Heizkosten-Datenaustausch

Einführung

Der Heizkosten-Datenaustausch sorgt für eine schnellere, einfachere und effektive Heizkostenabrechnung. Durch diese automatisierte Datenübermittlung können große Mengen an Daten bequem zur weiteren Bearbeitung an ein externes Abrechnungsunternehmen übergeben werden. Diese berechneten Daten werden dann nach der Rücksendung zur internen Verarbeitung einfach eingelesen. Das zeitaufwendige Erstellen von umfangreichen Listen wird dadurch umgangen und Fehlerquellen bei der manuellen Bearbeitung vermieden.

RELion unterstützt das, in Deutschland von der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. standardisierte Datenformat. Dadurch ist eine Zusammenarbeit mit allen Abrechnungsunternehmen, die mit diesem Datenformat arbeiten, möglich. In Österreich wird der Datenaustausch mit Techem und Ista unterstützt.

Einrichtung

Für die ordnungsgemäße Ausführung des Heizkosten-Datenaustausches sind mehrere Einrichtungen vorzunehmen.

RE Einrichtung

Das Fenster RE Einrichtung öffnen und in das Inforegister Heizkosten wechseln.

Für den Heizkosten-Datenaustausch sind folgende Einrichtungen möglich bzw. notwendig:

Mit den Trennzeichen und Mandant ID wird der interne Ordnungsbegriff bei einer langen Schreibweise wie folgend erzeugt.

MV^MAK-0001.01.01

• MV = Mandant ID
• ^ = Trennzeichen (fest vorgegeben)
• M = Eigentümer/Mieter-Kennzeichen
• AK-0001 = Objektnummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Einheitennummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Historie

Bei einer kurzen Schreibweise stellt sich der interne Ordnungsbegriff wie folgt dar:

MV~127

Einheitenstamm Lfd.Nr. 127

Hinweis

Die Trennzeichen dürfen nicht in den Objekt- bzw. Einheitennummern vorkommen.

Beispiel: Bezeichnung der Einheit 0-00021. Eingetragenes Trennzeichen Einheit - Historie „-". Dies führt zu Problemen beim Einlesen der Daten. Auch sollten die Trennzeichen so gewählt sein, dass sie für die Verwendung für Dateinamen möglich sind. Für die Zuordnung der vom Heizkostenunternehmen im PDF gelieferten Einzelabrechnungen müssen diese die Abnehmernummer als Dateinamen haben.

Folgende Zeichen sind somit nicht geeignet: \ / * : ? < > " |

Es wird empfohlen, beim jeweiligen Abrechnungsunternehmen nachzufragen, welche Zeichen für die Ordnungsbegriffe akzeptiert werden.

Einrichten der Schlüsseltabelle

Die für den Heizkosten-Datenaustausch benötigten Werte und Einträge sind fest vorgegeben und sind in der Datenaustausch Schlüsseltabelle hinterlegt. Diese Liste ist aufgeteilt nach:

• Brennstoffarten (z. B. Öl, Gas, Koks)
• Einheiten (z. B. m³, kWh, Miteigentumsanteile)
• Energieträger für Energiemix
• Gerätearten (z. B. KW-, WW-, Wärmemengen-Zähler)
• Kostenarten (z. B. Arbeitspreis, Eichgebühren, Grundpreise)
• steuerliche Leistungsarten (z. B. haushaltsnahe Dienstleistungen)
• Schätzkennzeichen (z. B. Zwischenablesung, Schätzung n. Vorjahr, Aufteilung n. Tagen)
• Warmwasser-Abtrennungsarten (z. B. Gesamt-, Grund-, Verbrauchskosten)
• Abrechnungsunternehmen (z. B. Techem, Brunata, BFW)

Über die Suche wird die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht geöffnet. Hier wird über Schlüssel/Brennstoffarten das Fenster Datenaustausch Schlüsseltabelle - Brennstoffarten geöffnet. Beim erstmaligen Öffnen wird eine Abfrage aufgerufen, ob die Schlüsseltabelle initialisiert werden soll. Wird diese mit Ja bestätigt, werden in allen Schlüsseltabellen die Werte eingetragen. Nicht benötigte Einträge können gelöscht werden. Ein erneutes Einlesen ist jederzeit, allerdings dann nur einzeln in den entsprechenden Listen, möglich.

Objekt Konto

Einige Einrichtungen sind an den Objekt Konten für die Heizkosten zu hinterlegen. Dazu ist das Fenster Objekte zu öffnen. Das entsprechende Objekt markieren und im Menüband über Zugehörig Buchung/Konten die Objekt Konten öffnen. Das Objekt Konto, z. B. Heizkosten Brennstoff, auswählen, über das die Heizkosten später auf die einzelnen Einheiten umgelegt werden soll, und die dazugehörige Objekt Konten Karte öffnen. Im Inforegister Heizkosten ist im Feld Schlüssel Kostenart der Code auszuwählen, der vom Abrechnungsunternehmen mit dem D-Satz mitgeteilt wurde und dessen Werte in der Abrechnung verwendet werden sollen.

