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Wirtschaftsplan aus Abrechnung erstellen

Der Wirtschaftsplan kann im Rahmen der Abrechnung für die neuen Vorauszahlungen verwendet werden. Hierbei gibt es komfortable Funktionen, die das Erstellen des Wirtschaftsplans aus der Abrechnung heraus unterstützen. Die Einzelaufstellung zum Wirtschaftsplan kann dabei auch als Anlage zur Abrechnung mitgeliefert werden. Dazu wird die Druckoption Wirtschaftsplan/Kalk. neue VZ. verwendet. Damit entsteht nur ein Satz an Dokumenten, wodurch sich ggf. Porto sparen lässt.

Nähere Hinweise hierzu sind in der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung zu finden.

Wirtschaftsplan Objekt Karte

In der Tabelle Wirtschaftspläne kann die entsprechende Wirtschaftsplan Objekt Karte geöffnet werden. Im Inforegister Allgemein wird eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans angezeigt, wie diese beim Wirtschaftsplan anlegen ausgewählt worden sind.

Änderungen der Angaben sind möglich, teilweise aber nur, wenn der Wirtschaftsplan noch nicht berechnet wurde. Wenn das Wirtschaftsplandatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Verarbeitungsstand dokumentiert. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn bei den entsprechenden Feldern in der Spalte Status die Verarbeitung zurückgenommen bzw. ausgeführt wird. Die Benutzer-ID des Anwenders, der die Aktion gestartet hat, sowie das Ausführungsdatum, werden von RELion in die Spalten Ausgeführt von und Ausgeführt am eingetragen. In der letzten Spalte Ergebnis wird die Anzahl der berechneten Werte dargestellt.

Im Inforegister Datenquellen sind die Quellen hinterlegt.

Im Inforegister Sonstige sind die Objektdaten zur Übersicht hinterlegt. Im Feld Rundungsfaktor für neue Sollstellung kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

Dieser wird aus der RE Einrichtung vorbelegt.

• 0,00 = Betrag wird, nach Prüfung der eingestellten Rundung in RE Einrichtung, entsprechend übernommen.
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet.
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet.
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet. (z. B. errechneter Sollstellungsbetrag von 301,46 EUR wird auf 300,00 EUR abgerundet)

Einheit Wirtschaftsplan

In der Einheit Wirtschaftsplan sind Informationen zu den neuen Vorauszahlungen für die jeweiligen Debitoren enthalten. Das Fenster kann in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld Beteiligte Einheiten geholt geöffnet werden.

Je nach Bearbeitungsstand des Wirtschaftsplans sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Die Infoboxen rechts dienen zur Anzeige aktueller Informationen zu den Verträgen und Einheiten und sind über die Drilldown-Felder sehr nützlich, um z. B. die aktuellen Sollstellungszeilen oder offene Posten anzuzeigen.

Wirtschaftsplanzeilen

Als Kalkulationspositionen für den Wirtschaftsplan werden die Objekt Konten verwendet die mit der Option Wirtsch.Plan oder Alles im Feld Verwendung gekennzeichnet sind. Es bestehen zwei Möglichkeiten, diese Zeilen für den Wirtschaftsplan zu generieren. Dazu wird die Tabelle Wirtschaftspläne geöffnet.

• Erste Möglichkeit (empfohlen) Der Bericht Wirtschaftsplan anlegen wird gestartet. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn der Wirtschaftsplan bereits angelegt ist) In der Tabelle Wirtschaftspläne wird die Wirtschaftsplan Objekt Karte des zu bearbeitenden Wirtschaftsplans geöffnet. Hier kann über Wirtschaftsplanzeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Wirtsch.Plan eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Detailzeile pro am Objekt hinterlegten Abrechnungskreis angelegt werden.

