Häufige Fragen und Beispiele
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Versorgervertrag mit Beispielen
Mit kreditorischen Verträgen lassen sich Versorgerverträge zentral verwalten und mit Dauerzahlungen sowie Einkaufsbelegen verknüpfen.
Die Vertragszeile bildet die Grundlage für die operative Verarbeitung. Sie enthält die Konditionen der Vertragsperiode, z. B.:
- Abrechnungszyklus
- Zahlungsintervall
- Betrag brutto
- Kontierungsinformationen
Aus der aktiven Vertragszeile werden Dauerzahlungen erstellt. Bei einer Schlussrechnung erfolgt die automatische Fortschreibung. Diese FAQ erläutert Anwendungsfälle und zeigt anhand von Beispielen, wie die Felder einer Vertragszeile gepflegt werden und wie diese sich auf Dauerzahlungen und Schlussrechnungen auswirken.
Wichtige Felder des Versorgervertrages
- Abrechnungszyklus = Zeitraum für die Schlussrechnung (z. B. jährlich).
- Zahlungsrhythmus = Turnus der Abschlagszahlungen (z. B. monatlich, vierteljährlich).
- Betrag brutto = Erwartete Gesamtkosten für den Abrechnungszyklus.
- Die Dauerzahlung verteilt den Periodenbetrag auf die einzelnen Zahlungstermine.
Praxisbeispiele
Stromvertrag mit jährlicher Abrechnung
Ausgangssituation
Der Versorger erstellt einmal jährlich eine Jahresabrechnung.
- Zahlungsrhythmus: Monatlich
- Abrechnungszyklus: Jährlich
- Betrag brutto: 5.400 €
Vertragszeile
| Feld | Beispielwert |
|---|---|
| Nächstes Abrechnungsdatum | 01.01.2027 |
| Gültig bis | leer |
| Versorgungstyp | Strom |
| Zahlungsrhythmus | Monatlich |
| Abrechnungszyklus | Jährlich |
| Betrag brutto | 5.400,00 € |
| Status | Aktiv |
Ergebnis
Aus der Vertragszeile wird eine Dauerzahlung erstellt. Der Periodenbetrag von 5.400 € wird auf 12 monatliche Abschläge verteilt.
Rechnerischer Abschlag: 5.400 € / 12 = 450 € pro Monat
Wasservertrag mit vierteljährlichen Abschlägen
Ausgangssituation
Ein Wasserversorger erstellt jährlich eine Schlussrechnung, verlangt jedoch nur vier Abschläge pro Jahr.
Vertragszeile
| Feld | Beispielwert |
|---|---|
| Versorgungstyp | Wasser |
| Zahlungsrhythmus | Vierteljährlich |
| Abrechnungszyklus | Jährlich |
| Betrag brutto | 4.800,00 € |
| Nächstes Abrechnungsdatum | 01.01.2027 |
| Status | Aktiv |
Ergebnis
Der Vertragswert wird auf vier Zahlungen verteilt.
4.800 € / 4 = 1.200 € pro Quartal
Dieses Beispiel zeigt den Unterschied zwischen Zahlungsrhythmus und Abrechnungszyklus auf.
Müllentsorgung mit monatlicher Rechnung
Ausgangssituation
Der Entsorger rechnet monatlich ab.
Vertragszeile
| Feld | Beispielwert |
|---|---|
| Versorgungstyp | Müll |
| Zahlungsrhythmus | Monatlich |
| Abrechnungszyklus | Monatlich |
| Betrag brutto | 180,00 € |
| Status | Aktiv |
Ergebnis
Da Zahlungsrhythmus und Abrechnungszyklus identisch sind, entsteht monatlich eine Zahlung über 180 €. Eine Schlussrechnungsverarbeitung ist in diesem Fall normalerweise nicht erforderlich.
