Ausnahmen
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Ausnahmen
Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken.
Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.
Wichtig
Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung vom System nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis nicht möglich. Beim Anlegen der Ausnahmen ist zu beachten, dass in einer Abrechnung pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.
Vertrag Ausnahmen Karte
Über die Suche wird die Liste Gewerbemietverträge geöffnet. Durch Klick auf die Zeile des zu bearbeitenden Vertrages und Aufruf von Ausnahmen über die Suche öffnet sich das Fenster Vertrag Ausnahmen. Mit Neu wird eine Vertrag Ausnahme Karte angelegt.
Inforegister Allgemein
Im Inforegister Allgemein ist bereits die Vertragsnr. eingetragen. Wenn die Ausnahme nicht den gesamten Mietvertrag betrifft, sondern nur eine einzelne Einheit daraus, wird im Feld Einheitennr. eine Einheit ausgewählt. Im Feld Zeilentyp wird festgelegt, wie die spätere Berechnung zusammen mit dem Feld Berechnung erfolgen soll. Werden zu einem Mietvertrag bzw. einer Einheit mehrere Ausnahmen erfasst, werden diese nacheinander in folgender Reihenfolge abgearbeitet:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Prozent | Zur Verwendung einer prozentualen Ausnahme. |
| Einzelkonto Absolut | Bei einer Ausnahme, die nur Auswirkung auf ein Konto hat. |
| Mehrere Konten Absolut | Zur Verwendung einer Ausnahme, die Auswirkung auf mehrere Konten hat. |
| Abrechnungsart Absolut | Für eine Ausnahme, die sich auf eine ganze Abrechnungsart bezieht. |
Über das Feld Verwendung wird gesteuert, ob die Ausnahme in der Abrechnung, dem Wirtschaftsplan oder bei Beidem zum Tragen kommt. Im Feld Filter Konten wird das bzw. die Konten eingetragen, für die die Ausnahme gilt. Wurde im Feld Zeilentyp Einzelkonto Absolut ausgewählt, darf nur ein Konto ausgewählt werden. Wurde Mehrere Konten Absolut gewählt, sind mindestens zwei Konten anzugeben.
Mit Auswahl von Konten im Feld Filter Konten wird automatisch die bei diesen Konten hinterlegte Abrechnungsart im Feld Filter Abrechnungsart eingetragen.
Inforegister Berechnung
Anschließend wird im Inforegister Berechnung im Feld Berechnung unter Berücksichtigung des Feldes Zeilentyp eine der folgenden Berechnungsarten ausgewählt:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Prozent | Zur Berechnung einer prozentualen Ausnahme (Voraussetzung: Zeilentyp Prozent). |
| Pauschal | Bei dieser Berechnungsart wird der im Feld Betrag eingegebene Wert in gesamter Höhe dem ausgewählten Konto für diesen Mietvertrag bzw. diese Einheit in Rechnung gestellt. Wenn mehrere Konten ausgewählt worden sind, wird der Betrag auf diese im Verhältnis der ursprünglichen Kosten aufgeteilt. |
| Max.Betrag | Diese Berechnungsart wird ausgewählt, wenn bei einem oder mehreren Konten ein bestimmter Betrag nicht überschritten werden darf. Die Aufteilung auf mehrere Konten erfolgt ebenfalls im Verhältnis der ursprünglich anfallenden Kosten. |
| Min.Betrag | Diese Berechnungsart wird benötigt, wenn bei einem oder mehreren Konten mindestens ein bestimmter Betrag abgerechnet werden soll. Auch hier wird der Betrag im Verhältnis der ursprünglichen Kosten auf mehrere Konten aufgeteilt. |
| Diff. zu Betrag (nur Erhöhung) | Die Kosten, die einen bestimmten Betrag übersteigen, werden bei dieser Berechnungsart auf den Mieter, umgelegt. |
| Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.) | Bei dieser Berechnungsart werden dem Mieter die Kosten, die einen bestimmten Betrag übersteigen, berechnet bzw. bei einem negativen Betrag, gutgeschrieben. |
| Max.Betrag/Verteilcode | Diese Berechnung wird ausgewählt, wenn z. B. eine Vereinbarung vorliegt, dass maximal ein bestimmter Betrag pro m² abgerechnet werden soll. Dafür wird im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte dieser eingetragen und im Feld Verteilungscode ein entsprechender Code ausgewählt. Vom System wird dann der Maximalbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen. |
| Min.Betrag/Verteilcode | Mithilfe dieser Berechnung kann im System hinterlegt werden, dass z. B. pro m² ein Mindestbetrag abgerechnet wird. Dafür wird im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte dieser eingetragen und im Feld Verteilungscode ein entsprechender Code ausgewählt. Vom System wird dann der Mindestbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen. |
| Diff. zu Betrag/Verteilcode (nur Erhöhung) | Die Kosten, die einen bestimmten Betrag pro Verteilcode übersteigen, werden bei dieser Berechnungsart auf den Mieter, umgelegt. Dafür wird im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte dieser eingetragen und im Feld Verteilungscode ein entsprechender Code ausgewählt. Vom System wird dann der Differenzbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen. |
| Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.) | Bei dieser Berechnungsart werden dem Mieter die Kosten, die einen bestimmten Betrag pro Verteilcode übersteigen, berechnet bzw. bei einem negativen Betrag, gutgeschrieben. Dafür wird im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte dieser eingetragen und im Feld Verteilungscode ein entsprechender Code ausgewählt. Vom System wird dann der Differenzbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen. Je nach Berechnungsart werden in den Feldern Prozent, Verteilungscode, Betrag pro Verteilcode und Betrag die entsprechenden Werte eingetragen. |
Hinweis
Bei Beträgen, die nur für einen Teil der Abrechnungsperiode gelten sollen, muss zur korrekten Abrechnung der Betrag eingetragen werden, der für das gesamte Abrechnungsjahr gelten würde. Beispiel: Ein Mieter muss vom 01.04.15-30.04.15 einen Max.Betrag von 100,- EUR für die Gartenpflege zahlen. Im Feld Betrag werden 1.200,- EUR (12 x 100,- EUR) eingetragen. Wenn in der Abrechnung die Ausnahmen angewendet werden, wird dann der zeitanteilige Betrag korrekt berücksichtigt.
Wichtig
Hochrechnung wird in Verbindung mit Ausnahmen von RELion nicht unterstützt.
Inforegister Zeitbezug
Soll die Ausnahme nicht für die gesamte Abrechnungsperiode angewendet werden, kann sie im Inforegister Zeitbezug bei Bedarf über die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum Ausnahme zeitlich begrenzt werden.
Inforegister Erläuterung
Im Inforegister Erläuterung wird bei einheitenbezogenen Ausnahmen im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Erklärung zu der Ausnahme eingetragen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen wird im Feld Vertragsausnahme Text eine entsprechende Erklärung eingetragen. Diese wird dann auf der Abrechnung angedruckt. Zusätzlich können über Text 1 bis 4 weitere Erläuterungen eingetragen werden, die dann auch auf der Abrechnung angezeigt werden.
Hinweis
Damit Erläuterungen der „Ausnahme“ in Bezug auf die Berechnung Prozent Miete (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung) geschaffen werden können, sind Platzhalter definiert worden, die in den Beschreibungstexten eingetragen werden können.
%1 = Berechnungssatz
%2 = Berechnungsgrundlage
Dadurch kann in einem der Beschreibungsfelder der Ausnahme ein zusammengesetzter Text erstellt werden: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt %2 EUR mit einem Prozentsatz von %1 % ermittelt.
Das würde dann in der Abrechnung folgendermaßen aussehen: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt 55.760,- EUR mit einem Prozentsatz von 2 % ermittelt.
Im Feld Darstellung können folgende Optionen ausgewählt werden:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Gesamt | Die Beträge, für die die Ausnahmen gelten, sind in den Kostenzeilen mit einem Sternchen gekennzeichnet und die Erläuterungen der Ausnahmen werden unter der Summe mit dem Differenzbetrag ausgegeben. |
| In Zeile | In der Einzelabrechnung wird unter dem betroffenen Konto in einer „neuen“ Zeile der Ausnahmentext angedruckt. Zusätzlich wird in der Kostenzeile dann nicht der ursprüngliche Betrag, sondern der durch die Ausnahme veränderte Betrag angedruckt. |
| Keine | Diese Darstellung darf nur für komplette Ausschlüsse verwendet werden. Deswegen wird bei der Anlage der Ausnahme überprüft, ob sowohl die Prozent- als auch Betragsfelder „Null“ sind. In der Einzelabrechnung wird das Konto unterdrückt. Wenn die Druckoption Konten ohne Anteil aktiviert ist, wird das Konto ohne Anteil ausgegeben. |
Je nach Option werden die Ausnahmen entsprechend in der Einzel- und in der Vertragsabrechnung dargestellt.
Wichtig
Bei Vertragsausnahmen ist es zwingend erforderlich, dass das Feld Vertragsausnahme Text gefüllt ist. Dafür ist es dort nicht notwendig das Feld Beschreibung zu füllen. Beschreibung ist nur bei einheitenbezogenen Ausnahmen zwingend zu füllen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Vertragsausnahme Text
- Text 1
- Text 2
- Text 3
- Text 4
Bei einheitenbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Beschreibung
- Text 1
- Text 2
- Text 3
- Text 4
Das gilt für die Darstellung In Zeile und auch für Gesamt.
Zusätzlich kann über folgende Optionen die Darstellung beeinflusst werden (werden mit Lizenz RE3080 – Erweiterte Ausnahmen freigeschaltet):
- Gesamtsumme drucken
Wenn das Feld deaktiviert wird, dann wird in der Einzelabrechnung die Gesamtsumme des betroffenen Kontos bei Verteilung nach Festbetrag unterdrückt, dies wirkt sich dann auch auf die Summe aus. Standardmäßig ist das Feld aktiviert.
- Immer drucken
Dieses Feld wird aktiviert, wenn der Ausnahmentext bei den betroffenen Kostenkonten in der Abrechnung immer gedruckt werden soll, wenn die Ausnahme angewendet worden ist, egal ob sie greift oder nicht.
Hinweis
Die Ausnahme kann nur dann immer angedruckt werden, wenn das betroffene Kostenkonto in der Abrechnung enthalten ist. Ausnahmen, die nicht aktiv sind, werden bei Option Immer drucken in Verbindung mit Darstellung Gesamt in der Erläuterung der Fußnoten aufgeführt.
Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung
In diesem Inforegister können weitere Berechnungsgrundlagen bestimmt werden, die die Ausnahmen in Abhängigkeit von Sollstellungen setzen.
- Es können pauschale Beträge (z. B. Verwaltergebühr) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.
- Es können maximale bzw. minimale Beträge (z. B. Instandhaltungsgrenzen) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.
Wichtig
Berechnungsgrundlage sind immer die sollgestellten Netto-Beträge im Abrechnungszeitraum! Dabei wird das Buchungsdatum herangezogen, der Leistungszeitraum wird nicht herangezogen. Es wird nicht berücksichtigt, ob Zahlungen gelaufen sind und auch nicht die Sollstellungszeilen.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Berechnung Sollstellung | Hier wird zur Information Prozent Miete als Berechnungsgrundlage angezeigt. Eine Änderung ist nicht möglich. |
| Prozent Sollstellung | In diesem Feld wird der Prozentsatz eingetragen, mit dem von der Miete der zu leistende Betrag ermittelt werden soll. |
| Sollstellungsart | In diesem Feld kann eine Sollstellungsart ausgewählt werden, deren Sollstellungskonten dann für die Berechnung herangezogen werden. Wenn keine Sollstellungsart ausgewählt wird, werden alle Sollstellungsarten verwendet. |
| Filter Sollstellungskonten | Hier kann, bei Bedarf, ein Filter auf Sollstellungskonten gesetzt werden. Wenn kein Filter gesetzt ist, dann werden alle Sollstellungskonten (Filter: Sollstellungsart <> ‘‘, RE Kontogruppe Forderungen/Erlöse) herangezogen. |
Pauschale Berechnung
Für das in Rechnung stellen eines pauschalen Betrages von der Miete (z. B. Verwaltergebühr) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.
Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:
- Zeilentyp: Einzelkonto Absolut
- Verwendung: Hier wird eine entsprechende Verwendung angegeben. (z. B. wird bei Auswahl Wirtsch.Plan diese Ausnahme nicht in der Abrechnung berücksichtigt.)
- Filter Konten: Hier ist das Kostenkonto einzutragen, über das der pauschale Betrag in Rechnung gestellt werden soll.
Wichtig
Dieses Konto ist folgendermaßen zu schlüsseln:
- Verwendung: je nach Auswahl im Feld Verwendung (s.o.)
- Abrechnungsart: Es ist eine Abrechnungsart einzutragen, die in der Abrechnung berücksichtigt wird.
- Verteilungsart: Festbetrag
- Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl des Kontos im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.
Inforegister Berechnung
- Berechnung Hier wird Pauschal ausgewählt.
- Betrag Das Feld wird leer gelassen.
Bei der weiteren Bearbeitung wird in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten das Feld mit dem jeweiligen Betrag gefüllt.
Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung (pauschal)
Je nach Vereinbarung sind die Felder entsprechend zu füllen.
Hinweis
Wenn im Feld Prozent Sollstellung kein Wert eingetragen wird, findet natürlich auch keine prozentuale Berechnung der Miete statt.
Verarbeitung der Pauschalen mit Basis Prozent Miete
Die Berechnungsgrundlagen werden berechnet durch:
- Abrechnung anlegen
- Wirtschaftsplan anlegen
- Ausnahmen holen (in Abrechnung und Wirtschaftsplan)
Die o.g. Prozesse sind folgendermaßen erweitert worden: Sofern eine vertragsbezogene Ausnahme gefunden wird, in der das neue Feld Prozent Sollstellung <> 0 ist und Berechnung Pauschal, wird pro Einheit am Mietvertrag die in der Abrechnung enthalten ist eine Abrechnung Ausnahme Karte angelegt.
Es wird eine Verbindung zwischen Vertrag Ausnahme Karte und Abrechnung Ausnahme Karte geschaffen. Je nach Art der Ausnahme (vertrags- oder einheitenbezogen) wird entweder eine Abrechnung Ausnahmen Karte oder mehrere (für jede am Mietvertrag und in der Abrechnung vorhandene Einheit) erstellt.
Dabei wird ermittelt, wie hoch der Sollstellungsbetrag auf Basis der Debitorenposten ist, der im Abrechnungszeitraum für die Einheit angefallen ist. (Überprüft werden Debitorenposten, deren Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist. Sollstellungsdifferenzen werden auch berücksichtigt – Gegenbuchungen durch den Bericht Ausgleich offener Forderungen dagegen nicht).
Hinweis
Wenn, nachdem die Ausnahmen in die Abrechnung geholt wurden, debitorische Buchungen im Abrechnungszeitraum getätigt werden, dann kann über ein erneutes Ausnahmen holen die Berechnungsgrundlage aktualisiert werden.
Aus dem ermittelten Betrag wird dann anhand der Prozentangabe im Feld Prozent Sollstellung der zu leistende Betrag errechnet und im Inforegister Berechnung im Feld Betrag eingetragen. Außerdem werden die Felder Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz gefüllt. Zusätzlich wird im Inforegister Zeitbezug der Nutzungszeitraum in die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum der Ausnahme eingetragen.
Ausnahmen anwenden
Da eine prozentuale Berechnung von einem Wert mit „Null“ bisher nicht möglich war, wird in den Abrechnungsposten der Betrag in die Felder Betrag anteilig und Ausnahme Betrag eingetragen. (z. B.: Betrag anteilig 100,- EUR Ausnahme Betrag 100,- EUR und Betrag vor Ausnahme 0,- EUR, Ausnahme Prozent 999,99)
Hinweis
Diese Änderung des Vorgehens betrifft nicht nur die Pauschalen auf Basis Prozent Miete, sondern alle Ausnahmen mit Berechnung Pauschal, Min.Betrag, Min.Betrag/Verteilcode, Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.) und Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.). Auch wenn der Ausnahme Betrag 0 ist. Damit den Ausnahmen die Datengrundlage nicht entzogen wird, werden nun neu beim Abrechnung berechnen bei der Option Zeilen mit Betrag 0 löschen nur Zeilen gelöscht, die nicht in Abrechnung Ausnahme mit o.g. Berechnungsarten enthalten ist.
Belege erzeugen
Sofern im Inforegister Erläuterung ein Text mit Platzhaltern definiert wurde, werden im Beleg statt der Platzhalter die entsprechenden Werte eingetragen.
Maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete
Für die Kappung der Kosten durch maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete (z. B. Instandhaltungsgrenzen) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.
Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:
- Zeilentyp Einzelkonto Absolut, Mehrere Konten Absolut
- Verwendung Hier wird eine entsprechende Verwendung angegeben. (z. B. bei Auswahl Wirtsch.Plan werden diese Ausnahmen nicht angewandt.)
- Filter Konten Hier sind die Objektkonten einzutragen, die für die Kappung in Frage kommen.
- Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl der Konten im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.
Inforegister Berechnung (Max./Min.Betrag)
- Berechnung Max.Betrag oder Min.Betrag
- Betrag Das Feld ist leer zu lassen.
Bei der weiteren Bearbeitung wird das Feld in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten mit dem jeweiligen Betrag gefüllt (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung).
Abrechnung Ausnahmen Karte/Wirtschaftsplan Ausnahmen Karte
Beim Anlegen der Abrechnung werden für jede Vertrag Ausnahmen Karte ein oder mehrere Abrechnung Ausnahme Karte angelegt. Die dazugehörende Übersicht kann in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Ausnahmen geöffnet werden.
Diese entspricht im Wesentlichen der Vertrag Ausnahmen Karte. Im Inforegister Allgemein ist im Feld Aktiv erkennbar, ob und wann die Ausnahme angewendet wurde.
Hinweis
Warum eine angewendete Ausnahme nicht aktiv ist, ist in der Übersicht Abrechnung Ausnahmen im Feld Hinweis zur Verarbeitung erkennbar.
Wurde eine Ausnahme auf Berechnungsgrundlage Prozent Miete erstellt, werden im Inforegister Berechnung in den Feldern Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz beim Anlegen der Abrechnung Ausnahme Karte die Werte eingetragen, die die Grundlage für den Wert im Feld Betrag sind. Das Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung aus der Vertrag Ausnahme Karte wird dagegen hier nicht benötigt. In der Vertrag Ausnahmen Karte können im Menüband die zu dieser Vertragsausnahme gehörenden Abrechnung Ausnahmen angesehen werden.
Hinweis
Die Vorgehensweise im Wirtschaftsplan ist identisch.