Betriebskostenabrechnung

• 1: Einführung und Einrichtung
• 2: Prozessablauf
• 3: Fallbeispiel
• 4: Vorauszahlung und Abrechnungszeilen
• 5: Ausnahmen
• 6: Abrechnung drucken
• 7: Kompakt - Betriebskosten, WEG-Abrechnung, Einheitenstorno
• 8: Datenpool und elektronische Belege

1 - Einführung und Einrichtung

Einführung

Die Betriebskostenabrechnung ist vom Vermieter bzw. Verwalter pünktlich zu erstellen und zu verschicken. Dabei ist darauf zu achten, dass die Regelungen über die Form, den Inhalt und die Fristen eingehalten werden. Auch ist es wichtig, dass alle angefallenen Kosten ordnungsgemäß gebucht und den Verträgen entsprechend verteilt sind.

RELion bietet mit dem Modul für die Betriebskostenabrechnung umfangreiche Funktionalitäten:

• automatisiertes Erstellen einer Abrechnung für Eigentümer, Wohnungsmieter, Gewerbemieter etc.
• Steuerung des Abrechnungsausdruckes über eine Vielzahl von Optionen.

Einrichtung

Für die Erstellung der Abrechnung ist es zwingend erforderlich, dass alle relevanten Buchungen mit Abrechnungskreisen versehen sind. Damit dies sichergestellt werden kann, wird das Feld Abrechnungskreise verwenden aktiviert.

Zusätzlich kann das Feld Autom. aktual. Objektabrechnungskreis aktiv gesetzt werden, um sicherzustellen, dass beim Anlegen der Abrechnung im Standard-Abrechnungskreis Objekt alle Einheiten des Objekts enthalten sind.

Im Inforegister Nummerierung wird in den Feldern Abrechnung Belegnummern und Wirtschaftsplan Belegnummern eine bereits bestehende Nummernserie ausgewählt, die dann als Rechnungs- und Belegnummer in der Abrechnung bzw. Wirtschaftsplan verwendet wird. Im Feld Ausbuchung Belegnummern wird eine Nummernserie eingetragen, die für die Buchungen des Berichts Ausbuchen offener Vorauszahlungen verwendet werden soll.

Hinweis

Bei der Erstellung der Nummernserie ist darauf zu achten, dass diese maximal 15 Zeichen lang ist.

Im Inforegister Dimensionen werden in der Länderversion Deutschland die Dimensionen der Haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG bestimmt.

Im Feld Dim.Code § 35 wird der entsprechende Code aus der Dimensionsübersicht ausgewählt. Daraufhin können die entsprechenden Dimensionswerte in den folgenden Feldern eingetragen werden.

In RELion sind für den Ausweis der Haushaltsnahen Dienstleistungen folgende Texte zu den Dimensionen hinterlegt:

• Dim.Wert § 35 geringfügige BV Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse nach § 35a Abs. 1 EStG
• Dim.Wert § 35 haushaltsnahe DL Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG
• Dim.Wert § 35 Handwerker Handwerkerleistungen nach §35a Abs. 3 EStG

Hinweis

Für Dim.Wert § 35 Material ist kein eigener Text hinterlegt, da der Materialanteil in der Abrechnung lediglich für die jeweilige § 35 Dimension ausgewiesen wird.

Das Erstellen von Dimensionen ist der Business Central Standard Dokumentation zu entnehmen.

Inforegister Buchung

Im Feld Abwarten Abrechnung wird ein Kennzeichen mit maximal drei Zeichen eingetragen, dieses wird dann beim Holen der Vorauszahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag in offene Debitorenposten als Abwarten Kennzeichen gesetzt. Diese Posten werden, bis die Abrechnung gebucht wird, beim automatischen Postenausgleich nicht berücksichtigt.

Optional kann im Feld Sperrgrund Abrechnung ein Sperrgrund eingetragen werden, der das Abwarten Kennzeichen für Abrechnung im Debitorenposten näher erläutert (z. B. Abrechnung).

Hinweis

Dieses Feld wird beim Anlegen der Abrechnung immer abgefragt, auch bei Vorauszahlungsart Sollbetrag. Das hier hinterlegte Abwarten Kennzeichen wird auch beim Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen abgefragt. Posten, die dieses Abwarten Kennzeichen haben, werden mitberücksichtigt, abweichende Abwarten Kennzeichen hingegen nicht.

In der Länderversion Österreich kann im Feld Unecht St.Bef. MwSt.Gesch.Bgr. eine entsprechende Geschäftsbuchungsgruppe für die Verrechnung von unecht steuerbefreiten Einheiten (z. B. Arztpraxen) eingetragen werden. Dabei wird der nicht anrechenbare Steueranteil für die jeweilige Abrechnungsart (z. B. Betriebskosten), nur bei den unecht steuerbefreiten Einheiten abgerechnet.

Die Verteilung der nicht anrechenbaren Steueranteile erfolgt, wie bei anderen Kosten auch, über einen eigenen Verteilcode.

Zur besseren Lesbarkeit besteht die Möglichkeit im Inforegister Berichtsdarstellung die Abrechnungszeilen farblich zu hinterlegen.

Dafür wird in die Felder Hintergrundfarbe Tabellenkopf, Hintergrundfarbe 1 in der Tabellenzeile, Hintergrundfarbe 2 in der Tabellenzeile bzw. Hintergrundfarbe Tabellenfuß die Farbbezeichnung aus Visual Studio eingetragen. Über Verfügbare Hintergrundfarben können die Farbbezeichnungen von Visual Studio mit der entsprechenden farblichen Ausgabe als Beispiel ausgegeben werden.

Im Feld Format Dateiname für Stapeldruck kann die Zusammensetzung des Dateinamens gewählt werden, diese Einstellung wird sowohl bei der ZIP-Ordner mit einzelnen PDF Dateien als auch bei der PDF-Stapeldruckdatei verwendet:

Alternativ kann der HEX-Farbcode eingetragen werden, der mit kostenlosen Tools aus dem Internet (https://html-color-codes.info/webfarben_hexcodes) ermittelt werden kann. Der Farbwert kann mit vorangestellter Raute in die Hintergrundfarben-Felder eingetragen werden (z. B. #9396AE).

Hinweis

Microsoft Empfehlung: „WhiteSmoke“ und „“ für die abwechselnden Hintergründe. Zusätzlich können Tabellenkopf und -fuß mit „LightGray“ eingestellt werden.

Im Inforegister Sonstiges kann angegeben werden, wie viele Stellen bei den Verteilungscodes in der Abrechnung verwendet werden sollen.

Abrechnungsart

Die Abrechnungsarten sind die oberste Ebene der Abrechnungseinstellung. Damit wird RELion mitgeteilt, für welchen Bereich (Betriebskosten, Heizkosten etc.) die Abrechnung erstellt werden soll.

Wichtig

Die Abrechnungsarten sind in RELion zwingend erforderlich. Auch wenn keine Unterteilung der Abrechnungsarten benötigt wird, muss mindestens eine eingerichtet werden, da über die Abrechnungsarten die Einstellung der Konten für die Buchung der Abrechnungsergebnisse und der Sollstellungen erfolgt.

In der RE Einrichtung wird in der Objektkarte die Tabelle Abrechnungsart geöffnet.

Im Feld Code wird ein Identifikationskürzel vergeben. Dieses Kürzel wird bis in die Buchhaltung mitgeführt, um spätere Auswertungen bezogen auf die Abrechnungsarten durchführen zu können.

Im Feld Beschreibung wird eine Bezeichnung der Abrechnungsart eingetragen. Diese wird auf den Ausdrucken verwendet.

Hinweis

Sofern ein einheitenbezogenes Darlehen mit der Abrechnung verrechnet werden soll, wird auch mindestens eine Abrechnungsart für Darlehen benötigt.

Abrechnungsarten für Rücklage sind entsprechend zu kennzeichnen. Durch dieses Kennzeichen können später in der Länderversion Deutschland die Umbuchungen für Rücklagen automatisch durchgeführt werden. Auch werden Abrechnungsarten mit diesem Kennzeichen nicht abgerechnet.

Wenn die Abrechnung immer für den zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aktuellen Vertragspartner gestellt werden soll, wird im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner ein Haken gesetzt. Hier gibt es Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich. In Österreich erhält immer der aktuelle Mieter die Jahresabrechnung, dabei ist es unerheblich, ob er im Abrechnungszeitraum Mieter war. In Deutschland wird dies für die korrekte Abrechnung der Eigentümerabrechnungen benötigt.

Wichtig

Die Verwendung der Funktion Abrechnung an aktuellen Vertragspartner ist in Verbindung mit Umlageausfallwagnis nicht möglich.

Heizkosten in der Länderversion Österreich

Damit die S-Sätze in den Abrechnungszeilen beim Holen der Detailwerte aus Heizkosten richtig verarbeitet werden, ist eine Einrichtung in den Abrechnungsarten erforderlich. Bei Bedarf werden die Spalten Heizkosten S-Satz Feld 1 (A) und Heizkosten S-Satz Feld 2 (A) eingeblendet. Die Abrechnungsarten werden beispielsweise wie folgt eingerichtet:

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Zusätzlich zur Liste Abrechnungsart wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix benötigt. Hier wird für jede verwendete Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe ein Datensatz mit den dazugehörigen Konten angelegt. Diese Konten werden zur Findung des Steuersatzes und beim Buchen der Abrechnung benötigt. Über die Suche wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix oder über RE Einrichtung/Abrechnung geöffnet.

Im Feld Abrechnungsart wird der entsprechende Code ausgewählt. Dadurch wird das Feld Abrechnungsart Beschreibung automatisch gefüllt.

Im Feld MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird eine Buchungsgruppe aus der Tabelle Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen ausgewählt. Dabei ist darauf zu achten, dass bei den Geschäftsbuchungsgruppen, deren Werte brutto (inkl. Steuer) in die Abrechnung einfließen sollen, im Feld Steuerfrei Bruttobeträge ein Ja steht. In der Abrechnungsart Buchungsmatrix werden in den weiteren Feldern die benötigten Konten für die Buchungen der Abrechnung eingegeben.

Wichtig

Es ist zwingend erforderlich in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto bei steuerpflichtigen Kombinationen auch Objekt-Konten zu hinterlegen, dessen Sachkonten steuerpflichtig sind. Der Steuersatz, der in der Abrechnung ausgewiesen wird, wird durch dieses Sachkonto bestimmt.

Hinweis

Sofern kreditorische Darlehen in der Abrechnung berücksichtigt werden sollen, werden in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto die entsprechenden Darlehenskonten ausgewählt.

Über Hole neue Kombinationen werden für alle in der Liste Abrechnungsart eingetragenen Codes jeweils pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in der Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen hinterlegt ist, eine Zeile erstellt.

Verteilungen

Eine weitere zwingende Vorarbeit ist das Einrichten der Verteilungen (Umlagen). Mit diesen wird RELion mitgeteilt, welche Verteilungsarten für die Objekte oder Einheiten eingerichtet werden können.

Über die Suche wird die Tabelle Global-Verteilungen geöffnet und eine leere Zeile erzeugt. Im Feld Code wird ein eindeutiger Code eingetragen, der aus Ziffern und Buchstaben bestehen kann. Im Feld Beschreibung wird eine kurze aussagekräftige Beschreibung zu diesem Code eingegeben.

Im Feld Standard wird bei den Verteilungen (z. B. m², Personen, Einheit) ein Haken gesetzt, die bei einer Neuanlage eines Objekts automatisch in die Objektverteilung aufgenommen werden sollen.

Objekt Vorlagekonten

Es besteht die Möglichkeit, für die Miet- bzw. WEG-Verwaltung jeweils einen eigenen Kontenstamm anzulegen. Bis auf die Verteilungsart können bereits in den Global-Objekt-Vorlagekonten die Parameter der Konten festgelegt werden. Dieser dient dann als Kopiervorlage für den objektbezogenen Kontenplan und kann in die Objekte bei Neuanlage eingelesen werden. Mit der Suchfunktion wird die Tabelle Global-Objekt-Vorlagekonten geöffnet. Hier wird der gewünschte Code markiert und der dazugehörige Kontenrahmen über Global-Objekt-Vorlagekonten geöffnet.

Der Kontenrahmen in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonten sollte möglichst auf dem aktuellsten Stand sein, um ein einfaches und fehlerfreies Anlegen des Objektkontenplans bei Neuanlage von Objekten zu ermöglichen. Da der Abrechnungslauf nur über die Objektkonten stattfindet, sind diese für die Richtigkeit der Abrechnung von entscheidender Bedeutung. Nachfolgend die Erklärung in Bezug auf die zu erstellende Abrechnung. Einige der beschriebenen Felder sind standardmäßig nicht eingeblendet.

Für die Konten, die für die Abrechnung vorgesehen sind, sind die folgenden Felder entsprechend zu pflegen:

Geschäftsvorfall-Code

In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können die Codes beispielsweise für Abrechnungen, Wirtschaftspläne etc. gepflegt werden.

• Im Feld Geschäftsvorfall wird eine Auswahl getroffen (z. B. Abrechnung).
• Ein sprechender Code, wie z. B. BK2017, wird eingegeben. Dabei können max. 10 Zeichen verwendet werden.
• Der Text, der im Feld Beschreibung eingetragen wird, wird auf der Abrechnung als Überschrift angedruckt und als Buchungstext verwendet.
• Danach wird über die Felder Datum von und Datum bis die Abrechnungsperiode bestimmt.
• Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan wird das Datum der Abrechnungserstellung eingegeben. Dieses wird beim Anlegen der Abrechnung über Abrechnung anlegen vorbelegt, kann aber jederzeit geändert werden.

Sofern der Haken im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner in der Tabelle Abrechnungsart gesetzt wurde, werden auch alle Mieter- bzw. Eigentümerwechsel bis zu diesem Zeitpunkt berücksichtigt.

Abrechnung Objekt Vorlage

Als Grundlage für die späteren Abrechnung Objekt Karte können verschiedene Vorlagen erstellt werden. In diesen wird zum Beispiel bestimmt, welche Buchungsmethoden und Druckoptionen bei den einzelnen Abrechnungen generell angewendet werden sollen. Diese können später in der Abrechnung Objekt Karte jederzeit individuell geändert werden. Über die Suche wird die Tabelle Abrechnung Objekt Vorlage geöffnet.

Zum Erstellen einer neuen Vorlage wird mit +Neu die Abrechnung Objekt Vorlage Karte geöffnet.

Diese ist ähnlich aufgebaut wie die Abrechnung Objekt Karte. Zuerst wird Eigentümer/Mieter ausgewählt, für welches Objektkennzeichen die Vorlage angewendet werden soll.

Über die Felder Buchungsmethode und Vorauszahlungsart wird die Buchungskombination bestimmt.

Alle anderen Vorgaben, die in den Inforegistern Allgemein, Datenquelle, Druckoptionen und Vorauszahlungen gemacht werden können, vereinfachen das spätere Anlegen der einzelnen Abrechnungen.

Hinweis

Es wird empfohlen, Vorlagen ohne Abrechnungscode und Objektnr. anzulegen. Diese können jedes Jahr verwendet werden und erleichtern vor allem beim Anlegen der Abrechnungen im Stapel die Arbeit.

Über die Funktion Druckoptionen eintragen werden mithilfe des Berichts Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen, die in der ausgewählten Abrechnung Objekt Vorlage Karte definierten Druckoptionen in bereits erstellte Abrechnungen eingetragen. Im Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen kann bis auf einzelne Abrechnungen gefiltert werden.

Hinweis

Der Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen kann jederzeit gestartet werden. Dabei werden bei allen angesprochenen Abrechnungen die entsprechenden Druckoptionen eingetragen. Eventuell vorhandene Druckoptionen werden dabei überschrieben.

Geschäftsbeziehungsklassen

Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll.

Über die Suche werden die Global-Geschäftsbeziehungsklassen geöffnet und eine leere Zeile erzeugt.

Im Feld Geschäftsbeziehungsklasse wird für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen ausgewählt:

• Vertragspartner
• Zahler
• Bewohner / Nutzer
• Beirat
• Mitglied
• Info

Über das Feld Drucken wird bestimmt, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.

Wichtig

Wenn ein Bericht mehrmals verwendet wird, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird nicht bei allen Berichten unterstützt!

Im Feld Dokument-ID wird der Bericht ausgewählt, dem eine Geschäftsbeziehungsklasse zugeordnet werden soll. Für die Abrechnung wird die ID 5052276 Abrechnung Belege erzeugen ausgewählt, da dieser Bericht die Informationen an die eigentlichen Belege weitergibt.

Berichtsauswahl

RELion bietet die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken der Abrechnung und deren Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen.

Zunächst wird über die Suche das Fenster RE Berichtsauswahl geöffnet. Für die Abrechnung wird im Dialogfeld Verwendung RE Abrechnung Mieter oder RE Abrechnung Eigentümer ausgewählt. Dadurch werden bereits zugeordneten Berichte angezeigt.

Über Initialisieren werden alle von RELion vorgesehenen Standardberichte eingespielt. Soll ein weiterer Bericht in der Liste verwendet werden, wird in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer eingetragen. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.

Hinweis

Sofern im Wirtschaftsplan Zahlscheine verwendet werden, wird empfohlen, ohne Duplexdruck zu arbeiten.

Es besteht die Möglichkeit zu definieren, ob die Seiten in der Betriebskostenabrechnung nummeriert werden. Dazu wird beim PDF Stapeldruck Abrechnung in folgenden Feldern entsprechend der Haken gesetzt:

• Drucke Seitennr. - Dieses Feld wird aktiviert, wenn in der Betriebskostenabrechnung auch eine Seitennummerierung für die Anlagen (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) gewünscht wird.
• Seitennr. fortsetzen - Dieses Feld wird aktiviert, wenn in der Betriebskostenabrechnung die Seitennummerierung fortlaufend gewünscht wird.

Dabei werden die PDF-Anlagen, SEPA-Lastschriftmandate, Mitteilungen von Bankverbindungen und Zahlscheine nicht mitnummeriert. Wenn das Feld Drucke Seitennr. aktiviert ist, das Feld Seitennr. fortsetzen aber nicht, dann beginnt jeder Einzelbeleg (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) mit 1.

Hinweis

Diese Felder können nur bei den Berichten PDF Stapeldruck Abrechnung und PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan verwendet werden. Die Seitennummerierung kann auch für den Wirtschaftsplan eingerichtet werden.

Wichtig

Für den Druck der Abrechnung wird der PDF Stapeldruck Abrechnung benötigt. Dieser startet beim Druck die dazugehörigen untergeordneten Belege. Es darf jeweils nur ein Bericht pro Berichtstyp in der RE Berichtsauswahl eingetragen sein.

Voreinstellungen im Objekt

Dazu wird über die Suche die Tabelle Objekte geöffnet und das zu bearbeitende Objekt ausgewählt. Hier sind einige abrechnungsrelevante Eintragungen vorzunehmen.

Objekt Konten

In den Objekt Konten werden die Einrichtungen, die in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonto vorgenommen wurden, beim Holen der Konten mit übernommen. Diese können hier objektspezifisch angepasst werden.

