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Rechnungen und Gutschriften verknüpfen

Im Arbeitsalltag kann es vorkommen, dass zu einem bestehenden Versorgervertrag nachträglich eine Korrekturrechnung oder eine Gutschrift vom Versorger eingeht. Um diese Belege einem bestehenden kreditorischen Vertrag zuzuordnen, steht in den relevanten Einkaufsbelegen die Funktion Kreditorischen Vertrag verknüpfen zur Verfügung.

Diese Funktion ermöglicht eine nachträgliche manuelle Zuordnung, sofern eine automatische Verknüpfung über eine Dauerzahlung (wie bei Vorauszahlungsverträgen üblich) nicht erfolgen konnte.

Folgende Belegarten können nachträglich einem kreditorischen Versorgervertrag zugeordnet werden:

• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Gebuchte Einkaufsrechnung
• Gebuchte Einkaufsgutschrift

Die Zuordnung erfolgt jeweils direkt aus dem betreffenden Einkaufsbeleg heraus.

Vorgehensweise zur Verknüpfung

• Öffnen des relevanten Einkaufsbelegs (z. B. Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift).
• Aufruf der Schaltfläche Kreditorischen Vertrag verknüpfen.
• Auswahl eines passenden kreditorischen Vertrags aus der angezeigten Liste.
• Bestätigung der Auswahl zur Herstellung der Verknüpfung.

Nach erfolgreicher Zuordnung ist der Einkaufsbeleg mit dem ausgewählten Vertrag verknüpft.

Auswahl der kreditorischen Verträge

Beim Aufruf der Funktion wird eine Liste aller aktiven kreditorischen Verträge angezeigt, die:

• zum aktuellen Datum nicht beendet sind und
• derselben Zuständigkeitseinheit (ZE) zugeordnet sind wie der Einkaufsbeleg.

Dabei ist es unerheblich, welchem Objekt innerhalb der ZE der Vertrag zugeordnet ist. Zur besseren Übersicht kann die Vertragsliste zusätzlich nach Vertragsklassen gefiltert werden.

Hinweis

Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf Ebene des Vertragskopfes. Eine Zuordnung zu einzelnen Vertragszeilen ist bewusst nicht vorgesehen, da Versorgerverträge aktuell nicht mehrere Einkaufsbelege pro Vertragszeile unterstützen.

Entfernen einer bestehenden Verknüpfung

Wenn eine bestehende Verknüpfung zwischen einem Einkaufsbeleg und einem kreditorischen Vertrag entfernt werden soll, ist wie folgt vorzugehen:

• Öffnen des betreffenden Einkaufsbelegs.
• Aufruf der Funktion Kreditorischen Vertrag verknüpfen.
• Entfernen der bestehenden Vertragszuordnung (z. B. durch Leeren des Feldes oder Auswahl der Option Verknüpfung entfernen, abhängig von der Systemausprägung).
• Speichern des Einkaufsbelegs.

Nach dem Speichern besteht keine Verknüpfung mehr zwischen dem Einkaufsbeleg und dem kreditorischen Vertrag.

Besonderheiten bei Vorauszahlungsverträgen

Handelt es sich bei dem ausgewählten Vertrag um einen Vorauszahlungsvertrag, wird folgende Meldung angezeigt:

„Die Verknüpfung zu einem kreditorischen Vertrag kann nicht mehr geändert werden, da es sich bei dem Vertrag um einen Vorauszahlungsvertrag handelt. Gegebenenfalls ist hier bereits eine Dauerzahlung erstellt worden. Eine Änderung der Verknüpfung ist in diesem Fall nur von der Dauerzahlung aus möglich und nur, wenn Sie die Funktion ‚Vertrag fortschreiben‘ aus der Dauerzahlung noch nicht ausgeführt haben.“

In diesem Fall gilt:

• Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf Vertragskopfebene.
• Eine Änderung oder Neuverknüpfung ist nur über den Prozess aus der Dauerzahlung heraus möglich.
• Eine Verknüpfung mit einzelnen Vertragszeilen ist ausschließlich über die Dauerzahlung vorgesehen.

Word-Seriendruck

Für kreditorische Verträge steht ein Word-Seriendruck zur Verfügung, mit dem sich auf Basis von Word-Vorlagen Serienbriefe aus den Vertragsdaten erzeugen lassen. Die Funktion arbeitet nach demselben Prinzip wie die bereits bestehende Word-Integration im Dienstleistungsvertrag.

Die Funktion steht im Menü Aktionen → Word Integration sowohl auf der Übersicht als auch auf der Karte der kreditorischen Verträge zur Verfügung.

Die Funktion steht für alle Vertragsklassen zur Verfügung (z. B. Versorgervertrag, Servicevertrag).

