Kreditorsiche Verträge

• 1: Einrichtung und Vertragskarte
• 2: Nachträgliche Verknüpfung von Einkaufsbelegen mit Versorgerverträgen
• 3: Versorgervertrag

1 - Einrichtung und Vertragskarte

Einrichtung

RE‑Vertrag Einrichtung – Inforegister Nummerierung

In diesem Inforegister erfolgt die Auswahl der hinterlegten Nummernserie für kreditorische Verträge. Die Nummernserie ist vorab auf der Seite Nummernserie zu definieren und wird hier dem Vertragstyp zugeordnet.

Vertragsarten

Die Einrichtung kreditorischer Vertragsarten ist erforderlich, um unterschiedliche Vertragstypen innerhalb des Systems eindeutig zu klassifizieren. Über die Lupe wird die Tabelle Kreditorische Vertragsart geöffnet. In dieser Tabelle können – abhängig vom fachlichen Bedarf – verschiedene Vertragsklassen angelegt werden. Diese lassen sich zusätzlich über einen Code weiter untergliedern.

Versorgungstypen

In der Tabelle Versorgungstypen kann eine beliebige Anzahl unterschiedlicher Versorgungsarten angelegt werden. Die hier definierten Versorgungstypen stehen anschließend im kreditorischen Vertrag zur Auswahl zur Verfügung.

Vertragskarte

Die Seite Kreditorische Verträge wird über Tell‑Me (Lupe) geöffnet. Über die Aktion Neu kann ein neuer kreditorischer Vertrag angelegt werden. Ein Assistent unterstützt dabei bei der Eingabe der erforderlichen Vertragsdaten. Wird im Assistenten die Vertragsart „Versorgervertrag“ gewählt, erfolgt vor der finalen Erstellung der Vertragskarte eine Abfrage, ob der Vertrag als Vorauszahlungsvertrag angelegt werden soll. Nur bei Bestätigung mit „Ja“ stehen im Vertrag die Funktionen Dauerzahlung inklusive Schlussrechnung zur Verfügung. Diese Einstellung wird insbesondere für Versorgerverträge empfohlen, bei denen:

eine oder mehrere Abschlagszahlungen im Voraus erfolgen und am Ende der Abrechnungsperiode eine Schlussrechnung oder Schlussgutschrift erstellt wird.

Bitte beachten: Die Funktionalität „Vorauszahlungsvertrag“, einschließlich der Möglichkeit, Dauerzahlungen mit einer Schlussrechnung abzuschließen, steht ausschließlich für die Vertragsklasse „Versorgervertrag“ zur Verfügung. Diese Option kann nur geändert werden, solange noch keine Vertragszeile existiert.

3.1.1 Inforegister Allgemein Das Inforegister Allgemein umfasst folgende Felder und Eingabemöglichkeiten:

BezeichnungBeschreibungNr.Wird automatisch anhand der hinterlegten Nummernserie vergeben. Alternativ kann – je nach Einrichtung – eine manuelle Nummernvergabe erfolgen.Kreditor Nr.Auswahl der gewünschten Kreditorennummer des Vertragspartners.Kreditor NameWird automatisch aus dem gewählten Kreditor übernommen.Externe ReferenzOptionale Angabe der Vertragsnummer des Versorgers.Adresse / Adresse 2 / Ort / PLZ‑Code / Länder‑/RegionscodeAnschrift des Vertragspartners.Eigentümer / MieterKennzeichnung der Vertragszuordnung.Haupt‑Objektnr.Bestimmt die Zuständigkeitseinheit. In den Vertragszeilen können ausschließlich Objekte dieser Einheit ausgewählt werden.ZuständigkeitseinheitWird aus dem Haupt‑Objekt abgeleitet.EinkäufercodeOptionales Zuordnungsmerkmal.VorauszahlungsvertragRelevant ausschließlich für Versorgerverträge.Vertragsart / Vertragsklasse / BeschreibungWerden aus dem Assistenten „Neuen kreditorischen Vertrag erstellen“ automatisch übernommen.Vertragsbeginn / VertragsendeDefinieren den Wirksamkeitszeitraum des Vertrags. Diese Angaben werden in verschiedenen Funktionen und Auswertungen verwendet und müssen der tatsächlichen Vertragslaufzeit entsprechen.