Es ist zu prüfen, ob bei den Objekt Konten alle abrechnungsrelevanten Informationen hinterlegt sind. Bei Bedarf können hier die Einrichtungen objektspezifisch geändert werden.

Zusätzlich wird im Feld Verteilungsart bestimmt, wie die Kosten des Kontos aufgeteilt werden. Standardmäßig ist Zeitanteilig vorbelegt.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Wahl:

• Zeitanteilig - Dabei werden die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten, auf die in diesem Zeitraum aktiven Vertragspartner, anteilig nach dem Umlagefaktor tagesgenau aufgeteilt.
• Festbetrag - Die Verteilung der angefallenen Kosten im Abrechnungszeitraum erfolgt dabei nicht automatisch. In der Abrechnung Zeilen Festwerte werden vom Anwender manuell die Kosten auf die einzelnen Einheiten verteilt. Heizkosten und Darlehenswerte können auch über den Bericht Abrechnung Detailwerte holen eingespielt werden.
• Kein Zeitanteil - Die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten werden nach dem Umlagefaktor verteilt. Dabei findet keine zeitanteilige Berechnung statt. Das Startdatum der Einheitenverteilung muss dabei im Abrechnungszeitraum sein. Dies wird vor allem für die Abrechnung von Zählerständen benötigt.

Hinweis

Sofern die Verteilungsart kein Zeitanteil verwendet wird, ist im dazugehörigen Verteilungscode der Haken Absoluter Faktor zu setzen. Außerdem ist im Feld Verteilungscode Wirtschaftsplan ein abweichender Verteilungscode einzutragen, da im Wirtschaftsplan die Werte abweichend von der Eintragung im Objekt Konto zeitanteilig berücksichtigt werden.

• Heizung Hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Heizungskosten verwendet werden.
• Wasser Auch hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Wasserkosten verwendet werden.

Für das Einspielen der Daten aus dem Heizkostenaustausch in die Abrechnung wird bei dem Objektkonto, über das die Heizkosten verteilt werden sollen, die Verteilung auf Festbetrag oder Heizung gesetzt.

Über Bearbeiten wird die dazugehörige Objekt Konten Karte geöffnet und hier im Inforegister Heizkosten im Feld Schlüssel Kostenart der beim Heizkostendatenaustausch verwendete Schlüssel eingetragen.

Objekt Verteilung

Das Fenster Objekt Verteilungen wird im Menüband der Objektkarte geöffnet und beinhaltet alle Verteilungscodes, die im Objekt verwendet werden.

Hinweis

Neben der Kostenumlage über Verteilfaktoren pro Einheit, können auch Kosten den Einheiten/-historien, direkt zugeordnet werden (z. B. Heizkosten von einem Ablesedienst, die direkt erfasst bzw. eingelesen werden). Für diese ist kein Verteilcode notwendig. Diese Festwerte werden in der Abrechnung direkt erfasst.

Von RELion werden beim Anlegen des Objekts im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt. Hier können weitere Codes ausgewählt werden. Dadurch wird die dazugehörige Beschreibung eingetragen.

Im Feld Beschreibung auf Abrechnung wird bestimmt, ob auf der Abrechnung der Verteilungscode oder die dazugehörige Beschreibung als Erläuterung angedruckt wird. Bei einer unterjährigen Veränderung des Gesamtwertes der Verteilung (z. B. Quadratmeter, Personen) wird im Feld Hochrechnung ausgewählt, ob eine Hochrechnung auf Tag oder Jahr durchgeführt werden soll. Dies wirkt sich auf das Layout der Abrechnung aus. Die Hochrechnung kommt bei der Verteilungsart Zeitanteilig zum Tragen und berücksichtigt automatisch die Änderungen im Gesamtverteilfaktor. Wenn bei einer Verteilung mit absoluten Verbrauchswerten wie z. B. Wasserverbrauch gearbeitet wird, wird im Feld Absoluter Faktor ein Haken gesetzt.

Hinweis

Absoluter Faktor sollte bei einem Verteilungscode nur in Verbindung mit der Verteilungsart Festbetrag, Heizung, Wasser bzw. kein Zeitanteil verwendet werden.

In der Tabelle Objekt Verteilungen wird die Funktion Faktor aktualisieren gewählt, anschließend öffnet sich eine Abfrage, mit der entschieden werden kann, ob alle Objektverteilfaktoren aktualisiert werden sollen oder nur die aktuelle Zeile.

Nach Bestätigung der Abfrage mit OK besteht in einer weiteren Abfrage die Auswahl, ob die Faktoren auch für alle relevanten Objekt-Konten geändert werden sollen. Dabei bleiben bereits erstellte Abrechnungs-, Wirtschaftsplan- und Sonderumlagezeilen unverändert.

Nach Beendigung des Vorgangs erscheint eine Mitteilung, wie viele Aktualisierungen durchgeführt wurden, und im Feld Stichtag wird von RELion das aktuelle Datum eingetragen.

Im Menüband der Objekt Verteilungen können die Einheitenverteilungen geöffnet werden. Über die Funktion Verteilungswerte kopieren wird der gleichlautende Bericht geöffnet. Mithilfe dieses Berichts können innerhalb eines Objekts Verteilungswerte von einem Verteilungscode in einen anderen kopiert werden.

Von welchem Verteilungscode nach welchem Verteilungscode kopiert werden soll, wird im Inforegister Optionen ausgewählt. Zusätzlich kann bestimmt werden, ob vorhandene Werte überschrieben und Nullwerte mit kopiert werden sollen. Auch die Vorgabe eines bestimmten Datumsbezugs ist möglich.

Im Inforegister Einheit Verteilung ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf kann die Filterung auf die Einheitennummer erweitert werden. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

In den Objekt Verteilungen besteht im Menüband im Bereich Berichte über Verteilfaktoren Einheiten die Möglichkeit, mithilfe des sich öffnenden Berichts Verteilfaktoren Einheiten für das aktuelle Objekt ein oder mehrere Verteilungscodes aufgeschlüsselt auf die einzelnen Einheiten auszugeben.

Im Inforegister Optionen wird über die Felder Von Datum und Bis Datum der zu betrachtende Zeitraum bestimmt.

Einheitenverteilung

In der Einheitenverteilung werden Verteilcodes und Werte eingetragen, welche die einzelnen Einheiten betreffen. Die Grundeinstellung der Standardverteilcodes kann hier einheitenbezogen ergänzt werden.

Von der Objektübersicht wird über die Suche Verteilungen die Liste Objekt Verteilungen aufgerufen. Danach werden die Einheit Verteilungen ausgewählt.

Über das Feld Einheitennr. ist ersichtlich, für welche Einheit die Verteilung gültig ist. Vom System werden im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt. Im Feld Startdatum wird eingetragen, ab wann der Verteilungscode wirksam ist. Über dieses Datum wird auch gesteuert, zu welcher Einheitenhistorie der Faktor gehört. Der Wert, mit dem die Einheit an der Gesamtumlage beteiligt ist, wird im Feld Faktor eingegeben.

Wichtig

Sollte eine Änderung des Verteilcodes erforderlich werden, darf der aktuelle Code nicht gelöscht werden!

Änderungen können entweder im Fenster Einheit Verteilungen vorgenommen werden, indem eine neue Zeile angelegt und in diese der Verteilcode nochmal mit dem geänderten Wert erfasst wird. Als Startdatum wird dann das Datum genommen, ab dem die Änderung wirksam ist. Dabei wird automatisch bei der „alten” Zeile ein Enddatum zur Information eingetragen. Als weitere Möglichkeit können Änderungen im Fenster Einheiten Verteilungen Matrix erfasst werden, indem im Feld Startdatum Verteilung das Datum, ab wann die Änderung zu tragen kommt, eingetragen und dann in der entsprechenden Spalte der Verteilcode geändert wird.

Einheitenverteilungen Matrix

Mit der Einheiten Verteilungen Matrix steht ein komfortables, übersichtliches Fenster zur Verfügung, mit dem die Verteilfaktoren gegenübergestellt werden können. Das Fenster Objekt Verteilungen und dann die Verteilungen Matrix werden geöffnet.

Beim Öffnen des Fensters ist im Feld Startdatum Verteilung das aktuelle Arbeitsdatum vorbelegt. Dieses kann hier manuell geändert werden. In den Zeilen werden die Werte, die zu diesem Datum gültig sind, fett angezeigt. Werte, die aktuell nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt.  

Hinweis

Die Werte, die zum Startdatum Verteilung nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt. Aus technischen Gründen werden diese nicht unbedingt mit dem richtigen Faktor angezeigt. Wenn sich der Faktor geändert hat, wird auch in den inaktiven Zeilen der aktuell gültige Faktor ausgegeben.

Beispiel: Einheit 003 wurde zum 10.04.2017 vermietet – die Anzahl Personen hat sich deswegen zu diesem Stichtag geändert. Mit aktuellem Startdatum wird sowohl bei der aktuellen Einheit als auch bei der alten Einheit der Faktor 3,00 angezeigt:

Wenn das Startdatum Verteilung auf den 08.04.2017 umgestellt wird, dann wird bei beiden Historien der Faktor 2,00 angezeigt:

Mit Datum um einen Monat vermindern und Datum um einen Monat erhöhen kann jeweils monateweise zurück oder weiter gesprungen werden.

Bei Bedarf wird im Feld Erfassung Verteilungscode eine Verteilung ausgewählt. Erfolgt kein Eintrag, werden bis zu 12 beim Objekt hinterlegte Verteilcodes dargestellt.

Zusätzlich kann im Feld Datumsfilter ein Datum oder ein Zeitraum eingetragen werden. In den Zeilen wird dann die aktive Verteilung zum eingestellten Zeitpunkt angezeigt.

Wichtig

Eingaben in den Feldern Startdatum Verteilung, Erfassung Verteilungscode und Datumsfilter werden erst nach dem Aktualisieren (F5) wirksam.

Mit Objektverteilung aktualisieren (per Startdatum) werden die Änderungen für die Verteilungen zum Stichtag des eingetragenen Startdatum Verteilung in die Objektverteilung und bei allen Objektkonten eingetragen, bei denen dieser Verteilcode hinterlegt ist.

Auf jedem einzelnen Feld in der Matrix können die Faktoren im zeitlichen Verlauf per AssistButton überprüft werden. Dabei wird das auf die Einheit und den Verteilcode gefilterte Fenster Einheit Verteilungen geöffnet.

Einstellungen in der Einheit

Über die Suche wird die Einheitenvertragsübersicht ausgewählt und die Einheitenvertrag Karte geöffnet, die bearbeitet werden soll.

Vertragsbeginn/-ende

In der Einheitenvertrag Karte sind im Inforegister Einheitenvertrag der Vertragsbeginn und eventuell das Vertragsende eingetragen. Diese Felder bestimmen in erster Linie den Zeitanteil für die Abrechnung, sind aber auch ein wichtiges Kriterium für die Ermittlung und Darstellung möglicher neuer Betriebskostenvorauszahlungen.

Abrechnungsdruck

Im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan besteht die Möglichkeit zu entscheiden, ob und wie die Betriebskostenabrechnung für die ausgewählte Einheit gedruckt werden soll.

Abrechnungskreise allgemein

Ein Abrechnungskreis (AK) ist eine Teilmenge von Einheiten eines Objekts. Er umfasst mindestens eine Einheit und maximal sämtliche Einheiten eines Objekts. Die Zuordnung einer Einheit zu einem Abrechnungskreis ist zeitabhängig. Die Felder Vertragsbeginn/-ende des Einheitenvertrages werden dabei bei der Kostenumlage beachtet.

Auf Abrechnungskreise kann gebucht werden.

1. Ein Gebäude mit mehreren Nutzungsarten (z. B. Wohnung und Gewerbe) bildet ein Objekt. Bestimmte Kosten sollen pro Nutzungsart umgelegt werden. Dazu werden für das Objekt entsprechende Abrechnungskreise angelegt und gebucht. Die Nebenkostenabrechnung ermittelt die Kosten pro Abrechnungskreis und legt diese auf die daran beteiligten Einheiten um.
2. Zwei benachbarte Objekte haben einen gemeinsamen Mülltonnenplatz. Die Kostenumlage erfolgt insgesamt nach m² Wohnfläche. Es wird ein objektübergreifender Abrechnungskreis angelegt. Die anfallenden Müllkosten werden auf eines der beiden beteiligten Objekte gebucht und dem Abrechnungskreis zugeordnet. Die Abrechnung ermittelt die Gesamtkosten für den Abrechnungskreis und legt diese nach Gesamt m² Wohnfläche auf alle beteiligten Einheiten um.
3. In einem Gebäude mit fünf Stockwerken ist ein Aufzug montiert. Die Aufzugskosten sollen pro Stockwerke mit unterschiedlichen Prozentwerten umgelegt werden. Dies geschieht durch Aufteilungsregeln.
4. Die Kosten der Rohrreinigung sollen einer einzigen Einheit berechnet werden. Es wird ein Abrechnungskreis angelegt, dem nur die betroffene Einheit zugeordnet wird. Die umzulegenden Kosten werden auf diesen Abrechnungskreis gebucht.
5. Die Wasserkosten von einem Wasserrohrbruch sollen in der Abrechnung zwar ausgewiesen aber nicht umgelegt werden. Die entsprechenden Kosten werden auf einen Abrechnungskreis gebucht, dem keine Einheiten zugeordnet sind und der als Vorwegabzug gekennzeichnet ist.

Anlegen von Abrechnungskreisen per Stapelverarbeitung

Mit der folgenden Stapelverarbeitung können für vorhandene Objekte die wichtigsten Abrechnungskreise automatisch angelegt bzw. aktualisiert werden.

In der Objektkarte wird Abrechnungskreise geöffnet. Im Inforegister RE Objekt ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf kann dieser manuell geändert werden.

Nachfolgende Abrechnungskreise können im Inforegister Optionen aktiviert werden, um sie mithilfe der Stapelverarbeitung anzulegen:

Diese Verarbeitung legt für ein Objekt, mehrere oder alle Objekte die Standard-Abrechnungskreise an.

Wichtig

Die Erstellung des Standard-Abrechnungskreises OBJEKT ist für die Abrechnung zwingend erforderlich.

Hinweis

Diese Stapelverarbeitung kann jederzeit zur Aktualisierung der Abrechnungskreise erneut gestartet werden. Das trifft zum Beispiel dann zu, wenn weitere Einheiten eingerichtet wurden. Es werden dabei nur Standard-Abrechnungskreise aktualisiert. Manuell angelegte Abrechnungskreise werden nicht berücksichtigt.

Anlegen von Abrechnungskreisen (manuell)

Die Liste Objekte wird geöffnet, danach wird auf die Zeile des zu bearbeitenden Objektes geklickt. Über die Option Abrechnungskreise wird das Fenster Abrechnungskreis Übersicht geöffnet.

In diesem Fenster wird eine neue Zeile mit folgenden Angaben angelegt:

Zuordnen von Einheiten zu Abrechnungskreisen (allgemein)

Jede Einheit kann beliebig vielen Abrechnungskreisen zugeordnet werden. An einem Abrechnungskreis kann eine Einheit aber nur einmal beteiligt werden. Die Beteiligung kann zeitabhängig über das Startdatum bzw. Enddatum gesteuert werden. Von der Tabelle Abrechnungskreis Übersicht kann über die Suche die Funktion Einheiten zuordnen ausgewählt werden, um die Einheitenstämme zu öffnen.

Die Einheit/-en, die dem Abrechnungskreis zugeordnet werden sollen, werden markiert und mit OK bestätigt.

Nach einer Sicherheitsabfrage, ob diese wirklich übernommen werden sollen, werden die markierten Einheiten in den Abrechnungskreis Beteiligungen übernommen. Diese können anschließend über die Funktion Beteiligte Einheiten überprüft werden.

Objektübergreifende Abrechnungskreise

Der objektübergreifende Abrechnungskreis wird für Kosten verwendet, die auf mehrere Objekte aufgeteilt werden sollen. Dies kommt häufig bei Kosten, wie zum Beispiel für die Pflege der Außenanlagen, den Winterdienst, etc. vor. Dazu wird im Fenster Abrechnungskreis Übersicht der entsprechende Abrechnungskreis im Feld Objektübergreifend gekennzeichnet.

Zusätzlich werden im Feld Filter teilnehmende Objekte die Objektnummern aller beteiligten Objekte eingetragen. Damit wird erreicht, dass bei der Saldenermittlung nicht alle Posten des Mandanten durchsucht werden müssen, sondern nur die Objekte, bei denen der objektübergreifende Abrechnungskreis eingerichtet ist. Diese Posten werden dann in der Abrechnung aufsummiert. Bei der automatischen Berechnung des 100 % Faktors werden dann alle Einheitenverteilungen des gesamten Abrechnungskreises aufsummiert. Zur Unterscheidung dazu findet sich im 100 % Faktor Objekt die Summe aller Einheitenverteilungen aus dem aktuellen Objekt. Beide Felder befinden sich in den Abrechnungszeilen.

Wichtig

In allen beteiligten Objekten muss dieser Abrechnungskreis mit den gleichen Informationen angelegt werden.

Aufteilungsregeln für Abrechnungskreise

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung für mehrere Abrechnungskreise gestellt wird. Sofern die Aufteilung auf die unterschiedlichen Abrechnungskreise aus der Rechnung individuell erfolgen soll, ist dies durch manuelles Anlegen entsprechender EK-Rechnungszeilen zu realisieren.

Beispiel: Eine Rechnung für Müllgebühren enthält Teilbeträge für „Hausmüll“ und „Gewerbemüll“. Die Kostenumlage soll für Wohnungs- und Gewerbemieter getrennt erfolgen. Deshalb gibt es zwei Abrechnungskreise. Die Rechnung wird manuell aufgeteilt. D. h., es werden zwei Rechnungszeilen mit den jeweiligen Teilbeträgen auf die entsprechenden Abrechnungskreise gebucht. Es gibt auch feststehende Vorverteilungen. Zum Beispiel die Aufteilung der Grundsteuer auf Wohnungen, Gewerbe und Garagen. Einem Abrechnungskreis kann deshalb eine Aufteilungsregel zugewiesen werden. Die Aufteilungsregeln können bei der Abrechnungserstellung für Abrechnungszeilen angewendet werden. Dies schafft die Möglichkeit, zunächst auf einen Abrechnungskreis zu buchen und erst zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aufzuteilen (ohne Umbuchungen).

Anlegen von Aufteilungsregeln

Auf der Objektkarte wird die Abrechnungskreis Übersicht geöffnet. Im Menüband wird über Details das Fenster Abrechnungskreis Aufteil.Regel ausgewählt. Hier wird eine neue Aufteilungsregel erstellt.

