Der RELion Archiv Kompakt Connector verbindet RELion Dokumente mit dem externen Archivsystem Aareon Archiv kompakt. Ziel ist die zentrale, revisionssichere Archivierung, Verwaltung und der Abruf von Dokumenten und zugehörigen Metadaten direkt aus Business Central heraus.
Lizenz
Die folgenden Lizenzen unterscheiden zwischen der internen Dokumentenverwaltung in RELion und der optionalen Anbindung eines externen, rechtssicheren Archivsystems.
Lizenz
Beschreibung
Einsatzbereich
RELion Dokumente (RE4090)
Stellt die eigenständige Dokumentenverwaltung innerhalb von RELion bereit. Dokumente werden direkt im RELion‑System abgelegt, verwaltet und angezeigt. Eine rechtssichere, revisionssichere Archivierung ist nicht Bestandteil dieser Lizenz.
Grundlegende Dokumentenablage und -verwaltung in RELion
Archiv Kompakt Connector (RE4030)
Optionale Erweiterung zur Anbindung eines externen, rechtssicheren Archivsystems. Dokumente aus RELion werden revisionssicher in Archiv kompakt archiviert und bleiben gleichzeitig in RELion recherchierbar. Änderungen werden systemübergreifend synchronisiert.
Rechtssichere Archivierung und Integration eines elektronischen Archivsystems
1 - Einrichtungsassistent
Unterstützung bei der Einrichtung des RELion Archiv Kompakt Connectors.
Einführung
Der Archiv Kompakt Connector ermöglicht eine komfortable und rechtssichere Archivierung von Dokumenten aus RELion. Dokumente werden nicht mehr nur in RELion, sondern auch automatisch im Archiv kompakt‑System gespeichert und revisionssicher archiviert.
Der gewohnte Arbeitsablauf in RELion bleibt dabei erhalten. Dokumente können weiterhin direkt in RELion recherchiert, geöffnet und angezeigt werden und stehen zusätzlich auch im Archiv kompakt zur Verfügung. Alle relevanten Dokumentinformationen werden automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert.
Neben manuell abgelegten Dokumenten werden auch systemgenerierte Unterlagen, wie z. B. Mahnungen oder Betriebskostenabrechnungen, zuverlässig archiviert. Änderungen an Dokumenten werden automatisch übernommen, sodass stets mit dem aktuellen Stand gearbeitet wird.
Weitere Informationen sind in der Dokumentation RELion Dokumente erläutert.
Hinweis
Für die Nutzung des Archiv Kompakt Connectors wird zusätzlich die Lizenz RE4030 (Anbindung an ein elektronisches Archivsystem) geprüft.
Einrichtung
Der Einrichtungsassistent des RELion Archiv Kompakt Connector unterstützt bei der erstmaligen Einrichtung der Anbindung an Archiv kompakt. Der Assistent lässt sich auf zwei Arten starten.
Start über die Erweiterungsverwaltung
Vorgehensweise:
Über die Suchfunktion die Erweiterungsverwaltung öffnen
Zur Seite Installierte Erweiterungen wechseln
Die Erweiterung RELion Archiv Kompakt Connector auswählen
Im Menüband auf Verwalten klicken und anschließend Einrichten auswählen
Nach Auswahl von Einrichten wird der Einrichtungsassistent automatisch gestartet.
Start über Unterstütztes Setup
Vorgehensweise:
Über die Suchfunktion die Seite Unterstütztes Setup öffnen
Den Eintrag Mit Archiv Kompakt verbinden auswählen
Auf den Link Erste Schritte mit dem RELion Archiv Kompakt Connector klicken
Anschließend öffnet sich der Einrichtungsassistent.
Unterstütztes Setup – Überblick
Der Einrichtungsassistent führt Administratoren Schritt für Schritt durch die Konfiguration der Anbindung an Archiv kompakt sowie durch die Einrichtung der Authentifizierung über Microsoft Entra ID.
Der Assistent übernimmt folgende Aufgaben:
Automatische Prüfung der erforderlichen Lizenz
Einrichtung der Verbindung zum Archivsystem
Konfiguration der Authentifizierung über Microsoft Entra ID
Speicherung und Validierung aller Einstellungen
Nach erfolgreichem Abschluss ist das Setup beendet und muss nicht erneut durchgeführt werden.
