Nebenkostenabrechnung

• 1: Abbildung der Werte gemäß § 35a EStG
• 2: Aktivierung Betriebskosten
• 3: Berichtstexte
• 4: Betriebskostenabrechnung
• 4.1: Einführung und Einrichtung
• 4.2: Prozessablauf
• 4.3: Fallbeispiel
• 4.4: Vorauszahlung und Abrechnungszeilen
• 4.5: Ausnahmen
• 4.6: Abrechnung drucken
• 4.7: Kompakt - Betriebskosten, WEG-Abrechnung, Einheitenstorno
• 4.8: Datenpool und elektronische Belege
• 5: EVB-Einhebung und -Abrechnung
• 6: Heizkosten-Datenaustausch
• 7: Wirtschaftsplan
• 7.1: Einführung und Einrichtung
• 7.2: Fallbeispiel
• 7.3: Weiterführende Themen
• 7.4: Wirtschaftsplan für Österreich
• 8: Zählerverwaltung
• 9: Berichte
• 9.1: Abrechnung buchen
• 9.2: Objekt Abrechnungsübersicht Miete
• 9.3: Abrechnung Vertragswechsel nachtragen
• 9.4: Abstimmprotokoll Abrechnung
• 9.5: Wirtschaftsplan berechnen
• 9.6: Abrechnung Belege erzeugen
• 9.7: Ausbuchen offener Vorauszahlungen
• 9.8: Gesamtwirtschaftsplan
• 9.9: Kontrollliste Einheiten
• 9.10: Wirtschaftsplan Belege erzeugen

1 - Abbildung der Werte gemäß § 35a EStG

Einführung

Privatpersonen können Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen in begrenztem Umfang von ihrer Einkommensteuerschuld abziehen. Dies gilt auch für indirekt anfallende Kosten, beispielsweise für eine Immobilie, wenn diese über die Nebenkostenabrechnung oder die WEG-Einzelabrechnung dem einzelnen Mieter oder Eigentümer zugeordnet werden.

Einrichtung

Für die Abbildung von § 35a-Fällen müssen die entsprechenden Konten den Schalter Beträge §35a zulässig auf JA gesetzt haben.

Nur dann sind die Betragsfelder § 35a in den Erfassungszeilen der Belege und Buchungsblätter editierbar. Da dies bei einer großen Anzahl an Objekten und Konten ein nicht unerheblicher Aufwand darstellen kann, wurden auch die Vorlagekonten entsprechend angepasst:

Um die Änderungen präzise und ohne unbeabsichtigte Anpassung anderer Werte auf den gewählten Objektkonten vornehmen zu können, wurde die Verarbeitung Objektkonten erstellen/aktualisieren erweitert:

In den Optionen besteht eine Auswahl für das Überschreiben von Inhalten:

Wird im Look-up über die drei Punkte ein oder mehrere bestimmte Felder ausgewählt, so wird die Auswahl automatisch auf den Wert Einige Felder gestellt:

Mit Durchführung des Berichts würde in diesem Fall nur der Wert für das Feld Beträge §35a zulässig in den Objektkonten überschrieben.

Dafür wurde die Abarbeitung des Berichts aufgetrennt:

• Wird in der Auswahl entweder Einige Felder oder Alle Felder ausgewählt und der Bericht durchgeführt, so werden bestehende Konten aktualisiert.
• Wird der Bericht mit der Auswahl leer durchgeführt, dann werden Objektkonten in den Kontenlisten der gewählten Objekte erstellt.

Das Programm ist für die Neuverwendung der Betragsspalten eingerichtet!

Umstellung bestehender Sachposten

Es gibt auch Sachposten im Mandanten, die bisher mit Hilfe der Dimensionen gebildet wurden. Um diese effektiv auf die neue Vorgehensweise zu konvertieren, steht ein Tool zur Umstellung der Sachposten zur Verfügung:

Nach Umstellung der Objektkonten und Migration der Sachposten ist das System bereit für die neue Vorgehensweise zur Abbildung der Werte nach § 35a in RELion.

Die bisherigen Dimensionen § 35a sind obsolet und wurden in der RE Einrichtung entfernt. Bei Buchungen sind künftig ausschließlich die neuen Betragsfelder zu verwenden.

Erfassung der Werte

Die Fälle nach § 35a können komfortabel über eigene Betragsspalten erfasst werden. Dafür wurden drei neue Spalten eingeführt, die unter der Bedingung des gesetzten Schalters Beträge § 35a zulässig im verwendeten Objektkonto editierbar sind:

Die eingegebenen Werte werden validiert: Die Summe der Beträge darf den Brutto-Zeilenbetrag nicht überschreiten.

Zusätzlich steht eine weitere Spalte für den Materialwert zur Verfügung, die über Personalisieren in die Erfassungszeilen und Sachposten eingeblendet werden kann. Dieses Feld ist nicht editierbar; der Wert wird automatisch berechnet als Differenz aus Brutto-Zeilenbetrag minus den drei § 35a-Beträgen. Werden die anderen Werte auf 0 gesetzt, wird auch dieses Feld automatisch auf 0 gesetzt.

Nach der Buchung erscheinen die Werte wie erfasst in den jeweiligen Spalten der Sachposten:

Dort können die Beträge noch geändert werden, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Das verwendete Objektkonto hat den Schalter Beträge §35a zulässig auf JA gesetzt.
• Die Summe der Beträge überschreitet nicht den Bruttobetrag des Kosten-Sachpostens.
• Der Sachposten wurde noch nicht in einer Abrechnung verwendet. Sobald dies der Fall ist, sind die § 35a-Betragsfelder nicht mehr änderbar.

Wichtig

Im Zuge der Umstellung wurde auch die Stapelverarbeitung Skonto rückrechnen angepasst. Da diese im Gegensatz zur nicht anrechenbaren Vorsteuer nicht nur die Zusammensetzung des Bruttobetrags, sondern auch dessen Höhe beeinflusst, müssen anteilig auch die Beträge für § 35a zurückgerechnet werden. Rundungsdifferenzen werden dem Betragsfeld Material zugerechnet.

Ausweis bzw. Verarbeitung in Berichten

In Berichten wie dem Objektkontoauszug wird die Belegung der § 35a-Werte mit einer Boolean-Darstellung angezeigt (d. h., ob ein Posten § 35a-Werte enthält oder nicht).

Im Bericht Objektbuchungen LZ/35a werden die Beträge nach § 35a gezeigt. Die Berechnung erfolgt jedoch über die Betragsfelder und nicht mehr über die bisherigen Dimensionen.

Ausgabe und Darstellung in der Abrechnung

Die bisherige Netto-Steuer-Systematik, die eine Vielzahl von Feldern erforderte, wurde durch eine übersichtlichere und kompakte Darstellung in drei Brutto-Spalten ersetzt.

Der Inhalt dieser Spalten ist die Summierung der § 35a-Betragsfelder der Sachposten, die dem jeweiligen Objektkonto zugeordnet werden können. Damit entfällt die bisher notwendige Umrechnung und Identifizierung der Werte über aufgeteilte Sachposten.

Weitere Details sind in der Dokumentation zur Betriebskostenabrechnung zu finden.

2 - Aktivierung Betriebskosten

Einführung

Exkurs: Buchung mit Bestandsverminderung

Unfertige Leistungen – Noch nicht abgerechnete Betriebskosten

Dieser Exkurs beschreibt die bilanziellen Abläufe zur Erfassung und Auflösung noch nicht abgerechneter Betriebskosten und zeigt, wie die betreffenden Posten über die entsprechenden Kontengruppen der Wohnungswirtschaft abgebildet werden. Umlagefähige Betriebskosten wie Grundsteuer oder Hausmeisterkosten werden während des Jahres zunächst als Aufwand gebucht, anschließend jedoch – soweit sie vermieteten Einheiten zugeordnet werden können – auf Kontengruppe 15 „Noch nicht abgerechnete Betriebskosten“ aktiviert. Solange keine Abrechnung vorliegt, dürfen diese Beträge nicht als Umsatzerlöse auf Kontengruppe 601 „Umlagen aus Hausbewirtschaftung“ erfasst werden, sondern müssen ertragswirksam über Kontengruppe 646 „Bestandserhöhungen bei noch nicht abgerechneten Betriebskosten“ gebucht werden.

Von den Mietern geleistete Vorauszahlungen werden als Bankgutschrift auf Kontengruppe 274 „Guthaben bei Kreditinstitut“ sowie zugleich als Verbindlichkeit auf Kontengruppe 431 „Anzahlung auf unfertige Leistungen“ erfasst. Eine Verrechnung vor der endgültigen Abrechnung ist aufgrund des Saldierungsverbots (§ 246 Abs. 2 HGB) unzulässig.

Nach dem Jahreswechsel werden die aktivierten Beträge der Kontengruppe 15 über Kontengruppe 648 „Bestandsverminderungen bei noch nicht abgerechneten Betriebskosten“ wieder aufgelöst und als Aufwand gebucht. Erst im Anschluss an die tatsächliche Nebenkostenabrechnung können die endgültigen Umlagen als Forderungen und Erlöse verbucht sowie mit den geleisteten Vorauszahlungen aus Kontengruppe 431 verrechnet werden.

Der Bericht Aktivierung Betriebskosten unterstützt diesen Prozess, indem er die unterjährig zu aktivierenden Kosten pro Objekt, Abrechnung Objekt Karte, Abrechnungsart, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe sowie differenziert nach Brutto- und Nettokosten ermittelt und bucht.

Eine Passivierung der BK-Vorauszahlungen, sofern diese als Erlös gebucht wurden, kann über das Objektkontenschema erfolgen.

Einrichtung

Beim Start des Berichts wird geprüft, ob bestimmte Grunddaten korrekt eingerichtet sind.

Die Konten für die Abrechnung sind in der Regel bereits angelegt; für die Aktivierung können jedoch zusätzliche Konten erforderlich sein. Die Abstimmung mit den Bereichen Betriebskostenabrechnung und Finanzbuchhaltung ist zwingend notwendig.

Global MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen steuern die Berechnung und Buchung der Umsatzsteuer basierend auf dem Sitz (Land/Region) des an einem Geschäftsvorfall beteiligten Debitors oder Kreditors.
Vor der Einrichtung ist festzulegen, wie viele Gruppen benötigt werden. Dies hängt u. a. von gesetzlichen Vorschriften sowie dem Inlands- bzw. Auslandsgeschäft ab.

Über die Suche wird die Tabelle MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen geöffnet.

Für die Betriebskostenabrechnung ist zu unterscheiden, ob Brutto- oder Nettokosten verteilt werden. Dafür sind zwei Einrichtungen relevant:

• MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe des Einheitenvertrags
• MwSt.-Produktbuchungsgruppe des Objektkontos

RELion ermöglicht eine Abrechnung über Nettokosten ohne Umsatzsteuer. Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe des Einheitenvertrags enthält das Feld Steuerfrei Bruttobeträge.

• Mit Kennzeichnung: Aktivierung der Bruttokosten
• Ohne Kennzeichnung: Aktivierung der Nettokosten

Objektkonten

Für eine korrekte Verteilung der abzurechnenden Objektkonten sind folgende Felder zu prüfen:

• Feld Abrechnungsart muss gefüllt sein.
• Feld Verwendung muss den Wert Alles, Abrechnung oder Wirtschaftsplan enthalten.
• Ein Eintrag im Feld Verteilungscode oder Verteilungscode Wirtschaftsplan ist erforderlich.

Sind beide Verteilungscodes gefüllt, wird für die Berechnung der Verteilungscode Wirtschaftsplan verwendet.

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Für jede Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in einem Einheitenvertrag verwendet wird, muss eine Zeile in der Abrechnungsart Buchungsmatrix existieren. Die Liste wird über die Suche geöffnet.

Hinweis

In jeder Zeile dürfen identische Konten verwendet werden, da die Aktivierung über Zusatzinformationen (Herkunftscode, Ursachencode, Abrechnungsart) differenziert wird.

Folgende Felder müssen zwingend gefüllt sein:

Abrechnung Objekt Karte

Für die Ausführung des Berichts Aktivierung Betriebskosten ist eine Abrechnung Objekt Karte erforderlich. Diese wird über die Objektkarte geöffnet und muss die Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung enthalten.

Hinweis

Eine Vorlage für eine Abrechnung Objekt Karte mit voreingestellter Buchungsmethode anlegen. Andere Felder wie Druckoptionen werden für die Aktivierung nicht benötigt, können aber sinnvoll vorbelegt werden. Der Filter Abrechnungsarten wird im Aktivierungsprozess nicht verwendet.

Für jede Abrechnungsperiode, in der Kosten aktiviert werden sollen, muss eine eigene Abrechnung Objekt Karte mit Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung angelegt werden. Nur dadurch nimmt ein Objekt am Aktivierungsprozess teil.

Hinweis

Objekte ohne Einheitenstämme werden nicht berücksichtigt.

• Über das Feld Abrechnungscode wird der Abrechnungszeitraum definiert.
• Die Aktivierung erfolgt immer nach dem Leistungszeitraum der Buchung.
• Das Feld Leistungszeitraum berücksichtigen wird nur in der Abrechnung selbst ausgewertet, nicht bei der Aktivierung.
• Buchungen mit Leistungszeitraum oder Abrechnungsart, für die keine gültige Abrechnung Objekt Karte mit Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung existiert, werden nicht aktiviert. Es erfolgt keine Fehlermeldung.

Optional kann über Filter Abrechnungsarten eingeschränkt werden.

Wichtig

Eine Abrechnungsart darf nicht in zwei Abrechnung Objekt Karten vorkommen. Leistungszeiträume dürfen sich nicht überschneiden.

Prozessablauf

Bei der bilanziellen Buchung eines Objekts besteht die Möglichkeit, innerhalb eines Abrechnungsjahres Betriebskosten zu aktivieren. Der Bericht Aktivierung Betriebskosten ermittelt auf Basis der gebuchten Kosten unterjährig oder zum Jahresende die zu aktivierenden Betriebskosten und erzeugt die entsprechenden Aktivierungsbuchungen. Ziel ist eine möglichst genaue Bewertung zum Bilanzstichtag, wobei Abweichungen zur späteren Nebenkostenabrechnung auftreten können.

• Ermittlung der relevanten Betriebskosten aus den unterjährigen oder jahresendbezogenen Buchungen;
• Prüfung, ob für das Objekt eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung vorhanden ist;
• Berücksichtigung der Abrechnungsart, der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe sowie der Einstellung zur Brutto-/Netto-Betrachtung;
• Ermittlung der aktivierungsfähigen Kosten je Objekt und Abrechnungsparameter;
• Erstellung der Aktivierungsbuchungen zur Erhöhung der unfertigen Leistungen bzw. Erfassung kalkulatorischer Kosten;
• Sicherstellung einer korrekten Zuordnung gemäß Objektkonten, Abrechnungsart und Verteilung;
• Ausschluss von Objekten, die nicht dem Typ Mietobjekt entsprechen (WEG‑Objekte werden nicht verarbeitet).

Die Berechnung und Aktivierung erfolgt in RELion je Objekt, basierend auf Abrechnung Objekt Karte, Abrechnungsart, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe sowie der Unterscheidung nach Brutto- und Nettokosten.

Es werden ausschließlich Mietobjekte berücksichtigt; WEG Objekte sind von der Aktivierung ausgeschlossen.

Aktivierung Betriebskosten

Nachdem eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung angelegt wurde, ist der Bericht wie folgt zu starten:

Im Navigationsbereich Abteilungen die Navigationsoption Periodische Aktivitäten / Abschlussbuchungen auswählen und den Bericht Aktivierung umlagefähiger Kosten öffnen.

Im Inforegister RE Objekt ggf. auf das gewünschte Objekt filtern.

Im Inforegister Optionen stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
Stichtag (Monatsende)	Periodenenddatum des Berichts und gleichzeitig Buchungsdatum der Aktivierung. Beispiel: Geschäftsjahr (Firmendaten/ZE): 01.10.28 – 30.09.29 Stichtag des Berichts: 31.03.29 Filter für Buchungen: 01.10.28 (Geschäftsjahresbeginn/Beginn der ZE) bis 31.03.29 Hinweis: • Aktivierungsfähige Buchungen werden über das Buchungsdatum gefiltert. Die gefundenen Buchungen werden über ihren Leistungszeitraum den Abrechnungszeiträumen zugeordnet. Bei fehlendem Leistungszeitraum gilt das Buchungsdatum als Leistungszeitraum. • Beginnt der Leistungszeitraum vor dem Abrechnungszeitraum oder endet er danach, erfolgt eine zeitanteilige Berechnung. • Liegt der Leistungszeitraum vollständig außerhalb des Abrechnungszeitraums, wird die Buchung nicht berücksichtigt. Es empfiehlt sich in diesem Fall, eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung für diesen Zeitraum anzulegen. • Es wird geprüft, ob das jeweilige Konto im laufenden Geschäftsjahr bis zum Stichtag mindestens eine Buchung hat; der Kontosaldo wird nicht geprüft.
Ersatz-Verteilung	Wird verwendet, wenn: • die Verteilungsart des Kontos nicht zeitanteilig ist; • der ermittelte Verteilungscode keinen Einheiten-Verteilungscode ≠ 0 hat. Der Ersatz-Verteilungscode ist nötig, da bei verbrauchsabhängigen Kosten auf Basis von Festwerten zum Zeitpunkt der Aktivierung die endgültige Verteilung noch nicht bekannt ist.
Objektkonten drucken	Es wird eine Übersicht aller Objektkonten ausgegeben, die umgelegt werden können. Empfohlen zur einmaligen Prüfung der Objektkonto-Einrichtung. Durch Vergleich mit einer Objektkonten‑Saldenliste kann festgestellt werden, ob alle abrechnungsfähigen Konten gefunden werden. Hinweis: Falls erforderlich, Felder Abrechnungsart, Verteilungscode bzw. Verteilungscode Wirtschaftsplan und Verteilungsart im Objektkonto prüfen.
AK‑Beteiligung drucken	Ermittelt je Abrechnung Objekt Karte die Abrechnungskreis‑Beteiligungen und anteiligen Verteilungswerte. Bei vielen Einheiten, Abrechnungskreisen oder Verteilungscodes kann der Ausdruck sehr umfangreich werden.
Nur Anteile ≠ 0 drucken	Es werden ausschließlich Verteilfaktoren ungleich Null ausgegeben.
Drucke Buchungen	Jede einzelne Buchung wird ausgegeben. Das Buchungsdatum muss zwischen Geschäftsjahresbeginn und Stichtag liegen. Die Aufteilung erfolgt über den Leistungszeitraum im Verhältnis zum Abrechnungszeitraum, maximal bis zum Bilanzierungsstichtag.
Nur Kontensummen	Pro Konto wird nur eine Summenzeile ausgegeben.
Kostenumlage detailliert	Kostenverteilung erfolgt pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, da die Abrechnungsart Buchungsmatrix nach dieser Kombination aufgebaut ist. Bei Aktivierung der Option wird eine Zeile pro Kostenkonto, Abrechnungskreis und Einheitenvertrag ausgegeben. Wenn der Verteilwert eines Abrechnungskreises = 0 ist, erfolgt keine Umlage.
Buch.-Blattzeilen erstellen	Die berechneten Werte werden in ein Buch.-Blatt übertragen.
Buch.-Blattvorlage	Auswahl der gewünschten Buch.-Blattvorlage.
Buch.-Blattname	Auswahl eines Buch.-Blattnamens.
Belegnr.	Freie Eingabe einer Belegnummer; alle Buchungen erhalten diese Belegnummer.
fehlende Einheitenverteilung anzeigen	Zeigt Einheitenverteilungen an, bei denen im Zeitraum keine Einheit zugeordnet ist. Hinweis: Erhöht die Laufzeit des Berichts und ist primär zur Differenzsuche empfohlen.
Filter Abrechnungsarten	Filter über die Felder Code 1 bis Code 5 auf einzelne oder mehrere Abrechnungsarten. Hinweis: Ein Filter in der Abrechnung Objekt Karte übersteuert den Filter im Bericht.

Objektkonten drucken

Hinweis

Wenn ein Ersatz-Verteilungscode herangezogen wird, wird ein entsprechender Hinweis in der letzten Spalte unter Hinweis angezeigt. Können bei dem Konto Ausnahmen nicht berücksichtigt werden, so werden diese mit einem X gekennzeichnet.

Bei Mieterwechseln im Zeitraum erfolgt eine zeitanteilige Berechnung nach Tagen.

Nur Kontensummen

Erzeugt pro Kostenkonto lediglich eine Summenzeile.

Kostenumlage detailliert

Die Kostenverteilung erfolgt pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, da die Abrechnungsart-Buchungsmatrix jeweils für eine Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe eingerichtet wird.

Bei Wahl der Option Kostenumlage detailliert wird eine Zeile pro Kostenkonto, Abrechnungskreis und Einheitenvertrag ausgegeben. Ergeben die Verteilwerte eines Abrechnungskreises den Wert Null, erfolgt keine Umlage.

Hinweis

Für die Standardausgabe des Berichts sollten die Optionen Objektkonten drucken und Nur Kontensummen gewählt werden. Die übrigen Optionen eignen sich insbesondere zur Differenzsuche, erzeugen jedoch – abhängig von der Objektgröße – sehr umfangreiche Berichtausgaben.

Am Ende der Ausgabe erscheint eine Summierung pro Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe.

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Die Konten werden aus der Abrechnungsart Buchungsmatrix ermittelt. Der gebuchte Bestand ergibt sich aus dem

• Saldo von Konto Nr.
  • Bei der Spalte Umlegbar vom Konto „Unfertige Leistungen Konto“
  • Bei Leerstand vom Konto: „Kalkulatorische Kosten Leerstand
  • Bei Ausnahmen vom Konto: „Kalkulatorische Kosten Ausnahmen“
• Buchungsdatum kleiner gleich Stichtag, Ultimobuchungen werden nicht berücksichtigt.
• Abrechnungsart der Buchung = aktuelle Abrechnungsart
• Abrechnungscode der Buchung = aktueller Abrechnungscode
• Herkunftscode der Buchung =
  • AKTKOST (Gesamtkosten)
  • AKTLEER (Leerstandskosten)
  • AKTAUS (Kosten f. Ausnahmen)
• Ursachencode der Buchung = aktuelle MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe.  

Buchen der Aktivierung

Die in den Summenzeilen des Berichts dargestellten Werte werden in ein Buch.-Blatt übergeben, sofern die Option Buch.-Blattzeilen erstellen aktiviert wurde. Die Aktivierung wird anschließend aus diesem Buch.-Blatt heraus gebucht. Vor dem Aufruf der Funktion muss das Buch.-Blatt vollständig leer sein.

Der Text im Feld Beschreibung wird automatisch generiert und setzt sich zusammen aus:

• Akt. + Abrechnungsart
• Leerstand/Ausnahmen + Abrechnungscode
• MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
• Abrechnungszeitraum

Dimensionen werden über die Objektnummer ermittelt. Alle MwSt.-Informationen in der Buch.-Blattzeile werden gelöscht, sodass keine Steuer gebucht wird. Bei MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen mit Steuerfrei-Brutto ist die anteilige Vorsteuer bereits in der Kostenumlage berücksichtigt.

Umstellen auf Bilanzielle Methode

Nach Ende des Abrechnungsjahres wird die Buchungsmethode der Abrechnung Objekt Karte von Bilanzielle Aktivierung auf Bilanzielle Methode umgestellt und die Abrechnung anschließend regulär an die Miete durchgeführt.

Hinweis

Die Umstellung sollte erst kurz vor Erstellung der Abrechnung erfolgen, da im laufenden Geschäftsjahr weiterhin Buchungen für den Abrechnungszeitraum anfallen können.

Hinweis

In RELion können Abrechnungskarten für die Aktivierung auch direkt mit der Buchungsmethode Bilanzielle Methode angelegt werden.
Bei Verwendung dieser Buchungsmethode wird zusätzlich der Bearbeitungsstatus geprüft. Sind die Felder Freigabe zum Buchen, Gebucht oder Gesperrt auf Ja, erfolgt keine Aktivierung mehr. Diese Vorgehensweise erspart die spätere Umstellung der Buchungsmethode, erfordert jedoch, dass die verwendete Abrechnung Objekt Vorlage bereits vollständig eingerichtet ist (z. B. Druckoptionen), sodass keine nachträglichen Anpassungen nötig werden.

Bei Nutzung der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung lassen sich die Abrechnungskarten jedoch deutlicher nach ihrem Zweck filtern.

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Berechnung der Umlage/Ausnahmen

Pro Abrechnung Objekt Karte werden die zeitanteiligen Kosten berechnet und in drei Kategorien aufgeteilt:

• Umlegbar (Einheitenvertrag Leerstand = nein)
• Leerstand (Einheitenvertrag Leerstand = ja)
• Ausnahmen

Hinsichtlich der MwSt.-Behandlung gelten die gleichen Regeln wie bei der Abrechnung. Bei steuerpflichtigen Einheiten erfolgt eine Aktivierung der Nettokosten und bei steuerfreien Einheiten der Kosten inkl. MwSt.

Bei den Ausnahmen kommen nur absolute Ausnahmen (Zeilentyp Absolut) mit einem Betrag von 0,00 EUR bzw. relative Ausnahmen (Zeilentyp %) pro Konto, Kontogruppe oder Abrechnungsart zur Anwendung. Weitere Ausnahmen kommen nicht zum Tragen.

Es werden alle Ausnahmen berücksichtigt, die am Ende der Aktivierungsperiode gelten.

Die Hochrechnung von Einheitenverteilungen, also die Berücksichtigung von Veränderungen der Einheitenverteilungen während des Abrechnungszeitraums, wird bei der Aktivierung nicht berücksichtigt.

Ausnahmen und Spezialfälle

Die Felder Verwaltungsbeginn und Verwaltungsende auf der Objektkarte werden nicht ausgewertet. Buchungen mit der RE Buchungsart VSt Korrektur oder den Kennzeichen Nicht in Abrechnung werden nicht berücksichtigt.

Beispielhafte Darstellung des Buchungsprozesses

Anhand einer einfach gehaltenen Darstellung mittels T-Konten wird das Buchungsprozedere einer Betriebskostenabrechnung bei Bilanzierung erläutert.

Wichtig

Es handelt sich hierbei um ein einfaches Modellbeispiel ohne Zusammenhang mit dem vorigen Fallbeispiel.

Ausgangslage:

• Das Abrechnungsjahr entspricht dem Geschäftsjahr (z. B. 01.01.-31.12.)
• Das abzurechnende Objekt umfasst drei Einheiten: zwei vermietete Einheiten und eine leerstehende Einheit.
• Für die beiden vermieteten Einheiten wurden Vorauszahlungen (VZ) in Höhe von insgesamt 800,00 EUR gebucht.
• Es sind Betriebskosten von 1.000,00 EUR angefallen.
• Die leerstehende Fläche beträgt 10% der Gesamtfläche und war vollständig leer.

Buchungsverfahren Betriebskosten (BK) bei Bilanzierung (wohnungswirtschaftlicher Kontenrahmen)

1. BK-Rechnungen bezahlen
2. VZ der Mieter
   1. Sollstellung
   2. Zahlung der Miete/VZ

• Zum Jahresabschluss werden somit zuerst alle Kosten als unfertige Leistungen aktiviert.
• Im Bericht werden die zu erwartenden Leerstandskosten (100,00) ermittelt und mindern die unfertigen Leistungen.
• Im Bericht werden die zu erwartenden Kosten für Ausnahmen (40,00) ermittelt und mindern die unfertigen Leistungen.

Abrechnung

• Bei Mieter A werden 40,00 EUR wegen einer Vertragsausnahme nicht abgerechnet und verbleiben beim Unternehmen.
• In der Abrechnung werden die Kosten manuell berichtigt. Dies führt dazu, dass nur 989,00 EUR Gesamtkosten abgerechnet werden.
• Auf den Leerstand entfällt ein Kostenanteil von ca. 10% = 99,00 EUR.
• Mieter A hat ein Guthaben von -100,00 EUR
• Mieter B hat eine Nachzahlung von 150,02 EUR
• Im Gesamtobjekt ergibt sich bei der Kostenverteilung eine Rundungsdifferenz von 0,02 EUR zu seinen Lasten.

Objektabrechnungsübersicht

3 - Berichtstexte

Einführung

RELion bietet die Möglichkeit, die Texte im Anschreiben der Abrechnung über Berichtstexte zu definieren.

Hinweis

Empfohlen wird, mindestens einen Berichtstext für Mietabrechnungen und einen Berichtstext für Eigentümerabrechnungen anzulegen.

Berichtstexte

Über die Suche RE Berichtstexte öffnen.

RE Berichtstexte sind Texte, mit denen allgemeine Textblöcke für Anschreiben bereitgestellt werden können. Normalerweise werden bei der Positionierung die Optionen Vortext und Nachtext verwendet.

Berichtstext neu anlegen

Die Aktion Neu wählen und im Feld Beschreibung intern eine Bezeichnung eingeben, unter der der Textbaustein gefunden werden soll.

Die Felder Eigentümer / Mieter, Objektnr., Geschäftsvorfallcode dienen zur Filterung bei automatisch erstellten Anschreiben. So können z. B. die Texte für Hausgeldabrechnungen (Eigentümer) und Nebenkostenabrechnung für Mieter unterschieden werden.

Im unteren Teil der Seite können die Textzeilen erfasst werden. Mit Beschreibung editieren kann ein Fließtexteditor gestartet werden. Normalerweise wird der Fließtext bei 80 Zeichen umgebrochen. Individuelle Zeilenlängen können vorgegeben werden, indem im Feld Zeilenlänge in Zeichen vorher ein kleinerer Wert als 80 eingetragen wird. Bei einer größeren Zahl können im jeweiligen Anschreiben jedoch Darstellungsprobleme entstehen.

Mit Unterstreichung und Fettdruck kann für die jeweilige Zeile die Darstellung formatiert werden, sofern der Bericht dies unterstützt.

Berichtszuordnung

Dieser Punkt ist wichtig, um den Berichtstext einem oder mehreren Berichten zuzuordnen. Dazu Berichtszuordnung in den Aktionen wählen.

Um die Berichtstexte anzuwenden, wird in der Tabelle RE Berichtszuordnung der Bericht mit dem zuständigen Bereich eingetragen.

Berichtstexte in der Abrechnung

In der Abrechnung für Nebenkosten bzw. Hausgeld sind mehr Optionen verfügbar, da hier das Anschreiben und auch Anlagen mit Texten versehen werden können. Im Anschreiben wird dabei der Vortext vor der Gegenüberstellung der Vorauszahlungen und Kosten ausgegeben.

Mitte wird vor der Darstellung der neuen Vorauszahlungen ausgegeben, falls die Druckoption Vorauszahlungen Alt-Neu drucken aktiviert ist.

Der Nachtext wird am Ende des Anschreibens gedruckt und enthält normalerweise allgemeine Hinweise und einen Schlusssatz.

Zusätzlich kann die Positionierung Erläuterung allgemein verwendet werden, um am Ende der Einzelabrechnungen weitere Erklärungen auszugeben. Die Positionierung Hinweis § 35a wird in der Anlage Ausweis gemäß § 35a EStG zur Verfügung gestellt.

Bedingte Textauswahl

Im Anschreiben können mithilfe vordefinierter Steuerelemente Inhalte variabel erweitert bzw. nach bestimmten Bedingungen (WENN) ausgewählt werden.

Dazu gibt es:

• Bedingte Auswahl, beginnend mit [WENN Sxxx: …:]
• Ersetzungen, beginnend mit [ERSETZE +xxxxx+]

In der Betriebskostenabrechnung sind WENN-Schleifen für die Behandlung von Nachzahlung und Guthaben, mit entsprechenden Bedingungen, hinterlegt. Diese sind fest eingebaut und werden beim Eintrag in der Mitte oder Nachtext über Schleifen im Programm gesteuert. Bei Vortexten können sie nicht verwendet werden, da mehrere Beträge noch nicht berechnet sind, solange der Vortext aufbereitet wird.

Folgende Filterkriterien werden dabei berücksichtigt:

• Guthaben oder Nachzahlung
• Mieter aktuell oder ausgezogen (zum Stichtag Abrechnung bis)
• Eigentümer aktuell oder verkauft (zum Stichtag Abrechnungsdatum)
• LS (Lastschriftmandant) ja/nein
• Bankverbindung am Einheitenvertrag bekannt ja/nein

Syntax: [WENN Sxxx: Kommentar:]

• xxx: dreistellige Zahl der Bedingung. Kommentar: kann aus beliebigen Hinweisen bestehen.

Die Markierung [WENN S001: Guthaben…] wird beim Drucken komplett unterdrückt. Damit der Ausdruck erfolgt, muss nach dem Kommentar ein Doppelpunkt „:“ und eine schließende eckige Klammer „]“ folgen. [WENN S001: Guthaben:]. Jeder vordefinierten Bedingung [WENN] folgt eine dreistellige Zahl, beginnend mit einem führenden „S“. Alle Zeichen, die nach der Zahl kommen, sind nur Kommentare und dienen der Lesbarkeit im Berichtstexteditor.

WENN-Bedingungen für Kostenblock

Folgende WENN-Bedingungen stehen für den Kostenblock im Abrechnungsanschreiben zur Verfügung. Je nachdem welche Kriterien ein Einheitenvertrag erfüllt, wird der Text aus der entsprechenden WENN-Bedingung angedruckt.

Filter bei den einzelnen WENN-Schleifen

WENN-Bedingungen für Vorauszahlung Alt-Neu

Folgende WENN-Bedingungen stehen für das Abrechnungsanschreiben zur Verfügung.

Filter bei den einzelnen WENN-Schleifen bei Darstellung Vorauszahlung Alt-Neu

Hinweis

Die WENN-Schleifen S100-S123 können nur im Nachtext verwendet werden, da erst dann die notwendigen Angaben im Zugriff sind. Damit die Bankverbindung des Debitors erkannt wird, ist diese am Einheitenvertrag zu hinterlegen. Sofern mehrere Einheitenverträge an einem Vertrag vorhanden sind, so wird nur die 1. Einheit geprüft und deren Angaben verwendet.

Definierte Ersetzungswörter

In der Abrechnung stehen von RELion bereitgestellte Ersetzungswörter zur Verfügung. Diese sind als Platzhalter zu sehen und werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Ersetzungen

Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]

• XXXXX= Ersetzungswort

Wichtig

Die exakte Schreibweise ist dabei zu beachten.

Beispiel:

Ersetzungen

Wir werden den Betrag von [ERSETZE +ABRECHNUNGSERGEBNIS+] [ERSETZE +WÄHRUNG+] auf Ihr Konto mit der Kto.Nr. [ERSETZE +SEPA-IBANX+] bei der [ERSETZE +BANKNAME+] überweisen.

Ausdruck

Wir werden den Betrag von 1.212,40 EUR auf Ihr Konto mit der Kto.Nr. XXXX XXXX XXXX XXXX XX32 10 bei der Sparkasse Laupheim überweisen.

Bedingte Auswahl

Die Markierung für die Bedingte Auswahl [WENN Sxxx: Kommentar:] muss immer ganz links in der Zeile stehen. Die Bedingungen sind je nach Einsatzgebiet (z. B. RE Abrechnung) vordefiniert und können nur aus der Liste der vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt werden.

4 - Betriebskostenabrechnung

4.1 - Einführung und Einrichtung

Einführung

Die Betriebskostenabrechnung ist vom Vermieter bzw. Verwalter pünktlich zu erstellen und zu verschicken. Dabei ist darauf zu achten, dass die Regelungen über die Form, den Inhalt und die Fristen eingehalten werden. Auch ist es wichtig, dass alle angefallenen Kosten ordnungsgemäß gebucht und den Verträgen entsprechend verteilt sind.

RELion bietet mit dem Modul für die Betriebskostenabrechnung umfangreiche Funktionalitäten:

• automatisiertes Erstellen einer Abrechnung für Eigentümer, Wohnungsmieter, Gewerbemieter etc.
• Steuerung des Abrechnungsausdruckes über eine Vielzahl von Optionen.

Einrichtung

Für die Erstellung der Abrechnung ist es zwingend erforderlich, dass alle relevanten Buchungen mit Abrechnungskreisen versehen sind. Damit dies sichergestellt werden kann, wird das Feld Abrechnungskreise verwenden aktiviert.

Zusätzlich kann das Feld Autom. aktual. Objektabrechnungskreis aktiv gesetzt werden, um sicherzustellen, dass beim Anlegen der Abrechnung im Standard-Abrechnungskreis Objekt alle Einheiten des Objekts enthalten sind.

Im Inforegister Nummerierung wird in den Feldern Abrechnung Belegnummern und Wirtschaftsplan Belegnummern eine bereits bestehende Nummernserie ausgewählt, die dann als Rechnungs- und Belegnummer in der Abrechnung bzw. Wirtschaftsplan verwendet wird. Im Feld Ausbuchung Belegnummern wird eine Nummernserie eingetragen, die für die Buchungen des Berichts Ausbuchen offener Vorauszahlungen verwendet werden soll.

Hinweis

Bei der Erstellung der Nummernserie ist darauf zu achten, dass diese maximal 15 Zeichen lang ist.