Abrechnungskreisauswahl an einem Objektkonto

Grundsätzlich stehen alle Abrechnungskreise für alle Objektkonten zur Verfügung. In der Praxis kann es vorkommen, dass bestimmte Buchungen nicht auf einen Abrechnungskreis gebucht werden dürfen. Darum können die zulässigen Abrechnungskreise eingeschränkt werden. Auf der Objektkarte wird über die Suche die Funktion Konten ausgewählt, und es öffnet sich die Liste mit den Objekt Konten. Im nachfolgenden Beispiel soll die Position Gebäude und Glasversicherung nur für die Gewerbe-Einheiten über den Abrechnungskreis Gewerbe gebucht werden.

Das Konto öffnet sich durch Anklicken und im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan kann der Abrechnungskreis geändert werden. Beim Buchen der Glasversicherung wird beim Auswählen eines Abrechnungskreises nur dieser Abrechnungskreis angezeigt.

Hinweis

Wenn am Objektkonto ein Abrechnungskreis hinterlegt ist, dann wird dieser im Buch.-Blatt vorbelegt.

Berichtstexte Schnelleinrichtung

In RELion können im Anschreiben der Abrechnung die Texte über Berichtstexte definiert werden. Dazu wird über die Suche die Übersicht RE Berichtstexte geöffnet.

Hinweis

Wir empfehlen mindestens einen Berichtstext für Mietabrechnungen und einen Berichtstext für Eigentümerabrechnungen anzulegen.

Eine leere Aufgabenseite wird angelegt. Im Inforegister Allgemein wird im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen ausgewählt, für dessen Objekte Texte für das Abrechnungsschreiben erfasst werden sollen. Bei Bedarf kann bestimmt werden, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Abrechnungscodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.

Hinweis

Beim Holen der Berichtstexte in die Abrechnung werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie (ohne Geschäftsvorfallcode)
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. (ohne Geschäftsvorfallcode)
3. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Geschäftsvorfallcode
4. Eigentümer/Mieter + Objektnr.
5. Eigentümer/Mieter

Sind mehrere Textbausteine mit der gleichen Kombination vorhanden, dann wird die erste genommen. Folgende Kombinationen werden nicht unterstützt:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie + Geschäftsvorfallcode
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Geschäftsvorfallcode

Sofern der Text als Vorlage für individuelle Texte verwendet werden soll, wird das Feld Vorlage aktiviert. In der Liste wird in der Spalte Positionierung die gewünschte Option ausgewählt: Vortext: Der Text wird vor den Abrechnungsposten im Anschreiben gedruckt. Mitte: Auf dem Abrechnungsanschreiben wird der Text nach den Abrechnungsposten und vor den neuen Vorauszahlungen gedruckt.

Wichtig

Wenn keine neuen Vorauszahlungen gebildet wurden oder die Druckoption Vorauszahlung Alt-Neu nicht aktiv ist, wird dieser Text nicht mit angedruckt.

• Nachtext: Der Text wird nach den Abrechnungsposten bzw. wenn vorhanden, nach den neuen Vorauszahlungen angezeigt.
• Erläuterung allgemein: Der Text wird in der Einzelabrechnung nach den Fußnoten angedruckt.
• Hinweis § 35a: Für die Anlage § 35a kann hier ein eigener Text erfasst werden, der dann über den Kostenpositionen gedruckt wird. Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Sollte der Text unterstrichen oder in Fettdruck gewünscht werden, wird in den entsprechenden Feldern ein Haken gesetzt. Damit die Texte auch in die Abrechnung gezogen werden, wird über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen geöffnet.

Mit Neu wird eine neue Zeile angelegt und dort im Feld Bericht ID die Berichtnummer 5052276 für das Erzeugen der Abrechnungsbelege eingetragen.

Vordrucke für Bankmitteilungen und Einzugsermächtigungen können erzeugt werden, indem in einem bestehenden RE Berichtstext im Menüband über Initialisiere Text/Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung bzw. SEPA Lastschriftmandat gestartet wird.

Hinweis

Diese Vordrucke werden benötigt, wenn in der Abrechnung die Druckoptionen Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung und SEPA Lastschriftmandat aktiviert werden.

Bei Bedarf können dann noch Änderungen an dem Text vorgenommen werden.

Hinweis

Der neue Berichtstext wird nach den bisher erstellten Berichtstexten eingefügt. Es ist nicht notwendig, vorher einen neuen Berichtskopf anzulegen. Auch eine Berichtszuordnung ist nicht erforderlich! Nach dem Aktualisieren der Berichtstexte kann dieser geöffnet werden, um ihn zu überprüfen bzw. zu ändern.

2 - Prozessablauf

Die Erstellung einer Abrechnung in RELion folgt einem festgelegten Bearbeitungsablauf mit mehreren aufeinander aufbauenden Schritten. Jeder Vorgang durchläuft dabei mehrere Bearbeitungsstatus. Diese reichen vom Anlegen der Abrechnung über die Prüfung der beteiligten Einheiten und Vorauszahlungen bis hin zur Berechnung. Danach folgen die Anwendung von Ausnahmen sowie das Buchen und Sperren der fertigen Abrechnung. Die folgende Übersicht zeigt die einzelnen Schritte im zeitlichen Verlauf:

flowchart TD
        A[Abrechnung anlegen] --> B[Beteiligte Einheiten prüfen]
        B --> C[Abrechnungszeilen erstellen]
        C --> D[Vorauszahlungen prüfen]
        D --> E[Abrechnung berechnen]
        E --> F[Abstimmarbeiten durchführen]
        F --> G[Ausnahmen anwenden]
        G --> H[Individuelle Texte anlegen]
        H --> I[Neue Vorauszahlungen ermitteln]
        I --> J[Belege erzeugen]
        J --> K[Abrechnung drucken]
        K --> L[Abrechnung buchen]
        L --> M[Abrechnung sperren]

3 - Fallbeispiel

Für ein gemischt genutztes Mietobjekt soll eine Jahresabrechnung für die Abrechnungsarten BK-VZ und HK-VZ erstellt werden. Dabei werden nur die Buchungen im Leistungszeitraum sowie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt.

• Eine Rechnung für die Wasserversorgung (Konto 800200) wurde für den Zeitraum 01.12.2017 bis 31.01.2018 gebucht.
• Die Straßenreinigungskosten (Konto 800501) werden zusammen mit dem Nachbarobjekt getragen.
• Die Kosten für die Müllabfuhr (Konto 800600) werden nach Gewerbeeinheiten und Wohnungen aufgeteilt.
• Für die anteilige Miete der Telefonanlage (Konto 801710) gibt es je Einheit einen Festbetrag vom Betreiber der Anlage.
• Da eine Gewerbeeinheit einige Feuerlöscher verwendet, wurde vertraglich vereinbart, dass diese Einheit nicht an die Wartungskosten für Feuerlöscher (Konto 801701) beteiligt ist.

Abrechnung anlegen

Damit RELion eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellen kann, müssen die erforderlichen Daten, die im Abrechnungszeitraum verarbeitet wurden, entsprechend der vorgegebenen Einstellungen zusammengestellt und aufbereitet werden. Um diese umfangreichen Arbeiten möglichst einfach durchführen zu können, wurden Stapelverarbeitungen eingebaut, die die Arbeit abnehmen und den Arbeitsaufwand geringhalten.

Ausgangspunkt der kompletten Abrechnungserstellung, sowie der neuen Vorauszahlungen, ist das Fenster Abrechnungen, hier werden sämtliche bereits erstellten Abrechnungen dargestellt. Dazu wird über die Suche die Liste Abrechnungen geöffnet und der Bericht Abrechnungen anlegen gestartet.

Im Inforegister Vorbelegen aus besteht im Feld Quelle die Wahl, ob die Einstellungen wie Buchungsmethode, Druckoptionen etc. aus einer Abrechnung Objekt Vorlage Karte oder aus der letzten Abrechnung übernommen werden sollen. In diesem Fall wird hier Vorlage ausgewählt. Sofern Letzte Abrechnung (wenn nicht vorhanden dann Vorlage) verwendet wird, wird im Feld Letzte Abrechnung der Abrechnungscode der entsprechenden früheren Abrechnung angegeben. Im Feld Vorlage ist immer die entsprechende Vorlagennummer einzutragen.

Im Inforegister Abrechnung anlegen wird im Feld Abrechnungscode der zuvor angelegte Code für den Abrechnungszeitraum ausgewählt. Dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt. Diese können bei Bedarf manuell geändert werden. Im Feld Zahlungsdatum wird das Zahlungsziel eingetragen, dieses kann auf der Abrechnung angedruckt werden und wird als Fälligkeitsdatum für die Abrechnungsergebnisse verwendet.

Für eine einfache Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist es sinnvoll, die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Es besteht jedoch die Möglichkeit, alle Einstellungen einzeln zu starten. Im Inforegister RE Objekt wird auf das entsprechende Objekt gefiltert. Mit OK wird die Stapelverarbeitung gestartet.

Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, erfolgt eine Information darüber, dass Aktionsprotokollzeilen erstellt wurden. Diese können über die Infobox Aktionsprotokolleinträge eingesehen werden.

Abrechnung Objekt Karte

Auf der Übersicht Abrechnung wird die zu bearbeitende Zeile ausgewählt und die zugehörige Abrechnung Objekt Karte geöffnet.

Im Inforegister Allgemein wird eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen der ausgewählten Abrechnung angezeigt. Bei Bedarf können hier noch Änderungen vorgenommen werden. Da in diesem Fall die Kosten für die Wasserversorgung nur anteilig für die Abrechnungsperiode angerechnet werden sollen, wird hier kontrolliert, ob der Haken im Feld Leistungszeitraum berücksichtigen gesetzt ist. Wenn Abrechnungsdatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, besteht die Möglichkeit, im Feld Druckdatum (falls nicht Abrechnungsdatum) ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, kann im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollzogen werden. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, indem erneut auf das Feld Status in der jeweiligen Zeile geklickt wird.

Beteiligte Einheiten prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten geholt. Diese können über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt im Fenster Einheit Abrechnung überprüft werden.

Abrechnungszeilen

Die Abrechnungszeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für die Abrechnung dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen werden die gebuchten Posten der Objektkonten, bei denen in den Objekt Konten die Verwendung Abrechnung oder Alles ausgewählt wurde, in die Abrechnungszeilen eingetragen. In der Liste Abrechnungen wird die Abrechnung Zeilen geöffnet.

In der Spalte Kontonr. können über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitert bzw. reduziert werden. Im Beispiel wurden die Hausmeisterkosten objektübergreifend aufgeteilt. In der Abrechnung werden die Gesamtkosten für das Objektkonto dargestellt. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Objekt die Kosten gebucht wurden. Auf den Abrechnungskreis OBJEKT wurden keine Kosten direkt gebucht.

Diese Kosten werden mithilfe der Werte im Feld 100 % Faktor auf die entsprechenden Einheiten umgelegt. Im Feld 100 % Faktor Objekt ist dabei erkenntlich, welchen Anteil der Kosten in diesem Objekt zum Tragen kommen.

Mit dem Holen der Abrechnungszeilen werden automatisch die Kostenbuchungen zu den jeweiligen Konten geholt. Bei Heizkosten werden die erforderlichen D-Sätze aus dem Modul Heizkosten-Datenaustausch, bei Darlehensbuchungen die Werte aus dem Datenpool geholt und auf Einheitenebene zugeordnet. Es sollte daher sichergestellt sein, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung alle Buchungen in RELion vorliegen. Die geholten Buchungen können über den Drilldown in der Spalte „Anzahl Detailzeilen“ geprüft werden.

Festwerte erfassen

In diesem Fallbeispiel wird die „Miete Telefonanlage“ als Festbeträge direkt zugeordnet. In den Abrechnung Zeilen können die gebuchten Posten zu diesem Konto über die Sachposten eingesehen werden. Zum Erfassen der Festbeträge wird die Zeile Miete Telefonanlage angeklickt und über Vorgang Festwerte erfassen das Fenster Abrechnung Zeilen Festwerte geöffnet.

Hinweis

Zu beachten ist, dass die eingetragene Verteilungsart im Objektkontenplan in diesem Fall entweder Festbetrag, Heizung oder Wasser sein muss und die Abrechnung noch nicht berechnet worden ist.

Hier werden alle in der Abrechnungsperiode aktiven Einheiten des Objektes aufgeführt. Im Feld Betrag Netto oder Betrag Brutto werden die entsprechenden Werte eingetragen.

Hinweis

Sofern es sich um Kosten im Sinne des § 35a EStG handelt, können die dementsprechenden Werte in den dafür vorgesehenen Feldern eingetragen werden. Diese Felder können dafür eingeblendet werden.

Das Fenster wird geschlossen, damit die Beträge auch in den Abrechnung Zeilen angezeigt werden.

Aufteilungsregeln anwenden

Beim Objekt wurde für die Aufteilung der Müllkosten Abrechnungskreise mit folgenden Aufteilungsregeln erstellt.

Zum Anwenden der Aufteilungsregeln stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Wahl:

1. Das entsprechende Konto wird markiert und Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln angeklickt. Damit wird die Aufteilungsregel des ausgewählten Kontos angewendet.
2. Um alle Aufteilungsregeln in den Abrechnungszeilen anzuwenden, wird Aufteil.regel anwenden Gesamt verwendet.
3. Beim Berechnen der Abrechnung werden automatisch alle Aufteilungsregeln angewendet, sofern die Option Aufteilungsregeln anwenden im Bericht Abrechnung berechnen nicht deaktiviert wird.

Hinweis

Solange diese Funktion nicht ausgeführt worden ist, finden die Aufteilungsregeln in der Abrechnung keine Anwendung. Die Aufteilungsregeln der einzelnen Konten können nur über Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln wieder zurückgesetzt werden und dann auch immer nur Konto für Konto.

Vorauszahlungen prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die Vorauszahlungen (Sollstellungen und dazugehörigen Zahlungen) geholt. In der Abrechnung Objekt Karte können über Details oder über die Suche die Vorauszahlungen geöffnet werden.

In der Spalte Ebene können über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitert bzw. reduziert werden. Hier besteht die Möglichkeit, alle Vorauszahlungen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden, zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.

Abrechnung berechnen

Nachdem überprüft wurde, dass die Kosten und Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmen, werden die angefallenen Kosten auf die einzelnen Debitoren umgelegt, indem die Abrechnung berechnet wird. In der Abrechnung Objekt Karte kann über Abrechnung berechnen die Stapelverarbeitung geöffnet werden.

Im Inforegister Abrechnung Objekt ist dabei bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen. Zusätzlich kann hier noch bestimmt werden, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden sollen. Der Vorgang wird mit OK gestartet.

Anschließend sind die Gesamtfaktoren für die jeweiligen Abrechnungskreise und Verteilungscodes berechnet. Sofern eine Hochrechnung aktiv ist, werden zusätzlich die Hochrechnungszeilen gefüllt. Die Kosten werden auf die einzelnen Einheiten umgelegt und die Liste Abrechnungsposten gefüllt. Wurde die Berechnung durchgeführt, steht der Status im Inforegister Bearbeitungsstatus in der Zeile Abrechnung berechnet auf der Abrechnung Objekt Karte auf Ja. Für eine schnellere Berechnung kann beim Abrechnung berechnen die Option Ausnahmen anwenden gleich mitberücksichtigt werden.

Abstimmarbeiten

Bei den Abstimmarbeiten können nach Erstellung der Abrechnung abschließende Kontrollen, ob alle Einheiten und Konten erfasst, alle Verteilungen eingetragen und die Beträge richtig gebucht wurden, durchgeführt werden.

Einige der Berichte werden verwendet, bevor die Abrechnung berechnet wird, andere sind für die Ergebniskontrolle gedacht. Alle diese Berichte werden in der Abrechnung Objekt Karte über Drucken gestartet. Im Fenster RE Berichtsauswahl werden diese in der Rubrik Prüfungen ausgewählt.

Nachfolgende Prüfberichte sind im Standard eingetragen:

• Prüfe Vorauszahlungskonten
• Kosten Detailliert
• Kontrollliste Einheiten
• Objekt Abrechnungsübersicht Miete (bzw. WEG)
• Abstimmprotokoll Abrechnung
• RELion Objektbuchungen LZ/35a

Die Vorgehensweise ist bei allen Berichten identisch. Der gewünschte Bericht wird markiert und über OK geöffnet.

Prüfe Vorauszahlungskonten

Mithilfe des Berichts Prüfe Vorauszahlungskonten kann vorab geprüft werden, ob bei den ausgewählten Objekten für jede verwendete MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe ein Sollstellungskonto pro verwendete Abrechnungsart vorhanden ist.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Kontrollliste Einheiten

Dieser Bericht listet nach der Berechnung der Abrechnung die Einheiten auf, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden mit den auf die einzelnen Einheiten umgelegten Werten.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Objekt Abrechnungsübersicht Miete

Mit dem Bericht Objekt Abrechnungsübersicht Miete wird nach dem Berechnen der Abrechnung eine Aufstellung der Kostenpositionen zur Abrechnung bereitgestellt.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Hinweis

Da bei den Aufteilungsregeln die entstandenen Kosten „mehrfach“ aufgeteilt werden, werden in diesem Bericht Differenzen ausgewiesen. Diese ergeben sich aus den Bewegungen im Abrechnungszeitraum und den verteilten Gesamtkosten pro Abrechnungszeile. In der Spalte verteilte Kosten kann man erkennen, welche Kosten wirklich insgesamt verteilt wurden. In der Spalte Gesamtkosten sieht man, welchen Anteil der Kosten die jeweilige Aufteilungsregel an den Gesamtkosten hat.

Abstimmprotokoll Abrechnung

Über dieses Protokoll können nach dem Berechnen der Abrechnung die Beträge, die in den Abrechnungszeilen stehen, mit den tatsächlich umgelegten Werten abgestimmt werden. Dabei sind eventuell vorhandene Differenzen, die oftmals durch die Verteilung entstehen, erkennbar.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden.

Außerdem kann im Inforegister Abrechnung Zeile auf einzelne Konten gefiltert werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Objektkonten Leistungszeitraum

Dieser Bericht druckt eine Liste aller Buchungen auf Objektkonten, die im vorgegebenen Zeitraum vorgenommen worden sind, gruppiert pro Objekt. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob alle Buchungen, die den Leistungszeitraum betreffen, oder Buchungen mit § 35 Dimensionen ausgegeben werden sollen.

Über die Filtermöglichkeiten in den Inforegistern Objekt Konto und Sachposten kann die Ausgabe eingeschränkt werden, um z. B. nur die Konten zu prüfen, die in der Abrechnung eine Rolle spielen. Dazu wird auf die Verwendung Alles und Abrechnung gefiltert. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Ausnahmen anwenden

Gerade im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken. Dabei kann für einzelne Einheiten bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt.

In der Abrechnung Objekt Karte wird die Funktion Ausnahmen ausgewählt. Beim Ermitteln der beteiligten Einheiten werden bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt. Bei Bedarf können hier über Ausnahmen holen Ausnahmen eingespielt werden, die erst nach dem Ermitteln der Einheiten bei den Mietverträgen angelegt wurden.

Die Abrechnung Ausnahmen Karte ist ähnlich aufgebaut wie Vertrag Ausnahmen Karte. Lediglich das Feld Aktiv im Inforegister Allgemein gibt es in der Vertrag Ausnahmen Karte nicht.

