Aufgabenverwaltung

Einführung

Das Modul Aufgabenverwaltung ermöglicht die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben mit zugehörigen Terminen an Bearbeiter. Aufgaben können sowohl manuell als auch automatisch generiert werden. Die manuelle Erstellung erfolgt über die Infobox Notizen in nahezu jeder Ansicht von RELion, in der Notizen erfasst werden können. Dadurch ist eine flexible Aufgabenanlage aus unterschiedlichen Kontexten möglich.

Automatisierte Aufgaben werden auf Basis spezifischer Einstellungen generiert. Hierzu steht die Aufgabenverwaltung Einrichtung zur Verfügung, in der Erinnerungsfristen für verschiedene Aufgabenbereiche (z. B. Vertrag, Instandhaltung, Mahnung, Sollstellung) definiert werden können. Die automatische Generierung ist somit an die jeweiligen Anforderungen und Prozesse anpassbar.

Jede Aufgabe kann mit einem Ursprungsdatensatz (wie Vertrag oder Eingangsrechnung) verknüpft werden, sodass ein direkter Bezug zum relevanten Geschäftsobjekt besteht. Aufgaben können als einfache Nachrichten an andere Bearbeiter dienen, weitergeleitet und dabei neu terminiert werden. Bei jeder Zuweisung wird der Aufgabentext versioniert, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten. Sofern das Modul entsprechend eingerichtet ist, erfolgt beim Zuweisen einer Aufgabe eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Empfänger. Die Rollencenter bieten einen eigenen Bereich für die Aufgabenverwaltung, in dem Aufgaben nach verschiedenen Ansichten (global und mandantenspezifisch) dargestellt werden. Globale Ansichten verlinken auf mandantenbezogene Aufgaben und Belege, während Bearbeitungsfunktionen ausschließlich für mandantenbezogene Aufgaben zur Verfügung stehen.

Einrichtung

Um die Aufgabenverwaltung nutzen zu können, sind verschiedene Einstellungen vorzunehmen. Die Konfiguration erfolgt über die Seite Aufgabenverwaltung Einrichtung, die in mehrere Inforegister unterteilt ist. Nachfolgend werden die wichtigsten Bereiche und Felder tabellarisch aufgeführt und erläutert.

Allgemeine Einstellungen

Vertrag

Instandhaltung

Im Inforegister Instandhaltung werden die Rahmenbedingungen für die Bearbeitung von Schadensmeldungen, Garantien, Fristen für Energieausweise und vergleichbaren Vorgängen festgelegt. Voraussetzung für die korrekte Generierung und Bearbeitung von Aufgaben ist, dass sämtliche relevanten Felder, die im Rahmen der Aufgabenerstellung geprüft werden, vollständig und korrekt ausgefüllt sind. Insbesondere bei der Verwaltung von Garantien und Fristen ist die sorgfältige Pflege der Ausstattungsdaten eines Objekts erforderlich.

Für weiterführende Informationen und detaillierte Anleitungen wird auf die entsprechende Dokumentation Instandhaltung verwiesen.

Um Aufgaben für Ausstattungen automatisch generieren zu lassen, ist es erforderlich, in den jeweiligen Ausstattungsdatensätzen (Ausstattung-Zuordnung zu Objekt oder Einheit) die Felder Garantie bis sowie Nächster Prüftermin zu pflegen. Nur wenn diese Angaben vollständig hinterlegt sind, kann das System die entsprechenden Aufgaben fristgerecht erstellen.

Aufgaben, die prüfpflichtige Ausstattungen betreffen, werden grundsätzlich dem im Feld Prüfung durch der zugeordneten Ausstattung eingetragenen Sachbearbeiter zugewiesen. Ist dort kein Sachbearbeiter hinterlegt, erfolgt die Zuweisung an den Objektsachbearbeiter mit der Rolle Instandhaltung. Sollte auch diese Rolle nicht mit einem Bearbeiter besetzt sein, wird die Aufgabe dem Sachbearbeiter mit der Rolle Abrechnungsprozess gemäß den Einstellungen in der RE Einrichtung zugewiesen.

