Mahnakte

Einrichtung

Vor der Nutzung des Moduls Forderungsmanagement sind die erforderlichen Einrichtungsparameter festzulegen.

Voraussetzungen und Lizenzhinweis

Für die Nutzung der Mahnakte ist eine spezifische Lizenz erforderlich. Die Freischaltung der Lizenz erfolgt über die Fachberatung.

Festlegung der relevanten Mahnstufe

Es ist betriebsintern festzulegen, ab welcher Mahnstufe ein Vorgang in das Forderungsmanagement übergeht. Diese Festlegung erfolgt pro Mahnmethode in der Tabelle Mahnungsmethode. Dort wird definiert, ab welcher Mahnstufe die Erstellung einer Mahnakte zulässig ist.

Änderungen an dieser Einstellung sind jederzeit möglich, jedoch während ihrer Gültigkeit verbindlich. Mahnakten sollen ausschließlich für Vorgänge erstellt werden, die die hinterlegte Mahnstufe erreicht haben. Befindet sich eine Mahnung noch in einer niedrigeren Mahnstufe, erfolgt beim Erstellen einer Mahnakte eine systemseitige Sicherheitsabfrage.

Sperrlogik und Übergabe an die Mahnakte

Sobald ein Debitorenposten an eine Mahnakte übergeben wird, erhält dieser ein Sperrkennzeichen. Dieses Sperrkennzeichen verhindert, dass Ausgleichsbuchungen ohne Einbindung des Forderungsmanagements vorgenommen werden.

Erforderliche Stammdaten und Parameter

Für den Betrieb des Forderungsmanagements sind folgende Stammdaten einzurichten:

• Nummernserie für Mahnakten
• Sperrkennzeichen Abwarten inklusive Sperrgrund
• Standardkonto für die Ausbuchung uneinbringlicher Forderungen

Assistent für Debitorenposten-Änderungen (optional)

Im Inforegister Mahnung kann optional der Assistent für Debitorenposten-Änderungen aktiviert werden. Ist der Assistent aktiv, können definierte Felder im Debitorenposten ausschließlich über diesen Assistenten geändert werden.

Status der Rechtsverfolgung für Mahnakten

Für Mahnakten können unterschiedliche Status zur Abbildung der Rechtsverfolgung definiert werden. Die Status werden den folgenden Arten zugeordnet:

• Offen
• Intern
• Übergeben
• Geschlossen

Für jede Art ist mindestens ein Status zu definieren. Änderungen des Status werden automatisch protokolliert und sind über das Änderungsprotokoll nachvollziehbar.

Ausfallrisiken und Risikokategorien

Mahnakten können mit einem Ausfallrisiko versehen werden. Hierzu werden mandantenspezifische Ausfallrisikokategorien definiert, die pro Mahnakte ausgewählt und für Auswertungen verwendet werden können.

Prozessablauf

Der Prozessablauf des Forderungsmanagements in RELion wird im folgenden Flussdiagramm schematisch dargestellt:

flowchart TD

    A["Mahnvorgang erstellen"] --> B["Mahnung erstellen"]
    B --> C["Mahnung registrieren"]
    C --> D{"Mahnstufe<br/>Ford.Manag.<br/>erreicht?"}
    D -- Nein --> E["Mahnung drucken"]
    D -- Nein --> F{"Mahnakte dennoch erstellen?"}
    F -- Ja --> G{"Mahnakte für Debitor vorhanden?"}
    F -- Nein --> E
    D -- Ja --> G
    G -- Ja --> H{"Mahnzeilen an Mahnakten anfügen?"}
    G -- Nein --> I["Mahnakte erstellen"]
    H -- Ja --> J["Mahnzeilen an bestehende Mahnakte anfügen"]
    H -- Nein --> I
    J --> K["Weitere Verarbeitung (Zahlungseingang)"]
    I --> K
    K --> L{"Mahnakte abgeschlossen?"}
    L -- Nein --> K
    L -- Ja --> M["Debitorenposten freigeben / Ausbuchung Restbeträge"]

Praxisbeispiel: Arbeiten mit einer Mahnakte

Ausgangssituation und Ziel

Ausgangspunkt ist eine registrierte Mahnung, die die definierte Mahnstufe erreicht hat. Aus dieser Mahnung wird eine Mahnakte erstellt, in der alle relevanten Forderungen, Zahlungseingänge und Salden zentral zusammengeführt und fortlaufend aktualisiert werden.