3.1.2 Inforegister Zeilen In den Vertragszeilen können mehrere Leistungen eines Kreditors erfasst werden. Diese Leistungen können sich auf unterschiedliche Objekte beziehen, müssen jedoch derselben Zuständigkeitseinheit (Haupt‑Objekt aus dem Vertragskopf) zugeordnet sein. Übersicht der wichtigsten Felder:

ichnungBeschreibungEigentümer / MieterAuswahl der entsprechenden Kennzeichnung.Objektnr.Auswahl der Objektnummer; sie muss der Eigentümer‑Zuständigkeitseinheit des Haupt‑Objekts entsprechen.Versorgungstyp / BeschreibungAuswahl des zuvor eingerichteten Versorgungstyps.Objektkonto Nr.Hinterlegung der zugehörigen Objektkontonummer.Betrag bruttoBruttobetrag für den gesamten Abrechnungszyklus. Dieser dient gemeinsam mit Abrechnungszyklus und Zahlungsrhythmus als Berechnungsgrundlage für die Dauerzahlung.StartdatumAb diesem Datum ist die Vertragszeile gültig und abrechenbar.Nächstes AbrechnungsdatumStartdatum der nächsten möglichen Abrechnung; dient ebenfalls als Ausgangspunkt für die Erstellung der Dauerzahlung.Ende AbrechnungszyklusDatum, bis zu dem die Dauerzahlung erstellt wird. Wird automatisch gefüllt, sobald ein Abrechnungszyklus hinterlegt ist.AbrechnungszyklusZeitraum, auf den sich der Bruttobetrag bezieht (z. B. 1M = monatlich, 12M = jährlich).ZahlungsrhythmusDatumsformel für den Zahlungsrhythmus (z. B. 1M monatlich, 3M vierteljährlich).EnddatumDatum, bis zu dem die Zeile aktiv und fakturierbar ist.PreisaktualisierungReines Informationsfeld.Dauerzahlung Nr.Wird automatisch gefüllt, sobald über die Aktion Dauerzahlung erstellen eine Dauerzahlung erzeugt wurde. Dient als Verknüpfung zur Dauerzahlungskarte. Aktionen auf Zeilenebene Im Menü Verwalten stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Zeile manuell abschließen Neue Zeile erfassen Zeile löschen

Das manuelle Abschließen einzelner Vertragszeilen ist möglich, sofern dies nicht durch die Erstellung einer Schlussrechnung aus der Dauerzahlung erfolgt (nur bei Versorgerverträgen). Kreditorische Verträge arbeiten mit dem Modul Dauerzahlungen zusammen. Für jede Vertragszeile kann eine Dauerzahlung erzeugt werden, um wiederkehrende Zahlungen abzubilden. Die Erstellung erfolgt über die Aktion Dauerzahlung erstellen. Dabei wird automatisch eine Dauerzahlungskarte mit Terminen und allen relevanten Daten angelegt. Über die Dauerzahlung Nr. oder die Aktion Dauerzahlung öffnen kann diese Karte aufgerufen werden. Weiterführende Informationen sind in der Dokumentation Dauerzahlungen enthalten.

3.1.3 Inforegister Abgeschlossene Zeilen Sobald eine Vertragszeile beendet wird – entweder manuell oder durch Erstellung einer Schlussrechnung (Versorgervertrag) –, wird sie nicht mehr im Inforegister Zeilen, sondern im Register Abgeschlossene Zeilen angezeigt.

3.1.4 Inforegister Zahlung Im Inforegister Zahlung werden bei der Anlage des kreditorischen Vertrags die Zahlungsdaten des gewählten Kreditors automatisch validiert. Abweichende oder ausschließlich vertragsbezogene Zahlungsinformationen können hier gepflegt werden. Diese Daten werden aus dem Vertrag in die zugehörige Dauerzahlung übernommen.

3.1.5 Inforegister Kündigung Der im Feld Gekündigt zum erfasste Wert kann bei Bedarf in den Vertragskopf übernommen werden. Sobald die Felder Gekündigt am und Gekündigt zum ausgefüllt sind, erscheint eine Systemabfrage. Wird diese Abfrage mit Nein beantwortet, bleibt das Feld Vertragsende im Vertragskopf leer.

2 - Nachträgliche Verknüpfung von Einkaufsbelegen mit Versorgerverträgen

Rechnungen und Gutschriften im Nachgang mit kreditorischen Verträgen verknüpfen

Im Arbeitsalltag kann es vorkommen, dass zu einem bestehenden Versorgervertrag nachträglich eine Korrekturrechnung oder eine Gutschrift vom Versorger eingeht. Um diese Belege einem bestehenden kreditorischen Vertrag zuzuordnen, steht in den relevanten Einkaufsbelegen die Funktion „Kreditorischen Vertrag verknüpfen“ zur Verfügung. Diese Funktion ermöglicht eine nachträgliche manuelle Zuordnung, sofern eine automatische Verknüpfung über eine Dauerzahlung (wie bei Vorauszahlungsverträgen üblich) nicht erfolgen konnte.