Für Aufgaben im Zusammenhang mit ablaufenden Energieausweisen ist sicherzustellen, dass in der Tabelle Ausstattung Zuordnung ein entsprechender Datensatz für den Energieausweis existiert und das Feld Energieausweis gültig bis ausgefüllt ist.

Soll Aufgaben für auslaufende Freistellungsbescheinigungen von Kreditoren automatisch erstellt werden, ist die Freistellungsbescheinigung beim jeweiligen Kreditor zu hinterlegen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Aufgaben im Rahmen der Erstellung von Schadensmeldungen oder Einkaufsbelegen automatisch generieren zu lassen. Die entsprechenden Einstellungen hierfür werden in der Instandhaltung Einrichtung vorgenommen.

Weiterführende Informationen hierzu sind in der Anwenderdokumentation Instandhaltung zu finden, insbesondere im Inforegister Aufgabenverwaltung.

Sollstellung

Wird das Startdatum einer Staffelmietzeile abzüglich der im Feld Frist Staffelmiete definierten Frist erreicht, erstellt das System automatisch eine Aufgabe für den im Vertrag hinterlegten Bearbeiter. Diese Aufgabe dient beispielsweise dazu, den Mieter rechtzeitig auf eine anstehende Mietänderung hinzuweisen (z. B. „Die Erhöhung der Miete laut Staffelmietvereinbarung ist am [Datum] fällig.“).

Im Bereich Mahnwesen werden Aufgaben für registrierte Mahnungen jeweils dem im Mahnungsdatensatz angegebenen Bearbeiter zugewiesen. Jede dieser Aufgaben enthält einen direkten Link zur entsprechenden registrierten Mahnung. Damit eine Aufgabe generiert wird, müssen beide Bedingungen – das Vorliegen einer registrierten Mahnung sowie die Zuordnung eines Bearbeiters – erfüllt sein.

Datentyp DateFormula

Der DateFormula-Datentyp ermöglicht die Eingabe von Datumsberechnungen in einem sprachunabhängigen Format. Er wird verwendet, um mehrsprachige Unterstützung für die Methode CALCDATE(Date) bereitzustellen.

Für die Felder vom Typ DateFormula sind Datumsformeln einzugeben, anhand derer Datumswerte berechnet werden. Beispiele für zulässige Werte:

Fallbeispiel

Dieses Kapitel erläutert die Funktionsweise der Aufgabenverwaltung anhand eines praxisnahen Beispiels. Nach Abschluss von Instandhaltungsarbeiten an einem Objekt wird eine Aufgabe zur Überprüfung für einen zuständigen Bearbeiter erstellt. In der Regel werden Instandhaltungsarbeiten vor Abschluss kontrolliert, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt wurden.

Einrichtung zum Erstellen von Aufgaben über Notizen

In RELion besteht an vielen Stellen die Möglichkeit, Notizen zu erfassen. Überall dort, wo Notizen angelegt werden können, kann direkt eine Aufgabe mit Bezug auf den jeweiligen Datensatz (z. B. Kreditor, Einheit, Beauftragung) erstellt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass in der Aufgabenverwaltung Einrichtung die Option Aufgabe bei Benachrichtigung aktiviert ist.

Erstellen einer Aufgabe über Notizen

Um eine Aufgabe über eine Notiz zu erstellen, ist wie folgt vorzugehen:

1. Auf das „+“-Symbol neben den Notizen klicken.
2. Das Feld Hinweis ausfüllen und mit OK bestätigen.

3. Im folgenden Dialog ist mit Ja zu bestätigen, wenn eine Aufgabe erstellt werden soll.
4. Es öffnet sich automatisch der Assistent Aufgabe erstellen. Hier können die Aufgabenbeschreibung erfasst und bei Bedarf der Bearbeiter angepasst werden.

5. Die Erstellung der Aufgabe mit OK abschließen. Anschließend erfolgt die Abfrage, ob die erstellte Aufgabe geöffnet werden soll. Bei Auswahl von Ja wird die Aufgabe angezeigt.

Nach der Erstellung ist die Aufgabe im Rollencenter unter Meine erstellten Aufgaben zu finden. Über diese Ansicht kann die Aufgabe jederzeit geöffnet und der Bearbeitungsstand geprüft werden.