Im Inforegister Dimensionen werden in der Länderversion Deutschland die Dimensionen der Haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG bestimmt.

Im Feld Dim.Code § 35 wird der entsprechende Code aus der Dimensionsübersicht ausgewählt. Daraufhin können die entsprechenden Dimensionswerte in den folgenden Feldern eingetragen werden.

In RELion sind für den Ausweis der Haushaltsnahen Dienstleistungen folgende Texte zu den Dimensionen hinterlegt:

• Dim.Wert § 35 geringfügige BV Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse nach § 35a Abs. 1 EStG
• Dim.Wert § 35 haushaltsnahe DL Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG
• Dim.Wert § 35 Handwerker Handwerkerleistungen nach §35a Abs. 3 EStG

Hinweis

Für Dim.Wert § 35 Material ist kein eigener Text hinterlegt, da der Materialanteil in der Abrechnung lediglich für die jeweilige § 35 Dimension ausgewiesen wird.

Das Erstellen von Dimensionen ist der Business Central Standard Dokumentation zu entnehmen.

Inforegister Buchung

Im Feld Abwarten Abrechnung wird ein Kennzeichen mit maximal drei Zeichen eingetragen, dieses wird dann beim Holen der Vorauszahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag in offene Debitorenposten als Abwarten Kennzeichen gesetzt. Diese Posten werden, bis die Abrechnung gebucht wird, beim automatischen Postenausgleich nicht berücksichtigt.

Optional kann im Feld Sperrgrund Abrechnung ein Sperrgrund eingetragen werden, der das Abwarten Kennzeichen für Abrechnung im Debitorenposten näher erläutert (z. B. Abrechnung).

Hinweis

Dieses Feld wird beim Anlegen der Abrechnung immer abgefragt, auch bei Vorauszahlungsart Sollbetrag. Das hier hinterlegte Abwarten Kennzeichen wird auch beim Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen abgefragt. Posten, die dieses Abwarten Kennzeichen haben, werden mitberücksichtigt, abweichende Abwarten Kennzeichen hingegen nicht.

In der Länderversion Österreich kann im Feld Unecht St.Bef. MwSt.Gesch.Bgr. eine entsprechende Geschäftsbuchungsgruppe für die Verrechnung von unecht steuerbefreiten Einheiten (z. B. Arztpraxen) eingetragen werden. Dabei wird der nicht anrechenbare Steueranteil für die jeweilige Abrechnungsart (z. B. Betriebskosten), nur bei den unecht steuerbefreiten Einheiten abgerechnet.

Die Verteilung der nicht anrechenbaren Steueranteile erfolgt, wie bei anderen Kosten auch, über einen eigenen Verteilcode.

Zur besseren Lesbarkeit besteht die Möglichkeit im Inforegister Berichtsdarstellung die Abrechnungszeilen farblich zu hinterlegen.

Dafür wird in die Felder Hintergrundfarbe Tabellenkopf, Hintergrundfarbe 1 in der Tabellenzeile, Hintergrundfarbe 2 in der Tabellenzeile bzw. Hintergrundfarbe Tabellenfuß die Farbbezeichnung aus Visual Studio eingetragen. Über Verfügbare Hintergrundfarben können die Farbbezeichnungen von Visual Studio mit der entsprechenden farblichen Ausgabe als Beispiel ausgegeben werden.

Im Feld Format Dateiname für Stapeldruck kann die Zusammensetzung des Dateinamens gewählt werden, diese Einstellung wird sowohl bei der ZIP-Ordner mit einzelnen PDF Dateien als auch bei der PDF-Stapeldruckdatei verwendet:

Alternativ kann der HEX-Farbcode eingetragen werden, der mit kostenlosen Tools aus dem Internet (https://html-color-codes.info/webfarben_hexcodes) ermittelt werden kann. Der Farbwert kann mit vorangestellter Raute in die Hintergrundfarben-Felder eingetragen werden (z. B. #9396AE).

Hinweis

Microsoft Empfehlung: „WhiteSmoke“ und „“ für die abwechselnden Hintergründe. Zusätzlich können Tabellenkopf und -fuß mit „LightGray“ eingestellt werden.

Im Inforegister Sonstiges kann angegeben werden, wie viele Stellen bei den Verteilungscodes in der Abrechnung verwendet werden sollen.

Abrechnungsart

Die Abrechnungsarten sind die oberste Ebene der Abrechnungseinstellung. Damit wird RELion mitgeteilt, für welchen Bereich (Betriebskosten, Heizkosten etc.) die Abrechnung erstellt werden soll.

Wichtig

Die Abrechnungsarten sind in RELion zwingend erforderlich. Auch wenn keine Unterteilung der Abrechnungsarten benötigt wird, muss mindestens eine eingerichtet werden, da über die Abrechnungsarten die Einstellung der Konten für die Buchung der Abrechnungsergebnisse und der Sollstellungen erfolgt.

In der RE Einrichtung wird in der Objektkarte die Tabelle Abrechnungsart geöffnet.

Im Feld Code wird ein Identifikationskürzel vergeben. Dieses Kürzel wird bis in die Buchhaltung mitgeführt, um spätere Auswertungen bezogen auf die Abrechnungsarten durchführen zu können.

Im Feld Beschreibung wird eine Bezeichnung der Abrechnungsart eingetragen. Diese wird auf den Ausdrucken verwendet.

Hinweis

Sofern ein einheitenbezogenes Darlehen mit der Abrechnung verrechnet werden soll, wird auch mindestens eine Abrechnungsart für Darlehen benötigt.

Abrechnungsarten für Rücklage sind entsprechend zu kennzeichnen. Durch dieses Kennzeichen können später in der Länderversion Deutschland die Umbuchungen für Rücklagen automatisch durchgeführt werden. Auch werden Abrechnungsarten mit diesem Kennzeichen nicht abgerechnet.

Wenn die Abrechnung immer für den zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aktuellen Vertragspartner gestellt werden soll, wird im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner ein Haken gesetzt. Hier gibt es Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich. In Österreich erhält immer der aktuelle Mieter die Jahresabrechnung, dabei ist es unerheblich, ob er im Abrechnungszeitraum Mieter war. In Deutschland wird dies für die korrekte Abrechnung der Eigentümerabrechnungen benötigt.

Wichtig

Die Verwendung der Funktion Abrechnung an aktuellen Vertragspartner ist in Verbindung mit Umlageausfallwagnis nicht möglich.

Heizkosten in der Länderversion Österreich

Damit die S-Sätze in den Abrechnungszeilen beim Holen der Detailwerte aus Heizkosten richtig verarbeitet werden, ist eine Einrichtung in den Abrechnungsarten erforderlich. Bei Bedarf werden die Spalten Heizkosten S-Satz Feld 1 (A) und Heizkosten S-Satz Feld 2 (A) eingeblendet. Die Abrechnungsarten werden beispielsweise wie folgt eingerichtet:

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Zusätzlich zur Liste Abrechnungsart wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix benötigt. Hier wird für jede verwendete Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe ein Datensatz mit den dazugehörigen Konten angelegt. Diese Konten werden zur Findung des Steuersatzes und beim Buchen der Abrechnung benötigt. Über die Suche wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix oder über RE Einrichtung/Abrechnung geöffnet.

Im Feld Abrechnungsart wird der entsprechende Code ausgewählt. Dadurch wird das Feld Abrechnungsart Beschreibung automatisch gefüllt.

Im Feld MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird eine Buchungsgruppe aus der Tabelle Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen ausgewählt. Dabei ist darauf zu achten, dass bei den Geschäftsbuchungsgruppen, deren Werte brutto (inkl. Steuer) in die Abrechnung einfließen sollen, im Feld Steuerfrei Bruttobeträge ein Ja steht. In der Abrechnungsart Buchungsmatrix werden in den weiteren Feldern die benötigten Konten für die Buchungen der Abrechnung eingegeben.

Wichtig

Es ist zwingend erforderlich in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto bei steuerpflichtigen Kombinationen auch Objekt-Konten zu hinterlegen, dessen Sachkonten steuerpflichtig sind. Der Steuersatz, der in der Abrechnung ausgewiesen wird, wird durch dieses Sachkonto bestimmt.

Hinweis

Sofern kreditorische Darlehen in der Abrechnung berücksichtigt werden sollen, werden in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto die entsprechenden Darlehenskonten ausgewählt.

Über Hole neue Kombinationen werden für alle in der Liste Abrechnungsart eingetragenen Codes jeweils pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in der Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen hinterlegt ist, eine Zeile erstellt.

Verteilungen

Eine weitere zwingende Vorarbeit ist das Einrichten der Verteilungen (Umlagen). Mit diesen wird RELion mitgeteilt, welche Verteilungsarten für die Objekte oder Einheiten eingerichtet werden können.

Über die Suche wird die Tabelle Global-Verteilungen geöffnet und eine leere Zeile erzeugt. Im Feld Code wird ein eindeutiger Code eingetragen, der aus Ziffern und Buchstaben bestehen kann. Im Feld Beschreibung wird eine kurze aussagekräftige Beschreibung zu diesem Code eingegeben.

Im Feld Standard wird bei den Verteilungen (z. B. m², Personen, Einheit) ein Haken gesetzt, die bei einer Neuanlage eines Objekts automatisch in die Objektverteilung aufgenommen werden sollen.

Objekt Vorlagekonten

Es besteht die Möglichkeit, für die Miet- bzw. WEG-Verwaltung jeweils einen eigenen Kontenstamm anzulegen. Bis auf die Verteilungsart können bereits in den Global-Objekt-Vorlagekonten die Parameter der Konten festgelegt werden. Dieser dient dann als Kopiervorlage für den objektbezogenen Kontenplan und kann in die Objekte bei Neuanlage eingelesen werden. Mit der Suchfunktion wird die Tabelle Global-Objekt-Vorlagekonten geöffnet. Hier wird der gewünschte Code markiert und der dazugehörige Kontenrahmen über Global-Objekt-Vorlagekonten geöffnet.

Der Kontenrahmen in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonten sollte möglichst auf dem aktuellsten Stand sein, um ein einfaches und fehlerfreies Anlegen des Objektkontenplans bei Neuanlage von Objekten zu ermöglichen. Da der Abrechnungslauf nur über die Objektkonten stattfindet, sind diese für die Richtigkeit der Abrechnung von entscheidender Bedeutung. Nachfolgend die Erklärung in Bezug auf die zu erstellende Abrechnung. Einige der beschriebenen Felder sind standardmäßig nicht eingeblendet.

Für die Konten, die für die Abrechnung vorgesehen sind, sind die folgenden Felder entsprechend zu pflegen:

Geschäftsvorfall-Code

In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können die Codes beispielsweise für Abrechnungen, Wirtschaftspläne etc. gepflegt werden.

• Im Feld Geschäftsvorfall wird eine Auswahl getroffen (z. B. Abrechnung).
• Ein sprechender Code, wie z. B. BK2017, wird eingegeben. Dabei können max. 10 Zeichen verwendet werden.
• Der Text, der im Feld Beschreibung eingetragen wird, wird auf der Abrechnung als Überschrift angedruckt und als Buchungstext verwendet.
• Danach wird über die Felder Datum von und Datum bis die Abrechnungsperiode bestimmt.
• Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan wird das Datum der Abrechnungserstellung eingegeben. Dieses wird beim Anlegen der Abrechnung über Abrechnung anlegen vorbelegt, kann aber jederzeit geändert werden.

Sofern der Haken im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner in der Tabelle Abrechnungsart gesetzt wurde, werden auch alle Mieter- bzw. Eigentümerwechsel bis zu diesem Zeitpunkt berücksichtigt.

Abrechnung Objekt Vorlage

Als Grundlage für die späteren Abrechnung Objekt Karte können verschiedene Vorlagen erstellt werden. In diesen wird zum Beispiel bestimmt, welche Buchungsmethoden und Druckoptionen bei den einzelnen Abrechnungen generell angewendet werden sollen. Diese können später in der Abrechnung Objekt Karte jederzeit individuell geändert werden. Über die Suche wird die Tabelle Abrechnung Objekt Vorlage geöffnet.

Zum Erstellen einer neuen Vorlage wird mit +Neu die Abrechnung Objekt Vorlage Karte geöffnet.

Diese ist ähnlich aufgebaut wie die Abrechnung Objekt Karte. Zuerst wird Eigentümer/Mieter ausgewählt, für welches Objektkennzeichen die Vorlage angewendet werden soll.

Über die Felder Buchungsmethode und Vorauszahlungsart wird die Buchungskombination bestimmt.

Alle anderen Vorgaben, die in den Inforegistern Allgemein, Datenquelle, Druckoptionen und Vorauszahlungen gemacht werden können, vereinfachen das spätere Anlegen der einzelnen Abrechnungen.

Hinweis

Es wird empfohlen, Vorlagen ohne Abrechnungscode und Objektnr. anzulegen. Diese können jedes Jahr verwendet werden und erleichtern vor allem beim Anlegen der Abrechnungen im Stapel die Arbeit.

Über die Funktion Druckoptionen eintragen werden mithilfe des Berichts Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen, die in der ausgewählten Abrechnung Objekt Vorlage Karte definierten Druckoptionen in bereits erstellte Abrechnungen eingetragen. Im Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen kann bis auf einzelne Abrechnungen gefiltert werden.

Hinweis

Der Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen kann jederzeit gestartet werden. Dabei werden bei allen angesprochenen Abrechnungen die entsprechenden Druckoptionen eingetragen. Eventuell vorhandene Druckoptionen werden dabei überschrieben.

Geschäftsbeziehungsklassen

Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll.

Über die Suche werden die Global-Geschäftsbeziehungsklassen geöffnet und eine leere Zeile erzeugt.

Im Feld Geschäftsbeziehungsklasse wird für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen ausgewählt:

• Vertragspartner
• Zahler
• Bewohner / Nutzer
• Beirat
• Mitglied
• Info

Über das Feld Drucken wird bestimmt, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.

Wichtig

Wenn ein Bericht mehrmals verwendet wird, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird nicht bei allen Berichten unterstützt!

Im Feld Dokument-ID wird der Bericht ausgewählt, dem eine Geschäftsbeziehungsklasse zugeordnet werden soll. Für die Abrechnung wird die ID 5052276 Abrechnung Belege erzeugen ausgewählt, da dieser Bericht die Informationen an die eigentlichen Belege weitergibt.

Berichtsauswahl

RELion bietet die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken der Abrechnung und deren Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen.

Zunächst wird über die Suche das Fenster RE Berichtsauswahl geöffnet. Für die Abrechnung wird im Dialogfeld Verwendung RE Abrechnung Mieter oder RE Abrechnung Eigentümer ausgewählt. Dadurch werden bereits zugeordneten Berichte angezeigt.

Über Initialisieren werden alle von RELion vorgesehenen Standardberichte eingespielt. Soll ein weiterer Bericht in der Liste verwendet werden, wird in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer eingetragen. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.

Hinweis

Sofern im Wirtschaftsplan Zahlscheine verwendet werden, wird empfohlen, ohne Duplexdruck zu arbeiten.

Es besteht die Möglichkeit zu definieren, ob die Seiten in der Betriebskostenabrechnung nummeriert werden. Dazu wird beim PDF Stapeldruck Abrechnung in folgenden Feldern entsprechend der Haken gesetzt:

• Drucke Seitennr. - Dieses Feld wird aktiviert, wenn in der Betriebskostenabrechnung auch eine Seitennummerierung für die Anlagen (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) gewünscht wird.
• Seitennr. fortsetzen - Dieses Feld wird aktiviert, wenn in der Betriebskostenabrechnung die Seitennummerierung fortlaufend gewünscht wird.

Dabei werden die PDF-Anlagen, SEPA-Lastschriftmandate, Mitteilungen von Bankverbindungen und Zahlscheine nicht mitnummeriert. Wenn das Feld Drucke Seitennr. aktiviert ist, das Feld Seitennr. fortsetzen aber nicht, dann beginnt jeder Einzelbeleg (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) mit 1.

Hinweis

Diese Felder können nur bei den Berichten PDF Stapeldruck Abrechnung und PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan verwendet werden. Die Seitennummerierung kann auch für den Wirtschaftsplan eingerichtet werden.

Wichtig

Für den Druck der Abrechnung wird der PDF Stapeldruck Abrechnung benötigt. Dieser startet beim Druck die dazugehörigen untergeordneten Belege. Es darf jeweils nur ein Bericht pro Berichtstyp in der RE Berichtsauswahl eingetragen sein.

Voreinstellungen im Objekt

Dazu wird über die Suche die Tabelle Objekte geöffnet und das zu bearbeitende Objekt ausgewählt. Hier sind einige abrechnungsrelevante Eintragungen vorzunehmen.

Objekt Konten

In den Objekt Konten werden die Einrichtungen, die in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonto vorgenommen wurden, beim Holen der Konten mit übernommen. Diese können hier objektspezifisch angepasst werden.

Es ist zu prüfen, ob bei den Objekt Konten alle abrechnungsrelevanten Informationen hinterlegt sind. Bei Bedarf können hier die Einrichtungen objektspezifisch geändert werden.

Zusätzlich wird im Feld Verteilungsart bestimmt, wie die Kosten des Kontos aufgeteilt werden. Standardmäßig ist Zeitanteilig vorbelegt.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Wahl:

• Zeitanteilig - Dabei werden die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten, auf die in diesem Zeitraum aktiven Vertragspartner, anteilig nach dem Umlagefaktor tagesgenau aufgeteilt.
• Festbetrag - Die Verteilung der angefallenen Kosten im Abrechnungszeitraum erfolgt dabei nicht automatisch. In der Abrechnung Zeilen Festwerte werden vom Anwender manuell die Kosten auf die einzelnen Einheiten verteilt. Heizkosten und Darlehenswerte können auch über den Bericht Abrechnung Detailwerte holen eingespielt werden.
• Kein Zeitanteil - Die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten werden nach dem Umlagefaktor verteilt. Dabei findet keine zeitanteilige Berechnung statt. Das Startdatum der Einheitenverteilung muss dabei im Abrechnungszeitraum sein. Dies wird vor allem für die Abrechnung von Zählerständen benötigt.

Hinweis

Sofern die Verteilungsart kein Zeitanteil verwendet wird, ist im dazugehörigen Verteilungscode der Haken Absoluter Faktor zu setzen. Außerdem ist im Feld Verteilungscode Wirtschaftsplan ein abweichender Verteilungscode einzutragen, da im Wirtschaftsplan die Werte abweichend von der Eintragung im Objekt Konto zeitanteilig berücksichtigt werden.

• Heizung Hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Heizungskosten verwendet werden.
• Wasser Auch hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Wasserkosten verwendet werden.

Für das Einspielen der Daten aus dem Heizkostenaustausch in die Abrechnung wird bei dem Objektkonto, über das die Heizkosten verteilt werden sollen, die Verteilung auf Festbetrag oder Heizung gesetzt.

Über Bearbeiten wird die dazugehörige Objekt Konten Karte geöffnet und hier im Inforegister Heizkosten im Feld Schlüssel Kostenart der beim Heizkostendatenaustausch verwendete Schlüssel eingetragen.

Objekt Verteilung

Das Fenster Objekt Verteilungen wird im Menüband der Objektkarte geöffnet und beinhaltet alle Verteilungscodes, die im Objekt verwendet werden.

Hinweis

Neben der Kostenumlage über Verteilfaktoren pro Einheit, können auch Kosten den Einheiten/-historien, direkt zugeordnet werden (z. B. Heizkosten von einem Ablesedienst, die direkt erfasst bzw. eingelesen werden). Für diese ist kein Verteilcode notwendig. Diese Festwerte werden in der Abrechnung direkt erfasst.

Von RELion werden beim Anlegen des Objekts im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt. Hier können weitere Codes ausgewählt werden. Dadurch wird die dazugehörige Beschreibung eingetragen.

Im Feld Beschreibung auf Abrechnung wird bestimmt, ob auf der Abrechnung der Verteilungscode oder die dazugehörige Beschreibung als Erläuterung angedruckt wird. Bei einer unterjährigen Veränderung des Gesamtwertes der Verteilung (z. B. Quadratmeter, Personen) wird im Feld Hochrechnung ausgewählt, ob eine Hochrechnung auf Tag oder Jahr durchgeführt werden soll. Dies wirkt sich auf das Layout der Abrechnung aus. Die Hochrechnung kommt bei der Verteilungsart Zeitanteilig zum Tragen und berücksichtigt automatisch die Änderungen im Gesamtverteilfaktor. Wenn bei einer Verteilung mit absoluten Verbrauchswerten wie z. B. Wasserverbrauch gearbeitet wird, wird im Feld Absoluter Faktor ein Haken gesetzt.

Hinweis

Absoluter Faktor sollte bei einem Verteilungscode nur in Verbindung mit der Verteilungsart Festbetrag, Heizung, Wasser bzw. kein Zeitanteil verwendet werden.

In der Tabelle Objekt Verteilungen wird die Funktion Faktor aktualisieren gewählt, anschließend öffnet sich eine Abfrage, mit der entschieden werden kann, ob alle Objektverteilfaktoren aktualisiert werden sollen oder nur die aktuelle Zeile.

Nach Bestätigung der Abfrage mit OK besteht in einer weiteren Abfrage die Auswahl, ob die Faktoren auch für alle relevanten Objekt-Konten geändert werden sollen. Dabei bleiben bereits erstellte Abrechnungs-, Wirtschaftsplan- und Sonderumlagezeilen unverändert.

Nach Beendigung des Vorgangs erscheint eine Mitteilung, wie viele Aktualisierungen durchgeführt wurden, und im Feld Stichtag wird von RELion das aktuelle Datum eingetragen.

Im Menüband der Objekt Verteilungen können die Einheitenverteilungen geöffnet werden. Über die Funktion Verteilungswerte kopieren wird der gleichlautende Bericht geöffnet. Mithilfe dieses Berichts können innerhalb eines Objekts Verteilungswerte von einem Verteilungscode in einen anderen kopiert werden.

Von welchem Verteilungscode nach welchem Verteilungscode kopiert werden soll, wird im Inforegister Optionen ausgewählt. Zusätzlich kann bestimmt werden, ob vorhandene Werte überschrieben und Nullwerte mit kopiert werden sollen. Auch die Vorgabe eines bestimmten Datumsbezugs ist möglich.

Im Inforegister Einheit Verteilung ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf kann die Filterung auf die Einheitennummer erweitert werden. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

In den Objekt Verteilungen besteht im Menüband im Bereich Berichte über Verteilfaktoren Einheiten die Möglichkeit, mithilfe des sich öffnenden Berichts Verteilfaktoren Einheiten für das aktuelle Objekt ein oder mehrere Verteilungscodes aufgeschlüsselt auf die einzelnen Einheiten auszugeben.

Im Inforegister Optionen wird über die Felder Von Datum und Bis Datum der zu betrachtende Zeitraum bestimmt.

Einheitenverteilung

In der Einheitenverteilung werden Verteilcodes und Werte eingetragen, welche die einzelnen Einheiten betreffen. Die Grundeinstellung der Standardverteilcodes kann hier einheitenbezogen ergänzt werden.

Von der Objektübersicht wird über die Suche Verteilungen die Liste Objekt Verteilungen aufgerufen. Danach werden die Einheit Verteilungen ausgewählt.

Über das Feld Einheitennr. ist ersichtlich, für welche Einheit die Verteilung gültig ist. Vom System werden im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt. Im Feld Startdatum wird eingetragen, ab wann der Verteilungscode wirksam ist. Über dieses Datum wird auch gesteuert, zu welcher Einheitenhistorie der Faktor gehört. Der Wert, mit dem die Einheit an der Gesamtumlage beteiligt ist, wird im Feld Faktor eingegeben.

Wichtig

Sollte eine Änderung des Verteilcodes erforderlich werden, darf der aktuelle Code nicht gelöscht werden!

Änderungen können entweder im Fenster Einheit Verteilungen vorgenommen werden, indem eine neue Zeile angelegt und in diese der Verteilcode nochmal mit dem geänderten Wert erfasst wird. Als Startdatum wird dann das Datum genommen, ab dem die Änderung wirksam ist. Dabei wird automatisch bei der „alten” Zeile ein Enddatum zur Information eingetragen. Als weitere Möglichkeit können Änderungen im Fenster Einheiten Verteilungen Matrix erfasst werden, indem im Feld Startdatum Verteilung das Datum, ab wann die Änderung zu tragen kommt, eingetragen und dann in der entsprechenden Spalte der Verteilcode geändert wird.

Einheitenverteilungen Matrix

Mit der Einheiten Verteilungen Matrix steht ein komfortables, übersichtliches Fenster zur Verfügung, mit dem die Verteilfaktoren gegenübergestellt werden können. Das Fenster Objekt Verteilungen und dann die Verteilungen Matrix werden geöffnet.

Beim Öffnen des Fensters ist im Feld Startdatum Verteilung das aktuelle Arbeitsdatum vorbelegt. Dieses kann hier manuell geändert werden. In den Zeilen werden die Werte, die zu diesem Datum gültig sind, fett angezeigt. Werte, die aktuell nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt.  

Hinweis

Die Werte, die zum Startdatum Verteilung nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt. Aus technischen Gründen werden diese nicht unbedingt mit dem richtigen Faktor angezeigt. Wenn sich der Faktor geändert hat, wird auch in den inaktiven Zeilen der aktuell gültige Faktor ausgegeben.

Beispiel: Einheit 003 wurde zum 10.04.2017 vermietet – die Anzahl Personen hat sich deswegen zu diesem Stichtag geändert. Mit aktuellem Startdatum wird sowohl bei der aktuellen Einheit als auch bei der alten Einheit der Faktor 3,00 angezeigt:

Wenn das Startdatum Verteilung auf den 08.04.2017 umgestellt wird, dann wird bei beiden Historien der Faktor 2,00 angezeigt:

Mit Datum um einen Monat vermindern und Datum um einen Monat erhöhen kann jeweils monateweise zurück oder weiter gesprungen werden.

Bei Bedarf wird im Feld Erfassung Verteilungscode eine Verteilung ausgewählt. Erfolgt kein Eintrag, werden bis zu 12 beim Objekt hinterlegte Verteilcodes dargestellt.

Zusätzlich kann im Feld Datumsfilter ein Datum oder ein Zeitraum eingetragen werden. In den Zeilen wird dann die aktive Verteilung zum eingestellten Zeitpunkt angezeigt.

Wichtig

Eingaben in den Feldern Startdatum Verteilung, Erfassung Verteilungscode und Datumsfilter werden erst nach dem Aktualisieren (F5) wirksam.

Mit Objektverteilung aktualisieren (per Startdatum) werden die Änderungen für die Verteilungen zum Stichtag des eingetragenen Startdatum Verteilung in die Objektverteilung und bei allen Objektkonten eingetragen, bei denen dieser Verteilcode hinterlegt ist.

Auf jedem einzelnen Feld in der Matrix können die Faktoren im zeitlichen Verlauf per AssistButton überprüft werden. Dabei wird das auf die Einheit und den Verteilcode gefilterte Fenster Einheit Verteilungen geöffnet.

Einstellungen in der Einheit

Über die Suche wird die Einheitenvertragsübersicht ausgewählt und die Einheitenvertrag Karte geöffnet, die bearbeitet werden soll.

Vertragsbeginn/-ende

In der Einheitenvertrag Karte sind im Inforegister Einheitenvertrag der Vertragsbeginn und eventuell das Vertragsende eingetragen. Diese Felder bestimmen in erster Linie den Zeitanteil für die Abrechnung, sind aber auch ein wichtiges Kriterium für die Ermittlung und Darstellung möglicher neuer Betriebskostenvorauszahlungen.

Abrechnungsdruck

Im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan besteht die Möglichkeit zu entscheiden, ob und wie die Betriebskostenabrechnung für die ausgewählte Einheit gedruckt werden soll.

Abrechnungskreise allgemein

Ein Abrechnungskreis (AK) ist eine Teilmenge von Einheiten eines Objekts. Er umfasst mindestens eine Einheit und maximal sämtliche Einheiten eines Objekts. Die Zuordnung einer Einheit zu einem Abrechnungskreis ist zeitabhängig. Die Felder Vertragsbeginn/-ende des Einheitenvertrages werden dabei bei der Kostenumlage beachtet.

Auf Abrechnungskreise kann gebucht werden.

1. Ein Gebäude mit mehreren Nutzungsarten (z. B. Wohnung und Gewerbe) bildet ein Objekt. Bestimmte Kosten sollen pro Nutzungsart umgelegt werden. Dazu werden für das Objekt entsprechende Abrechnungskreise angelegt und gebucht. Die Nebenkostenabrechnung ermittelt die Kosten pro Abrechnungskreis und legt diese auf die daran beteiligten Einheiten um.
2. Zwei benachbarte Objekte haben einen gemeinsamen Mülltonnenplatz. Die Kostenumlage erfolgt insgesamt nach m² Wohnfläche. Es wird ein objektübergreifender Abrechnungskreis angelegt. Die anfallenden Müllkosten werden auf eines der beiden beteiligten Objekte gebucht und dem Abrechnungskreis zugeordnet. Die Abrechnung ermittelt die Gesamtkosten für den Abrechnungskreis und legt diese nach Gesamt m² Wohnfläche auf alle beteiligten Einheiten um.
3. In einem Gebäude mit fünf Stockwerken ist ein Aufzug montiert. Die Aufzugskosten sollen pro Stockwerke mit unterschiedlichen Prozentwerten umgelegt werden. Dies geschieht durch Aufteilungsregeln.
4. Die Kosten der Rohrreinigung sollen einer einzigen Einheit berechnet werden. Es wird ein Abrechnungskreis angelegt, dem nur die betroffene Einheit zugeordnet wird. Die umzulegenden Kosten werden auf diesen Abrechnungskreis gebucht.
5. Die Wasserkosten von einem Wasserrohrbruch sollen in der Abrechnung zwar ausgewiesen aber nicht umgelegt werden. Die entsprechenden Kosten werden auf einen Abrechnungskreis gebucht, dem keine Einheiten zugeordnet sind und der als Vorwegabzug gekennzeichnet ist.

Anlegen von Abrechnungskreisen per Stapelverarbeitung

Mit der folgenden Stapelverarbeitung können für vorhandene Objekte die wichtigsten Abrechnungskreise automatisch angelegt bzw. aktualisiert werden.

In der Objektkarte wird Abrechnungskreise geöffnet. Im Inforegister RE Objekt ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf kann dieser manuell geändert werden.

Nachfolgende Abrechnungskreise können im Inforegister Optionen aktiviert werden, um sie mithilfe der Stapelverarbeitung anzulegen:

Diese Verarbeitung legt für ein Objekt, mehrere oder alle Objekte die Standard-Abrechnungskreise an.

Wichtig

Die Erstellung des Standard-Abrechnungskreises OBJEKT ist für die Abrechnung zwingend erforderlich.

Hinweis

Diese Stapelverarbeitung kann jederzeit zur Aktualisierung der Abrechnungskreise erneut gestartet werden. Das trifft zum Beispiel dann zu, wenn weitere Einheiten eingerichtet wurden. Es werden dabei nur Standard-Abrechnungskreise aktualisiert. Manuell angelegte Abrechnungskreise werden nicht berücksichtigt.

Anlegen von Abrechnungskreisen (manuell)

Die Liste Objekte wird geöffnet, danach wird auf die Zeile des zu bearbeitenden Objektes geklickt. Über die Option Abrechnungskreise wird das Fenster Abrechnungskreis Übersicht geöffnet.

In diesem Fenster wird eine neue Zeile mit folgenden Angaben angelegt:

Zuordnen von Einheiten zu Abrechnungskreisen (allgemein)

Jede Einheit kann beliebig vielen Abrechnungskreisen zugeordnet werden. An einem Abrechnungskreis kann eine Einheit aber nur einmal beteiligt werden. Die Beteiligung kann zeitabhängig über das Startdatum bzw. Enddatum gesteuert werden. Von der Tabelle Abrechnungskreis Übersicht kann über die Suche die Funktion Einheiten zuordnen ausgewählt werden, um die Einheitenstämme zu öffnen.

Die Einheit/-en, die dem Abrechnungskreis zugeordnet werden sollen, werden markiert und mit OK bestätigt.

Nach einer Sicherheitsabfrage, ob diese wirklich übernommen werden sollen, werden die markierten Einheiten in den Abrechnungskreis Beteiligungen übernommen. Diese können anschließend über die Funktion Beteiligte Einheiten überprüft werden.

Objektübergreifende Abrechnungskreise

Der objektübergreifende Abrechnungskreis wird für Kosten verwendet, die auf mehrere Objekte aufgeteilt werden sollen. Dies kommt häufig bei Kosten, wie zum Beispiel für die Pflege der Außenanlagen, den Winterdienst, etc. vor. Dazu wird im Fenster Abrechnungskreis Übersicht der entsprechende Abrechnungskreis im Feld Objektübergreifend gekennzeichnet.

Zusätzlich werden im Feld Filter teilnehmende Objekte die Objektnummern aller beteiligten Objekte eingetragen. Damit wird erreicht, dass bei der Saldenermittlung nicht alle Posten des Mandanten durchsucht werden müssen, sondern nur die Objekte, bei denen der objektübergreifende Abrechnungskreis eingerichtet ist. Diese Posten werden dann in der Abrechnung aufsummiert. Bei der automatischen Berechnung des 100 % Faktors werden dann alle Einheitenverteilungen des gesamten Abrechnungskreises aufsummiert. Zur Unterscheidung dazu findet sich im 100 % Faktor Objekt die Summe aller Einheitenverteilungen aus dem aktuellen Objekt. Beide Felder befinden sich in den Abrechnungszeilen.

Wichtig

In allen beteiligten Objekten muss dieser Abrechnungskreis mit den gleichen Informationen angelegt werden.

Aufteilungsregeln für Abrechnungskreise

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung für mehrere Abrechnungskreise gestellt wird. Sofern die Aufteilung auf die unterschiedlichen Abrechnungskreise aus der Rechnung individuell erfolgen soll, ist dies durch manuelles Anlegen entsprechender EK-Rechnungszeilen zu realisieren.

Beispiel: Eine Rechnung für Müllgebühren enthält Teilbeträge für „Hausmüll“ und „Gewerbemüll“. Die Kostenumlage soll für Wohnungs- und Gewerbemieter getrennt erfolgen. Deshalb gibt es zwei Abrechnungskreise. Die Rechnung wird manuell aufgeteilt. D. h., es werden zwei Rechnungszeilen mit den jeweiligen Teilbeträgen auf die entsprechenden Abrechnungskreise gebucht. Es gibt auch feststehende Vorverteilungen. Zum Beispiel die Aufteilung der Grundsteuer auf Wohnungen, Gewerbe und Garagen. Einem Abrechnungskreis kann deshalb eine Aufteilungsregel zugewiesen werden. Die Aufteilungsregeln können bei der Abrechnungserstellung für Abrechnungszeilen angewendet werden. Dies schafft die Möglichkeit, zunächst auf einen Abrechnungskreis zu buchen und erst zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aufzuteilen (ohne Umbuchungen).

Anlegen von Aufteilungsregeln

Auf der Objektkarte wird die Abrechnungskreis Übersicht geöffnet. Im Menüband wird über Details das Fenster Abrechnungskreis Aufteil.Regel ausgewählt. Hier wird eine neue Aufteilungsregel erstellt.

Abrechnungskreisauswahl an einem Objektkonto

Grundsätzlich stehen alle Abrechnungskreise für alle Objektkonten zur Verfügung. In der Praxis kann es vorkommen, dass bestimmte Buchungen nicht auf einen Abrechnungskreis gebucht werden dürfen. Darum können die zulässigen Abrechnungskreise eingeschränkt werden. Auf der Objektkarte wird über die Suche die Funktion Konten ausgewählt, und es öffnet sich die Liste mit den Objekt Konten. Im nachfolgenden Beispiel soll die Position Gebäude und Glasversicherung nur für die Gewerbe-Einheiten über den Abrechnungskreis Gewerbe gebucht werden.

Das Konto öffnet sich durch Anklicken und im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan kann der Abrechnungskreis geändert werden. Beim Buchen der Glasversicherung wird beim Auswählen eines Abrechnungskreises nur dieser Abrechnungskreis angezeigt.

Hinweis

Wenn am Objektkonto ein Abrechnungskreis hinterlegt ist, dann wird dieser im Buch.-Blatt vorbelegt.

Berichtstexte Schnelleinrichtung

In RELion können im Anschreiben der Abrechnung die Texte über Berichtstexte definiert werden. Dazu wird über die Suche die Übersicht RE Berichtstexte geöffnet.

Hinweis

Wir empfehlen mindestens einen Berichtstext für Mietabrechnungen und einen Berichtstext für Eigentümerabrechnungen anzulegen.

Eine leere Aufgabenseite wird angelegt. Im Inforegister Allgemein wird im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen ausgewählt, für dessen Objekte Texte für das Abrechnungsschreiben erfasst werden sollen. Bei Bedarf kann bestimmt werden, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Abrechnungscodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.