Wirtschaftsplanzeilen einfügen

Zu einer Summenzeile können manuell zusätzliche Zeilen eingefügt werden. Dazu wird in den Wirtschaftsplan Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Unterzeile (mit Abrechnungskreis und Verteilung), zu der eine weitere Zeile benötigt wird, markiert; anschließend wird im Menüband in der Registerkarte Aktionen/Funktion auf Zeile einfügen geklickt. Dadurch wird eine neue Unterzeile eingetragen. Dieser wird im Feld Abrechnungskreis der benötigte Abrechnungskreis zugeordnet.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag darf manuell keine Zeile hinzugefügt werden, da es nicht möglich ist, dieser Zeile eine Einheit zuzuordnen.

Wirtschaftsplanzeilen bearbeiten

In den Wirtschaftsplanzeilen können einige Änderungen manuell durchgeführt werden. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck des Wirtschaftsplans. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Wirtschaftspläne gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

1. Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Dabei ist zu beachten, dass die Beschreibungen aus den Wirtschaftsplanzeilen im Einzelwirtschaftsplan ausgegeben werden.

Hinweis

Sofern nur eine Detailzeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt. Sobald mehrere Detailzeilen mit verschiedenen Abrechnungskreisen einer Summenzeile untergeordnet sind, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

2. Abrechnungskreise ändern

Wird der Abrechnungskreis in den Detailzeilen geändert, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus dem Wirtschaftsplan entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.

3. Verteilungscode ändern

Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Dieser kann hier geändert werden, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.

4. Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern

Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, wird dieses beim Erstellen der Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Bei Bedarf kann das Kennzeichen hier eingetragen bzw. entfernt werden, besser ist es aber, dies im Objektkonto dauerhaft zu hinterlegen!

Wichtig

Wird in einer Detailzeile das Kennzeichen geändert, sind nach zwei Abfragen die Wirtschaftsplanzeilen zu schließen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

5. 100 % Faktor ändern

Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern. Wird der Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) geändert, dann werden beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. Im Einzelwirtschaftsplan wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen wurden, sollte beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren gesetzt werden, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in den Wirtschaftsplan geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen wird.

Hinweis

Werden die 100 %-Faktoren manuell geändert, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt.

6. Beträge ändern

In den Wirtschaftsplanzeilen können grundsätzlich in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfasst bzw. geändert werden. Dies ist z. B. bei einem neu angelegten Objekt notwendig, wenn die Beträge aus einer früheren Verwaltung übernommen werden sollen.

Hinweis

Es empfiehlt sich nicht, die Verteilungsart in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern! Dafür wird das Konto aus den Wirtschaftsplanzeilen gelöscht. Die Verteilungsart wird direkt am Objektkonto geändert, anschließend werden die Wirtschaftsplanzeilen neu geholt.

Wirtschaftsplanzeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summenzeile inklusive den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Wirtschaftsplanzeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird von RELion die Funktion Zeilen löschen zur Verfügung gestellt. Dazu wird entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Unterzeilen markiert. Die Funktion Zeilen löschen befindet sich im Menü der Wirtschaftsplan Zeilen.

Wirtschaftsplan Detailzeilen

Nähere Informationen, wie sich die Werte in den Wirtschaftsplan Zeilen nach dem Einspielen der Werte aus früheren Abrechnungen etc. zusammensetzen, sind in den entsprechenden Detailzeilen enthalten. Über die Spalte Anzahl Detailzeilen gelangt man durch Klicken auf die Anzahl zu der Page Wirtschaftsplan Zeilen.

Es öffnet sich die Ansicht der Detailzeilen:

Im Kopf des Fensters wird angezeigt, zu welcher Wirtschaftsplanzeile die Detailzeilen gehören. In den Zeilen sind alle Einzelbeträge enthalten, aus denen sich die Beträge in der Wirtschaftsplanzeile zusammensetzen. Über die Felder Menge, Einzelpreis und Multiplikator wird der Nettobetrag errechnet. Falls Änderungen vorgenommen wurden, müssen diese in den Wirtschaftsplanzeilen noch über die Funktion Detailzeilen aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Betragsänderungen

Manuelle Änderungen der Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen direkt zu ändern. Die Wirtschaftsplanzeile wird im Feld Betrag manuell geändert mit einem Haken gekennzeichnet.