Folgende Belegarten können nachträglich einem kreditorischen Versorgervertrag zugeordnet werden:

• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Gebuchte Einkaufsrechnung
• Gebuchte Einkaufsgutschrift

Die Zuordnung erfolgt jeweils direkt aus dem betreffenden Einkaufsbeleg heraus.

Vorgehensweise zur Verknüpfung

• Öffnen des relevanten Einkaufsbelegs (z. B. Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift).
• Aufruf der Schaltfläche „Kreditorischen Vertrag verknüpfen“.
• Auswahl eines passenden kreditorischen Vertrags aus der angezeigten Liste.
• Bestätigung der Auswahl zur Herstellung der Verknüpfung.

Nach erfolgreicher Zuordnung ist der Einkaufsbeleg mit dem ausgewählten Vertrag verknüpft.

Auswahl der kreditorischen Verträge

Beim Aufruf der Funktion wird eine Liste aller aktiven kreditorischen Verträge angezeigt, die:

• zum aktuellen Datum nicht beendet sind und
• derselben Zuständigkeitseinheit (ZE) zugeordnet sind wie der Einkaufsbeleg.

Dabei ist es unerheblich, welchem Objekt innerhalb der ZE der Vertrag zugeordnet ist. Zur besseren Übersicht kann die Vertragsliste zusätzlich nach Vertragsklassen gefiltert werden.

Hinweis

Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf Ebene des Vertragskopfes. Eine Zuordnung zu einzelnen Vertragszeilen ist bewusst nicht vorgesehen, da Versorgerverträge aktuell keine mehreren Einkaufsbelege pro Vertragszeile unterstützen.

Entfernen einer bestehenden Verknüpfung

Wenn eine bestehende Verknüpfung zwischen einem Einkaufsbeleg und einem kreditorischen Vertrag entfernt werden soll, ist wie folgt vorzugehen:

• Öffnen des betreffenden Einkaufsbelegs.
• Aufruf der Funktion „Kreditorischen Vertrag verknüpfen“.
• Entfernen der bestehenden Vertragszuordnung (z. B. durch Leeren des Feldes oder Auswahl der - Option „Verknüpfung entfernen“, abhängig von der Systemausprägung).
• Speichern des Einkaufsbelegs.

Nach dem Speichern besteht keine Verknüpfung mehr zwischen dem Einkaufsbeleg und dem kreditorischen Vertrag.

Besonderheiten bei Vorauszahlungsverträgen

Handelt es sich bei dem ausgewählten Vertrag um einen Vorauszahlungsvertrag, wird folgende Meldung angezeigt:

„Die Verknüpfung zu einem kreditorischen Vertrag kann nicht mehr geändert werden, da es sich bei dem Vertrag um einen Vorauszahlungsvertrag handelt. Gegebenenfalls ist hier bereits eine Dauerzahlung erstellt worden. Eine Änderung der Verknüpfung ist in diesem Fall nur von der Dauerzahlung aus möglich und nur, wenn Sie die Funktion ‚Vertrag fortschreiben‘ aus der Dauerzahlung noch nicht ausgeführt haben.“

In diesem Fall gilt:

• Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf Vertragskopfebene.
• Eine Änderung oder Neuverknüpfung ist nur über den Prozess aus der Dauerzahlung heraus möglich.
• Eine Verknüpfung mit einzelnen Vertragszeilen ist ausschließlich über die Dauerzahlung vorgesehen.