Hinweis

Beim Holen der Berichtstexte in die Abrechnung werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie (ohne Geschäftsvorfallcode)
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. (ohne Geschäftsvorfallcode)
3. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Geschäftsvorfallcode
4. Eigentümer/Mieter + Objektnr.
5. Eigentümer/Mieter

Sind mehrere Textbausteine mit der gleichen Kombination vorhanden, dann wird die erste genommen. Folgende Kombinationen werden nicht unterstützt:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie + Geschäftsvorfallcode
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Geschäftsvorfallcode

Sofern der Text als Vorlage für individuelle Texte verwendet werden soll, wird das Feld Vorlage aktiviert. In der Liste wird in der Spalte Positionierung die gewünschte Option ausgewählt: Vortext: Der Text wird vor den Abrechnungsposten im Anschreiben gedruckt. Mitte: Auf dem Abrechnungsanschreiben wird der Text nach den Abrechnungsposten und vor den neuen Vorauszahlungen gedruckt.

Wichtig

Wenn keine neuen Vorauszahlungen gebildet wurden oder die Druckoption Vorauszahlung Alt-Neu nicht aktiv ist, wird dieser Text nicht mit angedruckt.

• Nachtext: Der Text wird nach den Abrechnungsposten bzw. wenn vorhanden, nach den neuen Vorauszahlungen angezeigt.
• Erläuterung allgemein: Der Text wird in der Einzelabrechnung nach den Fußnoten angedruckt.
• Hinweis § 35a: Für die Anlage § 35a kann hier ein eigener Text erfasst werden, der dann über den Kostenpositionen gedruckt wird. Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Sollte der Text unterstrichen oder in Fettdruck gewünscht werden, wird in den entsprechenden Feldern ein Haken gesetzt. Damit die Texte auch in die Abrechnung gezogen werden, wird über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen geöffnet.

Mit Neu wird eine neue Zeile angelegt und dort im Feld Bericht ID die Berichtnummer 5052276 für das Erzeugen der Abrechnungsbelege eingetragen.

Vordrucke für Bankmitteilungen und Einzugsermächtigungen können erzeugt werden, indem in einem bestehenden RE Berichtstext im Menüband über Initialisiere Text/Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung bzw. SEPA Lastschriftmandat gestartet wird.

Hinweis

Diese Vordrucke werden benötigt, wenn in der Abrechnung die Druckoptionen Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung und SEPA Lastschriftmandat aktiviert werden.

Bei Bedarf können dann noch Änderungen an dem Text vorgenommen werden.

Hinweis

Der neue Berichtstext wird nach den bisher erstellten Berichtstexten eingefügt. Es ist nicht notwendig, vorher einen neuen Berichtskopf anzulegen. Auch eine Berichtszuordnung ist nicht erforderlich! Nach dem Aktualisieren der Berichtstexte kann dieser geöffnet werden, um ihn zu überprüfen bzw. zu ändern.

4.2 - Prozessablauf

Die Erstellung einer Abrechnung in RELion folgt einem festgelegten Bearbeitungsablauf mit mehreren aufeinander aufbauenden Schritten. Jeder Vorgang durchläuft dabei mehrere Bearbeitungsstatus. Diese reichen vom Anlegen der Abrechnung über die Prüfung der beteiligten Einheiten und Vorauszahlungen bis hin zur Berechnung. Danach folgen die Anwendung von Ausnahmen sowie das Buchen und Sperren der fertigen Abrechnung. Die folgende Übersicht zeigt die einzelnen Schritte im zeitlichen Verlauf:

flowchart TD
        A[Abrechnung anlegen] --> B[Beteiligte Einheiten prüfen]
        B --> C[Abrechnungszeilen erstellen]
        C --> D[Vorauszahlungen prüfen]
        D --> E[Abrechnung berechnen]
        E --> F[Abstimmarbeiten durchführen]
        F --> G[Ausnahmen anwenden]
        G --> H[Individuelle Texte anlegen]
        H --> I[Neue Vorauszahlungen ermitteln]
        I --> J[Belege erzeugen]
        J --> K[Abrechnung drucken]
        K --> L[Abrechnung buchen]
        L --> M[Abrechnung sperren]

4.3 - Fallbeispiel

Für ein gemischt genutztes Mietobjekt soll eine Jahresabrechnung für die Abrechnungsarten BK-VZ und HK-VZ erstellt werden. Dabei werden nur die Buchungen im Leistungszeitraum sowie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt.

• Eine Rechnung für die Wasserversorgung (Konto 800200) wurde für den Zeitraum 01.12.2017 bis 31.01.2018 gebucht.
• Die Straßenreinigungskosten (Konto 800501) werden zusammen mit dem Nachbarobjekt getragen.
• Die Kosten für die Müllabfuhr (Konto 800600) werden nach Gewerbeeinheiten und Wohnungen aufgeteilt.
• Für die anteilige Miete der Telefonanlage (Konto 801710) gibt es je Einheit einen Festbetrag vom Betreiber der Anlage.
• Da eine Gewerbeeinheit einige Feuerlöscher verwendet, wurde vertraglich vereinbart, dass diese Einheit nicht an die Wartungskosten für Feuerlöscher (Konto 801701) beteiligt ist.

Abrechnung anlegen

Damit RELion eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellen kann, müssen die erforderlichen Daten, die im Abrechnungszeitraum verarbeitet wurden, entsprechend der vorgegebenen Einstellungen zusammengestellt und aufbereitet werden. Um diese umfangreichen Arbeiten möglichst einfach durchführen zu können, wurden Stapelverarbeitungen eingebaut, die die Arbeit abnehmen und den Arbeitsaufwand geringhalten.

Ausgangspunkt der kompletten Abrechnungserstellung, sowie der neuen Vorauszahlungen, ist das Fenster Abrechnungen, hier werden sämtliche bereits erstellten Abrechnungen dargestellt. Dazu wird über die Suche die Liste Abrechnungen geöffnet und der Bericht Abrechnungen anlegen gestartet.

Im Inforegister Vorbelegen aus besteht im Feld Quelle die Wahl, ob die Einstellungen wie Buchungsmethode, Druckoptionen etc. aus einer Abrechnung Objekt Vorlage Karte oder aus der letzten Abrechnung übernommen werden sollen. In diesem Fall wird hier Vorlage ausgewählt. Sofern Letzte Abrechnung (wenn nicht vorhanden dann Vorlage) verwendet wird, wird im Feld Letzte Abrechnung der Abrechnungscode der entsprechenden früheren Abrechnung angegeben. Im Feld Vorlage ist immer die entsprechende Vorlagennummer einzutragen.

Im Inforegister Abrechnung anlegen wird im Feld Abrechnungscode der zuvor angelegte Code für den Abrechnungszeitraum ausgewählt. Dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt. Diese können bei Bedarf manuell geändert werden. Im Feld Zahlungsdatum wird das Zahlungsziel eingetragen, dieses kann auf der Abrechnung angedruckt werden und wird als Fälligkeitsdatum für die Abrechnungsergebnisse verwendet.

Für eine einfache Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist es sinnvoll, die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Es besteht jedoch die Möglichkeit, alle Einstellungen einzeln zu starten. Im Inforegister RE Objekt wird auf das entsprechende Objekt gefiltert. Mit OK wird die Stapelverarbeitung gestartet.

Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, erfolgt eine Information darüber, dass Aktionsprotokollzeilen erstellt wurden. Diese können über die Infobox Aktionsprotokolleinträge eingesehen werden.

Abrechnung Objekt Karte

Auf der Übersicht Abrechnung wird die zu bearbeitende Zeile ausgewählt und die zugehörige Abrechnung Objekt Karte geöffnet.

Im Inforegister Allgemein wird eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen der ausgewählten Abrechnung angezeigt. Bei Bedarf können hier noch Änderungen vorgenommen werden. Da in diesem Fall die Kosten für die Wasserversorgung nur anteilig für die Abrechnungsperiode angerechnet werden sollen, wird hier kontrolliert, ob der Haken im Feld Leistungszeitraum berücksichtigen gesetzt ist. Wenn Abrechnungsdatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, besteht die Möglichkeit, im Feld Druckdatum (falls nicht Abrechnungsdatum) ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, kann im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollzogen werden. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, indem erneut auf das Feld Status in der jeweiligen Zeile geklickt wird.

Beteiligte Einheiten prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten geholt. Diese können über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt im Fenster Einheit Abrechnung überprüft werden.

Abrechnungszeilen

Die Abrechnungszeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für die Abrechnung dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen werden die gebuchten Posten der Objektkonten, bei denen in den Objekt Konten die Verwendung Abrechnung oder Alles ausgewählt wurde, in die Abrechnungszeilen eingetragen. In der Liste Abrechnungen wird die Abrechnung Zeilen geöffnet.

In der Spalte Kontonr. können über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitert bzw. reduziert werden. Im Beispiel wurden die Hausmeisterkosten objektübergreifend aufgeteilt. In der Abrechnung werden die Gesamtkosten für das Objektkonto dargestellt. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Objekt die Kosten gebucht wurden. Auf den Abrechnungskreis OBJEKT wurden keine Kosten direkt gebucht.

Diese Kosten werden mithilfe der Werte im Feld 100 % Faktor auf die entsprechenden Einheiten umgelegt. Im Feld 100 % Faktor Objekt ist dabei erkenntlich, welchen Anteil der Kosten in diesem Objekt zum Tragen kommen.

Mit dem Holen der Abrechnungszeilen werden automatisch die Kostenbuchungen zu den jeweiligen Konten geholt. Bei Heizkosten werden die erforderlichen D-Sätze aus dem Modul Heizkosten-Datenaustausch, bei Darlehensbuchungen die Werte aus dem Datenpool geholt und auf Einheitenebene zugeordnet. Es sollte daher sichergestellt sein, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung alle Buchungen in RELion vorliegen. Die geholten Buchungen können über den Drilldown in der Spalte „Anzahl Detailzeilen“ geprüft werden.

Festwerte erfassen

In diesem Fallbeispiel wird die „Miete Telefonanlage“ als Festbeträge direkt zugeordnet. In den Abrechnung Zeilen können die gebuchten Posten zu diesem Konto über die Sachposten eingesehen werden. Zum Erfassen der Festbeträge wird die Zeile Miete Telefonanlage angeklickt und über Vorgang Festwerte erfassen das Fenster Abrechnung Zeilen Festwerte geöffnet.

Hinweis

Zu beachten ist, dass die eingetragene Verteilungsart im Objektkontenplan in diesem Fall entweder Festbetrag, Heizung oder Wasser sein muss und die Abrechnung noch nicht berechnet worden ist.

Hier werden alle in der Abrechnungsperiode aktiven Einheiten des Objektes aufgeführt. Im Feld Betrag Netto oder Betrag Brutto werden die entsprechenden Werte eingetragen.

Hinweis

Sofern es sich um Kosten im Sinne des § 35a EStG handelt, können die dementsprechenden Werte in den dafür vorgesehenen Feldern eingetragen werden. Diese Felder können dafür eingeblendet werden.

Das Fenster wird geschlossen, damit die Beträge auch in den Abrechnung Zeilen angezeigt werden.

Aufteilungsregeln anwenden

Beim Objekt wurde für die Aufteilung der Müllkosten Abrechnungskreise mit folgenden Aufteilungsregeln erstellt.

Zum Anwenden der Aufteilungsregeln stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Wahl:

1. Das entsprechende Konto wird markiert und Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln angeklickt. Damit wird die Aufteilungsregel des ausgewählten Kontos angewendet.
2. Um alle Aufteilungsregeln in den Abrechnungszeilen anzuwenden, wird Aufteil.regel anwenden Gesamt verwendet.
3. Beim Berechnen der Abrechnung werden automatisch alle Aufteilungsregeln angewendet, sofern die Option Aufteilungsregeln anwenden im Bericht Abrechnung berechnen nicht deaktiviert wird.

Hinweis

Solange diese Funktion nicht ausgeführt worden ist, finden die Aufteilungsregeln in der Abrechnung keine Anwendung. Die Aufteilungsregeln der einzelnen Konten können nur über Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln wieder zurückgesetzt werden und dann auch immer nur Konto für Konto.

Vorauszahlungen prüfen

Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die Vorauszahlungen (Sollstellungen und dazugehörigen Zahlungen) geholt. In der Abrechnung Objekt Karte können über Details oder über die Suche die Vorauszahlungen geöffnet werden.

In der Spalte Ebene können über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitert bzw. reduziert werden. Hier besteht die Möglichkeit, alle Vorauszahlungen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden, zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.

Abrechnung berechnen

Nachdem überprüft wurde, dass die Kosten und Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmen, werden die angefallenen Kosten auf die einzelnen Debitoren umgelegt, indem die Abrechnung berechnet wird. In der Abrechnung Objekt Karte kann über Abrechnung berechnen die Stapelverarbeitung geöffnet werden.

Im Inforegister Abrechnung Objekt ist dabei bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen. Zusätzlich kann hier noch bestimmt werden, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden sollen. Der Vorgang wird mit OK gestartet.

Anschließend sind die Gesamtfaktoren für die jeweiligen Abrechnungskreise und Verteilungscodes berechnet. Sofern eine Hochrechnung aktiv ist, werden zusätzlich die Hochrechnungszeilen gefüllt. Die Kosten werden auf die einzelnen Einheiten umgelegt und die Liste Abrechnungsposten gefüllt. Wurde die Berechnung durchgeführt, steht der Status im Inforegister Bearbeitungsstatus in der Zeile Abrechnung berechnet auf der Abrechnung Objekt Karte auf Ja. Für eine schnellere Berechnung kann beim Abrechnung berechnen die Option Ausnahmen anwenden gleich mitberücksichtigt werden.

Abstimmarbeiten

Bei den Abstimmarbeiten können nach Erstellung der Abrechnung abschließende Kontrollen, ob alle Einheiten und Konten erfasst, alle Verteilungen eingetragen und die Beträge richtig gebucht wurden, durchgeführt werden.

Einige der Berichte werden verwendet, bevor die Abrechnung berechnet wird, andere sind für die Ergebniskontrolle gedacht. Alle diese Berichte werden in der Abrechnung Objekt Karte über Drucken gestartet. Im Fenster RE Berichtsauswahl werden diese in der Rubrik Prüfungen ausgewählt.

Nachfolgende Prüfberichte sind im Standard eingetragen:

• Prüfe Vorauszahlungskonten
• Kosten Detailliert
• Kontrollliste Einheiten
• Objekt Abrechnungsübersicht Miete (bzw. WEG)
• Abstimmprotokoll Abrechnung
• RELion Objektbuchungen LZ/35a

Die Vorgehensweise ist bei allen Berichten identisch. Der gewünschte Bericht wird markiert und über OK geöffnet.

Prüfe Vorauszahlungskonten

Mithilfe des Berichts Prüfe Vorauszahlungskonten kann vorab geprüft werden, ob bei den ausgewählten Objekten für jede verwendete MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe ein Sollstellungskonto pro verwendete Abrechnungsart vorhanden ist.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Kontrollliste Einheiten

Dieser Bericht listet nach der Berechnung der Abrechnung die Einheiten auf, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden mit den auf die einzelnen Einheiten umgelegten Werten.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Objekt Abrechnungsübersicht Miete

Mit dem Bericht Objekt Abrechnungsübersicht Miete wird nach dem Berechnen der Abrechnung eine Aufstellung der Kostenpositionen zur Abrechnung bereitgestellt.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Hinweis

Da bei den Aufteilungsregeln die entstandenen Kosten „mehrfach“ aufgeteilt werden, werden in diesem Bericht Differenzen ausgewiesen. Diese ergeben sich aus den Bewegungen im Abrechnungszeitraum und den verteilten Gesamtkosten pro Abrechnungszeile. In der Spalte verteilte Kosten kann man erkennen, welche Kosten wirklich insgesamt verteilt wurden. In der Spalte Gesamtkosten sieht man, welchen Anteil der Kosten die jeweilige Aufteilungsregel an den Gesamtkosten hat.

Abstimmprotokoll Abrechnung

Über dieses Protokoll können nach dem Berechnen der Abrechnung die Beträge, die in den Abrechnungszeilen stehen, mit den tatsächlich umgelegten Werten abgestimmt werden. Dabei sind eventuell vorhandene Differenzen, die oftmals durch die Verteilung entstehen, erkennbar.

Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Hier kann bei Bedarf der Filter angepasst werden.

Außerdem kann im Inforegister Abrechnung Zeile auf einzelne Konten gefiltert werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Objektkonten Leistungszeitraum

Dieser Bericht druckt eine Liste aller Buchungen auf Objektkonten, die im vorgegebenen Zeitraum vorgenommen worden sind, gruppiert pro Objekt. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob alle Buchungen, die den Leistungszeitraum betreffen, oder Buchungen mit § 35 Dimensionen ausgegeben werden sollen.

Über die Filtermöglichkeiten in den Inforegistern Objekt Konto und Sachposten kann die Ausgabe eingeschränkt werden, um z. B. nur die Konten zu prüfen, die in der Abrechnung eine Rolle spielen. Dazu wird auf die Verwendung Alles und Abrechnung gefiltert. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Ausnahmen anwenden

Gerade im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken. Dabei kann für einzelne Einheiten bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt.

In der Abrechnung Objekt Karte wird die Funktion Ausnahmen ausgewählt. Beim Ermitteln der beteiligten Einheiten werden bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt. Bei Bedarf können hier über Ausnahmen holen Ausnahmen eingespielt werden, die erst nach dem Ermitteln der Einheiten bei den Mietverträgen angelegt wurden.

Die Abrechnung Ausnahmen Karte ist ähnlich aufgebaut wie Vertrag Ausnahmen Karte. Lediglich das Feld Aktiv im Inforegister Allgemein gibt es in der Vertrag Ausnahmen Karte nicht.

In diesem wird, wie auch in der Übersicht, angezeigt, ob und wann die Ausnahme angewendet worden ist. In der Liste Abrechnung Ausnahmen wird über Vorgang Alle Ausnahmen prüfen bzw. Aktuelle Ausnahme prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt eingespielt worden sind, können diese in der Abrechnung Objekt Karte mit Ausnahmen anwenden aktiviert werden. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen.

Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Sollen diese trotzdem noch geändert werden, wird der Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein gesetzt. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewendeten Ausnahmen können dann in den Abrechnungsposten geprüft werden.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine prozentuale Beteiligung von 80 % vereinbart. Im Feld Ausnahme Betrag ist der Differenzbetrag ersichtlich. Im Feld Betrag vor Ausnahme der ursprüngliche Betrag. Nur die im Feld Betrag anteilig ausgewiesenen Kosten kommen in der Abrechnung zum Tragen.

Individuelle Texte anlegen

Normalerweise verwendet die Abrechnung den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einer Abrechnung individuelle Informationen zu verwenden. RELion bietet die Möglichkeit, auf Wunsch für jedes Objekt bzw. für jede Einheit einen individuellen Ausdruck zu erstellen. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Abrechnung Objekt Karte über Texte vorgenommen werden. Sofern der Abrechnung noch kein Berichtstext zugeordnet wurde, öffnet sich beim erstmaligen Starten folgende Abfrage:

Mit Ja wird das Fenster RE Berichtstexte Übersicht geöffnet.

Hier werden alle Berichtstexte angezeigt, die mit Vorlage gekennzeichnet sind und für dieses Objekt und diese Abrechnung zur Verfügung stehen. Es kann ein vorhandener Text ausgewählt und mit OK in die neue Textvorlage kopiert werden. Anschließend kann dieser individuell bearbeitet werden.

Hinweis

Wenn kein Berichtstext mit Vorlage gekennzeichnet ist oder die Vorlagen für die Abrechnung nicht verwendet werden können (z. B. wegen der Objektnr. oder des Geschäftsvorfallcodes), dann werden nach einer Abfrage alle Berichtstexte angezeigt, aus denen der gewünschte Text ausgewählt werden kann.

Wenn bereits ein Text kopiert wurde, ist das in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennbar. In diesem Fall führt die Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.

Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Felder Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden oder die Zuordnung über die Felder Objektnr. und Geschäftsvorfallcode entfernt werden.

Neue Vorauszahlungen ermitteln

Nach der Erstellung und Prüfung der Abrechnung können im nächsten Schritt die neuen Vorauszahlungen ermittelt werden. Damit werden den Eigentümern/Mietern die neuen monatlichen Hausgeld- bzw. Betriebskostenvorauszahlungen auf Basis der erstellten Abrechnung vorgelegt. Hierzu werden im Hintergrund die Funktionen des Wirtschaftsplans verwendet.

Hinweis

Wenn die zukünftigen Vorauszahlungen im Rahmen der Abrechnung nicht angepasst werden sollen, können die folgenden Schritte zum Wirtschaftsplan übersprungen werden; weiter geht es dann beim Kapitel Belege erzeugen.

Wirtschaftsplan anlegen

In der Abrechnung Objekt Karte können die erforderlichen Menüpunkte zur Erstellung der neuen Vorauszahlungen aufgerufen werden. Als Erstes wird der Menüpunkt Wirtschaftsplan anlegen gestartet. Dabei wird ein Wirtschaftsplan auf Basis der Abrechnung erstellt. Die Abrechnungszeilen werden hierfür in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen.

Im Bericht Wirtschaftsplan anlegen sind bereits im Inforegister Vorbelegen aus die Felder Quelle und Code (Abrech./Wirtsch.Plan) mit den Werten aus der Abrechnung gefüllt.

Im Feld Multiplikator kann der Faktor geändert werden, wenn die bestehenden Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese z. B. um 10 % erhöht werden, wird der Multiplikator 1,1 eingegeben. Sollen die Beträge verringert werden, z. B. um 5 %, wird der Faktor 0,95 gewählt. Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wird im Feld Wirtschaftsplan Code ein passender Code ausgewählt. Dadurch werden die Felder Von Datum, Bis Datum und Wirtschaftsplan Datum gefüllt, sofern bei dem ausgewählten Wirtschaftsplancode diese Angaben hinterlegt wurden. Im Feld Datum 1. Sollstellung wird das Datum eingetragen, ab dem der neue Vorauszahlungsbetrag für die Sollstellung verwendet werden soll.

Bei Bedarf wird das Feld Vorhandene WP überschreiben aktiviert, dadurch werden eventuell vorhandene Wirtschaftspläne mit gleichem Wirtschaftsplancode überschrieben, sofern dort folgende Schritte noch nicht ausgeführt wurden: Belege erzeugt, Sollstellungszeilen erstellt, Nachberechnung gebucht und/oder gesperrt. Im Inforegister Weitere Schritte (optional) wird bestimmt, ob die Beteiligten Einheiten bereits beim Anlegen des Wirtschaftsplans geholt werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiv. Im Inforegister RE Objekt ist bereits über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. das Objekt ausgewählt. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.

Hinweis

Sollte beim Anlegen des Wirtschaftsplans Aktionsprotokollzeilen angelegt werden, können diese angezeigt werden, indem in der Abrechnung Objekt Karte auf Wirtschaftsplan zeigen gegangen wird. Dadurch öffnet sich die gefilterte Übersicht Wirtschaftspläne. Hier können diese in der Infobox Aktionsprotokolleinträge mit einem Mausklick auf die entsprechende Zahl geprüft werden. Sollte in der Übersicht kein Eintrag angezeigt werden, wird der Filter auf das Feld Wirtschaftsplancode entfernt.

Wirtschaftsplan berechnen

Nachdem die Gesamtkosten aus der aktuellen Abrechnung übertragen wurden, werden diese im nächsten Schritt für die einzelnen Einheiten berechnet. Dazu wird über Wirtschaftsplan berechnen der gleichlautende Bericht gestartet.

In der Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan berechnen sind im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits die Filterdaten aus der Abrechnung übernommen worden. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen.

Zusätzlich kann hier noch bestimmt werden, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden. Der Vorgang wird mit OK gestartet.

Ausschlussbedingungen für die neuen Vorauszahlungen

Nicht immer ist es gewünscht, die neuen Vorauszahlungen anzupassen. Wenn z. B. ein Mieter neu eingezogen ist, sollen die vertraglich vereinbarten Nebenkosten nicht geändert werden. Auch kann es vorkommen, dass die Vorauszahlungen erst angepasst werden sollen, wenn sie sich um mindestens 5 EUR erhöhen. Dafür können in RELion Ausschlussbedingungen angewendet werden.

Dieser Funktionsaufruf berücksichtigt die Ausschlussgründe aus dem verbundenen Wirtschaftsplan. Um die aktuell eingestellten Ausschlussgründe zu überprüfen, wird zu Zugehörig gewechselt und Neue Vorauszahlungen ausgewählt. Anschließend wird auf Wirtschaftsplan zeigen geklickt, um den verbundenen Wirtschaftsplan in der Kartenansicht anzuzeigen.

Nach dem Anwenden der Ausschlussgründe sind die entsprechenden Ausschlussgrund Codes auf den Wirtschaftsplan Summenposten gesetzt. Alle Zeilen auf Ebene 3 (Abrechnungsart) und mit Ausschlussgrund Code werden automatisch beim Erstellen der neuen Sollstellungszeilen ignoriert:

Sollstellungszeilen erstellen

Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dies kann über Sollstellungszeilen erstellen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Aktionen im Bereich Neue Vorauszahlung ausgeführt werden.

In dem sich öffnenden Fenster Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen ist im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert. Die Option Änderung speichern wird gesetzt, wenn die Sollstellungszeilen direkt erstellt werden sollen. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.

Wirtschaftsplan zeigen

Als abschließender Punkt wird über die Funktion Wirtschaftsplan zeigen in der Abrechnung Objekt Karte das Fenster Wirtschaftspläne geöffnet. Hier sind die Ergebnisse der vorher gestarteten Funktionen eingetragen und können überprüft werden.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Hinweis

Vor dem Aufruf Belege erzeugen sollte in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen geprüft werden, ob alle gewünschten Optionen aktiviert sind!

Die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Abrechnung Objekt Karte entweder der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird oder über Belege erzeugen.

Es ist bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

Hinweis

Für das Erzeugen der Belege sollte der Filter nicht erweitert werden. Bei Bedarf kann der Filter aufgelöst werden, sodass die Belege, z. B. für alle Objekte, erzeugt werden.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt geöffnet wird.

Über Drucken kann jeder einzelne Beleg entweder ausgedruckt oder in der Seitenansicht geöffnet werden. Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, wird in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja umgestellt. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen.

Abrechnung drucken

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. Über Bericht im Fenster Abrechnung Objekt Karte wird die RE Berichtsauswahl geöffnet, in welcher der PDF Stapeldruck Abrechnung, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK geöffnet wird. Für einen Schnellaufruf steht der Stapeldruck auch direkt als Aktion zur Verfügung.

Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf die Abrechnung gefiltert.

Im Feld Auswahl für Druckausgabe kann Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten ausgewählt werden; das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben wird. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner entsteht als Ergebnis ein komprimierter ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können z. B. verwendet werden, wenn ein externer Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragt werden soll.

Anschließend wird der Druck mit OK gestartet. Nach Beendigung der Verarbeitung öffnet sich ein PDF-Sammeldruck. Dieser kann entweder normal ausgedruckt oder gespeichert werden.

Abrechnung buchen

Im nächsten Schritt wird das Abrechnungsergebnis in ein oder mehrere Buchblätter übertragen und gegenüber dem Debitor gebucht. Vorher wird in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus das Feld Freigabe zum Buchen auf Ja gestellt.

Über Abrechnung buchen wird die Stapelverarbeitung Abrechnung in BuchBlatt gestartet.

Grundsätzlich können die Abrechnungsbuchblätter für mehrere Objekte gleichzeitig erstellt werden. Abrechnungen, die nicht zum Buchen freigegeben wurden oder bereits gebucht worden sind, werden dabei übersprungen. Nach den Eingaben wird die Verarbeitung mit OK gestartet. Im Anschluss erscheint eine Hinweismeldung mit dem Ergebnis, die ebenfalls mit OK bestätigt wird. Im entsprechenden Buchblatt können die Buchungen überprüft und anschließend gebucht werden.

Hinweis

Beim Buchen der Abrechnung werden mehrere Buchungssätze pro Einheit in das Buchblatt eingestellt (z. B. Buchung des Abrechnungsergebnisses, Bestandsveränderungen bei bilanzieller Methode). Dies ermöglicht es, die Debitorenbuchungen durchgängig mit Belegart Gutschrift oder Rechnung zu buchen.

Beim Einstellen ins Buchblatt wird pro Buchungssatz ein aufsteigendes Suffix an die Abrechnungsnummer angehängt. Je Vertrag wird eine Belegnummer erstellt, diese wird beim Holen der Einheiten in die Abrechnung bereits vergeben.

Abrechnung sperren

Als abschließender Schritt kann in der Abrechnung Objekt Karte über das Feld Gesperrt verhindert werden, dass Änderungen an der Abrechnung vorgenommen werden können. Diese Sperre kann auch für noch nicht fertiggestellte Abrechnungen gesetzt werden, um Änderungen durch andere Mitarbeiter vorübergehend zu verhindern.

4.4 - Vorauszahlung und Abrechnungszeilen

Abrechnungskreise

Für die Erstellung der Abrechnung sind beim Buchen Abrechnungskreise zwingend notwendig.

Vorwegabzug von Kosten

Vorweg abgezogene Kosten sind die Kosten, die vom Vermieter getragen werden. Diese müssen lt. Gesetzgeber auf der Abrechnung nachvollzogen werden können. Dazu wird das zu bearbeitende Objekt geöffnet. Anschließend wird über Abrechnungskreise die Tabelle Abrechnungskreis Übersicht geöffnet.

Ein neuer Abrechnungskreis wird erstellt (z. B. VORWEG). Im Feld Vorwegabzug wird ein Haken gesetzt. Da diese Kosten nicht auf die Einheiten umgelegt werden, werden diesem Abrechnungskreis keine Einheiten zugeordnet.

Buchen auf Abrechnungskreise

Das Buchen mit Abrechnungskreisen ist in folgenden Vorgängen realisiert:

• Buchen aus dem Buch.-Blatt
• Wiederkehrende Buchblätter
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift

Zur Verwendung von Abrechnungskreisen sind folgende Voraussetzungen notwendig:

1. Der Abrechnungskreis darf nicht gesperrt sein und muss beim Objekt vorhanden sein.
2. Im Buch.-Blatt wird nach Eingabe der Objektkontonummer der Abrechnungskreis aus dem Objektkonto vorbelegt. Dieser kann im Feld Abrechnungskreis bei Bedarf geändert werden.
3. Der Abrechnungskreis wird dann beim Buchen in Sach- und Mehrwertsteuer-Posten weitergereicht.

Bereits gebuchte Posten mit Abrechnungskreis versehen

Wurden bereits Buchungen durchgeführt und wird dann festgestellt, dass diese über einen anderen Abrechnungskreis verarbeitet werden sollen, kann bei den gebuchten Posten nachträglich der Abrechnungskreis geändert werden.

Dazu wird die Tabelle Fibujournal geöffnet, das gewünschte Journal markiert und geöffnet. Im Beispiel soll bei Objektkonto 800200 Wasserversorgung der Abrechnungskreis Objekt auf G2 geändert werden:

Dazu wird der gewünschte Sachposten ausgewählt und im Feld Abrechnungskreis der gewünschte Abrechnungskreis gewählt. Diese Änderungen können, sofern eingerichtet, über das Änderungsprotokoll nachvollzogen werden.

Buchungskombinationen

In RELion werden je nach Auswahl der Buchungskombination, bestehend aus Vorauszahlungsart und Buchungsmethode, die Vorauszahlungen gezogen und die Abrechnungen gebucht.

Als Vorauszahlungsart stehen zur Auswahl:

• Zahlungsbetrag: Dadurch werden die tatsächlich geleisteten Beträge in der Abrechnung ausgewiesen.
• Sollstellungsbetrag: Dabei werden die sollgestellten Beträge verwendet, ohne Berücksichtigung, ob diese ausgeglichen wurden.

Als Buchungsmethoden stehen zur Verfügung:

• Abrechnungsspitzen: Hier werden die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Diese Buchungsmethode kann mit Sollstellungsbetrag und Zahlungsbetrag kombiniert werden.
• Bilanzielle Methode: Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird beim Buchen der Abrechnungsergebnisse die bilanzielle Buchungslogik verwendet. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

Hinweis

Beim Erstellen des Buch.-Blattes werden dabei Bestandsbuchungen und soweit vorher aktiviert wurde Auflösungsbuchungen pro Abrechnungsart eingetragen.

Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich (nur in Länderversion Österreich)

Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird pro Abrechnungsart eine Saldoausbuchung für das Objekt gemacht. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.

• Bilanzielle Aktivierung: Da für den Bericht Aktivierung umlagef. Kosten ein Abrechnungscode für ein Objekt benötigt wird, wird am Anfang des Jahres als „Platzhalter“ eine entsprechende Abrechnung Objekt Karte angelegt. Diese kann nicht abgerechnet werden. Zur Abrechnung des Objekts wird dann später die Buchungsmethode auf Bilanzielle Methode umgestellt.

Wichtig

Abrechnungen für WEG-Objekte können grundsätzlich nur mit den Buchungsmethoden Abrechnungsspitzen bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich pro Abrechnungsart und Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag erstellt werden.

Einheit Abrechnungen

In der Einheit Abrechnungen sind Informationen zu den Abrechnungen an die jeweiligen Debitoren verfügbar. Das Fenster kann in der Abrechnung Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld des Feldes Beteiligte Einheiten geholt oder über Einheit Abrechnungen geöffnet werden.

Je nach Bearbeitungsstatus der Abrechnung sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Eventuell notwendige Änderungen können nur über die Abrechnungszeilen und Vorauszahlungen vorgenommen werden. Über die Funktion Belege erzeugen und über Drucken können die einzelnen Abrechnungen ausgedruckt werden.

Zusätzlich können über Belege löschen und Belege erzeugen die Belege für die markierte Einheit neu erstellt werden. Damit können zum Beispiel für einen einzelnen Vertrag die Belege aktualisiert werden (z. B. wenn sich durch Heirat der Name eines Mieters geändert hat).

Vorauszahlung

In RELion können die Vorauszahlungen der einzelnen Debitoren automatisch ermittelt oder manuell eingegeben werden. Dazu wird über die Suche Abrechnungen geöffnet und die entsprechende Abrechnung ausgewählt.

Im Inforegister Vorauszahlungen wird durch Aktivieren des Feldes Nur abgerechnete Abr.Arten bestimmt, dass automatisch nur die Abrechnungsarten verwendet werden, die in den Abrechnung Zeilen eingetragen sind. Somit werden immer die aktuellen Abrechnungsarten verwendet. Wird dieses Feld nicht aktiviert, kann im Inforegister Datenquellen im Feld Filter Abrechnungsarten die erforderliche Abrechnungsart für die Filterung manuell eingetragen werden. Dies ist vor allem dann von Interesse, wenn getrennte Abrechnungen für Betriebs- und Heizkosten erstellt werden sollen.

Wird kein Filter verwendet, werden alle Abrechnungsarten geholt.

Automatische Ermittlung der Vorauszahlungen

Beim automatischen Ermitteln der Vorauszahlungen werden über die Abrechnungsarten die Sollstellungskonten der Einheit ermittelt. Diese Konten werden dann auf Debitorenposten mit folgenden Kriterien durchsucht. Voreingestellte Filter:

Aus der Einheit

• Objektnummer
• Eigentümer/Mieter
• Einheit Nr.
• Einheit Historie
• Buchungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums
• (z. B. 01.01.2018..31.12.2018 oder anteilig nach Leistungszeitraum)

Sollstellungsart

• Nebenkosten Hinweis: Bei Eigentümerabrechnungen werden in der Länderversion Deutschland zusätzlich Debitorenposten mit der Sollstellungsart Sonstiges ermittelt.

RE Kontogruppe

• Forderungen/Erlöse

Storno

• Nein

Folgende Möglichkeiten zur Berechnung der Vorauszahlungen stehen in der Abrechnung Objekt Karte unter Aktionen zur Verfügung:

1. Abrechnungen anlegen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermitteln kann.
2. Vorauszahlungen holen Über diese Funktion werden die geleisteten Vorauszahlungen berechnet.
3. Abrechnung berechnen Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermittelt, sofern dies bisher noch nicht geschehen ist.
4. Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Status im Feld Vorauszahlungen geholt auf Ja gesetzt. Auch hier werden die geleisteten Vorauszahlungen geholt.

Die berechneten Vorauszahlungen können dann über Vorauszahlungen angezeigt werden.

In dieser in drei Ebenen aufgeteilten Tabelle, werden die geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt:

• Ebene 1 (Summenzeile) – Hier werden Informationen, wie Einheitennummer, Historie, Debitorenname und Gesamtsumme der Vorauszahlungen, angezeigt.
• Ebene 2 – Es zeigt die Art der Vorauszahlungen mit den entsprechenden Beträgen an.
• Ebene 3 – Dort sind die einzelnen Posten aufgelistet.

Manuelle Eingabe der Vorauszahlungen

Vorauszahlungen können über die tatsächlich gebuchten Werte der einzelnen Debitoren ermittelt oder wenn keine vorhanden sind, manuell eingetragen werden. Für die manuelle Eingabe werden trotzdem in der Abrechnung Objekt Karte die Vorauszahlungen geholt und das Fenster Abrechnung Vorauszahlungen geöffnet.