Die Detailzeilen, die ursprünglich den Wert geliefert haben, bleiben unberührt; die Werte in den Detailzeilen werden nur noch zur Information gezeigt, fließen aber nicht mehr in die Berechnung mit ein. Durch die manuelle Änderung wird die Kontrolle über die Beträge übernommen! Um später Änderungen besser nachvollziehen zu können, werden deshalb die folgenden Methoden empfohlen:

Manuelle Änderungen über die Detailzeilen

Beispiel: Der Wert für die Hausreinigung soll erhöht werden, da das Reinigungsunternehmen eine Lohnerhöhung von 10 % angekündigt hat.

• Wechsel in die Wirtschaftsplan Detailzeilen.
• Der Multiplikator wird auf 1,1 erhöht, wenn er vorher 1,0 war; das Feld Nettobetrag wird neu berechnet.
• Zurück in den Wirtschaftsplan Zeilen wird Detailzeilen aktualisieren gestartet.

Auf diese Weise bleibt im Feld Einzelpreis der ursprüngliche Wert enthalten, über den Multiplikator werden alle Änderungen vorgegeben. Damit lässt sich später besser nachvollziehen, wie der ursprüngliche Wert war und wie hoch Anpassungen vorgenommen wurden.

Zielwert eintragen

Sollen für ein Objektkonto, das mit der Verteilungsart Festbetrag geschlüsselt ist, die Beträge angepasst werden (z. B. wenn sich nur die Heizkosten für den Planungszeitraum erhöhen), wird im Menüband über Zielwert eintragen geöffnet. Im Bereich Beträge neu wird in den Feldern Betrag Netto oder Betrag Brutto der neue Gesamtbetrag eingetragen, und das Fenster wird mit OK geschlossen. Dadurch wird bei der Verteilungsart Festbetrag der „neue“ Betrag bei den einzelnen Einheiten nach prozentualem Anteil verändert (erhöht oder verringert). Damit die eingetragenen Werte übernommen werden, wird in der Tabelle Wirtschaftsplan Zeilen die Funktion Detailzeilen aktualisieren gewählt.

Multiplikator anpassen

Ähnlich der Funktion Zielwert eintragen, kann mit Multiplikator anpassen ein bestimmter Multiplikator für eine gesamte Abrechnungsart angepasst werden.

Gesetzliche Obergrenzen

Bei allen Betragsänderungen ist die Einhaltung gesetzlicher Obergrenzen zu beachten!

Wirtschaftsplan Posten

Die Ergebnisse der Wirtschaftsplan Berechnung liegen zentral in der Tabelle Wirtschaftsplan Summenposten. Weitere Bearbeitungsschritte wie Ausnahmen anwenden, Ausschlussgründe und Neue Sollstellungen erstellen, werden hier dokumentiert.

Über den Drilldown wird die Seite geöffnet:

Diese Tabelle liefert:

• Die Aufsummierung der Berechnungsergebnisse von der Abrechnungsart (Ebene 3) über die Einheit (Ebene 2) bis zum Vertrag (Ebene 1)
• Planwerte je Einheit und Abrechnungsart für den Planungszeitraum und die monatlichen Sollstellungsbeträge,
• einen Vergleich der alten und neuen Sollstellung,
• gesetzte Ausschlussgründe,
• Drilldown in die Einzelposten (einzelne Umlagen je Konto und Abrechnungskreis)
• Werte für Nachberechnungen und
• Protokollierung der Übertragung in die Sollstellungen.

Aufsummierung über die Einheit bis zum Vertrag

Zu den Wirtschaftsplan Summenposten kann mit Ansicht auch eine Kartenansicht geöffnet werden.

Planwerte je Einheit und Abrechnungsart für den Planungszeitraum und die monatlichen Sollstellungsbeträge

Vergleich der alten und neuen Sollstellung

Gesetzte Ausschlussgründe

Die Ausschlussgründe werden mit dem Berechnen bzw. Ausnahmen anwenden automatisch angewendet, dabei werden die gewählten Optionen im Inforegister Ausschlussgründe in der Wirtschaftsplan Objekt Karte ausgewertet.

