Fallbeispiel
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Für ein WEG-Objekt soll ein neuer Wirtschaftsplan anhand der vorliegenden Abrechnung erstellt werden. Die darin neu kalkulierten Vorauszahlungen sollen dann in die Sollstellungszeilen übertragen werden.
Wirtschaftsplan anlegen
Über die Suche wird die Tabelle Wirtschaftspläne geöffnet, oder der Menüpunkt wird direkt am jeweiligen Objekt gewählt:
Für die Erstellung eines neuen Wirtschaftsplans wird im Menü unter Neu der Bericht Wirtschaftsplan anlegen gestartet.
Der Bericht wird wie folgt befüllt:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Vorlage | Bestimmt, auf welcher Vorlage der Wirtschaftsplan erstellt werden soll. |
| Multiplikator | Über das Feld Multiplikator kann bei Bedarf bestimmt werden, um wieviel die Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese, z. B. um 10 % erhöht werden, wird der Multiplikator 1,10 eingegeben. Standardmäßig ist 1,00 vorgegeben. |
| Wirtschaftsplan Code | Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wird im Feld Wirtschaftsplan Code der zu verwendende Code ausgewählt. Bei Bedarf kann das Datum im Feld Wirtschaftsplan Datum geändert werden. |
| Datum 1. Sollstellung | Steuert, welches Startdatum die neuen Sollstellungszeilen haben sollten. Hinweis: Das Datum 1. Sollstellung muss nach dem letzten Sollstellungsdatum liegen. |
Im Inforegister Weitere Schritte (optional) wird bestimmt, ob die beteiligten Einheiten geholt werden sollen. Im Inforegister RE Objekt werden über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. die Objekte angegeben, für die die Wirtschaftspläne angelegt werden sollen. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet. Dadurch wird für jedes Objekt eine Wirtschaftsplan Objekt Karte angelegt.
Hinweis
Objektkonten, die mit Verteilungsart kein Zeitanteil geschlüsselt sind, werden im Wirtschaftsplan mit Verteilungsart Zeitanteilig eingetragen. Außerdem kommt dann zwingend der Verteilungscode Wirtschaftsplan zum Tragen.
Wirtschaftsplan Objekt Karte
Im Inforegister Allgemein wird eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans angezeigt. Bei Bedarf können hier noch Änderungen vorgenommen werden. Wenn das Wirtschaftsplan Datum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit, im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.
Im Feld Sollstellung ab ist das Datum hinterlegt, das als Startdatum der neuen Sollstellungszeilen verwendet werden soll. Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, kann im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollzogen werden. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen erfolgt durch erneutes Klicken auf das Feld Status in den jeweiligen Zeilen. Bestimmte Aktionen sind bei fortgeschrittenem Bearbeitungsstatus nicht mehr möglich, z. B. können nach dem fertig berechneten Wirtschaftsplan die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen nicht mehr geändert werden.
Hinweis
Die Datenquellen müssen vor dem Holen der Wirtschaftsplanzeilen festgelegt werden. Im Beispiel oben sollen die Werte aus der Hausgeldabrechnung 2023 übernommen werden, gefiltert auf die Abrechnungsarten HG und RÜCK* für alle Rücklagen.
Vor dem Berechnen des Wirtschaftsplans und dem Erzeugen der Belege sollten die Felder in den Inforegistern Ausschlussgründe und Druckoptionen geprüft werden. Diese Felder werden aus der gewählten Vorlage übernommen, können jedoch bei Bedarf individuell angepasst werden.
Beteiligte Einheiten holen und prüfen
Zu Beginn können über die Funktion Beteiligte Einheiten holen die für den Wirtschaftsplan relevanten Einheiten ermittelt werden. Danach können die Einheiten über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt in der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan überprüft werden.
