Zahlungsvorschlagsläufe

• 1: Zahlungsvorschlag debitorisch
• 2: Zahlungsvorschlag kreditorisch

1 - Zahlungsvorschlag debitorisch

Lastschrift (debitorisch)

Der Zahlungsvorschlagslauf hat die Aufgabe zum angegebenen Buchungsdatum alle aktiven Lastschriftmandate zu ermitteln. Über die Laufende Nummer der Lastschriftmandate filtert das System unter Berücksichtigung des angegebenen Fälligkeitszeitraumes die offenen und fälligen Debitorenposten. Die Funktionalität prüft hierbei die Validität der Daten und erstellt ein Aktionsprotokoll, sofern Werte wie beispielsweise Kontoverbindung unvollständig oder ungültig sind. Der Verarbeitungsprozess erzeugt Buchblätter mit den notwendigen Buchungssätzen für den Ausgleich der Forderungsposten sowie Zahlungszeilen als Datenbasis für die anschließende Erstellung der Zahlungsdatei für die Bank.

Zahlungsvorschlag Lastschrift erstellen

Über die Suche wird die Seite Debitor Zahlungen geöffnet. Sind im Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052274 eingerichtet, erscheint zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Vorlagen. Je Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Wenn mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen sollen, dann sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf entsprechende Objekte gefiltert werden.

Die Seite Debitor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von debitorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.

Der Bankeinzugsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Lastschriftmandate, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Saldo je Lastschriftmandat als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen.

Ein Rechnungs-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Feld im Debitorenposten	Bedingung
Lastschriftmandat Lfd. Nr.	Enthält die laufende Nummer eines aktiven Lastschriftmandats
Offen	Wert muss Ja sein
Abwarten	muss leer sein
Restbetrag	>0
Ausgleichs-ID	Muss leer sein
Fälligkeitsdatum	Passt zum angegebenen Fälligkeitszeitraum

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Bezeichnung	Erläuterung
Buchblatt aufteilen	Mit dieser Option wird die Gruppierung der Buchblattzeilen nach Buchblättern gesteuert. Nach Objekt: Pro Objektnummer wird ein Buchblatt generiert, wenn für das Objekt offene Debitorenposten vorhanden sind. Nach Bank: Pro Objektbankkonto wird ein Buchblatt generiert. Nicht aufteilen: Alle Zahlungsbuchungen werden in das Standard-Buchblatt gestellt. Wichtig Bei dieser Option muss ein Gegenkonto angegeben werden.
Gegenkontoart	Beim Zahlungsvorschlag ist die Gegenkontoart immer Bankkonto.
Gegenkontonr.	Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Aufteilungsoption Nicht aufteilen gewählt wird. Die Gegenkontonummer wird automatisch ermittelt. Hierbei wird das im Debitorenposten hinterlegte Bankkonto für Zahlung verwendet. Ist kein Bankkonto für Zahlung vorhanden, wird die Objektbank herangezogen. Über den Drilldown kann die Karte des ermittelten Bankkontos geöffnet werden.
Keine Prüfung Objektbankkonto	Der Wert dieses Feldes hängt von der Einstellung der Zahlungsverkehr Einrichtung ab. Dort gibt es das gleichnamige Feld im Inforegister Debitor. Da die dortige Einstellung eine wichtige Auswirkung auf das Verhalten der Stapelverarbeitung in Bezug auf das Feld Gegenkontonr. hat, wird es dem Anwender zur Information eingeblendet. Grundsätzlich sollte dieser Parameter nur dann verwendet werden, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen!
Erstes Fälligkeitsdatum / Letztes Fälligkeitsdatum	Über den angegebenen Fälligkeitszeitraum filtert das System die Debitorenposten im Feld Fälligkeitsdatum. Das Erste Fälligkeitsdatum kann leer gelassen werden, das Letzte Fälligkeitsdatum muss immer angegeben werden.
Buchungsdatum	Das Buchungsdatum wird bei der Erstellung der Zahlungsbuchungen verwendet und kann bei Bedarf vor dem Buchen im Zahlungsvorgang verändert werden. Mit Hilfe des Buchungsdatums prüft die Funktion die aktive Lastschriftmandate, Debitoren- und Objektbank, da diese Datensätze über Start- und Enddatum verfügen.
Buchungsbeschreibung	Der Text wird in das Feld Beschreibung der Buchblattzeile übertragen. Wird das Feld leer gelassen, füllt das System die Beschreibung der Buchblattzeile anhand der Standard-Validierungslogik. Darüber hinaus kann der Text in den Verwendungszweck der Zahlungszeile übertragen werden, sofern in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung für den Lastschrift Verwendungszweck der Platzhalter %4 festgelegt wurde.
SEPA Zahlung	Für Basislastschriften (CORE und COR1) und Firmenlastschriften müssen unterschiedliche Zahlungsdateien erstellt werden. Die gewählte Option dieses Feldes filtert Lastschriftmandate mit dem entsprechenden Typ.

Das Inforegister Lastschriftmandat dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Zusätzlich steht ein Inforegister Filter zur Verfügung (analog zum kreditorischen Zahlungsvorschlag), mit dem der Lauf u. a. auf Eigentümer/Mieter, Objektfilter, Belegfilter, Bearbeiter, Zahlungsformcode, Zuständigkeitseinheit, Herkunftscode, Ursachencode und Objektgruppe eingeschränkt werden kann.

Wichtig

Werden im Mandanten der Datenbank unterschiedliche Lastschriftmandatsarten (Vertrag-, Einheit-, Sollstellung- und Sammelmandat) verwaltet, so muss bei der Filterung darauf geachtet werden. Ein Sammelmandat verfügt beispielsweise über keine Vertragsnummer und kann daher nicht danach gefiltert werden.

Beispiele verschiedener Lastschriftläufe

Nachfolgend werden verschiedene Abläufe eines Lastschriftslauf dargestellt.

Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Objekt

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt – selbst wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte. Zusätzlich muss das System die Buchblätter nach Erst- und Folgelastschriften unterteilen, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Die Zahlungsvorschlagszeilen sind über die Zahlungsvorschlagsposten erreichbar.

Je Einheitenvertrag hat das System eine Zahlungsvorschlagszeile und Buchblattzeile erstellt. Sie enthält die Bankverbindung des Debitors sowie Verwendungszweck und End-To-End-Referenz für die spätere Zahlungsdatei. Darüber hinaus werden Stammdateninformation (Objekt-, Einheit-, Vertragsnr. etc.) mitgeführt sowie der direkte Bezug auf den letzten Debitorenposten (eine Zahlungszeile gleicht meist mehrere Debitorenposten aus). Die Beträge fasst das System beim Schreiben der Datei je Lastschriftmandatsnummer später zusammen.