In diesem wird, wie auch in der Übersicht, angezeigt, ob und wann die Ausnahme angewendet worden ist. In der Liste Abrechnung Ausnahmen wird über Vorgang Alle Ausnahmen prüfen bzw. Aktuelle Ausnahme prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt eingespielt worden sind, können diese in der Abrechnung Objekt Karte mit Ausnahmen anwenden aktiviert werden. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen.

Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Sollen diese trotzdem noch geändert werden, wird der Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein gesetzt. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewendeten Ausnahmen können dann in den Abrechnungsposten geprüft werden.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine prozentuale Beteiligung von 80 % vereinbart. Im Feld Ausnahme Betrag ist der Differenzbetrag ersichtlich. Im Feld Betrag vor Ausnahme der ursprüngliche Betrag. Nur die im Feld Betrag anteilig ausgewiesenen Kosten kommen in der Abrechnung zum Tragen.

Individuelle Texte anlegen

Normalerweise verwendet die Abrechnung den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einer Abrechnung individuelle Informationen zu verwenden. RELion bietet die Möglichkeit, auf Wunsch für jedes Objekt bzw. für jede Einheit einen individuellen Ausdruck zu erstellen. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Abrechnung Objekt Karte über Texte vorgenommen werden. Sofern der Abrechnung noch kein Berichtstext zugeordnet wurde, öffnet sich beim erstmaligen Starten folgende Abfrage:

Mit Ja wird das Fenster RE Berichtstexte Übersicht geöffnet.

Hier werden alle Berichtstexte angezeigt, die mit Vorlage gekennzeichnet sind und für dieses Objekt und diese Abrechnung zur Verfügung stehen. Es kann ein vorhandener Text ausgewählt und mit OK in die neue Textvorlage kopiert werden. Anschließend kann dieser individuell bearbeitet werden.

Hinweis

Wenn kein Berichtstext mit Vorlage gekennzeichnet ist oder die Vorlagen für die Abrechnung nicht verwendet werden können (z. B. wegen der Objektnr. oder des Geschäftsvorfallcodes), dann werden nach einer Abfrage alle Berichtstexte angezeigt, aus denen der gewünschte Text ausgewählt werden kann.

Wenn bereits ein Text kopiert wurde, ist das in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennbar. In diesem Fall führt die Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.

Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Felder Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden oder die Zuordnung über die Felder Objektnr. und Geschäftsvorfallcode entfernt werden.

Neue Vorauszahlungen ermitteln

Nach der Erstellung und Prüfung der Abrechnung können im nächsten Schritt die neuen Vorauszahlungen ermittelt werden. Damit werden den Eigentümern/Mietern die neuen monatlichen Hausgeld- bzw. Betriebskostenvorauszahlungen auf Basis der erstellten Abrechnung vorgelegt. Hierzu werden im Hintergrund die Funktionen des Wirtschaftsplans verwendet.

Hinweis

Wenn die zukünftigen Vorauszahlungen im Rahmen der Abrechnung nicht angepasst werden sollen, können die folgenden Schritte zum Wirtschaftsplan übersprungen werden; weiter geht es dann beim Kapitel Belege erzeugen.

Wirtschaftsplan anlegen

In der Abrechnung Objekt Karte können die erforderlichen Menüpunkte zur Erstellung der neuen Vorauszahlungen aufgerufen werden. Als Erstes wird der Menüpunkt Wirtschaftsplan anlegen gestartet. Dabei wird ein Wirtschaftsplan auf Basis der Abrechnung erstellt. Die Abrechnungszeilen werden hierfür in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen.

Im Bericht Wirtschaftsplan anlegen sind bereits im Inforegister Vorbelegen aus die Felder Quelle und Code (Abrech./Wirtsch.Plan) mit den Werten aus der Abrechnung gefüllt.

Im Feld Multiplikator kann der Faktor geändert werden, wenn die bestehenden Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese z. B. um 10 % erhöht werden, wird der Multiplikator 1,1 eingegeben. Sollen die Beträge verringert werden, z. B. um 5 %, wird der Faktor 0,95 gewählt. Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wird im Feld Wirtschaftsplan Code ein passender Code ausgewählt. Dadurch werden die Felder Von Datum, Bis Datum und Wirtschaftsplan Datum gefüllt, sofern bei dem ausgewählten Wirtschaftsplancode diese Angaben hinterlegt wurden. Im Feld Datum 1. Sollstellung wird das Datum eingetragen, ab dem der neue Vorauszahlungsbetrag für die Sollstellung verwendet werden soll.

Bei Bedarf wird das Feld Vorhandene WP überschreiben aktiviert, dadurch werden eventuell vorhandene Wirtschaftspläne mit gleichem Wirtschaftsplancode überschrieben, sofern dort folgende Schritte noch nicht ausgeführt wurden: Belege erzeugt, Sollstellungszeilen erstellt, Nachberechnung gebucht und/oder gesperrt. Im Inforegister Weitere Schritte (optional) wird bestimmt, ob die Beteiligten Einheiten bereits beim Anlegen des Wirtschaftsplans geholt werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiv. Im Inforegister RE Objekt ist bereits über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. das Objekt ausgewählt. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.

Hinweis

Sollte beim Anlegen des Wirtschaftsplans Aktionsprotokollzeilen angelegt werden, können diese angezeigt werden, indem in der Abrechnung Objekt Karte auf Wirtschaftsplan zeigen gegangen wird. Dadurch öffnet sich die gefilterte Übersicht Wirtschaftspläne. Hier können diese in der Infobox Aktionsprotokolleinträge mit einem Mausklick auf die entsprechende Zahl geprüft werden. Sollte in der Übersicht kein Eintrag angezeigt werden, wird der Filter auf das Feld Wirtschaftsplancode entfernt.

Wirtschaftsplan berechnen

Nachdem die Gesamtkosten aus der aktuellen Abrechnung übertragen wurden, werden diese im nächsten Schritt für die einzelnen Einheiten berechnet. Dazu wird über Wirtschaftsplan berechnen der gleichlautende Bericht gestartet.

In der Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan berechnen sind im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits die Filterdaten aus der Abrechnung übernommen worden. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen.

Zusätzlich kann hier noch bestimmt werden, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden. Der Vorgang wird mit OK gestartet.

Ausschlussbedingungen für die neuen Vorauszahlungen

Nicht immer ist es gewünscht, die neuen Vorauszahlungen anzupassen. Wenn z. B. ein Mieter neu eingezogen ist, sollen die vertraglich vereinbarten Nebenkosten nicht geändert werden. Auch kann es vorkommen, dass die Vorauszahlungen erst angepasst werden sollen, wenn sie sich um mindestens 5 EUR erhöhen. Dafür können in RELion Ausschlussbedingungen angewendet werden.

Dieser Funktionsaufruf berücksichtigt die Ausschlussgründe aus dem verbundenen Wirtschaftsplan. Um die aktuell eingestellten Ausschlussgründe zu überprüfen, wird zu Zugehörig gewechselt und Neue Vorauszahlungen ausgewählt. Anschließend wird auf Wirtschaftsplan zeigen geklickt, um den verbundenen Wirtschaftsplan in der Kartenansicht anzuzeigen.

Nach dem Anwenden der Ausschlussgründe sind die entsprechenden Ausschlussgrund Codes auf den Wirtschaftsplan Summenposten gesetzt. Alle Zeilen auf Ebene 3 (Abrechnungsart) und mit Ausschlussgrund Code werden automatisch beim Erstellen der neuen Sollstellungszeilen ignoriert:

Sollstellungszeilen erstellen

Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dies kann über Sollstellungszeilen erstellen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Aktionen im Bereich Neue Vorauszahlung ausgeführt werden.

In dem sich öffnenden Fenster Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen ist im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert. Die Option Änderung speichern wird gesetzt, wenn die Sollstellungszeilen direkt erstellt werden sollen. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.

Wirtschaftsplan zeigen

Als abschließender Punkt wird über die Funktion Wirtschaftsplan zeigen in der Abrechnung Objekt Karte das Fenster Wirtschaftspläne geöffnet. Hier sind die Ergebnisse der vorher gestarteten Funktionen eingetragen und können überprüft werden.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Hinweis

Vor dem Aufruf Belege erzeugen sollte in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen geprüft werden, ob alle gewünschten Optionen aktiviert sind!

Die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Abrechnung Objekt Karte entweder der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird oder über Belege erzeugen.

Es ist bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

Hinweis

Für das Erzeugen der Belege sollte der Filter nicht erweitert werden. Bei Bedarf kann der Filter aufgelöst werden, sodass die Belege, z. B. für alle Objekte, erzeugt werden.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt geöffnet wird.

Über Drucken kann jeder einzelne Beleg entweder ausgedruckt oder in der Seitenansicht geöffnet werden. Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, wird in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja umgestellt. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen.

Abrechnung drucken

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. Über Bericht im Fenster Abrechnung Objekt Karte wird die RE Berichtsauswahl geöffnet, in welcher der PDF Stapeldruck Abrechnung, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK geöffnet wird. Für einen Schnellaufruf steht der Stapeldruck auch direkt als Aktion zur Verfügung.

Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf die Abrechnung gefiltert.

Im Feld Auswahl für Druckausgabe kann Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten ausgewählt werden; das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben wird. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner entsteht als Ergebnis ein komprimierter ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können z. B. verwendet werden, wenn ein externer Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragt werden soll.

Anschließend wird der Druck mit OK gestartet. Nach Beendigung der Verarbeitung öffnet sich ein PDF-Sammeldruck. Dieser kann entweder normal ausgedruckt oder gespeichert werden.

Abrechnung buchen

Im nächsten Schritt wird das Abrechnungsergebnis in ein oder mehrere Buchblätter übertragen und gegenüber dem Debitor gebucht. Vorher wird in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus das Feld Freigabe zum Buchen auf Ja gestellt.

Über Abrechnung buchen wird die Stapelverarbeitung Abrechnung in BuchBlatt gestartet.

Grundsätzlich können die Abrechnungsbuchblätter für mehrere Objekte gleichzeitig erstellt werden. Abrechnungen, die nicht zum Buchen freigegeben wurden oder bereits gebucht worden sind, werden dabei übersprungen. Nach den Eingaben wird die Verarbeitung mit OK gestartet. Im Anschluss erscheint eine Hinweismeldung mit dem Ergebnis, die ebenfalls mit OK bestätigt wird. Im entsprechenden Buchblatt können die Buchungen überprüft und anschließend gebucht werden.

Hinweis

Beim Buchen der Abrechnung werden mehrere Buchungssätze pro Einheit in das Buchblatt eingestellt (z. B. Buchung des Abrechnungsergebnisses, Bestandsveränderungen bei bilanzieller Methode). Dies ermöglicht es, die Debitorenbuchungen durchgängig mit Belegart Gutschrift oder Rechnung zu buchen.

Beim Einstellen ins Buchblatt wird pro Buchungssatz ein aufsteigendes Suffix an die Abrechnungsnummer angehängt. Je Vertrag wird eine Belegnummer erstellt, diese wird beim Holen der Einheiten in die Abrechnung bereits vergeben.

Abrechnung sperren

Als abschließender Schritt kann in der Abrechnung Objekt Karte über das Feld Gesperrt verhindert werden, dass Änderungen an der Abrechnung vorgenommen werden können. Diese Sperre kann auch für noch nicht fertiggestellte Abrechnungen gesetzt werden, um Änderungen durch andere Mitarbeiter vorübergehend zu verhindern.

4 - Vorauszahlung und Abrechnungszeilen

Abrechnungskreise

Für die Erstellung der Abrechnung sind beim Buchen Abrechnungskreise zwingend notwendig.

Vorwegabzug von Kosten

Vorweg abgezogene Kosten sind die Kosten, die vom Vermieter getragen werden. Diese müssen lt. Gesetzgeber auf der Abrechnung nachvollzogen werden können. Dazu wird das zu bearbeitende Objekt geöffnet. Anschließend wird über Abrechnungskreise die Tabelle Abrechnungskreis Übersicht geöffnet.

Ein neuer Abrechnungskreis wird erstellt (z. B. VORWEG). Im Feld Vorwegabzug wird ein Haken gesetzt. Da diese Kosten nicht auf die Einheiten umgelegt werden, werden diesem Abrechnungskreis keine Einheiten zugeordnet.

Buchen auf Abrechnungskreise

Das Buchen mit Abrechnungskreisen ist in folgenden Vorgängen realisiert:

• Buchen aus dem Buch.-Blatt
• Wiederkehrende Buchblätter
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift

Zur Verwendung von Abrechnungskreisen sind folgende Voraussetzungen notwendig:

1. Der Abrechnungskreis darf nicht gesperrt sein und muss beim Objekt vorhanden sein.
2. Im Buch.-Blatt wird nach Eingabe der Objektkontonummer der Abrechnungskreis aus dem Objektkonto vorbelegt. Dieser kann im Feld Abrechnungskreis bei Bedarf geändert werden.
3. Der Abrechnungskreis wird dann beim Buchen in Sach- und Mehrwertsteuer-Posten weitergereicht.

Bereits gebuchte Posten mit Abrechnungskreis versehen

Wurden bereits Buchungen durchgeführt und wird dann festgestellt, dass diese über einen anderen Abrechnungskreis verarbeitet werden sollen, kann bei den gebuchten Posten nachträglich der Abrechnungskreis geändert werden.

Dazu wird die Tabelle Fibujournal geöffnet, das gewünschte Journal markiert und geöffnet. Im Beispiel soll bei Objektkonto 800200 Wasserversorgung der Abrechnungskreis Objekt auf G2 geändert werden:

Dazu wird der gewünschte Sachposten ausgewählt und im Feld Abrechnungskreis der gewünschte Abrechnungskreis gewählt. Diese Änderungen können, sofern eingerichtet, über das Änderungsprotokoll nachvollzogen werden.

Buchungskombinationen

In RELion werden je nach Auswahl der Buchungskombination, bestehend aus Vorauszahlungsart und Buchungsmethode, die Vorauszahlungen gezogen und die Abrechnungen gebucht.

Als Vorauszahlungsart stehen zur Auswahl:

• Zahlungsbetrag: Dadurch werden die tatsächlich geleisteten Beträge in der Abrechnung ausgewiesen.
• Sollstellungsbetrag: Dabei werden die sollgestellten Beträge verwendet, ohne Berücksichtigung, ob diese ausgeglichen wurden.

Als Buchungsmethoden stehen zur Verfügung:

• Abrechnungsspitzen: Hier werden die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Diese Buchungsmethode kann mit Sollstellungsbetrag und Zahlungsbetrag kombiniert werden.
• Bilanzielle Methode: Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird beim Buchen der Abrechnungsergebnisse die bilanzielle Buchungslogik verwendet. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

Hinweis

Beim Erstellen des Buch.-Blattes werden dabei Bestandsbuchungen und soweit vorher aktiviert wurde Auflösungsbuchungen pro Abrechnungsart eingetragen.

Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich (nur in Länderversion Österreich)

Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird pro Abrechnungsart eine Saldoausbuchung für das Objekt gemacht. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

• Bilanzielle Aktivierung: Da für den Bericht Aktivierung umlagef. Kosten ein Abrechnungscode für ein Objekt benötigt wird, wird am Anfang des Jahres als „Platzhalter“ eine entsprechende Abrechnung Objekt Karte angelegt. Diese kann nicht abgerechnet werden. Zur Abrechnung des Objekts wird dann später die Buchungsmethode auf Bilanzielle Methode umgestellt.

Wichtig

Abrechnungen für WEG-Objekte können grundsätzlich nur mit den Buchungsmethoden Abrechnungsspitzen bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich pro Abrechnungsart und Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag erstellt werden.

Einheit Abrechnungen

In der Einheit Abrechnungen sind Informationen zu den Abrechnungen an die jeweiligen Debitoren verfügbar. Das Fenster kann in der Abrechnung Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld des Feldes Beteiligte Einheiten geholt oder über Einheit Abrechnungen geöffnet werden.

Je nach Bearbeitungsstatus der Abrechnung sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Eventuell notwendige Änderungen können nur über die Abrechnungszeilen und Vorauszahlungen vorgenommen werden. Über die Funktion Belege erzeugen und über Drucken können die einzelnen Abrechnungen ausgedruckt werden.

Zusätzlich können über Belege löschen und Belege erzeugen die Belege für die markierte Einheit neu erstellt werden. Damit können zum Beispiel für einen einzelnen Vertrag die Belege aktualisiert werden (z. B. wenn sich durch Heirat der Name eines Mieters geändert hat).

Vorauszahlung

In RELion können die Vorauszahlungen der einzelnen Debitoren automatisch ermittelt oder manuell eingegeben werden. Dazu wird über die Suche Abrechnungen geöffnet und die entsprechende Abrechnung ausgewählt.

Im Inforegister Vorauszahlungen wird durch Aktivieren des Feldes Nur abgerechnete Abr.Arten bestimmt, dass automatisch nur die Abrechnungsarten verwendet werden, die in den Abrechnung Zeilen eingetragen sind. Somit werden immer die aktuellen Abrechnungsarten verwendet. Wird dieses Feld nicht aktiviert, kann im Inforegister Datenquellen im Feld Filter Abrechnungsarten die erforderliche Abrechnungsart für die Filterung manuell eingetragen werden. Dies ist vor allem dann von Interesse, wenn getrennte Abrechnungen für Betriebs- und Heizkosten erstellt werden sollen.

Wird kein Filter verwendet, werden alle Abrechnungsarten geholt.

Automatische Ermittlung der Vorauszahlungen

Beim automatischen Ermitteln der Vorauszahlungen werden über die Abrechnungsarten die Sollstellungskonten der Einheit ermittelt. Diese Konten werden dann auf Debitorenposten mit folgenden Kriterien durchsucht. Voreingestellte Filter:

Aus der Einheit

• Objektnummer
• Eigentümer/Mieter
• Einheit Nr.
• Einheit Historie
• Buchungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums
• (z. B. 01.01.2018..31.12.2018 oder anteilig nach Leistungszeitraum)

Sollstellungsart

• Nebenkosten Hinweis: Bei Eigentümerabrechnungen werden in der Länderversion Deutschland zusätzlich Debitorenposten mit der Sollstellungsart Sonstiges ermittelt.

RE Kontogruppe

• Forderungen/Erlöse

Storno

• Nein

Folgende Möglichkeiten zur Berechnung der Vorauszahlungen stehen in der Abrechnung Objekt Karte unter Aktionen zur Verfügung:

1. Abrechnungen anlegen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermitteln kann.
2. Vorauszahlungen holen Über diese Funktion werden die geleisteten Vorauszahlungen berechnet.
3. Abrechnung berechnen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermittelt, sofern dies bisher noch nicht geschehen ist.
4. Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Status im Feld Vorauszahlungen geholt auf Ja gesetzt. Auch hier werden die geleisteten Vorauszahlungen geholt.

Die berechneten Vorauszahlungen können dann über Vorauszahlungen angezeigt werden.