In Österreich bleibt die Schlüssel Kostenart leer.

Hinweis

Wenn für eine Einheit mehrere D-Sätze mit unterschiedlichen Schlüssel Kostenart geliefert werden, dann ist für jedes der gemeldeten Schlüssel ein Objekt Konto einzurichten. Es ist aber nicht erforderlich, dass bei allen Objekt Konten eine Verwendung eingetragen wird. Lediglich das Objekt Konto dessen Schlüssel dann tatsächlich auf die Einheiten umgelegt werden soll, ist dann mit Verwendung Abrechnung oder Alles zu schlüsseln.

Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten

In diesem Feld wird die Art der Heizkosten vorbelegt. Laut Arge Satzbeschreibung stehen hier folgende Optionen zur Verfügung:

• A Warm-/Kaltwasser
• B weitere Betriebskosten
• E Heizung/Warmwasser
• H Heizung
• K Kaltwasser
• W Warmwasser

Kennzeichen Brennstoffart

In diesem Feld wird ausgewählt, zu welcher Brennstoffart die Kosten gehören. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

1. Brennstoffart
2. Brennstoffart
3. Brennstoffart
4. Brennstoffart
5. Brennstoffart
6. Brennstoffart
7. Brennstoffart
8. Brennstoffart
9. Brennstoffart
10. Keine Brennstoffart

Hinweis

Die Optionen in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten und Kennzeichen Brennstoffart sind lediglich bei den Objektkonten zu pflegen, deren Buchungen mit den K-Sätzen gemeldet werden sollen. Sie dienen als Suchkriterium und können im Assistent B/K-Sätze erstellen jederzeit geändert werden.

Diese Felder können auch an der Objekt Vorlagekonto Karte gepflegt werden:

Nutzerwechselgebühr

Damit, wenn die Nutzerwechselgebühr lt. Vertrag umgelegt werden kann, dies auch automatisch an das Abrechnungsunternehmen gemeldet wird, kann dies am Einheitenstamm und am Einheitenvertrag über das Feld Nutzerwechselgebühr gesteuert werden.

Über die Suche wird das Fenster Objekte geöffnet. Das entsprechende Objekt markieren und über Zugehörig Struktur die Einheitenstämme öffnen. Eine Einheit auswählen, bei der die Nutzerwechselgebühr aktiviert werden soll.

Das Feld Nutzerwechselgebühr ist im Inforegister Einheitenstamm sichtbar, wenn Mehr Felder anzeigen aktiviert ist. Bei Anlage eines neuen Einheitenvertrages wird das Feld mit der am Einheitenstamm hinterlegten Einstellung übernommen, kann dort aber je Einheitenvertrag geändert werden. Im Einheitenvertrag ist dazu das Inforegister Abrechnung / Wirtschaftsplan einzublenden.

Bei Erstellung der M-Sätze wird das Feld am Einheitenvertrag abgefragt und sofern es dort aktiviert ist, wird in der Tabelle im Feld Kennzeichen Umlageausfallwagnis das Kennzeichen 1 für Berechnung Umlageausfallwagnis gesetzt.

Nutzerwechselgebühr setzen

Zum einfachen Nachpflegen der Nutzergebühr an den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen stellt RELion den Bericht Nutzerwechselgebühr setzen zur Verfügung. Über die Suche wird die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht geöffnet.

Dort kann der Bericht Nutzerwechselgebühr setzen aufgerufen werden. Im Inforegister Optionen ist das Feld Nutzerwechselgebühr zu aktivieren, um dieses bei den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen zu setzen. Über die Filter Einheitenstamm und Einheitenvertrag können die zu berücksichtigenden Einheiten eingeschränkt werden.

Wichtig

Sofern bei den Einheitenstämmen die Nutzerwechselgebühr bereits aktiviert ist, werden die dazugehörigen Einheitenverträge nicht mehr berücksichtigt.

Damit auch diese berücksichtigt werden, kann zuerst der Bericht ohne Aktivierung des Feldes Nutzerwechselgebühr über die entsprechenden Einheitenstämme laufen gelassen werden. Danach wird der Bericht erneut gestartet und die Option Nutzerwechselgebühr aktiviert.

CO2 Kostenaufteilungsgesetz Einrichtung vor Austausch der L/M-Sätze

Prozentuale Verteilung CO2-Anteil des Vermieters

Im L-Satz besteht die Möglichkeit, dass der Vermieter einen höheren Anteil der Kosten trägt, als er eigentlich müsste. Gesetzlich vorgeschriebener Vermieteranteil bei Nichtwohngebäuden ist min. 50 %, eine abweichende Angabe darf nur erfolgen, wenn der Vermieteranteil höher als der gesetzlich errechnete ausfällt. Um diesen Prozentsatz (ohne Nachkommastellen) im L-Satz übergeben zu können, wurde das Feld Vermieteranteil CO2 an den Stammdaten zum Objekt Gebäude/Hauseingang am Typ Gebäude eingebaut. Diese Eintragung ersetzt, die lt. Gesetzgebung vom Wärmemessdienst erforderlich, den errechneten Anteil.

