Einrichtung und Vertragskarte
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Einrichtung
RE‑Vertrag Einrichtung – Inforegister Nummerierung
In diesem Inforegister erfolgt die Auswahl der hinterlegten Nummernserie für kreditorische Verträge. Die Nummernserie ist vorab auf der Seite Nummernserie zu definieren und wird hier dem Vertragstyp zugeordnet.
Vertragsarten
Die Einrichtung kreditorischer Vertragsarten ist erforderlich, um unterschiedliche Vertragstypen innerhalb des Systems eindeutig zu klassifizieren. Über die Lupe wird die Tabelle Kreditorische Vertragsart geöffnet. In dieser Tabelle können – abhängig vom fachlichen Bedarf – verschiedene Vertragsklassen angelegt werden. Diese lassen sich zusätzlich über einen Code weiter untergliedern.
Versorgungstypen
In der Tabelle Versorgungstypen kann eine beliebige Anzahl unterschiedlicher Versorgungsarten angelegt werden. Die hier definierten Versorgungstypen stehen anschließend im kreditorischen Vertrag zur Auswahl zur Verfügung.
Vertragskarte
Die Seite Kreditorische Verträge wird über Tell‑Me (Lupe) geöffnet. Über die Aktion Neu kann ein neuer kreditorischer Vertrag angelegt werden. Ein Assistent unterstützt dabei bei der Eingabe der erforderlichen Vertragsdaten. Wird im Assistenten die Vertragsart „Versorgervertrag“ gewählt, erfolgt vor der finalen Erstellung der Vertragskarte eine Abfrage, ob der Vertrag als Vorauszahlungsvertrag angelegt werden soll. Nur bei Bestätigung mit „Ja“ stehen im Vertrag die Funktionen Dauerzahlung inklusive Schlussrechnung zur Verfügung. Diese Einstellung wird insbesondere für Versorgerverträge empfohlen, bei denen:
eine oder mehrere Abschlagszahlungen im Voraus erfolgen und am Ende der Abrechnungsperiode eine Schlussrechnung oder Schlussgutschrift erstellt wird.
Bitte beachten: Die Funktionalität „Vorauszahlungsvertrag“, einschließlich der Möglichkeit, Dauerzahlungen mit einer Schlussrechnung abzuschließen, steht ausschließlich für die Vertragsklasse „Versorgervertrag“ zur Verfügung. Diese Option kann nur geändert werden, solange noch keine Vertragszeile existiert.
3.1.1 Inforegister Allgemein Das Inforegister Allgemein umfasst folgende Felder und Eingabemöglichkeiten:
BezeichnungBeschreibungNr.Wird automatisch anhand der hinterlegten Nummernserie vergeben. Alternativ kann – je nach Einrichtung – eine manuelle Nummernvergabe erfolgen.Kreditor Nr.Auswahl der gewünschten Kreditorennummer des Vertragspartners.Kreditor NameWird automatisch aus dem gewählten Kreditor übernommen.Externe ReferenzOptionale Angabe der Vertragsnummer des Versorgers.Adresse / Adresse 2 / Ort / PLZ‑Code / Länder‑/RegionscodeAnschrift des Vertragspartners.Eigentümer / MieterKennzeichnung der Vertragszuordnung.Haupt‑Objektnr.Bestimmt die Zuständigkeitseinheit. In den Vertragszeilen können ausschließlich Objekte dieser Einheit ausgewählt werden.ZuständigkeitseinheitWird aus dem Haupt‑Objekt abgeleitet.EinkäufercodeOptionales Zuordnungsmerkmal.VorauszahlungsvertragRelevant ausschließlich für Versorgerverträge.Vertragsart / Vertragsklasse / BeschreibungWerden aus dem Assistenten „Neuen kreditorischen Vertrag erstellen“ automatisch übernommen.Vertragsbeginn / VertragsendeDefinieren den Wirksamkeitszeitraum des Vertrags. Diese Angaben werden in verschiedenen Funktionen und Auswertungen verwendet und müssen der tatsächlichen Vertragslaufzeit entsprechen.