Neue Jahresprognose nach Schlussrechnung
Alte Vertragszeile
| Feld | Wert |
|---|---|
| Abrechnungszyklus | Jährlich |
| Zahlungsrhythmus | Monatlich |
| Betrag brutto | 5.400,00 € |
Monatlicher Abschlag: 450 € × 12 Monate
Ergebnis der Schlussrechnung
Der Versorger erhöht den künftigen Jahresverbrauch.
Neue Prognose:
- Betrag brutto: 6.120 €
- Abrechnungszyklus: Jährlich
- Zahlungsrhythmus: Monatlich
Neue Vertragszeile
| Feld | Wert |
|---|---|
| Nächstes Abrechnungsdatum | 01.02.2028 |
| Abrechnungszyklus | Jährlich |
| Zahlungsrhythmus | Monatlich |
| Betrag brutto | 6.120,00 € |
| Status | Aktiv |
Ergebnis
Die bisherige Vertragszeile wird abgeschlossen und eine neue Vertragszeile erstellt. Anschließend wird die Dauerzahlung fortgeschrieben.
Neuer monatlicher Abschlag: 6.120 € / 12 = 510 €
Wasservertrag mit mehreren Kostenarten
Ausgangssituation
Ein Wasserversorger stellt jährlich eine Schlussrechnung. Die erwarteten Gesamtkosten für den Abrechnungszeitraum setzen sich aus mehreren Kostenarten zusammen:
- Frischwasser (7 % MwSt.)
- Abwasser
- Niederschlagswasser
Der Vertrag soll über eine Dauerzahlung abgewickelt werden. Die Kostenaufteilung wird bereits an der Vertragszeile hinterlegt und später in die Dauerzahlung übernommen.
Vertragszeile
| Feld | Beispielwert |
|---|---|
| Versorgungstyp | Wasser |
| Zahlungsrhythmus | Monatlich |
| Abrechnungszyklus | Jährlich |
| Betrag brutto | 4.800,00 € |
| Nächstes Abrechnungsdatum | 01.01.2027 |
| Status | Aktiv |
Kontierungsinformationen an der Vertragszeile
| Objektkonto | Kostenart | Betrag pro Jahr |
|---|---|---|
| 4210 | Frischwasser | 2.400,00 € |
| 4220 | Abwasser | 1.800,00 € |
| 4230 | Niederschlagswasser | 600,00 € |
| Summe | 4.800,00 € |
Diese Verteilung wird als Vorgabe an die Dauerzahlung übergeben. Dadurch muss die Aufteilung nicht bei jeder Zahlung erneut erfasst werden.
Ergebnis in der Dauerzahlung
Aus dem Jahresbetrag von 4.800 € und dem monatlichen Zahlungsrhythmus ergeben sich:
4.800 € / 12 Monate = 400 € monatlicher Abschlag
Die Verteilung der Kostenarten bleibt erhalten:
| Kostenart | Jahresbetrag | Monatlicher Anteil |
|---|---|---|
| Frischwasser | 2.400,00 € | 200,00 € |
| Abwasser | 1.800,00 € | 150,00 € |
| Niederschlagswasser | 600,00 € | 50,00 € |
| Gesamt | 4.800,00 € | 400,00 € |
Nutzen für den Anwender
- Nur eine Erfassung der Kontierung an der Vertragszeile.
- Automatische Übernahme in die Dauerzahlung.
- Einheitliche Kontierung aller Abschlagszahlungen.
- Einfache Anpassung der Verteilung bei einer neuen Vertragszeile nach einer Schlussrechnung.
Wasservertrag mit 11 Abschlägen und Schlussrechnung im 12. Monat
Ausgangssituation
Ein Stadtwerk erhebt:
- 11 monatliche Abschläge
- im 12. Monat eine Jahresabrechnung
- die Jahresabrechnung enthält gleichzeitig die Anpassung des Folgeabschlags
Dieses Modell wird von verschiedenen Energie- und Wasserversorgern verwendet. Die Jahreskosten werden dabei auf 11 Abschläge verteilt und im 12. Monat erfolgt ausschließlich die Schlussrechnung.
