Fallbeispiel
8 Minuten Lesezeit
Für ein WEG-Objekt soll ein neuer Wirtschaftsplan anhand der vorliegenden Abrechnung erstellt werden. Die darin neu kalkulierten Vorauszahlungen sollen dann in die Sollstellungszeilen übertragen werden.
Wirtschaftsplan anlegen
Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftspläne oder wählen Sie den Menüpunkt direkt am jeweiligen Objekt:
Für die Erstellung eines neuen Wirtschaftsplans starten Sie im Menü unter Neu den Bericht Wirtschaftsplan anlegen.
Befüllen Sie den Bericht wie folgt:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Vorlage | Wählen Sie aus, auf welcher Vorlage Sie den Wirtschaftsplan erstellen wollen. |
| Multiplikator | Über das Feld Multiplikator können Sie bei Bedarf bestimmen, um wieviel die Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese, z. B. um 10 % erhöht werden, geben Sie den Multiplikator 1,10 ein. Standardmäßig ist 1,00 vorgegeben. |
| Wirtschaftsplan Code | Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wählen Sie im Feld Wirtschaftsplan Code den zu verwendenden Code aus. Bei Bedarf können Sie das Datum im Feld Wirtschaftsplan Datum ändern. |
| Datum 1. Sollstellung | Hier steuern Sie, welches Startdatum die neuen Sollstellungszeilen haben sollten. Hinweis: Das Datum 1. Sollstellung muss nach dem letzten Sollstellungsdatum liegen. |
Bestimmen Sie im Inforegister Weitere Schritte (optional), ob Sie die beteiligten Einheiten holen wollen. Im Inforegister RE Objekt geben Sie über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. die Objekte an, für die Sie die Wirtschaftspläne anlegen wollen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dadurch wird für jedes Objekt eine Wirtschaftsplan Objekt Karte angelegt.
Hinweis
Objektkonten, die mit Verteilungsart kein Zeitanteil geschlüsselt sind, werden im Wirtschaftsplan mit Verteilungsart Zeitanteilig eingetragen. Außerdem kommt dann zwingend der Verteilungscode Wirtschaftsplan zum Tragen.
Wirtschaftsplan Objekt Karte
Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans. Bei Bedarf können Sie hier noch Änderungen vornehmen. Wenn das Wirtschaftsplan Datum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.
Im Feld Sollstellung ab ist das Datum hinterlegt, das als Startdatum der neuen Sollstellungszeilen verwendet werden soll. Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, können Sie im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollziehen. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn Sie erneut auf das Feld Status in den jeweiligen Zeilen klicken. Bestimmte Aktionen sind bei fortgeschrittenem Bearbeitungsstatus nicht mehr möglich, z. B. können nach dem fertig berechneten Wirtschaftsplan die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen nicht mehr geändert werden.
Hinweis
Beachten Sie bitte, dass die Datenquellen vor dem Holen der Wirtschaftsplanzeilen festgelegt werden müssen. Im Beispiel oben sollen die Werte aus der Hausgeldabrechnung 2023 übernommen werden, gefiltert auf die Abrechnungsarten HG und RÜCK* für alle Rücklagen.
Vor dem Berechnen des Wirtschaftsplans und dem Erzeugen der Belege sollten die Felder in den Inforegistern Ausschlussgründe und Druckoptionen geprüft werden. Diese Felder werden aus der gewählten Vorlage übernommen, können jedoch bei Bedarf individuell angepasst werden.
Beteiligte Einheiten holen und prüfen
Zu Beginn können Sie über die Funktion Beteiligte Einheiten holen die für den Wirtschaftsplan relevanten Einheiten ermitteln. Danach können Sie die Einheiten über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt in der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan überprüfen.