In dieser in drei Ebenen aufgeteilten Tabelle, werden die geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt:

• Ebene 1 (Summenzeile) – Hier werden Informationen, wie Einheitennummer, Historie, Debitorenname und Gesamtsumme der Vorauszahlungen, angezeigt.
• Ebene 2 – Es zeigt die Art der Vorauszahlungen mit den entsprechenden Beträgen an.
• Ebene 3 – Dort sind die einzelnen Posten aufgelistet.

Manuelle Eingabe der Vorauszahlungen

Vorauszahlungen können über die tatsächlich gebuchten Werte der einzelnen Debitoren ermittelt oder wenn keine vorhanden sind, manuell eingetragen werden. Für die manuelle Eingabe werden trotzdem in der Abrechnung Objekt Karte die Vorauszahlungen geholt und das Fenster Abrechnung Vorauszahlungen geöffnet.

Hinweis

Die Vorauszahlungen können manuell nur in der Ebene 2 eingetragen werden. Sofern Zeilen der Ebene 3 vorhanden sind, können manuelle Änderungen nur vorgenommen werden, wenn diese entfernt wurden. Nachdem die Debitorenposten in Ebene 3 entfernt wurden, müssen die Summenzeilen aktualisieren ausgeführt werden.

Im Anschluss können die Vorauszahlungen erfassen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen aufgerufen werden.

Dann öffnet sich die neue Seite Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung. Zu Beginn ist die Seite leer. Im 1. Schritt werden alle benötigten Zeilen über den Menüaufruf Zeilen erstellen erzeugt und die Abfrage mit Ja bestätigt.

Es wird nun für jede in der Abrechnung Vorauszahlungen enthaltenen Einheit und Abrechnungsart Zeilen erstellt. Dabei wird anhand der Abrechnungsart Buchungsmatrix geprüft, wie viele Zeilen pro Einheit und Abrechnungsart benötigt werden.

Sofern in der Abrechnungsart Buchungsmatrix in der Tabelle Abrechnungskonten mit Zeitbezug mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Startdaten enthalten sind, die in den Abrechnungszeitraum fallen, dann werden die Zeilen entsprechend eingetragen.

Im Feld MwSt % wird dann entsprechend dem am Abrechnungsergebniskonto hinterlegen Sachkonto und der dazugehörigen MwSt.-Einrichtung geschuldeten MwSt.-Satz eingetragen (Feld ist standardmäßig ausgeblendet – kann über Spalten auswählen eingeblendet werden).

Wichtig

Wird mit der Buchungsart Bilanzieller Methode abgerechnet, wird in der Spalte Sollstellungskonto bei den steuerpflichtigen Einheiten jeweils das für den Steuersatz korrekte Sollstellungskonto eingetragen, auf das beim Buchen der Abrechnung die Vorauszahlungen zurückgebucht werden sollen. Bei den steuerfreien Einheiten wird das Konto automatisch eingetragen.

Hinweis

Durch Filtern auf Beschreibung 2 kann das Sollstellungskonto anschließend in jede Zeile eingetragen werden. (z. B. mit F8 runterkopieren)

Es können nun zeilenweise in den Feldern Vorauszahlung Netto und Vorauszahlung MwSt die entsprechenden Beträge erfasst werden. Der dazugehörige Betrag Vorauszahlung Brutto wird dann automatisch rechnerisch ermittelt.

Hinweis

Es ist absichtlich keine automatische Ermittlung des MwSt.-Betrages vorgesehen, da gerade bei „krummen“ Beträgen die MwSt.-Beträge abweichen können, wenn monatlich Einzel-Beträge mit MwSt. gebucht wird oder vom Gesamt-Betrag der MwSt.-Betrag ermittelt wird.

Über Summenzeilen aktualisieren kann zu Kontrollzwecken die Summe pro Einheit/Historie aktualisiert werden. Beim Schließen der Seite erscheint eine Abfrage, ob die erfassten Werte in die Abrechnung Vorauszahlung übernommen werden sollen.

Mit Ja werden die Werte direkt übernommen. Mit Nein bleiben die für eine spätere Übernahme in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung stehen. Die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung ist um das Flowfield-Feld Anzahl manuelle Zeilen erweitert worden. Über den Durchgriff wird die gefilterte Ansicht der erfassten manuellen Vorauszahlungen geöffnet. Ein Ändern bzw. Erfassen ist hier nicht möglich:

In Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gibt es im Menüband noch folgende zusätzliche Aufrufe:

• Beträge in Abrechnung Vorauszahlung zurücksetzen: Dadurch können alle Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlung zurückgesetzt werden, um evtl. vorher falsch übernommene Beträge zu bereinigen. Die Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung bleiben davon unberührt.
• Löschen: Dadurch werden alle Zeilen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gelöscht.

Wichtig

Sofern mit Berechtigungskonzepten gearbeitet wird (Rollen & Rechte), sind Berechtigungen für die neue Tabelle 5164624 zu vergeben (Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Löschen).

Überzahlungen automatisch eintragen

Evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag können automatisch in die Abrechnung Vorauszahlungen geholt werden. Dazu wird die Abrechnung Objekt Karte geöffnet und im Inforegister Vorauszahlungen das Feld Überzahlungen aktiviert.

Wichtig

Beim Aktivieren dieser Option ist darauf zu achten, dass die Vorauszahlungen für diese Abrechnung noch nicht geholt sein dürfen.

Werden die Vorauszahlungen über eine der geschilderten Wege in die Abrechnung geholt, werden die Überzahlungen ebenfalls in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Überzahlungen manuell eintragen

Evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag können auch manuell in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen werden. Dazu wird in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Vorauszahlungen die Abrechnung Vorauszahlungen geöffnet.

Dazu wird die entsprechende Summenzeile (Ebene 1) des Debitors markiert. Über Summenzeile „Andere offene Posten/Überzahlung“ anlegen wird dann die zusätzliche Summenzeile angelegt. Diese kann hier über Debitorenposten auswählen zugeordnet werden.

Posten manuell zurücksetzen

Wenn ein Posten nicht mit der Abrechnung verrechnet werden soll, kann die betreffende Zeile in der Abrechnung Vorauszahlungen gelöscht werden. Dabei wird der verbundene Debitorenposten zurückgesetzt, d. h., die Felder Abrechnungsart und Abrechnungscode und ggf. Abwarten werden zurückgesetzt.

Ausbuchen offener Vorauszahlungen

Nach aktuell gültiger Rechtsprechung in Deutschland dürfen nach dem Eintritt der Abrechnungsreife (Ende Abrechnungsperiode) die säumigen Betriebskosten-Vorauszahlungen nicht mehr eingefordert werden.

In der Abrechnung sind bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag deswegen evtl. vorhandene Vorauszahlungsdifferenzen auszubuchen. Dafür kann der Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen verwendet werden. Dieser erstellt für jeden noch offenen Posten eine Gegenbuchung, die dann mit dem ursprünglichen Posten ausgeglichen wird, sodass dann in der Abrechnung nur die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden. Beim Buchen der Abrechnung wird dadurch ein einzelner mahnbarer Debitorenposten erstellt.

Wichtig

Bei Objekten mit Versteuerungsart EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) werden die Posten nicht automatisch ausgeglichen. Dieser Ausgleich ist nach der Buchung manuell durchzuführen!

Der Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen kann in der Übersicht Abrechnungen und in der Abrechnung Objekt Karte geöffnet werden.

Inforegister Optionen:

Inforegister RE Objekt:

In diesem Inforegister ist standardmäßig auf das Objekt gefiltert, von dessen Abrechnung aus, der Bericht gestartet wird. Bei Bedarf kann der Filter entsprechend erweitert werden.

Hinweis

Dieser Bericht kann nur für Mietobjekte verwendet werden. Zusätzlich wird geprüft, ob die Vorauszahlungsart Zahlbetrag ist.

Die Verarbeitung wird mit OK gestartet. Dabei wird beim erstmaligen Starten des Berichts der Herkunftscode AUS-VZ-ABR angelegt.

Bei der Verarbeitung werden dabei lediglich die Posten berücksichtigt, die in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen im Feld Vorauszahlung Differenz einen Betrag haben. Pro gefundene Rechnung wird eine passende Gutschrift mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Verrechnung n. geleistete Vorausz. erstellt und diese mit der Rechnung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen. Wenn Überzahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen geholt wurden, dann werden passende Rechnungen mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Rechnung wg. Überzahlung gemäß der übergeordneten letzten Sollstellungszeile erstellt und diese mit der Überzahlung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Hinweis

Sollte es keine übergeordnete Sollstellungszeile geben, ist die Überzahlung aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zu entfernen.

Der Bericht stellt die Buchungen in das gewählte Buch.-Blatt und setzt die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zurück. Dieses Buch.-Blatt kann in der Abrechnung Objekt Karte nach Beendigung des Vorgangs über den Aufruf Abrechnung Buch.Blatt geöffnet werden. Die Buchungen können dort überprüft und gebucht werden.

Wichtig

Es werden nur Gegenbuchungen für Debitorenposten erstellt, deren Abwartenkennzeichen entweder leer oder mit dem gleichen Abwartenkennzeichen aus der RE Einrichtung im Feld Abwarten Abrechnung gefüllt ist. Sollten Debitorenposten mit einem anderen Abwartenkennzeichen gekennzeichnet sein, wird dies über das Aktionsprotokoll mitgeteilt.

Diese Posten sind bei Bedarf manuell zu bearbeiten (z. B. durch Ändern des Abwartenkennzeichens oder Entfernen aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen).

Im Anschluss werden die Vorauszahlungen erneut in die Abrechnung geholt. Beim Berechnen der Abrechnung und beim Erzeugen der Belege wird bei Vorauszahlungsart Zahlungsbetrag geprüft, ob bei Abrechnungen für Mietobjekte in der Länderversion Deutschland in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen das Feld Vorauszahlung Differenz leer ist. Andernfalls erscheint eine entsprechende Meldung, die darauf hinweist, dass die Vorauszahlungen noch zu bereinigen sind. Solange diese nicht bereinigt wurden, ist es nicht möglich, die Optionen Freigabe zum Druck und Freigabe zum Buchen zu setzen.

Hinweis

Die Anlage „Vorauszahlung im Detail“ wird nur dann erzeugt, wenn das Ergebnis aller Zeilen pro Einheit nicht „0“ ist. Wenn sich also die Soll-Vorauszahlungen mit den Buchungen „Verrechnung n. geleistete Vorausz.“ komplett aufheben, wird die Anlage für diese Einheit nicht erzeugt.

Verbrauchswerte erfassen

Für die Abrechnung können Verbrauchswerte, z. B. Verbrauch m³ Wasser, erfasst werden. Dafür sind im Vorfeld drei Punkte zu beachten:

1. Die beteiligten Einheiten sind ermittelt.
2. Im Fenster Objekt Verteilungen ist die entsprechende Verteilung im Feld Absoluter Faktor mit einem Haken gekennzeichnet.
3. Die Verteilungsart ist in den Objekt Konten auf Kein Zeitanteil gestellt. Nun wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Verbrauchswerte erfassen geöffnet.

Im Kopfbereich sind Eigentümer/Mieter-Kennzeichen, Objektnr., Abrechnungs-/WP-Code und Datumsfilter von RELion vorgeblendet. Im Feld Filter Verteilungscodes wird der gewünschte Verteilungscode ausgewählt. Wenn für mehrere Verteilungscodes Verbrauchswerte erfasst werden sollen, können diese nacheinander ausgewählt und abgearbeitet werden.

Über Zeilen initialisieren werden alle im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten eingetragen. Die dazugehörigen Verbräuche werden im Feld Faktor erfasst. Bei der nächsten Berechnung der Abrechnung werden diese Werte herangezogen.

Hinweis

Sollte die Summe der Verteilung auf der Abrechnung nicht mit der Summe der Faktoren übereinstimmen, ist zu überprüfen, ob die Einstellung Kein Zeitanteil im Objektkonto als Verteilungsart eingetragen ist.

Abrechnung Zeilen

Als Kostenpositionen für die Abrechnung werden die Konten verwendet, bei denen in der Liste Objekt Konten die Option Abrechnung oder Alles im Feld Verwendung eingetragen ist. Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Ausdruck der Abrechnung zu generieren.

Dazu wird über die Suche die Liste Abrechnungen ausgewählt.

• Erste Möglichkeit (empfohlen): Über Neu/Abrechnung anlegen wird der Bericht Abrechnung anlegen gestartet. Hier sollte immer im Inforegister Weitere Schritte (optional) der Haken bei Abrechnungszeilen holen gesetzt werden. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn die Abrechnung bereits angelegt ist): Die zu bearbeitende Abrechnungszeile wird ausgewählt und die zugehörige Abrechnung Objekt Karte geöffnet. Hier kann über Abrechnungszeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Abrechnung eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Zeile mit dem bei dem Objektkonto hinterlegten Abrechnungskreis angelegt werden.

Als nächster Schritt wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Abrechnung Zeilen über einen Klick auf die Summe geöffnet und über Aktionen Kontensaldo in Abrech.zeilen Gesamt die dazugehörigen Salden des Abrechnungszeitraumes dazugeholt. Eventuell vorhandene bebuchte zusätzliche Abrechnungskreise werden mit diesem Schritt ebenfalls eingetragen. Bei Bedarf können die vorhandenen Abrechnungszeilen manuell bearbeitet werden. Dabei ist zu beachten, dass bei manuellen Änderungen Abstimmdifferenzen entstehen können!

Kontensummen in Abrechnungszeilen

Wenn eine Abrechnungsposition (Abrechnungszeile) aus mehreren Objektkonten besteht (z. B. Aufzugskosten aus Wartung, Strom, Telefon, Notdienst), dann kann in den Objektkonten ein Konto mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan und einer Summen-Kontoart eingerichtet werden. Im Feld Zusammenzählung werden die Konten eingetragen, die in diesem Konto zusammengefasst werden sollen. Beim Holen der Abrechnungszeilen wird dann nur das Summenkonto in die Abrechnung geholt und die Posten aus den im Feld Zusammenzählung eingetragenen Konten.

Hinweis

Die Einrichtung der ursprünglichen Aufwandskosten (z. B. Wartung, Strom, Telefon, Notdienst) bleibt unverändert. Die Konten, die in einer Zusammenzählung mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan enthalten sind, werden beim Holen der Konten nicht in die Abrechnungszeilen bzw. Wirtschaftsplanzeilen eingetragen.

Abrechnungszeilen einfügen

Zu einer Summenzeile können manuell noch zusätzliche Zeilen eingefügt werden. Dazu wird in den Abrechnung Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Zeile markiert, zu der eine weitere Zeile benötigt wird, und auf Zeile einfügen geklickt. Dadurch wird eine neue Detailzeile eingetragen. Dieser wird im Feld Abrechnungskreis der benötigte Abrechnungskreis zugeordnet.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag darf manuell keine Zeile hinzugefügt werden, da es nicht möglich ist, dieser Zeile einer Einheit zuzuordnen.

Abrechnungszeilen bearbeiten

In den Abrechnungszeilen können einige Änderungen manuell durchgeführt werden. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck der Abrechnung. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Abrechnungen gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Dabei ist zu beachten, dass die Beschreibungen aus den Abrechnungszeilen in der Einzelabrechnung ausgegeben werden. Sofern nur eine Zeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt:

Darstellung im Druck:

Sobald die Kosten über mehrere Abrechnungskreise verteilt werden, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

Darstellung im Druck:

• Abrechnungskreise ändern Beim Holen der Kontensalden in die Abrechnung wird pro bebuchtem Abrechnungskreis eine Detailzeile für das Konto angelegt. Wird der Abrechnungskreis in den Detailzeilen geändert, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus der Abrechnung entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.
• Verteilungscode ändern Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Abrechnungszeilen eingetragen. Dieser kann hier geändert werden, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.
• Hochrechnung eintragen Sofern in der Objekt Verteilung bei einem Verteilungscode die Hochrechnung aktiviert wurde, wird beim Holen der Abrechnungszeilen die Hochrechnung in den Detailzeilen eingetragen, bei denen diese Verteilung verwendet wird.
  Soll die Hochrechnung verwendet werden und war diese beim Holen der Abrechnungszeilen in der Objekt Verteilung noch nicht aktiviert, kann manuell in den Abrechnungszeilen im Feld Hochrechnung die Option Tag oder Jahr ausgewählt werden.

Hinweis

Beim manuellen Eintragen der Hochrechnung ist darauf zu achten, dass diese in allen Detailzeilen mit dem betroffenen Verteilungscode geändert wird.

• Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, so wird dieses beim Erstellen der Abrechnungszeilen eingetragen. Bei Bedarf kann das Kennzeichen hier eingetragen bzw. entfernt werden.

Wichtig

Wird in einer Zeile das Kennzeichen geändert, werden nach zwei Abfragen die Abrechnungszeilen geschlossen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

• 100 % Faktor ändern Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Abrechnungszeilen zu ändern. Wird der Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) geändert, dann werden beim Berechnen der Abrechnung nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. In der Einzelabrechnung wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen wurden, sollte beim Berechnen der Abrechnung nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren gesetzt werden, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in die Abrechnung geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen wird.

Wichtig

Werden die 100 %-Faktoren manuell geändert, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt

• Beträge ändern In den Abrechnungszeilen können in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfasst bzw. geändert werden.

Hinweis

Sofern manuelle Änderungen in den Betragsfeldern Betrag Netto, Betrag VSt, Betrag n.a. VSt und/oder Betrag Brutto vorgenommen wurden, dann werden beim Holen der Kontensalden diese Salden nicht geholt! Grundsätzlich werden manuelle Änderungen beim Holen der Kontensalden nicht überschrieben.

Wichtig

Es empfiehlt sich nicht, die Verteilungsart in den Abrechnungszeilen zu ändern! Dafür ist das Konto aus den Abrechnungszeilen zu löschen. Die Verteilungsart wird direkt am Objektkonto geändert und die Abrechnungszeilen werden dann neu hereingeholt.

Abrechnungszeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summen- mit den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Abrechnungszeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird von RELion die Funktion Zeilen löschen zur Verfügung gestellt. Dazu wird entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Detailzeilen markiert.

Sachposten

In den Abrechnungszeilen kann das Fenster Sachposten zu dem markierten Objektkonto geöffnet werden. Hier sind alle diesem Konto in die Abrechnung geholten gebuchten Sachposten aufgelistet.

Aufgrund der zeitanteiligen Zuordnung über den Leistungszeitraum muss die Summe der hier gezeigten Posten nicht mit Wert in der Abrechnungszeile übereinstimmen. Die anteiligen Werte sind in der Abrechnungszeile im Lookup zum Feld Anzahl Detailzeilen zu finden.

Abrechnungsposten

Nach dem Berechnen der Abrechnung kann das Fenster RE Abrechnungsposten geöffnet werden.

Hier werden alle Einzelposten eines Kontos, verteilt auf die abzurechnenden Einheiten, angezeigt. Die abzurechnenden Beträge werden in Bezug auf Verteilungscode, Verteilungsart und Faktor dargestellt.

