Vorauszahlung und Abrechnungszeilen

Abrechnungskreise

Für die Erstellung der Abrechnung sind beim Buchen Abrechnungskreise zwingend notwendig.

Vorwegabzug von Kosten

Vorweg abgezogene Kosten sind die Kosten, die vom Vermieter getragen werden. Diese müssen lt. Gesetzgeber auf der Abrechnung nachvollzogen werden können. Dazu wird das zu bearbeitende Objekt geöffnet. Anschließend wird über Abrechnungskreise die Tabelle Abrechnungskreis Übersicht geöffnet.

Ein neuer Abrechnungskreis wird erstellt (z. B. VORWEG). Im Feld Vorwegabzug wird ein Haken gesetzt. Da diese Kosten nicht auf die Einheiten umgelegt werden, werden diesem Abrechnungskreis keine Einheiten zugeordnet.

Buchen auf Abrechnungskreise

Das Buchen mit Abrechnungskreisen ist in folgenden Vorgängen realisiert:

• Buchen aus dem Buch.-Blatt
• Wiederkehrende Buchblätter
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift

Zur Verwendung von Abrechnungskreisen sind folgende Voraussetzungen notwendig:

1. Der Abrechnungskreis darf nicht gesperrt sein und muss beim Objekt vorhanden sein.
2. Im Buch.-Blatt wird nach Eingabe der Objektkontonummer der Abrechnungskreis aus dem Objektkonto vorbelegt. Dieser kann im Feld Abrechnungskreis bei Bedarf geändert werden.
3. Der Abrechnungskreis wird dann beim Buchen in Sach- und Mehrwertsteuer-Posten weitergereicht.

Bereits gebuchte Posten mit Abrechnungskreis versehen

Wurden bereits Buchungen durchgeführt und wird dann festgestellt, dass diese über einen anderen Abrechnungskreis verarbeitet werden sollen, kann bei den gebuchten Posten nachträglich der Abrechnungskreis geändert werden.

Dazu wird die Tabelle Fibujournal geöffnet, das gewünschte Journal markiert und geöffnet. Im Beispiel soll bei Objektkonto 800200 Wasserversorgung der Abrechnungskreis Objekt auf G2 geändert werden:

Dazu wird der gewünschte Sachposten ausgewählt und im Feld Abrechnungskreis der gewünschte Abrechnungskreis gewählt. Diese Änderungen können, sofern eingerichtet, über das Änderungsprotokoll nachvollzogen werden.

Buchungskombinationen

In RELion werden je nach Auswahl der Buchungskombination, bestehend aus Vorauszahlungsart und Buchungsmethode, die Vorauszahlungen gezogen und die Abrechnungen gebucht.

Als Vorauszahlungsart stehen zur Auswahl:

• Zahlungsbetrag: Dadurch werden die tatsächlich geleisteten Beträge in der Abrechnung ausgewiesen.
• Sollstellungsbetrag: Dabei werden die sollgestellten Beträge verwendet, ohne Berücksichtigung, ob diese ausgeglichen wurden.

Als Buchungsmethoden stehen zur Verfügung:

• Abrechnungsspitzen: Hier werden die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Diese Buchungsmethode kann mit Sollstellungsbetrag und Zahlungsbetrag kombiniert werden.
• Bilanzielle Methode: Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird beim Buchen der Abrechnungsergebnisse die bilanzielle Buchungslogik verwendet. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

Hinweis

Beim Erstellen des Buch.-Blattes werden dabei Bestandsbuchungen und soweit vorher aktiviert wurde Auflösungsbuchungen pro Abrechnungsart eingetragen.

Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich (nur in Länderversion Österreich)

Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird pro Abrechnungsart eine Saldoausbuchung für das Objekt gemacht. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

• Bilanzielle Aktivierung: Da für den Bericht Aktivierung umlagef. Kosten ein Abrechnungscode für ein Objekt benötigt wird, wird am Anfang des Jahres als „Platzhalter“ eine entsprechende Abrechnung Objekt Karte angelegt. Diese kann nicht abgerechnet werden. Zur Abrechnung des Objekts wird dann später die Buchungsmethode auf Bilanzielle Methode umgestellt.