3 - Versorgervertrag

Überblick

Mit dem Modul Versorgerverträge steht eine strukturierte Funktionalität zur Verwaltung von Versorgungsverträgen (Strom, Gas, Wasser) zur Verfügung. Sämtliche vertragsrelevanten Informationen, Prozesse sowie Abrechnungen werden digital, konsistent und nachvollziehbar abgebildet. Die Abrechnung eines Versorgervertrags ist dadurch gekennzeichnet, dass sie sich aus regelmäßigen Abschlagszahlungen und einer periodischen Schlussrechnung zusammensetzt. Während der Vertragslaufzeit werden in der Regel monatliche Abschläge geleistet. Diese basieren auf prognostizierten Verbrauchswerten und werden unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch erhoben. Am Ende eines Abrechnungszeitraums erstellt der Versorger eine Schlussrechnung, in der der tatsächlich angefallene Verbrauch anhand von Zählerständen oder Schätzungen ermittelt wird. Die daraus resultierenden Gesamtkosten werden den bereits geleisteten Abschlagszahlungen gegenübergestellt. Abhängig vom Ergebnis ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder eine Gutschrift. Gleichzeitig legt der Versorger auf Basis der ermittelten Verbrauchswerte neue Abschlagsbeträge für die folgende Abrechnungsperiode fest. Besonderheiten ergeben sich daraus, dass Abrechnungszeiträume häufig nicht mit Kalender- oder Nutzungszeiträumen übereinstimmen. Kosten müssen daher teilweise zeitlich oder sachlich abgegrenzt und aufgeteilt werden. Die Kombination aus Vorauszahlungen, verbrauchsabhängiger Schlussabrechnung sowie der Anpassung zukünftiger Abschläge bildet das zentrale Merkmal der Versorgerabrechnung. Die Belieferung mit den genannten Medien erfolgt auf Grundlage von Verträgen mit den jeweiligen Lieferanten. Die im Verlauf einer Abrechnungsperiode eingehende Schlussrechnung wird zentral verarbeitet und mit den bereits geleisteten Vorauszahlungen abgeglichen. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, ob sich aus der Abrechnung eine Nachzahlung oder eine Gutschrift ergibt. Gleichzeitig dient die Schlussrechnung als Grundlage für die Fortschreibung oder Anpassung zukünftiger Abschlagszahlungen. Durch die einheitliche Abbildung aller relevanten Belege und Zahlungsbewegungen entsteht ein konsistenter Überblick über Vorauszahlungen, Schlussabrechnungen und Zahlungsverkehr. Der Anwender wird dabei unterstützt, Abrechnungen korrekt nachzuvollziehen, Zahlungsflüsse transparent zu steuern und den Versorgervertrag über den gesamten Lebenszyklus hinweg übersichtlich zu verwalten. Die Vertragsklasse Versorgervertrag bildet die beschriebenen Funktionalitäten vollständig ab.

Prozessablauf

Der Prozess der Versorgerabrechnung folgt einem klar definierten Ablauf:

Anlage und Pflege des Versorgervertrags Erfassung einer Vertragszeile für die jeweilige Abrechnungsperiode Erstellung einer Dauerzahlung für die Abschlagszahlungen Verbuchung der regelmäßigen Abschläge Zuordnung und Abstimmung der Schlussrechnung bzw. Gutschrift Fortschreibung des Vertrags und Generierung einer neuen Vertragszeile Erstellung einer neuen Dauerzahlung für die Folgeperiode

[Abbildung: Übersichtlicher Prozessablauf Versorgervertrag]

Dauerzahlung erstellen

Charakteristisch für einen Versorgervertrag ist die Abrechnung über Abschlagszahlungen mit einer Schlussrechnung am Ende der Abrechnungsperiode. Für jede Schlussrechnung wird im Versorgervertrag eine eigene Vertragszeile angelegt. Empfehlung: Pro eingegangener Schlussrechnung sollte eine separate Vertragszeile verwendet werden. Nach Erfassung aller erforderlichen Informationen im Vertragskopf sowie in der jeweiligen Vertragszeile wird eine Dauerzahlung erstellt. Wesentliche Felder hierfür sind:

Betrag brutto Nächstes Abrechnungsdatum Ende Abrechnungszyklus Abrechnungszyklus Zahlungsrhythmus

Diese Angaben bilden die Grundlage für die Ermittlung und Buchung der Abschlagszahlungen. Kann der Gesamtbetrag nicht gleichmäßig auf die einzelnen Zahlungstermine verteilt werden, entstehen bei einzelnen Terminen Abweichungen. Die im Inforegister „Zahlung“ hinterlegten Informationen werden ebenfalls in die Dauerzahlung übernommen. Das Feld „Nächstes Abrechnungsdatum“ definiert sowohl das erste Buchungsdatum als auch den zugehörigen Leistungszeitraum. Die erstellte Dauerzahlung kann nachträglich bearbeitet werden. Nach der Freigabe werden die einzelnen Zahlungstermine gebucht. Die weitere Verarbeitung erfolgt über das Modul „Dauerzahlung“ gemäß dem Standardprozess.

