht. Alle diese Berichte starten Sie in der Abrechnung Objekt Karte über Drucken. Im Fenster RE Berichtsauswahl wählen Sie diese in der Rubrik Prüfungen aus.
Nachfolgende Prüfberichte sind im Standard eingetragen:
- Prüfe Vorauszahlungskonten
- Kosten Detailliert
- Kontrollliste Einheiten
- Objekt Abrechnungsübersicht Miete (bzw. WEG)
- Abstimmprotokoll Abrechnung
- RELion Objektbuchungen LZ/35a
Die Vorgehensweise ist bei allen Berichten identisch. Markieren Sie den gewünschten Bericht und öffnen diesen über OK.
Prüfe Vorauszahlungskonten
Mithilfe des Berichts Prüfe Vorauszahlungskonten können Sie vorab prüfen, ob bei den ausgewählten Objekten für jede verwendete MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe ein Sollstellungskonto pro verwendete Abrechnungsart vorhanden ist.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Kontrollliste Einheiten
Dieser Bericht listet nach der Berechnung der Abrechnung die Einheiten auf, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden mit den auf die einzelnen Einheiten umgelegten Werten.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Objekt Abrechnungsübersicht Mieter
Mit dem Bericht Objekt Abrechnungsübersicht Mieter erhalten Sie nach dem Berechnen der Abrechnung eine Aufstellung der Kostenpositionen zur Abrechnung.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Hinweis
Da bei den Aufteilungsregeln die entstandenen Kosten „mehrfach“ aufgeteilt werden, werden in diesem Bericht Differenzen ausgewiesen. Diese ergeben sich aus den Bewegungen im Abrechnungszeitraum und den verteilten Gesamtkosten pro Abrechnungszeile. In der Spalte verteilte Kosten kann man erkennen, welche Kosten wirklich insgesamt verteilt wurden. In der Spalte Gesamtkosten sieht man, welchen Anteil der Kosten die jeweilige Aufteilungsregel an den Gesamtkosten hat.
Abstimmprotokoll Abrechnung
Über dieses Protokoll können nach dem Berechnen der Abrechnung die Beträge, die in den Abrechnungszeilen stehen, mit den tatsächlich umgelegten Werten abgestimmt werden. Dabei sind eventuell vorhandene Differenzen, die oftmals durch die Verteilung entstehen, erkennbar.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen.
Außerdem können Sie im Inforegister Abrechnung Zeile auf einzelne Konten filtern. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Objektkonten Leistungszeitraum
Dieser Bericht druckt eine Liste aller Buchungen auf Objektkonten, die im vorgegebenen Zeitraum vorgenommen worden sind, gruppiert pro Objekt. Zusätzlich können Sie wählen ob alle Buchungen, die den Leistungszeitraum betreffen oder Buchungen mit § 35 Dimensionen, ausgegeben werden.
Über die Filtermöglichkeiten in den Inforegistern Objekt Konto und Sachposten können Sie die Ausgabe einschränken, um z. B. nur die Konten zu prüfen, die in der Abrechnung einer Rolle spielen. Dazu filtern Sie auf die Verwendung Alles und Abrechnung. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Ausnahmen anwenden
Gerade im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken. Dabei kann für einzelne Einheiten bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.
Wichtig
Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt.
In der Abrechnung Objekt Karte wählen Sie die Funktion Ausnahmen. Beim Ermitteln der beteiligten Einheiten werden bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt. Bei Bedarf können Sie hier über Ausnahmen holen Ausnahmen einspielen, die erst nach dem Ermitteln der Einheiten bei den Mietverträgen angelegt wurden.
Die Abrechnung Ausnahmen Karte ist ähnlich aufgebaut wie Vertrag Ausnahmen Karte. Lediglich das Feld Aktiv im Inforegister Allgemein gibt es in der Vertrag Ausnahmen Karte nicht.