Wichtig

Abrechnungen für WEG-Objekte können grundsätzlich nur mit den Buchungsmethoden Abrechnungsspitzen bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich pro Abrechnungsart und Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag erstellt werden.

Einheit Abrechnungen

In der Einheit Abrechnungen sind Informationen zu den Abrechnungen an die jeweiligen Debitoren verfügbar. Das Fenster kann in der Abrechnung Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld des Feldes Beteiligte Einheiten geholt oder über Einheit Abrechnungen geöffnet werden.

Je nach Bearbeitungsstatus der Abrechnung sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Eventuell notwendige Änderungen können nur über die Abrechnungszeilen und Vorauszahlungen vorgenommen werden. Über die Funktion Belege erzeugen und über Drucken können die einzelnen Abrechnungen ausgedruckt werden.

Zusätzlich können über Belege löschen und Belege erzeugen die Belege für die markierte Einheit neu erstellt werden. Damit können zum Beispiel für einen einzelnen Vertrag die Belege aktualisiert werden (z. B. wenn sich durch Heirat der Name eines Mieters geändert hat).

Vorauszahlung

In RELion können die Vorauszahlungen der einzelnen Debitoren automatisch ermittelt oder manuell eingegeben werden. Dazu wird über die Suche Abrechnungen geöffnet und die entsprechende Abrechnung ausgewählt.

Im Inforegister Vorauszahlungen wird durch Aktivieren des Feldes Nur abgerechnete Abr.Arten bestimmt, dass automatisch nur die Abrechnungsarten verwendet werden, die in den Abrechnung Zeilen eingetragen sind. Somit werden immer die aktuellen Abrechnungsarten verwendet. Wird dieses Feld nicht aktiviert, kann im Inforegister Datenquellen im Feld Filter Abrechnungsarten die erforderliche Abrechnungsart für die Filterung manuell eingetragen werden. Dies ist vor allem dann von Interesse, wenn getrennte Abrechnungen für Betriebs- und Heizkosten erstellt werden sollen.

Wird kein Filter verwendet, werden alle Abrechnungsarten geholt.

Automatische Ermittlung der Vorauszahlungen

Beim automatischen Ermitteln der Vorauszahlungen werden über die Abrechnungsarten die Sollstellungskonten der Einheit ermittelt. Diese Konten werden dann auf Debitorenposten mit folgenden Kriterien durchsucht. Voreingestellte Filter:

Aus der Einheit

• Objektnummer
• Eigentümer/Mieter
• Einheit Nr.
• Einheit Historie
• Buchungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums
• (z. B. 01.01.2018..31.12.2018 oder anteilig nach Leistungszeitraum)

Sollstellungsart

• Nebenkosten Hinweis: Bei Eigentümerabrechnungen werden in der Länderversion Deutschland zusätzlich Debitorenposten mit der Sollstellungsart Sonstiges ermittelt.

RE Kontogruppe

• Forderungen/Erlöse

Storno

• Nein

Folgende Möglichkeiten zur Berechnung der Vorauszahlungen stehen in der Abrechnung Objekt Karte unter Aktionen zur Verfügung:

1. Abrechnungen anlegen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermitteln kann.
2. Vorauszahlungen holen Über diese Funktion werden die geleisteten Vorauszahlungen berechnet.
3. Abrechnung berechnen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermittelt, sofern dies bisher noch nicht geschehen ist.
4. Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Status im Feld Vorauszahlungen geholt auf Ja gesetzt. Auch hier werden die geleisteten Vorauszahlungen geholt.

Die berechneten Vorauszahlungen können dann über Vorauszahlungen angezeigt werden.

In dieser in drei Ebenen aufgeteilten Tabelle, werden die geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt:

• Ebene 1 (Summenzeile) – Hier werden Informationen, wie Einheitennummer, Historie, Debitorenname und Gesamtsumme der Vorauszahlungen, angezeigt.
• Ebene 2 – Es zeigt die Art der Vorauszahlungen mit den entsprechenden Beträgen an.
• Ebene 3 – Dort sind die einzelnen Posten aufgelistet.

Manuelle Eingabe der Vorauszahlungen

Vorauszahlungen können über die tatsächlich gebuchten Werte der einzelnen Debitoren ermittelt oder wenn keine vorhanden sind, manuell eingetragen werden. Für die manuelle Eingabe werden trotzdem in der Abrechnung Objekt Karte die Vorauszahlungen geholt und das Fenster Abrechnung Vorauszahlungen geöffnet.

