DATEV Connector
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Einführung
Der RELion DATEV Connector ist ein Modul, der erweitert die Funktionalitäten der Sievers© Exportschnittstelle zu DATEV (https://www.sievers-group.com/datev-schnittstelle) von der SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG.
In Microsoft Dynamics Business Central stellt ein Mandant eine Gesellschaft dar. Die DATEV-Schnittstelle vom Hersteller SIEVERS exportiert grundsätzlich alle Stammdaten und Posten aus einem Mandanten und läuft in ihrer Formalprüfung auch immer alle Stammdatensätze durch.
Durch die Branchenlösung RELion ist es ermöglicht worden, mehrere Gesellschaften innerhalb eines Mandanten zu buchen. Die Gesellschaften sind im RELion durch die Zuständigkeitseinheit gekennzeichnet. Das Kontenmapping für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren kann pro Zuständigkeitseinheit definiert werden, um die Daten für den jeweiligen Empfänger aufzubereiten. Der Export lässt sich auf die Daten einer oder mehrere Zuständigkeitseinheiten filtern. Bei teiloptierten Objekten ist der Bruttoexport der DATEV-Schnittstelle nicht sinnvoll nutzbar. Hier muss mit der Netto-Methode gearbeitet werden. Der allgemeine Arbeitsprozess ist:
- DATEV Empfänger anlegen für jede Zuständigkeitseinheit
- DATEV Einrichtung für jeden Empfänger erstellen
- RE Datev Kontenplan Mapping für jeden Empfänger einrichten
- RE Datev Debitoren Export Mapping für jeden Empfänger einrichten
- RE Datev Kreditoren Export Mapping für jeden Empfänger einrichten
- RE Formalprüfung ausführen
- RE Datev Export ausführen
Suchoptionen
Alle DATEV Funktionen sind im Webclient über die Suchfunktion aufrufbar.
Zusätzlich können die Funktionen aus dem RELion Menü ausgeführt werden.
Berechtigungssätze
Es gibt zwei DATEV Berechtigungssätze, einen von SIEVERS SNS DATEV PERMISSION und einen von RELion – RELDTV PERMISSION.
Diese Sätze müssen jedem Benutzer hinzugefügt werden, der mit dem DATEV Connector arbeitet und keine SUPER Rechte hat. Wenn in Ihrem System die Schnittstelle SIEVERS DATEV Buchungsdatenservice installiert ist, muss zusätzlich der Berechtigungssatz SNC DATEV BUCHUNGSDA hinzugefügt werden. Außerdem ist es erforderlich, die zwei Microsoft Standard Berechtigungssätze D365 AUTOMATION und EXTEN: MGT: - ADMIN hinzuzufügen, damit der Benutzer buchen kann.
Einrichtung
RE Datev Einrichtung
Mithilfe der Einrichtung wird das Ausführen des SIEVERS DATEV Export gesteuert. Wenn die Option SNC-Datev Export zulassen nicht aktiviert ist, ist kein Export mithilfe der Funktion SIEVERS DATEV Export möglich.
Auch die SIEVERS-DATEV-Benachrichtigung Sie haben SIEVERS DATEV bisher nicht eingerichtet. Sie können dies nun erledigen. wird beim Öffnen der DATEV Einrichtung nicht angezeigt.
Die beiden weiteren Felder aus der Gruppe RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren synchronisieren steuern, ob neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch oder manuell eingerichtet werden.
Soll der Suchzeitraum durch Benutzer ab einem bestimmten Datum begrenzt werden, ist dieses Datum im Feld Aktualisieren der RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren ab zu hinterlegen.
Hinweis
Bei der erstmaligen Einrichtung eines neuen RE Datev‑Empfängers muss dieses Feld leer bleiben. Andernfalls werden nicht alle RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren den entsprechenden Konto‑, Debitoren‑ und Kreditorenkontomappings hinzugefügt.
RE DATEV Empfänger
Die Liste der DATEV-Empfänger ist die zentrale Stelle, von der aus die DATEV-Schnittstelle für RELion eingerichtet und bedient wird.
Der DATEV Empfänger wird definiert über einen Code im Feld DATEV-Empfänger Code und eine frei definierbare Beschreibung. Im Feld Zuständigkeitseinheit können Sie die ZE auswählen.
DATEV Einrichtung erstellen
Für jeden DATEV‑Empfänger ist eine eigene Einrichtung anzulegen und zuzuordnen. Die Anlage erfolgt über die Funktion Datev Einrichtungen.
Eine neue Einrichtung mit Standardoptionen wird automatisch erstellt.
In der Einrichtung sind die Einstellungen in den Bereichen Allgemein und Export zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Insbesondere ist der Wert des Feldes RE DATEV Empfänger: DATEV Kontonummernlänge zu prüfen.
In diesem Feld ist für jeden Empfänger die jeweilige DATEV Kontonummernlänge zu hinterlegen. Der eingetragene Wert kann von der globalen DATEV Kontonummernlänge der SIEVERS abweichen und wird ausschließlich beim RE DATEV‑Export pro Zuständigkeit berücksichtigt.