In diesem wird, wie auch in der Übersicht, angezeigt ob und wann die Ausnahme angewendet worden ist. In der Liste Abrechnung Ausnahmen wird über Vorgang Alle Ausnahmen prüfen bzw. Aktuelle Ausnahme prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt eingespielt worden sind, können Sie diese in der Abrechnung Objekt Karte mit Ausnahmen anwenden aktivieren. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen.
Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Wenn Sie diese trotzdem noch ändern wollen, setzen Sie den Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewendeten Ausnahmen können Sie dann in den Abrechnungsposten prüfen.
In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine prozentuale Beteiligung von 80 % vereinbart. Im Feld Ausnahme Betrag ist der Differenzbetrag ersichtlich. Im Feld Betrag vor Ausnahme der ursprüngliche Betrag. Nur die im Feld Betrag anteilig ausgewiesenen Kosten kommen in der Abrechnung zum Tragen.
Individuelle Texte anlegen
Normalerweise verwendet die Abrechnung den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einer Abrechnung individuelle Informationen zu verwenden. RELion gibt Ihnen die Möglichkeit auf Wunsch für jedes Objekt bzw. für jede Einheit einen individuellen Ausdruck zu erstellen. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Abrechnung Objekt Karte über Texte vorgenommen werden. Sofern der Abrechnung noch kein Berichtstext zugeordnet wurde, öffnet sich beim erstmaligen Starten folgende Abfrage:
Mit Ja öffnen Sie das Fenster RE Berichtstexte Übersicht.
Hier werden Ihnen alle Berichtstexte angezeigt, die mit Vorlage gekennzeichnet sind und für dieses Objekt und diese Abrechnung zur Verfügung stehen. können Sie einen vorhandenen Text auswählen und diesen mit OK in die neue Textvorlage kopieren. Anschließend können Sie diesen individuell bearbeiten.
Hinweis
Wenn kein Berichtstext mit Vorlage gekennzeichnet ist oder die Vorlagen für die Abrechnung nicht verwendet werden können (z. B. wegen der Objektnr. oder des Geschäftsvorfallcodes), dann werden Ihnen nach einer Abfrage alle Berichtstexte angezeigt, aus denen Sie sich dann den gewünschten Text auswählen können.
Wenn bereits ein Text kopiert wurde, können Sie das in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennen. In diesem Fall gelangen Sie mit der Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.
Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Felder Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden oder die Zuordnung über die Felder Objektnr. und Geschäftsvorfallcode entfernt werden.
Neue Vorauszahlungen ermitteln
Nach der Erstellung und Prüfung der Abrechnung können im nächsten Schritt die neuen Vorauszahlungen ermittelt werden. Damit werden den Eigentümern/Mietern die neuen monatlichen Hausgeld- bzw. Betriebskostenvorauszahlungen auf Basis der erstellten Abrechnung vorgelegt. Hierzu werden im Hintergrund die Funktionen des Wirtschaftsplans verwendet.
Hinweis
Wenn Sie mit der Abrechnung die zukünftigen Vorauszahlungen nicht anpassen wollen, können Sie die folgenden Schritte zum Wirtschaftsplan überspringen und beim Kapitel Belege erzeugen fortfahren.
Wirtschaftsplan anlegen
In der Abrechnung Objekt Karte können Sie die erforderlichen Menüpunkte zur Erstellung der neuen Vorauszahlungen aufrufen. Als Erstes wird der Menüpunkt Wirtschaftsplan anlegen gestartet. Dabei wird ein Wirtschaftsplan auf Basis der Abrechnung erstellt. Die Abrechnungszeilen werden hierfür in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen.
Im Bericht Wirtschaftsplan anlegen sind bereits im Inforegister Vorbelegen aus die Felder Quelle und Code (Abrech./Wirtsch.Plan) mit den Werten aus der Abrechnung gefüllt.