Hinweis

Alle Zeilen auf Ebene 3 (Abrechnungsart) mit einem Ausschlussgrund werden beim Übertragen in die Sollstellungen ignoriert. Die Tabelle kann auch auf Ebene 3 gefiltert werden, dann wird es speziell für die Prüfung der Werte für die neuen Sollstellungen übersichtlicher.

Drilldown in die Einzelposten

In den Wirtschaftsplan Einzelposten sind die einzelnen Umlagewerte je Konto und Abrechnungskreis enthalten.

In den Einzelposten wird auch im Detail die Anwendung von eventuellen Ausnahmen dokumentiert.

Werte für Nachberechnungen

Die Beträge für die Nachberechnung finden sich auch auf den Wirtschaftsplan Summenposten. Details zur Nachberechnung sind unter Nachberechnung zu finden.

Protokollierung der Übertragung in die Sollstellungen

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Wirtschaftsplan Zeilen können für die verwendeten Abrechnungskreise die daran beteiligten Einheiten mit Hilfe des Berichts Abrechnungskreis Einheitenübersicht unter dem Menüpunkt Details angezeigt werden.

Der Bericht wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Hier sind die beteiligten Einheiten und deren Faktoren einzeln und in der Summe ersichtlich. Dieser Wert sollte mit dem Wert in der Wirtschaftsplanzeile übereinstimmen.

Vertragsausnahmen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auch auf die neuen Vorauszahlungen auswirken. Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis (DE) nicht möglich. Beim Anlegen der Ausnahmen ist zu beachten, dass in einem Wirtschaftsplan pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.

Über die Suche wird z. B. die Tabelle Gewerbemietverträge gewählt und anschließend der zu bearbeitende Gewerbemietvertrag geöffnet. Im Mietvertrag wird das Fenster Vertrag Ausnahmen geöffnet.

Nähere Informationen über die Möglichkeiten und die Erstellung der Ausnahmen sind der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung zu entnehmen.

Ausnahmen anwenden

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte kann mit einem Mausklick auf das Ergebnisfeld im Inforegister Bearbeitungsstatus, in der Zeile Ausnahmen angewendet das Fenster Wirtschaftsplan Ausnahmen geöffnet werden. Beim Holen der beteiligten Einheiten sind bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt worden.

In der Tabelle Wirtschaftsplan Ausnahmen wird über Alle Ausnahmen prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt erfasst bzw. eingespielt worden sind, kann diese in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü die Funktion Ausnahmen anwenden aktiviert werden. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen. Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Sollen diese trotzdem noch geändert werden, muss der Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein gesetzt werden. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewandten Ausnahmen können anschließend in den Wirtschaftsplan Posten geprüft werden.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine Ausnahme von 80 % vereinbart. Der Betrag, der vom Mieter gezahlt werden muss, verringert sich so also um 20 %. Im Feld Ausnahme Betrag ist der dementsprechende Differenzbetrag ersichtlich.

Ausschlussbedingungen anwenden

Bei Bedarf kann bestimmt werden, dass die Sollstellungen nur geändert werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden. Dafür wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Ausschlussbed. anwenden der Bericht Abrechnung Ausschlussbedingungen f. neue VZ gestartet, um nach Erstellung der neuen Vorauszahlungen Ausschlüsse für die Erstellung der neuen Sollstellungszeilen zu bestimmen.

Folgende Eingaben können vorgenommen werden:

Im Inforegister Einheitenvertrag kann der Bericht wahlweise z. B. für einzelne oder mehrere Debitoren gestartet werden, um die Ergebnisse individuell zu filtern. Im Inforegister Abrechnungsart können mittels des Filters weitere Auswertungsmerkmale bestimmt werden.

Berichtstexte

RE Berichtstexte wird geöffnet. Die Berichtstexte sind Texte, die individuell in den Wirtschaftsplan eingestellt werden können. Dabei wird im Wirtschaftsplan unterschieden zwischen Vortext und Nachtext.