Wirtschaftsplanzeilen holen
Die Wirtschaftsplanzeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für den Wirtschaftsplan dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan anlegen werden die Objektkonten in die Wirtschaftsplanzeilen, die mit Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles geschlüsselt sind, eingetragen. Wird die Quelle Wirtschaftsplan oder Abrechnung gewählt, werden zusätzlich bei den einzelnen Objektkonten die Werte aus der Quelle eingetragen.
Bei der Option Objektkonten werden dagegen keine Werte eingetragen. Diese sind dann manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu erfassen. In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird unter Details die Tabelle Wirtschaftsplanzeilen geöffnet.
Die Detailinformationen zum Konto (Zeile) werden durch Klicken auf den Dropdown-Pfeil angezeigt. Über den Doppelpfeil neben Kontonr. lassen sich die Detailinformationen zu allen Konten (Zeilen) auf- oder zuklappen.
Wirtschaftsplan berechnen
Die ermittelten Jahresbeträge werden nun noch auf die einzelnen Einheiten verteilt. Dazu wird entweder in der Wirtschaftsplan Objekt Karte oder in der Tabelle Wirtschaftspläne der Aufruf Wirtschaftsplan berechnen gestartet.
In dem sich öffnenden Bericht Wirtschaftsplan berechnen werden im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt die Informationen des markierten Wirtschaftsplans übernommen.
Im Inforegister Optionen kann bestimmt werden, ob Gesamtfaktoren aktualisiert, Aufteilungsregeln angewendet und Zeilen mit Betrag „0“ gelöscht werden sollen. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.
Wirtschaftsplan prüfen
Nach der Erstellung und Berechnung des Wirtschaftsplans kann dieser im Detail überprüft werden. Zur Kontrolle kann der Gesamtwirtschaftsplan gedruckt werden. Der Ausdruck wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Aufruf Drucken gestartet.
Hinweis
Eine tiefere Prüfung der Ergebnisse ist anhand der Wirtschaftsplan Posten möglich. Dort finden sich zu jedem Aspekt (z. B. die Anwendung von Ausnahmen) detaillierte Informationen.
Der Bericht 5052264 Gesamtwirtschaftsplan wird markiert und mit OK gestartet. Im Inforegister Optionen kann, falls gewünscht, das Feld Zeilen ohne Kosten unterdrücken aktiviert werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn beim Berechnen des Wirtschaftsplans die Zeilen mit Betrag 0 nicht gelöscht wurden.
Die Angaben zum Wirtschaftsplan sind bereits vorgefiltert. Diese können bei Bedarf geändert und erweitert werden.
Anschließend öffnet sich der Bericht und zeigt für jedes verwendete Objektkonto im Wirtschaftsplan die Nettobeträge an, aufgeteilt auf die jeweiligen Abrechnungskreise.
Zusätzlich wird angedruckt, wieviel davon auf die einzelnen Einheiten verteilt worden ist. Auch wird eine eventuell entstandene Differenz zwischen den geschätzten und verteilten Kosten dargestellt. Diese entsteht z. B. dadurch, dass der umzulegende Betrag nicht komplett auf die einzelnen Einheiten mit dem Faktor umgelegt werden kann (Rundungsdifferenzen). Außerdem lässt sich diesem Bericht entnehmen, mit welcher Verteilung inkl. Faktor die jeweiligen Kosten umgelegt werden. Sofern der Wirtschaftsplan auf Basis einer Abrechnung erstellt worden ist, ist hier der Kostenvergleich der einzelnen Positionen enthalten.
Sollten Konten nur in der Abrechnung verwendet worden sein, wird das hier ebenfalls ausgewiesen.
Individuelle Texte anlegen
Normalerweise verwendet der Wirtschaftsplan den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einem Wirtschaftsplan individuelle Texte zu verwenden. RELion ermöglicht es, dass für jedes Objekt bzw. für jede Einheit ein individueller Ausdruck erstellt werden kann. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü unter Zugehörig/Wirtschaftsplan/Texte vorgenommen werden. Beim erstmaligen Starten öffnet sich folgende Abfrage:
Mit Ja wird das Fenster RE Berichtstexte geöffnet.