Schritt-für-Schritt-Funktionalität
Lizenzprüfung
Prüfung, ob die erforderliche Lizenz RE4030 vorhanden und aktiv ist
Anzeige des aktuellen Lizenzstatus
Direkte Verlinkung zur Lizenzverwaltung bei fehlender Lizenz
Fortfahren ist nur bei aktiver Lizenz möglich
Dokumentenverbindung einrichten
Konfiguration der Verbindung zu Archiv kompakt
Eingabe der folgenden Parameter:
Basis‑URL des Archivsystems
Zugriffsumfang
Betriebsmodus (Cloud oder lokal)
Je nach gewähltem Betriebsmodus
Cloud-Modus
Eingabe eines geheimen Zugangsschlüssels
Lokaler Modus
Hochladen der Zugangsdaten
Bereits vorhandene Verbindungen werden automatisch erkannt und übernommen.
Microsoft Entra Application konfigurieren (siehe auch)
Einrichtung der Authentifizierung über Microsoft Entra ID
Die Verwaltung erfolgt über eine integrierte, anwenderfreundliche Oberfläche.
Abschluss
Anzeige einer Abschlussmeldung
Speicherung aller Konfigurationseinstellungen
Kennzeichnung des Setups als abgeschlossen, sodass der Assistent nicht erneut angezeigt wird
Automatische Nachprüfung der Konfiguration
Nach Abschluss der Einrichtung stellt ein integrierter Prüfmechanismus sicher, dass die Konfiguration weiterhin gültig ist. Beim Öffnen der Konfigurationsseite wird automatisch geprüft:
Ob die Verbindung zu Archiv kompakt korrekt eingerichtet ist
Ob eine gültige Konfiguration in Microsoft Entra ID besteht
Bei Problemen:
Wird der Einrichtungsassistent automatisch zurückgesetzt
Beim nächsten Aufruf wird er erneut angezeigt
Erfolgt ein Hinweis in RELion Dokument Einrichtung mit
Beschreibung des Problems
Direktem Link zum erneuten Start des Assistenten
Fehlerbehebung
Wenn die Einrichtung unvollständig ist, erscheint beim Öffnen der Dokumentverwaltung automatisch eine Benachrichtigung. Die folgende Tabelle listet alle möglichen Fehlermeldungen und deren Lösung:
Fehlermeldung
Ursache
Lösung
„Document Setup is missing"
Es wurde noch keine Dokumenteinrichtung gespeichert.
Führen Sie den Einrichtungsassistenten erneut aus und schließen Sie ihn ab.
„Base URI is not configured"
Das Feld Base URI in der Dokumenteinrichtung ist leer.
Tragen Sie die Base URI im Assistenten nach.
„Cloud Mode is not activated"
Der Cloud-Modus ist in der Einrichtung nicht aktiviert (nur SaaS).
Aktivieren Sie Is In Cloud Mode in der Dokumenteinrichtung.
„Client ID is not configured"
Das Feld AAK Client ID ist leer (nur SaaS).
Tragen Sie die Client-ID im Assistenten nach.
„Scope is not configured"
Das Feld Scope ist leer (nur SaaS).
Tragen Sie den OAuth-Scope im Assistenten nach.
„Microsoft Entra Application is missing"
Es wurde noch keine Entra-Anwendung registriert (nur SaaS).
Durchlaufen Sie Schritt 3 des Assistenten und geben Sie die Client-ID ein.
„Microsoft Entra Application is disabled"
Die Entra-Anwendung existiert, hat aber den Status Disabled.
Öffnen Sie die AAD Application Card und setzen Sie den Status auf Enabled.
„The RELion Archiv Kompakt Connector requires a valid RELion license…"
Das Modul RE4030 ist nicht lizenziert.
Importieren Sie eine gültige Lizenz über die RE Globale Einrichtung.
2 - Benutzer Synchronisierung mit Mandantenberechtigung
Anhand drei Scenarien werden Ihnen die Einrichtung der Authentifizierung erklärt.
2.1 - Neustart mit RELion und Archiv kompakt
Einrichtung Authentifizierung - Scenario 1
Einrichtung der Authentifizierung (OAuth2 als S2S)
Um die Authentifizierung mittels OAuth2 als Server-zu-Server (S2S) einzurichten, ist es erforderlich, dass die Archiv kompakt Microsoft Entra Applikation korrekt in Azure registriert und in RELion aktiviert ist. Dies beinhaltet die Überprüfung und Anpassung der Einstellungen für die RELion Archiv kompakt Connector Extension gemäß der Dokumentation zu Microsoft Entra Archiv kompakt.
Für den Zugriff auf die notwendigen Informationen zur RELion Archiv kompakt Connector Extension in Business Central, nutzen Sie die Suchfunktion, indem Sie auf die Lupe in der rechten oberen Ecke klicken und Erweiterungsverwaltung eingeben. Wählen Sie aus der Liste die RELion Archiv kompakt Connector aus. Vergrößern Sie die Seite, um alle Informationen einsehen zu können, und notieren Sie sich die App-ID sowie den Namen der Applikation. Diese Informationen sind für die weitere Konfiguration und Nutzung der S2S-Authentifizierung essentiell.