Der Vortext wird vor und der Nachtext nach den Kostenzeilen gedruckt. Vordefinierte „Steuerelemente“ können variabel mit Inhalten erweitert bzw. nach bestimmten Bedingungen (WENN) ausgewählt werden.

• Bedingte Auswahl, beginnend mit [WENN Sxxx: ……..:]
• Ersetzungen, beginnend mit [ERSETZE +xxxxx+]

Im Wirtschaftsplan sind „WENN Schleifen“ für die Behandlung der Texte, mit entsprechenden Bedingungen, hinterlegt. Diese sind fest eingebaut und werden beim Eintrag im Nachtext über Schleifen im Programm gesteuert. Bei Vortexten können sie nicht verwendet werden, da mehrere Beträge noch nicht berechnet sind, solange der Vortext aufbereitet wird. Folgende Filterkriterien werden dabei berücksichtigt:

• Mieter aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Eigentümer aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Lastschriftmandant vorhanden

Syntax: [WENN Sxxx : Kommentar:]

xxx: dreistellige Zahl der Bedingung.

Kommentar: kann aus beliebigen Hinweisen bestehen.

Die Markierung [WENN S001: Mieter… wird beim Drucken komplett unterdrückt. Damit der Ausdruck erfolgt, muss nach dem Kommentar ein Doppelpunkt „:“ und eine schließende eckige Klammer „]“ folgen. [WENN S001: Mieter aktuell:].

Jeder vordefinierten Bedingung [WENN] folgt eine dreistellige Zahl, beginnend mit einem führenden „S“. Alle Zeichen, die nach der Zahl kommen, sind nur Kommentare und dienen der Lesbarkeit im Berichtstexteditor.

Textersetzungen:

Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]

XXXXX= Ersetzungswort, dabei muss auf die exakte Schreibweise geachtet werden. Die Begriffe sind als Platzhalter zu sehen und werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Wichtig

Die Markierung für die Bedingte Auswahl [WENN SXXX: :] muss immer ganz links in der Zeile stehen. Die Bedingungen sind, je nach Einsatzgebiet, vordefiniert und können nur aus der Tabelle der vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt werden. Freie Bedingungen wie z. B. „[WENN Kunde=‘D00012’ UND Farbe=‘BLAU’]“ können also nicht entwickelt werden!

Wirtschaftsplan drucken

Der Wirtschaftsplan kann entweder als Anlage zur Abrechnung oder mit einem separaten Anschreiben ausgedruckt werden. Folgende Schritte sind dafür auszuführen:

• Druckoptionen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte überprüfen
• Belege erzeugen
• Freigabe zum Druck setzen
• PDF-Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Über die Suche wird die Tabelle Wirtschaftspläne gewählt und der zu bearbeitende Wirtschaftsplan sowie die zugehörige Aufgabenseite geöffnet. In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird im Inforegister Druckoptionen bestimmt, welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Belege verwendet werden sollen. Zuvor wird der Bearbeitungsmodus aktiviert.

Hinweis

Bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge können globale Belege als Anhang zum Wirtschaftsplan importiert werden. Per Drilldown wird die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage geöffnet und der Assistent über PDF Anlage hinzufügen gestartet.

Wirtschaftsplan prüfen

Schematischer Ablauf

flowchart TD
                A[Wirtschaftsplan anlegen] --> B[Beteiligte Einheiten holen]
                B --> C[Wirtschaftsplanzeilen holen]
                C --> D[Wirtschaftsplan berechnen]
                D --> E[Ausnahmen anwenden]
                E --> F[Ausschlussbedingungen anwenden]
                F --> G[Belege erzeugen]
                G --> H[Freigabe zum Druck]
                H --> I[Neue Sollstellungszeilen erzeugen]
                I --> J[Nachberechnung buchen]
                J --> K[sperren]

                classDef box fill:#1F3864,stroke:#1F3864,color:#fff

                class A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K box

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Anwenden von Ausschlussbedingungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt. Die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Wirtschaftsplan Objekt Karte entweder der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird oder im Menü über Belege erzeugen. Mit OK werden die Belege erzeugt.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange der Bearbeitungsstatus in Belege erzeugt auf Ja steht.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld der Zeile Belege erzeugt im Inforegister Bearbeitungsstatus geöffnet wird.

Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über Berichte/Drucken kann jeder einzelne Beleg gedruckt bzw. in der Seitenansicht angesehen werden. In der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan kann über einen Mausklick auf das Ergebnis im Feld Anzahl Belege die auf diesen Vertrag gefilterte RE Belegübersicht geöffnet werden.

Hinweis

Bei allen zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt, sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich ist in der Einheit Wirtschaftsplan im Feld Anzahl Empfänger ersichtlich, wie viele Empfänger den Wirtschaftsplan erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld gelangt man in die RE Belegempfänger Übersicht.

Hier werden, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Über den Datensatz kann die RE Belegempfänger Karte geöffnet werden.

Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Sollen spätere Änderungen am Kontakt übernommen werden, z. B. wegen Namensänderung, sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem, welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf dem Wirtschaftsplan die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden deren Daten zusätzlich im Wirtschaftsplan angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandatszuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht (Inforegister Bearbeitungsstatus/Feldergebnis Belege erzeugt) wird der RE Beleg geöffnet. In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Zeilen, die zu Tabellen gehören sind für die Bearbeitung gesperrt, Vortexte und Nachtexte können bearbeitet werden solange die Freigabe für Druck im Register Bearbeitungsstatus noch nicht auf Ja gesetzt wurde.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Bei Bedarf kann ein manueller Seitenwechsel eingefügt werden. Dazu wird die entsprechende Zeile markiert und im Inforegister Belegzeilen auf die Funktion Seitenwechsel einfügen geklickt. Es wird vor die markierte Zeile eine neue Zeile eingefügt, die die Information [NEUE SEITE] enthält. Daran erkennt RELion, wo beim Druck des Belegs eine neue Seite begonnen werden soll. Wurde der Dokument Titel einer Anlage zum Wirtschaftsplan manuell geändert, können im Bericht Typ Anschreiben im Menüband über Anlagen aktualisieren die Änderungen in den Anlagenblock übernommen werden.

In der RE Belegübersicht können ebenfalls im Menü über Anlagen aktualisieren diese Änderungen übernommen werden.

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belegen können in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellt werden. Dazu wird die Zeile markiert, deren Debitor einen zusätzlichen Beleg erhalten soll, und über Belegkopf erstellen der Assistent Neuen Belegkopf erstellen gestartet. Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zum Wirtschaftsplan und zur aktuellen RE Belegnr. angezeigt, an die das Dokument angehängt wird:

Mit Weiter gelangt man auf die Seite 2 des Assistenten mit dem Dateiimport:

Hier wird im Feld Dateianhang Name das gewünschte PDF ausgewählt. Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Danach wird noch bei Bedarf das entsprechende Belegdatum angegeben, dies wird nur intern gespeichert. Mit Weiter gelangt man zur dritten Seite des Assistenten.

Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Seitenansicht

Bevor der Wirtschaftsplan ausgedruckt wird, können die einzelnen Belege in der Seitenansicht überprüft werden. Dazu wird bei den einzelnen RE Belegen über Berichte/Drucken der jeweilige Bericht aufgerufen. Hier kann dann über Vorschau die Druckvorschau geöffnet werden:

Wenn die Freigabe für den Druck noch nicht gegeben ist, wird ein vorläufiger Druck des Wirtschaftsplans erstellt. Auch archivieren ist ohne Freigabe zum Druck nicht möglich.

PDF-Stapeldruck

In Wirtschaftsplan Objekt Karte wird zum Ausdruck der erzeugten Belege über Drucken die RE Berichtsauswahl geöffnet. Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF-Stapeldruck zusammengefügt. Damit kann bestimmt werden, ob der gesamte Wirtschaftsplan mit allen Anlagen über den Bericht 5052546 PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Bericht 5164010 RE Beleg Brief ausgedruckt werden sollen. Der Bericht 5052546 PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan wird markiert und mit OK geöffnet.

