RIVAA — KI-Assistent

Einführung

RIVAA ist die KI-Agentenfamilie von RELion ONE. Zwei Funktionen — RIVAA Help und RIVAA Access — bilden als RIVAA Core das Fundament. Darauf setzt RIVAA Communications auf, mit dem Anliegen von außen entgegengenommen und in RELion ONE überführt werden können: RIVAA Voice (Telefon), RIVAA Mail (E-Mail) und RIVAA Chat (Chat-Widget).

Architektur im Überblick

RIVAA Help und RIVAA Access sind direkt mit RELion ONE in der Microsoft Cloud verbunden. Voice, Mail und Chat laufen als Zusatzmodule über die Full-Service-Plattform von Bots4You und gleichen Anrufer, Absender bzw. Anfragende einmal täglich mit RELion ONE ab.

flowchart TB
    subgraph Kanaele["Externe Kanäle"]
        direction LR
        Anrufer["☎ Anrufer"]
        Postfach["✉ Funktionspostfach"]
        Website["💬 Website-Besucher"]
    end

    subgraph Communications["RIVAA Communications"]
    Anrufer --> Voice["RIVAA Voice"]
    Postfach --> Mail["RIVAA Mail"]
    Website --> Chat["RIVAA Chat"]

    Voice --> Bots["Bots4You-Plattform<br>Einrichtung, Betrieb, Admin Center"]
    Mail --> Bots
    Chat --> Bots

    Bots -. "benötigt" .-> Core
    Bots == "1× täglich Sync" ==> Relion
    end

    subgraph Core["RIVAA Core"]
        direction LR
        Help["RIVAA Help<br>Dialog-Hilfe in RELion ONE"]
        Access["RIVAA Access<br>Datenzugriff via MCP"]
    end

    Help --> Relion["RELion ONE<br/>Microsoft Dynamics 365 Business Central"]
    Access --> Relion

    classDef channel fill:#dbeeff,stroke:#1c2b6b,stroke-width:1.5px,color:#1c2b6b
    classDef hub fill:#ffffff,stroke:#4fb6e8,stroke-width:1.5px,color:#1c2b6b
    classDef core fill:#eaf6ff,stroke:#1c2b6b,stroke-width:1.5px,color:#1c2b6b
    classDef platform fill:#1c2b6b,stroke:#1c2b6b,stroke-width:1.5px,color:#ffffff
    classDef input fill:#ffffff,stroke:#4fb6e8,stroke-width:1px,color:#1c2b6b

    class Anrufer,Postfach,Website input
    class Voice,Mail,Chat channel
    class Bots hub
    class Help,Access core
    class Relion platform

    style Kanaele fill:#f4fbff,stroke:#4fb6e8,stroke-width:1px,color:#1c2b6b
    style Core fill:#f4fbff,stroke:#1c2b6b,stroke-width:1.5px,color:#1c2b6b

Die fünf Agenten im Vergleich

RIVAA Communications — Die Agenten im Detail

RIVAA Help

Dialogbasierte Hilfe- und Informationsfunktion in RELion ONE (Bestandteil von RIVAA Core, in der Lizenz enthalten).

Was es macht

Beantwortet Fragen von Anwendern zu Funktionen, Masken und Standardprozessen in RELion ONE — per Prompt, dialogbasiert und textuell.

Grundlage

Die Anwendungsdokumentation von RELion ONE. Nicht enthalten ist die Gesamtdokumentation von Business Central und angebundener Drittlösungen (z. B. Continia Document Capture, DATEV-Connector).

Zweck

Erleichtert Orientierung, Bedienung und Verständnis, ohne dass Anwender separate Dokumentation durchsuchen müssen.

Grenzen

Nutzt keine Kundendaten aus RELion ONE — unterstützt daher keine Abstimmprozesse, keine Auswertungen und keine Vollständigkeitsprüfungen. Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet oder gespeichert.

RIVAA Access

Datenzugriff für KI-Agenten über das Model Context Protocol (MCP). Bestandteil von RIVAA Core (Zusatzlizenz erforderlich).