Wie die Archiv kompakt Entra Application einzurichten ist, finden Sie hier: Einrichtung Entra-ID
Mit der Installation des neuen RELion Archiv kompakt Connector sind zwei Berechtigungssätze ausgeliefert:
Die Integration von Berechtigungssätzen wie RELAAK Basic und RELAAK Extended ist entscheidend für die Funktionalität und Sicherheit der Archiv kompakt Applikation innerhalb von RELion. Diese Berechtigungssätze ermöglichen es den Nutzern, auf die erforderlichen Module und Funktionen zuzugreifen, während gleichzeitig die Integrität und der Schutz sensibler Daten gewährleistet werden.
Bitte hinterlegen Sie diese neuen Berechtigungssätzen in Ihrem Archiv kompakt Entra Application entweder manuell ein oder per aktivieren/deaktivieren des Schalters Aktiviert auf der RELion Dokument Einrichtung Seite.
Für die manuelle Einrichtung öffnen Sie über die Suche die Funktion Entra. Wählen Sie aus der Liste die Microsoft Entra Anwendungen aus, dann auf die Zeile Archiv kompakt und klicken auf bearbeiten. Hier Können Sie in den Berechtigungssätzen die zwei neue Berechtigungssätze RELAAK Basic und RELAAK Extended hinzufügen.
Bei der Automatisierung öffnen Sie über die Suche RE Dok Einrichtung. Wählen Sie aus der Liste die RELion Dokument Einrichtung aus, anschließend klicken Sie auf den Schalter Aktiviert um zu deaktivieren bzw. aktivieren der Archivierung. Bei dieser Aktion werden beide Berechtigungssätze bei der Archiv kompakt Entra Applikation automatisch hinterlegt.
Benutzername aus der Archiv kompakt Entra Application in Archiv kompakt Manager hinterlegen
Bitte öffnen Sie wieder die Entra Application Seite und kopieren in die Zwischenablage den Benutzername.
Öffnen Sie den Archiv kompakt Manager und wählen im Menüband Benutzer aus, dann klicken Sie auf Neue Benutzer.
Fügen Sie den Benutzernamen aus der Zwischenablage ein.
Setzen Sie den Haken bei Administrator ordnen Sie die administrative Berechtigungsgruppe zu.
Schritt 2 – RELion Benutzer in Archiv kompakt anlegen
Benutzer, die in Archiv kompakt angelegt werden sollen, werden dem Berechtigungssatz RELAAK Basic zugeordnet. Gegebenfalls dem Mandant zuordnen, falls der Benutzer Berechtigungen nur in einem bestimmten Mandant haben sollte.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion Benutzer und öffnen die Seite Benutzer.
Wählen Sie in der Tabelle einen Benutzer aus, den Sie in Archiv kompakt anlegen möchten.
Wählen Sie in den Berechtigungssätzen, den Berechtigungssatz [RELAAK Basic] aus. Dazu klicken Sie in einer Zeile auf die drei Punkte um weitere Optionen anzeigen zu lassen. Falls der Benutzer nur für bestimmte Mandanten berechtigt ist zu archivieren, bitte auch den Mandant in der Spalte Mandant hinterlegen.
Schließen Sie die Benutzerkarte und gehen Sie gleich vor für alle Benutzer, die Sie in Archiv kompakt anlegen möchten.
Nachdem Sie alle Benutzer, die Sie in Archiv kompakt benötigen, eingerichtet haben, besteht die nächste Aufgabe darin, die eingerichteten Benutzer nach Archiv kompakt anzulegen.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion RELion Dokument Einrichtung und öffnen die Seite.
Wählen Sie im Menüband Aktionen die Funktion Anlegen RELion Benutzer.
Folgend werden alle Benutzer, die Sie bei dem Schritt davor eingerichtet haben, in Archiv kompakt mit folgende Informationen angelegt:
Benutzername
(aus RELion)
Vorname
Nachname
(Vollständiger Name aus RELion)
Passwort – Initial-Passwort
Bitte das Passwort in Archiv kompakt bei erst Anmeldung ändern!
Beschreibung
RELion Benutzer
Bitte lesen Sie folgende Information und bestätigen mit Ja.
Anschließend geben Sie ein Initial-Passwort ein, das im Moment gültig ist für die Benutzer, die im Archiv kompakt angelegt werden. Bitte beachten Sie die Komplexitätsregel des Archiv kompakt Servers.
Wichtig
Benutzer informieren über die Zugangsdaten. Das Passwort muss nach erst Anmeldung in Archiv kompakt geändert werden von den jeweiliger Benutzer.