3.1.2 Inforegister Zeilen In den Vertragszeilen können mehrere Leistungen eines Kreditors erfasst werden. Diese Leistungen können sich auf unterschiedliche Objekte beziehen, müssen jedoch derselben Zuständigkeitseinheit (Haupt‑Objekt aus dem Vertragskopf) zugeordnet sein. Übersicht der wichtigsten Felder:
ichnungBeschreibungEigentümer / MieterAuswahl der entsprechenden Kennzeichnung.Objektnr.Auswahl der Objektnummer; sie muss der Eigentümer‑Zuständigkeitseinheit des Haupt‑Objekts entsprechen.Versorgungstyp / BeschreibungAuswahl des zuvor eingerichteten Versorgungstyps.Objektkonto Nr.Hinterlegung der zugehörigen Objektkontonummer.Betrag bruttoBruttobetrag für den gesamten Abrechnungszyklus. Dieser dient gemeinsam mit Abrechnungszyklus und Zahlungsrhythmus als Berechnungsgrundlage für die Dauerzahlung.StartdatumAb diesem Datum ist die Vertragszeile gültig und abrechenbar.Nächstes AbrechnungsdatumStartdatum der nächsten möglichen Abrechnung; dient ebenfalls als Ausgangspunkt für die Erstellung der Dauerzahlung.Ende AbrechnungszyklusDatum, bis zu dem die Dauerzahlung erstellt wird. Wird automatisch gefüllt, sobald ein Abrechnungszyklus hinterlegt ist.AbrechnungszyklusZeitraum, auf den sich der Bruttobetrag bezieht (z. B. 1M = monatlich, 12M = jährlich).ZahlungsrhythmusDatumsformel für den Zahlungsrhythmus (z. B. 1M monatlich, 3M vierteljährlich).EnddatumDatum, bis zu dem die Zeile aktiv und fakturierbar ist.PreisaktualisierungReines Informationsfeld.Dauerzahlung Nr.Wird automatisch gefüllt, sobald über die Aktion Dauerzahlung erstellen eine Dauerzahlung erzeugt wurde. Dient als Verknüpfung zur Dauerzahlungskarte. Aktionen auf Zeilenebene Im Menü Verwalten stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Zeile manuell abschließen Neue Zeile erfassen Zeile löschen
Das manuelle Abschließen einzelner Vertragszeilen ist möglich, sofern dies nicht durch die Erstellung einer Schlussrechnung aus der Dauerzahlung erfolgt (nur bei Versorgerverträgen). Kreditorische Verträge arbeiten mit dem Modul Dauerzahlungen zusammen. Für jede Vertragszeile kann eine Dauerzahlung erzeugt werden, um wiederkehrende Zahlungen abzubilden. Die Erstellung erfolgt über die Aktion Dauerzahlung erstellen. Dabei wird automatisch eine Dauerzahlungskarte mit Terminen und allen relevanten Daten angelegt. Über die Dauerzahlung Nr. oder die Aktion Dauerzahlung öffnen kann diese Karte aufgerufen werden. Weiterführende Informationen sind in der Dokumentation Dauerzahlungen enthalten.
3.1.3 Inforegister Abgeschlossene Zeilen Sobald eine Vertragszeile beendet wird – entweder manuell oder durch Erstellung einer Schlussrechnung (Versorgervertrag) –, wird sie nicht mehr im Inforegister Zeilen, sondern im Register Abgeschlossene Zeilen angezeigt.
3.1.4 Inforegister Zahlung Im Inforegister Zahlung werden bei der Anlage des kreditorischen Vertrags die Zahlungsdaten des gewählten Kreditors automatisch validiert. Abweichende oder ausschließlich vertragsbezogene Zahlungsinformationen können hier gepflegt werden. Diese Daten werden aus dem Vertrag in die zugehörige Dauerzahlung übernommen.
3.1.5 Inforegister Kündigung Der im Feld Gekündigt zum erfasste Wert kann bei Bedarf in den Vertragskopf übernommen werden. Sobald die Felder Gekündigt am und Gekündigt zum ausgefüllt sind, erscheint eine Systemabfrage. Wird diese Abfrage mit Nein beantwortet, bleibt das Feld Vertragsende im Vertragskopf leer.