Wirtschaftsplanzeilen holen
Die Wirtschaftsplanzeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für den Wirtschaftsplan dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan anlegen werden die Objektkonten in die Wirtschaftsplanzeilen, die mit Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles geschlüsselt sind, eingetragen. Sofern Sie die Quelle Wirtschaftsplan oder Abrechnung wählen, werden zusätzlich bei den einzelnen Objektkonten die Werte aus der Quelle eingetragen.
Bei der Option Objektkonten werden dagegen keine Werte eingetragen. Diese sind dann manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu erfassen. Öffnen Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte unter Details die Tabelle Wirtschaftsplanzeilen.
Die Detailinformationen zum Konto (Zeile) erhalten Sie mit Klicken auf den Dropdown-Pfeil. Wählen Sie hingegen den Doppelpfeil neben Kontonr. können sie die Detailinformationen zu allen Konten (Zeilen) auf- oder zuklappen.
Wirtschaftsplan berechnen
Die ermittelten Jahresbeträge werden nun noch auf die einzelnen Einheiten verteilt. Starten Sie dazu entweder in der Wirtschaftsplan Objekt Karte oder in der Tabelle Wirtschaftspläne über den Aufruf Wirtschaftsplan berechnen.
In dem sich öffnenden Bericht Wirtschaftsplan berechnen werden im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt die Informationen des markierten Wirtschaftsplans übernommen.
Im Inforegister Optionen können Sie bestimmen, ob Gesamtfaktoren aktualisiert, Aufteilungsregeln angewendet und Zeilen mit Betrag „0“ gelöscht werden sollen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
Wirtschaftsplan prüfen
Nach der Erstellung und Berechnung des Wirtschaftsplans können Sie diesen im Detail überprüfen. Zur Kontrolle können Sie den Gesamtwirtschaftsplan drucken. Den Ausdruck starten Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Aufruf Drucken.
Hinweis
Eine tiefere Prüfung der Ergebnisse ist anhand der Wirtschaftsplan Posten möglich. Hier finden Sie zu jedem Aspekt (z. B. die Anwendung von Ausnahmen) detaillierte Informationen.
Markieren Sie den Report 5052264 Gesamtwirtschaftsplan und starten diesen mit OK. Im Inforegister Optionen können Sie, falls gewünscht, das Feld Zeilen ohne Kosten unterdrücken aktivieren. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie beim Berechnen des Wirtschaftsplans die Zeilen mit Betrag 0 nicht gelöscht haben.
Die Angaben zum Wirtschaftsplan sind bereits vorgefiltert. Diese können Sie bei Bedarf ändern und erweitern.
Anschließend öffnet sich der Bericht und es werden Ihnen für jedes verwendete Objektkonto im Wirtschaftsplan die Nettobeträge angezeigt, aufgeteilt auf die jeweiligen Abrechnungskreise.
Zusätzlich wird angedruckt, wieviel davon auf die einzelnen Einheiten verteilt worden ist. Auch wird eine eventuell entstandene Differenz zwischen den geschätzten und verteilten Kosten dargestellt. Diese entsteht z. B. dadurch, dass der umzulegende Betrag nicht komplett auf die einzelnen Einheiten mit dem Faktor umgelegt werden kann (Rundungsdifferenzen). Außerdem können Sie diesem Bericht entnehmen, mit welcher Verteilung inkl. Faktor die jeweiligen Kosten umgelegt werden. Sofern der Wirtschaftsplan auf Basis einer Abrechnung erstellt worden ist, erhalten Sie hier den Kostenvergleich der einzelnen Positionen.
Sollten Konten nur in der Abrechnung verwendet worden sein, wird Ihnen das hier ebenfalls ausgewiesen.
Individuelle Texte anlegen
Normalerweise verwendet der Wirtschaftsplan den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einem Wirtschaftsplan individuelle Texte zu verwenden. RELion ermöglicht es, dass für jedes Objekt bzw. für jede Einheit ein individueller Ausdruck erstellt werden kann. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü unter Zugehörig/Wirtschaftsplan/Texte vorgenommen werden. Beim erstmaligen Starten öffnet sich folgende Abfrage:
Mit Ja öffnen Sie das Fenster RE Berichtstexte.