Zum Schluss berechtigen Sie Ihren Benutzern in Archiv kompakt, in dem Sie zu ihn einer Gruppe zuordnen.
Wichtig
RELion gibt vor welcher Benutzer ein Archiv kompakt Benutzer sein darf und seine Berechtigungen. Ein Freier Benutzer, der nur Archiv kompakt Benutzer sein kann, wird nicht mehr unterstützt.
2.2 - Update RELion ONE bei Companial
Einrichtung Authentifizierung - Scenario 2
Einrichtung der Authentifizierung (OAuth2 als S2S)
Um die Authentifizierung mittels OAuth2 als Server-zu-Server (S2S) einzurichten, ist es erforderlich, dass die Archiv kompakt Microsoft Entra Applikation korrekt in Azure registriert und in RELion aktiviert ist. Dies beinhaltet die Überprüfung und Anpassung der Einstellungen für die RELion Archiv kompakt Connector Extension gemäß der Dokumentation zu Microsoft Entra Archiv kompakt.
Für den Zugriff auf die notwendigen Informationen zur RELion Archiv kompakt Connector Extension in Business Central, nutzen Sie die Suchfunktion, indem Sie auf die Lupe in der rechten oberen Ecke klicken und Erweiterungsverwaltung eingeben. Wählen Sie aus der Liste die RELion Archiv kompakt Connector aus. Vergrößern Sie die Seite, um alle Informationen einsehen zu können, und notieren Sie sich die App-ID sowie den Namen der Applikation. Diese Informationen sind für die weitere Konfiguration und Nutzung der S2S-Authentifizierung essentiell.
Wie die Archiv kompakt Entra Application einzurichten ist, finden Sie hier: Einrichtung Entra-ID
Mit der Installation des neuen RELion Archiv kompakt Connector sind zwei Berechtigungssätze ausgeliefert:
Die Integration von Berechtigungssätzen wie RELAAK Basic und RELAAK Extended ist entscheidend für die Funktionalität und Sicherheit der Archiv kompakt Applikation innerhalb von RELion. Diese Berechtigungssätze ermöglichen es den Nutzern, auf die erforderlichen Module und Funktionen zuzugreifen, während gleichzeitig die Integrität und der Schutz sensibler Daten gewährleistet werden.
Bitte hinterlegen Sie diese neuen Berechtigungssätzen in Ihrem Archiv kompakt Entra Application entweder manuell ein oder per aktivieren/deaktivieren des Schalters Aktiviert auf der RELion Dokument Einrichtung Seite.
Für die manuelle Einrichtung öffnen Sie über die Suche die Funktion Entra. Wählen Sie aus der Liste die Microsoft Entra Anwendungen aus, dann auf die Zeile Archiv kompakt und klicken auf bearbeiten. Hier Können Sie in den Berechtigungssätzen die zwei neue Berechtigungssätze RELAAK Basic und RELAAK Extended hinzufügen.
Bei der Automatisierung öffnen Sie über die Suche RE Dok Einrichtung. Wählen Sie aus der Liste die RELion Dokument Einrichtung aus, anschließend klicken Sie auf den Schalter Aktiviert um zu deaktivieren bzw. aktivieren der Archivierung. Bei dieser Aktion werden beide Berechtigungssätze bei der Archiv kompakt Entra Applikation automatisch hinterlegt.
Benutzername aus der Archiv kompakt Entra Application in Archiv kompakt Manager hinterlegen
Bitte öffnen Sie wieder die Entra Application Seite und kopieren in die Zwischenablage den Benutzername.
Öffnen Sie den Archiv kompakt Manager und wählen im Menüband Benutzer aus, dann klicken Sie auf Neue Benutzer.
Fügen Sie den Benutzernamen aus der Zwischenablage ein.
Setzen Sie den Haken bei Administrator ordnen Sie die administrative Berechtigungsgruppe zu.
Schritt 2 – RELion Benutzer in in Archiv Kompakt umbenennen und den RELAAK Basic Berechtigungssatz hinterlegen
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion RELion Dokument Einrichtung und öffnen die Seite.
Wählen Sie im Menüband Aktionen die Funktion Benutzer Upgrade und Synchronisiere RELion Benutzer.
Folgend wird allem Benutzern aus der Tabelle Benutzerzuordnung den Berechtigungssatz (RelAAK Basic) hinterlegt und anschließend wird der Archiv kompakt Benutzername in RELion Benutzername umbenannt.
Alle anderen Informationen bleiben unverändert in Archiv kompakt.
Nachdem diesen Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie sich im Archiv kompakt Client bzw. Manager mit dem RELion Benutzername anmelden und die Tabelle Benutzerzuordnung in RELion leeren.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion RELion Dokument Einrichtung und öffnen die Seite.