Dauerzahlung – Einkaufsbeleg zuordnen und abstimmen

Am Ende der Abrechnungsperiode geht eine Schlussrechnung oder eine Gutschrift des Versorgers ein. Dieser Beleg wird über die bestehende Dauerzahlung verarbeitet. Hierfür steht die Aktion „EK‑Beleg zuordnen und abstimmen“ oder alternativ „EK‑Beleg zuordnen“ zur Verfügung. Nach der Zuordnung ist die Dauerzahlung mit dem Einkaufsbeleg verknüpft. Der Beleg kann direkt aus der Dauerzahlung heraus geöffnet werden. Zur weiteren Verarbeitung der Schlussrechnung wird die Aktion „Schlussrechnung abstimmen“ verwendet. Dabei öffnet sich eine Eingabemaske, in der folgende Informationen erfasst werden:

Werte der abgerechneten Periode Neue Abschlagszahlungen für die folgende Abrechnungsperiode

Diese Angaben dienen sowohl der fachlichen Prüfung der Schlussrechnung als auch der Vorbereitung einer neuen Vertragszeile für die nächste Abrechnungsperiode inklusive neuer Dauerzahlung. Im Anschluss kann automatisch eine neue Vertragszeile für die Folgeperiode angelegt werden. Die grün umrandeten Felder dienen ausschließlich der Belegprüfung und sind optional. Die orange markierten Felder sind Pflichtfelder und für den Prozess zwingend erforderlich. Nach Bestätigung mit OK erfolgt eine Abfrage, ob die erfassten Werte in die Schlussrechnung übernommen werden sollen. Bei Auswahl von Ja kann die Aktion „Schlussrechnung abstimmen“ bei Bedarf erneut aufgerufen werden, um Korrekturen vorzunehmen. Eine erneute Zuordnung zu einem anderen Einkaufsbeleg ist danach nicht mehr möglich. Die eingegebenen Informationen werden in der Dauerzahlung gespeichert und in einer FactBox angezeigt. Zusätzlich werden die Informationen im Einkaufsbeleg hinterlegt, einschließlich der Vertragsnummer. Befindet sich der Beleg im Genehmigungsprozess, stehen diese Informationen auch dem Genehmiger zur Verfügung. Die Aktion kann mehrfach ausgeführt werden. Nach der Fortschreibung des Vertrags sind an dieser Stelle keine Änderungen mehr möglich.

Dauerzahlung – Vertrag fortschreiben

Zur Generierung einer neuen Vertragszeile wird in der Dauerzahlung die Aktion „Vertrag fortschreiben“ gewählt. Die abgerechnete Vertragszeile wird dabei als abgeschlossen gekennzeichnet und in den Bereich „Abgeschlossene Zeilen“ verschoben. Gleichzeitig wird eine neue Vertragszeile erzeugt, die auf den Daten der vorherigen Zeile basiert und die im Rahmen der Schlussrechnung erfassten Informationen übernimmt. Anschließend wird für diese neue Vertragszeile erneut eine Dauerzahlung erstellt und der Prozess beginnt von vorn. Es wird vorausgesetzt, dass der Rechnungsbetrag der Schlussrechnung bzw. der Gutschrift dem tatsächlich zu zahlenden Betrag entspricht. Die Rechnung durchläuft den regulären Prozess aus Genehmigung, Buchung und Zahlung. Für Gutschriften gilt derselbe Ablauf. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift mit der nächsten Dauerzahlung zu verrechnen. In diesem Fall werden die Abschlagszahlungen der neuen Dauerzahlung entsprechend reduziert. Wird eine neue Dauerzahlung aus einer Vertragszeile erstellt, die durch „Vertrag fortschreiben“ generiert wurde, prüft das System automatisch, ob noch offene Gutschriften aus der letzten Schlussrechnung bestehen. Ist dies der Fall, wird eine Abfrage angezeigt. Der Anwender entscheidet, ob die Gutschrift mit der neuen Dauerzahlung verrechnet werden soll. Bei Auswahl werden die ersten Abschläge entsprechend reduziert.

Versorgervertrag – Inforegister Zähler

Über das Feld „Zählerstamm Nr.“ wird die Liste der verfügbaren Zählerstämme geöffnet. Der gewünschte Zähler kann dort ausgewählt werden. Die zugehörigen Felder im Versorgervertrag werden automatisch aus der Zählerstammkarte übernommen. Dabei wird der zuletzt gültige Ablesewert berücksichtigt. Auf der Zählerstammkarte wird im Register „Belege“ der zugehörige kreditorische Vertrag hinterlegt.