Weiter sind auch die Einheitenstämme entsprechend dem Gebäude zuzuweisen.

Hinweis

Im Falle einer Liegenschaft mit mehreren Gebäuden wird nur der Wert vom ersten Gebäude übernommen. Es kann nur ein Wert im L-Satz übergeben werden.

Nichtwohngebäude

Im L-Satz wird übergeben, ob es sich um ein Wohngebäude oder ein Nichtwohngebäude handelt. Dieses Feld wird in RELion automatisch über die Nutzungsart Klasse berechnet und befüllt. Wenn mehr als 50 % der Fläche gewerblich sind, gilt es als Nichtwohngebäude. Der Anteil wird bei Nutzungsartenklassen, die kein Wohnraum sind anhand des Verteilungscodes Gesamtfläche ermittelt. Wenn dieser nicht vorhanden ist, dann wird der Verteilungscode Heizfläche herangezogen.

Stammdaten am Einheitenstamm

Nach § 2 Absatz (3) CO2KostAufG ist im L-Satz mitzuteilen, ob der Wärmeanschluss des Objektes am oder nach dem 01.01.2023 erfolgt ist:

Nach § 9 CO2KostAufG wird im Falle von Liegenschaften, bei denen öffentlich-rechtliche Vorgaben einer wesentlichen energetischen Verbesserung des Gebäudes oder der Wärme- und Warmwasserversorgung entgegenstehen, der Vermieteranteil gekürzt:

Wenn das Gesetz auf Gebäude im jeweiligen Bestand Anwendung findet, können diese Angaben in RELion an der Einheitenstamm Karte gepflegt werden (ggf. über mehr Felder anzeigen lassen).

Zur Erleichterung der Eingabe steht ein eigener Bericht zur Verfügung. Aus der Übersicht Datenträgeraustausch kann der Bericht CO2KostAufG setzen gestartet werden.

Fallbeispiel

In einem Objekt mit 13 Einheiten werden die Zähler der Heizkörper von einem externen Abrechnungsunternehmen abgelesen und abgerechnet.

Schematischer Ablauf

Der Arbeitsablauf ist in mehrere Schritte aufgeteilt, die nachfolgend beschrieben werden.

Anlegen Datenaustausch Abrechnungsunternehmen

Die erforderlichen Schritte und Eingaben für den Heizkostendatenaustausch werden im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen durchgeführt. Über dieses Fenster wird auch die weitere Bearbeitung von allen ein- und ausgehenden „Sätzen" gesteuert.

Über die Suche gelangt man zu der Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen. Über +Neu wird eine leere Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen angelegt.

Im Inforegister Allgemein sind nachfolgende Eingaben vorzunehmen:

Einheiten zuordnen

Vor der Erstellung der verschiedenen „Sätze" sind erst die benötigten Einheiten auszuwählen. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die alle im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über die Funktion Einheiten zuordnen aufgerufen werden.

Bei der Zuordnung über Einheitenstamm und Abrechnungskreis Beteiligung werden bei diesem Vorgang die internen Ordnungsbegriffe (Ordnungsbegriff Auftraggeber), wie in der RE Einrichtung vorgegeben, von RELion erzeugt und eingetragen.

Einheitenstamm

Mit diesem Aufruf wird das Fenster Einheitenstamm geöffnet und alle Einheiten zur Anzeige gebracht, die den ausgewählten Filterkriterien entsprechen. Die gewünschten Einheiten markieren und mit OK übernehmen.

Abrechnungskreis Beteiligung

Auch über diesen Aufruf können die Einheiten ausgewählt werden. Es öffnet sich das Fenster Abrechnungskreis Beteiligung, in dem die Einheiten entsprechend der Zuordnung nach Abrechnungskreisen und den entsprechenden Filterkriterien aufgelistet sind. Um diese zu übernehmen, sind die gewünschten Einheiten zu markieren und das Fenster mit OK zu schließen.

A-Sätze

Durch das Zuordnen der Einheiten werden die Datensätze im Inforegister A-Sätze gefüllt.

Hinweis

Sollen die Sätze (A-, L-, M-, B-, K- und/oder D-Sätze) bearbeitet werden, ist im Menüband die Funktion Datensatz ändern zu aktivieren.

Die meisten Informationen im A-Satz werden jeweils zur Laufzeit angezeigt, und somit bei jedem aktualisieren der Seite neu geholt. Bei den folgenden Feldern werden die Informationen je nach Objektart unterschiedlich geholt:

• Name Eigentümer
  Hier wird bei Mietobjekten der Name des Objekteigentümers angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt.
• Name Mieter
  Hier wird bei Mietobjekten der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird, sofern der Vertragspartner nicht aktiver Bewohner/Nutzer ist, der Kontakt angezeigt, der bei dieser Einheit als aktiver Bewohner/Nutzer eingetragen ist.

Nachdem nun die Vorarbeiten abgeschlossen sind, werden die Informationen an den Heizkostendienst übermittelt. Dazu ist die Funktion Nutzerliste auszuwählen.

Nutzerliste

Wenn die Heizkostenabrechnung für ein Objekt neu von einem Abrechnungsunternehmen durchgeführt werden soll, dann benötigen die Abrechnungsunternehmen folgende Informationen, um die Verbindung zwischen den Einheiten in ihrer Software und RELion herzustellen:

• Ordnungsbegriff Auftraggeber
• Einheitennummer in RELion
• Etage und Lage der Wohnung
• Name des Eigentümers
• Name des Mieters
• Straße/Hausnummer (bei Mehrhaus-Objekten oder mehreren Eingängen wichtig)
• Flächengrößen (Wohnflächen / Heizflächen / WW-Fläche)

Die benötigten Informationen können über die Nutzerliste an das Abrechnungsunternehmen übermittelt werden. Soll die Information als Excel-Datei weitergegeben werden, ist im Inforegister Optionen das Feld Excel erzeugen zu aktivieren. Ohne diese Option erfolgt die Ausgabe als Bericht über Drucken bzw. Vorschau.

Hinweis

Die jeweilige Datei kann bei Bedarf unter einem beliebigen Namen gespeichert werden.

A-Satz Import

Wenn die Datei vom Heizkostenunternehmen mit den externen Ordnungsbegriff-Nummern vorliegt, wird über A-Satz Import der Bericht Datenaustausch A-Satz Import geöffnet.

Anschließend ist im Inforegister Optionen im Feld Dateiname das Verzeichnis auszuwählen, in dem die Datei abgespeichert wurde. Im Filter Datenaustausch A-Satz sind die Kundennr. und der Schlüssel Abrechnungsunternehmen bereits eingetragen. Mit OK wird der Import gestartet. Dadurch wird das Feld Ordnungsbegriff Abrechnungsunternehmen gefüllt.

L- und M-Sätze erstellen

Nachdem nun die eindeutige Verbindung zwischen Ordnungsbegriff „extern" und „intern" einmalig hergestellt ist, können nun jährlich Daten zur Abgabe beim Abrechnungsunternehmen erstellt werden. Dies geschieht zum einen über die L- und M-Sätze. Die sogenannten L-Sätze sind die Liegenschaftssätze mit den erforderlichen Informationen zur Liegenschaft. Pro Liegenschaft wird jeweils pro Abrechnungsjahr ein L-Satz ausgegeben. In einer Datei können mehrere Liegenschaften (L-Sätze) enthalten sein. Für jeden abrechnungsrelevanten Nutzer einer Liegenschaft wird ein M-Satz erstellt. Die Satzarten L/M werden in einer Datei ausgegeben.

Hinweis

Als Liegenschaft wird die Gesamtheit der Heizkörper und Warmwasserversorgungseinrichtungen eines oder mehrerer Gebäude, die von einer Brennstelle (zentral oder dezentral) versorgt werden, bezeichnet.

Über die Funktion L/M-Sätze erstellen kann in der Übersicht oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen der Bericht Datenaustausch L/M-Sätze erstellen geöffnet werden. Im Inforegister Optionen ist der Bereich Abrechnungsunternehmen bereits vorgeblendet.

Im Feld Abrechnungscode ist der benötigte Code auszuwählen, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt. Dadurch wird definiert, welche Einheiten in den M-Sätzen berücksichtigt werden sollen, und es wird der abzurechnende Zeitraum bestimmt.

Hinweis

Der Abrechnungszeitraum kann auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die Assist Buttons eingetragen werden. In diesem Fall können jedoch keine Vorauszahlungen an das Abrechnungsunternehmen gemeldet werden.

Sofern in der RE Einrichtung die Abrechnungsarten für Vorauszahlungen hinterlegt wurden, werden diese hier im Bereich Vorauszahlung vorgeblendet. Diese können bei Bedarf in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser geändert bzw. ausgewählt werden. Aus diesen werden dann die dazugehörigen Vorauszahlungen gezogen. Falls über den Abrechnungscode der Abrechnungszeitraum eingetragen wurde, kann das Feld Leistungszeitraum berücksicht. aktiviert werden.

Beim Holen der Vorauszahlungen zu den in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser eingetragenen Abrechnungsarten werden dann auch Buchungen berücksichtigt, die außerhalb des Abrechnungszeitraums mit Leistungszeitraum im Abrechnungszeitraum gebucht wurden. Dadurch können auch Ausbuchungen offener Vorauszahlungen, die nicht im Abrechnungszeitraum gebucht wurden, berücksichtigt werden. Die Option Umlageausfallwagnis berücksicht. ist zu aktivieren, wenn das Abrechnungsunternehmen bereits bei den entsprechenden Einheiten das Umlageausfallwagnis auf die Kosten umlegen soll.