In diesem Fall wird nicht archiviert, da das Archivsystem nicht aktiviert ist.

Bei der Verarbeitung wird der Wirtschaftsplan nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei kann dann im Anschluss gedruckt und/oder gespeichert werden. Im Inforegister Optionen kann ein Drucker im Feld Druckaufbereitung für ausgewählt werden. Damit lässt sich die Information hinterlegen, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern das optionale Deckblatt mit erzeugt wird. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet. In dem erzeugten PDF kann dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigiert werden.

Nachberechnung

Wenn ein Wirtschaftsplan für ein laufendes Wirtschaftsjahr erstellt wird, können die bereits laufenden Planungsperioden korrigiert werden. In diesem Fall wird der Vorauszahlungsbetrag für den Nachberechnungszeitraum mit den tatsächlich sollgestellten Beträgen verglichen und die Differenz beim Buchen der Nachberechnung in ein Buchblatt gestellt.

Hinweis

Bei der Erstellung einer Nachberechnung ist darauf zu achten, dass in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Allgemein im Feld Sollstellung ab das Datum eingetragen ist, zu dem die nächste Sollstellung erstellt werden soll.

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird, bevor der Wirtschaftsplan berechnet wird, im Inforegister Nachberechnung das Feld Nachberechnung aktiviert. Dadurch wird das Feld Nachberechnung ab aktiv. Hier wird das Datum eingegeben, ab dem die Nachberechnung wirksam werden soll (z. B. 01.01.2019).

Nachberechnung drucken

Beim Druck des Wirtschaftsplans, wird bei aktiver Nachberechnung im detaillierten Wirtschaftsplan pro Abrechnungsart ein eigener Block angedruckt. Dort werden die bei der Nachberechnung zu berücksichtigenden, bereits geforderten Sollstellungen ausgewiesen. Die neuen Vorauszahlungen werden dargestellt und die bereits sollgestellten Beträge abgezogen. Der dabei entstehende Differenzbetrag wird dann beim Buchen der Nachberechnung ins Buch.-Blatt gestellt.

Hinweis

Beim Erzeugen der Belege werden die Nachberechnungen jeweils aktualisiert. Es ist deswegen zwingend erforderlich, dass vor dem Buchen der Nachberechnung die Belege neu erzeugt werden, falls in der Zwischenzeit neue Sollstellungen gebucht wurden.

Beispiel: Der erste Ausdruck des Wirtschaftsplans war am 14.08.16. Der Wirtschaftsplan wurde noch nicht gebucht, am 01.09.16 findet die Sollstellung für den September statt. Im Wirtschaftsplan werden noch einige Werte angepasst sodass der endgültige Wirtschaftsplan erst am 29.09.16 gedruckt und versandt wird. In diesem Falle wird beim Erzeugen der Belege die Nachberechnung aktualisiert. D. h., die Sollstellung vom 01.09.16 wird mitberücksichtigt. Es ist jeweils zu prüfen ob auch der Nachberechnungszeitraum nachträglich angepasst werden muss.

Nachberechnung buchen

Um die ermittelte Nachberechnung zu buchen, wird aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Wirtschaftsplan Objekt Karte über Nachberechnung buchen der Bericht Wirtschaftsplan Nachberechnung buchen gestartet. Über die Felder Buch.-Blatt Vorlagenname und Buch.-Blatt Name im Inforegister Optionen wird bestimmt, in welches Buchblatt die Differenzen eingestellt werden sollen. Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

Nach Beendigung des Vorgangs wird die Buch.-Blatt Vorlage geöffnet. Das zuvor angegebene Buch.-Blatt wird ausgewählt, um die eingestellten Differenzen zu überprüfen und zu buchen.

Vertragswechsel nachtragen

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass ein Vertragswechsel erst dann bekannt wird, wenn die Wirtschaftspläne bereits soweit bearbeitet sind, dass bereits die Belege erzeugt worden sind.

1. Die Tabelle Wirtschaftspläne wird geöffnet.
2. Die Wirtschaftsplan Objekt Karte des zu bearbeitenden Wirtschaftsplans wird geöffnet.