Hinweis

Die Vorauszahlungen können manuell nur in der Ebene 2 eingetragen werden. Sofern Zeilen der Ebene 3 vorhanden sind, können manuelle Änderungen nur vorgenommen werden, wenn diese entfernt wurden. Nachdem die Debitorenposten in Ebene 3 entfernt wurden, müssen die Summenzeilen aktualisieren ausgeführt werden.

Im Anschluss können die Vorauszahlungen erfassen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen aufgerufen werden.

Dann öffnet sich die neue Seite Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung. Zu Beginn ist die Seite leer. Im 1. Schritt werden alle benötigten Zeilen über den Menüaufruf Zeilen erstellen erzeugt und die Abfrage mit Ja bestätigt.

Es wird nun für jede in der Abrechnung Vorauszahlungen enthaltenen Einheit und Abrechnungsart Zeilen erstellt. Dabei wird anhand der Abrechnungsart Buchungsmatrix geprüft, wie viele Zeilen pro Einheit und Abrechnungsart benötigt werden.

Sofern in der Abrechnungsart Buchungsmatrix in der Tabelle Abrechnungskonten mit Zeitbezug mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Startdaten enthalten sind, die in den Abrechnungszeitraum fallen, dann werden die Zeilen entsprechend eingetragen.

Im Feld MwSt % wird dann entsprechend dem am Abrechnungsergebniskonto hinterlegen Sachkonto und der dazugehörigen MwSt.-Einrichtung geschuldeten MwSt.-Satz eingetragen (Feld ist standardmäßig ausgeblendet – kann über Spalten auswählen eingeblendet werden).

Wichtig

Wird mit der Buchungsart Bilanzieller Methode abgerechnet, wird in der Spalte Sollstellungskonto bei den steuerpflichtigen Einheiten jeweils das für den Steuersatz korrekte Sollstellungskonto eingetragen, auf das beim Buchen der Abrechnung die Vorauszahlungen zurückgebucht werden sollen. Bei den steuerfreien Einheiten wird das Konto automatisch eingetragen.

Hinweis

Durch Filtern auf Beschreibung 2 kann das Sollstellungskonto anschließend in jede Zeile eingetragen werden. (z. B. mit F8 runterkopieren)

Es können nun zeilenweise in den Feldern Vorauszahlung Netto und Vorauszahlung MwSt die entsprechenden Beträge erfasst werden. Der dazugehörige Betrag Vorauszahlung Brutto wird dann automatisch rechnerisch ermittelt.

Hinweis

Es ist absichtlich keine automatische Ermittlung des MwSt.-Betrages vorgesehen, da gerade bei „krummen“ Beträgen die MwSt.-Beträge abweichen können, wenn monatlich Einzel-Beträge mit MwSt. gebucht wird oder vom Gesamt-Betrag der MwSt.-Betrag ermittelt wird.

Über Summenzeilen aktualisieren kann zu Kontrollzwecken die Summe pro Einheit/Historie aktualisiert werden. Beim Schließen der Seite erscheint eine Abfrage, ob die erfassten Werte in die Abrechnung Vorauszahlung übernommen werden sollen.

Mit Ja werden die Werte direkt übernommen. Mit Nein bleiben die für eine spätere Übernahme in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung stehen. Die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung ist um das Flowfield-Feld Anzahl manuelle Zeilen erweitert worden. Über den Durchgriff wird die gefilterte Ansicht der erfassten manuellen Vorauszahlungen geöffnet. Ein Ändern bzw. Erfassen ist hier nicht möglich:

In Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gibt es im Menüband noch folgende zusätzliche Aufrufe:

• Beträge in Abrechnung Vorauszahlung zurücksetzen: Dadurch können alle Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlung zurückgesetzt werden, um evtl. vorher falsch übernommene Beträge zu bereinigen. Die Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung bleiben davon unberührt.
• Löschen: Dadurch werden alle Zeilen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gelöscht.

Wichtig

Sofern mit Berechtigungskonzepten gearbeitet wird (Rollen & Rechte), sind Berechtigungen für die neue Tabelle 5164624 zu vergeben (Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Löschen).