Vor dem RE Datev Export sind folgende Felder einzurichten:
- Datev Empfänger Kontomapping
- DebitorenKontomapping
- KreditorenKontomapping
Zu beachten ist, dass alle Einrichtungen empfängerbezogen gespeichert werden. Bei mehreren Empfängern ist die Konfiguration jeweils separat vorzunehmen.
Hinweis
Der Wert des Feldes Datev Kontonummernlänge muss in jeder Datev Einrichtung für jeden RELion Datev Empfänger gleich sein.
Ein weiteres Feld ist die RE Datev Empfänger: Datev Steuerschlüssellänge.
In diesem Feld ist für jeden Empfänger die Länge des DATEV-Steuerschlüssels anzugeben. Der Wert kann von der in SIEVERS hinterlegten Länge des DATEV-Steuerschlüssels abweichen und wird ausschließlich beim RE DATEV Export je Zuständigkeit verwendet.
Tipp
Aktivieren Sie die Option Buchungsbeschreibung mit mehr als 60 Zeichen kürzen in jeder Datev Einrichtung und für jeden RELion Datev Empfänger.
RE Datev Kontenplan Mapping
Für jeden DATEV-Empfänger muss die Tabelle RE Datev Kontenplan Mapping eingerichtet werden. Dazu wird die Funktion Kontomapping ausführen geöffnet.
Beim erstmaligen Aufruf der Seite werden die in der ZE gebuchten Konten automatisch initialisiert, sofern das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten in der RE Datev Einrichtung aktiviert ist. Der DATEV Empfänger ist dabei bereits vorgefiltert.
Ist das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten nicht aktiviert, muss die Einrichtung neuer RE Datev‑Konten manuell über die Aktion Neue RE Datev‑Konten einrichten gestartet werden.
Hinweis
Bei der erstmaligen Einrichtung eines neuen RE DATEV‑Empfängers ist darauf zu achten, dass das Feld Aktualisieren der RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren ab in der RE Datev‑Einrichtung leer bleibt.
Nach Abschluss der erstmaligen Einrichtung der RE DATEV‑Konten kann in diesem Feld ein gewünschtes Datum hinterlegt werden, um die Performance zu verbessern.
Die DATEV Kontoart und die DATEV Kontonr. können Sie nun einrichten.
Diese Arbeiten nehmen Sie für jeden DATEV-Empfänger vor, auch dann, wenn für alle Empfänger mit der gleichen Einrichtung gearbeitet werden soll. Diese Einrichtung ersetzt die übliche DATEV-Einrichtung am Sachkontostammdaten.
Über die Funktion Sachkonten ergänzen können Sie ein Sachkonto dem RE Datev Kontenplan Mapping hinzufügen.
Diese Ergänzung kann notwendig sein, wenn das Konto für DATEV von Bedeutung ist aber in RELion noch nichts gebucht wurde. (z. B., wenn Kontonr. Saldenverrechnung dem DATEV Einrichtung hinzugefügt wird).
RE Datev Debitoren Export Mapping
Für jeden DATEV-Empfänger muss die Tabelle RE Datev Debitoren Export Mapping eingerichtet werden. Dazu wählen Sie die Funktion DebitorenKontomapping.
Die Einrichtung der Tabelle für die Debitoren erfolgt analog der Einrichtung RE Datev Kontenplan Mapping.
Beim erstmaligen Aufruf der Seite werden die in der ZE gebuchten Konten automatisch initialisiert, sofern das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten in der RE Datev Einrichtung aktiviert ist. Der DATEV Empfänger ist dabei bereits vorgefiltert.
Ist das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten nicht aktiviert, muss die Einrichtung neuer RE‑Datev‑Konten manuell über die Aktion Neue RE Datev‑Konten einrichten gestartet werden.
Hinweis
Bei der erstmaligen Einrichtung eines neuen RE DATEV‑Empfängers ist darauf zu achten, dass das Feld Aktualisieren der RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren ab in der RE Datev‑Einrichtung leer bleibt.
Nach Abschluss der erstmaligen Einrichtung der RE Debitoren kann in diesem Feld ein gewünschtes Datum hinterlegt werden, um die Performance zu verbessern.
Die Datev Kontennummern können entweder manuell zugewiesen oder durch Hilfsfunktionen angereichert werden:
Diese Arbeiten nehmen Sie für jeden DATEV-Empfänger vor. Auch dann, wenn für alle Empfänger mit der gleichen Einrichtung gearbeitet werden soll. Diese Einrichtung ersetzt die übliche DATEV-Einrichtung an Debitorenstammdaten. Mit der Funktion Debitoren ergänzen kann ein Debitor dem RE Datev Debitoren Export Mapping hinzugefügt werden.
Diese Ergänzung könnte notwendig sein, wenn eine Ersatz Debitornr. der DATEV Einrichtung hinzugefügt wird:
RE Datev Kreditorenkonten
Für jeden DATEV-Empfänger richten Sie die Tabelle RE Datev Kreditoren Export Mapping ein. Dazu öffnen Sie die Funktion KreditorenKontomapping.