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird im Menüband über Vertragswechsel nachtragen der Bericht Wirtschaftsplan Vertragswechsel nachtragen geöffnet. Mit dem Bericht kann für eine oder mehrere Wirtschaftspläne geprüft werden, ob Vertragswechsel nachzutragen sind. Zunächst wird geprüft, ob die Wirtschaftspläne bereits berechnet sind und die Belege erzeugt wurden. In den Wirtschaftsplanzeilen muss mindestens eine Abrechnungsart vorkommen, die auf den aktuellen Vertragspartner umgelegt wird. Ist dies der Fall werden die Einheiten untersucht und neue Einheitenverträge in die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan nachgetragen. Die Wirtschaftsplanposten werden auf die neue Einheit übertragen und anschließend für die alte und neue Einheit die Belege neu erzeugt.

Hinweis

Zu beachten ist, dass ggf. manuell angefügte Belege nicht auf die neue Einheit übertragen werden!

Ergebnisse löschen

Im Menü der Wirtschaftsplan Objekt Karte können im Menüband mit der Funktion Wirtschaftsplan Ergebnisse löschen die Ergebnisse eines erstellten Wirtschaftsplans gelöscht werden. Der Aufruf der Funktion öffnet eine Sicherheitsabfrage:

Hinweis

Dieser Aufruf kann nur gestartet werden, wenn die Belege noch nicht erzeugt sind. Die Ergebnisse können auch gelöscht werden, indem das Feld Wirtschaftsplan berechnet auf der Wirtschaftsplan Objekt Karte durch Anklicken zurückgesetzt wird.

Einheitenstorno

Der Einheitenvertragsstorno wird durch den vorhandenen Wirtschaftsplan zu Einheitenverträgen blockiert. Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Wirtschaftspläne zu der betroffenen Einheit erstellt, wird der Storno blockiert. Sollte der Wirtschaftsplan noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss er so weit zurückgesetzt werden, dass die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan leer ist. Dazu bitte in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein setzen.

Wenn im Wirtschaftsplan bereits Sollstellungen erstellt worden sind, ggf. Nachberechnungen gebucht wurden und der Wirtschaftsplan gesperrt ist, muss dies über die Storno-Funktion in der Seite Einheit Wirtschaftsplan durchgeführt werden.

Die betroffene Einheit Wirtschaftsplan wird mit den darunter liegenden Berechnungsergebnissen und Belegen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Wirtschaftsplan gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung des betroffenen Wirtschaftsplans ist nicht mehr möglich, er bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Wirtschaftspläne ist möglich.

In der Seite Einheit Wirtschaftsplan wird die gewünschte Einheit ausgewählt und die Aktion Storno gestartet:

Es erscheint eine detaillierte Aufzählung, welche Folgen der Storno der Einheit Wirtschaftsplan hat:

Wird die Aktion mit Ja bestätigt, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus dem Wirtschaftsplan entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Wirtschaftsplan Stornierte Einheiten geschrieben.

Diese finden sich in der Wirtschaftsplankarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten.

Anschließend kann der Storno im Vertrag erneut gestartet werden.

Datenpool

Einführung

Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel aufgeführt.

1. Der Einstieg in RELion erfolgt neu, benötigt werden aber für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.

2. Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das die Abrechnung noch für das vergangene Jahr benötigt wird.

3. Es wird mit dem Kredit Manager (Fa. Lang) gearbeitet. Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.

In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.

Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen

Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.

Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.

Unterjährige Übernahmen

Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, teilweise müssen Werte aus dem Vorsystem übernommen werden, teilweise ist bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt worden. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.

Vorbereitung

Bevor mit dem Datenpool begonnen wird, wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool eingeblendet.

In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.

Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.

Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.

Aufwand Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.

Dabei ist darauf zu achten, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.

Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert. Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.

Darlehenswerte für Wirtschaftsplan

Beispiel:

Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen

Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung)beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.

Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.

Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.

In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, Quelle Objektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss „Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.

Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld „Nicht umlagefähig“ auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.

Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.