Überzahlungen automatisch eintragen

Evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag können automatisch in die Abrechnung Vorauszahlungen geholt werden. Dazu wird die Abrechnung Objekt Karte geöffnet und im Inforegister Vorauszahlungen das Feld Überzahlungen aktiviert.

Wichtig

Beim Aktivieren dieser Option ist darauf zu achten, dass die Vorauszahlungen für diese Abrechnung noch nicht geholt sein dürfen.

Werden die Vorauszahlungen über eine der geschilderten Wege in die Abrechnung geholt, werden die Überzahlungen ebenfalls in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Überzahlungen manuell eintragen

Evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag können auch manuell in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen werden. Dazu wird in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Vorauszahlungen die Abrechnung Vorauszahlungen geöffnet.

Dazu wird die entsprechende Summenzeile (Ebene 1) des Debitors markiert. Über Summenzeile „Andere offene Posten/Überzahlung“ anlegen wird dann die zusätzliche Summenzeile angelegt. Diese kann hier über Debitorenposten auswählen zugeordnet werden.

Posten manuell zurücksetzen

Wenn ein Posten nicht mit der Abrechnung verrechnet werden soll, kann die betreffende Zeile in der Abrechnung Vorauszahlungen gelöscht werden. Dabei wird der verbundene Debitorenposten zurückgesetzt, d. h., die Felder Abrechnungsart und Abrechnungscode und ggf. Abwarten werden zurückgesetzt.

Ausbuchen offener Vorauszahlungen

Nach aktuell gültiger Rechtsprechung in Deutschland dürfen nach dem Eintritt der Abrechnungsreife (Ende Abrechnungsperiode) die säumigen Betriebskosten-Vorauszahlungen nicht mehr eingefordert werden.

In der Abrechnung sind bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag deswegen evtl. vorhandene Vorauszahlungsdifferenzen auszubuchen. Dafür kann der Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen verwendet werden. Dieser erstellt für jeden noch offenen Posten eine Gegenbuchung, die dann mit dem ursprünglichen Posten ausgeglichen wird, sodass dann in der Abrechnung nur die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden. Beim Buchen der Abrechnung wird dadurch ein einzelner mahnbarer Debitorenposten erstellt.

Wichtig

Bei Objekten mit Versteuerungsart EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) werden die Posten nicht automatisch ausgeglichen. Dieser Ausgleich ist nach der Buchung manuell durchzuführen!

Der Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen kann in der Übersicht Abrechnungen und in der Abrechnung Objekt Karte geöffnet werden.

Inforegister Optionen:

Inforegister RE Objekt:

In diesem Inforegister ist standardmäßig auf das Objekt gefiltert, von dessen Abrechnung aus, der Bericht gestartet wird. Bei Bedarf kann der Filter entsprechend erweitert werden.

Hinweis

Dieser Bericht kann nur für Mietobjekte verwendet werden. Zusätzlich wird geprüft, ob die Vorauszahlungsart Zahlbetrag ist.

Die Verarbeitung wird mit OK gestartet. Dabei wird beim erstmaligen Starten des Berichts der Herkunftscode AUS-VZ-ABR angelegt.

Bei der Verarbeitung werden dabei lediglich die Posten berücksichtigt, die in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen im Feld Vorauszahlung Differenz einen Betrag haben. Pro gefundene Rechnung wird eine passende Gutschrift mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Verrechnung n. geleistete Vorausz. erstellt und diese mit der Rechnung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen. Wenn Überzahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen geholt wurden, dann werden passende Rechnungen mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Rechnung wg. Überzahlung gemäß der übergeordneten letzten Sollstellungszeile erstellt und diese mit der Überzahlung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Hinweis

Sollte es keine übergeordnete Sollstellungszeile geben, ist die Überzahlung aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zu entfernen.

Der Bericht stellt die Buchungen in das gewählte Buch.-Blatt und setzt die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zurück. Dieses Buch.-Blatt kann in der Abrechnung Objekt Karte nach Beendigung des Vorgangs über den Aufruf Abrechnung Buch.Blatt geöffnet werden. Die Buchungen können dort überprüft und gebucht werden.