Im Feld Multiplikator können Sie den Faktor ändern, wenn die bestehenden Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese z. B. um 10 % erhöht werden, geben Sie den Multiplikator 1,1 ein. Möchten Sie die Beträge verringern, z. B. um 5%, wählen Sie den Faktor 0,95. Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wählen Sie im Feld Wirtschaftsplan Code einen passenden Code aus. Dadurch werden die Felder Von Datum, Bis Datum und Wirtschaftsplan Datum gefüllt, sofern bei dem ausgewählten Wirtschaftsplancode diese Angaben hinterlegt wurden. Tragen Sie im Feld Datum 1. Sollstellung das Datum ein, ab dem der neue Vorauszahlungsbetrag für die Sollstellung verwendet werden soll.
Bei Bedarf aktivieren Sie das Feld Vorhandene WP überschreiben, dadurch werden eventuell vorhandene Wirtschaftspläne mit gleichem Wirtschaftsplancode überschrieben, sofern dort folgende Schritte noch nicht ausgeführt wurden: Belege erzeugt, Sollstellungszeilen erstellt, Nachberechnung gebucht und/oder gesperrt. Bestimmen Sie im Inforegister Weitere Schritte (optional), ob Sie die Beteiligten Einheiten holen bereits beim Anlegen des Wirtschaftsplans holen wollen. Standardmäßig ist diese Option aktiv. Im Inforegister RE Objekt ist bereits über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. das Objekt ausgewählt. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.
Hinweis
Sollte beim Anlegen des Wirtschaftsplans Aktionsprotokollzeilen angelegt werden, so können Sie sich diese anzeigen lassen indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte auf Wirtschaftsplan zeigen gehen. Dadurch öffnet sich die gefilterte Übersicht Wirtschaftspläne. Hier können Sie in der Infobox Aktionsprotokolleinträge diese mit einem Mausklick auf die entsprechende Zahl prüfen. Sollte in der Übersicht kein Eintrag angezeigt werden, so entfernen Sie den Filter auf das Feld Wirtschaftsplancode.
Wirtschaftsplan berechnen
Nachdem die Gesamtkosten aus der aktuellen Abrechnung übertragen wurden, berechnen Sie im nächsten Schritt diese für die einzelnen Einheiten. Starten Sie dazu über Wirtschaftsplan berechnen den gleichlautenden Bericht.
In der Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan berechnen sind im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits die Filterdaten aus der Abrechnung übernommen worden. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen.
Zusätzlich können Sie hier noch bestimmen, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden. Starten Sie den Vorgang mit OK.
Ausschlussbedingungen für die neuen Vorauszahlungen
Nicht immer ist es gewünscht, die neuen Vorauszahlungen anzupassen. Wenn z. B. ein Mieter neu eingezogen ist, sollen die vertraglich vereinbarten Nebenkosten nicht geändert werden. Auch kann es vorkommen, dass die Vorauszahlungen erst angepasst werden sollen, wenn sie sich um mindestens 5 EUR erhöhen. Dafür können Sie in RELion Ausschlussbedingungen anwenden.
Dieser Funktionsaufruf berücksichtigt die Ausschlussgründe aus dem verbundenen Wirtschaftsplan. Um die aktuell eingestellten Ausschlussgründe zu überprüfen, wechseln Sie zu Zugehörig und wählen Neue Vorauszahlungen. Klicken Sie anschließend auf Wirtschaftsplan zeigen, um den verbundenen Wirtschaftsplan in der Kartenansicht anzuzeigen.
Nach dem Anwenden der Ausschlussgründe sind die entsprechenden Ausschlussgrund Codes auf den Wirtschaftsplan Summenposten gesetzt. Alle Zeilen auf Ebene 3 (Abrechnungsart) und mit Ausschlussgrund Code werden automatisch beim Erstellen der neuen Sollstellungszeilen ignoriert:
Sollstellungszeilen erstellen
Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dies können Sie über Sollstellungszeilen erstellen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Aktionen im Bereich Neue Vorauszahlung ausführen.