Vertragszeile
| Feld | Wert |
|---|---|
| Versorgungstyp | Wasser |
| Nächstes Abrechnungsdatum | 01.01.2027 |
| Zahlungsrhythmus | Monatlich |
| Abrechnungszyklus | 11 Monate |
| Betrag brutto | 4.800,00 € |
| Status | Aktiv |
Berechnung der Dauerzahlung
Die Vertragszeile beschreibt einen Abrechnungszyklus über die ersten 11 Monate.
Daraus ergibt sich: 4.800 € / 11 = 436,36 €
Dauerzahlung
| Termin | Betrag |
|---|---|
| Januar | 436,36 € |
| Februar | 436,36 € |
| März | 436,36 € |
| April | 436,36 € |
| Mai | 436,36 € |
| Juni | 436,36 € |
| Juli | 436,36 € |
| August | 436,36 € |
| September | 436,36 € |
| Oktober | 436,36 € |
| November | 436,36 € |
| Dezember | keine Dauerzahlung |
Summe: 11 × 436,36 € = 4.800,00 €
Schlussrechnung im 12. Monat
Im Dezember trifft die Jahresabrechnung ein.
Beispiel:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Tatsächliche Kosten Wasser | 5.020,00 € |
| Geleistete Abschläge | -4.800,00 € |
| Nachzahlung | 220,00 € |
Zusätzlich teilt der Versorger mit: Neuer Jahresbedarf nächste Periode: 5.500 €
Neue Vertragszeile für das Folgejahr
| Feld | Wert |
|---|---|
| Nächstes Abrechnungsdatum | 01.01.2028 |
| Zahlungsrhythmus | Monatlich |
| Abrechnungszyklus | 11 Monate |
| Betrag brutto | 5.500,00 € |
| Status | Aktiv |
Neue Dauerzahlung: 5.500 € / 11 = 500 € monatlich
Fragen und Antworten
Wann unterscheiden sich Abrechnungszyklus und Zahlungsrhythmus?
| Abrechnungszyklus | Zahlungsrhythmus | Typischer Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Jährlich | Monatlich | Strom |
| Jährlich | Vierteljährlich | Wasser |
| Jährlich | Monatlich | Gas |
| Monatlich | Monatlich | Müllgebühren |
| Jährlich | Halbjährlich | Sonderverträge |
Welchen Betrag trage ich im Feld Betrag brutto ein?
Immer den erwarteten Gesamtbetrag für den gesamten Abrechnungszyklus.
Beispiele:
| Abrechnungszyklus | Erwartete Kosten | Betrag brutto |
|---|---|---|
| 1 Jahr Strom | 5.400 € | 5.400 € |
| 1 Jahr Wasser | 4.800 € | 4.800 € |
| 1 Monat Müll | 180 € | 180 € |
| 1 Jahr Gas | 9.600 € | 9.600 € |
Warum wird der Betrag brutto auf der Vertragszeile erfasst und nicht der monatliche Abschlag?
Der Versorgervertrag soll die erwarteten Gesamtkosten des Abrechnungszyklus abbilden. Aus dem Zusammenspiel von Abrechnungszyklus, Zahlungsrhythmus und Betrag brutto kann die Dauerzahlung die einzelnen Abschlagsbeträge ableiten. Die Vertragszeile beschreibt somit die wirtschaftliche Erwartung für die gesamte Abrechnungsperiode und nicht nur eine einzelne Zahlung. Dies passt auch zur späteren Verarbeitung der Schlussrechnung und der Fortschreibung der Dauerzahlung.
Warum kann ein Jahresvertrag auch nur 11 Abschlagszahlungen enthalten?
Einige Energie- und Wasserversorger verteilen die erwarteten Jahreskosten auf 11 Abschläge. Im 12. Monat erfolgt die Jahresabrechnung. Diese enthält:
- die Abrechnung des tatsächlichen Verbrauchs,
- die Verrechnung aller geleisteten Abschläge,
- eine mögliche Nachzahlung oder Gutschrift,
- die neuen Vorauszahlungen für die Folgeperiode.