Was es macht

Stellt standardisierte API-Pages bereit, über die KI-Agenten (z. B. Microsoft Copilot Studio) via MCP lesend und schreibend auf Daten in RELion ONE zugreifen — ca. 700 Tabellen, inkl. ausgewählter BC-Standardtabellen, jede mit „About“-Kontexttext für das KI-Modell.

Zweck

Erlaubt KI-Werkzeugen, Informationen aus unstrukturierten Quellen (E-Mails, Dokumente, Chatverläufe) zu analysieren und strukturiert an RELion ONE zu übergeben — und umgekehrt Daten aus RELion ONE für KI-Anwendungen bereitzustellen.

Grenzen

Löst keine in RELion ONE programmierten Geschäftsprozesse aus (Buchen, Mieterwechsel, SEPA-Mandate, Kündigung, Abrechnung, Mietanpassung) — MCP erreicht nur Daten, keine Funktionen. Für Massenverarbeitung ungeeignet; dafür: Universal REST API bzw. Default API.

Einrichtung RIVAA Help & RIVAA Access

Voraussetzungen:

1. Zugriff auf Microsoft Dynamics 365 Business Central
2. Berechtigung EXTEN. MGT. – ADMIN oder SUPER zur App-Installation
3. Kenntnis der eigenen Tenant-ID (im Microsoft Entra Admin Center)

Installationsablauf:

1. Installationslink im Text-Editor öffnen, <TenantID> durch die eigene Tenant-ID ersetzen
2. Angepassten Link im Browser öffnen
3. Produktiv- oder Sandbox-Umgebung wählen
4. Installationsdialog in Business Central abschließen (OK) und bestätigen
5. Installationsdialog schließen (öffnet sich ggf. auch nach der Destatis-App-Installation erneut)

Beispiel — Installationslink:

https://businesscentral.dynamics.com/<TenantID>/?noSignUpCheck=1&filter=%27ID%27%20IS%20%27<App-ID>%27&page=2503

Die konkreten Installationslinks für RIVAA Help und RIVAA Access werden von Aareon bereitgestellt und unterscheiden sich nur in der App-ID (bei RIVAA Access zusätzlich mit PreviewKey).

Hinweis

RIVAA Access benötigt zusätzlich eine Erweiterung der RELion ONE-Lizenz (Freischaltung per Lizenznummer). Für KI-Funktionen und angebundene Drittsysteme können nutzungsabhängige Entgelte des jeweiligen Anbieters anfallen (z. B. Microsoft Copilot Credits, Claude Tokens) — nicht in der SaaS-Gebühr enthalten.

RIVAA Voice

KI-gestütztes Sprachdialogsystem für die Telefonannahme (Bestandteil von RIVAA Core, in der Lizenz enthalten).

Was es macht

Nimmt eingehende Anrufe entgegen, führt einen freien Dialog ohne vordefinierte Struktur und erstellt daraus — insbesondere bei Schadensmeldungen — automatisiert ein Ticket in RELion ONE.

Technische Basis

KI-Telefonbot der Bots4You GmbH. Zur Zuordnung von Objekt, Einheit und Geschäftspartner fragt RIVAA Voice Name/Adresse ab und gleicht sie über die RELion ONE Default API ab (Mandanten, Kontakte/Mieter, Mietverhältnisse, Ticketarten, Ticketanlage, Ticket-Sachverhalt).

Grenzen

Vollständige/fehlerfreie Identifikation nicht in jedem Fall zusicherbar. Datenaustausch 1× täglich, nicht in Echtzeit — ein neu angelegter Mieter steht i. d. R. erst am Folgetag zur Verfügung. Ersetzt keinen fachlichen/technischen Support, trifft keine verbindlichen Entscheidungen.

Einrichtung

Bestandteil der Lizenz; Consulting unterstützt bei der Einrichtung. Voraussetzung: RIVAA Core + RIVAA Voice lizenziert, RELion ONE in der Microsoft-Cloud (nicht On-Premises/Companial). Full-Service durch Bots4You (Einrichtung, Plattform, Betrieb); Konfiguration im Bots4You Admin Center — Stimme, Tonalität, Sprechgeschwindigkeit, Sprache (120+), FAQ-/Wissensdatenbank, optionale kundenindividuelle PINs.