Hinweis Das Umlageausfallwagnis wird in der Betriebskostenabrechnung ebenfalls erhoben. Sofern die D-Sätze in die Abrechnung eingelesen werden, sollte das Umlageausfallwagnis nicht gemeldet werden.

Im Inforegister Datenaustausch A-Satz kann auf Eigentümer-/Mieterkennzeichen, Objekt- und Einheitennummer gefiltert werden. Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Durch das Erstellen der L- und M-Sätze werden Datensätze in den Inforegistern L-Sätze und M-Sätze angelegt.

L- und M-Sätze exportieren

Nachdem die L- und M-Sätze angelegt wurden, wird eine Datei zur Übergabe an das Abrechnungsunternehmen erstellt. Dazu wird die Funktion L/M-Sätze exportieren über die Übersicht oder direkt aus der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen gewählt und der Bericht Datenaustausch L/M-Sätze exportieren geöffnet.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Dateiname der Dateipfad über die Einrichtung in der RE Einrichtung vorgeblendet. Die Filterkriterien im Inforegister Datenaustausch L-Satz sind bereits über die Eingaben in der Aufgabenseite gefüllt. Bei Bedarf kann im Feld Abrechnungsbeginn das Datum geändert werden. Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Nach Beendigung des Vorgang liegt die entsprechende Datei im angegebenen Verzeichnis zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen bereit.

B- und K-Sätze erstellen

Mit den B-Sätzen (Brennstoffe) wird gemeldet, mit welcher Art und Weise die Liegenschaft geheizt wird (z. B. Heizöl in l, Erdgas etc.). Mit den K-Sätzen werden die verschiedenen Kosten der Liegenschaft zu den Brennstoffen im Abrechnungszeitraum gemeldet.

In der Länderversion Deutschland kann, nachdem für den Abrechnungszeitraum die L/M-Sätze erstellt wurden, über die Funktion B/K-Sätze erstellen der Assistent Datenaustausch B/K-Sätze erstellen geöffnet werden. Auf der Startseite wird kurz beschrieben, wofür der Assistent gedacht ist. Mit Weiter gelangt man auf die nächste Seite.

Im Bereich Abrechnungsunternehmen sind bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem der Assistent gestartet wurde, eingetragen.

Im Feld Abrechnungscode ist der benötigte Code auszuwählen, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis Der Abrechnungszeitraum kann auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die Assist Buttons eingetragen werden.

Im Bereich Liegenschaft wird im Feld Objektnr. über den Assist Button die auf den Abrechnungsbeginn gefilterte Datenaustausch L-Satz Übersicht geöffnet. Bei Bedarf kann vorher über das Feld Eigentümer/Mieter die zu bearbeitende Liegenschaft eingeschränkt werden.

Hier kann die gewünschte Liegenschaft ausgewählt und mit OK bestätigt werden. Dadurch werden die Objektnr., Adresse und Liegenschaftsnr. eingetragen. Das Feld Bestände erfassen ist zu aktivieren, wenn in der Liegenschaft Brennstoffe mit Anfangs- und Endständen verwendet werden. Mit Weiter gelangt man auf die Seite Brennstoffe erfassen.

Auf der Seite Brennstoffe erfassen wird eingetragen, mit welchen Brennstoffen in der Liegenschaft geheizt wird. Im Feld Schlüssel Brennstoffe ist der entsprechende Schlüssel auszuwählen (z. B. 111 für Leichtes Heizöl in Liter). Im Feld Kennzeichen Brennstoffart wird definiert, um welche Brennstoffart es sich handelt. Zur Auswahl stehen die Brennstoffarten 1-9 sowie keine Brennstoffart. In den meisten Fällen wird nur die 1. Brennstoffart benötigt. Lediglich wenn in der Liegenschaft zusätzlich zu einer Pelletsheizung auch eine Gasheizung vorhanden ist, wird noch eine 2. Brennstoffart benötigt.

Wichtig Falls die HKD Version 03.05 verwendet wird, sind nur die 1. und 2. Brennstoffart auszuwählen!

Im Feld Heizwert in kWh pro Brennstoffeinheit ist der entsprechende Wert einzutragen. Die an der Heizung eingestellte Temperatur für das Warmwasser wird im Feld WW-Temperatur (mittlere) eingetragen. Im Feld B-Satz vorhanden ist erkennbar, ob im ausgewählten Abrechnungszeitraum schon B-Sätze für diese Liegenschaft erstellt worden sind. Sofern für diese Brennstoffart bereits ein B-Satz erstellt wurde, ist ein Fertigstellen des Assistenten nicht möglich!

Sollen für eine andere Brennstoffart die Werte erfasst werden, ist der Datensatz des bereits erstellten B-Satzes aus dem Assistenten zu löschen.

Hinweis Bestehen für die Liegenschaft schon B-Sätze für frühere Zeiträume, wird hier bereits pro Schlüssel Brennstoffe ein Datensatz angelegt, der bei Bedarf vervollständigt, geändert oder gelöscht werden kann.

