Rechtsfallverwaltung

Einführung

Das Modul dient der strukturierten Erfassung und Nachverfolgung von Rechtsfällen im System. Alle Streitfälle werden zentral dokumentiert und – sofern möglich – bestehenden Verträgen zugeordnet.

Die Auswertung erfolgt nach Verfahrensart und Bearbeitungsstatus. Forderungsbezogene Rechtsfälle können zusätzlich mit Debitorenposten verknüpft werden. Die Steuerung erfolgt über Einrichtungstabellen für Verfahrensarten und Status. Statusänderungen werden revisionssicher protokolliert und bilden den zeitlichen Verlauf eines Rechtsfalls ab.

Der Funktionsumfang des Moduls beschränkt sich auf die Dokumentation und Verwaltung von Rechtsfällen; zusätzliche fachliche oder prozessuale Funktionen sind nicht enthalten.

Nutzung der Funktion

Typen und Status einrichten

Es wird empfohlen, für Verfahrensarten und Status ausreichend große Nummernabstände vorzusehen. Zusätzlich sollten die Status nummeriert werden, um eine fachlich sinnvolle und stabile Sortierung sicherzustellen.

Die zugrunde liegenden Verfahrensarten werden in einer eigenständigen Tabelle verwaltet.

In der Zahlungsverkehr Einrichtung, im Inforegister Forderungsmanagement, werden diese Verfahrensarten für die Filterung der Anzahl offener Räumungsklagen sowie für die Anzeige im Rollencenter hinterlegt.

Der Eintrag Anzahl offene Räumungsklagen definiert den Filter für die zweite Kachel der Rechtsfälle Räumungsklagen basierend auf den fünf dort hinterlegten Werten. Dieser Filter wird identisch für den entsprechenden Link an den Mietverträgen verwendet. Begriffe, die in der Einrichtung unter Rollencenter hinterlegt sind, dienen der Filterung weiterer Kacheln im Rollencenter im Bereich der Rechtsfälle.

Rollencenter

Für die Rechtsfallverwaltung steht ein eigenes Rollencenter zur Verfügung, das auf die in der Einrichtung definierten Rechtsfalltypen abgestimmt ist. Es zeigt Kündigungsvorschläge nach gesetzlicher Norm sowie Rechtsfälle zu vordefinierten Verfahrensarten an.

Im oberen Bereich des Rollencenters sind die wichtigsten Funktionen des Forderungsmanagements kompakt zusammengefasst und direkt aufrufbar. Alle zugehörigen Seiten sind zusätzlich jederzeit über die Suchfunktion erreichbar.

Darüber hinaus sind zentrale Funktionen des Forderungsmanagements auch im Rollencenter der Objektbuchhaltung integriert, um einen schnellen Zugriff auf wesentliche Aktivitäten zu ermöglichen.

Übersichtsliste Rechtsfälle

In der Übersichtsliste der Rechtsfälle werden alle fachlich relevanten Spalten mit Ausnahme der fortlaufenden Nummer angezeigt. Ergänzend stehen Infoboxen mit Informationen zum Zahlungsverkehr sowie zum zugehörigen Vertrag zur Verfügung. Diese ermöglichen eine direkte Einsicht in weiterführende Kontextinformationen.

Eingabekarte Rechtsfälle

Die Eingabekarte ermöglicht das Anlegen, Ändern und Löschen von Rechtsfällen. Dabei gelten folgende fachliche und systemseitige Regeln:

• Die Objektnummer ist ein Pflichtfeld. Es können ausschließlich Mietobjekte ausgewählt werden.
• Die Vertragsnummer muss dem ausgewählten Objekt zugeordnet werden.
• Die Kontakt-Nr. muss einem Kontakt des ausgewählten Vertrages entsprechen.
• Die Debitorennummer wird automatisch aus dem Vertrag übernommen.
• Der Bearbeiter wird anhand der in der Einrichtung hinterlegten Rolle aus dem Objekt ermittelt und bei Zuordnung des Vertrages automatisch in das Feld Rechtsfall Bearbeiter übernommen.
• Das Feld Aktenzeichen RA enthält das Aktenzeichen des Rechtsanwalts und kann initial leer bleiben.

Die fortlaufende Nummer dient der eindeutigen Identifikation des Rechtsfalls. Nach Eingabe oder Änderung des Feldes aktueller Status wird automatisch ein Eintrag in der Tabelle Statushistorie erzeugt. Statuswechsel sind dort vollständig und nachvollziehbar dokumentiert.