Hinweis

Das Lastschriftmandat sorgt für die entsprechende Summierung der Zahlungsbeträge je Debitor innerhalb der Zahlungsdatei.

• Sammelmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleicher ZE und Debitorennummer
• Vertragsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit der gleichen Vertragsnummer
• Einheitenmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit dem gleichen Einheitenvertrag
• Sollstellungsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleichem Sollstellungskonto

Die Inhalte der Felder Verwendungszweck und End-To-End-Referenz (erscheint im Falle einer Rücklastschrift auf dem Bankkontoauszug) werden über die Zahlungsverkehr Einrichtung gesteuert. Beide Felder können bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen bearbeitet werden. Über Berichte in der Tabelle Debitor Zahlungen kann der Bericht Zahlungsvorschlag debitorisch gedruckt werden. Je nach gewählter Option Buchblatt aufteilen wird dabei automatisch einer von zwei Berichten gedruckt: bei Aufteilung Nach Objekt der Bericht Zahlungsvorschlag debitorisch, andernfalls (Nach Bank / Nicht aufteilen) der nach Bankkonto gruppierte Bericht Zahlungsvorschlag debitorisch n. Bank.

Der nächste Schritt, Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen, fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Eine Unterteilung der Zahlungsvorschlagsposten findet bei Erst- und Folgelastschriften (FRST/RCUR) innerhalb eines Zahllaufes statt.

Mit der Funktion Debitor-Zahlungsdatei erstellen wird die XML-Datei geschrieben und in dem im Browser hinterlegten Pfad in einem zip-Ordner gespeichert. Den Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:

• BLZ
• Kennzeichen für Erst- oder Folgelastschrift
• Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung
• Lastschrifttyp

Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden.

Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:

• Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
• Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
• Summierung der Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat des Debitors innerhalb der Zahlungsdatei
• Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
• Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.

Im Menüband unter Vorgang befindet sich der Aufruf Zahlungsvorgänge buchen, um die weiteren Schritte durchzuführen.

Wichtig

Vor dem Buchen eines Zahlungsvorganges ist sicherzustellen, dass die Zahlungsdatei erfolgreich und ohne Fehler an die Bank übermittelt wurde. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Debitorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion kann nur mit erheblichem Zeitaufwand vorgenommen werden, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.

• Zahlungsvorgang annullieren

Das Menüband der Debitor Zahlungen bietet die Möglichkeit einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde. Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.

• Zahlungsdatei wiederherstellen

Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.

• Buchen

Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden. Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.

Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Bank

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Bank wird bevorzugt verwendet, wenn die meisten Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Bankkontonummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt und innerhalb des Buchblattes die Buchblattzeilen unterschiedliche Objektnummern führen können.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Das System hat je Bank (Gegenkontonr.) ein Buchblatt erstellt. Erst- und Folgelastschriften wurden in separate Buchblätter unterteilt, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind. Die zugehörigen Zahlungsvorschlagsposten sind nach der gleichen Logik aufgeteilt.

Der Bankeinzugsvorschlag erstellt je Einheitenvertrag eine Buchblattzeile, selbst wenn das zugehörige Lastschriftmandat sich auf den Gesamtvertrag bezieht. Der Grund ist, dass RELion nur mit Einheitennr./-historie buchen kann und ein reiner Bezug auf die Vertragsnummer daher nicht ausreichend ist. Die Zahlbeträge werden jedoch später in der Zahlungsdatei je Lastschriftmandat zusammengefasst. Die Zahlungsvorschlagszeilen werden analog der Buchblattzeilen erstellt.   Auch der Bericht ist entsprechend angepasst:

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt daher bei jeder Aufteilungsmethode zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit der Aufteilungsmethode nach Objekt.

Lastschriftlauf ohne Aufteilung

Der Zahlungsvorschlag ohne Aufteilung wird bevorzugt verwendet, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag nur für ein bestimmtes Bankkonto die Zahlung von Rechnungsposten vornimmt.

Bei dieser Methode muss die Funktion einen anderen Filter anwenden. Daher können eventuell individuell zugewiesene Objektbankverbindungen am Einheitenvertrag nicht berücksichtigt werden. Das System überprüft anhand des angegebenen Bankkontos die RE Objektbankkonten, um feststellen zu können bei welchen Verwaltungsobjekten das Bankkonto als aktive Bankverbindung hinterlegt ist. Mit Hilfe des Objektfilters werden die Lastschriftmandate und zugehörigen Rechnungsposten ermittelt.

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt wieder zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit den anderen Aufteilungsmethoden.

Bankeinzug mit unterschiedlichen Einheiten

Beim Bankeinzugslauf sollen je Debitor alle offenen Posten nach Einheiten gruppiert eingezogen werden. Die Erstellung der Zahlungszeilen erfolgt in Abhängigkeit von der Beschaffenheit der Debitorenposten.

Forderungsbuchungen an Debitor mit Lastschriftmandat

Forderungsbuchungen aus den Bereichen Sollstellung, Aktive Kautionsverwaltung und Darlehen, werden in RELion automatisch mit der Lastschriftmandatsnummer versehen, sofern ein aktives Lastschriftmandat für den Vertrag besteht.

Bei Bedarf kann im Buchblatt die Laufende Nummer des Lastschriftmandates entfernt oder nach dem Buchen der Debitorenposten bearbeitet werden, wenn eine bestimmte Forderung (z. B. Kaution) nicht per Lastschrift eingezogen werden soll.

Debitorenposten und Lastschriftmandatstypen

Folgende Lastschriftmandatstypen sind in der Lage Debitorenposten aus den Bereichen Sollstellung, Kaution und Darlehen gesammelt einzuziehen:

• Vertragsmandat (bezieht sich auf alle Posten der Vertragskarte – EV-übergreifend)
• Einheitenmandat (bezieht sich auf alle Posten zum Einheitenvertrag)
• Sammelmandat (bezieht sich auf alle Posten mit gleicher Debitorennummer und ZE/Gläubiger)

Der Typ Sollstellungsmandat entfällt, der sich ausschließlich auf Debitorenposten bezieht, die durch Sollstellungsbuchungen entstanden sind.

Hinweis

Bei einem Firmenlastschriftmandat (B2B) vom Typ Sammelmandat werden Gutschrift-Posten (negativer Restbetrag) vom Bankeinzugsvorschlag nicht berücksichtigt.