RIVAA Mail

KI-gestützte Verarbeitung eingehender E-Mails (Bestandteil von RIVAA Core, in der Lizenz enthalten).

Was es macht

Verarbeitet und kategorisiert eingehende E-Mails in definierten Funktionspostfächern und legt daraus Vorgänge bzw. Anliegen in RELion ONE an.

Technische Basis

KI-Mailbot der Bots4You GmbH. Unterstützt — soweit technisch möglich — die Identifikation von Absendern anhand Absenderadresse, Signaturdaten, Kundennummer, Objektbezug oder hinterlegter Stammdatenlogik; bei unklaren Fällen greifen definierte Fallback- und Weitergabemechanismen. Gleiche Schnittstellenobjekte wie RIVAA Voice.

Grenzen

Im Standard erstellt RIVAA Mail Antwortentwürfe bzw. strukturierte Vorschläge und quittiert Eingänge automatisch; vollautomatisches Versenden nur bei ausdrücklicher, gesonderter Beauftragung. Ersetzt keinen fachlichen/technischen Support, trifft keine verbindlichen Entscheidungen.

Einrichtung

Bestandteil der Lizenz; Consulting unterstützt bei der Einrichtung. Voraussetzung: RIVAA Core + RIVAA Mail lizenziert, RELion ONE in der Microsoft-Cloud. Das Funktionspostfach muss ein voll lizenziertes Exchange-Postfach sein (geteilte Postfächer nur eingeschränkt nutzbar); ein Postfach im Standard enthalten, weitere gegen Gebühr. Konfiguration von FAQ-Inhalten und Fallback-/Weitergaberegeln im Bots4You Admin Center.

RIVAA Chat

KI-gestütztes Chat-Dialogsystem für die Kundenkommunikation (Bestandteil von RIVAA Core, in der Lizenz enthalten).

Was es macht

Nimmt schriftliche Anfragen über ein in die Kundenkommunikation eingebundenes Chat-Widget entgegen und erstellt daraus — insbesondere bei Schadensmeldungen — automatisiert ein Ticket in RELion ONE.

Technische Basis

KI-Chatbot der Bots4You GmbH, freier Dialog ohne vordefinierte Struktur. Abgleich von Name/Adresse über die RELion ONE Default API, gleiche Schnittstellenobjekte wie RIVAA Voice und RIVAA Mail.

Grenzen

Anfragen können auch ohne Ticketanlage beantwortet werden, sofern definiert. Vollständige Identifikation nicht in jedem Fall zusicherbar; Datenaustausch 1× täglich, nicht in Echtzeit. Ersetzt keinen fachlichen/technischen Support, trifft keine verbindlichen Entscheidungen.

Einrichtung

Bestandteil der Lizenz; Consulting unterstützt bei der Einrichtung. Voraussetzung: RIVAA Core + RIVAA Chat lizenziert, RELion ONE in der Microsoft-Cloud, Einbindung des Chat-Widgets in die Kundenkommunikation (z. B. Webseite). Konfiguration im Bots4You Admin Center — Erscheinungsbild, Begrüßungstext, Tonalität, Sprache, vordefinierte Reaktionen, freigegebene FAQ-/Standardinhalte.

Allgemeiner Hinweis zu KI-Funktionen

Für alle RIVAA-Funktionen gilt: KI-gestützte Systeme arbeiten probabilistisch; Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität ihrer Ausgaben können nicht zugesichert werden.

Ausgaben stellen keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Bau- oder sonstige Fachberatung dar und ersetzen keine fachkundige Prüfung. Der Kunde ist verpflichtet, jede missbräuchliche Nutzung zu unterlassen — einschließlich Reverse Engineering oder Umgehung von Sicherheitsvorgaben der eingesetzten KI-Technologie.