Wichtig

Es werden nur Gegenbuchungen für Debitorenposten erstellt, deren Abwartenkennzeichen entweder leer oder mit dem gleichen Abwartenkennzeichen aus der RE Einrichtung im Feld Abwarten Abrechnung gefüllt ist. Sollten Debitorenposten mit einem anderen Abwartenkennzeichen gekennzeichnet sein, wird dies über das Aktionsprotokoll mitgeteilt.

Diese Posten sind bei Bedarf manuell zu bearbeiten (z. B. durch Ändern des Abwartenkennzeichens oder Entfernen aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen).

Im Anschluss werden die Vorauszahlungen erneut in die Abrechnung geholt. Beim Berechnen der Abrechnung und beim Erzeugen der Belege wird bei Vorauszahlungsart Zahlungsbetrag geprüft, ob bei Abrechnungen für Mietobjekte in der Länderversion Deutschland in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen das Feld Vorauszahlung Differenz leer ist. Andernfalls erscheint eine entsprechende Meldung, die darauf hinweist, dass die Vorauszahlungen noch zu bereinigen sind. Solange diese nicht bereinigt wurden, ist es nicht möglich, die Optionen Freigabe zum Druck und Freigabe zum Buchen zu setzen.

Hinweis

Die Anlage „Vorauszahlung im Detail“ wird nur dann erzeugt, wenn das Ergebnis aller Zeilen pro Einheit nicht „0“ ist. Wenn sich also die Soll-Vorauszahlungen mit den Buchungen „Verrechnung n. geleistete Vorausz.“ komplett aufheben, wird die Anlage für diese Einheit nicht erzeugt.

Verbrauchswerte erfassen

Für die Abrechnung können Verbrauchswerte, z. B. Verbrauch m³ Wasser, erfasst werden. Dafür sind im Vorfeld drei Punkte zu beachten:

1. Die beteiligten Einheiten sind ermittelt.
2. Im Fenster Objekt Verteilungen ist die entsprechende Verteilung im Feld Absoluter Faktor mit einem Haken gekennzeichnet.
3. Die Verteilungsart ist in den Objekt Konten auf Kein Zeitanteil gestellt. Nun wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Verbrauchswerte erfassen geöffnet.

Im Kopfbereich sind Eigentümer/Mieter-Kennzeichen, Objektnr., Abrechnungs-/WP-Code und Datumsfilter von RELion vorgeblendet. Im Feld Filter Verteilungscodes wird der gewünschte Verteilungscode ausgewählt. Wenn für mehrere Verteilungscodes Verbrauchswerte erfasst werden sollen, können diese nacheinander ausgewählt und abgearbeitet werden.

Über Zeilen initialisieren werden alle im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten eingetragen. Die dazugehörigen Verbräuche werden im Feld Faktor erfasst. Bei der nächsten Berechnung der Abrechnung werden diese Werte herangezogen.

Hinweis

Sollte die Summe der Verteilung auf der Abrechnung nicht mit der Summe der Faktoren übereinstimmen, ist zu überprüfen, ob die Einstellung Kein Zeitanteil im Objektkonto als Verteilungsart eingetragen ist.

Abrechnung Zeilen

Als Kostenpositionen für die Abrechnung werden die Konten verwendet, bei denen in der Liste Objekt Konten die Option Abrechnung oder Alles im Feld Verwendung eingetragen ist. Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Ausdruck der Abrechnung zu generieren.

Dazu wird über die Suche die Liste Abrechnungen ausgewählt.

• Erste Möglichkeit (empfohlen): Über Neu/Abrechnung anlegen wird der Bericht Abrechnung anlegen gestartet. Hier sollte immer im Inforegister Weitere Schritte (optional) der Haken bei Abrechnungszeilen holen gesetzt werden. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn die Abrechnung bereits angelegt ist): Die zu bearbeitende Abrechnungszeile wird ausgewählt und die zugehörige Abrechnung Objekt Karte geöffnet. Hier kann über Abrechnungszeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Abrechnung eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Zeile mit dem bei dem Objektkonto hinterlegten Abrechnungskreis angelegt werden.