Ein vorhandener Text kann ausgewählt und in die neue Textvorlage kopiert werden. Anschließend kann dieser individuell bearbeitet werden. Wenn bereits ein Text kopiert wurde, ist das in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennbar. In diesem Fall führt die Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.
Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden.
Belege erzeugen
Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.
Hinweis
Vor dem Belege erzeugen sollte in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen geprüft werden, ob alle gewünschten Optionen aktiviert sind! Eine genaue Erläuterung der Druckoptionen ist im Abschnitt Druckoptionen zu finden.
Die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Wirtschaftsplan Objekt Karte Belege erzeugen gewählt wird, oder im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf das Feld Nein geklickt wird.
Es ist hier bereits auf den entsprechenden Wirtschaftsplan gefiltert. Der Vorgang wird mit OK gestartet.
Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt in der Wirtschaftsplan Objekt Karte geöffnet wird.
Über Drucken kann jeder einzelne Beleg entweder ausgedruckt oder in der Seitenansicht geöffnet werden. Das Ergebnis der Belege sollte stichprobenartig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Eine genauere Beschreibung der Funktionalitäten ist dem Abschnitt Druckoptionen zu entnehmen.
Wirtschaftsplan drucken
Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja umgestellt. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen. Außerdem wird dadurch der „Vorläufige Druck“ deaktiviert.
Hinweis
Ohne die Freigabe zum Druck wird im Kopf der Belege eine Zeile mit Vorläufiger Druck angezeigt.
Mit der Funktion Drucken im Fenster Wirtschaftsplan Objekt Karte wird die RE Berichtsauswahl geöffnet, in welcher der PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK geöffnet wird. Für einen Schnellaufruf steht der Stapeldruck auch direkt als Aktion zur Verfügung.
Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert.
Im Feld Auswahl für Druckausgabe kann Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten ausgewählt werden; das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben werden kann. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner entsteht als Ergebnis ein komprimierter ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können z. B. verwendet werden, wenn ein externer Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragt werden soll.
Anschließend wird der Druck mit OK gestartet. Am Ende des PDF-Sammeldrucks entsteht ein ZIP-Ordner mit den kompletten Dokumenten. Dieser kann entweder ausgedruckt oder gespeichert werden.
Durch die Filterung auf Beleg Druck = Ja werden Leerstände nicht ausgegeben. Sollen diese ebenfalls gedruckt werden, kann dieser Filter entfernt werden, oder es wird anschließend ein separater Druck der Leerstände gestartet, indem nach Beleg Druck = Nein gefiltert wird.
Neue Sollstellungszeilen erzeugen
Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dazu wird aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Aufgabenseite Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Neue Sollstellungszeilen erzeugen der Bericht Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen gestartet.
Folgende Einstellmöglichkeiten bestehen im Inforegister Optionen.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Änderungen speichern | Sollen die neuen Sollstellungszeilen bei den Einheiten eingetragen werden, wird dieses Feld aktiviert. Ansonsten wird lediglich ein Simulationslauf gestartet, der die voraussichtlichen Änderungen in das Aktionsprotokoll einträgt. |
| Aus diesem Wirtschaftsplan bereits erzeugte Sollstellungen löschen | Ist dieses Feld aktiv, werden die aus diesem Wirtschaftsplan bereits eingetragenen Sollstellungszeilen mit den aktuellen Werten überschrieben. |
| Sollstellungen beenden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind (nicht Miete) | Sollen die alten Sollstellungen dabei beendet werden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind und nicht die Sollstellungsart Miete haben, wird der Schieberegler aktiviert. |
Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.
Die Protokollierung über das Eintragen von neuen Sollstellungszeilen bzw. das Beenden von alten Sollstellungen, die nicht mehr verwendet werden, befindet sich in der Tabelle Wirtschaftsplan Summenposten (siehe dazu Wirtschaftsplan Posten).