In dem sich öffnenden Fenster Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen ist im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert. Setzen Sie die Option Änderung speichern, wenn Sie die Sollstellungszeilen direkt erstellen wollen. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.
Wirtschaftsplan zeigen
Als abschließender Punkt öffnen Sie über die Funktion Wirtschaftsplan zeigen in der Abrechnung Objekt Karte das Fenster Wirtschaftspläne. Hier sind die Ergebnisse der vorher gestarteten Funktionen eingetragen. Diese können Sie hier überprüfen.
Belege erzeugen
Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.
Hinweis
Überprüfen Sie vor dem Aufruf Belege erzeugen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen ob Sie alle gewünschten Optionen aktiviert haben!
Starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte entweder den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen oder über Belege erzeugen.
Es ist bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
Hinweis
Für das Erzeugen der Belege sollten Sie den Filter nicht erweitern. Bei Bedarf können Sie den Filter auflösen, sodass die Belege, z. B. für alle Objekte, erzeugt werden.
Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen.
Über Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg entweder ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen. Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, stellen Sie in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja um. Danach ist es nicht mehr möglich Änderungen in den Belegen vorzunehmen.
Abrechnung drucken
Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. Über Bericht im Fenster Abrechnung Objekt Karte öffnen Sie die RE Berichtsauswahl, in welcher Sie den PDF Stapeldruck Abrechnung, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK öffnen. Für einen Schnellaufruf steht der Stapeldruck auch direkt als Aktion zur Verfügung.
Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf die Abrechnung gefiltert.
Im Feld Auswahl für Druckausgabe können Sie Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten auswählen und Sie erhalten eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben wird. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner erhalten Sie als Ergebnis einen komprimierten ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können Sie z. B. verwenden, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragen wollen.
Anschließend starten Sie den Druck mit OK. Nach Beendigung der Verarbeitung öffnet sich ein PDF-Sammeldruck. Diesen können Sie entweder normal ausdrucken oder aber speichern.
Abrechnung buchen
Im nächsten Schritt wird das Abrechnungsergebnis in ein oder mehrere Buchblätter übertragen und gegenüber dem Debitor gebucht. Stellen Sie vorher in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus das Feld Freigabe zum Buchen auf Ja.
Über Abrechnung buchen starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung in BuchBlatt.
Grundsätzlich können Sie die Abrechnungsbuchblätter für mehrere Objekte gleichzeitig erstellen. Abrechnungen, die nicht zum Buchen freigegeben wurden oder bereits gebucht worden sind, werden dabei übersprungen. Nach den Eingaben starten Sie die Verarbeitung mit OK. Im Anschluss erhalten Sie eine Hinweismeldung mit dem Ergebnis, die Sie ebenfalls mit OK bestätigen. Im entsprechenden Buchblatt können Sie die Buchungen überprüfen und dann Buchen.
Hinweis
Beim Buchen der Abrechnung werden mehrere Buchungssätze pro Einheit in das Buchblatt eingestellt (z. B. Buchung des Abrechnungsergebnisses, Bestandsveränderungen bei bilanzieller Methode). Dies ermöglicht es, die Debitorenbuchungen durchgängig mit Belegart Gutschrift oder Rechnung zu buchen.
Beim Einstellen ins Buchblatt wird pro Buchungssatz ein aufsteigendes Suffix an die Abrechnungs-nummer angehängt. Je Vertrag wird eine Belegnummer erstellt, diese wird beim Holen der Einheiten in die Abrechnung bereits vergeben
Abrechnung sperren
Als abschließender Schritt können Sie in der Abrechnung Objekt Karte über das Feld Gesperrt verhindern, dass Änderungen an der Abrechnung vorgenommen werden können. Sie können diese Sperre auch für noch nicht fertiggestellte Abrechnungen setzen, um Änderungen durch andere Mitarbeiter vorübergehend zu verhindern.