Einführung und Einrichtung

Einführung

Der Wirtschaftsplan ist sehr stark mit der Betriebskostenabrechnung verbunden. Die notwendigen Stammdaten und Einrichtungen an den Verträgen sind bis auf kleine Ergänzungen dieselben, sodass sich der Wirtschaftsplan mit der Kenntnis des Moduls Betriebskostenabrechnung leichter erschließt.

Dies soll aber nicht heißen, dass Neueinsteiger nicht direkt mit dem Wirtschaftsplan beginnen können. Während die Abrechnung vergangene Zeiträume betrachtet, plant der Wirtschaftsplan zukünftige Kosten.

flowchart TD
    T[Vergleich Abrechnung und Wirtschaftsplan]
    T --> L["Abrechnung<br/>Vergangenes Jahr wird abgerechnet"]
    T --> R["Wirtschaftsplan<br/>Zukünftiges Jahr wird geplant"]

    L --> L1["Hausgeldabrechnung (WEG)<br/>Nebenkostenabrechnung (Miete)"]
    L1 --> L2["tatsächliche Kosten des Objekts"]
    L2 --> L3["→ Umlage auf die einzelnen Einheiten"]
    L3 --> L4["– geleistete Vorauszahlungen<br/>(Hausgeld bei WEG)"]
    L4 --> L5["= Abrechnungsergebnis"]
    L5 --> L6["Nachzahlung, wenn Kosten höher waren<br/>Gutschrift, wenn Kosten niedriger waren"]

    R --> R1["Wirtschaftsplan"]
    R1 --> R2["geplante Kosten des Objekts"]
    R2 --> R3["→ Umlage auf die einzelnen Einheiten"]
    R3 --> R4["Kosten pro Jahr : Anzahl Monate"]
    R4 --> R5["= neuer Vorauszahlungsbetrag pro Monat"]
    R5 --> R6["→ Neue Sollstellungszeilen mit neuem Startdatum"]

    classDef abrechnung fill:#2E8B57,stroke:#1C5C3A,color:#fff
    classDef wirtschaftsplan fill:#4A90D9,stroke:#2C5F8A,color:#fff
    classDef title fill:#f5f5f5,stroke:#999,color:#000

    class T title
    class L,L1,L2,L3,L4,L5,L6 abrechnung
    class R,R1,R2,R3,R4,R5,R6 wirtschaftsplan

Oft wird bei einem Neubau mit dem Wirtschaftsplan begonnen. Als Planungsgrundlage dienen eventuell bereits vorhandene Grundsteuerbescheide, Verträge mit Versicherungen und Versorgern. Weitere Kosten können nur anhand von Erfahrungswerten aus vergleichbaren Objekten geplant werden. Anhand des Wirtschaftsplans werden die monatlichen Vorauszahlungen berechnet und in die jeweiligen Miet- bzw. WEG-Kaufverträge eingetragen (sog. Sollstellungszeilen). Über Anschreiben, die direkt im Wirtschaftsplan erzeugt werden, bekommen die Vertragspartner die Höhe der monatlichen Zahlungen mitgeteilt. Im laufenden Jahr sollten die anfallenden Kosten durch diese Vorauszahlungen abgedeckt sein. Nach Ablauf des Jahres steht die Abrechnung an, hier können eventuelle nicht abgedeckte Kosten nachberechnet werden. Bei zu großzügiger Planung werden Beträge an die Vertragspartner zurückerstattet.

flowchart LR
    subgraph Y2021["2021"]
        direction TB
        WP21["WP 2021"]
        LJ21["Lfd. Jahr 2021"]
        WP21 --> LJ21
    end

    subgraph Y2022["2022"]
        direction TB
        ABR21["ABR 2021"]
        WP22["WP 2022"]
        LJ22["Lfd. Jahr 2022"]
        ABR21 --> WP22 --> LJ22
    end

    subgraph Y2023["2023"]
        direction TB
        ABR22["ABR 2022"]
        WP23["WP 2023"]
        LJ23["Lfd. Jahr 2023"]
        ABR22 --> WP23 --> LJ23
    end

    subgraph Y2024["2024"]
        direction TB
        ABR23["ABR 2023"]
        WP24["WP 2024"]
        ABR23 --> WP24
    end

    LJ21 --> ABR21
    LJ22 --> ABR22
    LJ23 --> ABR23

    classDef header fill:#1F3864,stroke:#1F3864,color:#fff,font-weight:bold
    classDef current fill:#ED7D31,stroke:#C55A11,color:#000,font-weight:bold
    classDef normal fill:#FFFFFF,stroke:#1F3864,color:#000

    class Y2021,Y2022,Y2023,Y2024 header
    class LJ21,LJ22,LJ23 current
    class WP21,WP22,WP23,WP24,ABR21,ABR22,ABR23 normal

Anhand der tatsächlich angefallenen Kosten kann dann das Folgejahr wieder über den Wirtschaftsplan geplant werden. Über die Jahre ergibt sich somit ein Wechselspiel aus Planung und Abrechnung.