Arbeiten mit Aufgaben

Auf der Startseite (Rollencenter) werden sowohl globale Aufgaben (mandantenübergreifend) als auch Aufgaben im aktuellen Mandanten angezeigt:

• Meine erstellten Aufgaben: Alle selbst erstellten Aufgaben.
• Meine offenen Aufgaben: Zugewiesene, noch offene Aufgaben.
• Meine Aufgaben in Bearbeitung: Zugewiesene Aufgaben, die sich in Bearbeitung befinden.

Es werden alle Aufgaben angezeigt, die entweder automatisch über die Aufgabenverwaltung Einrichtung generiert, manuell über die Notizfunktion erstellt oder über die Funktion Aufgabe zuweisen von anderen Benutzern zugewiesen wurden.

Status der Aufgabe

Über die Kachel Meine überfälligen Aufgaben kann eine Aufgabe geöffnet werden. Standardmäßig hat eine neue Aufgabe den Status Nicht gestartet. Über die Funktion Vorgang/Beleg anzeigen gelangt man zum zugehörigen Element. In der Infobox der Aufgabe befindet sich ebenfalls ein Link zum zugehörigen Datensatz.

Wichtig

Wird der Primärschlüssel des zugehörigen Datensatzes umbenannt, geht der Bezug verloren und es erscheint eine Fehlermeldung bei der Funktion Vorgang/Beleg anzeigen.

Der Status einer Aufgabe kann auch manuell in der Aufgabenverwaltungskarte geändert werden (z. B. von In Bearbeitung zurück auf Nicht gestartet). Ist eine Aufgabe erledigt, ist der Status auf Abgeschlossen zu setzen. Die Aufgabe wird dann aus den Übersichten entfernt, bleibt aber über die Filterfunktion weiterhin einsehbar.

Aufgaben zuweisen

Um eine bestehende Aufgabe an eine andere Person weiterzuleiten, ist die Aufgabe zu öffnen und die Funktion Aufgabe zuweisen zu wählen. Im Assistenten sind der gewünschte Bearbeiter und eine Nachricht einzutragen. Nach Bestätigung mit OK wird die Aufgabe aus dem eigenen Vorrat entfernt und der Status automatisch auf In Bearbeitung gesetzt. Die Aufgabe ist weiterhin über Meine erstellten Aufgaben auffindbar.

Über die Aufgabenverwaltung Nachrichten können Änderungen und Weiterleitungen nachvollzogen werden.

Mailversand

Ist in der Aufgabenverwaltung Einrichtung die Option Automatische Mail bei Nachricht aktiviert, wird beim Zuweisen einer Aufgabe automatisch eine E-Mail an den Kollegen gesendet. Die Aufgabe oder der Ursprungsdatensatz kann direkt aus der E-Mail heraus geöffnet werden, sofern die entsprechenden Systemvoraussetzungen und Zugriffsrechte vorliegen.

Weitere Aufgabe erstellen

Um zu einer bestehenden Aufgabe eine zusätzliche Aufgabe an einen Kollegen weiterzuleiten, ist die bestehende Aufgabe zu öffnen und eine weitere Aufgabe mit gleichem Titel und Verlinkung zum gleichen Element über die Funktion Aufgabe erstellen in der Aufgabenverwaltungskarte zu erstellen.

Automatische Erstellung der Aufgaben

In den Aufgabenwarteschlangenposten kann die automatische Erstellung von Aufgaben eingerichtet werden. Über die Suchfunktion wird die Liste Aufgabenwarteschlangenposten geöffnet, in der ein neuer Posten erstellt werden kann.

Dabei werden die Art des auszuführenden Objekts (CodeUnit) und die entsprechende ID (z. B. 5164099) angegeben. Weitere Parameter können individuell festgelegt werden. Die Bedeutung der Felder und Systemvoraussetzungen sind der Microsoft-Hilfe zu entnehmen.

Sind in der Aufgabenverwaltung Einrichtung Werte zur Erstellung von Aufgaben gesetzt, werden diese Aufgaben automatisch generiert.