Aufgrund des CO2KostAufG sind mit den B/K-Sätzen verschiedene Informationen an den Wärmemessdienstleister weiterzugeben. Die neuen Felder können im Assistenten Datenträgeraustausch B/K-Sätze erstellen eingetragen werden. Die Angaben dazu sind den Versorger-Rechnungen zu entnehmen.

Wichtig B-Satz: Der Primärenergiefaktor ist ein Muss-Feld bei Fernwärme (Schlüssel Brennstoff 144-148).

Mit Weiter gelangt man auf die nächste Seite. Sofern Bestände erfassen aktiviert wurde, gelangt man nun auf die Seite Bestände erfassen. Für jeden Datensatz auf der Seite Brennstoffe erfassen wird hier bereits eine Zeile angelegt.

Die entsprechenden Angaben sind in folgenden Feldern anzugeben:

Hinweis

Sofern für die Liegenschaft schon B-Sätze mit Restbeständen bestehen, werden hier in den Zeilen bereits diese Restbestände als neue Anfangsbestände eingetragen.

Mit Weiter gelangt man auf die Seite Kosten.

Auf der Seite Kosten können die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten pro Brennstoffart ausgewählt werden. Im Feld Objekt Konto Filter sind die Konten auszuwählen bzw. einzutragen, auf denen die zu meldenden Kosten (Lieferung Heizmaterial, Kaminkehrer, Heizungswartung etc.) gebucht wurden.

Hinweis

Über den Drilldown des Feldes Objekt Konto Filter werden alle Konten des Objekts gefiltert auf die Einrichtung in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten und Kennzeichen Brennstoffart angezeigt. Bei Bedarf kann der Filter erweitert werden.

In der Spalte B-Sätze ist die Anzahl der Sätze ersichtlich, die für jede Brennstoffart erfasst wurden. Mit einem Mausklick auf die Zahl in der Spalte K-Sätze der jeweiligen Brennstoffart gelangt man in die Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen.

Sofern die Kosten nicht gebucht wurden, können hier Daten manuell erfasst werden. Dazu ist ein Schlüssel Kostenart für die Art der Kosten auszuwählen (z. B. 230 für Lieferung/Rechnung). Im Feld Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten ist anzugeben, wofür die Kosten verwendet werden. Zur Auswahl stehen:

• A Warm-/Kaltwasser
• B weitere Betriebskosten
• E Heizung/Warmwasser
• H Heizung
• K Kaltwasser
• W Warmwasser

Hinweis Der Kaminkehrer zählt in den meisten Fällen unter E Heizung/Warmwasser.

Das Rechnungsdatum ist einzutragen, und bei Bedarf ist im Feld Menge z. B. die Menge des gelieferten Heizöls anzugeben. In den Feldern Bruttobetrag und Nettobetrag sind die entsprechenden Beträge einzutragen. Wenn die Kosten in RELion gebucht wurden, können im Menüband der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen über Hole Kosten in der Liste Datenaustausch K-Sätze – Sachposten die benötigten Buchungen ausgewählt werden.

Hinweis

Sofern der Posten bereits in einer Brennstoffart verwendet wurde, ist dies im Feld Verwendung für erkennbar. Über Verfügbare Kosten im Menüband können alle bereits verwendeten Kosten ausgeblendet werden. Die Summen geben immer die Beträge aller angezeigten Posten an. Werden gebuchte Kosten nicht angezeigt, kann der Filter erweitert werden. Das kann z. B. dann notwendig werden, wenn Kosten mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen gebucht werden.

Das Fenster wird mit OK geschlossen.

Nun öffnet sich eine Abfrage, in der entschieden werden kann, ob die ausgewählten Datensätze eins zu eins übernommen werden oder in einer neuen Zeile bzw. in der aktuell markierten Zeile zusammengefasst werden sollen. Dadurch können z. B. alle Erdgas-Abschlagszahlungen und die dazugehörige Schlussrechnung in einem K-Satz zusammengefasst an das Abrechnungsunternehmen gemeldet werden. Mit OK werden diese dann in die K-Sätze übernommen, wo sie noch ergänzt werden können.

Wurden in den Objektkonten die Felder Schlüssel Kostenart und Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten eingerichtet, werden diese Vorbelegungen hier eingetragen und können bei Bedarf geändert werden. Im Feld Menge kann bei den entsprechenden Datensätzen ein Wert eingetragen werden.

Hinweis

Werden mehrere Posten in einen K-Satz zusammengefasst, ist in der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen im Feld Zusammenzählung erkennbar, wie viele Posten darin enthalten sind. Bei Bedarf können über einen Klick auf die Zahl die enthaltenen Posten angezeigt werden. Hier können die Posten auch bearbeitet, gelöscht etc. werden. Mit Schließen wird die Seite geschlossen. Um evtl. Betragsänderungen, die durch Löschen oder Ändern von Posten entstanden sind, zu übernehmen, ist im Menüband auf Beträge aktualisieren zu klicken.