Hinweis

Die Vorauszahlungen können manuell nur in der Ebene 2 eingetragen werden. Sofern Zeilen der Ebene 3 vorhanden sind, können manuelle Änderungen nur vorgenommen werden, wenn diese entfernt wurden. Nachdem die Debitorenposten in Ebene 3 entfernt wurden, müssen die Summenzeilen aktualisieren ausgeführt werden.

Im Anschluss können die Vorauszahlungen erfassen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen aufgerufen werden.

Dann öffnet sich die neue Seite Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung. Zu Beginn ist die Seite leer. Im 1. Schritt werden alle benötigten Zeilen über den Menüaufruf Zeilen erstellen erzeugt und die Abfrage mit Ja bestätigt.

Es wird nun für jede in der Abrechnung Vorauszahlungen enthaltenen Einheit und Abrechnungsart Zeilen erstellt. Dabei wird anhand der Abrechnungsart Buchungsmatrix geprüft, wie viele Zeilen pro Einheit und Abrechnungsart benötigt werden.

Sofern in der Abrechnungsart Buchungsmatrix in der Tabelle Abrechnungskonten mit Zeitbezug mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Startdaten enthalten sind, die in den Abrechnungszeitraum fallen, dann werden die Zeilen entsprechend eingetragen.

Im Feld MwSt % wird dann entsprechend dem am Abrechnungsergebniskonto hinterlegen Sachkonto und der dazugehörigen MwSt.-Einrichtung geschuldeten MwSt.-Satz eingetragen (Feld ist standardmäßig ausgeblendet – kann über Spalten auswählen eingeblendet werden).

Wichtig

Wird mit der Buchungsart Bilanzieller Methode abgerechnet, wird in der Spalte Sollstellungskonto bei den steuerpflichtigen Einheiten jeweils das für den Steuersatz korrekte Sollstellungskonto eingetragen, auf das beim Buchen der Abrechnung die Vorauszahlungen zurückgebucht werden sollen. Bei den steuerfreien Einheiten wird das Konto automatisch eingetragen.

Hinweis

Durch Filtern auf Beschreibung 2 kann das Sollstellungskonto anschließend in jede Zeile eingetragen werden. (z. B. mit F8 runterkopieren)

Es können nun zeilenweise in den Feldern Vorauszahlung Netto und Vorauszahlung MwSt die entsprechenden Beträge erfasst werden. Der dazugehörige Betrag Vorauszahlung Brutto wird dann automatisch rechnerisch ermittelt.

Hinweis

Es ist absichtlich keine automatische Ermittlung des MwSt.-Betrages vorgesehen, da gerade bei „krummen“ Beträgen die MwSt.-Beträge abweichen können, wenn monatlich Einzel-Beträge mit MwSt. gebucht wird oder vom Gesamt-Betrag der MwSt.-Betrag ermittelt wird.

Über Summenzeilen aktualisieren kann zu Kontrollzwecken die Summe pro Einheit/Historie aktualisiert werden. Beim Schließen der Seite erscheint eine Abfrage, ob die erfassten Werte in die Abrechnung Vorauszahlung übernommen werden sollen.

Mit Ja werden die Werte direkt übernommen. Mit Nein bleiben die für eine spätere Übernahme in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung stehen. Die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung ist um das Flowfield-Feld Anzahl manuelle Zeilen erweitert worden. Über den Durchgriff wird die gefilterte Ansicht der erfassten manuellen Vorauszahlungen geöffnet. Ein Ändern bzw. Erfassen ist hier nicht möglich:

In Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gibt es im Menüband noch folgende zusätzliche Aufrufe:

• Beträge in Abrechnung Vorauszahlung zurücksetzen: Dadurch können alle Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlung zurückgesetzt werden, um evtl. vorher falsch übernommene Beträge zu bereinigen. Die Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung bleiben davon unberührt.
• Löschen: Dadurch werden alle Zeilen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gelöscht.

Wichtig

Sofern mit Berechtigungskonzepten gearbeitet wird (Rollen & Rechte), sind Berechtigungen für die neue Tabelle 5164624 zu vergeben (Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Löschen).

Überzahlungen automatisch eintragen

Evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag können automatisch in die Abrechnung Vorauszahlungen geholt werden. Dazu wird die Abrechnung Objekt Karte geöffnet und im Inforegister Vorauszahlungen das Feld Überzahlungen aktiviert.

Wichtig

Beim Aktivieren dieser Option ist darauf zu achten, dass die Vorauszahlungen für diese Abrechnung noch nicht geholt sein dürfen.

Werden die Vorauszahlungen über eine der geschilderten Wege in die Abrechnung geholt, werden die Überzahlungen ebenfalls in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Überzahlungen manuell eintragen

Evtl. vorhandene Überzahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag können auch manuell in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen werden. Dazu wird in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Vorauszahlungen die Abrechnung Vorauszahlungen geöffnet.

Dazu wird die entsprechende Summenzeile (Ebene 1) des Debitors markiert. Über Summenzeile „Andere offene Posten/Überzahlung“ anlegen wird dann die zusätzliche Summenzeile angelegt. Diese kann hier über Debitorenposten auswählen zugeordnet werden.

Posten manuell zurücksetzen

Wenn ein Posten nicht mit der Abrechnung verrechnet werden soll, kann die betreffende Zeile in der Abrechnung Vorauszahlungen gelöscht werden. Dabei wird der verbundene Debitorenposten zurückgesetzt, d. h., die Felder Abrechnungsart und Abrechnungscode und ggf. Abwarten werden zurückgesetzt.

Ausbuchen offener Vorauszahlungen

Nach aktuell gültiger Rechtsprechung in Deutschland dürfen nach dem Eintritt der Abrechnungsreife (Ende Abrechnungsperiode) die säumigen Betriebskosten-Vorauszahlungen nicht mehr eingefordert werden.

In der Abrechnung sind bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag deswegen evtl. vorhandene Vorauszahlungsdifferenzen auszubuchen. Dafür kann der Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen verwendet werden. Dieser erstellt für jeden noch offenen Posten eine Gegenbuchung, die dann mit dem ursprünglichen Posten ausgeglichen wird, sodass dann in der Abrechnung nur die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden. Beim Buchen der Abrechnung wird dadurch ein einzelner mahnbarer Debitorenposten erstellt.

Wichtig

Bei Objekten mit Versteuerungsart EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) werden die Posten nicht automatisch ausgeglichen. Dieser Ausgleich ist nach der Buchung manuell durchzuführen!

Der Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen kann in der Übersicht Abrechnungen und in der Abrechnung Objekt Karte geöffnet werden.

Inforegister Optionen:

Inforegister RE Objekt:

In diesem Inforegister ist standardmäßig auf das Objekt gefiltert, von dessen Abrechnung aus, der Bericht gestartet wird. Bei Bedarf kann der Filter entsprechend erweitert werden.

Hinweis

Dieser Bericht kann nur für Mietobjekte verwendet werden. Zusätzlich wird geprüft, ob die Vorauszahlungsart Zahlbetrag ist.

Die Verarbeitung wird mit OK gestartet. Dabei wird beim erstmaligen Starten des Berichts der Herkunftscode AUS-VZ-ABR angelegt.

Bei der Verarbeitung werden dabei lediglich die Posten berücksichtigt, die in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen im Feld Vorauszahlung Differenz einen Betrag haben. Pro gefundene Rechnung wird eine passende Gutschrift mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Verrechnung n. geleistete Vorausz. erstellt und diese mit der Rechnung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen. Wenn Überzahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen geholt wurden, dann werden passende Rechnungen mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Rechnung wg. Überzahlung gemäß der übergeordneten letzten Sollstellungszeile erstellt und diese mit der Überzahlung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.

Hinweis

Sollte es keine übergeordnete Sollstellungszeile geben, ist die Überzahlung aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zu entfernen.

Der Bericht stellt die Buchungen in das gewählte Buch.-Blatt und setzt die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zurück. Dieses Buch.-Blatt kann in der Abrechnung Objekt Karte nach Beendigung des Vorgangs über den Aufruf Abrechnung Buch.Blatt geöffnet werden. Die Buchungen können dort überprüft und gebucht werden.

Wichtig

Es werden nur Gegenbuchungen für Debitorenposten erstellt, deren Abwartenkennzeichen entweder leer oder mit dem gleichen Abwartenkennzeichen aus der RE Einrichtung im Feld Abwarten Abrechnung gefüllt ist. Sollten Debitorenposten mit einem anderen Abwartenkennzeichen gekennzeichnet sein, wird dies über das Aktionsprotokoll mitgeteilt.

Diese Posten sind bei Bedarf manuell zu bearbeiten (z. B. durch Ändern des Abwartenkennzeichens oder Entfernen aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen).

Im Anschluss werden die Vorauszahlungen erneut in die Abrechnung geholt. Beim Berechnen der Abrechnung und beim Erzeugen der Belege wird bei Vorauszahlungsart Zahlungsbetrag geprüft, ob bei Abrechnungen für Mietobjekte in der Länderversion Deutschland in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen das Feld Vorauszahlung Differenz leer ist. Andernfalls erscheint eine entsprechende Meldung, die darauf hinweist, dass die Vorauszahlungen noch zu bereinigen sind. Solange diese nicht bereinigt wurden, ist es nicht möglich, die Optionen Freigabe zum Druck und Freigabe zum Buchen zu setzen.

Hinweis

Die Anlage „Vorauszahlung im Detail“ wird nur dann erzeugt, wenn das Ergebnis aller Zeilen pro Einheit nicht „0“ ist. Wenn sich also die Soll-Vorauszahlungen mit den Buchungen „Verrechnung n. geleistete Vorausz.“ komplett aufheben, wird die Anlage für diese Einheit nicht erzeugt.

Verbrauchswerte erfassen

Für die Abrechnung können Verbrauchswerte, z. B. Verbrauch m³ Wasser, erfasst werden. Dafür sind im Vorfeld drei Punkte zu beachten:

1. Die beteiligten Einheiten sind ermittelt.
2. Im Fenster Objekt Verteilungen ist die entsprechende Verteilung im Feld Absoluter Faktor mit einem Haken gekennzeichnet.
3. Die Verteilungsart ist in den Objekt Konten auf Kein Zeitanteil gestellt. Nun wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Verbrauchswerte erfassen geöffnet.

Im Kopfbereich sind Eigentümer/Mieter-Kennzeichen, Objektnr., Abrechnungs-/WP-Code und Datumsfilter von RELion vorgeblendet. Im Feld Filter Verteilungscodes wird der gewünschte Verteilungscode ausgewählt. Wenn für mehrere Verteilungscodes Verbrauchswerte erfasst werden sollen, können diese nacheinander ausgewählt und abgearbeitet werden.

Über Zeilen initialisieren werden alle im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten eingetragen. Die dazugehörigen Verbräuche werden im Feld Faktor erfasst. Bei der nächsten Berechnung der Abrechnung werden diese Werte herangezogen.

Hinweis

Sollte die Summe der Verteilung auf der Abrechnung nicht mit der Summe der Faktoren übereinstimmen, ist zu überprüfen, ob die Einstellung Kein Zeitanteil im Objektkonto als Verteilungsart eingetragen ist.

Abrechnung Zeilen

Als Kostenpositionen für die Abrechnung werden die Konten verwendet, bei denen in der Liste Objekt Konten die Option Abrechnung oder Alles im Feld Verwendung eingetragen ist. Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Ausdruck der Abrechnung zu generieren.

Dazu wird über die Suche die Liste Abrechnungen ausgewählt.

• Erste Möglichkeit (empfohlen): Über Neu/Abrechnung anlegen wird der Bericht Abrechnung anlegen gestartet. Hier sollte immer im Inforegister Weitere Schritte (optional) der Haken bei Abrechnungszeilen holen gesetzt werden. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn die Abrechnung bereits angelegt ist): Die zu bearbeitende Abrechnungszeile wird ausgewählt und die zugehörige Abrechnung Objekt Karte geöffnet. Hier kann über Abrechnungszeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Abrechnung eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Zeile mit dem bei dem Objektkonto hinterlegten Abrechnungskreis angelegt werden.

Als nächster Schritt wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Abrechnung Zeilen über einen Klick auf die Summe geöffnet und über Aktionen Kontensaldo in Abrech.zeilen Gesamt die dazugehörigen Salden des Abrechnungszeitraumes dazugeholt. Eventuell vorhandene bebuchte zusätzliche Abrechnungskreise werden mit diesem Schritt ebenfalls eingetragen. Bei Bedarf können die vorhandenen Abrechnungszeilen manuell bearbeitet werden. Dabei ist zu beachten, dass bei manuellen Änderungen Abstimmdifferenzen entstehen können!

Kontensummen in Abrechnungszeilen

Wenn eine Abrechnungsposition (Abrechnungszeile) aus mehreren Objektkonten besteht (z. B. Aufzugskosten aus Wartung, Strom, Telefon, Notdienst), dann kann in den Objektkonten ein Konto mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan und einer Summen-Kontoart eingerichtet werden. Im Feld Zusammenzählung werden die Konten eingetragen, die in diesem Konto zusammengefasst werden sollen. Beim Holen der Abrechnungszeilen wird dann nur das Summenkonto in die Abrechnung geholt und die Posten aus den im Feld Zusammenzählung eingetragenen Konten.

Hinweis

Die Einrichtung der ursprünglichen Aufwandskosten (z. B. Wartung, Strom, Telefon, Notdienst) bleibt unverändert. Die Konten, die in einer Zusammenzählung mit Verwendung Alles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan enthalten sind, werden beim Holen der Konten nicht in die Abrechnungszeilen bzw. Wirtschaftsplanzeilen eingetragen.

Abrechnungszeilen einfügen

Zu einer Summenzeile können manuell noch zusätzliche Zeilen eingefügt werden. Dazu wird in den Abrechnung Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Zeile markiert, zu der eine weitere Zeile benötigt wird, und auf Zeile einfügen geklickt. Dadurch wird eine neue Detailzeile eingetragen. Dieser wird im Feld Abrechnungskreis der benötigte Abrechnungskreis zugeordnet.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag darf manuell keine Zeile hinzugefügt werden, da es nicht möglich ist, dieser Zeile einer Einheit zuzuordnen.

Abrechnungszeilen bearbeiten

In den Abrechnungszeilen können einige Änderungen manuell durchgeführt werden. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck der Abrechnung. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Abrechnungen gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Dabei ist zu beachten, dass die Beschreibungen aus den Abrechnungszeilen in der Einzelabrechnung ausgegeben werden. Sofern nur eine Zeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt:

Darstellung im Druck:

Sobald die Kosten über mehrere Abrechnungskreise verteilt werden, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

Darstellung im Druck:

• Abrechnungskreise ändern Beim Holen der Kontensalden in die Abrechnung wird pro bebuchtem Abrechnungskreis eine Detailzeile für das Konto angelegt. Wird der Abrechnungskreis in den Detailzeilen geändert, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus der Abrechnung entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.
• Verteilungscode ändern Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Abrechnungszeilen eingetragen. Dieser kann hier geändert werden, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.
• Hochrechnung eintragen Sofern in der Objekt Verteilung bei einem Verteilungscode die Hochrechnung aktiviert wurde, wird beim Holen der Abrechnungszeilen die Hochrechnung in den Detailzeilen eingetragen, bei denen diese Verteilung verwendet wird.
  Soll die Hochrechnung verwendet werden und war diese beim Holen der Abrechnungszeilen in der Objekt Verteilung noch nicht aktiviert, kann manuell in den Abrechnungszeilen im Feld Hochrechnung die Option Tag oder Jahr ausgewählt werden.

Hinweis

Beim manuellen Eintragen der Hochrechnung ist darauf zu achten, dass diese in allen Detailzeilen mit dem betroffenen Verteilungscode geändert wird.

• Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, so wird dieses beim Erstellen der Abrechnungszeilen eingetragen. Bei Bedarf kann das Kennzeichen hier eingetragen bzw. entfernt werden.

Wichtig

Wird in einer Zeile das Kennzeichen geändert, werden nach zwei Abfragen die Abrechnungszeilen geschlossen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

• 100 % Faktor ändern Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Abrechnungszeilen zu ändern. Wird der Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) geändert, dann werden beim Berechnen der Abrechnung nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. In der Einzelabrechnung wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen wurden, sollte beim Berechnen der Abrechnung nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren gesetzt werden, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in die Abrechnung geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen wird.

Wichtig

Werden die 100 %-Faktoren manuell geändert, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt

• Beträge ändern In den Abrechnungszeilen können in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfasst bzw. geändert werden.

Hinweis

Sofern manuelle Änderungen in den Betragsfeldern Betrag Netto, Betrag VSt, Betrag n.a. VSt und/oder Betrag Brutto vorgenommen wurden, dann werden beim Holen der Kontensalden diese Salden nicht geholt! Grundsätzlich werden manuelle Änderungen beim Holen der Kontensalden nicht überschrieben.

Wichtig

Es empfiehlt sich nicht, die Verteilungsart in den Abrechnungszeilen zu ändern! Dafür ist das Konto aus den Abrechnungszeilen zu löschen. Die Verteilungsart wird direkt am Objektkonto geändert und die Abrechnungszeilen werden dann neu hereingeholt.

Abrechnungszeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summen- mit den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Abrechnungszeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird von RELion die Funktion Zeilen löschen zur Verfügung gestellt. Dazu wird entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Detailzeilen markiert.

Sachposten

In den Abrechnungszeilen kann das Fenster Sachposten zu dem markierten Objektkonto geöffnet werden. Hier sind alle diesem Konto in die Abrechnung geholten gebuchten Sachposten aufgelistet.

Aufgrund der zeitanteiligen Zuordnung über den Leistungszeitraum muss die Summe der hier gezeigten Posten nicht mit Wert in der Abrechnungszeile übereinstimmen. Die anteiligen Werte sind in der Abrechnungszeile im Lookup zum Feld Anzahl Detailzeilen zu finden.

Abrechnungsposten

Nach dem Berechnen der Abrechnung kann das Fenster RE Abrechnungsposten geöffnet werden.

Hier werden alle Einzelposten eines Kontos, verteilt auf die abzurechnenden Einheiten, angezeigt. Die abzurechnenden Beträge werden in Bezug auf Verteilungscode, Verteilungsart und Faktor dargestellt.

Schnellfilter in RE Abrechnungsposten

Im Fenster RE Abrechnungsposten kann ein Schnellfilter ausgewählt werden. Je nach Aufruf werden die unterschiedlichen Spalten der Abrechnungsposten in den Vordergrund gerückt:

Hinweis

Sofern ein Filter keine Werte ergibt, wird mit einer Hinweismeldung darauf hingewiesen.

Hochrechnungszeilen

Sofern in der Abrechnung die Hochrechnung verwendet wurde, wird in den Abrechnung Zeilen die entsprechende Zeile markiert und das Fenster Abrechnung Hochrechnungszeilen geöffnet.

Hier wird angezeigt, wie sich die einzelnen Anteile zusammensetzen. Die Hochrechnung kommt zum Tragen, wenn sich z. B. die Anzahl der Mieter oder die Quadratmeter in einer Wohnung ändern. Ebenso wird die Zusammensetzung der Anteile bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen dargestellt. In den Zeilen ohne Objektnr. Herkunft wird der Gesamtfaktor jeweils vor und nach der Änderung dargestellt. In den nachfolgenden Zeilen werden dann die Anteile der Einheiten zu den entsprechenden Zeiträumen angezeigt. Die Berechnung erfolgt tagesgenau. Für die Darstellung kann zwischen Tag und Jahr gewählt werden.

Hinweis

Bei der Hochrechnungsart Jahr wird nur dann die Erläuterung der Hochrechnung in der Einzelabrechnung angedruckt, wenn sich

• der Faktor in dieser Einheit ändert,
• ein Vertragswechsel stattgefunden hat oder
• der Gesamtfaktor sich im Abrechnungszeitraum ändert.

Die Berechnung der Kosten für die einzelnen Positionen in der Abrechnung wird dann mit diesen Anteilen durchgeführt. Über Abrechnungskreis Einheitenübersicht wird der gleichlautende Bericht mit der Zuordnung der Einheiten zu den Abrechnungskreisen gestartet.

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Abrechnung Zeilen wird über Abrechnungskreis Einheitenübersicht der gleichnamige Bericht geöffnet. Der Bericht wird über Drucken bzw. Vorschau gestartet.

Gerade bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen ist dieser Bericht hilfreich, da hier alle beteiligten Einheiten (auch von den anderen Objekten) mit deren Umlagefaktoren angezeigt werden.

4.5 - Ausnahmen

Ausnahmen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken.

Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung vom System nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis nicht möglich. Beim Anlegen der Ausnahmen ist zu beachten, dass in einer Abrechnung pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.

Vertrag Ausnahmen Karte

Über die Suche wird die Liste Gewerbemietverträge geöffnet. Durch Klick auf die Zeile des zu bearbeitenden Vertrages und Aufruf von Ausnahmen über die Suche öffnet sich das Fenster Vertrag Ausnahmen. Mit Neu wird eine Vertrag Ausnahme Karte angelegt.

Inforegister Allgemein

Im Inforegister Allgemein ist bereits die Vertragsnr. eingetragen. Wenn die Ausnahme nicht den gesamten Mietvertrag betrifft, sondern nur eine einzelne Einheit daraus, wird im Feld Einheitennr. eine Einheit ausgewählt. Im Feld Zeilentyp wird festgelegt, wie die spätere Berechnung zusammen mit dem Feld Berechnung erfolgen soll. Werden zu einem Mietvertrag bzw. einer Einheit mehrere Ausnahmen erfasst, werden diese nacheinander in folgender Reihenfolge abgearbeitet:

Über das Feld Verwendung wird gesteuert, ob die Ausnahme in der Abrechnung, dem Wirtschaftsplan oder bei Beidem zum Tragen kommt. Im Feld Filter Konten wird das bzw. die Konten eingetragen, für die die Ausnahme gilt. Wurde im Feld Zeilentyp Einzelkonto Absolut ausgewählt, darf nur ein Konto ausgewählt werden. Wurde Mehrere Konten Absolut gewählt, sind mindestens zwei Konten anzugeben.

Mit Auswahl von Konten im Feld Filter Konten wird automatisch die bei diesen Konten hinterlegte Abrechnungsart im Feld Filter Abrechnungsart eingetragen.

Inforegister Berechnung

Anschließend wird im Inforegister Berechnung im Feld Berechnung unter Berücksichtigung des Feldes Zeilentyp eine der folgenden Berechnungsarten ausgewählt:

Hinweis

Bei Beträgen, die nur für einen Teil der Abrechnungsperiode gelten sollen, muss zur korrekten Abrechnung der Betrag eingetragen werden, der für das gesamte Abrechnungsjahr gelten würde. Beispiel: Ein Mieter muss vom 01.04.15-30.04.15 einen Max.Betrag von 100,- EUR für die Gartenpflege zahlen. Im Feld Betrag werden 1.200,- EUR (12 x 100,- EUR) eingetragen. Wenn in der Abrechnung die Ausnahmen angewendet werden, wird dann der zeitanteilige Betrag korrekt berücksichtigt.

Wichtig

Hochrechnung wird in Verbindung mit Ausnahmen von RELion nicht unterstützt.

Inforegister Zeitbezug

Soll die Ausnahme nicht für die gesamte Abrechnungsperiode angewendet werden, kann sie im Inforegister Zeitbezug bei Bedarf über die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum Ausnahme zeitlich begrenzt werden.

Inforegister Erläuterung

Im Inforegister Erläuterung wird bei einheitenbezogenen Ausnahmen im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Erklärung zu der Ausnahme eingetragen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen wird im Feld Vertragsausnahme Text eine entsprechende Erklärung eingetragen. Diese wird dann auf der Abrechnung angedruckt. Zusätzlich können über Text 1 bis 4 weitere Erläuterungen eingetragen werden, die dann auch auf der Abrechnung angezeigt werden.

Hinweis

Damit Erläuterungen der „Ausnahme“ in Bezug auf die Berechnung Prozent Miete (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung) geschaffen werden können, sind Platzhalter definiert worden, die in den Beschreibungstexten eingetragen werden können.

%1 = Berechnungssatz

%2 = Berechnungsgrundlage

Dadurch kann in einem der Beschreibungsfelder der Ausnahme ein zusammengesetzter Text erstellt werden: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt %2 EUR mit einem Prozentsatz von %1 % ermittelt.

Das würde dann in der Abrechnung folgendermaßen aussehen: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt 55.760,- EUR mit einem Prozentsatz von 2 % ermittelt.

Im Feld Darstellung können folgende Optionen ausgewählt werden:

Je nach Option werden die Ausnahmen entsprechend in der Einzel- und in der Vertragsabrechnung dargestellt.

Wichtig

Bei Vertragsausnahmen ist es zwingend erforderlich, dass das Feld Vertragsausnahme Text gefüllt ist. Dafür ist es dort nicht notwendig das Feld Beschreibung zu füllen. Beschreibung ist nur bei einheitenbezogenen Ausnahmen zwingend zu füllen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Vertragsausnahme Text

• Text 1
• Text 2
• Text 3
• Text 4

Bei einheitenbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung: Beschreibung

• Text 1
• Text 2
• Text 3
• Text 4

Das gilt für die Darstellung In Zeile und auch für Gesamt.

Zusätzlich kann über folgende Optionen die Darstellung beeinflusst werden (werden mit Lizenz RE3080 – Erweiterte Ausnahmen freigeschaltet):

• Gesamtsumme drucken

Wenn das Feld deaktiviert wird, dann wird in der Einzelabrechnung die Gesamtsumme des betroffenen Kontos bei Verteilung nach Festbetrag unterdrückt, dies wirkt sich dann auch auf die Summe aus. Standardmäßig ist das Feld aktiviert.

• Immer drucken

Dieses Feld wird aktiviert, wenn der Ausnahmentext bei den betroffenen Kostenkonten in der Abrechnung immer gedruckt werden soll, wenn die Ausnahme angewendet worden ist, egal ob sie greift oder nicht.

Hinweis

Die Ausnahme kann nur dann immer angedruckt werden, wenn das betroffene Kostenkonto in der Abrechnung enthalten ist. Ausnahmen, die nicht aktiv sind, werden bei Option Immer drucken in Verbindung mit Darstellung Gesamt in der Erläuterung der Fußnoten aufgeführt.

Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung

In diesem Inforegister können weitere Berechnungsgrundlagen bestimmt werden, die die Ausnahmen in Abhängigkeit von Sollstellungen setzen.

• Es können pauschale Beträge (z. B. Verwaltergebühr) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.
• Es können maximale bzw. minimale Beträge (z. B. Instandhaltungsgrenzen) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.

Wichtig

Berechnungsgrundlage sind immer die sollgestellten Netto-Beträge im Abrechnungszeitraum! Dabei wird das Buchungsdatum herangezogen, der Leistungszeitraum wird nicht herangezogen. Es wird nicht berücksichtigt, ob Zahlungen gelaufen sind und auch nicht die Sollstellungszeilen.

Pauschale Berechnung

Für das in Rechnung stellen eines pauschalen Betrages von der Miete (z. B. Verwaltergebühr) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.

Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:

• Zeilentyp: Einzelkonto Absolut
• Verwendung: Hier wird eine entsprechende Verwendung angegeben. (z. B. wird bei Auswahl Wirtsch.Plan diese Ausnahme nicht in der Abrechnung berücksichtigt.)
• Filter Konten: Hier ist das Kostenkonto einzutragen, über das der pauschale Betrag in Rechnung gestellt werden soll.

Wichtig

Dieses Konto ist folgendermaßen zu schlüsseln:

• Verwendung: je nach Auswahl im Feld Verwendung (s.o.)
• Abrechnungsart: Es ist eine Abrechnungsart einzutragen, die in der Abrechnung berücksichtigt wird.
• Verteilungsart: Festbetrag

• Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl des Kontos im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.

Inforegister Berechnung

• Berechnung Hier wird Pauschal ausgewählt.
• Betrag Das Feld wird leer gelassen.

Bei der weiteren Bearbeitung wird in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten das Feld mit dem jeweiligen Betrag gefüllt.

Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung (pauschal)

Je nach Vereinbarung sind die Felder entsprechend zu füllen.

Hinweis

Wenn im Feld Prozent Sollstellung kein Wert eingetragen wird, findet natürlich auch keine prozentuale Berechnung der Miete statt.

Verarbeitung der Pauschalen mit Basis Prozent Miete

Die Berechnungsgrundlagen werden berechnet durch:

• Abrechnung anlegen
• Wirtschaftsplan anlegen
• Ausnahmen holen (in Abrechnung und Wirtschaftsplan)

Die o.g. Prozesse sind folgendermaßen erweitert worden: Sofern eine vertragsbezogene Ausnahme gefunden wird, in der das neue Feld Prozent Sollstellung <> 0 ist und Berechnung Pauschal, wird pro Einheit am Mietvertrag die in der Abrechnung enthalten ist eine Abrechnung Ausnahme Karte angelegt.

Es wird eine Verbindung zwischen Vertrag Ausnahme Karte und Abrechnung Ausnahme Karte geschaffen. Je nach Art der Ausnahme (vertrags- oder einheitenbezogen) wird entweder eine Abrechnung Ausnahmen Karte oder mehrere (für jede am Mietvertrag und in der Abrechnung vorhandene Einheit) erstellt.

Dabei wird ermittelt, wie hoch der Sollstellungsbetrag auf Basis der Debitorenposten ist, der im Abrechnungszeitraum für die Einheit angefallen ist. (Überprüft werden Debitorenposten, deren Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist. Sollstellungsdifferenzen werden auch berücksichtigt – Gegenbuchungen durch den Bericht Ausgleich offener Forderungen dagegen nicht).

Hinweis

Wenn, nachdem die Ausnahmen in die Abrechnung geholt wurden, debitorische Buchungen im Abrechnungszeitraum getätigt werden, dann kann über ein erneutes Ausnahmen holen die Berechnungsgrundlage aktualisiert werden.

Aus dem ermittelten Betrag wird dann anhand der Prozentangabe im Feld Prozent Sollstellung der zu leistende Betrag errechnet und im Inforegister Berechnung im Feld Betrag eingetragen. Außerdem werden die Felder Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz gefüllt. Zusätzlich wird im Inforegister Zeitbezug der Nutzungszeitraum in die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum der Ausnahme eingetragen.

Ausnahmen anwenden

Da eine prozentuale Berechnung von einem Wert mit „Null“ bisher nicht möglich war, wird in den Abrechnungsposten der Betrag in die Felder Betrag anteilig und Ausnahme Betrag eingetragen. (z. B.: Betrag anteilig 100,- EUR Ausnahme Betrag 100,- EUR und Betrag vor Ausnahme 0,- EUR, Ausnahme Prozent 999,99)

Hinweis

Diese Änderung des Vorgehens betrifft nicht nur die Pauschalen auf Basis Prozent Miete, sondern alle Ausnahmen mit Berechnung Pauschal, Min.Betrag, Min.Betrag/Verteilcode, Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.) und Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.). Auch wenn der Ausnahme Betrag 0 ist. Damit den Ausnahmen die Datengrundlage nicht entzogen wird, werden nun neu beim Abrechnung berechnen bei der Option Zeilen mit Betrag 0 löschen nur Zeilen gelöscht, die nicht in Abrechnung Ausnahme mit o.g. Berechnungsarten enthalten ist.

Belege erzeugen

Sofern im Inforegister Erläuterung ein Text mit Platzhaltern definiert wurde, werden im Beleg statt der Platzhalter die entsprechenden Werte eingetragen.

Maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete

Für die Kappung der Kosten durch maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete (z. B. Instandhaltungsgrenzen) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.

Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:

• Zeilentyp Einzelkonto Absolut, Mehrere Konten Absolut
• Verwendung Hier wird eine entsprechende Verwendung angegeben. (z. B. bei Auswahl Wirtsch.Plan werden diese Ausnahmen nicht angewandt.)
• Filter Konten Hier sind die Objektkonten einzutragen, die für die Kappung in Frage kommen.
• Filter Abrechnungsart Durch die Auswahl der Konten im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.

Inforegister Berechnung (Max./Min.Betrag)

• Berechnung Max.Betrag oder Min.Betrag
• Betrag Das Feld ist leer zu lassen.

Bei der weiteren Bearbeitung wird das Feld in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten mit dem jeweiligen Betrag gefüllt (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung).

Abrechnung Ausnahmen Karte/Wirtschaftsplan Ausnahmen Karte

Beim Anlegen der Abrechnung werden für jede Vertrag Ausnahmen Karte ein oder mehrere Abrechnung Ausnahme Karte angelegt. Die dazugehörende Übersicht kann in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Ausnahmen geöffnet werden.

Diese entspricht im Wesentlichen der Vertrag Ausnahmen Karte. Im Inforegister Allgemein ist im Feld Aktiv erkennbar, ob und wann die Ausnahme angewendet wurde.

Hinweis

Warum eine angewendete Ausnahme nicht aktiv ist, ist in der Übersicht Abrechnung Ausnahmen im Feld Hinweis zur Verarbeitung erkennbar.

Wurde eine Ausnahme auf Berechnungsgrundlage Prozent Miete erstellt, werden im Inforegister Berechnung in den Feldern Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz beim Anlegen der Abrechnung Ausnahme Karte die Werte eingetragen, die die Grundlage für den Wert im Feld Betrag sind. Das Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung aus der Vertrag Ausnahme Karte wird dagegen hier nicht benötigt. In der Vertrag Ausnahmen Karte können im Menüband die zu dieser Vertragsausnahme gehörenden Abrechnung Ausnahmen angesehen werden.

Hinweis

Die Vorgehensweise im Wirtschaftsplan ist identisch.

4.6 - Abrechnung drucken

Umlageausfallwagnis (Version Deutschland)

Für den öffentlich geförderten Wohnungsbau ist es möglich, ein sogenanntes Umlageausfallwagnis im Wege der Betriebskostenabrechnung anzusetzen. Die Einstellungen sind auf der Einheitenstamm Karte im Inforegister Förderung vorzunehmen.

Hinweis

Die Option Umlageausfallwagnis kann nur gesetzt werden, wenn bei der Finanzierungsart öffentlich gefördert eingetragen ist.

Weitere Einstellungen sind im Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix vorzunehmen. Über die Suche wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix geöffnet.

In dem sich öffnenden Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix wird im Feld Umlage Ausfallwagnis % (D) der Prozentsatz (max. 2 %) des veranschlagten Umlageausfallwagnisses eingetragen. Im Feld Umlage Ausfallwagnis Konto (D) wird das Konto eingetragen, auf das die Beträge gebucht werden sollen. Die Berechnung erfolgt über die Funktion Abrechnung berechnen und wird dann anschließend im Fenster Einheit Abrechnung angezeigt.

In der Einzelabrechnung wird der anteilige Betrag im Summenblock der jeweiligen Abrechnungsart ausgewiesen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen § 35a EStG (Version Deutschland)

Für den Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen in der Jahresabrechnung werden bei den Buchungen in den Buchblattzeilen die entsprechenden Dimensionen für § 35a angegeben.

Bei der Ermittlung der umzulegenden Kosten in der Abrechnung, werden die Kostenbuchungen automatisch auf diese Dimensionen untersucht und in den Abrechnungszeilen eingetragen.

Darunter fallen zum Beispiel:

• Hausmeisterdienste
• Gartenpflege
• Reinigungsarbeiten

Beim Druck der Abrechnung werden die Werte separat angedruckt, sofern entsprechende Werte vorhanden sind, im Einheitenvertrag die Option Drucke Anlage Haushaltsnahe DL aktiviert und in den Druckoptionen das Feld Anlage § 35a EStG aktiviert sind.

Die Werte werden in der Abrechnung nach den unterschiedlichen Dimensionen gruppiert:

• Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse nach § 35a Abs. 1 EStG
• Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG
• Handwerkerleistungen nach § 35a Abs. 3 EStG

Bei welcher Einheit der Ausdruck tatsächlich gedruckt werden soll, kann im Einheitenvertrag im Inforegister Sonstiges über das Feld Drucke Anlage Haushaltsnahe DL bestimmt werden. Dieses Feld ist nur in der Version Deutschland aktiv und wird bei einer Neuanlage automatisch aktiviert.

Hinweis

Für den Ausweis der § 35-Dimensionen gilt:

Bei Abrechnungen mit Berücksichtigung des Leistungszeitraums wird das Datum Leistungszeitraum von für die Zuordnung zum Abrechnungszeitraum verwendet. Ist der Leistungszeitraum beim Posten nicht gefüllt, wird das Buchungsdatum verwendet. Bei Abrechnungen ohne Leistungszeitraum-Berücksichtigung ist das Buchungsdatum maßgeblich.

Abrechnung drucken im Detail

Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. In RELion sind dazu vier Schritte auszuführen:

1. Druckoptionen überprüfen
2. Belege erzeugen
3. Freigabe zum Druck setzen
4. Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Über die Suche wird die Liste Abrechnungen aufgerufen und die zu bearbeitende Zeile ausgewählt. In der Abrechnung Objekt Karte wird im Inforegister Druckoptionen bestimmt, welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Abrechnungsbelege verwendet werden sollen.