Bankeinzugsvorschlag mit unterschiedlichen Einheiten

Der Bankeinzugsvorschlag ermittelt weiterhin, unter Berücksichtigung der hinterlegten Optionen und Filterkriterien, die aktiven Lastschriftmandate und die zugehörigen offenen Posten, welche die Laufende Nummer des Lastschriftmandates enthalten. Der Bericht erstellt Buchblattzeilen und teilt den Saldo des Lastschriftmandates nach Einheitenvertrag auf.   Beispiel:

Erstellung der Zahlungsdatei

Die Erstellung der Zahlungsdatei wird durch die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen vorgenommen. Die Verarbeitung unterteilt die Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat. Anhand des oben gezeigten Beispiels stellen sich die Zahlungszeilen wie folgt dar:

Die Zahlungszeilen entsprechen exakt dem Inhalt der XML-Zahlungsdatei. Die Zahlungszeilen lassen sich einsehen, indem über die Menübuttons Aktuelle Zahlungsvorgänge/Zahlungsposten/Zahlungszeilen navigiert wird.   Im gezeigten Beispiel wurde in der Zahlungsverkehr Einrichtung beim Verwendungszweck folgendes hinterlegt:

Gebuchte Zahlungsposten

Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen und die Sachposten wurden auf die Forderungskonten gebucht.

 

Auszahlung (debitorisch)

Auszahlungsvorschläge

Auszahlungen an Debitoren sind meist erforderlich bei Überschüssen aus der Betriebskostenabrechnung. Es kann sich aber auch um andere Gutschriften handeln, die nicht direkt einem Einheitenvertrag zugeordnet wurden.

Für die Auszahlung von Posten mit Einheitenvertragsbezug und Posten ohne vertraglichen Bezug gibt es zwei unterschiedliche Verarbeitungsläufe. Bei der Auszahlung mit Einheitenvertragsbezug müssen an den Posten unbedingt Einheit und Historie hinterlegt sein! Bei der Auszahlung ohne Einheitenbezug dürfen weder Einheit noch Historie am Posten hinterlegt sein! Der Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug filtert von vorneherein alle Gutschriften weg, die eine Einheitennummer enthalten. Der Auszahlungsvorschlag mit Einheitenbezug benötigt eine eindeutige Angabe, die erst durch die Historie gegeben ist. Die Einheitennummer allein ist nicht ausreichend!

Die weiteren Arbeitsschritte zur Zahlungsdateierstellung und Buchung des Zahlungsvorgangs sind jedoch identisch mit dem Lastschrifteinzug. Der Aufruf der Auszahlungsfunktion befindet sich auf der Seite Debitor Zahlungen, im Menüband unter Aktionen/Weitere Vorschlagsläufe.

Auszahlungsvorschlag zur Begleichung von Guthaben mit Vertragsbezug

Der Auszahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Einheitenverträge, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Guthaben-Saldo je Einheitenvertrag als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Gutschrift-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Feld im Debitorenposten	Bedingung
Offen	Wert muss Ja sein
Abwarten	muss leer sein
Restbetrag	<0
Ausgleichs-ID	muss leer sein
Fälligkeitsdatum	passt zum angegebenen Fälligkeitszeitraum
Zahlungsformcode	Wert entspricht der Eingabe im Register Optionen des Berichts

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Bezeichnung	Erläuterung
Buchblatt aufteilen	Mit dieser Option wird die Gruppierung der Buchblattzeilen nach Buchblättern gesteuert. Nach Objekt: Pro Objektnummer wird ein Buchblatt generiert, wenn für das Objekt offene Debitorenposten vorhanden sind. Nach Bank: Pro Objektbankkonto wird ein Buchblatt generiert. Nicht aufteilen: Alle Zahlungsbuchungen werden in das Standard-Buchblatt gestellt. Wichtig Bei dieser Option muss ein Gegenkonto angegeben werden.
Gegenkontoart	Beim Zahlungsvorschlag ist die Gegenkontoart immer Bankkonto.
Gegenkontonr.	Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Aufteilungsoption Nicht aufteilen gewählt wurde. In diesem Fall kann über den Drilldown auf die Bankkontenübersicht ein bestimmtes Bankkonto ausgewählt werden, dem die Zahlungseingänge des Lastschrifteinzuges gutgeschrieben werden sollen. Alle Posten mit einer Objektnummer, die das gewählte Bankkonto als Objektbank hinterlegt hat, werden vorgeschlagen. Ist in dem Feld Keine Prüfung Objektbankkonto ein Haken gesetzt, so werden alle Zahlungsvorschläge mit diesem Bankkonto als Gegenkonto beglichen. Eine Prüfung, ob das Bankkonto einem Objekt zugeordnet ist, erfolgt nicht.
Keine Prüfung Objektbankkonto	Der Wert dieses Feldes hängt von der Einstellung der Zahlungsverkehr Einrichtung ab. Dort gibt es das gleichnamige Feld im Inforegister Debitor. Da die dortige Einstellung eine wichtige Auswirkung auf das Verhalten der Stapelverarbeitung in Bezug auf das Feld Gegenkontonr. hat, wird es dem Anwender zur Information eingeblendet. Grundsätzlich sollte dieser Parameter nur dann verwendet werden, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen!
Erstes Fälligkeitsdatum / Letztes Fälligkeitsdatum	Über den angegebenen Fälligkeitszeitraum filtert das System die Debitorenposten im Feld Fälligkeitsdatum. Das Erste Fälligkeitsdatum kann leer gelassen werden, das Letzte Fälligkeitsdatum muss immer angegeben werden.
Buchungsdatum	Das Buchungsdatum wird bei der Erstellung der Zahlungsbuchungen verwendet und kann bei Bedarf vor dem Buchen im Zahlungsvorgang verändert werden. Mit Hilfe des Buchungsdatums prüft die Funktion die aktive Debitoren- und Objektbank, da diese Datensätze über Start- und Enddatum verfügen.
Keine Prüfung Einheitensaldo	Wenn die Einheit zum Zeitpunkt der Auszahlung einen positiven Saldo hat, wird ein ermittelter Guthabenposten standardmäßig nicht ausbezahlt. Wird hier ein Haken gesetzt, erfolgt eine Auszahlung des ermittelten Guthabenpostens trotz positiven Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs.

Beispiel:

• 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
• 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
• 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
• Jahresabrechnung Guthaben

Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.

Buchungstext	Wird hier ein Text eingegeben, wird dieser in der Buchblattzeile der Auszahlung als Beschreibung verwendet. Andernfalls verwendet das System die Beschreibung des Debitorenpostens. Darüber hinaus kann der Text in den Verwendungszweck der Zahlungszeile übertragen werden, sofern in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung für die Auszahlung als Verwendungszweck der Platzhalter %4 festgelegt wurde.
Zahlungsformcode	Der Initialwert des Feldes beruht auf dem in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Zahlungsformcode für Auszahlungen. Bei Bedarf kann ein anderer Wert ausgewählt werden. Die Funktion filtert auf Gutschrift-Debitorenposten, welche diesen Wert im Feld Zahlungsformcode enthalten.