Einrichtung

Für die Erstellung eines Wirtschaftsplanes werden die gleichen Einrichtungsparameter benötigt, die bereits für die Betriebskostenabrechnung hinterlegt wurden. Weitere Informationen sind in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung zu finden.

RE Einrichtung

Inforegister Nummerierung

In der RE Einrichtung wird im Feld Wirtschaftsplan Belegnummern eine bereits bestehende Nummernserie ausgewählt, die dann als Rechnungs- und Belegnummer im Wirtschaftsplan verwendet wird.

Inforegister Sonstiges

Im Feld Rundungsfaktor Sollst. aus Wirtschaftsplan kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

• 0,00 = Betrag wird ohne jegliche Rundung unverändert übernommen
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet

Im Feld Rundungsmethode Sollst. aus Wirtschaftsplan wird eine Rundungsmethode ausgewählt, die im Wirtschaftsplan für die Berechnung der Vorauszahlungs-Sollstellungen zum Tragen kommen soll. Zur Auswahl stehen kaufmännisch, aufrunden und abrunden.

Verwendung

Über die Suche wird die Tabelle Objekte geöffnet; in der Zeile des zu bearbeitenden Objekts wird die zugehörige Aufgabenseite gewählt. Objektkonten, die für den Wirtschaftsplan verwendet werden sollen, benötigen die Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles.

Dazu wird Konten geöffnet und in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten gewählt. In der Spalte Verwendung werden die entsprechenden Optionen bei den erforderlichen Konten eingetragen.

Verteilungscode Wirtschaftsplan

Normalerweise arbeiten die Abrechnung und der Wirtschaftsplan mit dem Verteilungscode, der in den Objektkonten in der Spalte Verteilungscode eingetragen ist. Mit diesem wird bestimmt, wie die Umlage der Kosten auf die einzelnen Einheiten gerechnet werden soll.

Die Tabelle Objekte und das jeweilige zu bearbeitende Objekt werden geöffnet. Für die Verteilung der Kosten im Wirtschaftsplan kann am Objekt Konto ein abweichender Verteilungscode hinterlegt werden. Das empfiehlt sich vor allem, wenn die Werte in der Abrechnung verbrauchsabhängig oder nicht zeitanteilig sind.

Dazu wird Konten geöffnet und in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten gewählt. In der Spalte Verteilungscode Wirtschaftsplan wird bei den erforderlichen Konten ein abweichender Code eingetragen.

Wird im Feld Verteilungscode ein Wert eingetragen, wird dieser auch in den Verteilungscode Wirtschaftsplan übernommen. Wird für die Planung im Wirtschaftsplan eine andere Grundlage für die Verteilung benötigt, kann hier ein alternativer Verteilungscode hinterlegt werden, der dann nur für den Wirtschaftsplan gilt.

Wichtig

Bei der Verteilungsart Kein Zeitanteil ist es zwingend erforderlich, dass ein abweichender Verteilungscode Wirtschaftsplan hinterlegt wird. Diese Verteilungsart im Wirtschaftsplan wird nicht unterstützt und es wird automatisch auf Zeitanteilig umgeschlüsselt.

Geschäftsvorfall Code

Über die Suche wird die Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code geöffnet.

In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können die Codes, z. B. für die Abrechnungen, Wirtschaftspläne aber auch Sonderumlagen etc., gepflegt werden. Im Feld Geschäftsvorfall wird die Auswahl Wirtschaftsplan getroffen. Ein entsprechender Code, z. B. WP 2024, wird eingegeben (max. 10 Zeichen). Der in die Beschreibung eingetragene Text wird auf dem Wirtschaftsplan als Überschrift angedruckt. Über die Felder Datum von und Datum bis wird die Wirtschaftsplanperiode bestimmt.

Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan wird das Datum der Wirtschaftsplanerstellung eingegeben. Dieses wird dann auf dem Wirtschaftsplan angegeben, sofern kein abweichendes Druckdatum bestimmt wurde. Bei Bedarf wird in den Feldern Vergleichen mit 1 und Vergleichen mit 2 ausgewählt, ob der ausgewählte Wirtschaftsplan mit einer älteren Abrechnung oder einem Wirtschaftsplan verglichen werden soll. In den Feldern Vergleichen mit Code 1 und Vergleichen mit Code 2 kann ein vorhandener Geschäftsvorfallcode ausgewählt werden.

Geschäftsbeziehungsklassen

Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll. Die Übersicht Global-Geschäftsbeziehungsklassen wird geöffnet.