Hinweis

Bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge ist zu beachten, dass globale Belege als Anhang zur aktuellen Abrechnung importiert werden können. Dazu wird per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage geöffnet und der Assistent über PDF Anlage hinzufügen gestartet.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Abrechnung Objekt Karte der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange das Feld Freigabe zum Druck aktiv gesetzt ist.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt geöffnet wird. Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über die Option Drucken kann jeder einzelne Beleg gedruckt bzw. in der Seitenansicht angesehen werden.

In der Übersicht Einheit Abrechnung kann über das Ergebnis im Feld Anzahl Belege die auf den Vertrag gefilterte RE Belegübersicht geöffnet werden.

Hinweis

Bei allen, zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt. Sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich ist in der Einheit Abrechnung im Feld Anzahl Empfänger erkennbar, wie viele Empfänger die Abrechnung erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld wird die RE Belegempfänger Übersicht geöffnet.

Hier werden, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Von dort aus kann die RE Belegempfänger Karte geöffnet werden. Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Wenn Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, dann sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf der Abrechnung die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden dessen Daten zusätzlich in der Abrechnung angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandats Zuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht wird der Abrechnungsbeleg geöffnet.

In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Die Listen sind gesperrt, freie Texte können bearbeitet werden. Im Menüband des Inforegisters Belegzeilen kann mit Beschreibung editieren der Editor geöffnet werden. Darin ist jeweils der Text enthalten, der zu der markierten Zeile gehört.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Wurde der Dokument Titel einer Anlage zur Abrechnung manuell geändert, können im Bericht Typ Anschreiben die Änderungen in den Anlagenblock übernommen werden. In der RE Belegübersicht können diese Änderungen ebenfalls übernommen werden.

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belegen können in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellt werden. Dazu wird die Zeile markiert, zu deren Debitor ein zusätzlicher Beleg geschickt werden soll, und der Assistent Neuen Belegkopf erstellen über die Funktion Belegkopf erstellen gestartet.

Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zur Abrechnung angezeigt. Als nächstes kann eine Datei importiert und benannt werden.

Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben.

Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt.

Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Danach wird der RE Beleg geöffnet, um den Text in den Zeilen eintragen zu können.

Bei Auswahl Datei Import:

Im Feld Dateianhang Name wird die gewünschte PDF-Datei ausgewählt. Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben.

Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt. Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Bei Auswahl Datei Verknüpfung:

Im Feld Dateianhang Name wird die gewünschte PDF aus der Liste Datensatzverknüpfung ausgewählt.

Wichtig

Die benötigte PDF ist zuvor an die Abrechnung Objekt Karte zu verlinken und sollte auf einem Dateipfad gespeichert sein, auf dem alle zuständigen Bearbeiter und auch das Service-Tier Zugriff haben. Außerdem sollte vermieden werden, dass der Dateipfad bzw. Dateiname nachträglich geändert wird, da ein späterer Ausdruck sonst nicht möglich ist. Wichtig ist weiter, dass die PDF-Datei druckbar ist!

Das Feld Dokument Titel wird mit dem Namen der PDF-Datei vorbelegt, kann aber manuell geändert werden. Der Titel wird im Anlagenblock angedruckt. Im Feld Belegdatum wird das entsprechende Datum angegeben. Mit Weiter wird zur 3. Seite des Assistenten gewechselt. Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Seitenansicht

Bevor die Abrechnung ausgedruckt wird, besteht die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen.

Bei den einzelnen RE Belegen wird über Drucken der jeweilige Bericht aufgerufen. Hier kann dann über Vorschau die Druckvorschau geöffnet werden:

Darstellung neue Vorauszahlungen in Abrechnung

Sofern bei den Druckoptionen das Feld Vorauszahlung Alt-Neu aktiviert wurde, werden beim Erzeugen der Belege die Sollstellungszeilen in einem separaten Abschnitt ausgewiesen. Voraussetzung ist, dass der Mieter bzw. Eigentümer nicht ausgezogen ist bzw. verkauft hat und es zum Stichtag Datum für erste Sollstellung eine Änderung in den Sollstellungszeilen gibt. Die zu diesem Zeitpunkt aktiven Sollstellungszeilen der Einheiten werden dann in Reihenfolge Miete, Nebenkosten, Sonstiges ausgegeben. Dabei ist es unabhängig ob ein Wirtschaftsplan zu der Abrechnung erstellt worden ist. Lediglich, wenn ein Wirtschaftsplan zur Abrechnung angelegt aber daraus noch keine neuen Sollstellungszeilen erzeugt worden sind, werden sowohl die Informationen aus dem Wirtschaftsplan und aus den Sollstellungzeilen berücksichtigt.

Zur besseren Übersicht wurde das Datum für erste Sollstellung hervorgehoben, sodass es auf dem zugeklappten Inforegister Vorauszahlungen angezeigt wird.

Wichtig

Als Beschreibung der Sollstellungszeilen werden die im Feld Bemerkungen der Sollstellungszeilen eingetragenen Bezeichnungen angegeben. Standardmäßig ist hier die Kontenbezeichnung eingetragen – diese kann bei Bedarf im Feld Bemerkung geändert werden.

PDF Stapeldruck

In der Abrechnung Objekt Karte wird zum Ausdruck der erzeugten Belege die RE Berichtsauswahl geöffnet.

Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF Stapeldruck vereint. Damit kann bestimmt werden, ob die ganze Abrechnung mit allen Anlagen über den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausgedruckt werden sollen.

Der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung wird markiert und mit OK geöffnet. Wenn im RELion System die Archivierung eingerichtet ist, wird sie automatisch angezeigt.

Bei der Verarbeitung wird die Abrechnung nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei kann dann im Anschluss gedruckt und/oder gespeichert werden.

Im Inforegister Optionen kann ein Drucker im Feld Druckaufbereitung für ausgewählt werden. Damit kann hinterlegt werden, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern das optionale Deckblatt mit erzeugt wird. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

In dem erzeugten PDF kann dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigiert werden.

Vorsteuerausweis drucken

Für den Ausdruck des Vorsteuerausweises sind folgende Einstellungen vorzunehmen: Direkt vom Rollencenter aus wird die Einheitenvertragsübersicht geöffnet und der zu bearbeitende Einheitenvertrag ausgewählt. In der Einheitenvertrag Karte wird im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan das Feld Drucke VSt Ausweis bei allen Verträgen aktiviert, die einen Ausdruck erhalten sollen.

Des Weiteren wird in der Abrechnung Objekt Karte das Feld VSt-Ausweis aktiviert.

Beim Erzeugen der Belege wird dann für diese Einheiten eine Anlage „Nachweis der Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen“ erstellt.

Abrechnung für Leerstand-/Eigenbestand-Einheiten drucken

Beim Erzeugen der Belege werden diese auch für Leerstand- und Eigenbestand-Einheiten erstellt, aber über den Stapeldruck standardmäßig unterdrückt. Diese können bei Bedarf gedruckt werden. Dazu wird in der Abrechnung Objekt Karte die RE Berichtsauswahl geöffnet und der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung ausgewählt.

Im Inforegister RE Belegempfänger wird im Filter Beleg Druck die entsprechende Option, wie z. B. Leerstand, ausgewählt. Zur Verfügung stehen hier:

• Ja
• Nein
• Eigenbestand
• Leerstand

Wird danach wie gewohnt der Druck gestartet, werden alle Abrechnungen der Leerstands-Einheiten ausgedruckt.

Hinweis

Die Abrechnung einer Leerstand-Einheit kann auch ausgedruckt werden, indem in der Einheit Abrechnung die Leerstand-Einheit markiert und von dort der Stapeldruck Abrechnung gestartet wird. Es ist dann nicht notwendig, eine weitere Filterung über das Feld Beleg Druck vorzunehmen.

Abrechnung drucken zur Verteilung an Hausmeister

Gerade bei größeren Miethausanlagen werden die Jahresabrechnungen dem Hausmeister zum Verteilen übersandt. In RELion ist es möglich, beim Druck der Abrechnung auf die einzelnen Hausmeister zu filtern. Damit die entsprechenden Informationen bei den einzelnen Abrechnungen hinterlegt werden, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Über die Suche wird die RE Einrichtung geöffnet und im Inforegister Allgemein im Feld Handwerker ein entsprechender Geschäftsbeziehungs-Code ausgewählt.

Über die Suche wird die Liste Kontakte geöffnet. Der Datensatz für den Hausmeister wird ausgewählt und die Kontaktkarte geöffnet. Im Inforegister Kommunikation wird im Feld Versandoption intern ausgewählt.

Von dort wird über die Suchfunktion die Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehungen aufgerufen.

Um den Hausmeister einem bestimmten Objekt zuzuordnen, werden die Spalten Eigentümer/Mieter und Objektnr. eingeblendet. Über diese beiden Felder wird das entsprechende Objekt bestimmt.

Im Feld Geschäftsbeziehung wird der Geschäftsbeziehungs-Code ausgewählt, der im Feld Handwerker in der RE Einrichtung definiert wurde. Im nächsten Schritt wird der Hausmeister den Einheitenstämmen zugewiesen, deren Abrechnungen vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Dazu wird die Liste Objekte geöffnet, das entsprechende Objekt markiert und über die Suche die Einheitenstämme aufgerufen. Die entsprechende Einheit wird ausgewählt und die Karte Einheitenstamm geöffnet.

Hier wird im Inforegister Adresse und Kontakt über Mehr anzeigen das Feld Hausmeister eingeblendet und dort der entsprechende Kontakt ausgewählt. Dadurch wird im Feld Hausmeister Name der dazugehörige Name angezeigt.

Beim Erzeugen der Belege in der Einheit Abrechnung werden die Informationen des Hausmeisters dann in der RE Belegempfänger Karte im Inforegister Kontaktinfo gespeichert.

Beim Ausdruck der Abrechnung wird wie folgt vorgegangen:

Über die Suche wird die Abrechnung Objekt Karte und dann über Drucken die RE Berichtsauswahl geöffnet. Hier wird der Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung ausgewählt. Im Inforegister RE Belegempfänger wird im Feld Hausmeister der entsprechende Kontakt eingetragen. Zusätzlich wird im Feld Versandoption intern ausgewählt. Wird danach wie gewohnt der Druck gestartet, werden nur die Abrechnungen ausgedruckt, die vom Hausmeister verteilt werden sollen.

Hinweis

Sollen danach die restlichen Abrechnungen ausgedruckt werden, wird im Stapeldruck Abrechnung im Feld Beleg Druck auf Ja und im Feld Versandoption auf direkt gefiltert.

Vertragsabrechnung

Wenn in einem Vertrag sehr viele Einheiten enthalten sind, wird oft eine Zusammenfassung gewünscht, in der dann die Kosten und Vorauszahlungen aller Einheiten komprimiert dargestellt werden. Dazu wird der zu bearbeitende Mietvertrag geöffnet.

Am Mietvertrag kann im Inforegister Sonstiges im Feld Vertragsabrechnung folgendes ausgewählt werden:

• Nur Einzelabrechnungen Diese Option ist standardmäßig vorbelegt – die Belege werden wie bisher erzeugt.
• Mit Einzelabrechnungen Beim Belege erzeugen wird zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt. Diese kommt nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen.
• Ohne Einzelabrechnungen

Bei Ohne Einzelabrechnungen wird beim Belege erzeugen ebenfalls zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt, die nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen kommt. Beim Druck werden die Einzelabrechnungen aber unterdrückt. Die Einzelabrechnungen erhalten hier ein Kennzeichen Nicht im Stapeldruck. (Dieses Feld kann bei Bedarf auf dem RE Belegkopf editiert werden)

Das Feld Vertragsabrechnung ist im Fenster RE Belegempfänger ebenfalls vorhanden und wird beim Belege erzeugen entsprechend gefüllt. Bei Bedarf kann es hier geändert werden. In der Vertragsabrechnung werden die Werte in der Spalte Betrag für alle beteiligten Einheiten summiert. Die Werte in den Summenblöcken zeigen dann auch die Werte aller beteiligten Einheiten summiert. Die Spalten Ihr Anteil und Berech.Tage/Gesamt Tage werden nicht ausgegeben, da dies nicht für alle Einheiten einheitlich dargestellt werden kann. Die Abrechnung wird nach wie vor einheitenbezogen gebucht.

4.7 - Kompakt - Betriebskosten, WEG-Abrechnung, Einheitenstorno

Aktivierung Betriebskosten

Sofern ein Objekt bilanziell gebucht wird, besteht die Möglichkeit innerhalb eines Abrechnungsjahres die Betriebskosten zu aktiveren. Die aktivierten Betriebskosten werden dann in der Abrechnung wieder aufgelöst. Dafür sind einige Voraussetzungen notwendig.

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Über die Suche wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix geöffnet.

Für jede Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in mindestens einem Einheitenvertrag verwendet wird, muss eine Zeile in der Abrechnungsart Buchungsmatrix angelegt sein. Es dürfen in jeder Zeile die gleichen Konten verwendet werden. Bei der Aktivierung der Betriebskosten bzw. bei der späteren Buchung der Abrechnung werden folgende zusätzlichen Konten benötigt:

• Unfertige Leistungen Konto
• Bestand Erhöhung Konto
• Bestand Minderung Konto
• Bestand Minderung Ausnahme
• Bestand Minderung Leerstand
• Gegenkonto Ausnahmen
• Gegenkonto Leerstand
• Kalkulatorische Kosten Ausnahmen
• Kalkulatorische Kosten Leerstand

Abrechnung Objekt Vorlage Karte

Die Liste Abrechnung Objekt Vorlagen wird geöffnet. Für die Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung wird eine Abrechnung Objekt Vorlage Karte angelegt. Für die Buchungsmethode Bilanzielle Methode wird ebenfalls eine entsprechende Abrechnung Objekt Vorlage Karte erstellt.

Abrechnung Objekt Karte

Damit die Kosten aktiviert werden können, wird für jedes zu aktivierende Objekt eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung benötigt. Diese wird über die Suchfunktion Abrechnung anlegen angelegt. Im Feld Abrechnungscode wird der Code ausgewählt, dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt.

Die Angaben werden noch mit dem Zahlungsdatum ergänzt, anschließend wird die Verarbeitung mit OK gestartet.

Wichtig

Im Feld Quelle darf dabei immer nur Vorlage gewählt werden. Im Inforegister Weitere Schritte (optional) sind alle Optionen deaktiviert.

Abrechnung erstellen

Soll am Ende der Abrechnungsperiode die Abrechnung erstellt werden, wird der Bericht Abrechnung anlegen erneut gestartet. Im Feld Vorlage wird die entsprechende Vorlage für die Bilanzielle Abrechnung ausgewählt.

Im Feld Abrechnungscode wird derselbe Code angegeben, der zur Aktivierung verwendet wurde. Für die Abrechnung sind nun die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Die Abrechnung Objekt Karte der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung kann auch manuell auf Bilanzielle Methode umgestellt werden.

Dabei ist nur zu beachten, dass zuerst die Buchungsmethode und evtl. Vorauszahlungsart geändert wird, da ansonsten nicht die Funktionen Beteiligte Einheiten ermitteln etc. ausgeführt werden können.

Abrechnung buchen

Beim Buchen der Abrechnung mit bilanzieller Methode werden die aktivierten Betriebskosten pro Abrechnungsart wieder aufgelöst. Zusätzlich zu den einheitenbezogenen Buchungssätzen werden bei der bilanziellen Methode objektbezogene Buchungssätze erstellt. Dabei werden die bei der Abrechnung ermittelten Kosten vom Unfertige Leistungen Konto gesplittet nach umgelegten Betriebskosten steuerfrei und steuerpflichtig, nach Ausnahmen, nach Kosten des Leerstands und Rundungsdifferenzen aus der Abrechnung auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.

Sofern die aktivierten Beträge nicht mit den tatsächlich in der Abrechnung ermittelten Kosten übereinstimmen, wird diese Differenz in diesem Zuge ebenfalls vom Unfertige Leistungen Konto auf das Rundungsdifferenz Konto gebucht. Die aktivierten Beträge für Leerstand und Ausnahmen werden vom Unfertige Leistungen Konto auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.

WEG-Abrechnung

Die Erstellung einer WEG-Abrechnung weicht in einigen Punkten von der Mieter-Abrechnung ab.

Abrechnung an aktuellen Vertragspartner

In der Liste Abrechnungsart wird im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner bei der für die Abrechnung der Hausgelder verwendeten Abrechnungsart ein Haken gesetzt. Dadurch wird die Abrechnung bei einem Eigentümerwechsel in der Abrechnungsperiode bzw. bis zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung für den jeweils zuletzt gültigen Eigentümer erstellt.

Buchungsmethode

Beim Anlegen einer WEG-Abrechnung ist bei der Abrechnung nur die Buchungsmethode Abrechnungsspitzen (bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausbuchung pro Abrechnungsart in Länderversion Österreich) in Kombination mit der Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag zugelassen.

Um einem Eigentümer trotzdem darstellen zu können, dass seine Zahlungen eventuell nicht ausgeglichen sind, gibt es im Anschreiben einer WEG-Abrechnung einen zusätzlichen Bereich. Dieser erscheint immer, wenn der Debitor zum Stichtag Abrechnung bis einen offenen Saldo hat.

Beim Saldo werden dabei alle offenen Posten des Debitors zu dem abgerechneten Einheitenvertrag bis zum Ende der Abrechnungsperiode berücksichtigt. Die Zusammenstellung dieses Saldos wird in der Anlage Vorauszahlungen im Detail ausgewiesen.

Hinweis

Für die Eigentümer-Abrechnung sollte statt der Textersetzung „+ABRECHNUNGSERGEBNIS+“ die Textersetzung „+SALDO-ZAHLUNG+“in den RE Berichtstexten verwendet werden.

Ausweis Rücklagen (Version Deutschland)

Der Ausweis der Rücklagenentwicklung wird als zusätzlicher Anhang zur Jahresabrechnung erstellt.

Damit die Werte der einzelnen Positionen ermittelt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Instandhaltungsrücklage in Abrechnung Vorauszahlungen geholt werden. Die Werte werden dann folgendermaßen ermittelt:

Einrichtung

Damit die Rücklagen korrekt gebucht und in der Jahresabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen. Dazu wird die Liste Abrechnungsart über die Suche geöffnet.

Im Feld Rücklage wird bei der für die Instandhaltungsrücklage verwendeten Abrechnungsart ein Haken gesetzt.

Hinweis

Die Abrechnungsart für Rücklage stellt die Verbindung zwischen Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten her. Werden mehrere Instandhaltungsrücklagen verwaltet (z. B. für Wohnung und Garage), können diese mithilfe von Abrechnungskreisen unterteilt werden. Sofern mehrere Abrechnungsarten für Rücklage in einem Objekt verwendet werden, werden für jede Abrechnungsart jeweils Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten benötigt.

Die Rücklagenkonten sind wie folgt einzurichten:

• Bestandskonto Rücklage:

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
  • RE Kontogruppe: Rücklage
  • Verteilungscode: z. B. MEA
  • Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Bestandskonto benötigt.

• Sollstellungskonto Rücklage (Vorauszahlungen):

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
  • RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
  • Sollstellungsart: Sonstiges
  • Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Sollstellungskonto benötigt.

• Aufwandskonten Rücklage (Kostenkonten):

  • Verwendung: Abrechnung
  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • Abrechnungskreis: bei nur einer Rücklage ist eine Vorbelegung sinnvoll
  • RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
  • Verteilungscode: z. B. MEA

Hinweis

Sollen teilweise Instandhaltungskosten mit der Jahresabrechnung abgerechnet werden, so sind diese Kosten nicht auf die Konten zu buchen, die mit der Abrechnungsart für Rücklage gekennzeichnet sind, da diese zwar in die Abrechnung geholt aber nicht abgerechnet werden.

• Rücklagengegenkonten: Für die Buchungen auf die Rücklagenbestandskonten wird mindestens ein Gegenkonto benötigt, auf dem die Gegenbuchung aus Rücklagen gebucht werden. Dabei kann entweder jeweils ein Konto für Entnahme und Zuführung verwendet werden, oder beide Rücklagenarten laufen über das Entnahmekonto.

  Pflicht:

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
  • Rücklagenart: Entnahme

  Optional:

  • Abrechnungsart: z. B. Rücklage
  • RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
  • Rücklagenart: Zuführung

Rücklagenarten

Damit die Rücklagen in der Jahresabrechnung korrekt ausgewiesen werden können, sind beim Buchen auf das Bestandskonto die verschiedenen Rücklagenarten anzugeben. Folgende Rücklagenarten stehen zur Verfügung:

Abrechnung

Die Abrechnung wird wie gewohnt über Abrechnung anlegen angelegt.

Wichtig

Für den korrekten Ausweis der Instandhaltungsrücklage ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Abrechnungsart mit Kennzeichen Rücklage in die Abrechnung geholt werden. Wenn die Aufwandskonten für Rücklage mit Verwendung Abrechnung geschlüsselt sind, werden die dazugehörigen Vorauszahlungen mit in die Abrechnung geholt, sofern im Inforegister Vorauszahlungen der Haken Nur abgerechnete Abr.Arten gesetzt ist.

Sollen diese Aufwandskonten nicht in die Abrechnung geholt werden, wird im Inforegister Datenquelle im Feld Filter Abrechnungsarten der Filter auf die Abrechnungsart für Hausgeld und für Rücklagen gesetzt (z. B.: HG|RL)

Beim Holen der Abrechnungszeilen werden nach der üblichen Systematik auch die Aufwandskonten für Rücklagen in die Abrechnung Zeilen eingetragen. Dort können die Kosten und die Werte des § 35-Ausweises manuell nachgepflegt werden (z. B. bei Objektübernahme). Dafür wird bei den entsprechenden Objektkonten eine Zeile pro Abrechnungskreis angelegt.

Wichtig

Da sich die Logik geändert hat, wie die § 35 Werte für Rücklagen geholt werden, ist es nicht möglich die Belege von älteren Versionen neu zu erstellen. Die § 35 Informationen für Instandhaltungskosten würden nicht ausgewiesen werden. Wenn die Aufwandskonten nicht in die Abrechnungszeilen geholt werden, dann können die § 35 Werte auch nicht in der Abrechnung ausgewiesen werden.

Beim Holen der Vorauszahlungen werden zusätzlich zu den Vorauszahlungen des Abrechnungszeitraumes auch alle Debitorenposten der Vorauszahlungskonten für Rücklage in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung geholt, die entweder noch offen oder im Abrechnungszeitraum für frühere Zeiträume ausgeglichen worden sind. Für die genaue Zuordnung der Rücklagenvorauszahlungen zu dem entsprechenden Rücklagenbestandskonto wird bei den Posten das Feld Abrechnungskreis mit dem Abrechnungskreis aus dem Objektkonto gefüllt.

Sofern die Debitorenposten nicht innerhalb des Abrechnungszeitraums gezahlt wurden, werden die noch offenen Beträge im Feld Vorauszahlung Differenz eingetragen. Auch wenn die Beträge vor der Abrechnungserstellung mittlerweile ausgeglichen wurden. Zahlungen, die im Abrechnungszeitraum geleistet wurden, dabei aber eine frühere Sollstellung ausgeglichen haben, werden im Feld Zahlung Vorjahre eingetragen. Offene Posten aus den Vorjahren werden im Feld Offene Vorauszahlung Vorjahre eingetragen.

Beim Berechnen der Abrechnung werden die verschiedenen Rücklagenarten je Abrechnungsart und Abrechnungskreis in die Abrechnungsposten geschrieben. Je nach Rücklagenart werden diese dabei aus den gebuchten Werten des Rücklagenbestandskontos oder der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen ermittelt. Einige Rücklagenarten stehen nur in den Abrechnungsposten zur Verfügung, um diese dann in der Darstellung der Rücklage korrekt abgreifen zu können. Die verschiedenen Rücklagenarten setzen sich in den Abrechnungsposten wie folgt zusammen:

Wichtig

Es ist zu prüfen, ob die Rücklagenbestandskonten den Stand ausweisen, der insgesamt geleistet werden sollte. (Sollstand) In der Abrechnung wird dieser Stand als Anfangsbestand (Soll) verwendet, ohne Berücksichtigung von Rücklagenarten.

Zur Verringerung des Buchungsaufwandes der Rücklagen im Bereich der WEG-Verwaltung in Deutschland wurde die Stapelverarbeitung Rücklagen buchen geschaffen. Mithilfe dieses Berichts können automatisch die zu zahlenden (sollgestellten) Vorauszahlungen ermittelt und entsprechende Buchblattzeilen erzeugt werden. Zusätzlich können bei Bedarf auch für die Entnahmen Buchblattzeilen erstellt werden. Es ist dabei jederzeit möglich, diese Buchungen entweder teilweise oder komplett manuell durchzuführen.

Rücklagen buchen

Nachdem die Vorauszahlungen und bei Bedarf auch die Instandhaltungskosten in die Abrechnung geholt wurden, kann im Menüband oder über die Suche der Abrechnung Objekt Karte der Bericht Rücklagen buchen (D) geöffnet werden.

Inforegister Optionen:

Durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte sind bereits die Felder Geschäftsvorfallcode, Abrechnung von und Abrechnung bis gefüllt. Diese sind nur zur Information und können nicht geändert werden.

• Fibu Buch.-Blattvorlage Hier wird die Buch.-Blattvorlage ausgewählt, die zum Buchen verwendet werden soll.
• Buch.-Blatt je Objekt Hier wird ein Haken gesetzt, wenn für jedes Objekt ein separates Buch.-Blatt gefüllt werden soll. Das Feld Buch.-Blatt Name wird in diesem Fall deaktiviert.
• Buch.-Blatt Name Sofern der Haken im Feld Buch.-Blatt je Objekt nicht gesetzt ist, kann hier manuell ein Buch.-Blatt ausgewählt werden.
• Buchungsdatum Hier wird standardmäßig das Datum Abrechnung bis vorbelegt. Dieses kann bei Bedarf geändert werden.

Hinweis

Damit die Buchungen im Ausweis der Rücklagen korrekt berücksichtigt werden können, ist es erforderlich, dass das Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist!

• Entnahme buchen Mit Aktivierung dieser Option werden auch die Abrechnung Zeilen überprüft und die Entnahmen ermittelt.
• Filter Abrechnungsart Hier werden die Abrechnungsart(en) für Rücklage ausgewählt, für die die Zuführungen bzw. Entnahmen ermittelt und gebucht werden sollen.

Im Inforegister RE Objekt ist bereits durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte auf das Objekt gefiltert.

Hinweis

Beim 1. Starten des Berichts wird ein Herkunftscode WEG-RL angelegt. Sofern keine Berechtigung zum Schreiben in die Tabelle Herkunftscode besteht, sollte der Herkunftscode vom Administrator angelegt werden.

Der Bericht füllt ein Buchblatt, um folgende Rücklagenbuchungen zu erstellen:

• Zuführung
• Entnahme

Dabei wird jeweils das Bestandskonto gegen das Rücklagengegenkonto mit Rücklagenart gebucht. Den Buchungen wird der Herkunftscode WEG-RL mitgegeben. Die benötigten Konten werden über die Abrechnungsart gefunden.
Wenn mehrere Rücklagen vorhanden sind (z. B. für Wohnungen und Garagen), dann können diese über Abrechnungskreise unterschieden werden. Wenn mehrere Abrechnungsarten für Rücklage verwendet werden, ist es zwingend erforderlich, dass alle Konten für jede Abrechnungsart entsprechend geführt werden (pro Abrechnungsart Bestands-, Sollstellungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten)

Zuführung:

In der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen wird pro ausgewählter Abrechnungsart Rücklage über Vorauszahlung Brutto die Summe der zu zahlenden Beträge je Abrechnungskreis ermittelt. Diese Summe wird dann vom Rücklagengegenkonto (je nach Einrichtung entweder vom Gegenkonto mit Rücklagenart Zuführung oder wenn kein Konto mit Rücklagenart Zuführung vorhanden ist vom Gegenkonto mit Rücklagenart Entnahme) auf das Bestandskonto bzw. die Bestandkonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Zuführung und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandkonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.

Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Zuführung [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben. Es wird dabei nicht auf den Herkunftscode WEG-RL geprüft, sodass auch manuell erstellte Buchungen berücksichtigt werden.

Entnahme:

In den Abrechnung Zeilen werden alle Konten mit der ausgewählten Abrechnungsart ermittelt. Dabei werden die Kosten pro Abrechnungskreis saldiert. Der Saldo der einzelnen Abrechnungskreise wird dann vom Rücklagengegenkonto auf das Bestandskonto bzw. die Bestandskonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Entnahme und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandskonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.

Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Entnahme [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben.

Hinweis

Durch das Prüfen der Bestandskonten auf Buchungen mit den Rücklagenarten Zuführung und Entnahme und Abrechnungskreis ist es möglich, den Bericht mehrfach zu starten.

Buchungen für Rücklagen

Zusätzlich zu den Buchungen, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden, sind im Abrechnungszeitraum manuelle Buchungen durchzuführen.

Das betrifft folgende Rücklagenarten:

• Zinsen
• KapESt
• Soli.
• Rundungsdiff.
• Sonst.Zuführung

Wie Buchungen in RELion aussehen sollten, damit diese sowohl in der WEG Gesamtabrechnung als auch in der Abrechnung korrekt ausgewiesen werden, wird im folgenden Beispiel dargestellt. (Der Vollständigkeit halber wurden auch die Buchungen aufgeführt, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden. Diese sind mit Automatikbuchung ausgewiesen. Die Sollstellungen und die dazugehörenden Zahlungen wurden nicht eingetragen)

Buchungsverfahren Rücklagen (wohnungswirtschaftlicher Kontenrahmen)

Ausweis Rücklagen (Version Österreich)

Damit die Rücklagen in der Betriebskostenabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind zusätzliche Einrichtungen an den Objektkonten notwendig, damit diese Buchungen berücksichtigt werden. Über die Suche wird die Liste Objekte geöffnet und auf das zu bearbeitende Objekt geklickt. Anschließend werden über die Funktion Konten die Objekt Konten wie folgt eingerichtet:

Objekt Konto für Anfangsbestand

Hinweis

Damit der Anfangsbestand in der Abrechnung ausgewiesen werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass dieser auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Anfangsbestand vor Beginn des Abrechnungszeitraums gebucht wurde.

Objekt Konto für Entnahmen:

Hinweis

Damit die Entnahmen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Abgang im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Objekt Konto für Zugang:

Hinweis

Damit die Zugänge in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Zugang Gezahlt im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Objekt Konto für Zinsen:

Hinweis

Damit die Zinsen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der Rücklagenart Zinsen im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.

Differenz auf Regelbesteuerung (Version Österreich)

Damit die Differenz auf Regelbesteuerung korrekt berechnet werden kann, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen: Über die Suche wird die Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen aufgerufen.

Im Feld USt % für Rücklagenentnahme (A) wird bei der MwSt.- Geschäftsbuchungsgruppe für Garagen und Gewerbeeinheiten der volle Steuersatz eingetragen. Bei der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe für Wohnungen wird der verminderte Steuersatz angegeben. Über die Suchfunktion wird die RE Einrichtung geöffnet und die Ergänzung Österreich ausgewählt.

In den Feldern Mit Heizung und Ohne Heizung wird der jeweilig gültige Steuersatz eingetragen. Über die Felder MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe werden die entsprechenden Buchungsgruppen definiert. Anschließend wird die Objektübersicht geöffnet und das zu bearbeitende Objekt ausgewählt. Über die Suche wird die Option Steuerdaten ausgewählt.

Im Feld Ab Datum wird ein Startdatum eingegeben. Im Feld MwSt. Gesch.Buchungsgruppe Steuer wird ein Code für die Objektsteuer ausgewählt. Bei Bedarf kann im Feld Beschreibung eine kurze Information hinterlegt werden. In den Feldern Wohnungsanteil %, Gewerbeanteil %, Parkplatzanteil % und Anteil unecht st. befr. % werden die jeweiligen Anteile eingetragen, oder sie werden über den Bericht Objekt Steuerquote berechnen automatisch ermittelt. Da die Vorschreibung umsatzsteuerfrei ist aber bei den Handwerkerrechnungen die Vorsteuer gezogen werden kann, entsteht nun, nachdem die Instandhaltungskosten gebucht worden sind, die Verpflichtung zur Umsatzsteuerzahlung. Dazu wird turnusmäßig (z. B. pro Monat) der Bericht MwSt. WEG berechnen gestartet. Der Stapel bewirkt, dass aus Kostenbuchungen, die in den Bereich der Instandhaltung gehören, eine Umsatzsteuer von 10 % bzw. bei Heizungskosten 20 % gebildet wird. Dazu wird über die Suche der Bericht MwSt. WEG berechnen geöffnet.

Mithilfe dieses Berichts werden bei allen Kostenbuchungen auf den Objektkonten, die in der Page Ergänzung Österreich eingetragen wurden, Umsatzsteuerkorrekturen je nach Steuersatz und Steuerdaten erstellt. Im Inforegister Optionen sind folgende Eintragungen erforderlich:

Über die Felder Buch.-Blattvorlage und Buch.-Blattname wird das entsprechende Buch.-Blatt bestimmt. Wird der Haken im Feld Original Belegnummer verwenden nicht gesetzt, wird im Feld Belegnr. eine Belegnummer für die zu erstellenden Buchungen angegeben. Über die Felder Zeitraum von und Zeitraum bis wird der Zeitraum bestimmt, aus dem die Ursprungsbuchungen berücksichtigt werden sollen.

Hinweis

Es kann auch jedes Mal vom 01.01. des Jahres begonnen werden. Dies ist sinnvoll, wenn auch die nachträglichen Buchungen der Vorperioden erfasst werden sollen.

Im Feld Buchung zum wird ausgewählt, ob die zu erstellenden Umsatzsteuerbuchungen mit dem Originaldatum der Ursprungsbuchung oder mit dem Datum, welches unter Zeitraum bis eingegeben wurde, in das Buch.-Blatt als Buchungsdatum eingestellt wird. Empfohlen wird die Einstellung Originaldatum, um den Bezug zur Ursprungsbuchung zu erhalten. Das Feld Buch.Blatt erstellen wird aktiviert. Ansonsten wird nur ein Testdurchlauf erfolgen.

Im Inforegister Sachposten kann bei Bedarf auf einzelne Objekte gefiltert werden. Die Verarbeitung wird mit Drucken bzw. Vorschau gestartet. Danach wird das angegebene Buch.-Blatt geöffnet und die eingestellten Buchungen werden gebucht.

Wichtig

Im Buch.-Blatt sollten keine Änderungen oder Fehlerbehebungen vorgenommen werden.

In der WEG-Abrechnung wird dann im Anschreiben bei gewerblichen Einheiten bzw. Garagen die Differenz im Anschreiben ausgegeben:

Und bei den nachrichtlich ausgegebenen Beiträgen zur Rücklage ausgewiesen:

Abrechnung drucken

In der Abrechnung Objekt Karte können im Inforegister Druckoptionen mit der Druckoption WEG Abrechnung zeitanteilig zusätzlich zeitanteilige Aufteilungen der Kosten als Anlage erstellt werden. Diese Option ist nur wirksam, wenn in der Abrechnungsperiode oder bis zum Abrechnungsdatum Eigentümerwechsel stattgefunden haben.

Einheitenstorno

Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Abrechnungen zu der betroffenen Einheit erstellt, gebucht und gesperrt, wird der Storno verhindert. Sollte die Abrechnung noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss die Abrechnung so weit zurückgesetzt werden, dass die Einheit Abrechnungen leer sind. Dazu sind in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein zu setzen. Ist eine Abrechnung gebucht und gesperrt, muss dies über die Funktion Storno in der Einheit Abrechnung durchgeführt werden.

Die betroffene Einheit Abrechnung wird mit den darunter liegenden Abrechnungsergebnissen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Abrechnung gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung der betroffenen Abrechnung ist nicht mehr möglich, sie bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Abrechnungen ist möglich.

Dazu wird in der Seite Einheit Abrechnung die gewünschte Einheit ausgewählt und die Aktion Storno gestartet:

Es erscheint eine detaillierte Aufzählung welche Folgen der Storno der Einheit Abrechnung hat:

Wird die Aktion mit Ja bestätigt, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus der Abrechnung entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Abrechnung Stornierte Einheiten geschrieben.

Diese ist in der Abrechnungskarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten zu finden.

Anschließend kann der Storno im Vertrag erneut gestartet werden.

4.8 - Datenpool und elektronische Belege

Datenpool

Einführung

Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel aufgeführt.

1. Neubeginn mit RELion, wobei für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften benötigt werden. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.

2. Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das noch Werte des vergangenen Jahres für die Abrechnung benötigt werden.

3. Verwendung des Kredit Manager (Fa. Lang). Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.

In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.

Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen

Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.

Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.

Unterjährige Übernahmen

Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, es müssen teilweise Werte aus dem Vorsystem übernommen werden, teilweise ist bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt worden. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.

Vorbereitung

Bevor mit dem Datenpool begonnen wird, wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool eingeblendet.

In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.

Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.

Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.

Aufwand Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.

Es ist darauf zu achten, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.

Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert. Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.

Darlehenswerte für Abrechnung

Beispiel:

Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen

Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung) beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.

Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.

Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.

In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, Quelle Objektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss „Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.

Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld Nicht umlagefähig auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.

Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.