Der Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. So können z. B. im Feld Objekt Konto Filter alle Konten auf einmal angegeben werden, auf denen die Kosten gebucht wurden, oder es wird Konto für Konto abgearbeitet. Mit Weiter gelangt man zur Zusammenfassung.

Hier werden die zu erstellenden B-Sätze mit den dazugehörigen K-Sätzen aufgeführt. Mit Fertigstellen werden die Informationen in die B-Sätze und K-Sätze eingetragen.

Hinweis

Die Bearbeitung des Assistenten kann jederzeit unterbrochen und auch geschlossen werden. Wird die Meldung mit Nein geschlossen, werden alle bisherigen Eingaben aus dem Assistenten gelöscht, sodass bei einem erneuten Starten des Assistenten wieder von ganz vorn begonnen werden muss. Soll die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden, ist die dabei erscheinende Abfrage mit Ja zu bestätigen. Wird der Assistent erneut aufgerufen, erfolgt folgender Hinweis, dass die Bearbeitung unterbrochen wurde:

Die Meldung ist mit Ja zu bestätigen, um die Bearbeitung fortzusetzen. Sollte die Bearbeitung des Assistenten von einem anderen Mitarbeiter angefangen worden sein, erfolgt beim Starten des Assistenten ein entsprechender Hinweis. Es kann dann entschieden werden, ob die Bearbeitung übernommen werden soll.

B- und K-Sätze exportieren

Nachdem die B/K-Sätze für einen Abrechnungszeitraum erstellt worden sind, kann im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über B/K-Sätze exportieren für diese eine Datei erzeugt werden.

Im Inforegister Optionen sind im Bereich Abrechnungsunternehmen bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem der Bericht gestartet wurde, eingetragen. Bei Bedarf kann dieser manuell im Feld Schlüssel geändert werden. Im Feld Abrechnungscode ist der benötigte Code auszuwählen, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis

Der Abrechnungszeitraum kann auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die Assist Buttons eingetragen werden.

Bei Bedarf kann nun im Feld Liegenschaftsnr. ein B-Satz ausgewählt werden, für den die Datei erstellt werden soll.

Hinweis

Wird kein B-Satz ausgewählt, werden alle Liegenschaften in eine Datei eingetragen.

Im Feld Dateiname wird angezeigt, in welchem Ordner die Datei angelegt wird. Außerdem wird der Dateiname angegeben. Über den Assist Button kann der Pfad geändert werden.

Wichtig

Der Dateiname wird von der ARGE vorgeschrieben. DTK306_JJJJMMTThhmmss.DAT (z. B. DTK306_20210310134136.DAT)

• DTK = Bezeichnung für B/K-Satz
• 306 = HKD-Version
• JJJJ = vierstellig das Jahr (z. B. 2021)
• MM = zweistellig der Monat (z. B. 03)
• TT = zweistellig der Tag (z. B. 10)
• hh = zweistellig die Stunde (z. B. 13)
• mm = zweistellig die Minuten (z. B. 40)
• ss = zweistellig die Sekunden (z. B. 36)

Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Die dabei erzeugte Datei kann anschließend an das Abrechnungsunternehmen übermittelt werden.

D-Sätze bzw. S-Sätze importieren

Sobald die Datei mit den D-Sätzen bzw. S-Sätzen mit den verteilten Kosten vom Abrechnungsunternehmen vorliegt, kann sie im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über D-Sätze importieren in die Liste Global-Einlesungen-Heizkosten eingespielt werden.

Wichtig

Werden vom Abrechnungsunternehmen zur gleichen Abrechnung neue D-Sätze bzw. S-Sätze geliefert, sind diese zuerst aus der Liste Global-Einlesungen-Heizkosten zu löschen, bevor die neuen Sätze eingelesen werden.

Beim Start der Funktion wird das Fenster D-Sätze importieren geöffnet.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Dateiname die entsprechende Datei des Abrechnungsunternehmens auszuwählen. Bei Bedarf kann im Feld Zeichenkonvertierung der Zeichensatz gewechselt werden, um eventuelle Falschdarstellungen (z. B. anstelle eines „Ü" die Hochzahl „³") zu beheben. Mögliche Einstellungen sind Ansi-Ascii, Ascii-Ansi und Leer = keine Konvertierung.

Bei Bedarf kann im Feld Dateiname für Logbuch das Verzeichnis geändert werden, in dem die Datei gespeichert werden soll, und ein beliebiger Dateiname der Logbuchdatei eingetragen werden. Über die Auswahlliste im Feld Logbucheintrag kann bestimmt werden, ob nur Fehler oder Zeilen und Fehler ins Logbuch eingetragen werden. Mit OK wird nun das Einlesen gestartet. Nach erfolgtem Import ist das nachfolgende Fenster mit Ja zu bestätigen, damit die Daten gespeichert werden. Der Vorgang kann mit Nein abgebrochen werden. Durch das Einlesen der Heizkostenzeilen werden im Inforegister D-Sätze (S-Sätze) die Datensätze angelegt.