Mit +Neu wird eine leere Zeile erzeugt. Im Feld Geschäftsbeziehungsklasse wird für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen ausgewählt:

• Vertragspartner
• Zahler
• Bewohner / Nutzer
• Beirat
• Mitglied
• Info

Diese Geschäftsbeziehungsklassen beziehen sich auf die am Einheitenvertrag hinterlegten Kontakte und die dort aktivierten Geschäftsbeziehungen. Über das Feld Drucken wird bestimmt, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats, wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.

Wichtig

Wird ein Bericht mehrmals verwendet, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird zurzeit nur für die Abrechnung und Wirtschaftsplan unterstützt!

Im Feld Dokument-ID wird der Bericht ausgewählt, dem eine Geschäftsbeziehungsklasse zugeordnet werden soll.

RE Berichtsauswahl

RELion bietet die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken des Wirtschaftsplans und dessen Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen. Über die Suche wird RE Berichtsauswahl geöffnet.

Für den Wirtschaftsplan wird zuerst im Dialogfeld Verwendung RE Wirtschaftsplan Mieter oder RE Wirtschaftsplan Eigentümer ausgewählt. Dadurch werden bereits zugeordnete Berichte angezeigt.

Über die Funktion im Menü Initialisieren werden alle von RELion vorgesehenen Standardberichte eingestellt. Soll ein weiterer Bericht in der Tabelle verwendet werden, wird in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer eingetragen. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.

Wichtig

Es muss mindestens ein Bericht eingetragen werden.

Berichtstexte Schnelleinrichtung

Die wichtigsten Standardtextbausteine werden in der Vorlagedatenbank bereits mitgeliefert. Zusätzlich können für einzelne oder alle Wirtschaftspläne eigene Texte erfasst werden. Über die Suchfunktion wird RE Berichtstexte geöffnet. In der Tabelle RE Berichtstexte wird mit +Neu eine leere Aufgabenseite RE Berichtstext angelegt.

Im Inforegister Allgemein wird im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen ausgewählt, für dessen Objekte Texte für das Wirtschaftsplananschreiben eingetragen werden sollen. Bei Bedarf kann bestimmt werden, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Geschäftsvorfallcodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.

Hinweis

Beim Holen der Berichtstexte in den Wirtschaftsplan werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie (ohne Geschäftsvorfallcode)
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. (ohne Geschäftsvorfallcode)
3. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Geschäftsvorfallcode
4. Eigentümer/Mieter + Objektnr.
5. Eigentümer/Mieter

Sind mehrere Textbausteine mit der gleichen Kombination vorhanden, dann wird die erste genommen. Folgende Kombinationen werden nicht unterstützt:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie + Geschäftsvorfallcode
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Geschäftsvorfallcode

Soll der Text als Vorlage für individuelle Texte verwendet werden, wird im Feld Vorlage ein Haken gesetzt. Im Inforegister RE Berichtstext Zeilen wird im Feld Positionierung die gewünschte Option ausgewählt.

Vortext: Der Text wird vor den geplanten Kosten im Anschreiben gedruckt.

Nachtext: Der Text wird nach den geplanten Kosten angezeigt.

Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Soll eine Unterstreichung des Textes oder ein Ausdruck in fetter Schrift (Fettdruck) erfolgen, wird in den entsprechenden Feldern ein Haken gesetzt. Damit die Texte auch im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden können, wird über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen geöffnet.

In einer neuen Zeile wird im Feld Bericht ID die Berichtnummer 5052277 für das Erzeugen der Wirtschaftsplan Belege eingetragen. Im Abschnitt Berichtstexte findet sich eine ausführliche Erläuterung für die Erstellung individueller Texte.

Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen

Über die Suche wird die Tabelle Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen geöffnet. Hier können Vorlagen angelegt werden, in denen Druckoptionen und Datenquellen zentral eingerichtet werden. Es sollte mindestens eine Vorlage eingerichtet werden, da der Assistent zum „Wirtschaftsplan anlegen“ eine Vorlage benötigt.

Über Neu wird eine neue Wirtschaftsplan Objekt Vorlagenkarte angelegt.

Die Vorlagen erlauben eine einheitliche Einrichtung für die verschiedenen Anwendungsfälle.

Beispiel: Der Wirtschaftsplan in der WEG, der mit Anschreiben und Einzelaufstellung gedruckt wird, oder die Anpassung der Vorauszahlungen aus der Abrechnung heraus. Für Letzteres empfiehlt sich eine Vorlage, in der im Feld Abrech.Arten aus Abrechnung ein * eingetragen wird, damit alle Abrechnungsarten auch in der Berechnung des Wirtschaftsplans berücksichtigt werden.