Sie können einen vorhandenen Text auswählen und diesen in die neue Textvorlage kopieren. Anschließend können Sie diesen individuell bearbeiten. Wenn bereits ein Text kopiert wurde, können Sie das in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennen. In diesem Fall gelangen Sie mit der Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.
Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden.
Belege erzeugen
Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.
Hinweis
Überprüfen Sie vor dem Belege erzeugen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen ob Sie alle gewünschten Optionen aktiviert haben! Eine genaue Erläuterung der Druckoptionen finden Sie im Abschnitt Druckoptionen.
Starten Sie die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen, indem Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte Belege erzeugen wählen oder im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf das Feld Nein klicken.
Es ist hier bereits auf den entsprechenden Wirtschaftsplan gefiltert. Starten Sie den Vorgang mit OK.
Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen.
Über Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg entweder ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen. Überprüfen Sie stichprobenartig das Ergebnis der Belege und nehmen bei Bedarf Änderungen vor. Eine genauere Beschreibung der Funktionalitäten entnehmen Sie dem Abschnitt Druckoptionen.
Wirtschaftsplan drucken
Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, stellen Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja um. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen. Außerdem wird dadurch der „Vorläufige Druck“ deaktiviert.
Hinweis
Ohne die Freigabe zum Druck wird im Kopf der Belege eine Zeile mit Vorläufiger Druck angezeigt.
Mit der Funktion Drucken im Fenster Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie die RE Berichtsauswahl, in welcher Sie den PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK öffnen. Für einen Schnellaufruf steht der Stapeldruck auch direkt als Aktion zur Verfügung.
Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert.
Im Feld Auswahl für Druckausgabe können Sie Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten auswählen und Sie erhalten eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben werden kann. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner erhalten Sie als Ergebnis einen komprimierten ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können Sie z. B. verwenden, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragen wollen.
Anschließend starten Sie den Druck mit OK. Am Ende des PDF-Sammeldrucks erhalten Sie einen ZIP-Ordner mit den kompletten Dokumenten. Diesen können Sie entweder ausdrucken oder speichern.
Durch die Filterung auf Beleg Druck = Ja werden Leerstände nicht ausgegeben. Sollten Sie diese auch drucken wollen nehmen Sie diesen Filter heraus oder Sie starten anschließend einen separaten Druck der Leerstände indem Sie bei Beleg Druck = Nein filtern.
Neue Sollstellungszeilen erzeugen
Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dazu starten Sie aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Aufgabenseite Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Neue Sollstellungszeilen erzeugen den Bericht Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen.
Folgende Einstellmöglichkeiten haben Sie im Inforegister Optionen.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Änderungen speichern | Wenn Sie die neuen Sollstellungszeilen bei den Einheiten eintragen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Ansonsten wird lediglich ein Simulationslauf gestartet, der die voraussichtlichen Änderungen in das Aktionsprotokoll einträgt. Laufende Nummer der Grundstücke aus dem Bestandsverzeichnis. |
| Aus diesem Wirtschaftsplan bereits erzeugte Sollstellungen löschen | Ist dieses Feld aktiv, werden die aus diesem Wirtschaftsplan bereits eingetragenen Sollstellungszeilen mit den aktuellen Werten überschrieben. |
| Sollstellungen beenden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind (nicht Miete) | Sollen die alten Sollstellungen dabei beendet werden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind und nicht die Sollstellungsart Miete haben, dann aktivieren Sie den Schieberegler. |
Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.
Die Protokollierung über das Eintragen von neuen Sollstellungszeilen bzw. das Beenden von alten Sollstellungen, die nicht mehr verwendet werden, finden Sie in der Tabelle Wirtschaftsplan Summenposten (siehe dazu Wirtschaftsplan Posten).