Das Inforegister Einheitenvertrag dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug

Mit diesem Auszahlungsvorschlag sollen Posten ausbezahlt werden können, die auf Objekt und Debitor kontiert sind, aber keine Einheitenkontierung haben. Dies kann beispielsweise ein Kautionsguthaben sein, das zur Auszahlung kommt. Die Stapelverarbeitung kann gestartet werden, indem auf der Seite Debitor Bankeinzug/Auszahlung die Aktion Weitere Vorschlagsläufe / Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug angewählt wird. Der Ablauf dieser Stapelverarbeitung ist ähnlich der Stapelverarbeitung RE Auszahlungsvorschlag, nur dass hier Debitorenposten, die im Feld Einheitennr. einen Wert eingetragen haben, nicht berücksichtigt werden. Ein Gutschrift-Debitorenposten ohne Einheitenbezug wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Feld im Debitorenposten	Bedingung
Offen	Wert muss Ja sein
Abwarten	muss leer sein
Restbetrag	<0
Ausgleichs-ID	muss leer sein
Fälligkeitsdatum	passt zum angegebenen Fälligkeitszeitraum
Zahlungsformcode	Wert entspricht der Eingabe im Optionsregister des Berichts
Objektnr.	<>Leer
Einheitennr.	=Leer

Bezeichnung	Erläuterung
Buchblatt aufteilen	Hier haben Sie die Möglichkeit, die ermittelten Zahlungsvorschläge in verschiedene Buchblätter zur leichteren Bearbeitung zu sortieren. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl: Nach Objekt: Pro Objektnummer wird ein Buchblatt generiert, wenn für das Objekt offene Debitorenposten vorhanden sind. Nach Bank: Pro Objektbankkonto wird ein Buchblatt generiert. Nicht aufteilen: Alle Zahlungsbuchungen werden in das Standard-Buchblatt gestellt. Wichtig Bei dieser Option müssen Sie ein Gegenkonto angeben.
Gegenkontoart	Beim Zahlungsvorschlag ist die Gegenkontoart immer Bankkonto.
Gegenkontonr.	Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Aufteilungsoption Nicht aufteilen gewählt wurde. In diesem Fall kann über den Drilldown auf die Bankkontenübersicht ein bestimmtes Bankkonto ausgewählt werden, dem die Zahlungseingänge des Lastschrifteinzuges gutgeschrieben werden sollen. Alle Posten mit einer Objektnummer, die das gewählte Bankkonto als Objektbank hinterlegt hat, werden vorgeschlagen. Ist in dem Feld Keine Prüfung Objektbankkonto ein Haken gesetzt, so werden alle Zahlungsvorschläge mit diesem Bankkonto als Gegenkonto beglichen. Eine Prüfung, ob das Bankkonto einem Objekt zugeordnet ist, erfolgt nicht.
Keine Prüfung Objektbankkonto	Der Wert dieses Feldes hängt von der Einstellung der RE Zahlungsverkehr Einrichtung ab. Dort gibt es das gleichnamige Feld im Inforegister Debitor. Da die dortige Einstellung eine wichtige Auswirkung auf das Verhalten der Stapelverarbeitung in Bezug auf das Feld Gegenkontonr. hat, wird es dem Anwender zur Information eingeblendet.
Erstes Fälligkeitsdatum	Dieses Feld dient der zeitlichen Abgrenzung. Wenn Sie sicher gehen wollen, dass alle offenen Debitorenposten gesucht werden, können Sie dieses Feld leer lassen.
Letztes Fälligkeitsdatum	Dieses Feld dient der zeitlichen Abgrenzung. RELion sucht in den Debitorenposten nach deren Fälligkeitsterminen bis einschließlich dieses Datums.
Buchungsdatum	Das Buchungsdatum wird bei der Erstellung der Zahlungsbuchungen verwendet und kann bei Bedarf vor dem Buchen im Zahlungsvorgang verändert werden. Mit Hilfe des Buchungsdatums prüft die Funktion die aktive Debitoren- und Objektbank, da diese Datensätze über Start- und Enddatum verfügen.
Keine Prüfung Einheitensaldo	Wenn die Einheit zum Zeitpunkt der Auszahlung einen positiven Saldo hat, wird ein ermittelter Guthabenposten standardmäßig nicht ausbezahlt. Wird hier ein Haken gesetzt, erfolgt eine Auszahlung des ermittelten Guthabenpostens trotz positiven Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs.

Beispiel:

• 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
• 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
• 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
• Jahresabrechnung Guthaben

Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.

Buchungstext	Wird hier ein Text eingegeben, wird dieser in der Buchblattzeile der Auszahlung als Beschreibung verwendet. Andernfalls verwendet das System die Beschreibung des Debitorenpostens. Ebenso wird der Buchungstext als Verwendungszweck angezeigt, wenn der Parameter %4 in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung gesetzt ist.
Zusammenfassung nach Debitor	Wird hier ein Haken gesetzt, wird pro Debitor nur eine Zahlungszeile für alle Zahlungsposten des Debitors gebildet. In der Zahlungsdatei und auf dem Kontoauszug erscheint nur ein Betrag pro Debitor. Ist hier kein Haken gesetzt, wird jeder Posten einzeln bezahlt.
Zahlungsformcode	Der Initialwert des Feldes beruht auf dem in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Zahlungsformcode für Auszahlungen. Bei Bedarf kann ein anderer Wert ausgewählt werden. Die Funktion filtert auf Gutschrift-Debitorenposten, welche diesen Wert im Feld Zahlungsformcode enthalten.

Das Inforegister RE Objekt dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

Auszahlungsvorschlag Mietvertrag

Neben den beiden vorstehenden Auszahlungsvorschlägen (mit bzw. ohne Einheitenbezug) steht ein dritter Lauf zur Verfügung: der Auszahlungsvorschlag Mietvertrag. Im Unterschied zu den beiden anderen Läufen arbeitet dieser nicht auf Ebene des einzelnen Einheitenvertrags, sondern auf Ebene des gesamten Mietvertrags (ggf. mit mehreren Einheitenverträgen).

Besonderheiten dieses Laufs:

• Die Angabe eines Zahlungsformcodes ist Pflicht.
• Neben dem Saldo des Vertrags insgesamt wird zusätzlich der Saldo je Zahlungsformcode geprüft.
• Über die Option Keine Prüfung des Vertragssaldos kann diese Prüfung bei Bedarf übersteuert werden.
• Im Inforegister Einheitenvertrag steht ein zusätzliches Filterregister für den Vertrag zur Verfügung.

