Vertragsklasse Servicevertrag

Einführung

Ein Servicevertrag (z. B. Wartungsvertrag) dient der Verwaltung von regelmäßig wiederkehrenden Wartungs-, Inspektions- und Serviceleistungen eines Kreditors. Der Vertrag bildet die Grundlage für die Planung technischer Leistungen, die automatische Übernahme von Vertragspositionen in Einkaufsbelege sowie die Abwicklung wiederkehrender Zahlungen.

Wartungsvertrag

Für die gezielte Überführung von Wartungsverträgen steht zusätzlich der Bericht Wartungsvertrag zu Servicevertrag kopieren zur Verfügung, der Wartungsverträge in die Struktur der kreditorischen Verträge mit der Vertragsklasse Servicevertrag überführt.

Nach dem Kopieren ist, aufgrund der abweichenden Zeilenstruktur, eine Nachbearbeitung der Zeilen im neuen Vertrag erforderlich. Dauerzahlungen müssen ggf. neu erstellt bzw. Einträge in den Wiederkehrenden Buchblattzeilen gelöscht/beendet werden. Wartungsaufgaben werden nicht mehr unterstützt und durch Inspektionsaufgaben ersetzt. Für den Umstieg kann aus dem Wartungsvertrag heraus eine Inspektionsaufgabe erstellt und daraus die konkreten Inspektionstermine generiert werden.

Servicevertrag anlegen und verwalten

Serviceverträge werden über die Tabelle Kreditorische Verträge mit der Vertragsklasse Servicevertrag erfasst und verwaltet.

Servicevertrag anlegen

Damit ein Servicevertrag angelegt werden kann, muss in der Tabelle Kreditorische Vertragsart ein Datensatz mit der Vertragsklasse Servicevertrag existieren.

Servicevertrag erfassen

Zur Erfassung und Verwaltung von Serviceverträgen steht eine eigene Seite zur Verfügung. Der Aufbau entspricht dem des Versorgervertrags, unter anderem hinsichtlich der Logik aktiver und abgeschlossener Vertragszeilen.

Kreditorischen Vertrag in den Einkaufsbeleg übernehmen

Neben der Verknüpfung eines kreditorischen Vertrags mit einem bereits vorhandenen Einkaufsbeleg steht für Serviceverträge zusätzlich die direkte Übernahme der Vertragsdaten in den Einkaufsbeleg zur Verfügung.

“Kreditorischen Vertrag holen”

In Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften steht unterhalb der Aktion Kreditorischer Vertrag verknüpfen die Aktion Kreditorischen Vertrag holen zur Verfügung. Die Aktion übernimmt Kopfdaten und wahlweise ausgewählte Vertragszeilen (inklusive der zugehörigen Kontierungsvorgaben) eines kreditorischen Vertrags der Vertragsklasse Servicevertrag in den Einkaufsbeleg. Zusätzlich wird eine Verknüpfung zum Vertrag hergestellt.

Hinweis

Für Versorgerverträge steht die Aktion nicht zur Verfügung. Für diese Vertragsklasse wird weiterhin die bestehende Funktion über die Dauerzahlung verwendet. Bei einem Versuch mit einem Versorgervertrag mit Vorauszahlungsfunktion erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Ablauf der Übernahme

1. Aktion Kreditorischen Vertrag holen auf der Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift wählen.
2. Liegt das Vertragsende des gewählten Vertrags in der Vergangenheit, erscheint vor der Übernahme ein Hinweis mit der Abfrage, ob fortgefahren werden soll.
3. In der sich öffnenden Auswahlinfobox werden alle aktiven, nicht abgeschlossenen Vertragszeilen angezeigt. Es können 0, 1 oder mehrere Zeilen ausgewählt werden.
4. Für jede ausgewählte Vertragszeile wird je Kontierungszeile eine eigene Einkaufsbelegzeile erzeugt, analog zur Aktion Beauftragung erstellen.
5. Bereits vorhandene Einkaufsbelegzeilen werden abhängig von der Anzahl der ausgewählten Vertragszeilen und den vorhandenen Beträgen überschrieben oder anteilig aufgeteilt. Der ursprüngliche Rechnungsgesamtbetrag bleibt dabei erhalten.

Wichtig

Die bei Ausführung der Aktion übernommenen Kontierungsinformationen werden nur einmalig übertragen. Werden sie im Vertrag nachträglich geändert, wird der bereits erstellte Einkaufsbeleg nicht automatisch aktualisiert.

Toleranzprüfung des Vertragswerts

Für Serviceverträge wird beim Erfassen und Prüfen von Einkaufsrechnungen automatisch geprüft, ob der Gesamtbetrag des Einkaufsbelegs den vereinbarten Vertragswert der aktiven, markierten Vertragszeilen überschreitet. Dabei wird eine definierte Toleranz berücksichtigt. Bei Überschreitung wird ein Hinweis als Warnung angezeigt; die Buchung wird dadurch nicht gesperrt. Für Einkaufsgutschriften gilt die Toleranzprüfung nicht.

Ob und mit welcher prozentualen Abweichung die Toleranzprüfung durchgeführt wird, ist über die Felder Toleranzprüfung (Ja/Nein) und Vertragsabweichung % in der Tabelle RELion Vertrag Einrichtung unter der Überschrift Kreditorische Verträge konfigurierbar.

Dauerzahlung

Aus einer Vertragszeile kann für wiederkehrende Zahlungen eine Dauerzahlung erstellt und geöffnet werden. Für Serviceverträge wird ausschließlich die Dauerzahlung genutzt; es gibt keine Verknüpfung vom Vertrag zu den wiederkehrenden Buchblättern. Weitere Informationen siehe unter Dauerzahlung.

Beauftragung

Zunächst werden alle Vertragszeilen markiert, die in die Beauftragung übernommen werden sollen. Anschließend wird die Funktion Beauftragung erstellen gewählt. Es wird eine Einkaufsbestellung erzeugt, deren Zeilen aus den markierten Vertragszeilen bzw., wenn vorhanden, aus den hinterlegten Kontierungsvorgaben übernommen werden. Beauftragungen (Einkaufsbestellungen) können direkt über die Infobox durch Klick auf die Ziffer geöffnet werden.

Kreditorischer Vertrag verknüpfen

Über die Schaltfläche Kreditorischer Vertrag verknüpfen auf der Einkaufsrechnung kann diese mit dem zugehörigen Vertrag verknüpft werden.

Hinweis

Die Funktion steht ausschließlich für Serviceverträge zur Verfügung.

Der Servicevertrag selbst besitzt keinen eigenen Status. Statusinformationen sind stattdessen an den zugehörigen Belegen (z. B. Einkaufsrechnung, Dauerzahlung) ersichtlich.