Klicken Sie auf die Anzahl im Feld Benutzerzuordnung und es öffnet sich die Seite Archiv kompakt Benutzerzuordnung.
Wählen Sie den ersten Benutzer bzw. erste Zeile aus und klicken auf die drei Punkte um weitere Zeilen auszuwählen. Nachdem alle Zeilen markiert worden sind, klicken Sie auf den Button Löschen. Dadurch werden alle Datensätze in der Tabelle Benutzerzuordnung gelöscht.
Wichtig
RELion gibt vor welcher Benutzer ein Archiv kompakt Benutzer sein darf und seine Berechtigungen. Ein Freier Benutzer, der nur Archiv kompakt Benutzer sein kann, wird nicht mehr unterstützt.
2.3 - Migration zu Saas
Einrichtung Authentifizierung - Scenario 3
Einrichtung der Authentifizierung (OAuth2 als S2S)
Um die Authentifizierung mittels OAuth2 als Server-zu-Server (S2S) einzurichten, ist es erforderlich, dass die Archiv kompakt Microsoft Entra Applikation korrekt in Azure registriert und in RELion aktiviert ist. Dies beinhaltet die Überprüfung und Anpassung der Einstellungen für die RELion Archiv kompakt Connector Extension gemäß der Dokumentation zu Microsoft Entra Archiv kompakt.
Für den Zugriff auf die notwendigen Informationen zur RELion Archiv kompakt Connector Extension in Business Central, nutzen Sie die Suchfunktion, indem Sie auf die Lupe in der rechten oberen Ecke klicken und Erweiterungsverwaltung eingeben. Wählen Sie aus der Liste die RELion Archiv kompakt Connector aus. Vergrößern Sie die Seite, um alle Informationen einsehen zu können, und notieren Sie sich die App-ID sowie den Namen der Applikation. Diese Informationen sind für die weitere Konfiguration und Nutzung der S2S-Authentifizierung essentiell.
Wie die Archiv kompakt Entra Application einzurichten ist, finden Sie hier: Einrichtung Entra-ID
Mit der Installation des neuen RELion Archiv kompakt Connector sind zwei Berechtigungssätze ausgeliefert:
Die Integration von Berechtigungssätzen wie RELAAK Basic und RELAAK Extended ist entscheidend für die Funktionalität und Sicherheit der Archiv kompakt Applikation innerhalb von RELion. Diese Berechtigungssätze ermöglichen es den Nutzern, auf die erforderlichen Module und Funktionen zuzugreifen, während gleichzeitig die Integrität und der Schutz sensibler Daten gewährleistet werden.
Bitte hinterlegen Sie diese neuen Berechtigungssätzen in Ihrem Archiv kompakt Entra Application entweder manuell ein oder per aktivieren/deaktivieren des Schalters Aktiviert auf der RELion Dokument Einrichtung Seite.
Für die manuelle Einrichtung öffnen Sie über die Suche die Funktion Entra. Wählen Sie aus der Liste die Microsoft Entra Anwendungen aus, dann auf die Zeile Archiv kompakt und klicken auf bearbeiten. Hier Können Sie in den Berechtigungssätzen die zwei neue Berechtigungssätze RELAAK Basic und RELAAK Extended hinzufügen.
Bei der Automatisierung öffnen Sie über die Suche RE Dok Einrichtung. Wählen Sie aus der Liste die RELion Dokument Einrichtung aus, anschließend klicken Sie auf den Schalter Aktiviert um zu deaktivieren bzw. aktivieren der Archivierung. Bei dieser Aktion werden beide Berechtigungssätze bei der Archiv kompakt Entra Applikation automatisch hinterlegt.
Benutzername aus der Archiv kompakt Entra Application in Archiv kompakt Manager hinterlegen
Bitte öffnen Sie wieder die Entra Application Seite und kopieren in die Zwischenablage den Benutzername.
Öffnen Sie den Archiv kompakt Manager und wählen im Menüband Benutzer aus, dann klicken Sie auf Neue Benutzer.
Fügen Sie den Benutzernamen aus der Zwischenablage ein.
Setzen Sie den Haken bei Administrator ordnen Sie die administrative Berechtigungsgruppe zu.
Schritt 2 – Benutzernamen aus Archiv kompakt nach RELion holen
OnPrem war RELion und Archiv Kompakt in der gleichen Domäne installiert und man hat für die Authentifizierung in den beiden Programmen den Windows – Benutzername mit Domäne verwendet. Z.B. domain\max.mustermann
In der Cloud, ist es leider nicht mehr möglich, deswegen wird ein Benutzer Upgrade Prozess gestartet um die RELion Benutzer in Archiv Kompakt zu synchronisieren.