Auszahlung über mehrere Debitorenposten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen und Objektbanken

Beispiel: Auszahlung von Gutschriftsposten aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle unter Angabe der Objektbank beim debitorischen Auszahlungsvorschlag. Um Debitor-Gutschriften aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle bei der Auszahlung mit unterschiedlichen Objektbankkonten ausgleichen zu können, wird als Unterscheidungsmerkmal der RE Zahlungsformcode verwendet.

  Gleichzeitig müssen die Objektbankkonten am Objekt hinterlegt sein:

Der Code der Objektbank ist nur ein Beispiel und muss nicht zwingend wie abgebildet benannt werden. Die Auszahlung der Gutschriftsposten erfolgt über den Debitor-Zahlungsverkehr mit der Funktion Auszahlungsvorschlag.

Auszahlung Abrechnungsguthaben

Für die Auszahlung des Guthabens aus Abrechnungsergebnissen wird normalerweise die Standard-Objektbank verwendet, welche daher beim Auszahlungsvorschlag nicht gesondert angegeben werden muss. Es genügt die Angabe des entsprechenden Zahlungsformcode, mit dem die Abrechnung gebucht wurde.

Bei den abgebildeten Einstellungen durchsucht das System alle offenen Debitor-Gutschriftsposten mit RE Zahlungsformcode = GS und verwendet als Bankkonto für die Auszahlung das Standardobjektbankkonto je gefundenen Objekt. Die Option Buchblatt aufteilen kann entweder auf Nach Objekt oder auf Nach Bank eingestellt werden.

Somit können für den gesamten Mandanten die Guthaben aus der Jahresabrechnung in einem Lauf zur Auszahlung gebracht werden, sofern diese mit dem gleichen Zahlungsformcode gebucht wurden und das Standardobjektbankkonto für die Auszahlung verwendet werden soll.

Auszahlung Kautionsguthaben

In folgendem Beispiel wird die Kaution nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Kautions-Objektbankkonto. Hierfür wird der Auszahlungsvorschlag mit den folgend abgebildeten Parametern gestartet.

Bei der oben abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.

Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.

Auszahlung Darlehensguthaben

In folgendem Beispiel wird die Darlehensgutschrift nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Darlehens-Objektbankkonto. Hierfür wird der Auszahlungsvorschlag mit den folgend abgebildeten Parametern gestartet. Bei der abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.

Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.

Zusammenfassung

Sollen Gutschriftsposten eines Debitors verschiedener Geschäftsvorfälle (Abrechnung, Darlehen, Kaution, etc.) von unterschiedlichen Objektbankkonten bezahlt werden, ist dies möglich, indem die Posten mit entsprechenden Zahlungsformcodes versehen werden.

Somit kann im Auszahlungsvorschlag mit dem Zahlungsformcode gezielt auf Gutschriftsposten eines bestimmten Geschäftsvorfalls zugegriffen werden. Unter Verwendung der Option Nicht aufteilen wird dann das zu belastende Objektbankkonto ausgewählt. Darüber hinaus erkennt das System auch die verschiedenen Buchungsgruppen der Posten und berücksichtigt diese bei der Ausgleichsbuchung.

Gebuchte Posten

Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen, unterschiedliche Buchungsgruppen wurden berücksichtigt.

2 - Zahlungsvorschlag kreditorisch

Zahlungsvorschlagslauf (kreditorisch)

Beim kreditorischen Zahlungsverkehr werden Verbindlichkeiten aufgrund von Rechnungen beglichen. Alle Arbeitsschritte vom Ermitteln des Zahlungsvorschlags bis hin zur Zahlungsdateierstellung und dem Verbuchen werden aus der Seite Kreditor Zahlungen gestartet. Der Arbeitsablauf ist analog der Debitor Zahlung.

Zahlungsvorschlag Auszahlung erstellen

Über die Suche wird Kreditor Zahlungen geöffnet. Sind im Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052348 eingerichtet, erscheint zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Vorlagen. Je nach Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Sollen mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen, sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf die entsprechenden Objekte gefiltert werden.

Die Seite Kreditor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von kreditorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.

Stapelverarbeitung Zahlungsvorschlag

Der Zahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Kreditorenposten, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Kreditorenposten zu finden und die Auszahlung zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Rechnungs-Kreditorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Feld im Kreditorenposten	Bedingung
Offen	Wert muss Ja sein
Abwarten	muss leer sein
Restbetrag	<0
Ausgleichs-ID	muss leer sein
Fälligkeitsdatum	passt zum angegebenen Fälligkeitszeitraum

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Bezeichnung	Erläuterung
Letztes Fälligkeitsdatum	Begrenzt den Zeitraum, für den offene Kreditoren-Posten ausgeglichen werden sollen. Da RELion für jede Kreditoren-Rechnung einen Fälligkeitstermin (in Abhängigkeit der Zahlungsbedingungen) zur Zahlung ermittelt, können anhand dieses Datums die zu zahlenden Posten gefunden werden.
Skonto finden	In diesem Feld sollte immer ein Haken sein, damit eventuelle Skontovereinbarungen bei der Zahlung der Rechnung berücksichtigt werden. Die Ermittlung des Skontobetrages wird in Abhängigkeit des eingegebenen Buchungsdatums und des Skontodatums am Posten vorgenommen. Eine Prüfung auf Skontotoleranzdatum findet nicht statt, da RELion die NAV-Standardfunktion für den Ausgleich anwendet. Der NAV Zahllauf berücksichtigt die Skontotoleranz ebenfalls nicht. Die Berücksichtigung dieses Datums findet nur bei manueller Bearbeitung der Buchblattzeile statt. Um in RELion mit Skontotoleranz zu arbeiten, sind die Datumsformeln der Zahlungsbedingungen mit Skontoberechnung entsprechend anzupassen.
Buchungsdatum	Der Wert dieses Feldes sollte dem aktuellen Arbeitsdatum entsprechen. Mithilfe des Buchungsdatums prüft die Funktion die aktive Kreditoren- und Objektbank, da diese Datensätze über Start- und Enddatum verfügen.
Buchblatt aufteilen	Es besteht die Möglichkeit, die ermittelten Zahlungsvorschläge in verschiedene Buchblätter zur leichteren Bearbeitung zu sortieren. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Nach Objekt: Pro Objektnummer wird ein Buchblatt generiert, wenn für das Objekt offene Kreditorenposten vorhanden sind. Nach Bankkonto: Pro Objektbankkonto wird ein Buchblatt generiert. Nicht aufteilen: Alle Einzugsvorschläge werden in das aktuelle Buchblatt gestellt. Wichtig Bei dieser Option muss ein Gegenkonto angegeben werden.
Gegenkontoart	Beim Zahlungsvorschlag ist die Gegenkontoart immer Bankkonto.
Gegenkontonr.	Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Aufteilungsoption Nicht aufteilen gewählt wird. In diesem Fall führt der Drilldown auf die Bankkontenübersicht, über die sich ein bestimmtes Bankkonto auswählen lässt, dem die Auszahlungen gutgeschrieben werden sollen. Vorgeschlagen werden alle Posten mit einer Objektnummer, die das gewählte Bankkonto als Objektbank hinterlegt hat.
Buchblatt ohne Objekt	In diesem Feld ist das Standard-Buchblatt vorgeblendet. In das eingestellte Buchblatt speichert das System die Posten, welche möglicherweise ohne Objektnummer gebucht wurden.