Als nächster Schritt wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Abrechnung Zeilen über einen Klick auf die Summe geöffnet und über Aktionen Kontensaldo in Abrech.zeilen Gesamt die dazugehörigen Salden des Abrechnungszeitraumes dazugeholt. Eventuell vorhandene bebuchte zusätzliche Abrechnungskreise werden mit diesem Schritt ebenfalls eingetragen. Bei Bedarf können die vorhandenen Abrechnungszeilen manuell bearbeitet werden. Dabei ist zu beachten, dass bei manuellen Änderungen Abstimmdifferenzen entstehen können!

Kontensummen in Abrechnungszeilen

Wenn eine Abrechnungsposition (Abrechnungszeile) aus mehreren Objektkonten besteht (z. B. Aufzugskosten aus Wartung, Strom, Telefon, Notdienst), dann kann in den Objektkonten ein Konto mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan und einer Summen-Kontoart eingerichtet werden. Im Feld Zusammenzählung werden die Konten eingetragen, die in diesem Konto zusammengefasst werden sollen. Beim Holen der Abrechnungszeilen wird dann nur das Summenkonto in die Abrechnung geholt und die Posten aus den im Feld Zusammenzählung eingetragenen Konten.

Hinweis

Die Einrichtung der ursprünglichen Aufwandskosten (z. B. Wartung, Strom, Telefon, Notdienst) bleibt unverändert. Die Konten, die in einer Zusammenzählung mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan enthalten sind, werden beim Holen der Konten nicht in die Abrechnungszeilen bzw. Wirtschaftsplanzeilen eingetragen.

Abrechnungszeilen einfügen

Zu einer Summenzeile können manuell noch zusätzliche Zeilen eingefügt werden. Dazu wird in den Abrechnung Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Zeile markiert, zu der eine weitere Zeile benötigt wird, und auf Zeile einfügen geklickt. Dadurch wird eine neue Detailzeile eingetragen. Dieser wird im Feld Abrechnungskreis der benötigte Abrechnungskreis zugeordnet.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag darf manuell keine Zeile hinzugefügt werden, da es nicht möglich ist, dieser Zeile einer Einheit zuzuordnen.

Abrechnungszeilen bearbeiten

In den Abrechnungszeilen können einige Änderungen manuell durchgeführt werden. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck der Abrechnung. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Abrechnungen gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Dabei ist zu beachten, dass die Beschreibungen aus den Abrechnungszeilen in der Einzelabrechnung ausgegeben werden. Sofern nur eine Zeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt:

Darstellung im Druck:

Sobald die Kosten über mehrere Abrechnungskreise verteilt werden, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

Darstellung im Druck:

• Abrechnungskreise ändern Beim Holen der Kontensalden in die Abrechnung wird pro bebuchtem Abrechnungskreis eine Detailzeile für das Konto angelegt. Wird der Abrechnungskreis in den Detailzeilen geändert, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus der Abrechnung entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.
• Verteilungscode ändern Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Abrechnungszeilen eingetragen. Dieser kann hier geändert werden, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.
• Hochrechnung eintragen Sofern in der Objekt Verteilung bei einem Verteilungscode die Hochrechnung aktiviert wurde, wird beim Holen der Abrechnungszeilen die Hochrechnung in den Detailzeilen eingetragen, bei denen diese Verteilung verwendet wird.
  Soll die Hochrechnung verwendet werden und war diese beim Holen der Abrechnungszeilen in der Objekt Verteilung noch nicht aktiviert, kann manuell in den Abrechnungszeilen im Feld Hochrechnung die Option Tag oder Jahr ausgewählt werden.

Hinweis

Beim manuellen Eintragen der Hochrechnung ist darauf zu achten, dass diese in allen Detailzeilen mit dem betroffenen Verteilungscode geändert wird.

• Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, so wird dieses beim Erstellen der Abrechnungszeilen eingetragen. Bei Bedarf kann das Kennzeichen hier eingetragen bzw. entfernt werden.

Wichtig

Wird in einer Zeile das Kennzeichen geändert, werden nach zwei Abfragen die Abrechnungszeilen geschlossen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

• 100 % Faktor ändern Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Abrechnungszeilen zu ändern. Wird der Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) geändert, dann werden beim Berechnen der Abrechnung nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. In der Einzelabrechnung wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen wurden, sollte beim Berechnen der Abrechnung nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren gesetzt werden, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in die Abrechnung geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen wird.