Elektronische Belege

Elektronische Belege und Prüfung

In RELion bzw. Business Central kann die Erzeugung und Steuerung von E-Belegen eingerichtet werden. In der Dokumentation Elektronische Belege sind grundsätzliche Informationen verfügbar.

Die E-Beleg-Erzeugung kann debitorbezogen über Belegsendeprofile erfolgen. In der Nebenkostenabrechnung werden die E-Belege beim PDF-Stapeldruck automatisch erzeugt und in RELion Dokumente als Anhang zur Abrechnung abgelegt.

Ablauf bei der Nebenkostenabrechnung

Werden bei der Prüfung der Debitoren Einrichtungsfehler festgestellt, werden diese in einem Fehlerprotokoll ausgewiesen. Dieses ist in der Abrechnungskarte im Inforegister Allgemein über den Drilldown im Feld Anzahl E-Beleg-Fehler einsehbar.

5 - EVB-Einhebung und -Abrechnung

Einführung

Das Modul EVB-Einhebung und -Abrechnung erweitert die RELion-Basisfunktionen für den österreichischen Markt der Wohnungsbauvereinigungen im Rahmen des Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetzes (WGG).

Der Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB) ist ein Bestandteil der Mietkalkulation. Die Berechnung erfolgt über den Wirtschaftsplan, die Einhebung über die regelmäßige Mietvorschreibung.

Damit der Wirtschaftsplan die EVB-Bestandteile korrekt berechnen kann, müssen folgende Stammdaten gepflegt werden:

• EVB-Stammdaten
• Objekt-Stammdaten

Die Anwendung des Wirtschaftsplans selbst ist in einer separaten Dokumentation beschrieben.

Das Modul umfasst folgende zentrale Funktionen:

• EVB Einhebung: Berechnung und Vorschreibung des EVB gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Berücksichtigung von Baualtersklassen und Indexierung.
• EVB Abrechnung: Nachweis über Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit dem EVB. Führung von Bestandskonten je Objekt und Abrechnungsart.
• EVB Verzinsung: Tagesgenaue Verzinsung der EVB-Bestände. Differenzierte Zinsberechnung für Rücklagen und Vorlagen.
• EVB Rückzahlbarkeit: Prüfung der zweckgebundenen Verwendung der EVB-Einnahmen. Ermittlung rückzahlbarer Beträge nach Ablauf von 20 Jahren.

EVB Einhebung

Der Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB) dient der Bildung von Rücklagen für Mietobjekte gemäß dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG). Diese Rücklagen ermöglichen die Finanzierung größerer Instandhaltungsmaßnahmen, wie z. B. Sanierungen.

• Die Einhebung erfolgt pro m² und Monat.
• Sie ist abhängig vom Alter des Objekts.
• Eine Indexierung erfolgt alle zwei Jahre im April.
• Der Betrag ist gesetzlich geregelt und begrenzt.
• Der EVB ist auch Grundlage für die 2%ige Rücklage.

Hinweis

Bei Wohnungseigentum (WEG) erfüllen Beiträge zur Instandhaltungsrücklage denselben Zweck. Die Höhe wird dort als „angemessen“ definiert und in der Hausversammlung festgelegt.

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt über die Seite EVB Einrichtung, aufrufbar über die Suche oder den Rollen-Explorer.

Inhalte der Einrichtung:

• Vorgabewerte für die Verteilung der EVB-Sätze
• Buch.-Blattname
• Buch.-Blattvorlagenname für die spätere Buchung

Diese Werte werden bei der objektbezogenen Erfassung vorbelegt und können individuell angepasst werden.

Globale EVB Sätze

Die Tabelle Globale EVB Sätze enthält:

• Vorgabewerte je Baualtersklasse
• Startdatum der Gültigkeit

Die Tabelle ist mandantenübergreifend gültig. Änderungen erfolgen durch das Anlegen neuer Zeilen mit entsprechendem Startdatum.

Objektbezogene Erfassung der EVB-Zeilen

Die Erfassung erfolgt direkt am Objekt über die Seite EVB Werte.

Zunächst erfolgt die Auswahl der Abrechnungsart, die als Grundlage für die weiteren Schritte dient. Anschließend wird das Startdatum eingegeben, auf dessen Basis eine automatische Berechnung der restlichen Werte erfolgt. Optional besteht die Möglichkeit, den Abrechnungskreis individuell anzupassen, falls von der Voreinstellung abgewichen werden soll.

Darüber hinaus gibt es Anpassungsmöglichkeiten, um spezifische Anforderungen zu berücksichtigen. So kann beispielsweise ein abweichender EVB-Satz direkt eingegeben werden, um von der Standardvorgabe abzuweichen. Alternativ oder ergänzend kann eine prozentuale Anpassung in Form eines Abschlags oder Zuschlags vorgenommen werden, um den berechneten Wert entsprechend zu modifizieren.

Hinweis

Die Felder EVB Satz Vorgabe und Abschlag/Zuschlag % sind miteinander verknüpft. Änderungen in einem Feld beeinflussen das andere.

Zusätzlich stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Bemerkung: Dieses Feld dient ausschließlich der internen Information und hat keine Auswirkungen auf die Berechnung.
• EVB-Vorgabe mtl./p.a.: Hier erfolgt eine Hochrechnung zur Information, die als Orientierung dient.

Wichtig

Bei der Verwendung mehrerer Abrechnungskreise oder Abrechnungsarten erfolgt keine automatische Prüfung auf zulässige Gesamtsummen. Die Verantwortung für die korrekte Eingabe und Prüfung liegt beim Anwender.

Bericht EVB Sätze für Objekte einstellen

Ein Assistent unterstützt die Pflege der EVB-Sätze über mehrere Objekte hinweg. Dieser bietet folgende Funktionen:

• Verteilung neuer Vorgabesätze auf die ausgewählten Objekte,
• Prüfung auf geändertes Baualter, um mögliche Anpassungen zu identifizieren,
• Anpassung der Sätze gemäß neuer Baualtersklasse, wodurch eine konsistente und aktuelle Bewertung sichergestellt wird.

Eingabefelder:

Entscheidungsmatrix zur Verarbeitung von EVB-Zeilen

Zur gezielten Verarbeitung kann ein Filter gesetzt werden, der die Auswahl auf bestimmte Objekte beschränkt. Wird kein Filter verwendet, werden alle Objekte in die Verarbeitung einbezogen.

Die Berichtsausgabe liefert eine umfassende Übersicht und enthält:

• die bereits gültigen EVB Werte je Objekt,
• die durch die Neuverarbeitung entstehenden Änderungen,
• eine Gegenüberstellung von alten und neuen Daten sowie
• eine Berechnung der Veränderungsrate, um die Auswirkungen der Anpassungen transparent darzustellen.

Wichtig

Der Bericht legt keine neuen Zeilen an, wenn sich zum Stichtag keine Änderungen ergeben. So kann regelmäßig geprüft werden, ob neue Baualtersklassen eine Anpassung erfordern, ohne unnötige Datenänderungen.

EVB Abrechnung

Die EVB-Abrechnung dient der systematischen Darstellung der aktuellen Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit dem Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB) je Objekt. Darüber hinaus bildet sie die Grundlage für die Bestandsbuchungen, insbesondere für Zuführungen und Entnahmen.

Die EVB-Konten sind objektbezogen und nach Abrechnungskreisen zu führen.

Hinweis

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben können Zuführungen zu EVB-Rücklagen auch über spezielle Konten erfolgen, beispielsweise über Auslaufannuitäten oder Wiedervermietungsentgelte. Diese Konten sind jeweils eigenen Abrechnungsarten zugeordnet und müssen einer entsprechenden EVB-Abrechnungsart zugewiesen werden.

Einrichtung

Die relevanten Konten für die EVB-Abrechnung werden aus dem Objektkontenplan ermittelt. Die Zuordnung erfolgt über:

• die Abrechnungsart
• die RE Kontogruppe

Für jedes Rücklagenbestandskonto (z. B. Allgemein, Lift, Heizung, Waschküche) ist eine eigene Abrechnungsart einzurichten.

Die Erlös- und Aufwandskonten werden über die jeweilige Abrechnungsart definiert. Dabei steuert die zugeordnete RE Kontogruppe die korrekte Zuordnung der Buchungen. Für Einnahmen erfolgt die Differenzierung in Forderungen/Erlöse sowie Erlöse/Zahlung, während bei Ausgaben zwischen Kosten/Zahlung und Kosten unterschieden wird.

Die Seite Abrechnungsart wird über die Suche geöffnet. In der zugehörigen Tabelle sind der Code sowie eine Beschreibung der Abrechnungsart zu erfassen, um eine eindeutige Identifikation und korrekte Verarbeitung sicherzustellen.

Für spezielle Rücklagenzuführungen (z. B. Auslaufannuitäten, Wiedervermietungsentgelte) ist in der Spalte EVB-Abrechnungsart für Auslaufannuität/Wiederverm. Entgelt (A) die entsprechende EVB-Abrechnungsart auszuwählen.

Die Buchungen dieser Konten werden in der EVB-Abrechnung und EVB-Verzinsung als zusätzliche Einnahmen bzw. Ausgaben berücksichtigt.

In der EVB-Abrechnungsart Buchungsmatrix werden die relevanten Konten für Bestände (Rücklage, Vorlage) sowie für Gegenkonten für Bestandsveränderungen (Entnahme, Zuführung, Erhöhung, Verminderung) hinterlegt.

Wichtig

Alle Objektkonten, die für die EVB-Abrechnung berücksichtigt werden sollen, müssen mit einer gültigen Abrechnungsart versehen sein. Dies gilt sowohl für Bestands- als auch für Bewegungskonten. Die Buchungen selbst müssen die Abrechnungsart nicht enthalten, jedoch muss die Kontenzuordnung spätestens zum Zeitpunkt der Abrechnung korrekt sein.

Bericht EVB Abrechnung

Der Bericht EVB Abrechnung bietet eine strukturierte Übersicht über Bestände und Bewegungen je Objekt und Abrechnungsart. Zusätzlich werden Buchungsvorschläge für Bestandsbewegungen generiert, z. B. für Abschlussbuchungen.

Der Bericht kann unabhängig vom Abschluss erstellt werden. Ohne Abschlussbuchungen ist der Endbestand als vorläufig zu betrachten.

Der Bericht wird über die Suche geöffnet. Eine Filterung nach Objektmenge ist möglich. Es kann entschieden werden, ob erkannte Bestandsveränderungen gebucht werden sollen:

• Aktivierte Buch.-Blatt-Erstellung: Bericht mit Buchungsvorschlag
• Deaktivierte Buch.-Blatt-Erstellung: Nur Berichtsausgabe

• Das Layout entspricht den österreichischen Normen (ÖNORM).
• Im Kopfbereich werden Unternehmensdaten, Objektdaten und der Auswertungszeitraum dargestellt.
• Je Objekt und Abrechnungsart wird eine eigene Seite erzeugt.
• Optional können RE Berichtstexte als Vor- und Nachtext eingerichtet werden.

Der Anfangsbestand ergibt sich aus dem Saldo auf dem jeweiligen Bestandskonto zur Abrechnungsart, entweder als Rücklage oder Vorlage. Die Ausgaben werden saldiert auf Basis der gebuchten Posten gemäß Objektkontenplan und RE Kontogruppe (Kosten bzw. Kosten/Zahlung), wobei Ultimobuchungen ausgeschlossen sind. Ebenso werden die Einnahmen saldiert nach den gebuchten Posten gemäß Objektkontenplan und RE Kontogruppe (Forderungen/Erlöse, Erlöse/Zahlung), ebenfalls ohne Berücksichtigung von Ultimobuchungen.

Der Sollendbestand wird berechnet als Anfangsbestand + Ausgaben – Einnahmen.

Ein negativer Wert weist auf eine Rücklage hin, ein positiver Wert auf eine Vorlage.

Der Abstimmblock zeigt zum Berichtsstichtag:

• den gebuchten Bestand,
• die Differenz zum berechneten Sollendbestand sowie
• die daraus resultierenden Buchungsbewegungen, die zur Abstimmung erforderlich sind.

EVB Verzinsung

Die Verzinsung des EVB-Bestands kann tagesgenau erfolgen. Der jeweils anzuwendende Zinssatz ist abhängig von der Abrechnungsart und wird über eine spezifische Verzinsungsmethode hinterlegt.

Einrichtung

Die Seite EVB Verzinsungsmethoden kann über die Suche geöffnet werden.

In der Tabelle EVB Verzinsungsmethoden werden im Feld Code die Zinskonditionen sowie die zugehörigen Buchungskonten für jede EVB-Abrechnungsart erfasst. In der Spalte Zinsmethode stehen folgende Berechnungsarten zur Auswahl, die sich hinsichtlich der Anzahl der Zinstage pro Verzinsungszeitraum unterscheiden:

• Actual/365 Tage (Standardmethode für EVB)
• Actual/Actual
• 30/360 Tage

Verzinsungssätze

Zur Anlage der Verzinsungssätze wird im Untermenü der Seite EVB Verzinsungsmethoden die Option Verzinsungssätze % gewählt.

Nach Auswahl einer zuvor angelegten Verzinsungsmethode können für jedes relevante Datum ein Sollzinssatz und ein Habenzinssatz hinterlegt werden. Dadurch wird eine differenzierte Verzinsung von Rücklagen (Guthaben) und Vorlagen (Forderungen) ermöglicht.

Wichtig

Die Verzinsungsmethoden müssen für jede Abrechnungsart separat eingerichtet werden. Auch wenn nur eine bestimmte Bestandsart, z. B. ausschließlich Vorlagen, verzinst werden soll, ist für jede EVB-Abrechnungsart ein Verzinsungssatz zu hinterlegen. In diesem Fall kann der Sollzinssatz leer bleiben und lediglich der Habenzinssatz gepflegt werden.

Verzinsung und Zinsbuchung

Mit dem Bericht Verzinsung berechnen können die Zinsbeträge automatisch ermittelt werden. RELion prüft dabei alle Objekte mit Umsätzen in den jeweiligen Abrechnungsarten.

Der Bericht wird über die Seite EVB Verzinsungsmethoden unter Verzinsung berechnen aufgerufen.

Zur Definition einer Zinsperiode werden das Start- und Enddatum sowie im Feld Code die gewünschte Verzinsungsmethode angegeben. Optional kann die Anzeige der Werte tagesgenau erfolgen, wobei zusätzlich die daraus resultierenden Verzinsungskontensalden eingesehen werden können.

Bleiben die Salden gegenüber dem Vortag unverändert, werden keine neuen Zeilen ausgegeben. Stattdessen wird ein Zähler für die Zinstage verwendet, der die Anzahl der Tage ausgibt. Die Tagesbewegung bleibt dabei konstant und wird anhand der Einnahmen und Ausgaben zur Abrechnungsart ermittelt und dem laufenden Saldo zugerechnet.

Solange sich der laufende Saldo eines Objekts bzw. einer Abrechnungsart nicht verändert, wird lediglich die Anzahl der Zinstage erhöht. Bei einer Änderung erfolgt eine neue Berechnung.

Am Ende der Auswertung werden die Gesamtanzahl der Zinstage sowie der kumulierte Zinsbetrag ausgegeben. Wird die Option Mit Buchblatt aktiviert, erfolgt die Übergabe der berechneten Zinsbeträge zur Buchung in die ausgewählten Buchblätter.

EVB Rückzahlbarkeit

Die Einnahmen aus dem EVB sind zweckgebunden und müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben entweder für Instandhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen verwendet oder nach Ablauf von 20 Jahren zurückgezahlt werden.

Die Liste EVB Rückzahlbarkeit kann über die Suche geöffnet werden.

Die Seite EVB Rückzahlbarkeit bietet eine Übersicht über die bisher durchgeführten Prüfungen. Für jedes Objekt und jede Abrechnungsart, zu der eine Prüfung erfolgt ist, werden folgende Informationen dargestellt:

• die Periode, für die die Rückzahlbarkeit geprüft wurde,
• eine kumulierte Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben im Rahmen des EVB,
• der daraus resultierende Saldo des unverbrauchten EVB.

Im Feld Periode Rückzahlung wird das Jahr angegeben, bis zu dem der EVB verbraucht sein muss, um eine Rückzahlungspflicht zu vermeiden. Im Feld Betrag Rückzahlbar wird der bis zu diesem Zeitpunkt zu verbrauchende Betrag ausgewiesen. Das Datum der Erstellung der Prüfung wird im Feld Erstellt am dokumentiert.

Eine erneute Prüfung kann jederzeit für denselben oder einen anderen Zeitraum über den entsprechend beschriebenen Bericht durchgeführt werden.

Bericht EVB Rückzahlbar

Der Bericht EVB Rückzahlbar kann über die Liste EVB Rückzahlbarkeit unter der Funktion Berichte aufgerufen werden.

Die Bewegungen werden ab dem im Feld Von Datum angegebenen Auswertungsbeginn ermittelt und für einen Zeitraum von 20 Jahren dargestellt. Wird die Option Speichern/ersetzen aktiviert, so werden die ermittelten Werte in der Tabelle EVB Rückzahlbarkeit gespeichert bzw. bei bereits vorhandenen Daten für denselben Zeitraum ersetzt.

Ausgehend vom Startjahr der Auswertung werden die jährlichen Einnahmen des Beobachtungszeitraums aufgelistet und als Gesamtsumme dargestellt. Die kumulierten Ausgaben über alle Jahre werden auf die einzelnen Auswertungsjahre zurückgerechnet und mit den jeweiligen Jahreseinnahmen verrechnet, bis alle Ausgaben berücksichtigt sind.

Das Jahr, in dem die Einnahmen erstmals die Ausgaben übersteigen, wird als Jahr der Rückzahlungsbeobachtung markiert. Für den Beobachtungszeitraum von 20 Jahren wird dieses Jahr als Fälligkeitsperiode zurückgemeldet (z. B. bei Auswertungsbeginn 2010 ergibt sich eine Rückzahlungsfälligkeit im Jahr 2030).

6 - Heizkosten-Datenaustausch

Einführung

Der Heizkosten-Datenaustausch sorgt für eine schnellere, einfachere und effektive Heizkostenabrechnung. Durch diese automatisierte Datenübermittlung können große Mengen an Daten bequem zur weiteren Bearbeitung an ein externes Abrechnungsunternehmen übergeben werden. Diese berechneten Daten werden dann nach der Rücksendung zur internen Verarbeitung einfach eingelesen. Das zeitaufwendige Erstellen von umfangreichen Listen wird dadurch umgangen und Fehlerquellen bei der manuellen Bearbeitung vermieden.

RELion unterstützt das, in Deutschland von der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. standardisierte Datenformat. Dadurch ist eine Zusammenarbeit mit allen Abrechnungsunternehmen, die mit diesem Datenformat arbeiten, möglich. In Österreich wird der Datenaustausch mit Techem und Ista unterstützt.

Einrichtung

Für die ordnungsgemäße Ausführung des Heizkosten-Datenaustausches sind mehrere Einrichtungen vorzunehmen.

RE Einrichtung

Das Fenster RE Einrichtung öffnen und in das Inforegister Heizkosten wechseln.

Für den Heizkosten-Datenaustausch sind folgende Einrichtungen möglich bzw. notwendig:

Mit den Trennzeichen und Mandant ID wird der interne Ordnungsbegriff bei einer langen Schreibweise wie folgend erzeugt.

MV^MAK-0001.01.01

• MV = Mandant ID
• ^ = Trennzeichen (fest vorgegeben)
• M = Eigentümer/Mieter-Kennzeichen
• AK-0001 = Objektnummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Einheitennummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Historie

Bei einer kurzen Schreibweise stellt sich der interne Ordnungsbegriff wie folgt dar:

MV~127

Einheitenstamm Lfd.Nr. 127

Hinweis

Die Trennzeichen dürfen nicht in den Objekt- bzw. Einheitennummern vorkommen.

Beispiel: Bezeichnung der Einheit 0-00021. Eingetragenes Trennzeichen Einheit - Historie „-". Dies führt zu Problemen beim Einlesen der Daten. Auch sollten die Trennzeichen so gewählt sein, dass sie für die Verwendung für Dateinamen möglich sind. Für die Zuordnung der vom Heizkostenunternehmen im PDF gelieferten Einzelabrechnungen müssen diese die Abnehmernummer als Dateinamen haben.

Folgende Zeichen sind somit nicht geeignet: \ / * : ? < > " |

Es wird empfohlen, beim jeweiligen Abrechnungsunternehmen nachzufragen, welche Zeichen für die Ordnungsbegriffe akzeptiert werden.

Einrichten der Schlüsseltabelle

Die für den Heizkosten-Datenaustausch benötigten Werte und Einträge sind fest vorgegeben und sind in der Datenaustausch Schlüsseltabelle hinterlegt. Diese Liste ist aufgeteilt nach:

• Brennstoffarten (z. B. Öl, Gas, Koks)
• Einheiten (z. B. m³, kWh, Miteigentumsanteile)
• Energieträger für Energiemix
• Gerätearten (z. B. KW-, WW-, Wärmemengen-Zähler)
• Kostenarten (z. B. Arbeitspreis, Eichgebühren, Grundpreise)
• steuerliche Leistungsarten (z. B. haushaltsnahe Dienstleistungen)
• Schätzkennzeichen (z. B. Zwischenablesung, Schätzung n. Vorjahr, Aufteilung n. Tagen)
• Warmwasser-Abtrennungsarten (z. B. Gesamt-, Grund-, Verbrauchskosten)
• Abrechnungsunternehmen (z. B. Techem, Brunata, BFW)

Über die Suche wird die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht geöffnet. Hier wird über Schlüssel/Brennstoffarten das Fenster Datenaustausch Schlüsseltabelle - Brennstoffarten geöffnet. Beim erstmaligen Öffnen wird eine Abfrage aufgerufen, ob die Schlüsseltabelle initialisiert werden soll. Wird diese mit Ja bestätigt, werden in allen Schlüsseltabellen die Werte eingetragen. Nicht benötigte Einträge können gelöscht werden. Ein erneutes Einlesen ist jederzeit, allerdings dann nur einzeln in den entsprechenden Listen, möglich.

Objekt Konto

Einige Einrichtungen sind an den Objekt Konten für die Heizkosten zu hinterlegen. Dazu ist das Fenster Objekte zu öffnen. Das entsprechende Objekt markieren und im Menüband über Zugehörig Buchung/Konten die Objekt Konten öffnen. Das Objekt Konto, z. B. Heizkosten Brennstoff, auswählen, über das die Heizkosten später auf die einzelnen Einheiten umgelegt werden soll, und die dazugehörige Objekt Konten Karte öffnen. Im Inforegister Heizkosten ist im Feld Schlüssel Kostenart der Code auszuwählen, der vom Abrechnungsunternehmen mit dem D-Satz mitgeteilt wurde und dessen Werte in der Abrechnung verwendet werden sollen.

In Österreich bleibt die Schlüssel Kostenart leer.

Hinweis

Wenn für eine Einheit mehrere D-Sätze mit unterschiedlichen Schlüssel Kostenart geliefert werden, dann ist für jedes der gemeldeten Schlüssel ein Objekt Konto einzurichten. Es ist aber nicht erforderlich, dass bei allen Objekt Konten eine Verwendung eingetragen wird. Lediglich das Objekt Konto dessen Schlüssel dann tatsächlich auf die Einheiten umgelegt werden soll, ist dann mit Verwendung Abrechnung oder Alles zu schlüsseln.

Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten

In diesem Feld wird die Art der Heizkosten vorbelegt. Laut Arge Satzbeschreibung stehen hier folgende Optionen zur Verfügung:

• A Warm-/Kaltwasser
• B weitere Betriebskosten
• E Heizung/Warmwasser
• H Heizung
• K Kaltwasser
• W Warmwasser

Kennzeichen Brennstoffart

In diesem Feld wird ausgewählt, zu welcher Brennstoffart die Kosten gehören. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

1. Brennstoffart
2. Brennstoffart
3. Brennstoffart
4. Brennstoffart
5. Brennstoffart
6. Brennstoffart
7. Brennstoffart
8. Brennstoffart
9. Brennstoffart
10. Keine Brennstoffart

Hinweis

Die Optionen in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten und Kennzeichen Brennstoffart sind lediglich bei den Objektkonten zu pflegen, deren Buchungen mit den K-Sätzen gemeldet werden sollen. Sie dienen als Suchkriterium und können im Assistent B/K-Sätze erstellen jederzeit geändert werden.

Diese Felder können auch an der Objekt Vorlagekonto Karte gepflegt werden:

Nutzerwechselgebühr

Damit, wenn die Nutzerwechselgebühr lt. Vertrag umgelegt werden kann, dies auch automatisch an das Abrechnungsunternehmen gemeldet wird, kann dies am Einheitenstamm und am Einheitenvertrag über das Feld Nutzerwechselgebühr gesteuert werden.

Über die Suche wird das Fenster Objekte geöffnet. Das entsprechende Objekt markieren und über Zugehörig Struktur die Einheitenstämme öffnen. Eine Einheit auswählen, bei der die Nutzerwechselgebühr aktiviert werden soll.

Das Feld Nutzerwechselgebühr ist im Inforegister Einheitenstamm sichtbar, wenn Mehr Felder anzeigen aktiviert ist. Bei Anlage eines neuen Einheitenvertrages wird das Feld mit der am Einheitenstamm hinterlegten Einstellung übernommen, kann dort aber je Einheitenvertrag geändert werden. Im Einheitenvertrag ist dazu das Inforegister Abrechnung / Wirtschaftsplan einzublenden.

Bei Erstellung der M-Sätze wird das Feld am Einheitenvertrag abgefragt und sofern es dort aktiviert ist, wird in der Tabelle im Feld Kennzeichen Umlageausfallwagnis das Kennzeichen 1 für Berechnung Umlageausfallwagnis gesetzt.

Nutzerwechselgebühr setzen

Zum einfachen Nachpflegen der Nutzergebühr an den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen stellt RELion den Bericht Nutzerwechselgebühr setzen zur Verfügung. Über die Suche wird die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht geöffnet.

Dort kann der Bericht Nutzerwechselgebühr setzen aufgerufen werden. Im Inforegister Optionen ist das Feld Nutzerwechselgebühr zu aktivieren, um dieses bei den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen zu setzen. Über die Filter Einheitenstamm und Einheitenvertrag können die zu berücksichtigenden Einheiten eingeschränkt werden.

Wichtig

Sofern bei den Einheitenstämmen die Nutzerwechselgebühr bereits aktiviert ist, werden die dazugehörigen Einheitenverträge nicht mehr berücksichtigt.

Damit auch diese berücksichtigt werden, kann zuerst der Bericht ohne Aktivierung des Feldes Nutzerwechselgebühr über die entsprechenden Einheitenstämme laufen gelassen werden. Danach wird der Bericht erneut gestartet und die Option Nutzerwechselgebühr aktiviert.

CO2 Kostenaufteilungsgesetz Einrichtung vor Austausch der L/M-Sätze

Prozentuale Verteilung CO2-Anteil des Vermieters

Im L-Satz besteht die Möglichkeit, dass der Vermieter einen höheren Anteil der Kosten trägt, als er eigentlich müsste. Gesetzlich vorgeschriebener Vermieteranteil bei Nichtwohngebäuden ist min. 50 %, eine abweichende Angabe darf nur erfolgen, wenn der Vermieteranteil höher als der gesetzlich errechnete ausfällt. Um diesen Prozentsatz (ohne Nachkommastellen) im L-Satz übergeben zu können, wurde das Feld Vermieteranteil CO2 an den Stammdaten zum Objekt Gebäude/Hauseingang am Typ Gebäude eingebaut. Diese Eintragung ersetzt, die lt. Gesetzgebung vom Wärmemessdienst erforderlich, den errechneten Anteil.

Weiter sind auch die Einheitenstämme entsprechend dem Gebäude zuzuweisen.

Hinweis

Im Falle einer Liegenschaft mit mehreren Gebäuden wird nur der Wert vom ersten Gebäude übernommen. Es kann nur ein Wert im L-Satz übergeben werden.

Nichtwohngebäude

Im L-Satz wird übergeben, ob es sich um ein Wohngebäude oder ein Nichtwohngebäude handelt. Dieses Feld wird in RELion automatisch über die Nutzungsart Klasse berechnet und befüllt. Wenn mehr als 50 % der Fläche gewerblich sind, gilt es als Nichtwohngebäude. Der Anteil wird bei Nutzungsartenklassen, die kein Wohnraum sind anhand des Verteilungscodes Gesamtfläche ermittelt. Wenn dieser nicht vorhanden ist, dann wird der Verteilungscode Heizfläche herangezogen.

Stammdaten am Einheitenstamm

Nach § 2 Absatz (3) CO2KostAufG ist im L-Satz mitzuteilen, ob der Wärmeanschluss des Objektes am oder nach dem 01.01.2023 erfolgt ist:

Nach § 9 CO2KostAufG wird im Falle von Liegenschaften, bei denen öffentlich-rechtliche Vorgaben einer wesentlichen energetischen Verbesserung des Gebäudes oder der Wärme- und Warmwasserversorgung entgegenstehen, der Vermieteranteil gekürzt:

Wenn das Gesetz auf Gebäude im jeweiligen Bestand Anwendung findet, können diese Angaben in RELion an der Einheitenstamm Karte gepflegt werden (ggf. über mehr Felder anzeigen lassen).

Zur Erleichterung der Eingabe steht ein eigener Bericht zur Verfügung. Aus der Übersicht Datenträgeraustausch kann der Bericht CO2KostAufG setzen gestartet werden.

Fallbeispiel

In einem Objekt mit 13 Einheiten werden die Zähler der Heizkörper von einem externen Abrechnungsunternehmen abgelesen und abgerechnet.

Schematischer Ablauf

Der Arbeitsablauf ist in mehrere Schritte aufgeteilt, die nachfolgend beschrieben werden.

Anlegen Datenaustausch Abrechnungsunternehmen

Die erforderlichen Schritte und Eingaben für den Heizkostendatenaustausch werden im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen durchgeführt. Über dieses Fenster wird auch die weitere Bearbeitung von allen ein- und ausgehenden „Sätzen" gesteuert.

Über die Suche gelangt man zu der Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen. Über +Neu wird eine leere Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen angelegt.

Im Inforegister Allgemein sind nachfolgende Eingaben vorzunehmen:

Einheiten zuordnen

Vor der Erstellung der verschiedenen „Sätze" sind erst die benötigten Einheiten auszuwählen. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die alle im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über die Funktion Einheiten zuordnen aufgerufen werden.

Bei der Zuordnung über Einheitenstamm und Abrechnungskreis Beteiligung werden bei diesem Vorgang die internen Ordnungsbegriffe (Ordnungsbegriff Auftraggeber), wie in der RE Einrichtung vorgegeben, von RELion erzeugt und eingetragen.

Einheitenstamm

Mit diesem Aufruf wird das Fenster Einheitenstamm geöffnet und alle Einheiten zur Anzeige gebracht, die den ausgewählten Filterkriterien entsprechen. Die gewünschten Einheiten markieren und mit OK übernehmen.

Abrechnungskreis Beteiligung

Auch über diesen Aufruf können die Einheiten ausgewählt werden. Es öffnet sich das Fenster Abrechnungskreis Beteiligung, in dem die Einheiten entsprechend der Zuordnung nach Abrechnungskreisen und den entsprechenden Filterkriterien aufgelistet sind. Um diese zu übernehmen, sind die gewünschten Einheiten zu markieren und das Fenster mit OK zu schließen.

A-Sätze

Durch das Zuordnen der Einheiten werden die Datensätze im Inforegister A-Sätze gefüllt.

Hinweis

Sollen die Sätze (A-, L-, M-, B-, K- und/oder D-Sätze) bearbeitet werden, ist im Menüband die Funktion Datensatz ändern zu aktivieren.

Die meisten Informationen im A-Satz werden jeweils zur Laufzeit angezeigt, und somit bei jedem aktualisieren der Seite neu geholt. Bei den folgenden Feldern werden die Informationen je nach Objektart unterschiedlich geholt:

• Name Eigentümer
  Hier wird bei Mietobjekten der Name des Objekteigentümers angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt.
• Name Mieter
  Hier wird bei Mietobjekten der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird, sofern der Vertragspartner nicht aktiver Bewohner/Nutzer ist, der Kontakt angezeigt, der bei dieser Einheit als aktiver Bewohner/Nutzer eingetragen ist.

Nachdem nun die Vorarbeiten abgeschlossen sind, werden die Informationen an den Heizkostendienst übermittelt. Dazu ist die Funktion Nutzerliste auszuwählen.

Nutzerliste

Wenn die Heizkostenabrechnung für ein Objekt neu von einem Abrechnungsunternehmen durchgeführt werden soll, dann benötigen die Abrechnungsunternehmen folgende Informationen, um die Verbindung zwischen den Einheiten in ihrer Software und RELion herzustellen:

• Ordnungsbegriff Auftraggeber
• Einheitennummer in RELion
• Etage und Lage der Wohnung
• Name des Eigentümers
• Name des Mieters
• Straße/Hausnummer (bei Mehrhaus-Objekten oder mehreren Eingängen wichtig)
• Flächengrößen (Wohnflächen / Heizflächen / WW-Fläche)

Die benötigten Informationen können über die Nutzerliste an das Abrechnungsunternehmen übermittelt werden. Soll die Information als Excel-Datei weitergegeben werden, ist im Inforegister Optionen das Feld Excel erzeugen zu aktivieren. Ohne diese Option erfolgt die Ausgabe als Bericht über Drucken bzw. Vorschau.

Hinweis

Die jeweilige Datei kann bei Bedarf unter einem beliebigen Namen gespeichert werden.

A-Satz Import

Wenn die Datei vom Heizkostenunternehmen mit den externen Ordnungsbegriff-Nummern vorliegt, wird über A-Satz Import der Bericht Datenaustausch A-Satz Import geöffnet.

Anschließend ist im Inforegister Optionen im Feld Dateiname das Verzeichnis auszuwählen, in dem die Datei abgespeichert wurde. Im Filter Datenaustausch A-Satz sind die Kundennr. und der Schlüssel Abrechnungsunternehmen bereits eingetragen. Mit OK wird der Import gestartet. Dadurch wird das Feld Ordnungsbegriff Abrechnungsunternehmen gefüllt.

L- und M-Sätze erstellen

Nachdem nun die eindeutige Verbindung zwischen Ordnungsbegriff „extern" und „intern" einmalig hergestellt ist, können nun jährlich Daten zur Abgabe beim Abrechnungsunternehmen erstellt werden. Dies geschieht zum einen über die L- und M-Sätze. Die sogenannten L-Sätze sind die Liegenschaftssätze mit den erforderlichen Informationen zur Liegenschaft. Pro Liegenschaft wird jeweils pro Abrechnungsjahr ein L-Satz ausgegeben. In einer Datei können mehrere Liegenschaften (L-Sätze) enthalten sein. Für jeden abrechnungsrelevanten Nutzer einer Liegenschaft wird ein M-Satz erstellt. Die Satzarten L/M werden in einer Datei ausgegeben.

Hinweis

Als Liegenschaft wird die Gesamtheit der Heizkörper und Warmwasserversorgungseinrichtungen eines oder mehrerer Gebäude, die von einer Brennstelle (zentral oder dezentral) versorgt werden, bezeichnet.

Über die Funktion L/M-Sätze erstellen kann in der Übersicht oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen der Bericht Datenaustausch L/M-Sätze erstellen geöffnet werden. Im Inforegister Optionen ist der Bereich Abrechnungsunternehmen bereits vorgeblendet.

Im Feld Abrechnungscode ist der benötigte Code auszuwählen, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt. Dadurch wird definiert, welche Einheiten in den M-Sätzen berücksichtigt werden sollen, und es wird der abzurechnende Zeitraum bestimmt.

Hinweis

Der Abrechnungszeitraum kann auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die Assist Buttons eingetragen werden. In diesem Fall können jedoch keine Vorauszahlungen an das Abrechnungsunternehmen gemeldet werden.

Sofern in der RE Einrichtung die Abrechnungsarten für Vorauszahlungen hinterlegt wurden, werden diese hier im Bereich Vorauszahlung vorgeblendet. Diese können bei Bedarf in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser geändert bzw. ausgewählt werden. Aus diesen werden dann die dazugehörigen Vorauszahlungen gezogen. Falls über den Abrechnungscode der Abrechnungszeitraum eingetragen wurde, kann das Feld Leistungszeitraum berücksicht. aktiviert werden.

Beim Holen der Vorauszahlungen zu den in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser eingetragenen Abrechnungsarten werden dann auch Buchungen berücksichtigt, die außerhalb des Abrechnungszeitraums mit Leistungszeitraum im Abrechnungszeitraum gebucht wurden. Dadurch können auch Ausbuchungen offener Vorauszahlungen, die nicht im Abrechnungszeitraum gebucht wurden, berücksichtigt werden. Die Option Umlageausfallwagnis berücksicht. ist zu aktivieren, wenn das Abrechnungsunternehmen bereits bei den entsprechenden Einheiten das Umlageausfallwagnis auf die Kosten umlegen soll.

Hinweis Das Umlageausfallwagnis wird in der Betriebskostenabrechnung ebenfalls erhoben. Sofern die D-Sätze in die Abrechnung eingelesen werden, sollte das Umlageausfallwagnis nicht gemeldet werden.