Um den Benutzer Upgrade Prozess zu starten, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion RELion Dokument Einrichtung und öffnen die Seite.
Wählen Sie im Menüband Aktionen den Aufruf Benutzer Upgrade und Hole Benutzer (Mig2Saas).
Folgend werden alle Benutzer (außer admin und Archiv kompakt) aus der Software Archiv kompakt nach RELion in die Tabelle Benutzerzuordnung übernommen, um sie in den nächsten Schritt mit RELion Benutzer mappen zu können.
Bei der Übertragung der Benutzernamen wird nur das Feld ID und der Benutzername befüllt.
Schritt 3 – Archiv Kompakt Benutzernamen mappen zu RELion Benutzernamen
Um die Archiv Kompakt Benutzernamen mit RELion Benutzername mappen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion RELion Dokument Einrichtung und öffnen die Seite.
Klicken Sie auf die Anzahl bei der Benutzerzuordnung und öffnen Sie die Seite.
Die Seite Archiv kompakt Benutzerzuordnung wird geöffnet.
Öffnen Sie die Dropdown Liste und ordnen zu jedem Benutzername einen RELion Benutzername zu. So gehen Sie vor, bis die Liste vollständig verarbeitet ist und die Benutzer gemappt worden sind.
Schritt 4 - RELion Benutzer in Archiv Kompakt umbenennen und den RELAAK Basic Berechtigungssatz hinterlegen
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion RELion Dokument Einrichtung und öffnen die Seite.
Wählen Sie im Menüband Aktionen unter Archiv kompakt die Funktion Synchronisiere RELion Benutzer.
Darauf folgend wird allen Benutzern aus der Tabelle Benutzerzuordnung den Berechtigungssatz (RelAAK Basic) hinterlegt und anschließend der Archiv kompakt Benutzername in RELion Benutzername umbenannt.
Alle anderen Informationen bleiben unverändert im Archiv kompakt.
Nachdem dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie sich im Archiv Kompakt Client bzw. Manager mit dem RELion Benutzername anmelden und die Tabelle Benutzerzuordnung in RELion leeren.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie über die Suchfunktion RELion Dokument Einrichtung und öffnen die Seite.
Klicken Sie auf die Anzahl bei der Benutzerzuordnung und öffnen Sie die Seite.
Wählen Sie den ersten Benutzer bzw. erste Zeile aus und klicken auf die drei Punkte um weitere Zeilen auszuwählen. Nachdem alle Zeilen markiert worden sind, klicken Sie auf den Button Löschen. Dadurch werden alle Datensätze in der Tabelle Benutzerzuordnung gelöscht.
Wichtig
RELion gibt vor welcher Benutzer ein Archiv kompakt Benutzer sein darf und seine Berechtigungen. Ein Freier Benutzer, der nur Archiv kompakt Benutzer sein kann, wird nicht mehr unterstützt.
3 - Einrichtung Entra-ID
Registrieren einer Archiv kompakt Anwendung in Microsoft Entra-ID und Verbindung mit AAK.
Azure-Portal
Verwenden Sie das Azure-Portal, um die Aareon Archiv kompakt Anwendung für Business Central bzw. RELion auf Ihrem Microsoft Entra Mandanten zu registrieren. Im Rahmen der Registrierung gewähren Sie den entsprechenden Diensten auch Zugriff auf die Anwendung. Der Zweck der Registrierung besteht darin, sicherzustellen, dass Business Central lokal und die Dienste die Microsoft Entra ID-Details des jeweils anderen kennen.
In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie eine neue Anwendung registrieren. Wenn Sie jedoch die Microsoft Entra Authentifizierung verwenden, haben Sie bereits eine registrierte Anwendung für Business Central.
Folgende Schritte müssen ausgeführt werden:
Melden Sie sich beim Azure-Portal an, und registrieren Sie eine Anwendung für Archiv kompakt im Microsoft Entra Mandanten.
Name: Geben Sie einen Namen für Ihre lokale Business Central-Lösung an, z. B. Archiv kompakt
Unterstützte Kontotypen: Wählen Sie Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis aus
Umleitungs-URL: Legen Sie das erste Feld auf Web fest, um eine Webanwendung anzugeben. Geben Sie die URL für Ihren RELion/ Business Central-Browser-Client ein, gefolgt von OAuthLanding.htm, zum Beispiel: https://MyServer/BC230/OAuthLanding.htm oder https://RELion.dynamicstocloud.com/BC230/OAuthLanding.htm.
Wichtig: Die URL muss mit der URL des Webclients übereinstimmen, wie sie in der Browseradresse des Computers angezeigt wird, an dem Sie arbeiten. Auch wenn die tatsächliche URL beispielsweise lauten könnte, entfernt der Browser normalerweise die Portnummer.