Wichtig

Werden die 100 %-Faktoren manuell geändert, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt

• Beträge ändern In den Abrechnungszeilen können in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfasst bzw. geändert werden.

Hinweis

Sofern manuelle Änderungen in den Betragsfeldern Betrag Netto, Betrag VSt, Betrag n.a. VSt und/oder Betrag Brutto vorgenommen wurden, dann werden beim Holen der Kontensalden diese Salden nicht geholt! Grundsätzlich werden manuelle Änderungen beim Holen der Kontensalden nicht überschrieben.

Wichtig

Es empfiehlt sich nicht, die Verteilungsart in den Abrechnungszeilen zu ändern! Dafür ist das Konto aus den Abrechnungszeilen zu löschen. Die Verteilungsart wird direkt am Objektkonto geändert und die Abrechnungszeilen werden dann neu hereingeholt.

Abrechnungszeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summen- mit den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Abrechnungszeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird von RELion die Funktion Zeilen löschen zur Verfügung gestellt. Dazu wird entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Detailzeilen markiert.

Sachposten

In den Abrechnungszeilen kann das Fenster Sachposten zu dem markierten Objektkonto geöffnet werden. Hier sind alle diesem Konto in die Abrechnung geholten gebuchten Sachposten aufgelistet.

Aufgrund der zeitanteiligen Zuordnung über den Leistungszeitraum muss die Summe der hier gezeigten Posten nicht mit Wert in der Abrechnungszeile übereinstimmen. Die anteiligen Werte sind in der Abrechnungszeile im Lookup zum Feld Anzahl Detailzeilen zu finden.

Abrechnungsposten

Nach dem Berechnen der Abrechnung kann das Fenster RE Abrechnungsposten geöffnet werden.

Hier werden alle Einzelposten eines Kontos, verteilt auf die abzurechnenden Einheiten, angezeigt. Die abzurechnenden Beträge werden in Bezug auf Verteilungscode, Verteilungsart und Faktor dargestellt.

Schnellfilter in RE Abrechnungsposten

Im Fenster RE Abrechnungsposten kann ein Schnellfilter ausgewählt werden. Je nach Aufruf werden die unterschiedlichen Spalten der Abrechnungsposten in den Vordergrund gerückt:

Hinweis

Sofern ein Filter keine Werte ergibt, wird mit einer Hinweismeldung darauf hingewiesen.

Hochrechnungszeilen

Sofern in der Abrechnung die Hochrechnung verwendet wurde, wird in den Abrechnung Zeilen die entsprechende Zeile markiert und das Fenster Abrechnung Hochrechnungszeilen geöffnet.

Hier wird angezeigt, wie sich die einzelnen Anteile zusammensetzen. Die Hochrechnung kommt zum Tragen, wenn sich z. B. die Anzahl der Mieter oder die Quadratmeter in einer Wohnung ändern. Ebenso wird die Zusammensetzung der Anteile bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen dargestellt. In den Zeilen ohne Objektnr. Herkunft wird der Gesamtfaktor jeweils vor und nach der Änderung dargestellt. In den nachfolgenden Zeilen werden dann die Anteile der Einheiten zu den entsprechenden Zeiträumen angezeigt. Die Berechnung erfolgt tagesgenau. Für die Darstellung kann zwischen Tag und Jahr gewählt werden.

Hinweis

Bei der Hochrechnungsart Jahr wird nur dann die Erläuterung der Hochrechnung in der Einzelabrechnung angedruckt, wenn sich

• der Faktor in dieser Einheit ändert,
• ein Vertragswechsel stattgefunden hat oder
• der Gesamtfaktor sich im Abrechnungszeitraum ändert.

Die Berechnung der Kosten für die einzelnen Positionen in der Abrechnung wird dann mit diesen Anteilen durchgeführt. Über Abrechnungskreis Einheitenübersicht wird der gleichlautende Bericht mit der Zuordnung der Einheiten zu den Abrechnungskreisen gestartet.

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Abrechnung Zeilen wird über Abrechnungskreis Einheitenübersicht der gleichnamige Bericht geöffnet. Der Bericht wird über Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Gerade bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen ist dieser Bericht hilfreich, da hier alle beteiligten Einheiten (auch von den anderen Objekten) mit deren Umlagefaktoren angezeigt werden.