Im Bereich Filter besteht die Möglichkeit, verschiedene Parameter zur Eingrenzung des Zahlungsvorschlags zu setzen.

Eigentümer/Mieter	Ein Wert ist zu wählen, wenn der Zahlungsvorgang für Eigentumsverwaltung und Mietverwaltung getrennt erfolgen soll.
Von/Bis Objekt	Hier kann auf bestimmte Objekte gefiltert werden.
Belegfilter	Grenzt den Vorschlag auf ausgewählte Belegarten der Kreditorenposten ein (Filterung nach Belegart, nicht nach Belegnummer).
Bearbeiter	Bei der Erfassung von Rechnungsbelegen validiert das Programm den Verkäufer/Einkäufer-Code in Abhängigkeit der Benutzer Einrichtung. Beim Buchen wird der Code auf den Posten übertragen. Diese Validierung findet bei der Erfassung im Einkaufs-Buchblatt nicht statt. Durch die Auswahl des Verkäufer-/Einkäufer-Codes im Feld Bearbeiter kann der Zahlungsvorschlag auf Beleg-Posten, welche durch die gewählte Person erfasst wurden, eingegrenzt werden.
Zahlungsformcode	Filtert Kreditorenposten mit dem gewählten Zahlungsformcode.
Zuständigkeitseinheit	Filtert Kreditorenposten auf die angegebene Zuständigkeitseinheit.
Herkunftscode	Der Herkunftscode wird durch die Buchblatt-Einrichtung auf den Posten übertragen. Der gewählte Wert grenzt die Posten auf das gleichnamige Feld ein.
Ursachencode	Der Ursachencode wird durch die Buchblatt-Einrichtung auf den Posten übertragen. Der gewählte Wert grenzt die Posten auf das gleichnamige Feld ein.
Objektgruppe	Filtert auf das Feld aus dem Posten.

Das Inforegister Kreditor dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

In der Infobox und im Aktionsprotokoll werden Fehler und Hinweise angezeigt. Dabei wird zwischen Fehler-Vorschlägen, Hinweis-Vorschlägen und allgemeinen Hinweisen unterschieden. Fehler müssen zwingend behoben werden. Hinweise sollten geprüft und – sofern erforderlich – aufgelöst werden.

Zahllauf mit Aufteilung nach Objekt

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Zahlungsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Verbindlichkeiten erzeugt – selbst wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Zur Ermittlung der Auftraggeberbank für die Zahlung prüft das System die folgende Rangfolge:

1. Ist das Feld Bankkonto für Zahlung am Kreditorenposten gefüllt, wird diese Bankverbindung verwendet. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer der Objektbankverbindungen auszuwählen.
2. Ist das Feld leer und wurde die Option Nicht aufteilen mit einem angegebenen Gegenkonto gewählt, wird dieses Gegenkonto verwendet.
3. Andernfalls prüft das System, ob der betroffene Einheitenvertrag einen individuellen Objektbank Code hinterlegt hat (aktiv zum Buchungsdatum). Ist dies der Fall, hat diese Objektbank Vorrang vor der nachfolgenden Prüfung auf Bank für Zahlungsausgang.
4. Ist auch das nicht der Fall, prüft das System die RE Objektbanken der Objektnummer des Kreditorenpostens. Ist dort eine Objektbank hinterlegt, welche das Merkmal Bank für Zahlungsausgang besitzt, so wird dieses verwendet.
5. Andernfalls greift die Standard-Objektbank (Objektbank=Ja).

Da die RE Objektbanken über Start- und Enddatum verfügen, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Die Zahlungsvorschlagsposten werden analog den Buchblättern erstellt. Die Zusammenfassung nach Auftraggebern-IBAN erfolgt später durch die Aktion Banken ermitteln/Zahlungsdatei erstellen.

Im Menüband der Kreditor Zahlungen sind die Zahlungsvorschlagsposten auszuwählen.

Der Buchungstext für die Beschreibung im Buchblatt kann im Bericht Zahlungsvorschlag nicht manuell eingegeben werden. Die Buchungsbeschreibung ist immer gleichlautend: Zahlung von Rechnung < Externe Belegnummer

Die Zahlungsvorschlagszeilen lassen sich über die Zahlungsvorschlagsposten per gleichnamigen Menüaufruf öffnen. Zahlungsvorschlagszeilen werden in der weiteren Verarbeitung nicht nach Empfänger-IBAN zusammengefasst. Der Kreditor erhält für jede einzelne Rechnung eine Zahlung. Zur Ermittlung der Empfängerbank für die Überweisung prüft das System zunächst, ob das Feld Bankkonto Empfänger am Kreditorenposten gefüllt ist. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer Empfängerbank aus der RE Kreditor Bankkontenübersicht auszuwählen. Ist das Feld leer, so verwendet das System den ersten Bankcode aus den Bankverbindungen des Kreditors.

Da die RE Kreditor Bankkontenübersicht über Start- und Enddatum verfügt, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Der Verwendungszweck bildet sich aufgrund der Einrichtung und kann bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen geändert werden.

Das Ergebnis lässt sich zunächst über den Bericht Prüfliste Kreditorenposten überprüfen und anschließend über den Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch drucken.

