Versorgervertrag

Überblick

Mit dem Modul Versorgerverträge steht eine strukturierte Funktionalität zur Verwaltung von Versorgungsverträgen (Strom, Gas, Wasser) zur Verfügung. Sämtliche vertragsrelevanten Informationen, Prozesse sowie Abrechnungen werden digital, konsistent und nachvollziehbar abgebildet. Die Abrechnung eines Versorgervertrags ist dadurch gekennzeichnet, dass sie sich aus regelmäßigen Abschlagszahlungen und einer periodischen Schlussrechnung zusammensetzt. Während der Vertragslaufzeit werden in der Regel monatliche Abschläge geleistet. Diese basieren auf prognostizierten Verbrauchswerten und werden unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch erhoben. Am Ende eines Abrechnungszeitraums erstellt der Versorger eine Schlussrechnung, in der der tatsächlich angefallene Verbrauch anhand von Zählerständen oder Schätzungen ermittelt wird. Die daraus resultierenden Gesamtkosten werden den bereits geleisteten Abschlagszahlungen gegenübergestellt. Abhängig vom Ergebnis ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder eine Gutschrift. Gleichzeitig legt der Versorger auf Basis der ermittelten Verbrauchswerte neue Abschlagsbeträge für die folgende Abrechnungsperiode fest. Besonderheiten ergeben sich daraus, dass Abrechnungszeiträume häufig nicht mit Kalender- oder Nutzungszeiträumen übereinstimmen. Kosten müssen daher teilweise zeitlich oder sachlich abgegrenzt und aufgeteilt werden. Die Kombination aus Vorauszahlungen, verbrauchsabhängiger Schlussabrechnung sowie der Anpassung zukünftiger Abschläge bildet das zentrale Merkmal der Versorgerabrechnung. Die Belieferung mit den genannten Medien erfolgt auf Grundlage von Verträgen mit den jeweiligen Lieferanten. Die im Verlauf einer Abrechnungsperiode eingehende Schlussrechnung wird zentral verarbeitet und mit den bereits geleisteten Vorauszahlungen abgeglichen. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, ob sich aus der Abrechnung eine Nachzahlung oder eine Gutschrift ergibt. Gleichzeitig dient die Schlussrechnung als Grundlage für die Fortschreibung oder Anpassung zukünftiger Abschlagszahlungen. Durch die einheitliche Abbildung aller relevanten Belege und Zahlungsbewegungen entsteht ein konsistenter Überblick über Vorauszahlungen, Schlussabrechnungen und Zahlungsverkehr. Der Anwender wird dabei unterstützt, Abrechnungen korrekt nachzuvollziehen, Zahlungsflüsse transparent zu steuern und den Versorgervertrag über den gesamten Lebenszyklus hinweg übersichtlich zu verwalten. Die Vertragsklasse Versorgervertrag bildet die beschriebenen Funktionalitäten vollständig ab.

Prozessablauf

Der Prozess der Versorgerabrechnung folgt einem klar definierten Ablauf:

Anlage und Pflege des Versorgervertrags Erfassung einer Vertragszeile für die jeweilige Abrechnungsperiode Erstellung einer Dauerzahlung für die Abschlagszahlungen Verbuchung der regelmäßigen Abschläge Zuordnung und Abstimmung der Schlussrechnung bzw. Gutschrift Fortschreibung des Vertrags und Generierung einer neuen Vertragszeile Erstellung einer neuen Dauerzahlung für die Folgeperiode

[Abbildung: Übersichtlicher Prozessablauf Versorgervertrag]

Dauerzahlung erstellen

Charakteristisch für einen Versorgervertrag ist die Abrechnung über Abschlagszahlungen mit einer Schlussrechnung am Ende der Abrechnungsperiode. Für jede Schlussrechnung wird im Versorgervertrag eine eigene Vertragszeile angelegt. Empfehlung: Pro eingegangener Schlussrechnung sollte eine separate Vertragszeile verwendet werden. Nach Erfassung aller erforderlichen Informationen im Vertragskopf sowie in der jeweiligen Vertragszeile wird eine Dauerzahlung erstellt. Wesentliche Felder hierfür sind:

Betrag brutto Nächstes Abrechnungsdatum Ende Abrechnungszyklus Abrechnungszyklus Zahlungsrhythmus

Diese Angaben bilden die Grundlage für die Ermittlung und Buchung der Abschlagszahlungen. Kann der Gesamtbetrag nicht gleichmäßig auf die einzelnen Zahlungstermine verteilt werden, entstehen bei einzelnen Terminen Abweichungen. Die im Inforegister „Zahlung“ hinterlegten Informationen werden ebenfalls in die Dauerzahlung übernommen. Das Feld „Nächstes Abrechnungsdatum“ definiert sowohl das erste Buchungsdatum als auch den zugehörigen Leistungszeitraum. Die erstellte Dauerzahlung kann nachträglich bearbeitet werden. Nach der Freigabe werden die einzelnen Zahlungstermine gebucht. Die weitere Verarbeitung erfolgt über das Modul „Dauerzahlung“ gemäß dem Standardprozess.