Erstellung einer Mahnakte

Die Erstellung einer Mahnakte erfolgt aus der Liste der registrierten Mahnvorgänge. Dabei kann festgelegt werden, ob Debitorenposten an eine bestehende Mahnakte angehängt oder eine neue Mahnakte erstellt wird. Es werden ausschließlich Mahnungszeilen berücksichtigt, die noch keiner anderen offenen Mahnakte zugeordnet sind.

Zugriff und Aufruf der Mahnakte

Mahnakten können über die Suchfunktion aufgerufen werden. Zusätzlich sind Mahnakten kontextbezogen im System verfügbar, beispielsweise direkt aus Verträgen oder weiteren zugehörigen Objekten.

Aufbau und Inhalte der Mahnakte

Die Mahnakte gliedert sich in drei Bereiche:

• Allgemein: Kopfdaten wie Debitor, Salden, Status und Bearbeiter
• Mahnaktenzeilen: Auflistung der zugeordneten Debitorenposten
• Kontakte: Zugeordnete Kontakte und Vertreter

Drucken von Mahnakten

Einzelne oder mehrere Mahnakten können über die Funktion Mahnakte drucken ausgegeben werden.

Im Bericht Mahnakte drucken ist im Inforegister Mahnakte standardmäßig ein Filter auf die aktuell ausgewählte Mahnaktennummer gesetzt. Dieser Filter kann entfernt werden, um alle Mahnakten auszugeben. Zusätzlich können weitere Felder der Mahnaktentabelle eingeblendet werden.

Im Inforegister Optionen kann die Detailansicht aktiviert werden. Bei aktivierter Detailansicht werden neben den Kopfdaten und Mahnaktenzeilen auch zugeordnete Bemerkungen, Aufgaben, Aktivitäten sowie sämtliche Kontakte der Mahnakte ausgegeben.

Verbuchung von Zahlungseingängen und A-Conto‑Zahlungen

Debitorenposten in einer Mahnakte sind mit einem Sperrkennzeichen versehen. Zahlungseingänge können nur nach Bestätigung eines entsprechenden Hinweises verbucht werden. A-Conto‑Zahlungen werden gesondert angezeigt und lassen sich später gezielt mit offenen Posten ausgleichen. Jede Buchung wirkt sich unmittelbar auf die Salden der Mahnakte aus.

Ausbuchung uneinbringlicher Restbeträge

Uneinbringliche Forderungen können direkt aus der Mahnakte ausgebucht werden. Die Ausbuchung erfolgt über eine in der Menüleiste aufrufbare Stapelverarbeitung und wird in ein entsprechendes Buchblatt übertragen. Das Buchungsdatum wird mit dem Arbeitsdatum vorbelegt.

Nach erfolgreicher Buchung sind alle Restbeträge ausgeglichen.

Abschluss und Schließen der Mahnakte

Eine Mahnakte kann nur geschlossen werden, wenn alle enthaltenen Debitorenposten einen Restsaldo von Null aufweisen.

Dies wird entweder durch vollständige Zahlungseingänge oder durch die Ausbuchung der Restbeträge auf ein Erlösschmälerungskonto erreicht. Anschließend wird der Status der Rechtsverfolgung auf Geschlossen gesetzt, indem im Auswahlfeld Status ein Status mit der Art Geschlossen ausgewählt wird.

Weiterführende Themen

Vorbereitung von Debitorenposten

Debitorenposten können bereits vor der Übergabe an eine Mahnakte entsprechend gekennzeichnet werden. Dies erfolgt über den im Rahmen der Einrichtung aktivierbaren Assistenten für Debitorenposten-Änderungen.

Gezieltes Erstellen einzelner Mahnakten

Mahnakten können gezielt pro Debitor oder für ausgewählte Debitorenposten erstellt werden. RELion stellt dabei sicher, dass kein Debitorenposten gleichzeitig mehreren offenen Mahnakten zugeordnet ist.

Mahnauswertung und Reporting

Der Bericht Mahnauswertung bietet einen Überblick über Mahnungen und Mahnakten. Er ermöglicht objekt- und stichtagsbezogene Auswertungen und unterstützt die Analyse des Mahn- und Forderungsmanagementprozesses.