Im Inforegister Datenaustausch A-Satz kann auf Eigentümer-/Mieterkennzeichen, Objekt- und Einheitennummer gefiltert werden. Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Durch das Erstellen der L- und M-Sätze werden Datensätze in den Inforegistern L-Sätze und M-Sätze angelegt.

L- und M-Sätze exportieren

Nachdem die L- und M-Sätze angelegt wurden, wird eine Datei zur Übergabe an das Abrechnungsunternehmen erstellt. Dazu wird die Funktion L/M-Sätze exportieren über die Übersicht oder direkt aus der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen gewählt und der Bericht Datenaustausch L/M-Sätze exportieren geöffnet.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Dateiname der Dateipfad über die Einrichtung in der RE Einrichtung vorgeblendet. Die Filterkriterien im Inforegister Datenaustausch L-Satz sind bereits über die Eingaben in der Aufgabenseite gefüllt. Bei Bedarf kann im Feld Abrechnungsbeginn das Datum geändert werden. Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Nach Beendigung des Vorgang liegt die entsprechende Datei im angegebenen Verzeichnis zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen bereit.

B- und K-Sätze erstellen

Mit den B-Sätzen (Brennstoffe) wird gemeldet, mit welcher Art und Weise die Liegenschaft geheizt wird (z. B. Heizöl in l, Erdgas etc.). Mit den K-Sätzen werden die verschiedenen Kosten der Liegenschaft zu den Brennstoffen im Abrechnungszeitraum gemeldet.

In der Länderversion Deutschland kann, nachdem für den Abrechnungszeitraum die L/M-Sätze erstellt wurden, über die Funktion B/K-Sätze erstellen der Assistent Datenaustausch B/K-Sätze erstellen geöffnet werden. Auf der Startseite wird kurz beschrieben, wofür der Assistent gedacht ist. Mit Weiter gelangt man auf die nächste Seite.

Im Bereich Abrechnungsunternehmen sind bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem der Assistent gestartet wurde, eingetragen.

Im Feld Abrechnungscode ist der benötigte Code auszuwählen, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis Der Abrechnungszeitraum kann auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die Assist Buttons eingetragen werden.

Im Bereich Liegenschaft wird im Feld Objektnr. über den Assist Button die auf den Abrechnungsbeginn gefilterte Datenaustausch L-Satz Übersicht geöffnet. Bei Bedarf kann vorher über das Feld Eigentümer/Mieter die zu bearbeitende Liegenschaft eingeschränkt werden.

Hier kann die gewünschte Liegenschaft ausgewählt und mit OK bestätigt werden. Dadurch werden die Objektnr., Adresse und Liegenschaftsnr. eingetragen. Das Feld Bestände erfassen ist zu aktivieren, wenn in der Liegenschaft Brennstoffe mit Anfangs- und Endständen verwendet werden. Mit Weiter gelangt man auf die Seite Brennstoffe erfassen.

Auf der Seite Brennstoffe erfassen wird eingetragen, mit welchen Brennstoffen in der Liegenschaft geheizt wird. Im Feld Schlüssel Brennstoffe ist der entsprechende Schlüssel auszuwählen (z. B. 111 für Leichtes Heizöl in Liter). Im Feld Kennzeichen Brennstoffart wird definiert, um welche Brennstoffart es sich handelt. Zur Auswahl stehen die Brennstoffarten 1-9 sowie keine Brennstoffart. In den meisten Fällen wird nur die 1. Brennstoffart benötigt. Lediglich wenn in der Liegenschaft zusätzlich zu einer Pelletsheizung auch eine Gasheizung vorhanden ist, wird noch eine 2. Brennstoffart benötigt.

Wichtig Falls die HKD Version 03.05 verwendet wird, sind nur die 1. und 2. Brennstoffart auszuwählen!

Im Feld Heizwert in kWh pro Brennstoffeinheit ist der entsprechende Wert einzutragen. Die an der Heizung eingestellte Temperatur für das Warmwasser wird im Feld WW-Temperatur (mittlere) eingetragen. Im Feld B-Satz vorhanden ist erkennbar, ob im ausgewählten Abrechnungszeitraum schon B-Sätze für diese Liegenschaft erstellt worden sind. Sofern für diese Brennstoffart bereits ein B-Satz erstellt wurde, ist ein Fertigstellen des Assistenten nicht möglich!

Sollen für eine andere Brennstoffart die Werte erfasst werden, ist der Datensatz des bereits erstellten B-Satzes aus dem Assistenten zu löschen.

Hinweis Bestehen für die Liegenschaft schon B-Sätze für frühere Zeiträume, wird hier bereits pro Schlüssel Brennstoffe ein Datensatz angelegt, der bei Bedarf vervollständigt, geändert oder gelöscht werden kann.

Aufgrund des CO2KostAufG sind mit den B/K-Sätzen verschiedene Informationen an den Wärmemessdienstleister weiterzugeben. Die neuen Felder können im Assistenten Datenträgeraustausch B/K-Sätze erstellen eingetragen werden. Die Angaben dazu sind den Versorger-Rechnungen zu entnehmen.

Wichtig B-Satz: Der Primärenergiefaktor ist ein Muss-Feld bei Fernwärme (Schlüssel Brennstoff 144-148).

Mit Weiter gelangt man auf die nächste Seite. Sofern Bestände erfassen aktiviert wurde, gelangt man nun auf die Seite Bestände erfassen. Für jeden Datensatz auf der Seite Brennstoffe erfassen wird hier bereits eine Zeile angelegt.

Die entsprechenden Angaben sind in folgenden Feldern anzugeben:

Hinweis

Sofern für die Liegenschaft schon B-Sätze mit Restbeständen bestehen, werden hier in den Zeilen bereits diese Restbestände als neue Anfangsbestände eingetragen.

Mit Weiter gelangt man auf die Seite Kosten.

Auf der Seite Kosten können die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten pro Brennstoffart ausgewählt werden. Im Feld Objekt Konto Filter sind die Konten auszuwählen bzw. einzutragen, auf denen die zu meldenden Kosten (Lieferung Heizmaterial, Kaminkehrer, Heizungswartung etc.) gebucht wurden.

Hinweis

Über den Drilldown des Feldes Objekt Konto Filter werden alle Konten des Objekts gefiltert auf die Einrichtung in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten und Kennzeichen Brennstoffart angezeigt. Bei Bedarf kann der Filter erweitert werden.

In der Spalte B-Sätze ist die Anzahl der Sätze ersichtlich, die für jede Brennstoffart erfasst wurden. Mit einem Mausklick auf die Zahl in der Spalte K-Sätze der jeweiligen Brennstoffart gelangt man in die Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen.

Sofern die Kosten nicht gebucht wurden, können hier Daten manuell erfasst werden. Dazu ist ein Schlüssel Kostenart für die Art der Kosten auszuwählen (z. B. 230 für Lieferung/Rechnung). Im Feld Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten ist anzugeben, wofür die Kosten verwendet werden. Zur Auswahl stehen:

• A Warm-/Kaltwasser
• B weitere Betriebskosten
• E Heizung/Warmwasser
• H Heizung
• K Kaltwasser
• W Warmwasser

Hinweis Der Kaminkehrer zählt in den meisten Fällen unter E Heizung/Warmwasser.

Das Rechnungsdatum ist einzutragen, und bei Bedarf ist im Feld Menge z. B. die Menge des gelieferten Heizöls anzugeben. In den Feldern Bruttobetrag und Nettobetrag sind die entsprechenden Beträge einzutragen. Wenn die Kosten in RELion gebucht wurden, können im Menüband der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen über Hole Kosten in der Liste Datenaustausch K-Sätze – Sachposten die benötigten Buchungen ausgewählt werden.

Hinweis

Sofern der Posten bereits in einer Brennstoffart verwendet wurde, ist dies im Feld Verwendung für erkennbar. Über Verfügbare Kosten im Menüband können alle bereits verwendeten Kosten ausgeblendet werden. Die Summen geben immer die Beträge aller angezeigten Posten an. Werden gebuchte Kosten nicht angezeigt, kann der Filter erweitert werden. Das kann z. B. dann notwendig werden, wenn Kosten mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen gebucht werden.

Das Fenster wird mit OK geschlossen.

Nun öffnet sich eine Abfrage, in der entschieden werden kann, ob die ausgewählten Datensätze eins zu eins übernommen werden oder in einer neuen Zeile bzw. in der aktuell markierten Zeile zusammengefasst werden sollen. Dadurch können z. B. alle Erdgas-Abschlagszahlungen und die dazugehörige Schlussrechnung in einem K-Satz zusammengefasst an das Abrechnungsunternehmen gemeldet werden. Mit OK werden diese dann in die K-Sätze übernommen, wo sie noch ergänzt werden können.

Wurden in den Objektkonten die Felder Schlüssel Kostenart und Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten eingerichtet, werden diese Vorbelegungen hier eingetragen und können bei Bedarf geändert werden. Im Feld Menge kann bei den entsprechenden Datensätzen ein Wert eingetragen werden.

Hinweis

Werden mehrere Posten in einen K-Satz zusammengefasst, ist in der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen im Feld Zusammenzählung erkennbar, wie viele Posten darin enthalten sind. Bei Bedarf können über einen Klick auf die Zahl die enthaltenen Posten angezeigt werden. Hier können die Posten auch bearbeitet, gelöscht etc. werden. Mit Schließen wird die Seite geschlossen. Um evtl. Betragsänderungen, die durch Löschen oder Ändern von Posten entstanden sind, zu übernehmen, ist im Menüband auf Beträge aktualisieren zu klicken.

Der Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. So können z. B. im Feld Objekt Konto Filter alle Konten auf einmal angegeben werden, auf denen die Kosten gebucht wurden, oder es wird Konto für Konto abgearbeitet. Mit Weiter gelangt man zur Zusammenfassung.

Hier werden die zu erstellenden B-Sätze mit den dazugehörigen K-Sätzen aufgeführt. Mit Fertigstellen werden die Informationen in die B-Sätze und K-Sätze eingetragen.

Hinweis

Die Bearbeitung des Assistenten kann jederzeit unterbrochen und auch geschlossen werden. Wird die Meldung mit Nein geschlossen, werden alle bisherigen Eingaben aus dem Assistenten gelöscht, sodass bei einem erneuten Starten des Assistenten wieder von ganz vorn begonnen werden muss. Soll die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden, ist die dabei erscheinende Abfrage mit Ja zu bestätigen. Wird der Assistent erneut aufgerufen, erfolgt folgender Hinweis, dass die Bearbeitung unterbrochen wurde:

Die Meldung ist mit Ja zu bestätigen, um die Bearbeitung fortzusetzen. Sollte die Bearbeitung des Assistenten von einem anderen Mitarbeiter angefangen worden sein, erfolgt beim Starten des Assistenten ein entsprechender Hinweis. Es kann dann entschieden werden, ob die Bearbeitung übernommen werden soll.

B- und K-Sätze exportieren

Nachdem die B/K-Sätze für einen Abrechnungszeitraum erstellt worden sind, kann im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über B/K-Sätze exportieren für diese eine Datei erzeugt werden.

Im Inforegister Optionen sind im Bereich Abrechnungsunternehmen bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem der Bericht gestartet wurde, eingetragen. Bei Bedarf kann dieser manuell im Feld Schlüssel geändert werden. Im Feld Abrechnungscode ist der benötigte Code auszuwählen, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis

Der Abrechnungszeitraum kann auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die Assist Buttons eingetragen werden.

Bei Bedarf kann nun im Feld Liegenschaftsnr. ein B-Satz ausgewählt werden, für den die Datei erstellt werden soll.

Hinweis

Wird kein B-Satz ausgewählt, werden alle Liegenschaften in eine Datei eingetragen.

Im Feld Dateiname wird angezeigt, in welchem Ordner die Datei angelegt wird. Außerdem wird der Dateiname angegeben. Über den Assist Button kann der Pfad geändert werden.

Wichtig

Der Dateiname wird von der ARGE vorgeschrieben. DTK306_JJJJMMTThhmmss.DAT (z. B. DTK306_20210310134136.DAT)

• DTK = Bezeichnung für B/K-Satz
• 306 = HKD-Version
• JJJJ = vierstellig das Jahr (z. B. 2021)
• MM = zweistellig der Monat (z. B. 03)
• TT = zweistellig der Tag (z. B. 10)
• hh = zweistellig die Stunde (z. B. 13)
• mm = zweistellig die Minuten (z. B. 40)
• ss = zweistellig die Sekunden (z. B. 36)

Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Die dabei erzeugte Datei kann anschließend an das Abrechnungsunternehmen übermittelt werden.

D-Sätze bzw. S-Sätze importieren

Sobald die Datei mit den D-Sätzen bzw. S-Sätzen mit den verteilten Kosten vom Abrechnungsunternehmen vorliegt, kann sie im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über D-Sätze importieren in die Liste Global-Einlesungen-Heizkosten eingespielt werden.

Wichtig

Werden vom Abrechnungsunternehmen zur gleichen Abrechnung neue D-Sätze bzw. S-Sätze geliefert, sind diese zuerst aus der Liste Global-Einlesungen-Heizkosten zu löschen, bevor die neuen Sätze eingelesen werden.

Beim Start der Funktion wird das Fenster D-Sätze importieren geöffnet.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Dateiname die entsprechende Datei des Abrechnungsunternehmens auszuwählen. Bei Bedarf kann im Feld Zeichenkonvertierung der Zeichensatz gewechselt werden, um eventuelle Falschdarstellungen (z. B. anstelle eines „Ü" die Hochzahl „³") zu beheben. Mögliche Einstellungen sind Ansi-Ascii, Ascii-Ansi und Leer = keine Konvertierung.

Bei Bedarf kann im Feld Dateiname für Logbuch das Verzeichnis geändert werden, in dem die Datei gespeichert werden soll, und ein beliebiger Dateiname der Logbuchdatei eingetragen werden. Über die Auswahlliste im Feld Logbucheintrag kann bestimmt werden, ob nur Fehler oder Zeilen und Fehler ins Logbuch eingetragen werden. Mit OK wird nun das Einlesen gestartet. Nach erfolgtem Import ist das nachfolgende Fenster mit Ja zu bestätigen, damit die Daten gespeichert werden. Der Vorgang kann mit Nein abgebrochen werden. Durch das Einlesen der Heizkostenzeilen werden im Inforegister D-Sätze (S-Sätze) die Datensätze angelegt.

P-Satz

Der P-Satz ist ein Informationssatz zum Wärmepreisbremsengesetz (EWPBG) und Strompreisbremsegesetz (StromPBG) und gilt nur für die Periode 2023/2024.

Er weist den Anteil des Nutzes an der jeweiligen Preisbremse aus. In den Preisbremsengesetzen wird eine Verpflichtung zur Weitergabe dieser Informationen an Prüfbehörden erwähnt. Es wird jedoch nicht näher spezifiziert, wer diese Prüfbehörden sind und wie eine solche Anfrage in Zukunft gestellt wird. Daher gibt es jetzt neben der Möglichkeit den P-Satz zu importieren auch eine Export Funktion.

Die Ausgabe erfolgt über einen Bericht.

Weiterführende Themen

Einlesen Heizkosten Zeilen

Die D-Sätze bzw. S-Sätze können nicht nur im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen eingelesen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit auch im Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Über die Suche wird die Liste Datenaustausch geöffnet. In der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen, die ebenfalls über die Suche geöffnet wird, gelangt man im Menüband über Zugehörig in das Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Gefiltert auf den Schlüssel des Abrechnungsunternehmens und der Kundennummer werden in dieser Übersicht alle eingelesenen D-Sätze bzw. S-Sätze angezeigt.

Hier wird über Aktionen D-Sätze importieren der dazugehörige Bericht gestartet. Die D-Sätze bzw. S-Sätze können ebenfalls in der Global-Einlesungen Heizkosten Karte eingespielt werden. Diese wird in der Global-Einlesungen Heizkosten mit einem Klick auf einen Datensatz geöffnet.

Hier wird der Bericht Einlesen Heizkosten Zeilen ebenfalls im Menü Aktionen D-Sätze importieren gestartet.

Einzelabrechnungen als PDF-Dateien einlesen

Wenn von den Abrechnungsunternehmen mit den „D-Sätzen" bzw. „S-Sätzen" auch die Einzelabrechnungen als PDF-Dateien mitgeliefert werden — diese werden in RELion Belege genannt —, können diese in RELion hinterlegt werden. Dazu können in der Infobox in der Page Global-Einlesungen Heizkosten per Drag & Drop PDF-Dateien importiert werden.

Nachdem die Dateien in das Feld gezogen wurden, erscheint die Abfrage Bearbeiten – D-Satz Import. Wird mit OK bestätigt, erscheint folgendes Fenster:

Hinweis

Beim Einlesen der PDF-Dateien können nur Dateien erkannt werden, deren Dateiname folgendermaßen aufgebaut ist.

• Ordnungsbegriff Auftraggeber.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.000.pdf)
• Ordnungsbegriff AuftraggeberJahrdesWohnzeitraumende.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.0002012.pdf)
• Ordnungsbegriff_Wohnzeitraumende (Format JJJJMMTT)

Import von E898

In der Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht wird über die Suche die Einlesungen Heizkosten Übersicht geöffnet, und man gelangt zu der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten.

Über die Funktion E898 Import wird der Bericht zum Import gestartet. Der E898-Satz wird im Format .DAT und .txt unterstützt und muss sich mit den Belegen in einem Zip-Ordner befinden. Die Dateien und der Satz sind zu markieren und in einem Zip-Ordner zusammenzufassen. Dabei ist darauf zu achten, keine Ordner zu einem Archiv hinzuzufügen.

Anschließend wird der Ablageort durchsucht.

Anschließend wird das Ergebnis dargestellt:

Wichtig

Laut ARGE-Satzbeschreibung können nicht nur PDF- oder JPG-Dateien überliefert werden, sondern auch Dateien im TIF-Format. Diese können in RELion über das Modul Heizkosten-Datenaustausch zwar eingelesen werden, jedoch in der Abrechnung nicht verarbeitet werden. Sollen die Belege aus dem Heizkostendatenaustausch in der Abrechnung als Anhänge verwendet werden, sind diese vor dem Import in PDF umzuwandeln.

Belege entfernen

Sowohl von der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten als auch von der Global-Einlesungen Heizkosten Karte können die Belege entfernt werden, indem im Menü unter Aktionen über Belege / Entfernen der Bericht Belege Abrechnung gestartet wird.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Aktion die Art Belege entfernen vorbelegt. Je nachdem, von welchem Datensatz dieser Bericht gestartet wird, wird im Filter Einlesungen Heizkosten Zeilen im Feld Laufnr. bereits die entsprechende Nummer eingetragen. Bei Bedarf können noch genaue Filterkriterien verwendet werden. Der Vorgang wird mit Drucken oder Vorschau gestartet.

Verarbeitung in Betriebskostenabrechnung

Die eingelesenen Heizkosten (D-Sätze bzw. S-Sätze) sowie die Belege können in der Betriebskostenabrechnung verarbeitet werden. Die Werte werden dann über die Funktion Abrechnung Detailwerte holen in der Form Abrechnung Zeilen eingelesen. Die Belege werden ebenfalls in die Belegerstellung der Abrechnung übernommen.

7 - Wirtschaftsplan

7.1 - Einführung und Einrichtung

Einführung

Der Wirtschaftsplan ist sehr stark mit der Betriebskostenabrechnung verbunden. Die notwendigen Stammdaten und Einrichtungen an den Verträgen sind bis auf kleine Ergänzungen dieselben, sodass sich der Wirtschaftsplan mit der Kenntnis des Moduls Betriebskostenabrechnung leichter erschließt.

Dies soll aber nicht heißen, dass Neueinsteiger nicht direkt mit dem Wirtschaftsplan beginnen können. Während die Abrechnung vergangene Zeiträume betrachtet, plant der Wirtschaftsplan zukünftige Kosten.

flowchart TD
    T[Vergleich Abrechnung und Wirtschaftsplan]
    T --> L["Abrechnung<br/>Vergangenes Jahr wird abgerechnet"]
    T --> R["Wirtschaftsplan<br/>Zukünftiges Jahr wird geplant"]

    L --> L1["Hausgeldabrechnung (WEG)<br/>Nebenkostenabrechnung (Miete)"]
    L1 --> L2["tatsächliche Kosten des Objekts"]
    L2 --> L3["→ Umlage auf die einzelnen Einheiten"]
    L3 --> L4["– geleistete Vorauszahlungen<br/>(Hausgeld bei WEG)"]
    L4 --> L5["= Abrechnungsergebnis"]
    L5 --> L6["Nachzahlung, wenn Kosten höher waren<br/>Gutschrift, wenn Kosten niedriger waren"]

    R --> R1["Wirtschaftsplan"]
    R1 --> R2["geplante Kosten des Objekts"]
    R2 --> R3["→ Umlage auf die einzelnen Einheiten"]
    R3 --> R4["Kosten pro Jahr : Anzahl Monate"]
    R4 --> R5["= neuer Vorauszahlungsbetrag pro Monat"]
    R5 --> R6["→ Neue Sollstellungszeilen mit neuem Startdatum"]

    classDef abrechnung fill:#2E8B57,stroke:#1C5C3A,color:#fff
    classDef wirtschaftsplan fill:#4A90D9,stroke:#2C5F8A,color:#fff
    classDef title fill:#f5f5f5,stroke:#999,color:#000

    class T title
    class L,L1,L2,L3,L4,L5,L6 abrechnung
    class R,R1,R2,R3,R4,R5,R6 wirtschaftsplan

Oft wird bei einem Neubau mit dem Wirtschaftsplan begonnen. Als Planungsgrundlage dienen eventuell bereits vorhandene Grundsteuerbescheide, Verträge mit Versicherungen und Versorgern. Weitere Kosten können nur anhand von Erfahrungswerten aus vergleichbaren Objekten geplant werden. Anhand des Wirtschaftsplans werden die monatlichen Vorauszahlungen berechnet und in die jeweiligen Miet- bzw. WEG-Kaufverträge eingetragen (sog. Sollstellungszeilen). Über Anschreiben, die direkt im Wirtschaftsplan erzeugt werden, bekommen die Vertragspartner die Höhe der monatlichen Zahlungen mitgeteilt. Im laufenden Jahr sollten die anfallenden Kosten durch diese Vorauszahlungen abgedeckt sein. Nach Ablauf des Jahres steht die Abrechnung an, hier können eventuelle nicht abgedeckte Kosten nachberechnet werden. Bei zu großzügiger Planung werden Beträge an die Vertragspartner zurückerstattet.

flowchart LR
    subgraph Y2021["2021"]
        direction TB
        WP21["WP 2021"]
        LJ21["Lfd. Jahr 2021"]
        WP21 --> LJ21
    end

    subgraph Y2022["2022"]
        direction TB
        ABR21["ABR 2021"]
        WP22["WP 2022"]
        LJ22["Lfd. Jahr 2022"]
        ABR21 --> WP22 --> LJ22
    end

    subgraph Y2023["2023"]
        direction TB
        ABR22["ABR 2022"]
        WP23["WP 2023"]
        LJ23["Lfd. Jahr 2023"]
        ABR22 --> WP23 --> LJ23
    end

    subgraph Y2024["2024"]
        direction TB
        ABR23["ABR 2023"]
        WP24["WP 2024"]
        ABR23 --> WP24
    end

    LJ21 --> ABR21
    LJ22 --> ABR22
    LJ23 --> ABR23

    classDef header fill:#1F3864,stroke:#1F3864,color:#fff,font-weight:bold
    classDef current fill:#ED7D31,stroke:#C55A11,color:#000,font-weight:bold
    classDef normal fill:#FFFFFF,stroke:#1F3864,color:#000

    class Y2021,Y2022,Y2023,Y2024 header
    class LJ21,LJ22,LJ23 current
    class WP21,WP22,WP23,WP24,ABR21,ABR22,ABR23 normal

Anhand der tatsächlich angefallenen Kosten kann dann das Folgejahr wieder über den Wirtschaftsplan geplant werden. Über die Jahre ergibt sich somit ein Wechselspiel aus Planung und Abrechnung.

Einrichtung

Für die Erstellung eines Wirtschaftsplanes werden die gleichen Einrichtungsparameter benötigt, die bereits für die Betriebskostenabrechnung hinterlegt wurden. Weitere Informationen sind in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung zu finden.

RE Einrichtung

Inforegister Nummerierung

In der RE Einrichtung wird im Feld Wirtschaftsplan Belegnummern eine bereits bestehende Nummernserie ausgewählt, die dann als Rechnungs- und Belegnummer im Wirtschaftsplan verwendet wird.

Inforegister Sonstiges

Im Feld Rundungsfaktor Sollst. aus Wirtschaftsplan kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

• 0,00 = Betrag wird ohne jegliche Rundung unverändert übernommen
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet

Im Feld Rundungsmethode Sollst. aus Wirtschaftsplan wird eine Rundungsmethode ausgewählt, die im Wirtschaftsplan für die Berechnung der Vorauszahlungs-Sollstellungen zum Tragen kommen soll. Zur Auswahl stehen kaufmännisch, aufrunden und abrunden.

Verwendung

Über die Suche wird die Tabelle Objekte geöffnet; in der Zeile des zu bearbeitenden Objekts wird die zugehörige Aufgabenseite gewählt. Objektkonten, die für den Wirtschaftsplan verwendet werden sollen, benötigen die Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles.

Dazu wird Konten geöffnet und in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten gewählt. In der Spalte Verwendung werden die entsprechenden Optionen bei den erforderlichen Konten eingetragen.

Verteilungscode Wirtschaftsplan

Normalerweise arbeiten die Abrechnung und der Wirtschaftsplan mit dem Verteilungscode, der in den Objektkonten in der Spalte Verteilungscode eingetragen ist. Mit diesem wird bestimmt, wie die Umlage der Kosten auf die einzelnen Einheiten gerechnet werden soll.

Die Tabelle Objekte und das jeweilige zu bearbeitende Objekt werden geöffnet. Für die Verteilung der Kosten im Wirtschaftsplan kann am Objekt Konto ein abweichender Verteilungscode hinterlegt werden. Das empfiehlt sich vor allem, wenn die Werte in der Abrechnung verbrauchsabhängig oder nicht zeitanteilig sind.

Dazu wird Konten geöffnet und in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten gewählt. In der Spalte Verteilungscode Wirtschaftsplan wird bei den erforderlichen Konten ein abweichender Code eingetragen.

Wird im Feld Verteilungscode ein Wert eingetragen, wird dieser auch in den Verteilungscode Wirtschaftsplan übernommen. Wird für die Planung im Wirtschaftsplan eine andere Grundlage für die Verteilung benötigt, kann hier ein alternativer Verteilungscode hinterlegt werden, der dann nur für den Wirtschaftsplan gilt.

Wichtig

Bei der Verteilungsart Kein Zeitanteil ist es zwingend erforderlich, dass ein abweichender Verteilungscode Wirtschaftsplan hinterlegt wird. Diese Verteilungsart im Wirtschaftsplan wird nicht unterstützt und es wird automatisch auf Zeitanteilig umgeschlüsselt.

Geschäftsvorfall Code

Über die Suche wird die Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code geöffnet.

In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können die Codes, z. B. für die Abrechnungen, Wirtschaftspläne aber auch Sonderumlagen etc., gepflegt werden. Im Feld Geschäftsvorfall wird die Auswahl Wirtschaftsplan getroffen. Ein entsprechender Code, z. B. WP 2024, wird eingegeben (max. 10 Zeichen). Der in die Beschreibung eingetragene Text wird auf dem Wirtschaftsplan als Überschrift angedruckt. Über die Felder Datum von und Datum bis wird die Wirtschaftsplanperiode bestimmt.

Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan wird das Datum der Wirtschaftsplanerstellung eingegeben. Dieses wird dann auf dem Wirtschaftsplan angegeben, sofern kein abweichendes Druckdatum bestimmt wurde. Bei Bedarf wird in den Feldern Vergleichen mit 1 und Vergleichen mit 2 ausgewählt, ob der ausgewählte Wirtschaftsplan mit einer älteren Abrechnung oder einem Wirtschaftsplan verglichen werden soll. In den Feldern Vergleichen mit Code 1 und Vergleichen mit Code 2 kann ein vorhandener Geschäftsvorfallcode ausgewählt werden.

Geschäftsbeziehungsklassen

Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll. Die Übersicht Global-Geschäftsbeziehungsklassen wird geöffnet.

Mit +Neu wird eine leere Zeile erzeugt. Im Feld Geschäftsbeziehungsklasse wird für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen ausgewählt:

• Vertragspartner
• Zahler
• Bewohner / Nutzer
• Beirat
• Mitglied
• Info

Diese Geschäftsbeziehungsklassen beziehen sich auf die am Einheitenvertrag hinterlegten Kontakte und die dort aktivierten Geschäftsbeziehungen. Über das Feld Drucken wird bestimmt, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats, wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.

Wichtig

Wird ein Bericht mehrmals verwendet, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird zurzeit nur für die Abrechnung und Wirtschaftsplan unterstützt!

Im Feld Dokument-ID wird der Bericht ausgewählt, dem eine Geschäftsbeziehungsklasse zugeordnet werden soll.

RE Berichtsauswahl

RELion bietet die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken des Wirtschaftsplans und dessen Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen. Über die Suche wird RE Berichtsauswahl geöffnet.

Für den Wirtschaftsplan wird zuerst im Dialogfeld Verwendung RE Wirtschaftsplan Mieter oder RE Wirtschaftsplan Eigentümer ausgewählt. Dadurch werden bereits zugeordnete Berichte angezeigt.

Über die Funktion im Menü Initialisieren werden alle von RELion vorgesehenen Standardberichte eingestellt. Soll ein weiterer Bericht in der Tabelle verwendet werden, wird in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer eingetragen. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.

Wichtig

Es muss mindestens ein Bericht eingetragen werden.

Berichtstexte Schnelleinrichtung

Die wichtigsten Standardtextbausteine werden in der Vorlagedatenbank bereits mitgeliefert. Zusätzlich können für einzelne oder alle Wirtschaftspläne eigene Texte erfasst werden. Über die Suchfunktion wird RE Berichtstexte geöffnet. In der Tabelle RE Berichtstexte wird mit +Neu eine leere Aufgabenseite RE Berichtstext angelegt.

Im Inforegister Allgemein wird im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen ausgewählt, für dessen Objekte Texte für das Wirtschaftsplananschreiben eingetragen werden sollen. Bei Bedarf kann bestimmt werden, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Geschäftsvorfallcodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.

Hinweis

Beim Holen der Berichtstexte in den Wirtschaftsplan werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie (ohne Geschäftsvorfallcode)
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. (ohne Geschäftsvorfallcode)
3. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Geschäftsvorfallcode
4. Eigentümer/Mieter + Objektnr.
5. Eigentümer/Mieter

Sind mehrere Textbausteine mit der gleichen Kombination vorhanden, dann wird die erste genommen. Folgende Kombinationen werden nicht unterstützt:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie + Geschäftsvorfallcode
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Geschäftsvorfallcode

Soll der Text als Vorlage für individuelle Texte verwendet werden, wird im Feld Vorlage ein Haken gesetzt. Im Inforegister RE Berichtstext Zeilen wird im Feld Positionierung die gewünschte Option ausgewählt.

Vortext: Der Text wird vor den geplanten Kosten im Anschreiben gedruckt.

Nachtext: Der Text wird nach den geplanten Kosten angezeigt.

Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Soll eine Unterstreichung des Textes oder ein Ausdruck in fetter Schrift (Fettdruck) erfolgen, wird in den entsprechenden Feldern ein Haken gesetzt. Damit die Texte auch im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden können, wird über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen geöffnet.

In einer neuen Zeile wird im Feld Bericht ID die Berichtnummer 5052277 für das Erzeugen der Wirtschaftsplan Belege eingetragen. Im Abschnitt Berichtstexte findet sich eine ausführliche Erläuterung für die Erstellung individueller Texte.

Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen

Über die Suche wird die Tabelle Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen geöffnet. Hier können Vorlagen angelegt werden, in denen Druckoptionen und Datenquellen zentral eingerichtet werden. Es sollte mindestens eine Vorlage eingerichtet werden, da der Assistent zum „Wirtschaftsplan anlegen“ eine Vorlage benötigt.

Über Neu wird eine neue Wirtschaftsplan Objekt Vorlagenkarte angelegt.

Die Vorlagen erlauben eine einheitliche Einrichtung für die verschiedenen Anwendungsfälle.

Beispiel: Der Wirtschaftsplan in der WEG, der mit Anschreiben und Einzelaufstellung gedruckt wird, oder die Anpassung der Vorauszahlungen aus der Abrechnung heraus. Für Letzteres empfiehlt sich eine Vorlage, in der im Feld Abrech.Arten aus Abrechnung ein * eingetragen wird, damit alle Abrechnungsarten auch in der Berechnung des Wirtschaftsplans berücksichtigt werden.

7.2 - Fallbeispiel

Für ein WEG-Objekt soll ein neuer Wirtschaftsplan anhand der vorliegenden Abrechnung erstellt werden. Die darin neu kalkulierten Vorauszahlungen sollen dann in die Sollstellungszeilen übertragen werden.

Wirtschaftsplan anlegen

Über die Suche wird die Tabelle Wirtschaftspläne geöffnet, oder der Menüpunkt wird direkt am jeweiligen Objekt gewählt:

Für die Erstellung eines neuen Wirtschaftsplans wird im Menü unter Neu der Bericht Wirtschaftsplan anlegen gestartet.

Der Bericht wird wie folgt befüllt:

Im Inforegister Weitere Schritte (optional) wird bestimmt, ob die beteiligten Einheiten geholt werden sollen. Im Inforegister RE Objekt werden über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. die Objekte angegeben, für die die Wirtschaftspläne angelegt werden sollen. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet. Dadurch wird für jedes Objekt eine Wirtschaftsplan Objekt Karte angelegt.

Hinweis

Objektkonten, die mit Verteilungsart kein Zeitanteil geschlüsselt sind, werden im Wirtschaftsplan mit Verteilungsart Zeitanteilig eingetragen. Außerdem kommt dann zwingend der Verteilungscode Wirtschaftsplan zum Tragen.

Wirtschaftsplan Objekt Karte

Im Inforegister Allgemein wird eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans angezeigt. Bei Bedarf können hier noch Änderungen vorgenommen werden. Wenn das Wirtschaftsplan Datum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit, im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Im Feld Sollstellung ab ist das Datum hinterlegt, das als Startdatum der neuen Sollstellungszeilen verwendet werden soll. Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, kann im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollzogen werden. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen erfolgt durch erneutes Klicken auf das Feld Status in den jeweiligen Zeilen. Bestimmte Aktionen sind bei fortgeschrittenem Bearbeitungsstatus nicht mehr möglich, z. B. können nach dem fertig berechneten Wirtschaftsplan die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen nicht mehr geändert werden.

Hinweis

Die Datenquellen müssen vor dem Holen der Wirtschaftsplanzeilen festgelegt werden. Im Beispiel oben sollen die Werte aus der Hausgeldabrechnung 2023 übernommen werden, gefiltert auf die Abrechnungsarten HG und RÜCK* für alle Rücklagen.

Vor dem Berechnen des Wirtschaftsplans und dem Erzeugen der Belege sollten die Felder in den Inforegistern Ausschlussgründe und Druckoptionen geprüft werden. Diese Felder werden aus der gewählten Vorlage übernommen, können jedoch bei Bedarf individuell angepasst werden.

Beteiligte Einheiten holen und prüfen

Zu Beginn können über die Funktion Beteiligte Einheiten holen die für den Wirtschaftsplan relevanten Einheiten ermittelt werden. Danach können die Einheiten über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt in der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan überprüft werden.

Wirtschaftsplanzeilen holen

Die Wirtschaftsplanzeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für den Wirtschaftsplan dar und sind daher zwingend erforderlich. Über die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan anlegen werden die Objektkonten in die Wirtschaftsplanzeilen, die mit Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles geschlüsselt sind, eingetragen. Wird die Quelle Wirtschaftsplan oder Abrechnung gewählt, werden zusätzlich bei den einzelnen Objektkonten die Werte aus der Quelle eingetragen.

Bei der Option Objektkonten werden dagegen keine Werte eingetragen. Diese sind dann manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu erfassen. In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird unter Details die Tabelle Wirtschaftsplanzeilen geöffnet.

Die Detailinformationen zum Konto (Zeile) werden durch Klicken auf den Dropdown-Pfeil angezeigt. Über den Doppelpfeil neben Kontonr. lassen sich die Detailinformationen zu allen Konten (Zeilen) auf- oder zuklappen.

Wirtschaftsplan berechnen

Die ermittelten Jahresbeträge werden nun noch auf die einzelnen Einheiten verteilt. Dazu wird entweder in der Wirtschaftsplan Objekt Karte oder in der Tabelle Wirtschaftspläne der Aufruf Wirtschaftsplan berechnen gestartet.

In dem sich öffnenden Bericht Wirtschaftsplan berechnen werden im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt die Informationen des markierten Wirtschaftsplans übernommen.