Die Prüfliste Kreditorenposten dient dem Abgleich des kreditorischen Zahlungsvorschlags. Wurde der Zahlungsvorschlag erstellt, kann der Bericht im Anschluss gestartet werden. Die Filterung des Berichts ist auf das jeweilige markierte Buchblatt voreingestellt, kann aber bei Bedarf auf den gesamten Zahlungsvorschlag erweitert werden. Im Bericht werden wahlweise alle Posten der Kreditoren des Zahlungsvorschlags inkl. offener Posten aufgelistet oder alle Kreditoren mit offenen Posten. Anhand der Spalte Ausgleichs-ID ist ersichtlich, welche Posten im Zahlungsvorschlag stehen. Posten ohne Ausgleichs-ID stehen nicht im Zahlungsvorschlag und haben evtl. ein Abwarten-Kennzeichen oder einen anderen Zahlungsformcode hinterlegt. Somit kann geprüft werden, ob für den Kreditor evtl. noch offene Rechnungen bestehen, die vom Zahllauf nicht erfasst wurden.   Beispielausschnitt Prüfliste Kreditorenposten:

Die Kreditor Zahlungsvorschlagsliste druckt die Zahlungsvorschlagsposten. Bei der Aufteilungsoption Nach Objekt ist dies der Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch: Die Ausgabe erfolgt gruppiert nach Objekt und Kreditor und enthält Angaben über die angesprochenen Bankverbindungen sowie weitere Informationen des herangezogenen Postens, der zur Zahlung führt. Am Ende des Berichts erfolgt eine Summierung nach Objekt und Auftraggeberbank. Wurde stattdessen Nach Bankkonto oder Nicht aufteilen gewählt, druckt das System den nach Bankkonto gruppierten Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch n. Bank. Beispielausschnitt Zahlungsvorschlag kreditorisch:

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Sie befindet sich bei den Kreditor Zahlungen im Menüband unter Vorgang.

Mit der Funktion Kreditor-Zahlungsdatei erstellen erstellt die Anwendung die XML-Dateien und speichert diese im Download-Ordner des Benutzers. Erzeugt wird eine SEPA-Überweisungsdatei im Format pain.001. Vor der Dateierstellung prüft das System u. a., ob die IBAN vorhanden und die Bankverbindung als Getestet gekennzeichnet ist; fehlen diese Angaben, wird die Datei nicht erzeugt und ein entsprechender Fehler ausgegeben. Eine zusätzliche Prüfung auf Vorhandensein des BIC erfolgt bei der österreichischen Länderversion.

Die Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:

• BLZ
• Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung

Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden. Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:

• Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
• Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
• Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
• Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.

Über den Aufruf Aktuelle Zahlungsvorgänge werden die weiteren Schritte durchgeführt.

Wichtig

Vor dem Verbuchen eines Zahlungsvorgangs ist sicherzustellen, dass die Zahlungsdatei erfolgreich an die Bank übermittelt wurde und somit keine Fehler enthielt. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Kreditorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion ist nur mit erheblichem Zeitaufwand möglich, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.

Zahlungsvorgang annullieren

Das Menüband der Zahlungsvorgänge bietet die Möglichkeit neben dem Buchen einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde. Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.

Zahlungsdatei wiederherstellen

Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.

Buchen

Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden.

Hinweis

Normalerweise wird das Buchungsdatum um ein paar Tage hochgesetzt, um das Datum mit dem Valutadatum der Zahlung auf dem Kontoauszug gleichzusetzen. Sollte jedoch das Buchungsdatum zurückgesetzt werden, führt das System eine Konsistenzprüfung durch und eine entsprechende Fehlermeldung erscheint, sofern die Daten zu einem Konflikt führen.

Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.

Teilzahlung von Kreditorenposten

Es kann verschiedene Geschäftsvorfälle geben, in denen mit dem Kreditor eine Teilzahlung vereinbart wird. Beispielsweise bei notwendigen Nachbesserungsarbeiten oder nicht termingerechter Ausführung. Die Höhe der ersten Teilzahlung kann bereits bei der Rechnungserfassung hinterlegt werden oder aber direkt am Kreditorenposten, solange er noch nicht ausgeglichen ist.

In der Zahlungsverkehr Einrichtung ist im Inforegister Kreditor im Feld Abwarten-Kennzeichen bei Teilzahlung ein entsprechendes Kennzeichen zu hinterlegen. Dieses Kennzeichen setzt das System in den entsprechenden Kreditorenposten, sobald die erste Teilzahlung erfolgt ist. In der Einkaufsrechnung befindet sich im Inforegister Rechnungsprüfung das Feld Zahlbetrag für Rechnung, in dem bereits bei der Rechnungserfassung ein Teilzahlungsbetrag hinterlegt werden kann. Zu diesem Zeitpunkt ist dies allerdings nicht zwingend erforderlich. Eine Teilzahlung lässt sich auch direkt am gewünschten Kreditorenposten erfassen, indem im Feld Zahlbetrag für Rechnung der Zahlbetrag eingetragen wird.

Der Zahlungsvorschlag berücksichtigt die Eingabe und gleicht nur den Teilbetrag aus, nicht, wie sonst üblich, den vollen Rechnungsbetrag.

Nach dem Verbuchen der Zahlung zeigt der Kreditorenposten, dass sich der Restbetrag um den Zahlbetrag reduziert hat, das Feld Zahlbetrag für Rechnung vom System zurückgesetzt wurde und das Abwarten-Kennzeichen für Teilzahlung gesetzt ist.

Der Restbetrag kann bezahlt werden, sobald das Abwarten-Kennzeichen entfernt wurde. Eine weitere Teilzahlung wäre ebenfalls möglich, indem das Abwarten-Kennzeichen entfernt und in das Feld Zahlbetrag für Rechnung der nächste Teilzahlungsbetrag eingegeben wird.

Konsistenzfehler bei Skontoberechnung

Zahlungen mit Skontoabzug können unter Umständen nicht gebucht werden, da ein Konsistenzfehler bei der Skontoberechnung auftritt. Die Korrektur eines solchen Zustandes bestünde darin, das Buchungsdatum entsprechend zu korrigieren. Dies ist aber sehr zeitaufwändig, da der Gesamtzahllauf meist sehr viele Buchblattzeilen enthält und die Dynamics NAV-Prüfung nicht aussagt um welche Posten es sich konkret handelt. Eine Annullierung des Zahlungsvorganges ist auch nicht möglich, da die Zahlungsdatei oft schon von der Bank verarbeitet wurde.

Der Datenkonflikt kann auftreten, wenn der Zahlungsvorschlag mit einem größeren Zeitversatz zwischen Letztes Fälligkeitsdatum und Buchungsdatum gestartet wird. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Funktion Kreditorenposten findet, deren Buchungsdatum größer als das eingegebene Buchungsdatum für die Zahlung ist. Wenn der Kreditorenposten über die Möglichkeit des Skontoabzuges verfügt, führt dies zu einem Konflikt beim Buchen der Zahlung. Das Aktionsprotokoll verfügt über eine Fehlerprüfung, um auf solche Datenkonstellationen aufmerksam zu machen.

In diesem Fall lässt sich entweder über das Buchblatt die betreffende Buchblattzeile löschen, um den Posten später in einem neuen Zahllauf mit anderem Buchungsdatum auszugleichen, oder der komplette Zahlungsvorschlag wird mit anderem Buchungsdatum neu erstellt.

