Globaler Adressstamm
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Einführung
Ziel der Adressstammverwaltung ist die einmalige zentrale Erfassung von Adressdaten, die anschließend in allen synchronisierten Mandanten und bei sämtlichen Geschäftsbeziehungen zur Verfügung stehen. Änderungen relevanter Stammdaten werden ebenfalls nur einmal erfasst und automatisch in allen verknüpften Kontakten, Debitoren und Kreditoren aktualisiert. In der Adressstamm Einrichtung wird mandantenbezogen definiert, ob die Adressdaten der Synchronisation unterliegen (Kontakt, Debitor, Kreditor).
Aus dem erfassten und freigegebenen RE Adressstamm kann ein Kontakt erstellt werden; Debitoren und Kreditoren werden später aus dem Kontakt heraus angelegt.
Aus der Adressstammkarte sind für den Anwender folgende Beziehungen ersichtlich:
- Bankadresse
- Debitor
- Kreditor
- Kontakt
- Einheit (Mieter/WEG Eigentümer)
- Mitglied (Genossenschaft)
Die RE-Adressstamm-Suche bietet einen komfortablen Einstieg für Adresssuche und -bearbeitung. Über gesonderte Suchfelder werden Treffer aus dem gesamten Adressbestand angezeigt. Von einem ausgewählten Datensatz aus wird – wie bei der Adressstammkarte – zu den zugehörigen Beziehungen weitergeführt.
Änderungen an allen Stellen des Beziehungsgeflechts werden durch vorhandene Verknüpfungen automatisch synchronisiert.
Hinweis
Je nach Benutzerrechten, Anpassungen, Konfigurationen und Lizenzmodellen kann die Benutzeroberfläche in RELion von den dargestellten Abläufen abweichen.
Synchronisation
Beim Erstellen von Kontakten, Debitoren, Kreditoren und Banken werden automatisch die entsprechenden Verknüpfungen zum Adressstamm hinterlegt. Werden bestehende Daten geändert – unabhängig davon, ob die Änderung in einer übergeordneten Tabelle (globaler Adressstamm) oder in einer untergeordneten Tabelle erfolgt – aktualisiert die Synchronisation alle verknüpften Datensätze mandantenübergreifend. Dadurch entsteht eine einheitliche und effiziente Datenpflege.
Das Löschen einer globalen Adresse ist nur möglich, wenn keine abhängigen Verknüpfungen mehr bestehen. Wird ein Datensatz in einer untergeordneten Tabelle gelöscht (z. B. ein Kontakt), wird diese Löschung im Rahmen der Synchronisation nicht auf andere verknüpfte Tabellen übertragen. Stattdessen wird lediglich die Verknüpfung zur globalen Adresse entfernt.
Einrichtung
Allgemeine Einrichtung
Die Adressen im globalen Adressstamm erhalten eine Nummer, die über eine Nummernserie vergeben wird. Diese Nummernserie muss im Inforegister Adressstamm auf der Seite RE Nummernserie eingetragen sein. Die Seite ist über RE Nummernserie in der RE Einrichtung oder über die allgemeine Suchfunktion erreichbar.
Wird die gewünschte Nummernserie nicht angezeigt, kann über +Neu eine neue Nummernserie angelegt werden.
Für die Nummern der globalen Adressen ist ausschließlich eine einzige Nummernserie zulässig. Für Kontakte, Debitoren und Kreditoren können dagegen mehrere Nummernserien eingerichtet werden, die beim Anlegen neuer Datensätze zur Auswahl stehen.
Im Feld Letzte Nummer muss ein Wert eingetragen werden. RELion erzeugt ausgehend von diesem Wert automatisch die nächste Nummer und zählt dabei fortlaufend um eins hoch.
Hinweis
Nummernserien für Kontakte, Debitoren und Kreditoren werden nur benötigt, wenn eine einheitliche mandantenübergreifende Nummerierung gewünscht ist. Die entsprechende Einstellung erfolgt in jedem Mandanten in der Adressstamm Einrichtung.
Beispiel
Es werden drei Mandanten verwaltet: Mandant A, Mandant B und Mandant C.
| Schritt 1: | Alle Adressstamm-Nummernserien werden in Mandant A eingerichtet. | Diese Nummernserien sind mandantenübergreifend sichtbar und können auch in Mandant B und C eingesehen und bearbeitet werden. Die Adressstamm-Einrichtung gilt somit mandantenübergreifend. |
| Schritt 2: | In den Mandanten A und B wird in der Karte Adressstamm Einrichtung die Synchronisation der Nummern aktiviert. | Ab diesem Zeitpunkt beziehen Mandant A und B ihre Nummern für Kontakte, Debitoren und Kreditoren aus der jeweiligen Nummernserie der mandantenübergreifenden Adressstamm Einrichtung (RE Nummernserie). Mandant C verwendet weiterhin seine eigene lokale Nummernserien Einrichtung. |
Hinweis
Der erste Datensatz, der in einem Mandanten mit einheitlicher Nummernvergabe erstellt wird, erhält automatisch die nächste Nummer aus der globalen Nummernserie. Diese Nummer wird im Adressstamm-Datensatz gespeichert. Wird anschließend im Adressstamm ein Datensatz desselben Typs (Kontakt, Debitor, Kreditor) in einem anderen Mandanten erzeugt, wird die bereits im Adressstamm gespeicherte Nummer wiederverwendet.
Adressstamm Synchronisation
Die Entscheidung über die Synchronisation der Stammdaten eines Mandanten wird in der Adressstamm Einrichtung getroffen (Aufruf über die allgemeine Suchfunktion).
Mit der Auswahl Stammdaten-Synchronisation wird festgelegt, ob der Mandant an der gemeinsamen Adressstamm-Verwaltung teilnimmt.
Durch die Einstellung für einheitliche Nummern wird bestimmt, ob die Nummernvergabe für Kontakte, Debitoren und Kreditoren aus den lokalen Nummernserien des Mandanten oder aus den globalen Nummernserien der Adressstamm-Verwaltung erfolgt.
Wichtig
Ist das Feld Einheitliche Kontaktnr. aktiviert, wird beim Erzeugen eines Kontaktes aus dem Adressstamm zusätzlich in jedem Mandanten, in dem diese Einstellung ebenfalls aktiv ist, automatisch eine Kopie des Kontaktes erstellt – sofern dort noch kein verknüpfter Kontakt vorhanden ist.
Wenn die Adressstammsynchronisation genutzt wird, darf die Synchronisation der Banken im Standardmodul Verkauf & Marketing von Business Central nicht gleichzeitig aktiv sein. (Verkauf & Marketing Einrichtung > Marketing & Vertrieb Einrichtung > Synchronisation)
Globaler Adressstamm
Im Adressstamm werden alle mandantenübergreifenden Adressen verwaltet. Aus jedem Adressstammdatensatz können anschließend Kontakte, Debitoren, Kreditoren und Bankenverbindungen erzeugt werden. Ist die Synchronisation in einem Mandanten aktiviert, können Kontakte ausschließlich über den Adressstamm und Debitoren sowie Kreditoren nur über die zugehörigen Kontakte angelegt werden.
Erfassen eines Adressstamms
Die Verwaltung erfolgt über die RE‑Adressstamm Übersicht. Alternativ steht die RE‑Adressstamm‑Suche zur Verfügung, die besonders für die übergreifende Suche geeignet ist.
Neue Adressen werden über +Neu angelegt. Dabei öffnet sich immer die Global‑RE‑Adressstamm-Karte.
In der Global‑RE‑Adressstamm‑Karte können mandantenübergreifende Adressdaten erfasst und geändert werden. Die Aktion Verknüpfungen aktualisieren führt eine mandantenübergreifende Prüfung und Aktualisierung der markierten Zeilen durch. Über Filter Verknüpfungen werden nur Adressen angezeigt, bei denen noch keine Verknüpfungen bestehen. Ein weiterer Klick entfernt den Filter.
Inforegister Allgemein
Feldbeschreibungen des Inforegisters Allgemein:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Nr. | Automatische Vergabe über die Adressstamm‑Nummernserie (Systemfeld). |
| Anredecode | Auswahl erforderlich (Pflichtfeld). |
| Titel | Optional. |
| Vorname | Optional; bei natürlichen Personen. |
| Vorname 2 | Optional. |
| Nachname | Optional; bei natürlichen Personen. |
| Name | Pflichtfeld; wird automatisch aus Vorname(n)/Nachname gebildet oder manuell für Firmen ausgefüllt. |
| Name 2 | Optional; für längere Bezeichnungen. |
| Adresse | Straße und Hausnummer (Pflichtfeld). |
| Adresse 2 | Optional; z. B. Stockwerk. |
| PLZ‑Code/Ort | Pflichtfeld. |
| Ländercode | Optional. |
| Sprachcode | Optional. |
| Staatszugehörigkeit | Optional. |
| Suchbegriff | Pflichtfeld; wird automatisch erzeugt und kann überschrieben werden. |
| Verknüpfungen | Systemfeld; Anzahl der erzeugten Kontakte/Debitoren/Kreditoren/Banken, anklickbar für Übersicht. |
| Initialen | Optional. |
| Geburtsdatum | Optional. |
| Geburtsname | Optional. |
| USt‑IdNr. | Optional; für Firmen. |
| Währungscode | Optional. |
| Freigegeben | Systemfeld; wird nach erfolgreicher Freigabe automatisch aktiviert. |
| Einheitliche Kontaktnr. | Systemfeld; zeigt einen Wert, wenn in mindestens einem synchronisierten Mandanten ein Kontakt erzeugt wurde. |
| Einheitliche Debitorennr. | Systemfeld; analog für Debitoren. |
| Einheitliche Kreditorennr. | Systemfeld; analog für Kreditoren. |
| Aktuelle Mahnakten | Systemfeld. |
| Anfrage zum Datenschutz | Systemfeld; zeigt an, ob eine DSGVO‑Anfrage gestellt wurde. |
Inforegister Kommunikation
Neben der Kommunikationsdaten kann zusätzlich eine Sozialversicherungsnummer hinterlegt werden.
Das Feld Versandoption wird nur auf intern gesetzt, wenn Hausmeister mit der Postverteilung beauftragt sind. In diesem Fall wird in der Printcom‑Kopfzeile eine Kennung für die Druckerei erzeugt, um den Postversand zu verhindern. Ein Belegsendeprofil kann hier voreingestellt werden.
Inforegister Partner
Bei natürlichen Personen können Partnerdaten hinterlegt werden.
Inforegister Kreditor
Für Firmenkontakte können Kreditor‑Buchungsgruppen und eine Steuernummer erfasst werden, die beim Erzeugen eines Kreditorenstamms übernommen werden.
Freigabe des Adressstamms
Nach der Erfassung muss der Adressstamm freigegeben werden, damit Kontakte in den Mandanten erzeugt werden können.
Die Freigabe erfolgt über die Aktion Freigeben. Dabei werden alle Pflichtfelder geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung wird das Feld Freigegeben aktiviert.
Der Datensatz kann auch nach Freigabe weiterhin geändert werden. Über Status zurücksetzen kann die Freigabe rückgängig gemacht werden.
Kontakt erstellen
Nach Freigabe kann in jedem relevanten Mandanten über die Aktion Kontakt erstellen (oder F9) ein Kontakt angelegt werden. Die Synchronisation muss dafür aktiv sein.
Die Nummernvergabe hängt von der Einrichtung des Mandanten ab:
| Einrichtung | Folge |
|---|---|
| Einheitliche Kontaktnr. aktiviert | Nummer wird aus der globalen Nummernserie vergeben und im Adressstamm gespeichert. Alle Kontakte in Mandanten mit gleicher Einstellung erhalten dieselbe Kontaktnummer. |
| Einheitliche Kontaktnr. nicht aktiviert | Nummer wird aus der lokalen Nummernserie des Mandanten vergeben. |
Hinweis
Dieses Nummernvergabeprinzip gilt auch für Debitoren und Kreditoren.
Debitor/Kreditor erstellen
Debitoren und Kreditoren werden aus dem Kontakt des jeweiligen Mandanten erzeugt.
Die Kontaktkarte wird über die Kontakt‑Verzweigung geöffnet. Wenn sie inaktiv ist, muss zuerst ein Kontakt erstellt werden.
Über Erstellen als wird entschieden, ob ein Debitor oder ein Kreditor erzeugt wird. RELion übernimmt automatisch die Daten aus dem Adressstamm.
Hinweis
Wenn die Synchronisation im Mandanten aktiviert ist, ist eine manuelle Anlage von Kontakten, Debitoren und Kreditoren nicht möglich. Kontakte werden ausschließlich aus dem Adressstamm erzeugt, Debitoren und Kreditoren ausschließlich über den Kontakt.
Menüaufrufe des Adressstamms
Nachfolgend sind die Menüaufrufe der Adressstamm Karte beschrieben.
Adressstamm
| Adressbanken | Über diesen Menüpunkt können eine oder mehrere Bankverbindungen zur betreffenden Adressstamm‑Person oder ‑Firma angelegt und angezeigt werden. |
| Kontakt | Öffnet die Kontaktkarte des Adressstamms im aktiven Mandanten. |
| Debitor | Öffnet die Debitorenkarte des Adressstamms im aktiven Mandanten. |
| Kreditor | Öffnet die Kreditorenkarte des Adressstamms im aktiven Mandanten. |
| Einheit | Zeigt die Wohneinheiten an, denen der Kontakt des Adressstamms zugewiesen wurde. |
| Mitglied | Ist die Genossenschaftsverwaltung im Mandanten eingerichtet, kann hier die Mitgliedskarte angezeigt werden, die mit dem Kontakt des Adressstamms verknüpft ist. |
Aktionen
| Freigeben | Gibt den Adressstamm zur weiteren Verwendung frei. |
| Status zurücksetzen | Setzt die Freigabe des Adressstamms zurück. |
| Kontakt erstellen | Erstellt einen Kontakt auf Basis des Adressstamms. |
| Manuelle Nummernvergabe | Erlaubt eine speziell für diesen einzelnen Adressstamm‑Datensatz gültige Nummernserie. Durch diese Aktion werden die Felder für die einheitlichen Nummern editierbar. Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Nummer bereits verwendet wurde oder ob ein Datensatz mit der bisherigen Nummer existiert. In beiden Fällen wird die Eingabe mit einer Fehlermeldung abgebrochen. |
| Anfrage zum Datenschutz | Erstellt eine Anfrage zum Datenschutz (Auskunft). |
Bankkonten
Ein Adressstamm repräsentiert grundsätzlich eine Person oder ein Unternehmen. Daher müssen zugehörige Bankverbindungen zentral verwaltet werden können.
Zur Erfassung der Bankverbindungen eines Adressstamms die entsprechende Adressstammkarte öffnen. Anschließend die Seite für die Bankverbindungen über Adressbanken aufrufen.
Es können beliebig viele Bankverbindungen pro Adressstamm erfasst werden. Für zeitgleich aktive Bankverbindungen empfiehlt sich die Verwendung fortlaufender Codes wie Bank-1, Bank-2 usw.
Ändert sich eine bestehende Bankverbindung zu einem bestimmten Zeitpunkt, kann ein Enddatum hinterlegt und die Folge-Bankverbindung mit identischem Code sowie entsprechendem Startdatum erfasst werden. Ist das Enddatum leer, wird es automatisch vom System gesetzt.
Im Adressstamm erfolgt keine Unterscheidung zwischen Debitoren- und Kreditorenbanken.
Die Bearbeitung der Banken ist sowohl direkt in der Übersicht als auch in der Adressstamm-Bankkarte möglich, die beim Aufruf von +Neu oder Bearbeiten geöffnet wird.
Hinweis
Sobald die Adressstamm-Synchronisation aktiviert ist, können Änderungen der Bankverbindungen von Debitor oder Kreditor nicht direkt in der jeweiligen RE Debitor Bankkontenübersicht bzw. RE Kreditor Bankkontenübersicht vorgenommen werden. Alle Anpassungen sind ausschließlich über die Seite Global‑RE‑Adressstamm Banken zu erfassen.
Adressstamm‑Bank in RE Debitor/Kreditor Bankkontenübersicht übernehmen
Die Zuweisung einer Adressstammbank zu einem Debitor oder Kreditor erfolgt stets über die jeweilige RE Debitor Bankkontenübersicht bzw. RE Kreditor Bankkontenübersicht.
Diese Übersichten werden standardmäßig über die Debitor‑/Kreditorkarte im Menüband unter RE Bankkonten aufgerufen. Das Vorgehen ist identisch für Debitoren und Kreditoren und wird hier am Beispiel der Übersicht für Debitoren dargestellt.
In der Übersicht der Bankkonten erfolgt der Aufruf der Adressstamm‑Banken über Bankenstamm.
Die gewünschte Bankverbindung markieren und Bank übernehmen auswählen. Bei Bedarf kann auch eine neue Bankverbindung erfasst und im Anschluss direkt übernommen werden.
Hinweis
Wurde eine Adressbank einem Debitor und/oder Kreditor zugewiesen, besteht für diesen Datensatz eine automatische Synchronisation mit der zugehörigen Adressbank. Änderungen am Ursprungsdatensatz werden unmittelbar auf die entsprechende Debitor‑ bzw. Kreditorbank übertragen.
Adressstamm-Suche
Die Adressstamm‑Suche ist eine Seite, die vom System in verschiedenen Arbeitsabläufen automatisch geöffnet wird, sobald die Adressstamm‑Synchronisation im Mandanten aktiviert ist. Sie dient der schnellen Identifikation eines Adressstammes. Darüber hinaus ist es möglich, über diese Seite neue Adressstämme anzulegen oder bestehende Datensätze zu bearbeiten.
Mit den Feldern im Inforegister Suchkriterien kann ein bestimmter Adressstamm gesucht werden. Sind die Felder inaktiv, lassen sie sich über Liste bearbeiten aktivieren. Groß- und Kleinschreibung werden in den Suchfeldern ignoriert, ebenso spielt die Position des Suchbegriffs innerhalb des Feldes keine Rolle. Zwischen den Feldern bestehen Und‑Verbindungen. Zusätzliche Suchkriterien können über die Standard‑Filterfunktion verwendet werden.
Nach Eingabe der Suchkriterien wird das Filterergebnis in der Liste unterhalb des Inforegisters Suchkriterien angezeigt. Die Detailansicht eines markierten Adressstamms kann über Bearbeiten oder Ansicht geöffnet werden.
Ist der gesuchte Adressstamm noch nicht vorhanden, kann über +Neu in der Adressstamm‑Karte ein neuer Datensatz angelegt und weiterverarbeitet werden.
Beispiel: Die Adressstamm‑Suche bei der Neuvermietung
Das folgende Praxisbeispiel zeigt, wie in einem Mandanten mit aktivierter Adressstamm‑Synchronisation gearbeitet wird.
Bei einer Neuvermietung muss im Assistenten der neue Mieter angegeben werden. Dieser wird entweder aus den bestehenden Kontakten des Mandanten ausgewählt oder zunächst neu erfasst.
Ist die Adressstamm‑Synchronisation aktiviert, erfolgt die Auswahl nicht über die Kontaktübersicht. Beim Drilldown im Feld Mieter Kontaktnr. öffnet sich stattdessen automatisch die Adressstamm‑Suche.
Über die Suchfelder kann geprüft werden, ob der benötigte Mieter bereits als Adressstamm in der Datenbank vorhanden ist.
Über den Link im Feld Verknüpfungen lässt sich prüfen, ob der Adressstamm bereits als Kontakt bzw. Debitor im aktuellen Mandanten existiert. Verknüpfungen des aktiven Mandanten werden farblich hervorgehoben, wodurch die Prüfung erleichtert wird.
Ist keine Verknüpfung vorhanden, muss mit der Aktion Kontakt erstellen ein neuer Kontakt erzeugt werden. Anschließend ist aus diesem Kontakt der Debitor anzulegen. Das Fenster Global‑RE‑Adressstamm‑Suche bleibt dabei im Hintergrund geöffnet.
Zum Abschluss wird der Adressstamm in der Global‑RE‑Adressstamm‑Suche mit OK bestätigt.
Der Kontakt wird damit in den Neuvermietungs‑Assistenten übernommen, und die weitere Bearbeitung erfolgt wie gewohnt.