Schnellfilter in RE Abrechnungsposten

Im Fenster RE Abrechnungsposten kann ein Schnellfilter ausgewählt werden. Je nach Aufruf werden die unterschiedlichen Spalten der Abrechnungsposten in den Vordergrund gerückt:

Hinweis

Sofern ein Filter keine Werte ergibt, wird mit einer Hinweismeldung darauf hingewiesen.

Hochrechnungszeilen

Sofern in der Abrechnung die Hochrechnung verwendet wurde, wird in den Abrechnung Zeilen die entsprechende Zeile markiert und das Fenster Abrechnung Hochrechnungszeilen geöffnet.

Hier wird angezeigt, wie sich die einzelnen Anteile zusammensetzen. Die Hochrechnung kommt zum Tragen, wenn sich z. B. die Anzahl der Mieter oder die Quadratmeter in einer Wohnung ändern. Ebenso wird die Zusammensetzung der Anteile bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen dargestellt. In den Zeilen ohne Objektnr. Herkunft wird der Gesamtfaktor jeweils vor und nach der Änderung dargestellt. In den nachfolgenden Zeilen werden dann die Anteile der Einheiten zu den entsprechenden Zeiträumen angezeigt. Die Berechnung erfolgt tagesgenau. Für die Darstellung kann zwischen Tag und Jahr gewählt werden.

Hinweis

Bei der Hochrechnungsart Jahr wird nur dann die Erläuterung der Hochrechnung in der Einzelabrechnung angedruckt, wenn sich

• der Faktor in dieser Einheit ändert,
• ein Vertragswechsel stattgefunden hat oder
• der Gesamtfaktor sich im Abrechnungszeitraum ändert.

Die Berechnung der Kosten für die einzelnen Positionen in der Abrechnung wird dann mit diesen Anteilen durchgeführt. Über Abrechnungskreis Einheitenübersicht wird der gleichlautende Bericht mit der Zuordnung der Einheiten zu den Abrechnungskreisen gestartet.

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Abrechnung Zeilen wird über Abrechnungskreis Einheitenübersicht der gleichnamige Bericht geöffnet. Der Bericht wird über Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Gerade bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen ist dieser Bericht hilfreich, da hier alle beteiligten Einheiten (auch von den anderen Objekten) mit deren Umlagefaktoren angezeigt werden.

5 - Ausnahmen

Ausnahmen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken.

Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung vom System nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis nicht möglich. Beim Anlegen der Ausnahmen ist zu beachten, dass in einer Abrechnung pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.

Vertrag Ausnahmen Karte

Über die Suche wird die Liste Gewerbemietverträge geöffnet. Durch Klick auf die Zeile des zu bearbeitenden Vertrages und Aufruf von Ausnahmen über die Suche öffnet sich das Fenster Vertrag Ausnahmen. Mit Neu wird eine Vertrag Ausnahme Karte angelegt.

Inforegister Allgemein

Im Inforegister Allgemein ist bereits die Vertragsnr. eingetragen. Wenn die Ausnahme nicht den gesamten Mietvertrag betrifft, sondern nur eine einzelne Einheit daraus, wird im Feld Einheitennr. eine Einheit ausgewählt. Im Feld Zeilentyp wird festgelegt, wie die spätere Berechnung zusammen mit dem Feld Berechnung erfolgen soll. Werden zu einem Mietvertrag bzw. einer Einheit mehrere Ausnahmen erfasst, werden diese nacheinander in folgender Reihenfolge abgearbeitet:

Über das Feld Verwendung wird gesteuert, ob die Ausnahme in der Abrechnung, dem Wirtschaftsplan oder bei Beidem zum Tragen kommt. Im Feld Filter Konten wird das bzw. die Konten eingetragen, für die die Ausnahme gilt. Wurde im Feld Zeilentyp Einzelkonto Absolut ausgewählt, darf nur ein Konto ausgewählt werden. Wurde Mehrere Konten Absolut gewählt, sind mindestens zwei Konten anzugeben.

Mit Auswahl von Konten im Feld Filter Konten wird automatisch die bei diesen Konten hinterlegte Abrechnungsart im Feld Filter Abrechnungsart eingetragen.

Inforegister Berechnung

Anschließend wird im Inforegister Berechnung im Feld Berechnung unter Berücksichtigung des Feldes Zeilentyp eine der folgenden Berechnungsarten ausgewählt:

Hinweis

Bei Beträgen, die nur für einen Teil der Abrechnungsperiode gelten sollen, muss zur korrekten Abrechnung der Betrag eingetragen werden, der für das gesamte Abrechnungsjahr gelten würde. Beispiel: Ein Mieter muss vom 01.04.15-30.04.15 einen Max.Betrag von 100,- EUR für die Gartenpflege zahlen. Im Feld Betrag werden 1.200,- EUR (12 x 100,- EUR) eingetragen. Wenn in der Abrechnung die Ausnahmen angewendet werden, wird dann der zeitanteilige Betrag korrekt berücksichtigt.

Wichtig

Hochrechnung wird in Verbindung mit Ausnahmen von RELion nicht unterstützt.

Inforegister Zeitbezug

Soll die Ausnahme nicht für die gesamte Abrechnungsperiode angewendet werden, kann sie im Inforegister Zeitbezug bei Bedarf über die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum Ausnahme zeitlich begrenzt werden.

Inforegister Erläuterung

Im Inforegister Erläuterung wird bei einheitenbezogenen Ausnahmen im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Erklärung zu der Ausnahme eingetragen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen wird im Feld Vertragsausnahme Text eine entsprechende Erklärung eingetragen. Diese wird dann auf der Abrechnung angedruckt. Zusätzlich können über Text 1 bis 4 weitere Erläuterungen eingetragen werden, die dann auch auf der Abrechnung angezeigt werden.

Hinweis

Damit Erläuterungen der „Ausnahme“ in Bezug auf die Berechnung Prozent Miete (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung) geschaffen werden können, sind Platzhalter definiert worden, die in den Beschreibungstexten eingetragen werden können.

%1 = Berechnungssatz

%2 = Berechnungsgrundlage

Dadurch kann in einem der Beschreibungsfelder der Ausnahme ein zusammengesetzter Text erstellt werden: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt %2 EUR mit einem Prozentsatz von %1 % ermittelt.

Das würde dann in der Abrechnung folgendermaßen aussehen: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt 55.760,- EUR mit einem Prozentsatz von 2 % ermittelt.

Im Feld Darstellung können folgende Optionen ausgewählt werden:

Je nach Option werden die Ausnahmen entsprechend in der Einzel- und in der Vertragsabrechnung dargestellt.

Wichtig

Bei Vertragsausnahmen ist es zwingend erforderlich, dass das Feld Vertragsausnahme Text gefüllt ist. Dafür ist es dort nicht notwendig das Feld Beschreibung zu füllen. Beschreibung ist nur bei einheitenbezogenen Ausnahmen zwingend zu füllen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Vertragsausnahme Text

• Text 1
• Text 2
• Text 3
• Text 4

Bei einheitenbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Beschreibung

• Text 1
• Text 2
• Text 3
• Text 4

Das gilt für die Darstellung In Zeile und auch für Gesamt.

Zusätzlich kann über folgende Optionen die Darstellung beeinflusst werden (werden mit Lizenz RE3080 – Erweiterte Ausnahmen freigeschaltet):

• Gesamtsumme drucken

Wenn das Feld deaktiviert wird, dann wird in der Einzelabrechnung die Gesamtsumme des betroffenen Kontos bei Verteilung nach Festbetrag unterdrückt, dies wirkt sich dann auch auf die Summe aus. Standardmäßig ist das Feld aktiviert.

• Immer drucken

Dieses Feld wird aktiviert, wenn der Ausnahmentext bei den betroffenen Kostenkonten in der Abrechnung immer gedruckt werden soll, wenn die Ausnahme angewendet worden ist, egal ob sie greift oder nicht.

Hinweis

Die Ausnahme kann nur dann immer angedruckt werden, wenn das betroffene Kostenkonto in der Abrechnung enthalten ist. Ausnahmen, die nicht aktiv sind, werden bei Option Immer drucken in Verbindung mit Darstellung Gesamt in der Erläuterung der Fußnoten aufgeführt.

Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung

In diesem Inforegister können weitere Berechnungsgrundlagen bestimmt werden, die die Ausnahmen in Abhängigkeit von Sollstellungen setzen.

• Es können pauschale Beträge (z. B. Verwaltergebühr) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.
• Es können maximale bzw. minimale Beträge (z. B. Instandhaltungsgrenzen) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.

Wichtig

Berechnungsgrundlage sind immer die sollgestellten Netto-Beträge im Abrechnungszeitraum! Dabei wird das Buchungsdatum herangezogen, der Leistungszeitraum wird nicht herangezogen. Es wird nicht berücksichtigt, ob Zahlungen gelaufen sind und auch nicht die Sollstellungszeilen.

Pauschale Berechnung

Für das in Rechnung stellen eines pauschalen Betrages von der Miete (z. B. Verwaltergebühr) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.

Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:

• Zeilentyp: Einzelkonto Absolut
• Verwendung: Hier wird eine entsprechende Verwendung angegeben. (z. B. wird bei Auswahl Wirtsch.Plan diese Ausnahme nicht in der Abrechnung berücksichtigt.)
• Filter Konten: Hier ist das Kostenkonto einzutragen, über das der pauschale Betrag in Rechnung gestellt werden soll.

Wichtig

Dieses Konto ist folgendermaßen zu schlüsseln:

• Verwendung: je nach Auswahl im Feld Verwendung (s.o.)
• Abrechnungsart: Es ist eine Abrechnungsart einzutragen, die in der Abrechnung berücksichtigt wird.
• Verteilungsart: Festbetrag

• Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl des Kontos im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.

Inforegister Berechnung

• Berechnung Hier wird Pauschal ausgewählt.
• Betrag Das Feld wird leer gelassen.

Bei der weiteren Bearbeitung wird in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten das Feld mit dem jeweiligen Betrag gefüllt.

Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung (pauschal)

Je nach Vereinbarung sind die Felder entsprechend zu füllen.

Hinweis

Wenn im Feld Prozent Sollstellung kein Wert eingetragen wird, findet natürlich auch keine prozentuale Berechnung der Miete statt.

Verarbeitung der Pauschalen mit Basis Prozent Miete

Die Berechnungsgrundlagen werden berechnet durch:

• Abrechnung anlegen
• Wirtschaftsplan anlegen
• Ausnahmen holen (in Abrechnung und Wirtschaftsplan)

Die o.g. Prozesse sind folgendermaßen erweitert worden: Sofern eine vertragsbezogene Ausnahme gefunden wird, in der das neue Feld Prozent Sollstellung <> 0 ist und Berechnung Pauschal, wird pro Einheit am Mietvertrag die in der Abrechnung enthalten ist eine Abrechnung Ausnahme Karte angelegt.

Es wird eine Verbindung zwischen Vertrag Ausnahme Karte und Abrechnung Ausnahme Karte geschaffen. Je nach Art der Ausnahme (vertrags- oder einheitenbezogen) wird entweder eine Abrechnung Ausnahmen Karte oder mehrere (für jede am Mietvertrag und in der Abrechnung vorhandene Einheit) erstellt.

Dabei wird ermittelt, wie hoch der Sollstellungsbetrag auf Basis der Debitorenposten ist, der im Abrechnungszeitraum für die Einheit angefallen ist. (Überprüft werden Debitorenposten, deren Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist. Sollstellungsdifferenzen werden auch berücksichtigt – Gegenbuchungen durch den Bericht Ausgleich offener Forderungen dagegen nicht).

Hinweis

Wenn, nachdem die Ausnahmen in die Abrechnung geholt wurden, debitorische Buchungen im Abrechnungszeitraum getätigt werden, dann kann über ein erneutes Ausnahmen holen die Berechnungsgrundlage aktualisiert werden.

Aus dem ermittelten Betrag wird dann anhand der Prozentangabe im Feld Prozent Sollstellung der zu leistende Betrag errechnet und im Inforegister Berechnung im Feld Betrag eingetragen. Außerdem werden die Felder Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz gefüllt. Zusätzlich wird im Inforegister Zeitbezug der Nutzungszeitraum in die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum der Ausnahme eingetragen.

Ausnahmen anwenden

Da eine prozentuale Berechnung von einem Wert mit „Null“ bisher nicht möglich war, wird in den Abrechnungsposten der Betrag in die Felder Betrag anteilig und Ausnahme Betrag eingetragen. (z. B.: Betrag anteilig 100,- EUR Ausnahme Betrag 100,- EUR und Betrag vor Ausnahme 0,- EUR, Ausnahme Prozent 999,99)

Hinweis

Diese Änderung des Vorgehens betrifft nicht nur die Pauschalen auf Basis Prozent Miete, sondern alle Ausnahmen mit Berechnung Pauschal, Min.Betrag, Min.Betrag/Verteilcode, Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.) und Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.). Auch wenn der Ausnahme Betrag 0 ist. Damit den Ausnahmen die Datengrundlage nicht entzogen wird, werden nun neu beim Abrechnung berechnen bei der Option Zeilen mit Betrag 0 löschen nur Zeilen gelöscht, die nicht in Abrechnung Ausnahme mit o.g. Berechnungsarten enthalten ist.

Belege erzeugen

Sofern im Inforegister Erläuterung ein Text mit Platzhaltern definiert wurde, werden im Beleg statt der Platzhalter die entsprechenden Werte eingetragen.

Maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete

Für die Kappung der Kosten durch maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete (z. B. Instandhaltungsgrenzen) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.

Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:

• Zeilentyp Einzelkonto Absolut, Mehrere Konten Absolut
• Verwendung Hier wird eine entsprechende Verwendung angegeben. (z. B. bei Auswahl Wirtsch.Plan werden diese Ausnahmen nicht angewandt.)
• Filter Konten Hier sind die Objektkonten einzutragen, die für die Kappung in Frage kommen.
• Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl der Konten im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.

Inforegister Berechnung (Max./Min.Betrag)

• Berechnung Max.Betrag oder Min.Betrag
• Betrag Das Feld ist leer zu lassen.

Bei der weiteren Bearbeitung wird das Feld in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten mit dem jeweiligen Betrag gefüllt (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung).

Abrechnung Ausnahmen Karte/Wirtschaftsplan Ausnahmen Karte

Beim Anlegen der Abrechnung werden für jede Vertrag Ausnahmen Karte ein oder mehrere Abrechnung Ausnahme Karte angelegt. Die dazugehörende Übersicht kann in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Ausnahmen geöffnet werden.

Diese entspricht im Wesentlichen der Vertrag Ausnahmen Karte. Im Inforegister Allgemein ist im Feld Aktiv erkennbar, ob und wann die Ausnahme angewendet wurde.

Hinweis

Warum eine angewendete Ausnahme nicht aktiv ist, ist in der Übersicht Abrechnung Ausnahmen im Feld Hinweis zur Verarbeitung erkennbar.

Wurde eine Ausnahme auf Berechnungsgrundlage Prozent Miete erstellt, werden im Inforegister Berechnung in den Feldern Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz beim Anlegen der Abrechnung Ausnahme Karte die Werte eingetragen, die die Grundlage für den Wert im Feld Betrag sind. Das Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung aus der Vertrag Ausnahme Karte wird dagegen hier nicht benötigt. In der Vertrag Ausnahmen Karte können im Menüband die zu dieser Vertragsausnahme gehörenden Abrechnung Ausnahmen angesehen werden.

Hinweis

Die Vorgehensweise im Wirtschaftsplan ist identisch.

6 - Abrechnung drucken

Umlageausfallwagnis (Version Deutschland)

Für den öffentlich geförderten Wohnungsbau ist es möglich, ein sogenanntes Umlageausfallwagnis im Wege der Betriebskostenabrechnung anzusetzen. Die Einstellungen sind auf der Einheitenstamm Karte im Inforegister Förderung vorzunehmen.

Hinweis

Die Option Umlageausfallwagnis kann nur gesetzt werden, wenn bei der Finanzierungsart öffentlich gefördert eingetragen ist.

Weitere Einstellungen sind im Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix vorzunehmen. Über die Suche wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix geöffnet.

In dem sich öffnenden Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix wird im Feld Umlage Ausfallwagnis % (D) der Prozentsatz (max. 2 %) des veranschlagten Umlageausfallwagnisses eingetragen. Im Feld Umlage Ausfallwagnis Konto (D) wird das Konto eingetragen, auf das die Beträge gebucht werden sollen. Die Berechnung erfolgt über die Funktion Abrechnung berechnen und wird dann anschließend im Fenster Einheit Abrechnung angezeigt.

In der Einzelabrechnung wird der anteilige Betrag im Summenblock der jeweiligen Abrechnungsart ausgewiesen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen § 35a EStG (Version Deutschland)

Für den Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen in der Jahresabrechnung werden bei den Buchungen in den Buchblattzeilen die entsprechenden Dimensionen für § 35a angegeben.

Bei der Ermittlung der umzulegenden Kosten in der Abrechnung, werden die Kostenbuchungen automatisch auf diese Dimensionen untersucht und in den Abrechnungszeilen eingetragen.

Darunter fallen zum Beispiel:

• Hausmeisterdienste
• Gartenpflege
• Reinigungsarbeiten

Beim Druck der Abrechnung werden die Werte separat angedruckt, sofern entsprechende Werte vorhanden sind, im Einheitenvertrag die Option Drucke Anlage Haushaltsnahe DL aktiviert und in den Druckoptionen das Feld Anlage § 35a EStG aktiviert sind.

Die Werte werden in der Abrechnung nach den unterschiedlichen Dimensionen gruppiert:

• Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse nach § 35a Abs. 1 EStG
• Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG
• Handwerkerleistungen nach § 35a Abs. 3 EStG

Bei welcher Einheit der Ausdruck tatsächlich gedruckt werden soll, kann im Einheitenvertrag im Inforegister Sonstiges über das Feld Drucke Anlage Haushaltsnahe DL bestimmt werden. Dieses Feld ist nur in der Version Deutschland aktiv und wird bei einer Neuanlage automatisch aktiviert.

Hinweis

Für den Ausweis der § 35-Dimensionen gilt:

Bei Abrechnungen mit Berücksichtigung des Leistungszeitraums wird das Datum Leistungszeitraum von für die Zuordnung zum Abrechnungszeitraum verwendet. Ist der Leistungszeitraum beim Posten nicht gefüllt, wird das Buchungsdatum verwendet. Bei Abrechnungen ohne Leistungszeitraum-Berücksichtigung ist das Buchungsdatum maßgeblich.

Abrechnung drucken im Detail

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. In RELion sind dazu vier Schritte auszuführen:

1. Druckoptionen überprüfen
2. Belege erzeugen
3. Freigabe zum Druck setzen
4. Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Über die Suche wird die Liste Abrechnungen aufgerufen und die zu bearbeitende Zeile ausgewählt. In der Abrechnung Objekt Karte wird im Inforegister Druckoptionen bestimmt, welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Abrechnungsbelege verwendet werden sollen.