Seriendruck durchführen

• Markieren eines oder mehrerer Verträge auf der Übersicht der kreditorischen Verträge.
• Aufruf der Aktion Word-Vorlagen: Die Daten der markierten Verträge werden in den Berichtsdatenzwischenspeicher geladen und in einer Übersicht angezeigt.

• Aufruf der Aktion Word-Vorlage anwenden: Öffnet den Word-Vorlagen-Auswahlassistenten, der die ausgewählte Vorlage automatisch mit den geladenen Vertragsdaten befüllt.

• Alternativ Aufruf der Aktion Word-Vorlagen mit Barcode: Erzeugt eine Word-Vorlage inklusive Barcode; bei mehreren markierten Verträgen erfolgt die Verarbeitung als Sammeldruck.

Verfügbare Seriendruckfelder

Aus dem Vertragskopf stehen für den Seriendruck unter anderem folgende Felder zur Verfügung:

Vertragsdaten:

• Vertragsnummer
• Kreditor Nr.
• Kreditor Name
• Externe Referenz
• Vertragsart
• Vertragsklasse

Vertragspartner:

• Adresse
• Adresse 2
• Ort
• PLZ-Code
• Länder-/Regionscode
• Kontaktnr.
• Eigentümer/Mieter
• Haupt-Objektnr.
• Zuständigkeitseinheit
• Name Einkäufer

Kündigung:

• Gekündigt am
• Gekündigt zum

Bestehende Dienstleistungsverträge kopieren

DL-Vertrag zu Servicevertrag

Der Bericht DL-Vertrag zu Servicevertrag kopieren überführt Dienstleistungsverträge (Tabelle Mietverträge) in die Struktur der kreditorischen Verträge mit der Vertragsklasse Servicevertrag.

Prozessablauf

• Der Bericht kopiert Verträge der Vertragsklasse Dienstleistungsvertrag in einen neuen Eintrag der Tabelle Kreditorische Verträge. Der Filter Vertragsklasse wird bei diesem Bericht nicht beachtet – systemseitig werden ausschließlich Verträge mit der Vertragsklasse Dienstleistungsvertrag berücksichtigt.
• Für die Vertragsart/-klasse, die der neue kreditorische Vertrag erhalten soll, wird eine Art im Feld Kreditorische Vertragsart ausgewählt.
• Beim Kopiervorgang werden die Informationen des Vertragskopfes und der Zeilen (soweit möglich), Kündigungsdaten, Links, Notizen, Bemerkungen und Attribute übernommen. Die Verlinkungen zu Einkaufsbelegen werden nicht übernommen.
• Es werden alle Dienstleistungsverträge kopiert, die nicht beendet sind. Bereits kopierte Verträge werden bei einem erneuten Ausführen des Berichts übersprungen.

Sobald ein Dienstleistungsvertrag über diesen Bericht kopiert wurde, kann ein neuer Vertrag dieser Art nur noch in der Tabelle Kreditorische Verträge erfasst werden. In der ursprünglichen Tabelle lassen sich kopierte Dienstleistungsverträge nur noch einsehen.

Wichtig

Da sich die Zeilenstruktur des kreditorischen Vertrags von der des DL-Vertrags unterscheidet, ist nach der Migration eine Nachbearbeitung der Zeilen im neuen Vertrag erforderlich. Gegebenenfalls müssen Dauerzahlungen neu erstellt oder Einträge in den Wiederkehrenden Buchblattzeilen gelöscht bzw. beendet werden.

Bericht Kreditorische Verträge

Excellayout für den Bericht

Der Bericht Kreditorische Verträge steht als Excellayout auf der Übersicht Kreditorische Verträge zur Verfügung.

Das Excellayout ist systemseitig als Standardlayout für diesen Bericht hinterlegt. Beim Aufruf des Berichts wird die Ausgabe daher automatisch als Excel-Pivottabelle erzeugt, ohne dass das Layout zusätzlich ausgewählt werden muss.

Aufbau der Pivottabelle:
Die erzeugte Pivottabelle orientiert sich optisch am bekannten Bericht Dienstleistungsverträge (RDLC) und ist damit inhaltlich vergleichbar aufgebaut.

Anwendung

Da die Berichtsdaten direkt als Pivottabelle in Excel bereitgestellt werden, können sie unmittelbar weiterverarbeitet werden – ein zusätzlicher manueller Aufbereitungsschritt entfällt.

Individuelle Anpassung:
Die erzeugte Pivottabelle kann in Excel wie jede andere Pivottabelle individuell erweitert oder angepasst werden, um spezifische Auswertungen zu unterstützen (z. B. zusätzliche Kennzahlen, andere Gruppierungen oder Filter).

Spalten der Pivottabelle

Die zugrundeliegende Datentabelle der Pivottabelle enthält folgende Spalten: