Abrechnung drucken

Umlageausfallwagnis (Version Deutschland)

Für den öffentlich geförderten Wohnungsbau ist es möglich, ein sogenanntes Umlageausfallwagnis im Wege der Betriebskostenabrechnung anzusetzen. Die Einstellungen sind auf der Einheitenstamm Karte im Inforegister Förderung vorzunehmen.

Hinweis

Die Option Umlageausfallwagnis kann nur gesetzt werden, wenn bei der Finanzierungsart öffentlich gefördert eingetragen ist.

Weitere Einstellungen sind im Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix vorzunehmen. Über die Suche wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix geöffnet.

In dem sich öffnenden Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix wird im Feld Umlage Ausfallwagnis % (D) der Prozentsatz (max. 2 %) des veranschlagten Umlageausfallwagnisses eingetragen. Im Feld Umlage Ausfallwagnis Konto (D) wird das Konto eingetragen, auf das die Beträge gebucht werden sollen. Die Berechnung erfolgt über die Funktion Abrechnung berechnen und wird dann anschließend im Fenster Einheit Abrechnung angezeigt.

In der Einzelabrechnung wird der anteilige Betrag im Summenblock der jeweiligen Abrechnungsart ausgewiesen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen § 35a EStG (Version Deutschland)

Für den Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen in der Jahresabrechnung werden bei den Buchungen in den Buchblattzeilen die entsprechenden Dimensionen für § 35a angegeben.

Bei der Ermittlung der umzulegenden Kosten in der Abrechnung, werden die Kostenbuchungen automatisch auf diese Dimensionen untersucht und in den Abrechnungszeilen eingetragen.

Darunter fallen zum Beispiel:

• Hausmeisterdienste
• Gartenpflege
• Reinigungsarbeiten

Beim Druck der Abrechnung werden die Werte separat angedruckt, sofern entsprechende Werte vorhanden sind, im Einheitenvertrag die Option Drucke Anlage Haushaltsnahe DL aktiviert und in den Druckoptionen das Feld Anlage § 35a EStG aktiviert sind.

Die Werte werden in der Abrechnung nach den unterschiedlichen Dimensionen gruppiert:

• Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse nach § 35a Abs. 1 EStG
• Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG
• Handwerkerleistungen nach § 35a Abs. 3 EStG

Bei welcher Einheit der Ausdruck tatsächlich gedruckt werden soll, kann im Einheitenvertrag im Inforegister Sonstiges über das Feld Drucke Anlage Haushaltsnahe DL bestimmt werden. Dieses Feld ist nur in der Version Deutschland aktiv und wird bei einer Neuanlage automatisch aktiviert.

Hinweis

Für den Ausweis der § 35-Dimensionen gilt:

Bei Abrechnungen mit Berücksichtigung des Leistungszeitraums wird das Datum Leistungszeitraum von für die Zuordnung zum Abrechnungszeitraum verwendet. Ist der Leistungszeitraum beim Posten nicht gefüllt, wird das Buchungsdatum verwendet. Bei Abrechnungen ohne Leistungszeitraum-Berücksichtigung ist das Buchungsdatum maßgeblich.

Abrechnung drucken im Detail

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. In RELion sind dazu vier Schritte auszuführen:

1. Druckoptionen überprüfen
2. Belege erzeugen
3. Freigabe zum Druck setzen
4. Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Über die Suche wird die Liste Abrechnungen aufgerufen und die zu bearbeitende Zeile ausgewählt. In der Abrechnung Objekt Karte wird im Inforegister Druckoptionen bestimmt, welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Abrechnungsbelege verwendet werden sollen.

Hinweis

Bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge ist zu beachten, dass globale Belege als Anhang zur aktuellen Abrechnung importiert werden können. Dazu wird per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage geöffnet und der Assistent über PDF Anlage hinzufügen gestartet.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Abrechnung Objekt Karte der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange das Feld Freigabe zum Druck aktiv gesetzt ist.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt geöffnet wird. Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über die Option Drucken kann jeder einzelne Beleg gedruckt bzw. in der Seitenansicht angesehen werden.

In der Übersicht Einheit Abrechnung kann über das Ergebnis im Feld Anzahl Belege die auf den Vertrag gefilterte RE Belegübersicht geöffnet werden.

Hinweis

Bei allen, zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt. Sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich ist in der Einheit Abrechnung im Feld Anzahl Empfänger erkennbar, wie viele Empfänger die Abrechnung erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld wird die RE Belegempfänger Übersicht geöffnet.

Hier werden, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Von dort aus kann die RE Belegempfänger Karte geöffnet werden. Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Wenn Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, dann sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf der Abrechnung die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden dessen Daten zusätzlich in der Abrechnung angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandats Zuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht wird der Abrechnungsbeleg geöffnet.

In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Die Listen sind gesperrt, freie Texte können bearbeitet werden. Im Menüband des Inforegisters Belegzeilen kann mit Beschreibung editieren der Editor geöffnet werden. Darin ist jeweils der Text enthalten, der zu der markierten Zeile gehört.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Wurde der Dokument Titel einer Anlage zur Abrechnung manuell geändert, können im Bericht Typ Anschreiben die Änderungen in den Anlagenblock übernommen werden. In der RE Belegübersicht können diese Änderungen ebenfalls übernommen werden.

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belegen können in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellt werden. Dazu wird die Zeile markiert, zu deren Debitor ein zusätzlicher Beleg geschickt werden soll, und der Assistent Neuen Belegkopf erstellen über die Funktion Belegkopf erstellen gestartet.

Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zur Abrechnung angezeigt. Als nächstes kann eine Datei importiert und benannt werden.

Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben.

Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt.

Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Danach wird der RE Beleg geöffnet, um den Text in den Zeilen eintragen zu können.

Bei Auswahl Datei Import:

Im Feld Dateianhang Name wird die gewünschte PDF-Datei ausgewählt. Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben.

Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt. Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Bei Auswahl Datei Verknüpfung:

Im Feld Dateianhang Name wird die gewünschte PDF aus der Liste Datensatzverknüpfung ausgewählt.

Wichtig

Die benötigte PDF ist zuvor an die Abrechnung Objekt Karte zu verlinken und sollte auf einem Dateipfad gespeichert sein, auf dem alle zuständigen Bearbeiter und auch das Service-Tier Zugriff haben. Außerdem sollte vermieden werden, dass der Dateipfad bzw. Dateiname nachträglich geändert wird, da ein späterer Ausdruck sonst nicht möglich ist. Wichtig ist weiter, dass die PDF-Datei druckbar ist!

Das Feld Dokument Titel wird mit dem Namen der PDF-Datei vorbelegt, kann aber manuell geändert werden. Der Titel wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben. Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt. Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Seitenansicht

Bevor die Abrechnung ausgedruckt wird, besteht die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen.

Bei den einzelnen RE Belegen wird über Drucken der jeweilige Bericht aufgerufen. Hier kann dann über Vorschau die Druckvorschau geöffnet werden:

Darstellung neue Vorauszahlungen in Abrechnung

Sofern bei den Druckoptionen das Feld Vorauszahlung Alt-Neu aktiviert wurde, werden beim Erzeugen der Belege die Sollstellungszeilen in einem separaten Abschnitt ausgewiesen. Voraussetzung ist, dass der Mieter bzw. Eigentümer nicht ausgezogen ist bzw. verkauft hat und es zum Stichtag Datum für erste Sollstellung eine Änderung in den Sollstellungszeilen gibt. Die zu diesem Zeitpunkt aktiven Sollstellungszeilen der Einheiten werden dann in Reihenfolge Miete, Nebenkosten, Sonstiges ausgegeben. Dabei ist es unabhängig ob ein Wirtschaftsplan zu der Abrechnung erstellt worden ist. Lediglich, wenn ein Wirtschaftsplan zur Abrechnung angelegt aber daraus noch keine neuen Sollstellungszeilen erzeugt worden sind, werden sowohl die Informationen aus dem Wirtschaftsplan und aus den Sollstellungzeilen berücksichtigt.

Zur besseren Übersicht wurde das Datum für erste Sollstellung hervorgehoben, sodass es auf dem zugeklappten Inforegister Vorauszahlungen angezeigt wird.

Wichtig

Als Beschreibung der Sollstellungszeilen werden die im Feld Bemerkungen der Sollstellungszeilen eingetragenen Bezeichnungen angegeben. Standardmäßig ist hier die Kontenbezeichnung eingetragen – diese kann bei Bedarf im Feld Bemerkung geändert werden.

PDF Stapeldruck

In der Abrechnung Objekt Karte wird zum Ausdruck der erzeugten Belege die RE Berichtsauswahl geöffnet.

Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF Stapeldruck vereint. Damit kann bestimmt werden, ob die ganze Abrechnung mit allen Anlagen über den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausgedruckt werden sollen.

Der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung wird markiert und mit OK geöffnet. Wenn im RELion System die Archivierung eingerichtet ist, wird sie automatisch angezeigt.

Bei der Verarbeitung wird die Abrechnung nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei kann dann im Anschluss gedruckt und/oder gespeichert werden.

Im Inforegister Optionen kann ein Drucker im Feld Druckaufbereitung für ausgewählt werden. Damit kann hinterlegt werden, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern das optionale Deckblatt mit erzeugt wird. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

In dem erzeugten PDF kann dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigiert werden.

Vorsteuerausweis drucken

Für den Ausdruck des Vorsteuerausweises sind folgende Einstellungen vorzunehmen: Direkt vom Rollencenter aus wird die Einheitenvertragsübersicht geöffnet und der zu bearbeitende Einheitenvertrag ausgewählt. In der Einheitenvertrag Karte wird im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan das Feld Drucke VSt Ausweis bei allen Verträgen aktiviert, die einen Ausdruck erhalten sollen.

Des Weiteren wird in der Abrechnung Objekt Karte das Feld VSt-Ausweis aktiviert.

Beim Erzeugen der Belege wird dann für diese Einheiten eine Anlage „Nachweis der Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen“ erstellt.

Abrechnung für Leerstand-/Eigenbestand-Einheiten drucken

Beim Erzeugen der Belege werden diese auch für Leerstand- und Eigenbestand-Einheiten erstellt, aber über den Stapeldruck standardmäßig unterdrückt. Diese können bei Bedarf gedruckt werden. Dazu wird in der Abrechnung Objekt Karte die RE Berichtsauswahl geöffnet und der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung ausgewählt.

Im Inforegister RE Belegempfänger wird im Filter Beleg Druck die entsprechende Option, wie z. B. Leerstand, ausgewählt. Zur Verfügung stehen hier:

• Ja
• Nein
• Eigenbestand
• Leerstand

Wird danach wie gewohnt der Druck gestartet, werden alle Abrechnungen der Leerstands-Einheiten ausgedruckt.

Hinweis

Die Abrechnung einer Leerstand-Einheit kann auch ausgedruckt werden, indem in der Einheit Abrechnung die Leerstand-Einheit markiert und von dort der Stapeldruck Abrechnung gestartet wird. Es ist dann nicht notwendig, eine weitere Filterung über das Feld Beleg Druck vorzunehmen.

Abrechnung drucken zur Verteilung an Hausmeister

Gerade bei größeren Miethausanlagen werden die Jahresabrechnungen dem Hausmeister zum Verteilen übersandt. In RELion ist es möglich, beim Druck der Abrechnung auf die einzelnen Hausmeister zu filtern. Damit die entsprechenden Informationen bei den einzelnen Abrechnungen hinterlegt werden, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Über die Suche wird die RE Einrichtung geöffnet und im Inforegister Allgemein im Feld Handwerker ein entsprechender Geschäftsbeziehungs-Code ausgewählt.

Über die Suche wird die Liste Kontakte geöffnet. Der Datensatz für den Hausmeister wird ausgewählt und die Kontaktkarte geöffnet. Im Inforegister Kommunikation wird im Feld Versandoption intern ausgewählt.

Von dort wird über die Suchfunktion die Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehungen aufgerufen.

Um den Hausmeister einem bestimmten Objekt zuzuordnen, werden die Spalten Eigentümer/Mieter und Objektnr. eingeblendet. Über diese beiden Felder wird das entsprechende Objekt bestimmt.

Im Feld Geschäftsbeziehung wird der Geschäftsbeziehungs-Code ausgewählt, der im Feld Handwerker in der RE Einrichtung definiert wurde. Im nächsten Schritt wird der Hausmeister den Einheitenstämmen zugewiesen, deren Abrechnungen vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Dazu wird die Liste Objekte geöffnet, das entsprechende Objekt markiert und über die Suche die Einheitenstämme aufgerufen. Die entsprechende Einheit wird ausgewählt und die Karte Einheitenstamm geöffnet.

Hier wird im Inforegister Adresse und Kontakt über Mehr anzeigen das Feld Hausmeister eingeblendet und dort der entsprechende Kontakt ausgewählt. Dadurch wird im Feld Hausmeister Name der dazugehörige Name angezeigt.

Beim Erzeugen der Belege in der Einheit Abrechnung werden die Informationen des Hausmeisters dann in der RE Belegempfänger Karte im Inforegister Kontaktinfo gespeichert.

Beim Ausdruck der Abrechnung wird wie folgt vorgegangen:

Über die Suche wird die Abrechnung Objekt Karte und dann über Drucken die RE Berichtsauswahl geöffnet. Hier wird der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung ausgewählt. Im Inforegister RE Belegempfänger wird im Feld Hausmeister der entsprechende Kontakt eingetragen. Zusätzlich wird im Feld Versandoption intern ausgewählt. Wird danach wie gewohnt der Druck gestartet, werden nur die Abrechnungen ausgedruckt, die vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Hinweis

Sollen danach die restlichen Abrechnungen ausgedruckt werden, wird im Stapeldruck Abrechnung im Feld Beleg Druck auf Ja und im Feld Versandoption auf direkt gefiltert.

Vertragsabrechnung

Wenn in einem Vertrag sehr viele Einheiten enthalten sind, wird oft eine Zusammenfassung gewünscht, in der dann die Kosten und Vorauszahlungen aller Einheiten komprimiert dargestellt werden. Dazu wird der zu bearbeitende Mietvertrag geöffnet.

Am Mietvertrag kann im Inforegister Sonstiges im Feld Vertragsabrechnung folgendes ausgewählt werden:

• Nur Einzelabrechnungen Diese Option ist standardmäßig vorbelegt – die Belege werden wie bisher erzeugt.
• Mit Einzelabrechnungen Beim Belege erzeugen wird zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt. Diese kommt nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen.
• Ohne Einzelabrechnungen

Bei Ohne Einzelabrechnungen wird beim Belege erzeugen ebenfalls zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt, die nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen kommt. Beim Druck werden die Einzelabrechnungen aber unterdrückt. Die Einzelabrechnungen erhalten hier ein Kennzeichen Nicht im Stapeldruck. (Dieses Feld kann bei Bedarf auf dem RE Belegkopf editiert werden)

Das Feld Vertragsabrechnung ist im Fenster RE Belegempfänger ebenfalls vorhanden und wird beim Belege erzeugen entsprechend gefüllt. Bei Bedarf kann es hier geändert werden. In der Vertragsabrechnung werden die Werte in der Spalte Betrag für alle beteiligten Einheiten summiert. Die Werte in den Summenblöcken zeigen dann auch die Werte aller beteiligten Einheiten summiert. Die Spalten Ihr Anteil und Berech.Tage/Gesamt Tage werden nicht ausgegeben, da dies nicht für alle Einheiten einheitlich dargestellt werden kann. Die Abrechnung wird nach wie vor einheitenbezogen gebucht.