Im Inforegister Optionen kann bestimmt werden, ob Gesamtfaktoren aktualisiert, Aufteilungsregeln angewendet und Zeilen mit Betrag „0“ gelöscht werden sollen. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

Wirtschaftsplan prüfen

Nach der Erstellung und Berechnung des Wirtschaftsplans kann dieser im Detail überprüft werden. Zur Kontrolle kann der Gesamtwirtschaftsplan gedruckt werden. Der Ausdruck wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Aufruf Drucken gestartet.

Hinweis

Eine tiefere Prüfung der Ergebnisse ist anhand der Wirtschaftsplan Posten möglich. Dort finden sich zu jedem Aspekt (z. B. die Anwendung von Ausnahmen) detaillierte Informationen.

Der Bericht 5052264 Gesamtwirtschaftsplan wird markiert und mit OK gestartet. Im Inforegister Optionen kann, falls gewünscht, das Feld Zeilen ohne Kosten unterdrücken aktiviert werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn beim Berechnen des Wirtschaftsplans die Zeilen mit Betrag 0 nicht gelöscht wurden.

Die Angaben zum Wirtschaftsplan sind bereits vorgefiltert. Diese können bei Bedarf geändert und erweitert werden.

Anschließend öffnet sich der Bericht und zeigt für jedes verwendete Objektkonto im Wirtschaftsplan die Nettobeträge an, aufgeteilt auf die jeweiligen Abrechnungskreise.

Zusätzlich wird angedruckt, wieviel davon auf die einzelnen Einheiten verteilt worden ist. Auch wird eine eventuell entstandene Differenz zwischen den geschätzten und verteilten Kosten dargestellt. Diese entsteht z. B. dadurch, dass der umzulegende Betrag nicht komplett auf die einzelnen Einheiten mit dem Faktor umgelegt werden kann (Rundungsdifferenzen). Außerdem lässt sich diesem Bericht entnehmen, mit welcher Verteilung inkl. Faktor die jeweiligen Kosten umgelegt werden. Sofern der Wirtschaftsplan auf Basis einer Abrechnung erstellt worden ist, ist hier der Kostenvergleich der einzelnen Positionen enthalten.

Sollten Konten nur in der Abrechnung verwendet worden sein, wird das hier ebenfalls ausgewiesen.

Individuelle Texte anlegen

Normalerweise verwendet der Wirtschaftsplan den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einem Wirtschaftsplan individuelle Texte zu verwenden. RELion ermöglicht es, dass für jedes Objekt bzw. für jede Einheit ein individueller Ausdruck erstellt werden kann. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü unter Zugehörig/Wirtschaftsplan/Texte vorgenommen werden. Beim erstmaligen Starten öffnet sich folgende Abfrage:

Mit Ja wird das Fenster RE Berichtstexte geöffnet.

Ein vorhandener Text kann ausgewählt und in die neue Textvorlage kopiert werden. Anschließend kann dieser individuell bearbeitet werden. Wenn bereits ein Text kopiert wurde, ist das in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennbar. In diesem Fall führt die Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.

Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden.

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.

Hinweis

Vor dem Belege erzeugen sollte in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen geprüft werden, ob alle gewünschten Optionen aktiviert sind! Eine genaue Erläuterung der Druckoptionen ist im Abschnitt Druckoptionen zu finden.

Die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Wirtschaftsplan Objekt Karte Belege erzeugen gewählt wird, oder im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf das Feld Nein geklickt wird.

Es ist hier bereits auf den entsprechenden Wirtschaftsplan gefiltert. Der Vorgang wird mit OK gestartet.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt in der Wirtschaftsplan Objekt Karte geöffnet wird.

Über Drucken kann jeder einzelne Beleg entweder ausgedruckt oder in der Seitenansicht geöffnet werden. Das Ergebnis der Belege sollte stichprobenartig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Eine genauere Beschreibung der Funktionalitäten ist dem Abschnitt Druckoptionen zu entnehmen.

Wirtschaftsplan drucken

Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja umgestellt. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen. Außerdem wird dadurch der „Vorläufige Druck“ deaktiviert.

Hinweis

Ohne die Freigabe zum Druck wird im Kopf der Belege eine Zeile mit Vorläufiger Druck angezeigt.

Mit der Funktion Drucken im Fenster Wirtschaftsplan Objekt Karte wird die RE Berichtsauswahl geöffnet, in welcher der PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK geöffnet wird. Für einen Schnellaufruf steht der Stapeldruck auch direkt als Aktion zur Verfügung.

Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert.

Im Feld Auswahl für Druckausgabe kann Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten ausgewählt werden; das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben werden kann. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner entsteht als Ergebnis ein komprimierter ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können z. B. verwendet werden, wenn ein externer Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragt werden soll.

Anschließend wird der Druck mit OK gestartet. Am Ende des PDF-Sammeldrucks entsteht ein ZIP-Ordner mit den kompletten Dokumenten. Dieser kann entweder ausgedruckt oder gespeichert werden.

Durch die Filterung auf Beleg Druck = Ja werden Leerstände nicht ausgegeben. Sollen diese ebenfalls gedruckt werden, kann dieser Filter entfernt werden, oder es wird anschließend ein separater Druck der Leerstände gestartet, indem nach Beleg Druck = Nein gefiltert wird.

Neue Sollstellungszeilen erzeugen

Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dazu wird aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Aufgabenseite Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Neue Sollstellungszeilen erzeugen der Bericht Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen gestartet.

Folgende Einstellmöglichkeiten bestehen im Inforegister Optionen.

Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Mit OK wird die Verarbeitung gestartet.

Die Protokollierung über das Eintragen von neuen Sollstellungszeilen bzw. das Beenden von alten Sollstellungen, die nicht mehr verwendet werden, befindet sich in der Tabelle Wirtschaftsplan Summenposten (siehe dazu Wirtschaftsplan Posten).

7.3 - Weiterführende Themen

Wirtschaftsplan aus Abrechnung erstellen

Der Wirtschaftsplan kann im Rahmen der Abrechnung für die neuen Vorauszahlungen verwendet werden. Hierbei gibt es komfortable Funktionen, die das Erstellen des Wirtschaftsplans aus der Abrechnung heraus unterstützen. Die Einzelaufstellung zum Wirtschaftsplan kann dabei auch als Anlage zur Abrechnung mitgeliefert werden. Dazu wird die Druckoption Wirtschaftsplan/Kalk. neue VZ. verwendet. Damit entsteht nur ein Satz an Dokumenten, wodurch sich ggf. Porto sparen lässt.

Nähere Hinweise hierzu sind in der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung zu finden.

Wirtschaftsplan Objekt Karte

In der Tabelle Wirtschaftspläne kann die entsprechende Wirtschaftsplan Objekt Karte geöffnet werden. Im Inforegister Allgemein wird eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans angezeigt, wie diese beim Wirtschaftsplan anlegen ausgewählt worden sind.

Änderungen der Angaben sind möglich, teilweise aber nur, wenn der Wirtschaftsplan noch nicht berechnet wurde. Wenn das Wirtschaftsplandatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Verarbeitungsstand dokumentiert. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn bei den entsprechenden Feldern in der Spalte Status die Verarbeitung zurückgenommen bzw. ausgeführt wird. Die Benutzer-ID des Anwenders, der die Aktion gestartet hat, sowie das Ausführungsdatum, werden von RELion in die Spalten Ausgeführt von und Ausgeführt am eingetragen. In der letzten Spalte Ergebnis wird die Anzahl der berechneten Werte dargestellt.

Im Inforegister Datenquellen sind die Quellen hinterlegt.

Im Inforegister Sonstige sind die Objektdaten zur Übersicht hinterlegt. Im Feld Rundungsfaktor für neue Sollstellung kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

Dieser wird aus der RE Einrichtung vorbelegt.

• 0,00 = Betrag wird, nach Prüfung der eingestellten Rundung in RE Einrichtung, entsprechend übernommen.
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet.
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet.
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet. (z. B. errechneter Sollstellungsbetrag von 301,46 EUR wird auf 300,00 EUR abgerundet)

Einheit Wirtschaftsplan

In der Einheit Wirtschaftsplan sind Informationen zu den neuen Vorauszahlungen für die jeweiligen Debitoren enthalten. Das Fenster kann in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld Beteiligte Einheiten geholt geöffnet werden.

Je nach Bearbeitungsstand des Wirtschaftsplans sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Die Infoboxen rechts dienen zur Anzeige aktueller Informationen zu den Verträgen und Einheiten und sind über die Drilldown-Felder sehr nützlich, um z. B. die aktuellen Sollstellungszeilen oder offene Posten anzuzeigen.

Wirtschaftsplanzeilen

Als Kalkulationspositionen für den Wirtschaftsplan werden die Objekt Konten verwendet die mit der Option Wirtsch.Plan oder Alles im Feld Verwendung gekennzeichnet sind. Es bestehen zwei Möglichkeiten, diese Zeilen für den Wirtschaftsplan zu generieren. Dazu wird die Tabelle Wirtschaftspläne geöffnet.

• Erste Möglichkeit (empfohlen) Der Bericht Wirtschaftsplan anlegen wird gestartet. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn der Wirtschaftsplan bereits angelegt ist) In der Tabelle Wirtschaftspläne wird die Wirtschaftsplan Objekt Karte des zu bearbeitenden Wirtschaftsplans geöffnet. Hier kann über Wirtschaftsplanzeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Wirtsch.Plan eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Detailzeile pro am Objekt hinterlegten Abrechnungskreis angelegt werden.

Wirtschaftsplanzeilen einfügen

Zu einer Summenzeile können manuell zusätzliche Zeilen eingefügt werden. Dazu wird in den Wirtschaftsplan Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Unterzeile (mit Abrechnungskreis und Verteilung), zu der eine weitere Zeile benötigt wird, markiert; anschließend wird im Menüband in der Registerkarte Aktionen/Funktion auf Zeile einfügen geklickt. Dadurch wird eine neue Unterzeile eingetragen. Dieser wird im Feld Abrechnungskreis der benötigte Abrechnungskreis zugeordnet.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag darf manuell keine Zeile hinzugefügt werden, da es nicht möglich ist, dieser Zeile eine Einheit zuzuordnen.

Wirtschaftsplanzeilen bearbeiten

In den Wirtschaftsplanzeilen können einige Änderungen manuell durchgeführt werden. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck des Wirtschaftsplans. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Wirtschaftspläne gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

1. Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Dabei ist zu beachten, dass die Beschreibungen aus den Wirtschaftsplanzeilen im Einzelwirtschaftsplan ausgegeben werden.

Hinweis

Sofern nur eine Detailzeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt. Sobald mehrere Detailzeilen mit verschiedenen Abrechnungskreisen einer Summenzeile untergeordnet sind, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

2. Abrechnungskreise ändern

Wird der Abrechnungskreis in den Detailzeilen geändert, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus dem Wirtschaftsplan entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.

3. Verteilungscode ändern

Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Dieser kann hier geändert werden, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.

4. Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern

Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, wird dieses beim Erstellen der Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Bei Bedarf kann das Kennzeichen hier eingetragen bzw. entfernt werden, besser ist es aber, dies im Objektkonto dauerhaft zu hinterlegen!

Wichtig

Wird in einer Detailzeile das Kennzeichen geändert, sind nach zwei Abfragen die Wirtschaftsplanzeilen zu schließen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

5. 100 % Faktor ändern

Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern. Wird der Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) geändert, dann werden beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. Im Einzelwirtschaftsplan wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen wurden, sollte beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren gesetzt werden, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in den Wirtschaftsplan geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen wird.

Hinweis

Werden die 100 %-Faktoren manuell geändert, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt.

6. Beträge ändern

In den Wirtschaftsplanzeilen können grundsätzlich in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfasst bzw. geändert werden. Dies ist z. B. bei einem neu angelegten Objekt notwendig, wenn die Beträge aus einer früheren Verwaltung übernommen werden sollen.

Hinweis

Es empfiehlt sich nicht, die Verteilungsart in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern! Dafür wird das Konto aus den Wirtschaftsplanzeilen gelöscht. Die Verteilungsart wird direkt am Objektkonto geändert, anschließend werden die Wirtschaftsplanzeilen neu geholt.

Wirtschaftsplanzeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summenzeile inklusive den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Wirtschaftsplanzeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird von RELion die Funktion Zeilen löschen zur Verfügung gestellt. Dazu wird entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Unterzeilen markiert. Die Funktion Zeilen löschen befindet sich im Menü der Wirtschaftsplan Zeilen.

Wirtschaftsplan Detailzeilen

Nähere Informationen, wie sich die Werte in den Wirtschaftsplan Zeilen nach dem Einspielen der Werte aus früheren Abrechnungen etc. zusammensetzen, sind in den entsprechenden Detailzeilen enthalten. Über die Spalte Anzahl Detailzeilen gelangt man durch Klicken auf die Anzahl zu der Page Wirtschaftsplan Zeilen.

Es öffnet sich die Ansicht der Detailzeilen:

Im Kopf des Fensters wird angezeigt, zu welcher Wirtschaftsplanzeile die Detailzeilen gehören. In den Zeilen sind alle Einzelbeträge enthalten, aus denen sich die Beträge in der Wirtschaftsplanzeile zusammensetzen. Über die Felder Menge, Einzelpreis und Multiplikator wird der Nettobetrag errechnet. Falls Änderungen vorgenommen wurden, müssen diese in den Wirtschaftsplanzeilen noch über die Funktion Detailzeilen aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Betragsänderungen

Manuelle Änderungen der Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen direkt zu ändern. Die Wirtschaftsplanzeile wird im Feld Betrag manuell geändert mit einem Haken gekennzeichnet.

Die Detailzeilen, die ursprünglich den Wert geliefert haben, bleiben unberührt; die Werte in den Detailzeilen werden nur noch zur Information gezeigt, fließen aber nicht mehr in die Berechnung mit ein. Durch die manuelle Änderung wird die Kontrolle über die Beträge übernommen! Um später Änderungen besser nachvollziehen zu können, werden deshalb die folgenden Methoden empfohlen:

Manuelle Änderungen über die Detailzeilen

Beispiel: Der Wert für die Hausreinigung soll erhöht werden, da das Reinigungsunternehmen eine Lohnerhöhung von 10 % angekündigt hat.

• Wechsel in die Wirtschaftsplan Detailzeilen.
• Der Multiplikator wird auf 1,1 erhöht, wenn er vorher 1,0 war; das Feld Nettobetrag wird neu berechnet.
• Zurück in den Wirtschaftsplan Zeilen wird Detailzeilen aktualisieren gestartet.

Auf diese Weise bleibt im Feld Einzelpreis der ursprüngliche Wert enthalten, über den Multiplikator werden alle Änderungen vorgegeben. Damit lässt sich später besser nachvollziehen, wie der ursprüngliche Wert war und wie hoch Anpassungen vorgenommen wurden.

Zielwert eintragen

Sollen für ein Objektkonto, das mit der Verteilungsart Festbetrag geschlüsselt ist, die Beträge angepasst werden (z. B. wenn sich nur die Heizkosten für den Planungszeitraum erhöhen), wird im Menüband über Zielwert eintragen geöffnet. Im Bereich Beträge neu wird in den Feldern Betrag Netto oder Betrag Brutto der neue Gesamtbetrag eingetragen, und das Fenster wird mit OK geschlossen. Dadurch wird bei der Verteilungsart Festbetrag der „neue“ Betrag bei den einzelnen Einheiten nach prozentualem Anteil verändert (erhöht oder verringert). Damit die eingetragenen Werte übernommen werden, wird in der Tabelle Wirtschaftsplan Zeilen die Funktion Detailzeilen aktualisieren gewählt.

Multiplikator anpassen

Ähnlich der Funktion Zielwert eintragen, kann mit Multiplikator anpassen ein bestimmter Multiplikator für eine gesamte Abrechnungsart angepasst werden.

Gesetzliche Obergrenzen

Bei allen Betragsänderungen ist die Einhaltung gesetzlicher Obergrenzen zu beachten!

Wirtschaftsplan Posten

Die Ergebnisse der Wirtschaftsplan Berechnung liegen zentral in der Tabelle Wirtschaftsplan Summenposten. Weitere Bearbeitungsschritte wie Ausnahmen anwenden, Ausschlussgründe und Neue Sollstellungen erstellen, werden hier dokumentiert.

Über den Drilldown wird die Seite geöffnet:

Diese Tabelle liefert:

• Die Aufsummierung der Berechnungsergebnisse von der Abrechnungsart (Ebene 3) über die Einheit (Ebene 2) bis zum Vertrag (Ebene 1)
• Planwerte je Einheit und Abrechnungsart für den Planungszeitraum und die monatlichen Sollstellungsbeträge,
• einen Vergleich der alten und neuen Sollstellung,
• gesetzte Ausschlussgründe,
• Drilldown in die Einzelposten (einzelne Umlagen je Konto und Abrechnungskreis)
• Werte für Nachberechnungen und
• Protokollierung der Übertragung in die Sollstellungen.

Aufsummierung über die Einheit bis zum Vertrag

Zu den Wirtschaftsplan Summenposten kann mit Ansicht auch eine Kartenansicht geöffnet werden.

Planwerte je Einheit und Abrechnungsart für den Planungszeitraum und die monatlichen Sollstellungsbeträge

Vergleich der alten und neuen Sollstellung

Gesetzte Ausschlussgründe

Die Ausschlussgründe werden mit dem Berechnen bzw. Ausnahmen anwenden automatisch angewendet, dabei werden die gewählten Optionen im Inforegister Ausschlussgründe in der Wirtschaftsplan Objekt Karte ausgewertet.

Hinweis

Alle Zeilen auf Ebene 3 (Abrechnungsart) mit einem Ausschlussgrund werden beim Übertragen in die Sollstellungen ignoriert. Die Tabelle kann auch auf Ebene 3 gefiltert werden, dann wird es speziell für die Prüfung der Werte für die neuen Sollstellungen übersichtlicher.

Drilldown in die Einzelposten

In den Wirtschaftsplan Einzelposten sind die einzelnen Umlagewerte je Konto und Abrechnungskreis enthalten.

In den Einzelposten wird auch im Detail die Anwendung von eventuellen Ausnahmen dokumentiert.

Werte für Nachberechnungen

Die Beträge für die Nachberechnung finden sich auch auf den Wirtschaftsplan Summenposten. Details zur Nachberechnung sind unter Nachberechnung zu finden.

Protokollierung der Übertragung in die Sollstellungen

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Wirtschaftsplan Zeilen können für die verwendeten Abrechnungskreise die daran beteiligten Einheiten mit Hilfe des Berichts Abrechnungskreis Einheitenübersicht unter dem Menüpunkt Details angezeigt werden.

Der Bericht wird mit Drucken oder Vorschau gestartet. Hier sind die beteiligten Einheiten und deren Faktoren einzeln und in der Summe ersichtlich. Dieser Wert sollte mit dem Wert in der Wirtschaftsplanzeile übereinstimmen.

Vertragsausnahmen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auch auf die neuen Vorauszahlungen auswirken. Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis (DE) nicht möglich. Beim Anlegen der Ausnahmen ist zu beachten, dass in einem Wirtschaftsplan pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.

Über die Suche wird z. B. die Tabelle Gewerbemietverträge gewählt und anschließend der zu bearbeitende Gewerbemietvertrag geöffnet. Im Mietvertrag wird das Fenster Vertrag Ausnahmen geöffnet.

Nähere Informationen über die Möglichkeiten und die Erstellung der Ausnahmen sind der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung zu entnehmen.

Ausnahmen anwenden

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte kann mit einem Mausklick auf das Ergebnisfeld im Inforegister Bearbeitungsstatus, in der Zeile Ausnahmen angewendet das Fenster Wirtschaftsplan Ausnahmen geöffnet werden. Beim Holen der beteiligten Einheiten sind bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt worden.

In der Tabelle Wirtschaftsplan Ausnahmen wird über Alle Ausnahmen prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt erfasst bzw. eingespielt worden sind, kann diese in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü die Funktion Ausnahmen anwenden aktiviert werden. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen. Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Sollen diese trotzdem noch geändert werden, muss der Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein gesetzt werden. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewandten Ausnahmen können anschließend in den Wirtschaftsplan Posten geprüft werden.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine Ausnahme von 80 % vereinbart. Der Betrag, der vom Mieter gezahlt werden muss, verringert sich so also um 20 %. Im Feld Ausnahme Betrag ist der dementsprechende Differenzbetrag ersichtlich.

Ausschlussbedingungen anwenden

Bei Bedarf kann bestimmt werden, dass die Sollstellungen nur geändert werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden. Dafür wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Ausschlussbed. anwenden der Bericht Abrechnung Ausschlussbedingungen f. neue VZ gestartet, um nach Erstellung der neuen Vorauszahlungen Ausschlüsse für die Erstellung der neuen Sollstellungszeilen zu bestimmen.

Folgende Eingaben können vorgenommen werden:

Im Inforegister Einheitenvertrag kann der Bericht wahlweise z. B. für einzelne oder mehrere Debitoren gestartet werden, um die Ergebnisse individuell zu filtern. Im Inforegister Abrechnungsart können mittels des Filters weitere Auswertungsmerkmale bestimmt werden.

Berichtstexte

RE Berichtstexte wird geöffnet. Die Berichtstexte sind Texte, die individuell in den Wirtschaftsplan eingestellt werden können. Dabei wird im Wirtschaftsplan unterschieden zwischen Vortext und Nachtext.

Der Vortext wird vor und der Nachtext nach den Kostenzeilen gedruckt. Vordefinierte „Steuerelemente“ können variabel mit Inhalten erweitert bzw. nach bestimmten Bedingungen (WENN) ausgewählt werden.

• Bedingte Auswahl, beginnend mit [WENN Sxxx: ……..:]
• Ersetzungen, beginnend mit [ERSETZE +xxxxx+]

Im Wirtschaftsplan sind „WENN Schleifen“ für die Behandlung der Texte, mit entsprechenden Bedingungen, hinterlegt. Diese sind fest eingebaut und werden beim Eintrag im Nachtext über Schleifen im Programm gesteuert. Bei Vortexten können sie nicht verwendet werden, da mehrere Beträge noch nicht berechnet sind, solange der Vortext aufbereitet wird. Folgende Filterkriterien werden dabei berücksichtigt:

• Mieter aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Eigentümer aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Lastschriftmandant vorhanden

Syntax: [WENN Sxxx : Kommentar:]

xxx: dreistellige Zahl der Bedingung.

Kommentar: kann aus beliebigen Hinweisen bestehen.

Die Markierung [WENN S001: Mieter… wird beim Drucken komplett unterdrückt. Damit der Ausdruck erfolgt, muss nach dem Kommentar ein Doppelpunkt „:“ und eine schließende eckige Klammer „]“ folgen. [WENN S001: Mieter aktuell:].

Jeder vordefinierten Bedingung [WENN] folgt eine dreistellige Zahl, beginnend mit einem führenden „S“. Alle Zeichen, die nach der Zahl kommen, sind nur Kommentare und dienen der Lesbarkeit im Berichtstexteditor.

Textersetzungen:

Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]

XXXXX= Ersetzungswort, dabei muss auf die exakte Schreibweise geachtet werden. Die Begriffe sind als Platzhalter zu sehen und werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Wichtig

Die Markierung für die Bedingte Auswahl [WENN SXXX: :] muss immer ganz links in der Zeile stehen. Die Bedingungen sind, je nach Einsatzgebiet, vordefiniert und können nur aus der Tabelle der vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt werden. Freie Bedingungen wie z. B. „[WENN Kunde=‘D00012’ UND Farbe=‘BLAU’]“ können also nicht entwickelt werden!

Wirtschaftsplan drucken

Der Wirtschaftsplan kann entweder als Anlage zur Abrechnung oder mit einem separaten Anschreiben ausgedruckt werden. Folgende Schritte sind dafür auszuführen:

• Druckoptionen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte überprüfen
• Belege erzeugen
• Freigabe zum Druck setzen
• PDF-Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Über die Suche wird die Tabelle Wirtschaftspläne gewählt und der zu bearbeitende Wirtschaftsplan sowie die zugehörige Aufgabenseite geöffnet. In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird im Inforegister Druckoptionen bestimmt, welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Belege verwendet werden sollen. Zuvor wird der Bearbeitungsmodus aktiviert.

Hinweis

Bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge können globale Belege als Anhang zum Wirtschaftsplan importiert werden. Per Drilldown wird die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage geöffnet und der Assistent über PDF Anlage hinzufügen gestartet.

Wirtschaftsplan prüfen

Schematischer Ablauf

flowchart TD
                A[Wirtschaftsplan anlegen] --> B[Beteiligte Einheiten holen]
                B --> C[Wirtschaftsplanzeilen holen]
                C --> D[Wirtschaftsplan berechnen]
                D --> E[Ausnahmen anwenden]
                E --> F[Ausschlussbedingungen anwenden]
                F --> G[Belege erzeugen]
                G --> H[Freigabe zum Druck]
                H --> I[Neue Sollstellungszeilen erzeugen]
                I --> J[Nachberechnung buchen]
                J --> K[sperren]

                classDef box fill:#1F3864,stroke:#1F3864,color:#fff

                class A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K box

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Anwenden von Ausschlussbedingungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt. Die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen wird gestartet, indem in der Wirtschaftsplan Objekt Karte entweder der Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja gesetzt wird oder im Menü über Belege erzeugen. Mit OK werden die Belege erzeugt.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange der Bearbeitungsstatus in Belege erzeugt auf Ja steht.

Die erzeugten Belege können in der RE Belegübersicht überprüft werden, die über den Durchgriff im Ergebnisfeld der Zeile Belege erzeugt im Inforegister Bearbeitungsstatus geöffnet wird.

Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über Berichte/Drucken kann jeder einzelne Beleg gedruckt bzw. in der Seitenansicht angesehen werden. In der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan kann über einen Mausklick auf das Ergebnis im Feld Anzahl Belege die auf diesen Vertrag gefilterte RE Belegübersicht geöffnet werden.

Hinweis

Bei allen zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt, sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich ist in der Einheit Wirtschaftsplan im Feld Anzahl Empfänger ersichtlich, wie viele Empfänger den Wirtschaftsplan erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld gelangt man in die RE Belegempfänger Übersicht.

Hier werden, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Über den Datensatz kann die RE Belegempfänger Karte geöffnet werden.

Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Sollen spätere Änderungen am Kontakt übernommen werden, z. B. wegen Namensänderung, sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem, welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf dem Wirtschaftsplan die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden deren Daten zusätzlich im Wirtschaftsplan angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandatszuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht (Inforegister Bearbeitungsstatus/Feldergebnis Belege erzeugt) wird der RE Beleg geöffnet. In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Zeilen, die zu Tabellen gehören sind für die Bearbeitung gesperrt, Vortexte und Nachtexte können bearbeitet werden solange die Freigabe für Druck im Register Bearbeitungsstatus noch nicht auf Ja gesetzt wurde.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Bei Bedarf kann ein manueller Seitenwechsel eingefügt werden. Dazu wird die entsprechende Zeile markiert und im Inforegister Belegzeilen auf die Funktion Seitenwechsel einfügen geklickt. Es wird vor die markierte Zeile eine neue Zeile eingefügt, die die Information [NEUE SEITE] enthält. Daran erkennt RELion, wo beim Druck des Belegs eine neue Seite begonnen werden soll. Wurde der Dokument Titel einer Anlage zum Wirtschaftsplan manuell geändert, können im Bericht Typ Anschreiben im Menüband über Anlagen aktualisieren die Änderungen in den Anlagenblock übernommen werden.

In der RE Belegübersicht können ebenfalls im Menü über Anlagen aktualisieren diese Änderungen übernommen werden.

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belegen können in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellt werden. Dazu wird die Zeile markiert, deren Debitor einen zusätzlichen Beleg erhalten soll, und über Belegkopf erstellen der Assistent Neuen Belegkopf erstellen gestartet. Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zum Wirtschaftsplan und zur aktuellen RE Belegnr. angezeigt, an die das Dokument angehängt wird:

Mit Weiter gelangt man auf die Seite 2 des Assistenten mit dem Dateiimport:

Hier wird im Feld Dateianhang Name das gewünschte PDF ausgewählt. Im Feld Dokument Titel wird die Bezeichnung des Belegs eingetragen. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Danach wird noch bei Bedarf das entsprechende Belegdatum angegeben, dies wird nur intern gespeichert. Mit Weiter gelangt man zur dritten Seite des Assistenten.

Hier wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt. Bei Bedarf kann mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern gewechselt werden. Der Assistent wird mit Fertigstellen beendet.

Seitenansicht

Bevor der Wirtschaftsplan ausgedruckt wird, können die einzelnen Belege in der Seitenansicht überprüft werden. Dazu wird bei den einzelnen RE Belegen über Berichte/Drucken der jeweilige Bericht aufgerufen. Hier kann dann über Vorschau die Druckvorschau geöffnet werden:

Wenn die Freigabe für den Druck noch nicht gegeben ist, wird ein vorläufiger Druck des Wirtschaftsplans erstellt. Auch archivieren ist ohne Freigabe zum Druck nicht möglich.

PDF-Stapeldruck

In Wirtschaftsplan Objekt Karte wird zum Ausdruck der erzeugten Belege über Drucken die RE Berichtsauswahl geöffnet. Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF-Stapeldruck zusammengefügt. Damit kann bestimmt werden, ob der gesamte Wirtschaftsplan mit allen Anlagen über den Bericht 5052546 PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Bericht 5164010 RE Beleg Brief ausgedruckt werden sollen. Der Bericht 5052546 PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan wird markiert und mit OK geöffnet.

In diesem Fall wird nicht archiviert, da das Archivsystem nicht aktiviert ist.

Bei der Verarbeitung wird der Wirtschaftsplan nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei kann dann im Anschluss gedruckt und/oder gespeichert werden. Im Inforegister Optionen kann ein Drucker im Feld Druckaufbereitung für ausgewählt werden. Damit lässt sich die Information hinterlegen, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern das optionale Deckblatt mit erzeugt wird. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet. In dem erzeugten PDF kann dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigiert werden.

Nachberechnung

Wenn ein Wirtschaftsplan für ein laufendes Wirtschaftsjahr erstellt wird, können die bereits laufenden Planungsperioden korrigiert werden. In diesem Fall wird der Vorauszahlungsbetrag für den Nachberechnungszeitraum mit den tatsächlich sollgestellten Beträgen verglichen und die Differenz beim Buchen der Nachberechnung in ein Buchblatt gestellt.

Hinweis

Bei der Erstellung einer Nachberechnung ist darauf zu achten, dass in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Allgemein im Feld Sollstellung ab das Datum eingetragen ist, zu dem die nächste Sollstellung erstellt werden soll.

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird, bevor der Wirtschaftsplan berechnet wird, im Inforegister Nachberechnung das Feld Nachberechnung aktiviert. Dadurch wird das Feld Nachberechnung ab aktiv. Hier wird das Datum eingegeben, ab dem die Nachberechnung wirksam werden soll (z. B. 01.01.2019).

Nachberechnung drucken

Beim Druck des Wirtschaftsplans, wird bei aktiver Nachberechnung im detaillierten Wirtschaftsplan pro Abrechnungsart ein eigener Block angedruckt. Dort werden die bei der Nachberechnung zu berücksichtigenden, bereits geforderten Sollstellungen ausgewiesen. Die neuen Vorauszahlungen werden dargestellt und die bereits sollgestellten Beträge abgezogen. Der dabei entstehende Differenzbetrag wird dann beim Buchen der Nachberechnung ins Buch.-Blatt gestellt.

Hinweis

Beim Erzeugen der Belege werden die Nachberechnungen jeweils aktualisiert. Es ist deswegen zwingend erforderlich, dass vor dem Buchen der Nachberechnung die Belege neu erzeugt werden, falls in der Zwischenzeit neue Sollstellungen gebucht wurden.

Beispiel: Der erste Ausdruck des Wirtschaftsplans war am 14.08.16. Der Wirtschaftsplan wurde noch nicht gebucht, am 01.09.16 findet die Sollstellung für den September statt. Im Wirtschaftsplan werden noch einige Werte angepasst sodass der endgültige Wirtschaftsplan erst am 29.09.16 gedruckt und versandt wird. In diesem Falle wird beim Erzeugen der Belege die Nachberechnung aktualisiert. D. h., die Sollstellung vom 01.09.16 wird mitberücksichtigt. Es ist jeweils zu prüfen ob auch der Nachberechnungszeitraum nachträglich angepasst werden muss.

Nachberechnung buchen

Um die ermittelte Nachberechnung zu buchen, wird aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Wirtschaftsplan Objekt Karte über Nachberechnung buchen der Bericht Wirtschaftsplan Nachberechnung buchen gestartet. Über die Felder Buch.-Blatt Vorlagenname und Buch.-Blatt Name im Inforegister Optionen wird bestimmt, in welches Buchblatt die Differenzen eingestellt werden sollen. Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Die Verarbeitung wird mit OK gestartet.

Nach Beendigung des Vorgangs wird die Buch.-Blatt Vorlage geöffnet. Das zuvor angegebene Buch.-Blatt wird ausgewählt, um die eingestellten Differenzen zu überprüfen und zu buchen.

Vertragswechsel nachtragen

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass ein Vertragswechsel erst dann bekannt wird, wenn die Wirtschaftspläne bereits soweit bearbeitet sind, dass bereits die Belege erzeugt worden sind.

1. Die Tabelle Wirtschaftspläne wird geöffnet.
2. Die Wirtschaftsplan Objekt Karte des zu bearbeitenden Wirtschaftsplans wird geöffnet.

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte wird im Menüband über Vertragswechsel nachtragen der Bericht Wirtschaftsplan Vertragswechsel nachtragen geöffnet. Mit dem Bericht kann für eine oder mehrere Wirtschaftspläne geprüft werden, ob Vertragswechsel nachzutragen sind. Zunächst wird geprüft, ob die Wirtschaftspläne bereits berechnet sind und die Belege erzeugt wurden. In den Wirtschaftsplanzeilen muss mindestens eine Abrechnungsart vorkommen, die auf den aktuellen Vertragspartner umgelegt wird. Ist dies der Fall werden die Einheiten untersucht und neue Einheitenverträge in die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan nachgetragen. Die Wirtschaftsplanposten werden auf die neue Einheit übertragen und anschließend für die alte und neue Einheit die Belege neu erzeugt.

Hinweis

Zu beachten ist, dass ggf. manuell angefügte Belege nicht auf die neue Einheit übertragen werden!

Ergebnisse löschen

Im Menü der Wirtschaftsplan Objekt Karte können im Menüband mit der Funktion Wirtschaftsplan Ergebnisse löschen die Ergebnisse eines erstellten Wirtschaftsplans gelöscht werden. Der Aufruf der Funktion öffnet eine Sicherheitsabfrage:

Hinweis

Dieser Aufruf kann nur gestartet werden, wenn die Belege noch nicht erzeugt sind. Die Ergebnisse können auch gelöscht werden, indem das Feld Wirtschaftsplan berechnet auf der Wirtschaftsplan Objekt Karte durch Anklicken zurückgesetzt wird.

Einheitenstorno

Der Einheitenvertragsstorno wird durch den vorhandenen Wirtschaftsplan zu Einheitenverträgen blockiert. Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Wirtschaftspläne zu der betroffenen Einheit erstellt, wird der Storno blockiert. Sollte der Wirtschaftsplan noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss er so weit zurückgesetzt werden, dass die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan leer ist. Dazu bitte in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein setzen.

Wenn im Wirtschaftsplan bereits Sollstellungen erstellt worden sind, ggf. Nachberechnungen gebucht wurden und der Wirtschaftsplan gesperrt ist, muss dies über die Storno-Funktion in der Seite Einheit Wirtschaftsplan durchgeführt werden.

Die betroffene Einheit Wirtschaftsplan wird mit den darunter liegenden Berechnungsergebnissen und Belegen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Wirtschaftsplan gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung des betroffenen Wirtschaftsplans ist nicht mehr möglich, er bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Wirtschaftspläne ist möglich.

In der Seite Einheit Wirtschaftsplan wird die gewünschte Einheit ausgewählt und die Aktion Storno gestartet:

Es erscheint eine detaillierte Aufzählung, welche Folgen der Storno der Einheit Wirtschaftsplan hat:

Wird die Aktion mit Ja bestätigt, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus dem Wirtschaftsplan entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Wirtschaftsplan Stornierte Einheiten geschrieben.

Diese finden sich in der Wirtschaftsplankarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten.

Anschließend kann der Storno im Vertrag erneut gestartet werden.

Datenpool

Einführung

Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel aufgeführt.

1. Der Einstieg in RELion erfolgt neu, benötigt werden aber für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.

2. Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das die Abrechnung noch für das vergangene Jahr benötigt wird.

3. Es wird mit dem Kredit Manager (Fa. Lang) gearbeitet. Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.

In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.

Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen

Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.

Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.

Unterjährige Übernahmen

Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, teilweise müssen Werte aus dem Vorsystem übernommen werden, teilweise ist bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt worden. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.

Vorbereitung

Bevor mit dem Datenpool begonnen wird, wird in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool eingeblendet.

In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.

Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.

Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.

Aufwand Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.

Dabei ist darauf zu achten, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.

Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert. Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.

Darlehenswerte für Wirtschaftsplan