P-Satz

Der P-Satz ist ein Informationssatz zum Wärmepreisbremsengesetz (EWPBG) und Strompreisbremsegesetz (StromPBG) und gilt nur für die Periode 2023/2024.

Er weist den Anteil des Nutzes an der jeweiligen Preisbremse aus. In den Preisbremsengesetzen wird eine Verpflichtung zur Weitergabe dieser Informationen an Prüfbehörden erwähnt. Es wird jedoch nicht näher spezifiziert, wer diese Prüfbehörden sind und wie eine solche Anfrage in Zukunft gestellt wird. Daher gibt es jetzt neben der Möglichkeit den P-Satz zu importieren auch eine Export Funktion.

Die Ausgabe erfolgt über einen Bericht.

Weiterführende Themen

Einlesen Heizkosten Zeilen

Die D-Sätze bzw. S-Sätze können nicht nur im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen eingelesen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit auch im Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Über die Suche wird die Liste Datenaustausch geöffnet. In der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen, die ebenfalls über die Suche geöffnet wird, gelangt man im Menüband über Zugehörig in das Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Gefiltert auf den Schlüssel des Abrechnungsunternehmens und der Kundennummer werden in dieser Übersicht alle eingelesenen D-Sätze bzw. S-Sätze angezeigt.

Hier wird über Aktionen D-Sätze importieren der dazugehörige Bericht gestartet. Die D-Sätze bzw. S-Sätze können ebenfalls in der Global-Einlesungen Heizkosten Karte eingespielt werden. Diese wird in der Global-Einlesungen Heizkosten mit einem Klick auf einen Datensatz geöffnet.

Hier wird der Bericht Einlesen Heizkosten Zeilen ebenfalls im Menü Aktionen D-Sätze importieren gestartet.

Einzelabrechnungen als PDF-Dateien einlesen

Wenn von den Abrechnungsunternehmen mit den „D-Sätzen" bzw. „S-Sätzen" auch die Einzelabrechnungen als PDF-Dateien mitgeliefert werden — diese werden in RELion Belege genannt —, können diese in RELion hinterlegt werden. Dazu können in der Infobox in der Page Global-Einlesungen Heizkosten per Drag & Drop PDF-Dateien importiert werden.

Nachdem die Dateien in das Feld gezogen wurden, erscheint die Abfrage Bearbeiten – D-Satz Import. Wird mit OK bestätigt, erscheint folgendes Fenster:

Hinweis

Beim Einlesen der PDF-Dateien können nur Dateien erkannt werden, deren Dateiname folgendermaßen aufgebaut ist.

• Ordnungsbegriff Auftraggeber.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.000.pdf)
• Ordnungsbegriff AuftraggeberJahrdesWohnzeitraumende.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.0002012.pdf)
• Ordnungsbegriff_Wohnzeitraumende (Format JJJJMMTT)

Import von E898

In der Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht wird über die Suche die Einlesungen Heizkosten Übersicht geöffnet, und man gelangt zu der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten.

Über die Funktion E898 Import wird der Bericht zum Import gestartet. Der E898-Satz wird im Format .DAT und .txt unterstützt und muss sich mit den Belegen in einem Zip-Ordner befinden. Die Dateien und der Satz sind zu markieren und in einem Zip-Ordner zusammenzufassen. Dabei ist darauf zu achten, keine Ordner zu einem Archiv hinzuzufügen.

Anschließend wird der Ablageort durchsucht.

Anschließend wird das Ergebnis dargestellt:

Wichtig

Laut ARGE-Satzbeschreibung können nicht nur PDF- oder JPG-Dateien überliefert werden, sondern auch Dateien im TIF-Format. Diese können in RELion über das Modul Heizkosten-Datenaustausch zwar eingelesen werden, jedoch in der Abrechnung nicht verarbeitet werden. Sollen die Belege aus dem Heizkostendatenaustausch in der Abrechnung als Anhänge verwendet werden, sind diese vor dem Import in PDF umzuwandeln.

Belege entfernen

Sowohl von der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten als auch von der Global-Einlesungen Heizkosten Karte können die Belege entfernt werden, indem im Menü unter Aktionen über Belege / Entfernen der Bericht Belege Abrechnung gestartet wird.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Aktion die Art Belege entfernen vorbelegt. Je nachdem, von welchem Datensatz dieser Bericht gestartet wird, wird im Filter Einlesungen Heizkosten Zeilen im Feld Laufnr. bereits die entsprechende Nummer eingetragen. Bei Bedarf können noch genaue Filterkriterien verwendet werden. Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet.

Verarbeitung in Betriebskostenabrechnung

Die eingelesenen Heizkosten (D-Sätze bzw. S-Sätze) sowie die Belege können in der Betriebskostenabrechnung verarbeitet werden. Die Werte werden dann über die Funktion Abrechnung Detailwerte holen in der Form Abrechnung Zeilen eingelesen. Die Belege werden ebenfalls in die Belegerstellung der Abrechnung übernommen.