Dauerzahlung – Einkaufsbeleg zuordnen und abstimmen

Am Ende der Abrechnungsperiode geht eine Schlussrechnung oder eine Gutschrift des Versorgers ein. Dieser Beleg wird über die bestehende Dauerzahlung verarbeitet. Hierfür steht die Aktion „EK‑Beleg zuordnen und abstimmen“ oder alternativ „EK‑Beleg zuordnen“ zur Verfügung. Nach der Zuordnung ist die Dauerzahlung mit dem Einkaufsbeleg verknüpft. Der Beleg kann direkt aus der Dauerzahlung heraus geöffnet werden. Zur weiteren Verarbeitung der Schlussrechnung wird die Aktion „Schlussrechnung abstimmen“ verwendet. Dabei öffnet sich eine Eingabemaske, in der folgende Informationen erfasst werden:

Werte der abgerechneten Periode Neue Abschlagszahlungen für die folgende Abrechnungsperiode

Diese Angaben dienen sowohl der fachlichen Prüfung der Schlussrechnung als auch der Vorbereitung einer neuen Vertragszeile für die nächste Abrechnungsperiode inklusive neuer Dauerzahlung. Im Anschluss kann automatisch eine neue Vertragszeile für die Folgeperiode angelegt werden. Die grün umrandeten Felder dienen ausschließlich der Belegprüfung und sind optional. Die orange markierten Felder sind Pflichtfelder und für den Prozess zwingend erforderlich. Nach Bestätigung mit OK erfolgt eine Abfrage, ob die erfassten Werte in die Schlussrechnung übernommen werden sollen. Bei Auswahl von Ja kann die Aktion „Schlussrechnung abstimmen“ bei Bedarf erneut aufgerufen werden, um Korrekturen vorzunehmen. Eine erneute Zuordnung zu einem anderen Einkaufsbeleg ist danach nicht mehr möglich. Die eingegebenen Informationen werden in der Dauerzahlung gespeichert und in einer FactBox angezeigt. Zusätzlich werden die Informationen im Einkaufsbeleg hinterlegt, einschließlich der Vertragsnummer. Befindet sich der Beleg im Genehmigungsprozess, stehen diese Informationen auch dem Genehmiger zur Verfügung. Die Aktion kann mehrfach ausgeführt werden. Nach der Fortschreibung des Vertrags sind an dieser Stelle keine Änderungen mehr möglich.

Dauerzahlung – Vertrag fortschreiben

Zur Generierung einer neuen Vertragszeile wird in der Dauerzahlung die Aktion „Vertrag fortschreiben“ gewählt. Die abgerechnete Vertragszeile wird dabei als abgeschlossen gekennzeichnet und in den Bereich „Abgeschlossene Zeilen“ verschoben. Gleichzeitig wird eine neue Vertragszeile erzeugt, die auf den Daten der vorherigen Zeile basiert und die im Rahmen der Schlussrechnung erfassten Informationen übernimmt. Anschließend wird für diese neue Vertragszeile erneut eine Dauerzahlung erstellt und der Prozess beginnt von vorn. Es wird vorausgesetzt, dass der Rechnungsbetrag der Schlussrechnung bzw. der Gutschrift dem tatsächlich zu zahlenden Betrag entspricht. Die Rechnung durchläuft den regulären Prozess aus Genehmigung, Buchung und Zahlung. Für Gutschriften gilt derselbe Ablauf. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift mit der nächsten Dauerzahlung zu verrechnen. In diesem Fall werden die Abschlagszahlungen der neuen Dauerzahlung entsprechend reduziert. Wird eine neue Dauerzahlung aus einer Vertragszeile erstellt, die durch „Vertrag fortschreiben“ generiert wurde, prüft das System automatisch, ob noch offene Gutschriften aus der letzten Schlussrechnung bestehen. Ist dies der Fall, wird eine Abfrage angezeigt. Der Anwender entscheidet, ob die Gutschrift mit der neuen Dauerzahlung verrechnet werden soll. Bei Auswahl werden die ersten Abschläge entsprechend reduziert.

Versorgervertrag – Inforegister Zähler

Über das Feld „Zählerstamm Nr.“ wird die Liste der verfügbaren Zählerstämme geöffnet. Der gewünschte Zähler kann dort ausgewählt werden. Die zugehörigen Felder im Versorgervertrag werden automatisch aus der Zählerstammkarte übernommen. Dabei wird der zuletzt gültige Ablesewert berücksichtigt. Auf der Zählerstammkarte wird im Register „Belege“ der zugehörige kreditorische Vertrag hinterlegt.