Nach Abschluss des Vorgangs wird im Portal eine Übersicht für die neue Anwendung angezeigt.
Kopieren Sie die Anwendungs-ID (Client-ID), der die Anwendung zugewiesen wurde, sowie die von Ihnen angegebene Umleitungs-URL. Sie werden diese Informationen später verwenden.
Erstellen Sie einen geheimen Clientschlüssel für die registrierte Archiv kompakt Anwendung.
Bevor Sie die Seite Zertifikate und Geheimnisse verlassen, kopieren Sie den Wert des Geheimnisses (Secret ID) an einen temporären Speicherort. Auf den Wert kann nicht zugegriffen werden, sobald Sie die Seite verlassen. Sie verwenden diesen Schlüssel später in Ihrem Archiv kompakt Manager.
Erteilen Sie der registrierten Anwendung delegierte Berechtigungen für den Zugriff auf die erforderlichen Dienst-APIs, z. B. API.ReadWrite.all und Automation.ReadWrite.All für Dynamics 365 Business Central und User.Read für Microsoft Graph.
Wählen Sie auf der Übersichtsseite der registrierten Anwendung API-Berechtigungen > Berechtigung hinzufügen aus. Verwenden Sie dann den Bereich API-Berechtigungen anfordern, um die API zu suchen und Berechtigungen hinzuzufügen.
Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Berechtigungen für den Zugriff auf Web-APIs in der Azure-Dokumentation
Konfigurieren Sie die Zustimmung für jede API-Berechtigung gemäß den Richtlinien Ihrer Organisation.
Die Zustimmung ist ein Prozess, bei dem Benutzer oder Administratoren einer Anwendung den Zugriff auf eine Ressource autorisieren, z. B. das Profil oder das Postfach eines Benutzers, je nach Dienst. Wenn ein Benutzer zum ersten Mal versucht, sich bei der registrierten App anzumelden, fordert die App die Berechtigung an, und der Benutzer muss zustimmen, um fortzufahren. Als Administrator können Sie im Namen aller Benutzer zustimmen, damit sie dies nicht tun müssen.
Nachdem Sie die Anwendungsregistrierung erstellt haben, besteht die nächste Aufgabe darin, den Business Central-Mandanten für die Verwendung zu konfigurieren.
Hinweis
Ab Version 3.9.0.0 übernimmt ein Einrichtungsassistent die Konfiguration automatisch. Weitere Informationen unter RELion Archiv Kompakt Connector.
Sie benötigen die folgenden Informationen zur Anwendungsregistrierung:
Umleitungs-URL
Anwendungs-ID (Client-ID)
geheimer Clientschlüssel
Zudem benötigen Sie Informationen zur RELion Archiv kompakt Connector Extension
Wählen Sie in Business Central die Suche (Lupe in der rechten oberen Ecke) aus und geben Sie Erweiterungsverwaltung ein.
Aus der Liste RELion Archiv kompakt Connector auswählen.
Seite auf die maximale Breite vergrößern um Informationen komplett zu sehen.
Notieren Sie sich App-ID und den Name.
Schritte:
Wählen Sie in Business Central die Suche (Lupe in der rechten oberen Ecke) aus, geben Sie Microsoft Entra Anwendungen ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Wählen Sie Microsoft Entra Anwendungen aus. Die Seite Microsoft Entra Anwendungen wird geöffnet.
Wählen Sie den Menüpunkt Neu aus.
Geben Sie im Feld Anwendungs-ID die Anwendungs-ID (Client-ID) der Archiv kompakt-Anwendung in Microsoft Entra ID an, die Sie in der vorherigen Aufgabe kopiert haben.
Geben Sie im Feld BeschreibungArchiv kompakt ein.
Geben Sie unter Extension in den Feldern App-ID und App-Name die zuvor notierte Werte des RELion Archiv kompakt Connector ein.
Wichtig: Unter User Information wird automatisch eine Benutzer ID und einen Benutzername definiert. Den Benutzername wird in Archiv kompakt Manager als Administrator angelegt.
In die Berechtigungssätze wählen Sie, bitte den Berechtigungssatz RELAAK Extended aus.
Die Archiv Kompakt Anwendung ist nun registriert und bereit, eine Verbindung mit dem Archiv kompakt Server herzustellen.
Archiv kompakt Manager
Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugang am Archiv kompakt Manager an.
Wählen Sie den Menüpunkt Systeme aus, danach klicken Sie auf Externe ERP-Systeme.
Geben Sie im Feld SystemkennungRELion ein
Wählen Sie bei Authentifizierungs-TypOAuth 2.0 Authentifizierung aus.