Hinweise

Anwalt‑Kreditoren benötigen eine RE Kontakt Geschäftsbuchungsgruppe mit dem Geschäftsbeziehungscode für Handwerker aus der RE Einrichtung sowie den für Anwälte hinterlegten RE Branchencode aus der Zahlungsverkehr Einrichtung.

Kontakte für Gerichtsvollzieher benötigen eine RE Kontakt Geschäftsbeziehung mit Eigentümer oder Mieter, die Objektnummer des ausgewählten Objekts sowie den Geschäftsbeziehungscode für Gerichtsvollzieher aus der Zahlungsverkehr Einrichtung.

Um eine Ratenvereinbarung im Rechtsfall aktivieren zu können, muss bei der Verfahrensart oder beim Status die in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte Art für die Ratenzahlung ausgewählt sein.

Die entsprechenden Stammdaten sind vollständig in der Zahlungsverkehr Einrichtung zu pflegen.

Streitwert Posten holen

In der Rechtsfallkarte steht in der Menüleiste die Funktion Streitwert Posten holen zur Verfügung. Mit dieser Funktion werden alle offenen Debitorenposten mit identischer Debitorennummer und Vertragsnummer sowie offene Posten ohne Vertragsnummer in eine Verbindungstabelle übernommen. Der jeweilige Restwert des Debitorenpostens wird als Streitwert angesetzt. Streitwerte und Gebühren können manuell angepasst werden. In der Rechtsfallkarte wird die Summe der Streitwerte und Gebühren automatisch berechnet; zusätzlich stehen Felder für manuelle Eingaben zur Verfügung. Gebühren werden über die separate Liste Gebühren Rechtsfälle gepflegt. Zusätzlich können einzelnen Streitwert‑Posten Gebührenbeträge zugeordnet werden. Über die Felder Streitwert aus Posten und Gebühren aus Posten kann die zugehörige Postenübersicht direkt geöffnet werden.

Statusänderungen einsehen

Im Feld Statushistorie wird die Anzahl der protokollierten Statusänderungen angezeigt. Über die Auswahlfunktion wird die entsprechende Übersicht geöffnet. Das Einfügen oder Löschen von Datensätzen ist nicht möglich; ausschließlich das Feld Datum ist bearbeitbar.

Rechtsfall löschen

Ein Rechtsfall kann gelöscht werden. Sind Statushistorien oder Postenzuordnungen vorhanden, erfolgt vor dem Löschen eine systemseitige Sicherheitsabfrage.

Rechtsfall ändern

Sobald eine Vertragsnummer hinterlegt ist, kann die Objektnummer nicht mehr geändert werden.

Objektnummer, Vertragsnummer und Mieternummer sind nicht mehr änderbar, wenn bereits Statushistorien oder zugeordnete Posten vorhanden sind. Eine Änderung der Vertragsnummer führt stets zu einer automatischen Anpassung der Mieternummer.

Ergänzungen in Vertrag

Zur Verbesserung der Transparenz und zur strukturierten Erfassung rechtsfallbezogener Informationen wurden die Verträge um zusätzliche Felder und Infoboxen erweitert.

Infobox Ausgeglichene Debitorposten

Diese Infobox zeigt sämtliche im Ausgleich verwendeten Debitorenposten an. Dies umfasst sowohl vollständige als auch teilweise Ausgleiche.

Infobox Einheit Überblick

Diese Infobox stellt relevante Beträge und Salden für den Einheitenvertrag übersichtlich dar.

Verknüpfung Einheitenvertrag zu Rechtsfällen

Es wird die Anzahl der mit dem Einheitenvertrag verknüpften Rechtsfälle angezeigt.

Ergänzungen am Mietvertrag

Am Mietvertrag stehen zusätzliche Felder zur Verfügung, unter anderem Informationen zu Insolvenzverfahren aus dem verknüpften Kontakt, der Bearbeiter des Rechtsfalls sowie erweiterte Klauseln, beispielsweise die AEG‑II‑Klausel.

Verknüpfung Mietvertrag zu Rechtsfällen

Die Anzahl der Räumungsklagen wird anhand der fünf in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Filterbegriffe ermittelt und angezeigt.

Rechtsfall öffnen oder erstellen

Über entsprechende Aktionen lassen sich bestehende Rechtsfälle zu einem Vertrag öffnen oder neue Rechtsfälle direkt aus dem Vertrag anlegen.