Hinweis

Bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge ist zu beachten, dass globale Belege als Anhang zur aktuellen Abrechnung importiert werden können. Dazu wird per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage geöffnet und der Assistent über PDF Anlage hinzufügen gestartet.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Abrechnung Objekt Karte der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange das Feld Freigabe zum Druck aktiv gesetzt ist.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt geöffnet wird. Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über die Option Drucken kann jeder einzelne Beleg gedruckt bzw. in der Seitenansicht angesehen werden.

In der Übersicht Einheit Abrechnung kann über das Ergebnis im Feld Anzahl Belege die auf den Vertrag gefilterte RE Belegübersicht geöffnet werden.

Hinweis

Bei allen, zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt. Sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich ist in der Einheit Abrechnung im Feld Anzahl Empfänger erkennbar, wie viele Empfänger die Abrechnung erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld wird die RE Belegempfänger Übersicht geöffnet.

Hier werden, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Von dort aus kann die RE Belegempfänger Karte geöffnet werden. Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Wenn Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, dann sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf der Abrechnung die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden dessen Daten zusätzlich in der Abrechnung angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandats Zuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht wird der Abrechnungsbeleg geöffnet.

In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Die Listen sind gesperrt, freie Texte können bearbeitet werden. Im Menüband des Inforegisters Belegzeilen kann mit Beschreibung editieren der Editor geöffnet werden. Darin ist jeweils der Text enthalten, der zu der markierten Zeile gehört.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Wurde der Dokument Titel einer Anlage zur Abrechnung manuell geändert, können im Bericht Typ Anschreiben die Änderungen in den Anlagenblock übernommen werden. In der RE Belegübersicht können diese Änderungen ebenfalls übernommen werden.

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belegen können in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellt werden. Dazu wird die Zeile markiert, zu deren Debitor ein zusätzlicher Beleg geschickt werden soll, und der Assistent Neuen Belegkopf erstellen über die Funktion Belegkopf erstellen gestartet.

Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zur Abrechnung angezeigt. Als nächstes kann eine Datei importiert und benannt werden.

Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben.

Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt.

Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Danach wird der RE Beleg geöffnet, um den Text in den Zeilen eintragen zu können.

Bei Auswahl Datei Import:

Im Feld Dateianhang Name wird die gewünschte PDF-Datei ausgewählt. Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben.

Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt. Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Bei Auswahl Datei Verknüpfung:

Im Feld Dateianhang Name wird die gewünschte PDF aus der Liste Datensatzverknüpfung ausgewählt.

Wichtig

Die benötigte PDF ist zuvor an die Abrechnung Objekt Karte zu verlinken und sollte auf einem Dateipfad gespeichert sein, auf dem alle zuständigen Bearbeiter und auch das Service-Tier Zugriff haben. Außerdem sollte vermieden werden, dass der Dateipfad bzw. Dateiname nachträglich geändert wird, da ein späterer Ausdruck sonst nicht möglich ist. Wichtig ist weiter, dass die PDF-Datei druckbar ist!

Das Feld Dokument Titel wird mit dem Namen der PDF-Datei vorbelegt, kann aber manuell geändert werden. Der Titel wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben. Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt. Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Seitenansicht

Bevor die Abrechnung ausgedruckt wird, besteht die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen.

Bei den einzelnen RE Belegen wird über Drucken der jeweilige Bericht aufgerufen. Hier kann dann über Vorschau die Druckvorschau geöffnet werden:

Darstellung neue Vorauszahlungen in Abrechnung

Sofern bei den Druckoptionen das Feld Vorauszahlung Alt-Neu aktiviert wurde, werden beim Erzeugen der Belege die Sollstellungszeilen in einem separaten Abschnitt ausgewiesen. Voraussetzung ist, dass der Mieter bzw. Eigentümer nicht ausgezogen ist bzw. verkauft hat und es zum Stichtag Datum für erste Sollstellung eine Änderung in den Sollstellungszeilen gibt. Die zu diesem Zeitpunkt aktiven Sollstellungszeilen der Einheiten werden dann in Reihenfolge Miete, Nebenkosten, Sonstiges ausgegeben. Dabei ist es unabhängig ob ein Wirtschaftsplan zu der Abrechnung erstellt worden ist. Lediglich, wenn ein Wirtschaftsplan zur Abrechnung angelegt aber daraus noch keine neuen Sollstellungszeilen erzeugt worden sind, werden sowohl die Informationen aus dem Wirtschaftsplan und aus den Sollstellungzeilen berücksichtigt.

Zur besseren Übersicht wurde das Datum für erste Sollstellung hervorgehoben, sodass es auf dem zugeklappten Inforegister Vorauszahlungen angezeigt wird.

Wichtig

Als Beschreibung der Sollstellungszeilen werden die im Feld Bemerkungen der Sollstellungszeilen eingetragenen Bezeichnungen angegeben. Standardmäßig ist hier die Kontenbezeichnung eingetragen – diese kann bei Bedarf im Feld Bemerkung geändert werden.

PDF Stapeldruck

In der Abrechnung Objekt Karte wird zum Ausdruck der erzeugten Belege die RE Berichtsauswahl geöffnet.

Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF Stapeldruck vereint. Damit kann bestimmt werden, ob die ganze Abrechnung mit allen Anlagen über den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausgedruckt werden sollen.

Der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung wird markiert und mit OK geöffnet. Wenn im RELion System die Archivierung eingerichtet ist, wird sie automatisch angezeigt.

Bei der Verarbeitung wird die Abrechnung nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei kann dann im Anschluss gedruckt und/oder gespeichert werden.

Im Inforegister Optionen kann ein Drucker im Feld Druckaufbereitung für ausgewählt werden. Damit kann hinterlegt werden, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern das optionale Deckblatt mit erzeugt wird. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

In dem erzeugten PDF kann dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigiert werden.

Vorsteuerausweis drucken

Für den Ausdruck des Vorsteuerausweises sind folgende Einstellungen vorzunehmen: Direkt vom Rollencenter aus wird die Einheitenvertragsübersicht geöffnet und der zu bearbeitende Einheitenvertrag ausgewählt. In der Einheitenvertrag Karte wird im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan das Feld Drucke VSt Ausweis bei allen Verträgen aktiviert, die einen Ausdruck erhalten sollen.

Des Weiteren wird in der Abrechnung Objekt Karte das Feld VSt-Ausweis aktiviert.

Beim Erzeugen der Belege wird dann für diese Einheiten eine Anlage „Nachweis der Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen“ erstellt.

Abrechnung für Leerstand-/Eigenbestand-Einheiten drucken

Beim Erzeugen der Belege werden diese auch für Leerstand- und Eigenbestand-Einheiten erstellt, aber über den Stapeldruck standardmäßig unterdrückt. Diese können bei Bedarf gedruckt werden. Dazu wird in der Abrechnung Objekt Karte die RE Berichtsauswahl geöffnet und der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung ausgewählt.

Im Inforegister RE Belegempfänger wird im Filter Beleg Druck die entsprechende Option, wie z. B. Leerstand, ausgewählt. Zur Verfügung stehen hier:

• Ja
• Nein
• Eigenbestand
• Leerstand

Wird danach wie gewohnt der Druck gestartet, werden alle Abrechnungen der Leerstands-Einheiten ausgedruckt.

Hinweis

Die Abrechnung einer Leerstand-Einheit kann auch ausgedruckt werden, indem in der Einheit Abrechnung die Leerstand-Einheit markiert und von dort der Stapeldruck Abrechnung gestartet wird. Es ist dann nicht notwendig, eine weitere Filterung über das Feld Beleg Druck vorzunehmen.

Abrechnung drucken zur Verteilung an Hausmeister

Gerade bei größeren Miethausanlagen werden die Jahresabrechnungen dem Hausmeister zum Verteilen übersandt. In RELion ist es möglich, beim Druck der Abrechnung auf die einzelnen Hausmeister zu filtern. Damit die entsprechenden Informationen bei den einzelnen Abrechnungen hinterlegt werden, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Über die Suche wird die RE Einrichtung geöffnet und im Inforegister Allgemein im Feld Handwerker ein entsprechender Geschäftsbeziehungs-Code ausgewählt.

Über die Suche wird die Liste Kontakte geöffnet. Der Datensatz für den Hausmeister wird ausgewählt und die Kontaktkarte geöffnet. Im Inforegister Kommunikation wird im Feld Versandoption intern ausgewählt.

Von dort wird über die Suchfunktion die Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehungen aufgerufen.

Um den Hausmeister einem bestimmten Objekt zuzuordnen, werden die Spalten Eigentümer/Mieter und Objektnr. eingeblendet. Über diese beiden Felder wird das entsprechende Objekt bestimmt.

Im Feld Geschäftsbeziehung wird der Geschäftsbeziehungs-Code ausgewählt, der im Feld Handwerker in der RE Einrichtung definiert wurde. Im nächsten Schritt wird der Hausmeister den Einheitenstämmen zugewiesen, deren Abrechnungen vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Dazu wird die Liste Objekte geöffnet, das entsprechende Objekt markiert und über die Suche die Einheitenstämme aufgerufen. Die entsprechende Einheit wird ausgewählt und die Karte Einheitenstamm geöffnet.

Hier wird im Inforegister Adresse und Kontakt über Mehr anzeigen das Feld Hausmeister eingeblendet und dort der entsprechende Kontakt ausgewählt. Dadurch wird im Feld Hausmeister Name der dazugehörige Name angezeigt.

Beim Erzeugen der Belege in der Einheit Abrechnung werden die Informationen des Hausmeisters dann in der RE Belegempfänger Karte im Inforegister Kontaktinfo gespeichert.

Beim Ausdruck der Abrechnung wird wie folgt vorgegangen:

Über die Suche wird die Abrechnung Objekt Karte und dann über Drucken die RE Berichtsauswahl geöffnet. Hier wird der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung ausgewählt. Im Inforegister RE Belegempfänger wird im Feld Hausmeister der entsprechende Kontakt eingetragen. Zusätzlich wird im Feld Versandoption intern ausgewählt. Wird danach wie gewohnt der Druck gestartet, werden nur die Abrechnungen ausgedruckt, die vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Hinweis

Sollen danach die restlichen Abrechnungen ausgedruckt werden, wird im Stapeldruck Abrechnung im Feld Beleg Druck auf Ja und im Feld Versandoption auf direkt gefiltert.

Vertragsabrechnung

Wenn in einem Vertrag sehr viele Einheiten enthalten sind, wird oft eine Zusammenfassung gewünscht, in der dann die Kosten und Vorauszahlungen aller Einheiten komprimiert dargestellt werden. Dazu wird der zu bearbeitende Mietvertrag geöffnet.

Am Mietvertrag kann im Inforegister Sonstiges im Feld Vertragsabrechnung folgendes ausgewählt werden:

• Nur Einzelabrechnungen Diese Option ist standardmäßig vorbelegt – die Belege werden wie bisher erzeugt.
• Mit Einzelabrechnungen Beim Belege erzeugen wird zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt. Diese kommt nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen.
• Ohne Einzelabrechnungen

Bei Ohne Einzelabrechnungen wird beim Belege erzeugen ebenfalls zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt, die nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen kommt. Beim Druck werden die Einzelabrechnungen aber unterdrückt. Die Einzelabrechnungen erhalten hier ein Kennzeichen Nicht im Stapeldruck. (Dieses Feld kann bei Bedarf auf dem RE Belegkopf editiert werden)

Das Feld Vertragsabrechnung ist im Fenster RE Belegempfänger ebenfalls vorhanden und wird beim Belege erzeugen entsprechend gefüllt. Bei Bedarf kann es hier geändert werden. In der Vertragsabrechnung werden die Werte in der Spalte Betrag für alle beteiligten Einheiten summiert. Die Werte in den Summenblöcken zeigen dann auch die Werte aller beteiligten Einheiten summiert. Die Spalten Ihr Anteil und Berech.Tage/Gesamt Tage werden nicht ausgegeben, da dies nicht für alle Einheiten einheitlich dargestellt werden kann. Die Abrechnung wird nach wie vor einheitenbezogen gebucht.

7 - Kompakt - Betriebskosten, WEG-Abrechnung, Einheitenstorno

Aktivierung Betriebskosten

Sofern ein Objekt bilanziell gebucht wird, besteht die Möglichkeit innerhalb eines Abrechnungsjahres die Betriebskosten zu aktiveren. Die aktivierten Betriebskosten werden dann in der Abrechnung wieder aufgelöst. Dafür sind einige Voraussetzungen notwendig.

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Über die Suche wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix geöffnet.

Für jede Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in mindestens einem Einheitenvertrag verwendet wird, muss eine Zeile in der Abrechnungsart Buchungsmatrix angelegt sein. Es dürfen in jeder Zeile die gleichen Konten verwendet werden. Bei der Aktivierung der Betriebskosten bzw. bei der späteren Buchung der Abrechnung werden folgende zusätzlichen Konten benötigt:

• Unfertige Leistungen Konto
• Bestand Erhöhung Konto
• Bestand Minderung Konto
• Bestand Minderung Ausnahme
• Bestand Minderung Leerstand
• Gegenkonto Ausnahmen
• Gegenkonto Leerstand
• Kalkulatorische Kosten Ausnahmen
• Kalkulatorische Kosten Leerstand

Abrechnung Objekt Vorlage Karte

Die Liste Abrechnung Objekt Vorlagen wird geöffnet. Für die Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung wird eine Abrechnung Objekt Vorlage Karte angelegt. Für die Buchungsmethode Bilanzielle Methode wird ebenfalls eine entsprechende Abrechnung Objekt Vorlage Karte erstellt.

Abrechnung Objekt Karte

Damit die Kosten aktiviert werden können, wird für jedes zu aktivierende Objekt eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung benötigt. Diese wird über die Suchfunktion Abrechnung anlegen angelegt. Im Feld Abrechnungscode wird der Code ausgewählt, dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt.

Die Angaben werden noch mit dem Zahlungsdatum ergänzt, anschließend wird die Verarbeitung mit OK gestartet.

Wichtig

Im Feld Quelle darf dabei immer nur Vorlage gewählt werden. Im Inforegister Weitere Schritte (optional) sind alle Optionen deaktiviert.

Abrechnung erstellen

Soll am Ende der Abrechnungsperiode die Abrechnung erstellt werden, wird der Bericht Abrechnung anlegen erneut gestartet. Im Feld Vorlage wird die entsprechende Vorlage für die Bilanzielle Abrechnung ausgewählt.

Im Feld Abrechnungscode wird derselbe Code angegeben, der zur Aktivierung verwendet wurde. Für die Abrechnung sind nun die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Die Abrechnung Objekt Karte der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung kann auch manuell auf Bilanzielle Methode umgestellt werden.

Dabei ist nur zu beachten, dass zuerst die Buchungsmethode und evtl. Vorauszahlungsart geändert wird, da ansonsten nicht die Funktionen Beteiligte Einheiten ermitteln etc. ausgeführt werden können.

Abrechnung buchen

Beim Buchen der Abrechnung mit bilanzieller Methode werden die aktivierten Betriebskosten pro Abrechnungsart wieder aufgelöst. Zusätzlich zu den einheitenbezogenen Buchungssätzen werden bei der bilanziellen Methode objektbezogene Buchungssätze erstellt. Dabei werden die bei der Abrechnung ermittelten Kosten vom Unfertige Leistungen Konto gesplittet nach umgelegten Betriebskosten steuerfrei und steuerpflichtig, nach Ausnahmen, nach Kosten des Leerstands und Rundungsdifferenzen aus der Abrechnung auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.

Sofern die aktivierten Beträge nicht mit den tatsächlich in der Abrechnung ermittelten Kosten übereinstimmen, wird diese Differenz in diesem Zuge ebenfalls vom Unfertige Leistungen Konto auf das Rundungsdifferenz Konto gebucht. Die aktivierten Beträge für Leerstand und Ausnahmen werden vom Unfertige Leistungen Konto auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.

WEG-Abrechnung

Die Erstellung einer WEG-Abrechnung weicht in einigen Punkten von der Mieter-Abrechnung ab.

Abrechnung an aktuellen Vertragspartner

In der Liste Abrechnungsart wird im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner bei der für die Abrechnung der Hausgelder verwendeten Abrechnungsart ein Haken gesetzt. Dadurch wird die Abrechnung bei einem Eigentümerwechsel in der Abrechnungsperiode bzw. bis zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung für den jeweils zuletzt gültigen Eigentümer erstellt.

Buchungsmethode

Beim Anlegen einer WEG-Abrechnung ist bei der Abrechnung nur die Buchungsmethode Abrechnungsspitzen (bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausbuchung pro Abrechnungsart in Länderversion Österreich) in Kombination mit der Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag zugelassen.

Um einem Eigentümer trotzdem darstellen zu können, dass seine Zahlungen eventuell nicht ausgeglichen sind, gibt es im Anschreiben einer WEG-Abrechnung einen zusätzlichen Bereich. Dieser erscheint immer, wenn der Debitor zum Stichtag Abrechnung bis einen offenen Saldo hat.

Beim Saldo werden dabei alle offenen Posten des Debitors zu dem abgerechneten Einheitenvertrag bis zum Ende der Abrechnungsperiode berücksichtigt. Die Zusammenstellung dieses Saldos wird in der Anlage Vorauszahlungen im Detail ausgewiesen.

Hinweis

Für die Eigentümer-Abrechnung sollte statt der Textersetzung „+ABRECHNUNGSERGEBNIS+“ die Textersetzung „+SALDO-ZAHLUNG+“in den RE Berichtstexten verwendet werden.

Ausweis Rücklagen (Version Deutschland)

Der Ausweis der Rücklagenentwicklung wird als zusätzlicher Anhang zur Jahresabrechnung erstellt.

Damit die Werte der einzelnen Positionen ermittelt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Instandhaltungsrücklage in Abrechnung Vorauszahlungen geholt werden. Die Werte werden dann folgendermaßen ermittelt:

Einrichtung

Damit die Rücklagen korrekt gebucht und in der Jahresabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen. Dazu wird die Liste Abrechnungsart über die Suche geöffnet.

Im Feld Rücklage wird bei der für die Instandhaltungsrücklage verwendeten Abrechnungsart ein Haken gesetzt.

Hinweis

Die Abrechnungsart für Rücklage stellt die Verbindung zwischen Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten her. Werden mehrere Instandhaltungsrücklagen verwaltet (z. B. für Wohnung und Garage), können diese mithilfe von Abrechnungskreisen unterteilt werden. Sofern mehrere Abrechnungsarten für Rücklage in einem Objekt verwendet werden, werden für jede Abrechnungsart jeweils Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten benötigt.

Die Rücklagenkonten sind wie folgt einzurichten:

• Bestandskonto Rücklage:

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
  • RE Kontogruppe: Rücklage
  • Verteilungscode: z. B. MEA
  • Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Bestandskonto benötigt.

• Sollstellungskonto Rücklage (Vorauszahlungen):

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
  • RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
  • Sollstellungsart: Sonstiges
  • Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Sollstellungskonto benötigt.