Die Einrichtung der Tabelle für die Kreditoren erfolgt analog der Einrichtung RE Datev Kontenplan Mapping.
Beim erstmaligen Aufruf der Seite werden die in der ZE gebuchten Konten automatisch initialisiert, sofern das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten in der RE Datev Einrichtung aktiviert ist. Der DATEV Empfänger ist dabei bereits vorgefiltert.
Ist das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten nicht aktiviert, muss die Einrichtung neuer RE‑Datev‑Konten manuell über die Aktion Neue RE Datev‑Konten einrichten gestartet werden.
Hinweis
Bei der erstmaligen Einrichtung eines neuen RE DATEV‑Empfängers ist darauf zu achten, dass das Feld Aktualisieren der RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren ab in der RE Datev‑Einrichtung leer bleibt.
Nach Abschluss der erstmaligen Einrichtung der RE Kreditoren kann in diesem Feld ein gewünschtes Datum hinterlegt werden, um die Performance zu verbessern.
Die Konten können entweder manuell zugewiesen oder durch Hilfsfunktionen angereichert werden:
Diese Arbeiten nehmen Sie für jeden DATEV-Empfänger vor. Auch dann, wenn für alle Empfänger mit der gleichen Einrichtung gearbeitet werden soll. Diese Einrichtung ersetzt die übliche DATEV-Einrichtung an Kreditorenstammdaten. Mit der Funktion Kreditoren ergänzen kann ein Kreditor dem RE Datev Kreditoren Export Mapping hinzugefügt werden.
Diese Ergänzung kann notwendig sein, wenn Ersatz Kreditornr. der DATEV Einrichtung hinzugefügt wird.
RE Datev Steuerschlüsselmapping
Der Seite RE DATEV Empfänger wurde um eine neue Einrichtungstabelle Steuerschlüsselmapping ergänzt. Diese Tabelle ist standardmäßig ausgeblendet.
Die fünf Felder der neuen Tabelle entsprechen den fünf Feldern mit identischen Bezeichnungen aus der Einrichtung der MwSt.-Buchungsmatrix. Der Unterschied zur Standard MwSt.-Buchungsmatrix besteht darin, dass das RELion Steuerschlüsselmapping ausschließlich mit einer einzelnen Zuständigkeit (ZE) verknüpft ist und für jede ZE separat eingerichtet werden muss.
Beim erstmaligen Aufruf der Seite werden die in der ZE gebuchten Umsatzsteuergruppen automatisch initialisiert, sofern das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten in der RE DATEV Einrichtung aktiviert ist. Der DATEV Empfänger ist dabei bereits vorgefiltert.
Ist das Feld Neue RE Datev‑Konten, RE Debitoren und RE Kreditoren automatisch einrichten nicht aktiviert, muss die Einrichtung neuer RE DATEV Steuerschlüssel manuell über die Aktion Neue RE Datev‑Steuerschlüssel einrichten erfolgen.
Export ausführen
Export der Daten
Um Export der Daten zu starten, führen Sie die Funktion Datev Export durchführen aus.
Die entsprechende DATEV Einrichtung wird geöffnet. Prüfen Sie die Stammdaten vor dem Export über die Funktion RE Formalprüfung.
Es wird geprüft, ob im Kontenmapping des Datev Empfängers jedes Sachkonto, die in der Einrichtung zur DATEV hinterlegten Kontonummernlänge, vorhanden ist. Ist eine DATEV Kontonr. eingetragen, wird nur diese geprüft.
Die Datev Debitoren- und Kreditorennummern müssen mit einer Ziffer von 1 bis 9 beginnen und eine Ziffer länger sein als die Sachkontonummern. Das Feld Name soll in allen Stammdaten einen numerischen Wert enthalten.
Das Ergebnis der Formalprüfung wird als Protokoll angezeigt und überschreibt ein evtl. vorhandenes Protokoll:
Anschließend erscheint eine Mitteilung, dass die Prüfung ohne Fehler beendet wurde.
Mit der Aktion RE Export starten werden die Daten von der DATEV-Einrichtung zum Empfänger exportiert.
Der Ablauf ist, mit Ausnahme der abweichenden Ausgangsposition vom Empfänger aus für den DATEV-Export gegenüber dem Standardprozess nicht anders als gewohnt. Die Exporteinstellungen können vor der Verarbeitung noch angepasst werden:
Die Exportergebnisse werden als Protokoll angezeigt und überschreibt ein evtl. vorhandenes Protokoll. Die Export Datei- wird im Download-Ordner Benutzers Browsers gespeichert. Wenn es mehrere Export-Dateien (Stammdaten, Sachkontobeschriftungen, Buchungen) gibt, werden sie alle in einer ZIP-Datei gesammelt:
DATEV-Abrechnungen
Von der Liste der DATEV-Empfänger ausgehend, kann eine empfängerbezogene Ansicht der durchgeführten Exporte aufgerufen werden:
Hier stehen die gewohnten Daten und Aktionen, wie Annulliere Zeile oder Annulliere letzte Zeile zur Verfügung, mit dem Unterschied, dass diese Funktionen zum gefilterten Empfänger ausgeführt werden.