Geben Sie im Feld Client ID die Archiv kompakt Anwendung-ID aus der Microsoft Entra Anwendungen ein.
Geben Sie im Feld Client Secret den Wert der Secret ID aus Ihrer Microsoft Entra Anwendung Archiv kompakt ein.
Im Feld Authentifizierungs-Service wird folgendem Link eingegeben: https://login.microsoftonline.com/<IhrenEntraMandantID>/oauth2/v2.0/token
Die Mandanten ID für <IhrenEntraMandantID> finden Sie in der Übersicht Ihres Azure Portals.
Für das Feld Daten-Service tragen Sie die ODataV4- URL aus Ihrer RELion Anwendung ein. In der Suche geben Sie Webdienste ein und wählen die Seite aus.
Aus der Liste Webdienste bitte den Link aus der Spalte OData V4-URL kopieren. Hier ist der Port und der Dienstname des OData Service beinhaltet.
Im Feld Scope geben Sie folgenden Standard Link ein: http://api.businesscentral.dynamics.com/.default
4 - Prozessablauf Archiv kompakt
To-Do-Liste vor und nach der Migration von Aareon Archiv kompakt an RELion.
Vor der Migration
Entra ID Registrierung
Registrierung der Anwendung Archiv kompakt in der Entra ID des Kunden.
Anleitung zur Registrierung wird durch Aareon zur Verfügung gestellt.
Benötigte Daten für Aareon:
Client ID
Client Secret
Tennant ID
Daten-Service (ODataV4)
externe IP-Adresse
AAk-Version
Update von AAk auf neueste Version im Rechenzentrum: Archiv kompakt by Aareon: Aktuelles Update für Inhouse-Kunden
Sofern Sie beim Update Unterstützung benötigen, hilft Ihnen die Projektleitung gerne weiter.
Abrechnung über den Projektvertrag.
Fehlerprotokolle
Bereinigung der Fehlerprotokolle des AAks in RELion.
Die Fehler in der Statustabelle sowie in der Dokument Recherche Tabelle müssen abgearbeitet werden.
Falls Sie eine Beratung benötigen, wenden Sie sich an die Projektleitung.
Prüfung der AAK-Einrichtungen
Wählen Sie in den Archiven bei Vorschläge Archivierung im Drop-down Menü aus externem ERP oder inaktiv aus.
aus externem ERP: Die Daten werden aus RELion bezogen
inaktiv: Daten werden manuell im AAk eingetragen
Sofern Sie aus externem ERP auswählen, ordnen Sie anschließend das Geschäftsobjekt (Tabelle) und die Attribute (Feld in Tabelle) zu.
Sofern das Feld ObjektNr als Pflichteingabe angegeben wurde, muss dies bei EM ebenfalls der Fall sein. Wenn nur eines dieser Felder eine Pflichtangabe ist, gibt es einen Fehler in RELion.
Die Indizes, welche als Pflichtangabe definiert wurden, müssen in RELion hinterlegt werden. Dafür können Sie in der RELion Dokument Einrichtung die Karte Tabelle aufrufen.
Anschließend prüfen Sie, ob die als Pflichtangabe definierten Indizes in RELion hinterlegt sind.
Zum Schluss pflegen Sie noch die benötigten Indizes.
Anmeldung am REST-Service
Der Haken bei Anmeldung am REST-Service muss für die Archivierung ins Rechenzentrum bei allen Nutzern gesetzt sein.
OCR-Lizenz
Prüfung, ob eine OCR-Lizenz vorhanden ist.
Falls Nein, muss die OCR-Erkennung der AAk-Instanz im Rechenzentrum deaktiviert werden.
Nach der Migration
Geänderte Attribute
Zur Änderung der veränderten Felder zwischen RELion 10 und RELion ONE wurde ein Skript erstellt, welches durch Aareon nach der Migration der AAk-Datenbank/Daten ausgeführt wird.
AAK-Benutzer
Die vorhandenen AAk-Benutzer werden den neuen Benutzern von RELion ONE zugeordnet. In RELion ONE gibt es keine Windows-Authentifizierung, daher müssen die Nutzer zwischen den beiden Systemen (AAk und RELion) verbunden werden. (siehe Migration zu Saas)
Aufgabenwarteschlange
Bitte überprüfen Sie regelmäßig die Aufgabenwarteschlange. Sie kann durch Fehlermeldungen pausiert und anschließend neu gestartet werden.
5 - Neues Authentifizierungsverfahren
Das neue Authentifizierungsverfahren erhöht die Sicherheit und vereinfacht die Nutzung in Cloud-Szenarien.
Hinweis zur Umstellung des Authentifizierungsverfahrens für Archiv Kompakt