• Aufwandskonten Rücklage (Kostenkonten):

  • Verwendung: Abrechnung
  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: bei nur einer Rücklage ist eine Vorbelegung sinnvoll
  • RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
  • Verteilungscode: z. B. MEA

Hinweis

Sollen teilweise Instandhaltungskosten mit der Jahresabrechnung abgerechnet werden, so sind diese Kosten nicht auf die Konten zu buchen, die mit der Abrechnungsart für Rücklage gekennzeichnet sind, da diese zwar in die Abrechnung geholt aber nicht abgerechnet werden.

• Rücklagengegenkonten: Für die Buchungen auf die Rücklagenbestandskonten wird mindestens ein Gegenkonto benötigt, auf dem die Gegenbuchung aus Rücklagen gebucht werden. Dabei kann entweder jeweils ein Konto für Entnahme und Zuführung verwendet werden, oder beide Rücklagenarten laufen über das Entnahmekonto.

  Pflicht:

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
  • Rücklagenart: Entnahme

  Optional:

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
  • Rücklagenart: Zuführung

Rücklagenarten

Damit die Rücklagen in der Jahresabrechnung korrekt ausgewiesen werden können, sind beim Buchen auf das Bestandskonto die verschiedenen Rücklagenarten anzugeben. Folgende Rücklagenarten stehen zur Verfügung:

Abrechnung

Die Abrechnung wird wie gewohnt über Abrechnung anlegen angelegt.

Wichtig

Für den korrekten Ausweis der Instandhaltungsrücklage ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Abrechnungsart mit Kennzeichen Rücklage in die Abrechnung geholt werden. Wenn die Aufwandskonten für Rücklage mit Verwendung Abrechnung geschlüsselt sind, werden die dazugehörigen Vorauszahlungen mit in die Abrechnung geholt, sofern im Inforegister Vorauszahlungen der Haken Nur abgerechnete Abr.Arten gesetzt ist.

Sollen diese Aufwandskonten nicht in die Abrechnung geholt werden, wird im Inforegister Datenquelle im Feld Filter Abrechnungsarten der Filter auf die Abrechnungsart für Hausgeld und für Rücklagen gesetzt (z. B.: HG|RL)

Beim Holen der Abrechnungszeilen werden nach der üblichen Systematik auch die Aufwandskonten für Rücklagen in die Abrechnung Zeilen eingetragen. Dort können die Kosten und die Werte des § 35-Ausweises manuell nachgepflegt werden (z. B. bei Objektübernahme). Dafür wird bei den entsprechenden Objektkonten eine Zeile pro Abrechnungskreis angelegt.

Wichtig

Da sich die Logik geändert hat, wie die § 35 Werte für Rücklagen geholt werden, ist es nicht möglich die Belege von älteren Versionen neu zu erstellen. Die § 35 Informationen für Instandhaltungskosten würden nicht ausgewiesen werden. Wenn die Aufwandskonten nicht in die Abrechnungszeilen geholt werden, dann können die § 35 Werte auch nicht in der Abrechnung ausgewiesen werden.

Beim Holen der Vorauszahlungen werden zusätzlich zu den Vorauszahlungen des Abrechnungszeitraumes auch alle Debitorenposten der Vorauszahlungskonten für Rücklage in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung geholt, die entweder noch offen oder im Abrechnungszeitraum für frühere Zeiträume ausgeglichen worden sind. Für die genaue Zuordnung der Rücklagenvorauszahlungen zu dem entsprechenden Rücklagenbestandskonto wird bei den Posten das Feld Abrechnungskreis mit dem Abrechnungskreis aus dem Objektkonto gefüllt.

Sofern die Debitorenposten nicht innerhalb des Abrechnungszeitraums gezahlt wurden, werden die noch offenen Beträge im Feld Vorauszahlung Differenz eingetragen. Auch wenn die Beträge vor der Abrechnungserstellung mittlerweile ausgeglichen wurden. Zahlungen, die im Abrechnungszeitraum geleistet wurden, dabei aber eine frühere Sollstellung ausgeglichen haben, werden im Feld Zahlung Vorjahre eingetragen. Offene Posten aus den Vorjahren werden im Feld Offene Vorauszahlung Vorjahre eingetragen.

Beim Berechnen der Abrechnung werden die verschiedenen Rücklagenarten je Abrechnungsart und Abrechnungskreis in die Abrechnungsposten geschrieben. Je nach Rücklagenart werden diese dabei aus den gebuchten Werten des Rücklagenbestandskontos oder der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen ermittelt. Einige Rücklagenarten stehen nur in den Abrechnungsposten zur Verfügung, um diese dann in der Darstellung der Rücklage korrekt abgreifen zu können. Die verschiedenen Rücklagenarten setzen sich in den Abrechnungsposten wie folgt zusammen:

Wichtig

Es ist zu prüfen, ob die Rücklagenbestandskonten den Stand ausweisen, der insgesamt geleistet werden sollte. (Sollstand) In der Abrechnung wird dieser Stand als Anfangsbestand (Soll) verwendet, ohne Berücksichtigung von Rücklagenarten.

Zur Verringerung des Buchungsaufwandes der Rücklagen im Bereich der WEG-Verwaltung in Deutschland wurde die Stapelverarbeitung Rücklagen buchen geschaffen. Mithilfe dieses Berichts können automatisch die zu zahlenden (sollgestellten) Vorauszahlungen ermittelt und entsprechende Buchblattzeilen erzeugt werden. Zusätzlich können bei Bedarf auch für die Entnahmen Buchblattzeilen erstellt werden. Es ist dabei jederzeit möglich, diese Buchungen entweder teilweise oder komplett manuell durchzuführen.

Rücklagen buchen

Nachdem die Vorauszahlungen und bei Bedarf auch die Instandhaltungskosten in die Abrechnung geholt wurden, kann im Menüband oder über die Suche der Abrechnung Objekt Karte der Bericht Rücklagen buchen (D) geöffnet werden.

Inforegister Optionen:

Durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte sind bereits die Felder Geschäftsvorfallcode, Abrechnung von und Abrechnung bis gefüllt. Diese sind nur zur Information und können nicht geändert werden.

• Fibu Buch.-Blattvorlage Hier wird die Buch.-Blattvorlage ausgewählt, die zum Buchen verwendet werden soll.
• Buch.-Blatt je Objekt Hier wird ein Haken gesetzt, wenn für jedes Objekt ein separates Buch.-Blatt gefüllt werden soll. Das Feld Buch.-Blatt Name wird in diesem Fall deaktiviert.
• Buch.-Blatt Name Sofern der Haken im Feld Buch.-Blatt je Objekt nicht gesetzt ist, kann hier manuell ein Buch.-Blatt ausgewählt werden.
• Buchungsdatum Hier wird standardmäßig das Datum Abrechnung bis vorbelegt. Dieses kann bei Bedarf geändert werden.

Hinweis

Damit die Buchungen im Ausweis der Rücklagen korrekt berücksichtigt werden können, ist es erforderlich, dass das Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist!

• Entnahme buchen Mit Aktivierung dieser Option werden auch die Abrechnung Zeilen überprüft und die Entnahmen ermittelt.
• Filter Abrechnungsart Hier werden die Abrechnungsart(en) für Rücklage ausgewählt, für die die Zuführungen bzw. Entnahmen ermittelt und gebucht werden sollen.

Im Inforegister RE Objekt ist bereits durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte auf das Objekt gefiltert.

Hinweis

Beim 1. Starten des Berichts wird ein Herkunftscode WEG-RL angelegt. Sofern keine Berechtigung zum Schreiben in die Tabelle Herkunftscode besteht, sollte der Herkunftscode vom Administrator angelegt werden.

Der Bericht füllt ein Buchblatt, um folgende Rücklagenbuchungen zu erstellen:

• Zuführung
• Entnahme

Dabei wird jeweils das Bestandskonto gegen das Rücklagengegenkonto mit Rücklagenart gebucht. Den Buchungen wird der Herkunftscode WEG-RL mitgegeben. Die benötigten Konten werden über die Abrechnungsart gefunden.
Wenn mehrere Rücklagen vorhanden sind (z. B. für Wohnungen und Garagen), dann können diese über Abrechnungskreise unterschieden werden. Wenn mehrere Abrechnungsarten für Rücklage verwendet werden, ist es zwingend erforderlich, dass alle Konten für jede Abrechnungsart entsprechend geführt werden (pro Abrechnungsart Bestands-, Sollstellungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten)

Zuführung:

In der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen wird pro ausgewählter Abrechnungsart Rücklage über Vorauszahlung Brutto die Summe der zu zahlenden Beträge je Abrechnungskreis ermittelt. Diese Summe wird dann vom Rücklagengegenkonto (je nach Einrichtung entweder vom Gegenkonto mit Rücklagenart Zuführung oder wenn kein Konto mit Rücklagenart Zuführung vorhanden ist vom Gegenkonto mit Rücklagenart Entnahme) auf das Bestandskonto bzw. die Bestandkonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Zuführung und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandkonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.

Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Zuführung [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben. Es wird dabei nicht auf den Herkunftscode WEG-RL geprüft, sodass auch manuell erstellte Buchungen berücksichtigt werden.

Entnahme:

In den Abrechnung Zeilen werden alle Konten mit der ausgewählten Abrechnungsart ermittelt. Dabei werden die Kosten pro Abrechnungskreis saldiert. Der Saldo der einzelnen Abrechnungskreise wird dann vom Rücklagengegenkonto auf das Bestandskonto bzw. die Bestandskonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Entnahme und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandskonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.

Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Entnahme [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben.

Hinweis

Durch das Prüfen der Bestandskonten auf Buchungen mit den Rücklagenarten Zuführung und Entnahme und Abrechnungskreis ist es möglich, den Bericht mehrfach zu starten.

Buchungen für Rücklagen

Zusätzlich zu den Buchungen, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden, sind im Abrechnungszeitraum manuelle Buchungen durchzuführen.

Das betrifft folgende Rücklagenarten:

• Zinsen
• KapESt
• Soli.
• Rundungsdiff.
• Sonst.Zuführung

Wie Buchungen in RELion aussehen sollten, damit diese sowohl in der WEG Gesamtabrechnung als auch in der Abrechnung korrekt ausgewiesen werden, wird im folgenden Beispiel dargestellt. (Der Vollständigkeit halber wurden auch die Buchungen aufgeführt, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden. Diese sind mit Automatikbuchung ausgewiesen. Die Sollstellungen und die dazugehörenden Zahlungen wurden nicht eingetragen)

Buchungsverfahren Rücklagen (wohnungswirtschaftlicher Kontenrahmen)

Ausweis Rücklagen (Version Österreich)

Damit die Rücklagen in der Betriebskostenabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind zusätzliche Einrichtungen an den Objektkonten notwendig, damit diese Buchungen berücksichtigt werden. Über die Suche wird die Liste Objekte geöffnet und auf das zu bearbeitende Objekt geklickt. Anschließend werden über die Funktion Konten die Objekt Konten wie folgt eingerichtet:

Objekt Konto für Anfangsbestand

Hinweis

Damit der Anfangsbestand in der Abrechnung ausgewiesen werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass dieser auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Anfangsbestand vor Beginn des Abrechnungszeitraums gebucht wurde.

Objekt Konto für Entnahmen:

Hinweis

Damit die Entnahmen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Abgang im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Objekt Konto für Zugang:

Hinweis

Damit die Zugänge in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Zugang Gezahlt im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Objekt Konto für Zinsen:

Hinweis

Damit die Zinsen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Zinsen im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Differenz auf Regelbesteuerung (Version Österreich)

Damit die Differenz auf Regelbesteuerung korrekt berechnet werden kann, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen: Über die Suche wird die Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen aufgerufen.

Im Feld USt % für Rücklagenentnahme (A) wird bei der MwSt.- Geschäftsbuchungsgruppe für Garagen und Gewerbeeinheiten der volle Steuersatz eingetragen. Bei der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe für Wohnungen wird der verminderte Steuersatz angegeben. Über die Suchfunktion wird die RE Einrichtung geöffnet und die Ergänzung Österreich ausgewählt.

In den Feldern Mit Heizung und Ohne Heizung wird der jeweilig gültige Steuersatz eingetragen. Über die Felder MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe werden die entsprechenden Buchungsgruppen definiert. Anschließend wird die Objektübersicht geöffnet und das zu bearbeitende Objekt ausgewählt. Über die Suche wird die Option Steuerdaten ausgewählt.

Im Feld Ab Datum wird ein Startdatum eingegeben. Im Feld MwSt. Gesch.Buchungsgruppe Steuer wird ein Code für die Objektsteuer ausgewählt. Bei Bedarf kann im Feld Beschreibung eine kurze Information hinterlegt werden. In den Feldern Wohnungsanteil %, Gewerbeanteil %, Parkplatzanteil % und Anteil unecht st. befr. % werden die jeweiligen Anteile eingetragen, oder sie werden über den Bericht Objekt Steuerquote berechnen automatisch ermittelt. Da die Vorschreibung umsatzsteuerfrei ist aber bei den Handwerkerrechnungen die Vorsteuer gezogen werden kann, entsteht nun, nachdem die Instandhaltungskosten gebucht worden sind, die Verpflichtung zur Umsatzsteuerzahlung. Dazu wird turnusmäßig (z. B. pro Monat) der Bericht MwSt. WEG berechnen gestartet. Der Stapel bewirkt, dass aus Kostenbuchungen, die in den Bereich der Instandhaltung gehören, eine Umsatzsteuer von 10 % bzw. bei Heizungskosten 20 % gebildet wird. Dazu wird über die Suche der Bericht MwSt. WEG berechnen geöffnet.

Mithilfe dieses Berichts werden bei allen Kostenbuchungen auf den Objektkonten, die in der Page Ergänzung Österreich eingetragen wurden, Umsatzsteuerkorrekturen je nach Steuersatz und Steuerdaten erstellt. Im Inforegister Optionen sind folgende Eintragungen erforderlich:

Über die Felder Buch.-Blattvorlage und Buch.-Blattname wird das entsprechende Buch.-Blatt bestimmt. Wird der Haken im Feld Original Belegnummer verwenden nicht gesetzt, wird im Feld Belegnr. eine Belegnummer für die zu erstellenden Buchungen angegeben. Über die Felder Zeitraum von und Zeitraum bis wird der Zeitraum bestimmt, aus dem die Ursprungsbuchungen berücksichtigt werden sollen.

Hinweis

Es kann auch jedes Mal vom 01.01. des Jahres begonnen werden. Dies ist sinnvoll, wenn auch die nachträglichen Buchungen der Vorperioden erfasst werden sollen.

Im Feld Buchung zum wird ausgewählt, ob die zu erstellenden Umsatzsteuerbuchungen mit dem Originaldatum der Ursprungsbuchung oder mit dem Datum, welches unter Zeitraum bis eingegeben wurde, in das Buch.-Blatt als Buchungsdatum eingestellt wird. Empfohlen wird die Einstellung Originaldatum, um den Bezug zur Ursprungsbuchung zu erhalten. Das Feld Buch.Blatt erstellen wird aktiviert. Ansonsten wird nur ein Testdurchlauf erfolgen.

Im Inforegister Sachposten kann bei Bedarf auf einzelne Objekte gefiltert werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet. Danach wird das angegebene Buch.-Blatt geöffnet und die eingestellten Buchungen werden gebucht.

Wichtig

Im Buch.-Blatt sollten keine Änderungen oder Fehlerbehebungen vorgenommen werden.

In der WEG-Abrechnung wird dann im Anschreiben bei gewerblichen Einheiten bzw. Garagen die Differenz im Anschreiben ausgegeben:

Und bei den nachrichtlich ausgegebenen Beiträgen zur Rücklage ausgewiesen:

Abrechnung drucken

In der Abrechnung Objekt Karte können im Inforegister Druckoptionen mit der Druckoption WEG Abrechnung zeitanteilig zusätzlich zeitanteilige Aufteilungen der Kosten als Anlage erstellt werden. Diese Option ist nur wirksam, wenn in der Abrechnungsperiode oder bis zum Abrechnungsdatum Eigentümerwechsel stattgefunden haben.

Einheitenstorno

Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Abrechnungen zu der betroffenen Einheit erstellt, gebucht und gesperrt, wird der Storno verhindert. Sollte die Abrechnung noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss die Abrechnung so weit zurückgesetzt werden, dass die Einheit Abrechnungen leer sind. Dazu sind in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein zu setzen. Ist eine Abrechnung gebucht und gesperrt, muss dies über die Funktion Storno in der Einheit Abrechnung durchgeführt werden.

Die betroffene Einheit Abrechnung wird mit den darunter liegenden Abrechnungsergebnissen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Abrechnung gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung der betroffenen Abrechnung ist nicht mehr möglich, sie bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Abrechnungen ist möglich.

Dazu wird in der Seite Einheit Abrechnung die gewünschte Einheit ausgewählt und die Aktion Storno gestartet:

Es erscheint eine detaillierte Aufzählung welche Folgen der Storno der Einheit Abrechnung hat:

Wird die Aktion mit Ja bestätigt, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus der Abrechnung entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Abrechnung Stornierte Einheiten geschrieben.

Diese ist in der Abrechnungskarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten zu finden.

Anschließend kann der Storno im Vertrag erneut gestartet werden.

8 - Datenpool und elektronische Belege

Datenpool

Einführung

Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel aufgeführt.

1. Neubeginn mit RELion, wobei für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften benötigt werden. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.

2. Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das noch Werte des vergangenen Jahres für die Abrechnung benötigt werden.

3. Verwendung des Kredit Manager (Fa. Lang). Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.

In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.

Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen

Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.

Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.

Unterjährige Übernahmen

Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, es müssen teilweise Werte aus dem Vorsystem übernommen werden, teilweise ist bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt worden. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.

Vorbereitung

Bevor mit dem Datenpool begonnen wird, wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool eingeblendet.

In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.

Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.

Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.

Aufwand Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.

Es ist darauf zu achten, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.

Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert. Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.

Darlehenswerte für Abrechnung

Beispiel:

Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen

Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung) beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.

Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.

Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.

In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, Quelle Objektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss „Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.

Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld Nicht umlagefähig auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.

Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.

Elektronische Belege

Elektronische Belege und Prüfung

In RELion bzw. Business Central kann die Erzeugung und Steuerung von E-Belegen eingerichtet werden. In der Dokumentation Elektronische Belege sind grundsätzliche Informationen verfügbar.

Die E-Beleg-Erzeugung kann debitorbezogen über Belegsendeprofile erfolgen. In der Nebenkostenabrechnung werden die E-Belege beim PDF-Stapeldruck automatisch erzeugt und in RELion Dokumente als Anhang zur Abrechnung abgelegt.

Ablauf bei der Nebenkostenabrechnung

Werden bei der Prüfung der Debitoren Einrichtungsfehler festgestellt, werden diese in einem Fehlerprotokoll ausgewiesen. Dieses ist in der Abrechnungskarte im Inforegister Allgemein über den Drilldown im Feld Anzahl E-Beleg-Fehler einsehbar.