Bank an Bank-Zahlung

Die Durchführung eines Geldtransfers von einem Bankkonto auf das andere ist auf verschiedenen Wegen möglich.

• Variante 1: Die einfachste Möglichkeit ist, den Geldtransfer direkt über das Onlinebanking vorzunehmen. Sobald der elektronische Kontoauszug mit der vorgenommenen Überweisung in RELion importiert wird, kann die Bank an Bank – Buchung vorgenommen werden, um die Bankposten zu erstellen.

• Variante 2: Eine andere Möglichkeit ist, den Geldtransfer über den RELion-Zahlungsverkehr abzuwickeln. Hierfür ist es jedoch erforderlich die Empfänger-Bank als Kreditor zu erfassen.

Anschließend ist ein Kreditorenposten zu buchen.

Beim Buchungssatz muss das Rücklagen-Bankkonto angesprochen werden, um den Saldo entsprechend zu erhöhen.

Das Giro-Bankkonto reduziert sich durch die Zahlungsbuchung im Bereich Kreditor Zahlung, wenn per Zahlungsdatei die Überweisung bei der Bank veranlasst wird.

Sammelzahlungen

Im kreditorischen Zahlungsverkehr ist es möglich,

• je Kreditor zu definieren, ob Sammelzahlungen erfolgen,
• mehrere Belege eines Kreditors in einer Überweisung zu zahlen,
• offene Gutschriften mit Rechnungen zu verrechnen,
• direkt im Buchblatt des Zahlungsvorschlags Belege hinzuzufügen oder zu entfernen,
• ein Zahlungsavis mit den gezahlten Posten je Sammelzahlung/Kreditor automatisch zu erstellen und als PDF-Dokument zu speichern.

Ist der Kreditor z. B. gesperrt, erfolgt zusätzlich ein Eintrag ins Aktionsprotokoll.

Einrichtung

In der Zahlungsverkehr Einrichtung wird im Inforegister Nummerierung die Nummernserie für das Zahlungsavis hinterlegt. Es kann als PDF-Datei in dem im Browser hinterlegten Ordner gespeichert werden.

Wichtig

Die Sammelzahlungsfunktionalität ist nicht für Objekte mit Ist-Versteuerung vorgesehen. Sie findet auch keine Anwendung bei SEV-Objekten.

Des Weiteren ist auf der Karte des Kreditors das Feld Sammelzahlungen zu aktivieren. Erfolgt dies nicht, werden die Zahlungsposten wie bisher als Einzelzahlungen erstellt.

Optionen im Zahlungsvorschlag

Wird im Zahlungsvorschlag bei Buchblatt aufteilen die Option Nach Bankkonto gewählt, so werden alle Posten zusammengefasst, die

• desselben Kreditors,
• derselben Kreditorenbuchungsgruppe und
• derselben Kreditorenbank sind sowie
• über ein Bankkonto und
• innerhalb einer ZE gezahlt werden.

Wird Nach Objekt aufgeteilt, so werden alle Posten genau gleich zusammengefasst nach

• Kreditor,
• Kreditorenbuchungsgruppe,
• Kreditorenbank und
• Objekt.

Hinweis

Posten mit unterschiedlichen Kreditorenbuchungsgruppen werden je Buchungsgruppe zusammengefasst. Die zusammengefassten Posten müssen immer einen negativen (Haben-) Saldo ergeben. Die zusammengefassten Posten müssen je eine Buchblattzeile und eine entsprechende Zahlungszeile ergeben.

Wichtig

Die Funktion Sammelzahlung ist nicht für SEV-Objekte geeignet. Die Stärke der SEV liegt gerade in der Einzelverarbeitung, u.a. Verarbeitung pro Einheit, Beauftragung pro Einheit, Handwerkerleistung pro Einheit. Im Zahlungsbuchblatt der Sammelzahlung wird der Zahlungsbetrag immer in einer Buchblattzeile dargestellt. Wenn sich in einem Mandanten SEV-Objekte befinden, kann dieses Modul für Kreditoren, die diese SEV-Objekte bedienen, nicht zum Einsatz kommen!

Die Filterlogik der Funktion Zahlungsvorschlag erstellen bleibt weiterhin gleich. Im RE Zahlungsbuchblatt wird je Zahlung eine Zeile eingestellt und im Postenausgleich mit den zu zahlenden Ausgleichsposten verknüpft.

Beschreibung im Buchblatt

Der Inhalt der Beschreibung wird automatisch angepasst.

• Einzelzahlung: wie bisher

• Zahlung von zwei Belegen:
  Die Beschreibung wird gem. der Zahlungsverkehr Einrichtung für den ersten und zweiten Beleg zusammengesetzt. Es ist darauf zu achten, dass die Verwendungszwecke kurzgehalten werden.

• Zahlung von drei oder mehr Belegen: Der Verwendungszweck wird mit Zahlungsavis xxx vom dd.mm.yy angegeben. Die Avis Nr. wird automatisch entsprechend der eingerichteten Nummernserie ermittelt. Das Datum sollte dem Buchungsdatum der Zahlung entsprechen.

Direktes Hinzufügen/Entfernen von Posten im Ausgleichsfenster

Über den Vorgang Ausgleich anzeigen werden alle Posten, die im Ausgleichsbetrag enthalten sind, angezeigt.

Im Vorgang Posten ausgleichen werden ebenfalls alle Posten angezeigt, die mit dieser Sammelzahlung beglichen werden. Von hier aus können jedoch bei Bedarf weitere Posten hinzugefügt oder entfernt werden.

Auch ein eventuell vorhandenes Abwarten-Kennzeichen kann hier entfernt werden, und der Posten dieser Sammelzahlung durch Setzen der Ausgleichs-ID hinzugefügt werden. Es ist somit möglich, im erstellten Zahlungsbuchblatt den Ausgleich nachträglich zu bearbeiten und weitere Belege (Rechnungen und Gutschriften) über das Setzen der Ausgleichs-ID der Zahlung hinzuzufügen.

Beim Bestätigen des Ausgleichsfensters mit OK wird der neue Zahlbetrag in die Zahlungszeile des Buch.-Blattes übernommen und gleichzeitig ein Zahlungsavis erstellt.

Das Zahlungsavis

Das Avis befindet sich unter Berichte/Zahlungsavis. Es kann nach Aufruf im Browser als PDF-Dokument gespeichert werden und trägt die in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte Nummernserie. Im Avis sind alle Posten der Zahlung aufgeführt, auch eventuelle Posten, die aufgrund anderer Kreditorenbuchungsgruppe nicht der Sammelzahlung hinzugefügt werden können.